Quy trình Tuyển dụng nhân sự

QUY TRÌNH
TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY ABC
TỒNG GIÁM ĐỐC
Căn cứ Điều lệ Công ty ABC;
Căn cứ Quy chế Điều hành của Tổng Giám đốc;
Căn cứ Quy chế tuyển dụng nhân sự:

QUY ĐỊNH:

Điều 1. Mục đích, đối tượng, phạm vi áp dụng
1. Mục đích: Quy trình này quy định thống nhất các bước tổ chức tuyến dụng người lao động từ bên ngồi vào
Cơng ty nhằm tuyển chọn được các cán bộ có năng lực phù hợp nhất và phẩm chất tốt nhât vào làm việc tại Công
ty.
2. Đối tượng điều chỉnh: Quy trình này quy định thống nhất trình tự, thủ tục và trách nhiệm của các Đơn vị liên
quan trong quá trình tổ chức tuyển dụng người lao động, trừ các thành viên Hội đồng Quản trị (HĐQT), thành
viên Ban Kiểm sốt của Cơng ty ABC trên tồn hệ thống Cơng ty. Quy trình này khơng áp dụng cho các trường
hợp tuyến dụng nội bộ và bố nhiệm cán bộ tại Công ty ABC.
3. Phạm vi áp dụng: Quy trình này áp dụng thống nhất trên tồn hệ thống Cơng ty ABC.
4. Quy trình này có thể rút gọn hoặc thay đổi một số bước khi tuyển dụng một số chức danh công việc theo
quyết định của các cấp có thấm quyền phán quyết các vấn đề nhân sự hiện hành của Công ty ABC trên cơ sở đề
nghị của Giám đốc Khối Quản trị Nguồn nhân lực (nếu cần).
Điều 2. Giải thích từ ngữ và chữ viết tắt
1. Đơn vị đề xuất: Là Đơn vị đề xuất tuyển dụng, bao gồm các Khối, Trung tâm, Phòng, Ban cua Hội sở chính,
sở Giao dịch, Chi nhánh, Phịng Giao dịch của Công ty ABC và các Đơn vị khác do Công ty ABC thành lập tùy
từng thời điểm phù hợp với quy định của pháp luật.
2. Cấp có thẩm quyền: Là các chức danh lãnh đạo tại Công ty ABC có thẩm quyền phê duyệt đề xuất tuyến
dụng, tiếp nhận CBNV theo cơ chế phán quyết nhân sự hiện hành của Công ty ABC.
3. Cán bộ quản lý Đơn vị/Cán bộ quản lý/CBQL: Là người được giao trách nhiệm quản lý CBNV mới tương
đương từ cấp Phó Phịng (phụ trách) trở lên đối với các Đơn vị kinh doanh (Phòng Giao dịch, Phòng thuộc Chi
nhánh, Phòng thuộc Trung tâm kinh doanh) và các Đơn vị Hội sở (Phòng, Trung tâm, Khối).
4. Bộ phận Hành chính: Là Phịng/Tổ/Cán bộ phụ trách cơng tác hành chính tại Đơn vị.

5. Quy định pháp luật liên quan: Bao gồm Bộ Luật Lao động hiện hành và các văn bản hướng dẫn dưới luật có
liên quan.
6. Ngày làm việc: Là ngày dương lịch, trừ ngày nghỉ hàng tuần và ngày nghỉ lễ theo quy định của Công ty ABC
và Bộ luật Lao động.
7. HĐLĐ: Là Hợp đồng lao động ký giữa Công ty ABC và Người lao động.
8. Khối QTNNL: Là Khối Quản trị Nguồn nhân lực.
9. Phòng NSTH: Là Phòng Nhân sự Tổng hợp thuộc Khối Quản trị Nguồn nhân lực.
10. Lãnh đạo Phòng NSTH/Trung tâm/Khối QTNNL: Là Trưởng Phòng Nhân sự tổng hợp, Giám đốc Trung
tâm Nhân sự tổng hợp, Giám đốc Trung tâm Nguồn nhân lực, hoặc Giám đốc Khối Quản trị Nguồn nhân lực, tùy
thuộc vào quy định về cơ chế thẩm quyền phán quyết các vấn đề nhân sự và các văn bản ủy quyền liên quan.


