QUY TRINH TAM UNG, THANH TOAN THAM KHAO DAM ME KE TOAN

ĐAM MÊ KẾ TOÁN
HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN

QUY TRÌNH TẠM ỨNG, THANH TOÁN
Nguồn: ĐAM MÊ KẾ TOÁN
Bạn là nhân viên của công ty, bạn muốn tạm ứng tiền của công ty. Và bạn không
biết thủ tục như thế nào, bạn chạy lên phòng kế toán bạn hỏi kế toán.
Bạn có khoản chi phí cần phải thanh toán với công ty. Bạn không biết thủ tục
như thế nào, bạn lại chạy lên phòng kế toán bạn hỏi kế toán.
Có thể, hôm nay kế toán hướng dẫn bạn như thế này, ngày mai, kế toán lại hướng
dẫn bạn như thế kia. Và có thể, với khoản mục chi phí đó, lần thanh toán này, kế toán
yêu cầu bạn cung cấp những chứng từ này, nhưng cũng vẫn với khoản mục chi phí đó, lần
thanh toán sau, kế toán lại yêu cầu bạn cung cấp thêm những chứng từ khác mới cho
thanh toán. (Vì lần này bạn không còn đẹp trai như lần trước, nên bạn bị kế toán Hành
==>Kế toán chỉ mê trai đẹp).
Bạn sẽ thấy, công ty làm việc thiếu chuyên nghiệp, mỗi lần hướng dẫn một kiểu,
mất thời gian cho bạn, và cả thời gian cho kế toán. ==>Bạn bắt đầu thấy gét dần đều các
chị kế toán trong công ty bạn (mặc dù bạn chưa bao giờ thích các chị kế toán khó tính
đó).
Để mang lại tính chuyên nghiệp, Làm rõ trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận,
cá nhân trong việc thanh toán, tạm ứng, Đảm bảo tạm ứng, thanh toán nhanh gọn, Đảm
bảo việc chủ động kiểm soát các hoạt động về dòng tiền sử dụng hiệu quả trong kinh
doanh, Đảm bảo quy trình tạm ứng, thanh toán rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu, Tiết kiệm
thời gian do phải giải thích nhiều lần, lặp đi lặp lại trong việc tạm ứng, thanh toán
==>Công ty bạn cần phải xây dựng quy trình tạm ứng, thanh toán.
Trong quy trình tạm ứng, thanh toán sẽ đề cập đến thủ tục, trình tự tạm ứng, thanh
toán, cũng như yêu cầu về bộ hồ sơ thanh toán. Nó không những chỉ giúp Công ty bạn
kiểm soát về mặt nội bộ, mà còn giúp các khoản mục chi phí của các bạn được chặt chẽ
hơn, bạn bảo vệ được chi phí của bạn khi cơ quan thuế vào kiểm tra, quyết toán thuế.
Trong bài viết này, ĐAM MÊ KẾ TOÁN gửi đến các bạn quy trình tạm ứng,
thanh toán để các bạn tham khảo. Các bạn có thể sửa đổi, bổ sung cho phù hợp để áp

dụng cho doanh nghiệp mình.
Các bạn lưu ý, yêu cầu về bộ hồ sơ thanh toán trong quy trình chỉ mang tính chất
tham khảo, công ty các bạn có thể xây dựng thêm cho nó chặt chẽ hơn, hoặc là có những
hồ sơ công ty bạn có thể bỏ qua. Nhưng, luôn các bạn luôn ghi nhớ một điều, bộ hồ sơ
của các bạn càng chặt chẽ bao nhiêu, càng đủ chứng từ bấy nhiêu, thì các bạn càng dễ
dàng kiểm soát bấy nhiêu, và dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế vào kiểm tra tại
doanh nghiệp các bạn.
Các bạn tham khảo quy trình tạm ứng, thanh toán ĐAM MÊ KẾ TOÁN xây dựng
nhé.


