KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Ngƣời hƣớng dẫn: Lƣơng Nhung
Di động: 0933 400 546
Email:
MÔ HÌNH QUẢN LÝ THỜI GIAN
Quản lý cách
thức giao tiếp
(Your communications)
Quản lý không
gian làm việc
(Where you work)
Quản lý công
việc của bạn
(What you do)
Quản lý cách
thức làm việc với
mọi ngƣời
(Work with others)
Quản lý các vấn
đề hàng ngày
(Everyday)
Thế nào là QLTG
Bạn còn bao nhiêu thời gian
Trắc nghiệm kỹ năng QLTG
Tầm quan trọng của QLTG
“Kẻ móc túi” thời gian
TỔNG QUAN VỀ QLTG
Kiểm soát tốt hơn việc sử dụng thời gian và đưa ra
những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.
Sắp xếp và sử dụng hiệu quả nhất thời
gian của mình
Thế nào là QLTG?

Kỹ năng quản lý thời gian là
khả năng con ngƣời sử dụng
thời gian một cách hiệu quả
nhằm đạt đƣợc mục đích của
mình thông qua việc lên kế
hoạch, tổ chức và kiểm tra
việc sử dụng thời gian một
cách tối ƣu
Tầm quan trọng của QLTG
Một ngân hàng mỗi ngày cho vào ngân quỹ của bạn 86.400$
Số dư tài khoản không cho phép chuyển từ ngày này qua ngày
khác.
Mỗi buổi chiều, ngân hàng hủy bỏ hết số dư bạn chưa dùng
Bạn sẽ làm gì với số tiền đó?
Số tiền đó chính là ………………………………………
Tầm quan trọng của QLTG
Một ngân hàng mỗi ngày cho vào ngân quỹ của bạn 86.400$
Số dư tài khoản không cho phép chuyển từ ngày này qua ngày
khác.
Mỗi buổi chiều, ngân hàng hủy bỏ hết số dư bạn chưa dùng
Bạn sẽ làm gì với số tiền đó?
Số tiền đó chính là thời gian bạn có: 86.400 giây/ngày
Bạn đã dùng hết thời gian của mình chưa?
Ý nghĩa TG
Muốn biết ý nghĩa của một thiên niên kỉ, hãy hỏi những người làm lịch.
Muốn biết ý nghĩa của một thế kỉ, hãy hỏi những nhà sử học.
Muốn biết ý nghĩa của một thập kỉ, hãy hỏi những nhà kinh tế.
Muốn biết ý nghĩa của một năm, hãy hỏi những sinh viên vừa thi rớt đại học.
Muốn biết ý nghĩa của một tháng, hãy hỏi những bà mẹ sinh con thiếu tháng.
Muốn biết ý nghĩa của một tuần, hãy hỏi những người làm báo cách tuần.

Muốn biết ý nghĩa của một ngày, hãy hỏi những người cặp tình nhân đang xa
nhau.
Muốn biết ý nghĩa của một giờ, hãy hỏi những người Việt Nam đang hẹn
nhau.
Muốn biết ý nghĩa của một phút, hãy hỏi những người vừa trễ xe lửa.
Muốn biết ý nghĩa của một giây, hãy hỏi những người vừa thoát khỏi một tai
nạn chết người.
Và cuối cùng, muốn biết ý nghĩa của một phần nghìn giây, hãy hỏi những
người đoạt huy chương bạc trong các cuộc chạy đua Olympic."
Bạn còn bao nhiêu thời gian?
Giả sử tuổi thọ của bạn là 70 tuổi
Nếu bạn Bạn đã dùng hết Còn lại
20 tuổi 7.300 ngày 18.250 ngày
25 tuổi 9.125 ngày 16.425 ngày
30 tuổi 10.950 ngày 14.600 ngày
35 tuổi 12.750 ngày 12.800 ngày
40 tuổi 14.600 ngày 10.950 ngày
45 tuổi 16.425 ngày 9.125 ngày
“Khi về già, người ta thường không hối tiếc vì những gì họ đã làm,
mà hối tiếc vì những gì họ KHÔNG LÀM.”
1. Làm việc không có kế hoạch
2. Mục đích không rõ ràng
3. Đặt quá nhiều mục tiêu
4. Giám sát quá chặt chẽ
5. Lo lắng thái quá
6. Có quá nhiều việc giấy tờ
7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo
8. Vòng vo
9. Sửa sai
10. Trì hoãn công việc