11. HĐTD: Là Hội đồng Tuyển dụng.
Điều 3. Trách nhiệm của các bên liên quan
1. Nhân sự (Phòng Nhân sự Tổng hợp, Trung tâm Nhân sự tổng hợp/Trung tâm Nguồn nhân lực, Khối
Quản trị Nguồn nhân lực):
a) Là đầu mối quản lý quy trình tuyển dụng, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát các Đơn vị tham gia quy trình này
nhằm đảm bảo tính tn thủ, chính xác của thơng tin liên quan trong quá trình tuyển dụng nhân sự;
b) Đóng vai trị đồng thuận: Trao đổi với đơn vị đề xuất về các nội dung trong đề xuất ban đầu mà Nhân sự có
quyền kiểm sốt để Đơn vị đề xuất chỉnh sửa cho phù hợp. Nội dung kiểm soát bao gồm mức lưong đề xuất cho
ứng viên, mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng, tư cách đạo đức của ứng viên.
c) Hỗ trợ Đơn vị đề xuất tuyển dụng trong việc tìm kiếm ứng viên có chất lượng tốt, phù hợp với vị trí và các yêu
cầu tuyển dụng;
2. Đơn vị đề xuất tuyển dụng:
a) Đóng vai trị chủ chốt trong quy trình tuyển dụng, chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra chất lượng ứng
viên dựa trên mô tả công việc của vị trí tuyển dụng và các yêu cầu tuyển dụng;
b) Chịu trách nhiệm đề xuất trong quá trình ra quyết định tuyển dụng theo quy định về phân cấp thẩm quyền phán
quyết nhân sự hiện hành của Công ty ABC trên các khía cạnh: sự phù hợp của ứng viên trúng tuyển (kinh nghiệm,
năng lực, thành tích) và chế độ đãi ngộ theo mức chuẩn của chức danh tuyển dụng;
c) CBQL tại Đơn vị chịu trách nhiệm tiếp nhận, giao nhiệm vụ/mục tiêu, hướng dẫn CBNV tân tuyển lập và thực

hiện kế hoạch để hoàn thành nhiệm vụ/mục tiêu đã đề ra, đánh giá hiệu quả làm việc của CBNV tân tuyển và đề
xuất phương án tiếp theo về quan hệ lao động giữa Công ty ABC và CBNV tân tuyển để lãnh đạo có thẩm quyền
ra quyết định.
3. Cấp có thẩm quyền phán quyết nhân sự:
Đóng vai trị kiểm sốt, ra quyết định tuyển dụng, tiếp nhận chính thức và xếp lương CBNV tân tuyển dựa trên đề
xuất của Đơn vị và thơng tin tư vấn của Phịng NSTH.
4. Trung tâm Đào tạo - Khối Quản trị Nguồn nhân lực:
Chịu trách nhiệm phối hợp với Đơn vị lên kế hoạch và tổ chức các chương trình đào tạo cho CBNV tân tuyển.
Điều 4. Quy trình thực hiện
1. Thơng số tổng hợp
Thông số

Mô tả

Yêu cầu

Đầu vào

Đề xuất tuyển dụng
của các Đơn vị.

Đề xuất tuyến dụng cần có nội dung diên giải rõ lý do yêu cầu tuyển dụng
và đính kèm bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức của đơn vị đề xuất.

Đầu ra

Có nhân sự được
tuyến dụng.

Nhân sự được tuyên dụng đạt các yêu câu tuyên dụng( về năng lực, kinh

nghiệm, tư cách đạo đức..).
Mức thu nhập cho nhân sự được tuyến dụng phù hợp với quy định và đảm
bảo công bằng trong nội bộ Công ty.

2. Lưu đồ



3. Diễn giải thực hiện
Trách nhiệm thực
hiện

Mẫu biểu/Sản phẩm/Tài
liệu liên quan

1. Đề xuất tuyển
dụng

Căn cứ định biên nhân sự và tình hình cơng việc thực tế, các Đơn vị có nhu cầu
tuyển dụng lập Tờ trình đề xuất tuyển dụng nhân sự gửi Phòng Nhân sự Tổng
hợp phụ trách Đơn vị trong đó nêu rõ vị trí tuyển dụng thuộc/khơng thuộc định
biên nhân sự của Đơn vị và chỉ định rõ thành viên Hội đồng Tuyển dụng.
Tờ trình đề xuất tuyển dụng gửi tới Phịng NSTH cần đính kèm Bản mơ tả cơng
việc của vị trí cần tuyển dụng. Trường hợp tuyển dụng vị trí có cấp thẩm quyền
phê duyệt từ ủy ban Nhân sự trở lên hoặc trường hợp cơ cấu tổ chức của đơn vị
có thay đổi dẫn tới phát sinh nhu cầu tuyển dụng, đơn vị đề xuất cần đính kèm
Sơ đồ tổ chức cập nhật của Đơn vị có đánh dấu hoặc ghi rõ vị trí cần tuyển
dụng.
Tờ trình đề xuất tuyển dụng phải được gửi tới Phịng NSTH trước ít nhất 01
tháng trước ngày cần bổ sung nhân sự dự kiến đối với các chức danh Nhân viên

