QUY TRÌNH TẠM ỨNG THANH TOÁN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (165.63 KB, 9 trang )
CƠNG TY CỔ PHẦN ABC
QUY TRÌNH
TẠM ỨNG - THANH TỐN
Ký hiệu
:
Phiên bản
:
Ngày ban hành
:
Soạn thảo:
Xem xét:
Phê duyệt:
Họ tên :
Ngày :
Họ tên :
Ngày :
Họ tên :
Ngày :
BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Ngày sửa đổi
Vị trí
Nội dung sửa đổi
Lần sửa
30/9/2020
Mục IV
Các biểu mẫu theo quy trình
01
Ghi chú
MỤC LỤC
• Tài liệu lưu hành nội bộ
09/2020
Trang 2/9
STT
TÀI LIỆU
HÌNH THỨC
KÝ HIỆU/MÃ
1
Nội dung quy trình
2
Tờ trình
Văn bản
Ký hiệu: S&C_QT01/01
3
Phiếu Đề nghị tạm ứng
Văn bản
Ký hiệu: S&C_QT01/01
4
Phiếu Đề nghị thanh toán tạm ứng
Văn bản
Ký hiệu: S&C_QT01/02
5
Phiếu Đề nghị thanh toán
Văn bản
Ký hiệu: S&C_QT01/03
6
Phiếu chi
Văn bản
Mẫu số: 02-TT (theo TT
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014
của Bộ trưởng BTC)
7
Phiếu thu
Văn bản
Mẫu số: 02-TT (theo TT
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014
của Bộ trưởng BTC)
8
Ủy nhiệm chi
Văn bản
Theo mẫu ngân hàng
I. MỤC ĐÍCH
- Tăng cường cơng tác quản lý tiền mặt, quản lý công nợ tạm ứng nhằm sử dụng tiền vốn đúng
-
-
mục đích, đúng việc.
Xác định rõ trách nhiệm quyền hạn trong quá trình tạm ứng và quyết toán tiền tạm ứng.
Lưu trữ chứng từ chặt chẽ và có hệ thống phục vụ cho việc theo dõi, thanh quyết toán đúng đối
tượng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
• Tài liệu lưu hành nội bộ
09/2020
Trang 3/9
-
Đảm bảo cho q trình thanh tốn các khoản chi phí mua ngồi được thực hiện theo một hệ thống
và có kiểm sốt theo mục đích kinh doanh chung của công ty.
II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
Áp dụng đối với tất cả CBNV đang làm việc tại Công ty.
III. ĐỊNH NGHĨA & CHỮ VIẾT TẮT:
- TGĐ
: Tổng giám đốc
- GĐĐH
: Giám đốc điều hành
- TBP
: Trưởng bộ phận
- KTT
: Kế toán trưởng
- KTTT
: Kế toán thanh toán
- TQ
: Thủ quỹ
- KSNB
: Kiểm sốt nội bộ
- NV
: Nhân viên
1. QUY TRÌNH TẠM ỨNG - QUYẾT TỐN TẠM ỨNG
A. LƯU ĐỒ
• Tài liệu lưu hành nội bộ
09/2020
Trang 4/9
Bước
Trách nhiệm
thực hiện
LƯU ĐỒ TẠM ỨNG
(sử dụng các ký hiệu theo quy ước )
Biểu mẫu áp dụng, tài
liệu liên quan
Phiếu đề nghị tạm ứng
1
- Phiếu đề nghị tạm
NV
ứng
Xem xét, duyệt
2
3
-
KTT
GĐĐH
TGĐ
KTTT
- Phiếu đề nghị tạm
ứng
Phiếu chi tiền
- Phiếu chi
Chi tiền
4
TQ
- Phiếu chi
Lưu Hồ sơ
5
KTTT, TQ
- Phiếu chi
- Phiếu đề nghị tạm
ứng
- Sổ theo dõi nợ tạm
ứng
Bước
Trách nhiệm
thực hiện
• Tài liệu lưu hành nội bộ
LƯU ĐỒ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG
(Sử dụng các ký hiệu theo quy ước)
09/2020
Biểu mẫu áp dụng
Tài liệu liên quan
Trang 5/9
Đề nghị thanh toán
1
- Phiếu đề nghị thanh