11. Thời gian chờ đợi
12. Dự các cuộc họp vô bổ
13. Tức giận
14. Có quá nhiều giao tiếp xã hội.
“Kẻ móc túi” thời gian
1. Giả sử, kỳ nghỉ đến Thái Lan của bạn bị công ty du lịch hủy bỏ, bạn sẽ
làm gì?
a. Lúc đầu bạn quyết định ở nhà nhưng vào phút chót bạn đặt vé online để đi
du lịch ở một địa điểm khác
b. Bạn coi đó như một cơ hội để sắp xếp lại một số công việc
c. Bạn sẽ tìm ngay một tour du lịch tương tự ở một công ty lữ hành khác
2. Chỉ còn năm phút nữa là đến giờ họp và sếp bất ngờ yêu cầu bạn thuyết
trình trong buổi họp. Bạn sẽ xử lý tình huống này thế nào?
a. Tuyệt! Đó sẽ là cơ hội để bạn thể hiện khả năng và phong cách làm việc
chuyên nghiệp của mình
b. Bạn hoảng sợ và muốn sếp yêu cầu nhân viên khác
c. Bạn miễn cưỡng chấp nhận nhưng bạn cũng lo không thể hoàn thành tốt
công việc
Trắc nghiệm Kỹ năng QLTG hiện tại của bạn
3. Bạn có chiến lƣợc gì mỗi lần tới siêu thị không?
a. Chắc chắn rồi, bạn sẽ lập một danh sách những thứ cần mua và tuân thủ
nghiêm ngặt danh sách đó
b. Dĩ nhiên rồi, bạn luôn viết ra một danh sách những thứ bạn hay quên
c. Không, bạn sẽ mua những gì bạn thích
4. Sáng thứ bảy, bạn bận rộn với nhiều cuộc hẹn: đi uống cà phê, đi
xem phim, dự tiệc sinh nhật. Bạn sẽ xử lý ra sao nào?
a. Bạn sẽ cố gắng đến mọi cuộc hẹn
b. Việc đi xem phim sẽ lấy đi nhiều thời gian nhất và bạn quyết định hủy lịch
xem phim
c. Bạn sẽ phân chia thời gian thật hợp lý để có thể tham dự mọi cuộc vui

Trắc nghiệm Kỹ năng QLTG hiện tại của bạn
5. Nhóm bạn của bạn đến chơi và ra về khi rất khuya. Bạn sẽ xử lý thế nào
với cốc chén bát đĩa vừa sử dụng?
a. Vì quá mệt, bạn sẽ dọn chúng ra bồn rửa rồi đi ngủ
b. Bạn đã quá mệt và quyết định trì hoãn mọi việc tới sáng hôm sau
c. Dù mệt mỏi, bạn sẽ dọn dẹp và rửa tất cả số cốc chén để sáng mai thức dậy
không phải lo nghĩ đến việc đó
6. Bạn rất thích xem một bộ phim dài tập chỉ chiếu vào cuối tuần, bạn
sẽ…?
a. Hủy mọi lịch hẹn để ở nhà xem phim bạn yêu thích
b. Sẽ cố thu xếp thời gian để xem nhưng nếu quá bận bạn sẽ xem lại trên
Internet
c. Đôi khi vẫn bỏ lỡ một vài tập
Trắc nghiệm Kỹ năng QLTG hiện tại của bạn
7. Bạn phát hiện chiếc váy (chiếc quần) mới mua hôm qua bị hỏng
khóa dù chƣa một lần mặc nó và nhớ ra chỉ cần có hóa đơn thanh
toán bạn có thể đổi nó. Bạn sẽ làm gì?
a. Thật không may vì bạn không nhó đã để tờ hóa đơn ở đâu và quyết định lật
tung cả căn phòng của mình để tìm nó
b. Để tiết kiệm thời gian, bạn sẽ tự mang nó đi sửa vì bạn không nhớ đã để
hóa đơn ở đâu
c. Vì bạn biết chính xác tờ hóa đơn ở đâu nên bạn sẽ đi đổi váy ngay hôm đó
Trắc nghiệm Kỹ năng QLTG hiện tại của bạn
Nếu đáp án của bạn đa phần là đáp án A
Kết quả trắc nghiệm
Nếu đáp án của bạn đa phần là đáp án B
Kết quả trắc nghiệm
Nếu đáp án của bạn đa phần là đáp án C
Kết quả trắc nghiệm
Quản lý công việc

của bạn
(What you do)
4 thế hệ quản trị thời gian
Thiết lập mục tiêu cá nhân
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CỦA BẠN
4 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN
4 THẾ HỆ QUẢN TRỊ THỜI GIAN
 Ma trận quản trị thời gian
 Lịch tuần cá nhân
MA TRẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN (Time Management Matrix)
2
3 4
MA TRẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN (Time Management Matrix)
2
3 4
• Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
• Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa
trên 2 tiêu chí khẩn cấp và quan trọng, đưa vào ma
trận quản trị thời gian.
• Bước 3: Bố trí thời gian và cách giải quyết công việc
thích hợp cho từng nhóm.
SẮP XẾP THỨ TỰ ƢU TIÊN
VÍ DỤ MA TRẬN QUẢN TRỊ THỜI GIAN
 Khủng hoảng
 Các “deadline” quan trọng
 Các cuộc họp quan trọng
 Các sắp xếp, phát sinh giờ chót
 …
 Xây dựng quan hệ
 Phát triển bản thân

 Huấn luyện nhân viên
 Lập kế hoạch
 …
 Một số việc linh tinh
 Các hoạt động “hấp dẫn”
 Các email “giải trí”
 Hoạt động giết thời gian đầy
hấp dẫn
 …
 Một số cuộc họp
 Các vấn đề chen ngang
 Một số phát sinh thường nhật
 Một số yêu cầu hỗ trợ
 …
1
2
3 4
KHẨN CẤP
KHÔNG KHẨN CẤP
QUAN TRỌNG
KHÔNG
QUAN TRỌNG
LỊCH TUẦN CÁ NHÂN