và ít nhất 02 tháng trước ngày cần bổ sung nhân sự dự kiến đối với các chức
danh cịn lại.

Đơn vị đề xuất

Tờ trình đề xuất tuyển dụng
nhân sự (MB01
.QT-QTNL/04)

2. Kiểm tra và xác
nhận nhu cầu
tuyển dụng (KS01)

Phòng NSTH thực hiện các bước kiểm tra, xác nhận các thông tin trong đề xuất
tuyển dụng của Đơn vị dựa trên định biên nhân sự, sơ đồ tổ chức của Đơn vị
(nếu có) và bản mơ tả cơng việc của vị trí tuyển dụng.
Trường hợp Tờ trình Đề xuất tuyển dụng thiếu các thông tin cần thiết đã nêu ở
Buớc 1, Phịng NSTH thơng báo lại với Đơn vị đề xuất. Đơn vị đề xuất cập nhật
lại thông tin trên Tờ trình Đề xuất tuyển dụng và chuyển lại Phịng NSTH để
tiếp tục kiểm tra, xác nhận thông tin.
Trường hợp Tờ trình Đề xuất tuyển dụng có đầy đủ thơng tin cần thiết, chuyển
sang Bước 3.

Phịng Nhân sự
Tổng hợp

Bản mơ tả công việc, Sơ đồ
tổ chức của Đơn vị

Bước

Mô tả công việc

Đề xuất tuyển dụng


3. Phê duyệt đề
xuất tuyển dụng
(KS02)

Sau khi Phòng NSTH xác nhận thơng tin vị trí tuyển dụng, Đơn vị trình các cấp
có thẩm quyền phê duyệt đề xuất tuyển dụng.
Trường hợp các cấp có thẩm quyền khơng phê duyệt đề xuất tuyển dụng, quy
trình kết thúc tại đây.

Đơn vị đề xuất,
Lãnh đạo có thẩm
quyền

Tờ trình đề xuất tuyển dụng
nhân sự (MB01
-QT-QTNL/04)

Phịng Nhân sự
tổng hợp

Kế hoạch tuyển dụng;
Quy trình tuyển dụng nội
bộ Công ty ABC;

Thực hiện tuyển dụng nhân sự

4. Lập kế hoạch
và xác định các
kênh tuyển dụng

Sau khi đề xuất tuyến dụng của Đơn vị được các cấp lãnh đạo có thẩm quyền
phê duyệt, Phịng NSTH:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, trong đó xây dựng tiêu chí tuyển dụng như: độ
tuổi, giới tính, trình độ, chun ngành, kinh nghiệm, kỹ năng, đặc điểm cá
nhân...
- Căn cứ nhu cầu tuyển dụng, xác định phương pháp tuyển dụng phù hợp như:
tuyển nội bộ, tuyển bên ngồi, th cơng ty tuyển dụng.
- Dựa trên kênh tuyển dụng đã xác định, tìm kiếm ứng viên phù hợp từ các
kênh này.
■ Trường hợp tuyển dụng thông qua Công ty cung ứng dịch vụ tuyển dụng
(headhunter) (sau đây gọi là Cơng ty):
- Phịng NSTH cung cấp đầy đủ, chính xác các thơng tin tuyển dụng cho Cơng
ty;
- Phịng NSTH phối hợp và giám sát việc tuyển dụng của Công ty;
- Trường hợp thuê công ty tuyển dụng thường xuyên, yêu cầu công ty tuyển
dụng gửi báo cáo định kỳ về hiệu quả và so sánh với các đối thủ cạnh tranh
khác.
- Việc tuyển dụng sẽ thực hiện theo Thỏa thuận được ký kết giữa Công ty ABC
và Cơng ty cung ứng dịch vụ tuyển dụng. Phịng NSTH có trách nhiệm theo dõi
và thực hiện các cơng việc tiếp theo (tùy từng trường hợp cụ thể) theo quy định
tại Quy trình này.
■ Trường hợp tổ chức tuyển dụng nội bộ, Phịng NSTH thơng báo tuyển dụng
trong nội bộ Công ty ABC và đảm bảo việc tuyển dụng tuân thủ quy định, quy
trình về tuyến dụng nội bộ của Công ty ABC.