toán tạm ứng
NV
- Các chứng từ phát
sinh có liên quan
Kiểm tra , đối chiếu
2
KTTT
- Phiếu đề nghị thanh
toán
- Phiếu nhập kho, hoá
đơn VAT,…
3
-
KTT
TGĐ
Xem xét, Duyệt
- Phiếu đề nghị thanh
toán
Phiếu chi
4
KTTT
5
TQ
Phiếu thu
Chi hoặc thu tiền
Lưu Hồ sơ
6
- Phiếu chi
- Phiếu thu
- Phiếu chi ,Phiếu thu,
Phiếu đề nghị thanh
tốn,Phiếu nhập kho,
hố đơn VAT,…
KTTT, TQ
• Tài liệu lưu hành nội bộ
- Phiếu chi
- Phiếu thu
09/2020
Trang 6/9
B. DIỄN GIẢI NỘI DUNG
Bước
Tên công đoạn
Trách nhiệm
thực hiện
Mô tả thực hiện cơng đoạn
(Làm điều gì & làm như thế nào, nêu rõ: ở
đâu ? lúc nào ? trong bao lâu ?)
Chuẩn chấp nhận
(Như thế nào là đạt/được đối với
công đoạn)
Biểu mẫu áp dụng,
hồ sơ (Bằng chứng
để lại)
Trong quá trình kinh doanh phát sinh các
nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để
thực hiện, NV đề xuất cho tạm ứng tiền để
thực thi nhiệm vụ, trình trưởng phịng duyệt.
Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu
trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên
của NV và trưởng phịng.
Phiếu đề nghị tạm
ứng
Xem xét và quyết định cho tạm ứng
Ký duyệt tạm ứng
Phiếu đề nghị tạm
ứng
Viết phiếu chi.
Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh,
họ tên người tạm ứng tiền
Phiếu chi
Phiếu chi
1
Đề xuất
NV-TBP
2
Quyết định
GĐĐH, TGĐ
3
Thực hiện
KTTT
4
Thực hiện
TQ
Căn cứ vào phiếu chi, chi tiền cho nhân viên
Người nhận tiền ký nhận và ghi
rõ họ tên.
5
Thực hiện
KTTT, TQ
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền
Hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ
sách đúng đối tượng.
Hồ sơ lưu đầy đủ, có thứ tự, dễ
tìm kiếm khi cần thiết.
• Tài liệu lưu hành nội bộ
08/2020
Trang 7/9
2. QUY TRÌNH THANH TỐN
•
LƯU ĐỒ
•
B
ư
ớ
c
•
Trách
nhiệm thực
hiện
•
•
LƯU ĐỒ
THANH TỐN
•
•
Biểu mẫu
áp dụng
• Tài liệu
liên quan
Mơ tả thực hiện cơng đoạn
(Làm điều gì & làm như thế
nào, nêu rõ: ở đâu ? lúc nào ?
trong bao lâu ?)
- Khi có nhu cầu thanh tốn cần các
- Hóa đơn
- Hợp
•
•
•
1
•
NV
Nhu cầu thanh tốn
đồng/bảng
báo giá
- BB giao
nhận
- Các chứng
từ liên quan
- Phiếu đề
•
•
2
•
Lập phiếu đề nghị
thanh tốn
•
NV
nghị thanh
tốn
- Chứng từ
liên quan
chứng từ gồm:
+ Phiếu đề nghị thanh tốn
+ Tờ trình được
TBP/KSNB/KTT/GĐĐH/TGĐ
ký duyệt
• + Các chứng từ gốc và 01 bản
sao kèm theo: Hóa đơn…
• + Hợp đồng kinh tế
• + Các chứng từ kèm theo khác
•
•
- Người có nhu cầu lập Phiếu đề
nghị thanh tốn trình TBP ký
duyệt (ghi rõ số tiền đã tạm ứng
nếu có)
- KSNB kiểm tra hồ sơ, số liệu đã
3
•
•
•
KSNB
Duyệt
- Bộ chứng từ
đề nghị
thanh tốn.
tạm ứng (nếu có) và chuyển cho
KTT ký duyệt. Nếu khơng đồng ý
thì ghi rõ lý do và trả lại cho
người có nhu cầu thanh tốn.
