Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc 2013

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI
GIAN
VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

Người thực hiện:


Mục tiêu
Lập kế hoạch hành động phù hợp với mục
đích và mục tiêu của công ty / bộ phận
Quản lý được thời gian làm việc của cá nhân
Tổ chức thực hiện công việc hiệu quả


Ngun nhân gây lãng phí
thời gian
1. Làm việc khơng có kế hoạch
2. Các mục đích khơng rõ ràng
3. Đặt q nhiều mục tiêu
4. Giám sát quá chặt chẽ
5. Lo lắng thái q
6. Có q nhiều cơng việc giấy tờ
7. Theo chủ nghĩa hồn hảo
8. Vịng vo
9. Sửa sai
10. Trì hỗn công việc


Nguyên nhân gây lãng phí
thời gian
11.Mất thời gian chờ đợi

12.Dự các cuộc họp vơ bổ
13.Nghỉ sớm
14.Tức giận
15.Có q nhiều giao tiếp xã hội


THỜI GIAN…???


HỘI CHỨNG VỘI
Ý tưởng rất hay, nhưng tơi chưa có thời
gian
Dạo này anh bận, phải về muộn
Ngày mai nhé, mai, lại mai…
Tơi khơng có thời gian để làm hết mọi việc
Giá 1 ngày có 25 tiếng
Giá có thêm 1 ngày để làm việc này thì tốt
biết mấy


NGƯỜI QUẢN LÝ BẬN BỊU
Bị nhấn chìm trong cơng việc
Dường như lúc nào cũng bận bịu với một cái gì đó
Vội chạy đến và rời cuộc họp khơng đúng giờ
Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng khơng bao giờ có mặt
Hẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ


THĨI QUEN DÙNG THỜI
GIAN

Làm cái thích trước, cái khơng thích sau
Làm cái biết cách làm trước
Làm cái dễ làm trước
Làm cái tốn nhiều thời gian trước
Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước


THÓI QUEN DÙNG THỜI
GIAN
Phản ứng lại yêu cầu của người khác
Làm việc gấp trước việc quan trọng
Chờ đến hạn cuối cùng mới làm
Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn
Cái gì đến trước làm trước


CĨ THỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN KHƠN

Có thể quản lý được thời gian?
Quản lý thời gian là
việc khó?

Nhưng có thể nếu
có quyết tâm!


NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Đọc có chọn lọc
2. Liệt kê các công việc chọn lọc trong ngày
3. Ưu tiên hóa các cơng việc

4. Ngăn nắp
5. Làm nhiều việc khơng quan trọng 1 lúc
6. Có các cơng việc nhẹ nhàng xen kẽ
7. Chia nhỏ các công việc lớn
8. Xác định 20% công việc quan trọng
9. Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng
10.Dành một thời gian không bị quấy rầy


NGUN TẮC QUẢN LÝ THỜI
GIAN
11.Khơng trì hỗn cơng
việc
12.Đặt ra hạn cuối cùng
13.Ln để ý thời gian
14.Làm gì đó lúc chờ đợi
15.…………………..


Ma trận quản lý thời gian
Khơng khẩn cấp

Khẩn cấp
Quan
trọng

I

•Khủng hoảng
•Các vấn đề cấp bách

•Các dự án đến hạn
•Cơng việc tồn đọng

III

II

•Làm việc trong Chiến
•Xây dựng quan hệ
•Tìm kiếm cơ hội
•Lập kế hoạch

IV

Khơng •Các việc đột xuất
•Các cơng việc vơ bổ
quan •Thư từ, e-mail
•Điện thoại
trọng •Họp hành
•Tán gẫu
•Các hoạt động phổ cập•Hoạt động “giải trí”