5. Sàng lọc và
phỏng vấn

Các Bước sàng lọc và phỏng vấn ứng viên được tiến hành từ Bước 5.1 đến
Bước 5.4 Quy trình này.

5.1.Thơng báo
tuyển dụng

Căn cứ tình hình thị trường lao động, Phịng NSTH tổ chức thơng báo tuyển
dụng trên các kênh truyền thông phù hợp.
Mầu thông báo tuyển dụng:
Thơng báo trên Đài phát thanh và truyền hình địa phương hoặc trung ương sử
dụng Mâu thông báo tuyến dụng tổng hợp.
Thông báo trên báo địa phương hoặc trung ương, website Công ty ABC và các
trang web chuyên về tuyển dụng: sử dụng Mẫu thông báo tuyển dụng chi tiết.

5.2.Tiếp nhận hồ
sơ và sơ loại

Nhận và kiểm tra Hồ sơ ứng viên theo tiêu chí tuyển dụng; hướng dẫn và yêu
cầu ứng viên bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu cụ thể của từng đợt, từng
vị trí tuyển dụng;
Phân loại Hồ sơ theo chức danh tuyển dụng và quản lý hồ sơ ứng viên. Tổng
hợp số lượng hồ sơ ứng viên và lập Danh sách trích ngang ứng viên. Trong
trường hợp khơng đủ hồ sơ dự tuyển thì tăng thêm thời hạn nhận hồ sơ và tiếp
tục gửi lại Thông báo tuyển dụng;
Tiến hành sơ loại Hồ sơ ứng viên dựa trên Bản Mô tả công việc và yêu cầu

tuyển dụng của từng vị trí tuyển dụng;
■ Đối với các vị trí tuyển dụng cần tổ chức thi viết, thực hiện tiếp Bước 5.3.
■ Đối với các vị trí tuyển dụng KHƠNG cần tổ chức thi viết, thực hiện tiếp
Bước 5.4.

Phịng Nhân sự
Tổng hợp

Thơng báo tuyển dụng
tổng hợp (MB02a.QTQTNL/04)
Thơng báo tuyển dụng chi
tiết (MB02b.QTQTNL/04)

Phịng Nhân sự
Tổng hợp

Danh sách trích ngang
ứng viên (MB03.QTQTNL/04)
Danh sách ứng viên vào
vịng thi viết (MB04.QTQTNL/04)

Phịng Nhân sự
Tổng hợp

Thơng báo phối hợp tổ
chức thi viết (MB05.QTQTNL/04)

■ Phòng NSTH thực hiện:
5.3.Thi viết và tổ
chức thi viết

Lập Danh sách các ứng viên vào vịng thi viết trình Chủ tịch Hội đồng Tuyển
dụng phê duyệt;
Đối với chức danh tuyển dụng mới chưa có đề thi hoặc khi cần bổ sung, thay
thế đề thi cũ, trình Tống Giám đốc phê duyệt việc xây dựng bộ đề thi mới.


■ Cơng tác chuẩn bị thi viết: Phịng NSTH:
Sắp xếp thời gian thi, địa điểm thi, lựa chọn cán bộ coi thi, cán bộ chấm thi;
soạn Thông báo phối hợp tố chức thi viết trình Chủ tịch Hội đồng Tuyển dụng
phê duyệt;
Thông báo danh sách ứng viên tham gia thi viết trên website của Công ty ABC,
thông báo thời gian, địa điểm thi cho ứng viên thông qua phương thức liên lạc
phù hợp (email, điện thoại,...);
Chuẩn bị chồ để xe, bảo vệ, phịng thi, băng rơn khẩu hiệu, trang thiết bị, giấy
thi và các văn bản liên quan;

Nội quy phòng thi
(MB06b.QT-QTNL/04)

- Niêm phong đề thi và chuyển tới địa điểm tổ chức thi viết.
- Niêm phong đáp án và chuyển tới địa điểm tổ chức chấm thi.
■ Tổ chức thi viết:
- Chuẩn bị bố trí trước giờ thi: Dán Sơ đồ phịng thi, Nội quy phịng thi Danh
sách thí sinh và đánh số báo danh;
Phổ biến Quy định giám thị tới các giám thị trông thi;