- Trình KTT => GĐĐH/TGĐ ký
•
•
4
• Nhận, kiểm tra chứng
•
•
5
-
KTT
ĐĐH/TG
Đ
-
KTTT
TQ
từ thanh tốn
•
Lập phiếu chi, UNC
đề nghị
thanh tốn
duyệt
- Nếu khơng đồng ý thì ghi rõ lý do
và trả lại cho người có nhu cầu
thanh toán
- Căn cứ chứng từ đề nghị thanh
toán đã được duyệt, KT lập phiếu
và hạch toán
- Bộ chứng từ
- KTTT lập phiếu chi/UNC => TQ
đề nghị
thanh toán
chi tiền/KT thanh toán chuyển
Ngân hàng
- Bộ chứng từ
Trang 8/9
•
B
ư
ớ
c
•
Trách
nhiệm thực
hiện
•
•
LƯU ĐỒ
THANH TỐN
•
Biểu mẫu
áp dụng
• Tài liệu
liên quan
•
Mơ tả thực hiện cơng đoạn
(Làm điều gì & làm như thế
nào, nêu rõ: ở đâu ? lúc nào ?
trong bao lâu ?)
- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi
- Bộ chứng từ
•
6
- TQ
- KT
- Người có nhu
đề nghị
thanh tốn
- Phiếu thu
cầu thanh tốn - Phiếu chi
- UNC
•
Thu – Chi tiền
được duyệt TQ sẽ thu, chi tiền và
ghi vào sổ quỹ.
- Phiếu thu, phiếu chi được lập 03
liên: người thanh toán: 01 liên,
TQ: 01 liên, KT 01 liên.
- UNC được ký và đóng dấu, KT
ngân hang chuyển UNC ra ngân
hàng thanh tốn. Ngân hàng báo
nợ trong tài khoản, KT lập phiếu
báo nợ.
- Hàng ngày, KTTT đối chiếu số dư
•
7
•
K
ết
th •
ú
c
- TQ
- KTTT
- KTT
• kiểm tra
Đối chiếu,
số liệu, báo cáo
-
Sổ kế tốn
Sổ quỹ
Báo nợ
Các báo cáo
khác
tiền mặt với TQ thông qua sổ quỹ
và lưu lại chứng từ đối chiếu.
- KT ngân hàng đối chiếu với sổ
phụ ngân hàng
- TQ báo cáo tồn quỹ mỗi ngày cho
KTT
- Chứng từ đề
- KT
Lưu hồ sơ
-
nghị thanh
toán
Phiếu chi
Phiếu thu
Báo nợ
Sổ sách
- KT lưu hóa đơn, chứng từ liên
quan đến thanh tốn
•
IV. LƯU HỒ SƠ
•
•
•
•
•
•
•
•
S
T
T
1
2
3
4
5
6
7
•
Tên biểu mẫu
•
•
•
Ký hiệu
Tờ trình
• Phiếu Đề nghị tạm ứng
Phiếu Đề nghị thanh tốn tạm ứng
•
•
Ký hiệu: S&C_QT03/01
Ký hiệu: S&C_QT03/02
Ký hiệu: S&C_QT03/03
•
•
Ký hiệu: S&C_QT03/04
Phiếu Đề nghị thanh tốn
•
•
•
Phiếu chi
•
Mẫu số: 02-TT
•
Phiếu thu
•
Mẫu số: 02-TT
Ủy nhiệm chi
•
Theo mẫu ngân hàng
•
Trang 9/9