ĐAM MÊ KẾ TOÁN
HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc
-----o0o------

ĐAM MÊ KẾ TOÁN
SỐ: …… QĐ/DM-2015

Hà Nội, ngày ……. tháng …… năm 2015

QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN GIÁM ĐỐC
CÔNG TY TNHH ĐAM MÊ KẾ TOÁN
V/v: Ban hành quy trình tạm ứng và thanh toán
-

Căn cứ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0106657035 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư
thành phố Hà Nội cấp ngày 04 tháng 12 năm 2014.

Căn cứ tình hình thực tế tổ chức sản xuất kinh doanh trong Công ty TNHH ĐAM MÊ KẾ
TOÁN
Căn cứ quy chế tài chính công ty
Căn cứ chức năng, quyền hạn của ban giám đốc Công ty

BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Ban hành Quy trình tạm ứng và thanh toán của Công ty TNHH ĐAM MÊ KẾ
TOÁN
Điều 2: Thời gian thực hiện kể từ ngày ………………..
Điều 3: Các phòng ban Công ty và Các cơ quan chức năng có liên quan có trách nhiệm thực
hiện quyết định này.
Nơi nhận:
-Như điều 3
-Lưu VP

ĐAM MÊ KẾ TOÁN

CÔNG TY TNHH ĐAM MÊ KẾ TOÁN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

=========o0o=========

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
=========o0o=========
Hà Nội, ngày …… tháng ….. năm 2015


ĐAM MÊ KẾ TOÁN

HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN

QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN
CÔNG TY TNHH ĐAM MÊ KẾ TOÁN
(Ban hành Kèm theo quyết định số:
I.

/QĐ-DM-2015 ngày …………….. của Giám đốc Công ty)

MỤC ĐÍCH, PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1. Mục đích
- Làm rõ trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận, cá nhân trong việc thanh toán, tạm ứng
- Đảm bảo tạm ứng, thanh toán nhanh gọn
- Đảm bảo việc chủ động kiểm soát các hoạt động về dòng tiền sử dụng hiệu quả trong kinh
doanh
- Đảm bảo quy trình tạm ứng, thanh toán rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu
- Tiết kiệm thời gian do phải giải thích nhiều lần, lặp đi lặp lại trong việc tạm ứng, thanh toán
2. Phạm vi, đối tượng áp dụng
- Các khoản thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi khi phát sinh
- Áp dụng cho tất cả các cá nhân, bộ phận, phòng ban trong Công ty và nhà cung cấp khi có
phát sinh tạm ứng, thanh toán bằng tiền

II. QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN
1. Cán bộ, nhân viên các phòng ban trong Công ty gửi đầy đủ tài liệu liên quan đến
khoản tạm ứng, thanh toán tới phòng kế toán cùng với giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh
toán (nếu cần) và các chứng từ hợp lệ, hợp lý.
2. Phòng kế toán kiểm tra các điều kiện nếu đủ sẽ lập phiếu chi, ủy nhiệm chi trình Ban
Giám đốc duyệt chi.
3. Ban Giám đốc đã duyệt thanh toán
4. Kế toán thực hiện việc thanh toán

5. Sau khi thực hiện xong việc chi tiền phòng kế toán lưu hồ sơ, chứng từ theo thời gian
và theo số thứ tự của phiếu chi, ủy nhiệm chi
Người thực hiện
Người đề nghị tạm
ứng, thanh toán

Tiến trình công việc
-

Giấy đề nghị tạm ứng
Hồ sơ đề nghị thanh toán

Thời gian
Gửi hồ sơ thanh toán
cho phòng kế toán trước
ngày mồng 5 hàng
tháng


ĐAM MÊ KẾ TOÁN
HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN

Phòng kế toán

Kiểm tra, ký xác nhận vào sổ giao
nhận chứng từ và lập phiếu chi hoặc
ủy nhiệm chi

Phòng Kế toán sẽ kiểm
tra, (nếu có sai sót trả lại

cho người đề nghị)