Quy định giám thị (Mầu
MB06a.QT-QTNL/04)

Trong trường hợp có sự thay đổi hoặc địa điểm thi khó tìm, cần bố trí người
hướng dẫn và dán thơng báo chỉ dẫn cho thí sinh;

Biên bản giao nhận đề
thi (MB07.QTQTNL/04)

Gọi thí sinh vào thi và kiểm tra CMND (chú ý đánh dấu những thí sinh vắng
mặt khơng tham gia thi);
Phổ biến nội quy phòng thi, nội dung thi, thời gian thi cho thí sinh;
Phát giấy thi và giấy nháp, tiến hành cắt bỏ niêm phong và phát đề thi; Giám
sát thi; Lập Biên bản giao nhận đề thi
Các trường hợp vi phạm nội quy phòng thi phải lập Biên bản vi phạm nội quy
phòng thi.
Cán bộ coi thi thu bài thi và yêu cầu thí sinh ký vào Danh sách thí sinh nộp bài
thi viết khi hết thời gian làm bài;
Tổng hợp bài thi và tiến hành dọc phách, niêm phong phách và bài thi.

Biên bản vi phạm nội
quy phịng thi
(MB08.QT-QTNL/04)
Danh sách thí sinh nộp
bài thi viết (MB09.QTQTNL/04)


Chẩm bài thi viết:
■Phòng Nhân sự Tổng hợp:
- Tổ chức chấm thi (trường hợp cần thiết thì tổ chức chấm thi tập trung), tránh
tình trạng làm thất thốt bài thi, lộ đề thi;
Giao bài thi, bộ đáp án cho Cán bộ chấm thi;
- Thu hồi bài thi, tiến hành ghép phách và lập Bảng tổng hợp điểm;

Lựa chọn ứng viên có điểm thi viết đạt yêu cầu và lập Danh sách ứng viên
tham gia vịng phỏng vấn trình Chủ tịch Hội đồng Tuyển dụng phê duyệt;
■Cán bộ chấm thi:

Phòng Nhân sự
Tổng hợp Cán bộ
chấm thi

- Tùy từng trường hợp cụ thể, cán bộ chấm thi có thể là cán bộ, nhân viên
Cơng ty ABC hoặc cán bộ bên ngồi. Cán bộ chấm thi có trách nhiệm phối
hợp với Phịng Nhân sự Tổng hợp chấm bài thi đúng thời hạn, theo đáp án,
ba-rem điểm đã được duyệt.
■Phịng NSTH thơng báo danh sách ứng viên tham gia vịng phỏng vấn trên
Website.
Cơng tác chuẩn bị:
■ Phòng Nhân sự Tổng hợp:
5.4.Phỏng vấn

- Căn cứ chức danh tuyển dụng, xác định phưong pháp, hình thức phỏng vấn
phù hợp, số vòng phỏng vấn do Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng quyết định;
- Chuẩn bị Danh sách trích ngang ứng viên tham gia phỏng vấn, Phiếu đánh
giá phỏng vấn và Hồ sơ ứng viên;

Phòng Nhân sự
tổng hợp, Hội
đồng phỏng vấn,
Bộ phận Hành
chính

Bảng tổng hợp điểm thi

(MB 10.QT-QTNL/04)


Gửi Bản mơ tả cơng việc, Danh sách trích ngang ứng viên và nội dung phương
pháp phỏng vấn cho các thành viên Hội đồng Tuyển dụng qua email hoặc văn
bản;
- Thông báo địa điểm, lịch phỏng vấn cho các ứng viên đủ điều kiện qua điện
thoại, email, Thư mời phỏng vấn hoặc trên website tuyển dụng của Công ty
ABC;
Phối hợp với Bộ phận Hành chính chuẩn bị phịng phỏng vấn, địa điểm chờ cho
ứng viên và các văn bản, giấy tờ, trang thiết bị cần thiết.
■ Hội đồng phỏng vấn:

Thư mời phỏng vấn (MB
11 .QT-QTNL/04)