Ma trận quản lý thời gian
Khẩn cấp
Quan
trọng

I
Làm ngay

Không
quan
trọng

III
Giao cho
người khác

Không khẩn cấp

II
Làm sau,
nhưng kiên quyết

IV
Chỉ làm nếu
có thời gian


Công cụ quản lý thời gian

Lịch bàn

Email

Nhắc việc ĐT

Nguyên tắc Smart - KPI

Tổ chức công việc cá nhân


Tiến trình lập kế
hoạch cá nhân
1. Xác định mục đích / nhiệm vụ
Mục đích là:
• Chủ định, khuynh hướng chung
• Bao qt, khơng ấn định thời gian
• Khơng liên quan tới những thành tựu đặc biệt
• Liên quan đến nhiệm vụ chung


Tiến trình lập kế hoạch cá nhân
2. Xác định mục tiêu / chia nhỏ mục đích thành mục
tiêu
Mục tiêu là:
• Những mơ tả cụ thể
• Kết quả muốn đạt được
• Khơng là những hoạt động hoặc chiến lược
• Liên hệ với mục đích
WHO - AI

S - Specific

WHAT - CÁI GÌ

M - Measurable

WHEN - KHI NÀO

A - Attainable

WHERE - Ở ĐÂU

R – Realistic / Result oriented

HOW - NHƯ THẾ NÀO

T – Time bound / Time line


Tiến trình lập kế hoạch cá nhân
3. Xác định các bước hành động / các công việc
phải làm
Các bước hành động là các công việc phải làm để
đạt được mục tiêu
Cơng thức:
ĐỘNG TỪ HÀNH ĐỘNG + KẾT QUẢ
Ví dụ:
- Sắp xếp bố trí ca làm việc và định biên lại nhân sự
phù hợp với yêu cầu của Công ty;


Tiến trình lập kế hoạch cá nhân
4. Sắp xếp các cơng việc theo thứ tự ưu tiên
Q
U
A

N
T
R
O
N
G

THẤP

C
B
A
CAO

LÀM NGAY

1

2

3

TÍNH CẤP BÁCH

ĐỂ SAU


Tiến trình lập kế hoạch cá nhân
5. Nhóm các cơng việc có thể làm cùng nhau
Các cơng việc có thể làm tại cùng một thời điểm hoặc

cùng với một người hoặc cùng một tiến trình, hoặc
cùng trên một máy móc, thiết bị
6. Lên thời khóa biểu để hồn thành
Cơng cụ lập thời khóa biểu: sổ nhật ký, lịch bàn, lịch
trên mail, lịch trên BBM…
7. Đánh giá kết quả thực hiện


Tiến trình lập kế hoạch cá nhân
Xác định mục đích / nhiệm vụ
Xác định mục tiêu
Xác định các bước hành động / công việc phải làm
Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Nhóm các cơng việc có thể làm cùng nhau
Lên thời khố biểu để hồn thành
Đánh giá kết quả thực hiện


Ủy thác là gì?
Ủy thác là giao quyền hạn và trách nhiệm cho
người khác thực hiện những công việc thường
là trách nhiệm của người quản lý và người
quản lý vẫn giữ trách nhiệm chính


Lợi ích
∗ Có thêm nhiều thời gian
∗ Tập trung vào những điều quan trọng nhất
∗ Tạo điều kiện cho nhân viên phát triển năng lực
và sự tự tin

∗ Tạo điều kiện cho bạn huấn luyện và đào tạo
nhân viên của mình
∗ Cơ hội nhận ra năng lực thực sự của nhân viên
cấp dưới
∗ Đảm bảo sự thành công


Các bước ủy thác thành công
∗ Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc (Who / what / when /
how)
∗ Xác định yêu cầu cụ thể công việc. Yêu cầu người được
ủy thác lặp lại những yêu cầu của công việc để đảm bảo
anh ấy / cô ấy đã hiểu thật rõ công việc được giao
∗ Xác định rõ thời gian hoàn thành
∗ Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được
ủy thác có thể sử dụng để hồn thành cơng việc (đề
nghị, thơng báo và khởi xướng, hành động)
∗ Xác định mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm
đánh giá tiến độ công việc và thực hiện hướng dẫn nếu
cần thiết
∗ Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi những thành
quả, thiếu sót cần cải thiện và rút ra bài học nếu có