Ký duyệt

Trình ký Ban giám đốc
vào ngày 20-25 hàng
tháng

Ban Giám đốc Công
ty
Kế toán thanh toán

Thanh toán bằng tiền mặt hoặc
chuyển khoản

Phòng kế toán

Lưu chứng từ và
Hạch toán

Thanh toán vào ngày 20
– 25 hàng tháng
Theo từng tháng của mỗi
năm tài chính

Đối với những chứng từ ưu tiên, kế toán sẽ làm trong vòng 1-2 ngày làm việc.
III. QUY ĐỊNH VỀ TẠM ỨNG VÀ THANH TOÁN TẠM ỨNG
1. Điều kiện để nhận tạm ứng:
- Chỉ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên trong công ty
- Thực hiện công việc mua bán do bộ phận chịu trách nhiệm

- Không còn nợ quá hạn tạm ứng theo kế hoạch đã quy định hoặc đăng ký
- Đầy đủ chứng từ đã duyệt theo quy định
Chú ý: Trường hợp nhu cầu phát sinh, mức chi có thể vượt quá mức tạm ứng đã cấp thì
được phép nhận tạm ứng bổ sung kèm theo chứng từ giải trình hợp lý
2. Thời hạn thanh toán hoàn tạm ứng:
- Tạm ứng đi công tác, học tập: Sau 01 tuần kể từ ngày hoàn thành công việc.
- Ngoài khoản tạm ứng nêu trên, thì các khoản tạm ứng khác phải làm thanh toán hoàn tạm ứng
không quá 5 ngày kể từ ngày nhận tiền tạm ứng.
3. Tạm ứng theo hợp đồng kinh tế:
- Tạm ứng theo hợp đồng kinh tế chỉ được thực hiện sau khi hợp đồng đã được ký kết. Được đề
nghị bằng Giấy đề nghị tạm ứng. Trong đó ghi rõ lần 1 hoặc lần 2
- Sau mỗi lần thanh toán, kế toán sẽ giao 01 bản copy Phiếu chi tiền hoặc Ủy nhiệm chi cho
người đề nghị để làm cơ sở Nhà cung cấp giao hàng (nếu cần).
IV. QUY ĐỊNH VỀ THANH TOÁN:
1. Điều kiện để được thanh toán:


ĐAM MÊ KẾ TOÁN
HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN

- Các khoản thanh toán phải đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hợp pháp
- Các khoản thanh toán phải đầy đủ chứng từ, chứng từ hợp lý, hợp lệ theo quy định
- Hồ sơ chứng từ thanh toán không được chậm quá 3 tháng kể từ tháng lập hóa đơn tài chính
2. Quy định về hồ sơ thanh toán:
Nội dung thanh
toán
Thanh toán tiền
công tác phí

Thanh toán

lương, phụ cấp

Chi thưởng và trợ
cấp

Thanh toán mua
sắm máy móc,
thiết bị, công cụ
dụng cụ

Chứng từ kèm theo
Giấy đề nghị thanh toán+chứng từ hợp lệ
Quyết định cử đi công tác
Giấy đi đường (nếu có)
Các chứng từ khác (nếu có)
Có thẻ lên máy bay kèm theo hóa đơn tài chính (nếu có thanh toán
tiền vé máy bay) (nếu thu hồi được thẻ)
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng.
(Xem thêm Chi phí công tác phí tại bài viết: CÔNG TÁC PHÍ
VÀ…..ĐÔI ĐIỀU BẬT MÍ)
Bảng chấm công (Phòng Nhân Sự lưu)
Quyết định tăng lương và phụ cấp (nếu thay đổi) (Phòng Nhân Sự
lưu)
Bảng tính lương, phụ cấp
Nếu thanh toán lương bằng tiền mặt có kèm theo danh sách nhận
lương, lương có đầy đủ chữ ký nhận tiền.
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
(Xem thêm Chi phí tiền lương tại bài viết: CHUẨN HÓA KHOẢN
MỤC CHI PHÍ LƯƠNG 2015)
Tờ trình của Phòng chức năng

Quyết định của Ban Giám đốc Công ty
Danh sách nhận tiền thưởng, trợ cấp được phê duyệt (có ký xác nhận
khi nhận bằng tiền mặt)
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
(Xem thêm chi phí thưởng tại bài viết: CHUẨN HÓA KHOẢN
MỤC CHI PHÍ THƯỞNG NĂM 2015)
Giấy đề nghị thanh toán
Tờ trình xin mua có phê duyệt của Ban Giám đốc kèm theo ít nhất 03
bản báo giá để xin phê duyệt
Đơn đặt hàng (nếu không làm hợp đồng kinh tế)
Hợp đồng kinh tế (nếu giá trị trên 30 triệu đồng)
Hoá đơn tài chính
Biên bản bàn giao, nghiệm thu máy + phiếu bảo hành
Biên bản bản giao thiết bị của BP quản lý thiết bị với BP sử dụng
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng.