Phối hợp với Phòng Nhân sự Tổng hợp xác định phương pháp phỏng vấn thích
hợp với từng ứng viên hoặc nhóm ứng viên; Chuẩn bị câu hỏi; Phân công
nhiệm vụ cho từng thành viên hội đồng.
Tiến hành phỏng vấn:
■ Phòng Nhân sự Tổng hợp:
Gọi ứng viên vào phỏng vấn theo danh sách thông báo;
Phiếu đánh giá phỏng vấn
(MB 12a và
MB12b.QT-QTNL/04)

- Tham gia phỏng vấn ứng viên;
Tổng hợp kết quả Phỏng vấn và lập Biên bản phỏng vấn
■ Hội đồng Phỏng vấn:
Phỏng vấn, đánh giá ứng viên theo các tiêu chí trong Phiếu đánh giá phỏng vấn

(Mẫu MB12a.QT-QTNL/04 dành cho vị trí phi quản lý và Mẫu
MB12b.QT-QTNL/04 dành cho vị trí quản lý) và ký tên xác nhận trên Phiếu
đánh giá phỏng vấn;
Thảo luận, thống nhất kết quả phỏng vấn và xác nhận với Phòng NSTH kết quả
cuối cùng.

6. Đề xuất tiếp
nhận ứng viên

Phòng Nhân sự Tổng hợp:
• Thẩm định thơng tin ứng viên đạt u cầu nếu thấy cần thiết theo Phiếu thẩm
tra ứng viên.

Biên bản phỏng vấn (M
B13. QT-QTNL/04)

Phòng nhân sự
Tổng hợp

Phiếu thẩm tra ứng viên
(MB 14.QT-QTNL/04)


• Liên hệ, trao đổi, thống nhất với Đơn vị đề xuất và các ứng viên đạt yêu cầu
về điều kiện, chính sách, chế độ làm việc và ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại
Công ty ABC.
Tùy theo vị trí tiếp nhận là phi quản lý hay quản lý/chuyên gia, Đơn vị đề xuất
lập tờ trình đề xuất tiếp nhận ứng viên theo mẫu Tờ trình tiếp nhận CBNVphi
quản lý hoặc Tờ trình tiếp nhận cán bộ quản lý, chuyên gia, gửi Nhân sự cho ý
kiến và các cấp lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt.

NSTH nhận tờ trình đề xuất tiếp nhận ứng viên của Đơn vị đề xuất, kiểm tra
các thông tin trên Đề xuất:
- Ứng viên được đề xuất, số lượng so với đề xuất tuyển dụng
- Sự phù hợp của ứng viên đưọc đề xuất với yêu cầu tuyển dụng (kinh nghiệm,
năng lực, thành tích)
- Tư cách đạo đức của ứng viên được đề xuất
- Các chế độ đãi ngộ phù hợp với cơ chế đãi ngộ của Cơng ty ABC
Neu Phịng NSTH khơng đồng ý với Đơn vị đề xuất về các khía cạnh nói trên
thì chuyển lại Đơn vị đề xuất để Đơn vị chỉnh sửa bổ sung nội dung phù hợp.
Sau khi có bản đề xuất cuối cùng của Đơn vị, Phịng NSTH kiểm tra lại một lần
nữa các thơng tin nói trên:
- Nếu đồng ý, lãnh đạo Phòng NSTH/Trung tâm/Khối QTNNL ký xác nhận
trên Tờ trình đề xuất tiếp nhận ứng viên của Đơn vị đề xuất.
- Nếu không đồng ý, lãnh đạo Phòng NSTH/Trung tâm/Khối QTNNL ký, viết
rõ nội dung khơng đồng ý, chuyển Tờ trình cho Đơn vị đề xuất để trình Cấp có
thẩm quyền.

7. Phê duyệt đề
xuất tiếp nhận
(KS03)

Nhận Tờ trình tiếp nhận nhân sự của Đơn vị đề xuất, kiểm tra các nội
dung/thông tin liên quan đến Tờ trình.
Neu đồng ý với đề xuất, ký phê duyệt Tờ trình, chuyển Bước 8.
Trường hợp các cấp lãnh đạo có thẩm quyền khơng phê duyệt: Đơn vị lựa chọn
ứng viên trúng tun dự bị, trình câp lãnh đạo có thâm quyên phê duyệt hoặc
phối hợp với Phòng NSTH tổ chức tuyển dụng bổ sung theo chỉ đạo của Chủ
tịch Hội đồng Tuyển dụng (quay lại Bước 4).

Đơn vị đề xuất

Tờ trình tiếp nhận CBNV
phi quản lý (Mầu MB
16.QT-QTNL/04)
Tờ trình tiếp nhận cán bộ
quản lý, chuyên gia (Mẫu
MB17.QT- QTNL/04)

Lãnh đạo có thẩm
quyền


Cập nhật kết quả tuyển dụng và quá trình thử việc, tiếp nhận ứng viên
8. Cập nhật kết
quả cho ứng viên

Sau khi được phê duyệt kết quả tuyến dụng, Phòng Nhân sự Tống hợp cập nhật
kết quả trúng tuyển/không trúng tuyển cho tồn bộ ứng viên dự tuyển thơng
qua phương thức liên lạc phù hợp (email, thông báo trên website, gọi điện
thoại).

Phịng Nhân sự
Tổng hợp

9. Cập nhật
thơng tin vào cơ
sở dữ liệu chung

Phịng Nhân sự Tổng hợp cập nhật tồn bộ dữ liệu ứng viên cùa đợt tuyển dụng
vào cơ sở dữ liệu chung của Khối Quản trị Nguồn Nhân lực.

Phòng Nhân sự
Tổng hợp

10. Gửi thư mời
làm việc cho ứng
viên trúng tuyến

Phòng Nhân sự Tống hợp soạn Thư mời làm việc xin chữ ký lãnh đạo có thẩm
quyền và gửi thư mời qua phương thức liên lạc phù hợp (bản in trực tiếp hoặc
gửi bản scan qua email) tới ứng viên trúng tuyển.
Nếu ứng viên không chấp thuận thư mời, quay lại Bước 5 “Sàng lọc và phỏng
vấn” để lựa chọn ứng viên trúng tuyển dự bị, trình cấp lãnh đạo có thẩm quyền
phê duyệt hoặc tổ chức thi tuyển bổ sung theo chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng
Tuyển dụng.
- Nếu ứng viên chấp nhận Thư mời làm việc, Phịng Nhân sự tổng hợp có trách
nhiệm đảm bảo ứng viên:
• Nhận và gửi trả lại Phịng Nhân sự Tổng hợp thư mời làm việc, có xác nhận
ngày bắt đầu làm việc và chữ ký của ứng viên.
• Nhận và gửi trả lại Phòng Nhân sự Tổng hợp Giấy cam kết cán bộ nhân viên
với chữ ký xác nhận của ứng viên.
• Nhận từ Phịng Nhân sự Tống hợp Phiếu u cầu hồn thiện hồ sơ CBNV.

Phịng Nhân sự
Tổng hợp

Phịng Nhân sự Tống hợp yêu cầu và đôn đốc ứng viên trúng tuyến (CBNV tân
tuyển) hoàn thiện hồ sơ nhân viên theo đúng quy định, đảm bảo CBNV nộp
đầy đủ hồ sơ trong vòng 30 ngày kể từ khi tiếp nhận cơng việc tại Cơng ty
ABC.

Phịng Nhân sự
Tổng hợp, ứng
viên trúng tuyển

11. Hoàn thiện
hồ sơ CBNV mới

Mẫu Thư mời làm việc
(MB15.QT-QTNL/04)
Giấy cam kết cán bộ nhân
viên (MB21. QTQTNL/04)
Phiếu yêu cầu hoàn thiện
hồ sơ CBNV (Mẫu
MB22.QT-QTNL/04)


12. Hồn thiện
và ký kết Hợp
đồng lao động

Phịng Nhân sự Tổng hợp căn cứ trên thông tin Thư mời làm việc, soạn thảo
Quyết định tiếp nhận, Quyết định xếp lương và Hợp đồng lao động theo quy
định của Công ty ABC, mời CBNV tới ký kết HĐLĐ.
Nếu CBNV tân tuyển được tiếp nhận chính thức khơng có giai đoạn thử việc,
Phịng NSTH soạn thảo Quyết định chính thức tuyển dụng thay cho Quyết định
tiếp nhận.