Thanh toán tiền Giấy đề nghị thanh toán
mua nguyên vật Hợp đồng và đơn đặt hàng đã duyệt
liệu
Hóa đơn tài chính
Lệnh nhập kho (nếu có)
Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và chứng từ Hải quan (nếu nhập
khẩu)
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng

Ghi chú
Chi phí công tác
phí theo định mức
quy định tại Quy
chế Công tác phí.

Nếu kinh phí công
tác vượt quy định
thì phải được
duyệt lại
Bảng tính lương,
phụ cấp thực hiện
theo Quy chế
lương của công
ty

Mức chi thưởng,
đối tượng nhận
thưởng thực hiện
theo Quy chế
thưởng của công
ty


ĐAM MÊ KẾ TOÁN
HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN

Giấy đề nghị thanh toán
Thanh toán tiền Kế hoạch, quyết định tổ chức Hội nghị
Hội nghị khách Danh sách khách mời, CBNV tham dự
hàng
Bảng dự toán kinh phí tổ chức hội nghị
Danh sách ký nhận tài liệu, quà tặng tại hội nghị (nếu có)
Hợp đồng kinh tế
Hóa đơn tài chính
Biên bản thanh lý hợp đồng

Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
Giấy đề nghị thanh toán
Thanh toán tiền Phiếu báo lương thực, thực phẩm hàng ngày
thực phẩm
Bảng tổng hợp thực phẩm mua trong tháng
Bảng tổng hợp kiểm soát chi phí ăn ca hàng tháng
Hợp đồng kinh tế
Hóa đơn tài chính
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng

Giấy đề nghị thanh toán
Phiếu xin sửa chữa, bảo dưỡng máy móc/thiết bị/công cụ dụng cụ
Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao hàng đi sửa
Phiếu nhập kho hoặc biên bản bàn giao hàng sửa xong
Hóa đơn tài chính
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
Thanh toán tiền Ủy nhiệm chi
lãi vay
Phiếu tính lãi vay của ngân hàng
Giấy đề nghị thanh toán
Thanh toán tiền Phiếu nhập kho (nếu hàng qua kho)
xăng dầu
Phiếu lĩnh xăng dầu (nếu đổ trực tiếp tại cây xăng)
Biên bản đối chiếu tổng hợp hàng giao trong tháng với nhà cung cấp
Hợp đồng (nếu mua thường xuyên)
Hóa đơn tài chính
Định mức sử dụng nhiên liệu
Bảng kiểm soát định mức hàng tháng
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng

Trong Quy chế
tài chính công ty,
có đề cập đến chi
phí tổ chức hội
nghị

Quy chế tài chính,
hoặc thỏa ước lao
động tập thể, hoặc
quy chế lương,
hoặc hợp đồng lao
động thể hiện
công ty tổ chức
bữa ăn ca cho
người lao động

Thanh toán tiền
sửa, bảo dưỡng
máy móc, thiết
bị, công cụ dụng
cụ

Xây dựng
mức nhiên
kiểm soát
mức nhiên
hàng tháng.

định
liệu,

định
liệu

Thanh toán tiền Giấy đề nghị thanh toán
VPP, nhu yếu Phiếu nhập kho
phẩm
Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao của bên bán
Hóa đơn tài chính
Chứng từ khác (nếu có)
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng

Xây đựng định
mức sử dụng Văn
phòng phẩm để
kiểm soát chi phí
văn phòng phẩm

Thanh toán tiền Giấy đề nghị thanh toán
Bảo hộ lao động
Hợp đồng (nếu giá trị từ 30tr trở lên)
Hóa đơn tài chính
Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao của bên bán
Phiếu nhập kho
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng
Thanh toán tiền Hoá đơn tài chính

Xây đựng định
mức sử dụng Bảo
hộ lao động để
kiểm soát chi phí

bảo hộ lao động


ĐAM MÊ KẾ TOÁN
HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN

điện, điện thoại, Chứng từ khác (nếu có)
dịch vụ khác…
Phiếu hạch toán có xác nhận của kế toán trưởng

V. QUY ĐỊNH CHUNG
1. Quy định về chứng từ hợp lý, hợp lệ:
- Với những khoản chi từ 100.000đ trở lên phải có hoá đơn tài chính (do Bộ tài chính phát
hành hoặc hoá đơn đặc thù đã được Bộ tài chính cho phép phát hành).
-

Hoá đơn bán lẻ chỉ được sử dụng khi mua hàng hoá dịch vụ có giá trị dưới 100.000đ.

-

Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp không có hoá đơn tài chính thì phải có phiếu thu
và đóng dấu treo tại phía trên bên trái của phiếu.

-

Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liệu theo quy định, ghi chép chứng từ phải rõ
ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xoá, sửa chữa
trên chứng từ.

-

Đối với những hoạt động kinh tế trên 30 triệu đồng phải làm Hợp đồng kinh tế.

-

Đối với hóa đơn, giấy biên nhận dùng để thanh toán phải ghi rõ, đầy đủ các nội dung sau:
+ Ngày tháng năm
+ Thông tin về bên mua, bên bán, bao gồm: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu là hóa đơn tài
chính)
+ Địa chỉ cụ thể, số điện thoại (nếu có)

-

Những chứng từ sau đây được coi là không hợp lệ:
 Không khai đầy đủ số liệu quy định hoặc tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ.
 Hoá đơn giả
 Hoá đơn có nội dung chi không hợp lý (khoản chi không đúng với nội dung công
việc được giao)
 Hoá đơn bán lẻ ghi giá trị từ 100.000đ trở lên.
 Hoá đơn có giá thanh toán không hợp lý (cao hơn giá thị trường tại thời điểm
thanh toán với người bán)
 Hoá đơn có thời hạn quá 01 tháng (mua hàng tháng nào phải lấy hóa đơn trong
tháng đó và hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán cho kế toán chậm nhất là ngày 10
của tháng sau).


ĐAM MÊ KẾ TOÁN
HÃY THEO ĐUỔI ĐAM MÊ-THÀNH CÔNG SẼ THEO ĐUỔI BẠN

(Để hiểu rõ hơn về hóa đơn, các bạn xem thêm tại bài viết: HÓA ĐƠN….GIẢI MÃ NHỮNG

ẨN SỐ, và bài viết: PHÂN BIỆT HÓA ĐƠN HỢP PHÁP, HỢP LÝ, HỢP LỆ)
2. Quy định về thẩm quyền duyệt chi:
• Thẩm quyền cấp trên chỉ ký duyệt khi có chữ ký của cấp dưới và chữ ký của các bộ phận
liên quan.
-

Nếu thiếu vắng mặt Trưởng BP tạm thời, và nếu cần giải quyết gấp thì trưởng BP phải có
trách nhiệm thông báo bằng điện thoại cho các cấp xét duyệt liên quan.

-

Nếu vắng mặt ban giám đốc tạm thời thì trưởng BP và trưởng phòng kế toán phải có trách
nhiệm xin phê duyệt qua điện thoại.

-

Tất cả việc xét duyệt vắng mặt đều phải hoàn tất thủ tục chữ ký ngay sau đó.

-

Trường hợp cấp xét duyệt vắng mặt dài kỳ (từ 07 ngày trở lên) thì phải đề cử người xét
duyệt thay thế..

• Y/c của nhân viên: Trưởng BP và ban giám đốc .
• Y/c của Trưởng BP: Ban Giám Đốc
Quy trình này có hiêu lực kể từ ngày ký.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2015

Chia sẻ đề nghị ghi rõ nguồn: ĐAM MÊ KẾ TOÁN