Phòng Nhân sự
Tổng hợp, Ứng

viên trúng tuyển

Quyết định tiếp nhận thử
việc (MB 18.QTQTNL/04)
Quyết định chính thức
tuyển dụng (MB19.QTQTNL/04)
Quyết định xếp lương
nhân sự thử việc
(MB20a.QT-QTNL/04)
Quyết định xếp lương
nhân sự (MB20b.QTQTNL/04)

13. Thực hiện
chưong trình hội
nhập cho CBNV
tân tuyển

Đơn vị tiếp nhận thực hiện chương trình hội nhập cho CBNV mới theo Quy
trình hiện hành về việc hỗ trợ CBNV tân tuyển. Song song, Trung tâm Đào tạo
phối hợp với Phòng NSTH và Đơn vị lên kể hoạch và tổ chức các chương trình
đào tạo tân tuyển cho tồn bộ CBNV mới.
- Nếu CBNV tân tuyển được tiếp nhận chính thức có giai đoạn thử thách hoặc
CBNV tiếp nhận thử việc thì thực hiện tiếp Bước 14.
- Nếu CBNV tân tuyển được tiếp nhận chính thức khơng có giai đoạn thử việc
hoặc thử thách thì Phịng NSTH làm các thủ tục tiếp nhận chính thức tại Bước
17 của Quy trình.

Đơn vị tiếp nhận
Trung tâm Đào tạo

Quy trình hỗ trợ cán bộ
tân tuyển

CBNV tân tuyển
CBQL

Bản mục tiêu và kế hoạch
thực hiện công việc
(MB23a.QT- QTNL/04)

14. Lập và thực
hiện kế hoạch
công việc trong
giai đoạn thử
việc/thử thách

14.1. Xác định mục tiêu và lập kế hoạch công việc
CBQL trao đổi và thống nhất với CBNV tân tuyển về
- Mục đích, yêu cầu chung của công việc
- Kế hoạch, mục tiêu công việc trong thời gian thử việc/thử thách (nếu có) hoặc
trong giai đoạn sắp tới của CBNV được tiếp nhận chính thức khơng có thử việc,
thử thách.


- Cách thức thực hiện để đạt mục tiêu
- Cách thức đo lường, đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu.
Hai bên cùng điền nội dung chi tiết vào Bản Mục tiêu và kế hoạch thực hiện
công việc ký tên, đóng dấu và gửi tới Phịng NSTH trong tuần (07 ngày) làm
việc đầu tiên của CBNV tân tuyển.
14.2. Triển khai công việc theo kế hoạch

CBNV tân tuyển thực hiện công việc theo kế hoạch đã lập và thống nhất trong
Bản Mục tiêu và kế hoạch thực hiện công việc nhằm đạt được kết quả cao nhất
trong quá trình thử viêc.
CBQL và CBNV tân tuyển thực hiện trao đổi định kỳ theo quy định trong Quy
trình hỗ trợ cán bộ tân tuyển hiện hành.

CBNV tân tuyển

15. Đánh giá quá
trình thử
việc/thử thách
và đề xuất quan
hệ lao động

Sử dụng mẫu Đánh giá hiệu quả làm việc dành cho CBNV trong thời gian thừ
việc/thử thách, CBNV tân tuyển tư đánh giá kết quả thưc hiên cơng việc trong
q trình thử việc/thử thách và chuyển bản tự đánh giá tới CBQL để CBQL
đánh giá.
CBQL và CBNV tân tuyển cùng thảo luận, thống nhất và điền nội dung chi tiết
vào Bản đánh giá hiệu quả làm việc dành cho CBNV trong thời gian thử
việc/thử thách. Trong Bản đánh giá hiệu quả làm việc này, CBQL đề xuất bước
tiếp theo về quan hệ lao động với CBNV tân tuyển sau thử việc/thử thách
(không tiếp nhận, gia hạn thử thách, tiếp nhận chính thức)

CBNV tân tuyển
CBQL

16. Phê duyệt đề
xuất quan hệ lao
động với CBNV

tân tuyển

05 (năm) ngày làm việc trước khi kết thúc thời gian thử việc/thử thách, CBQL
Đơn vị đệ trình Bản đánh giá hiệu quả làm việc của CBNV tân tuyển đã bao
gồm thông tin đề xuất của CBQL về quan hệ lao động với CBNV tân tuyển lên
cấp lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt.(*)
Nếu sau thời gian thử việc, CBNV tân tuyển không được phê duyệt tiếp nhận
chính thức vào Cơng ty ABC, kết thúc quy trình, CBNV tân tuyển cần hồn tất
thủ tục chấm dút HĐLĐ tại Công ty ABC theo đúng quy định và quy trình
chấm dứt HĐLĐ hiện hành.
Nếu sau thời gian thử thách, CBNV tân tuyển được phê duyệt kéo dài thời

CBNV tân tuyển
CBQL
Lãnh đạo có thẩm
quyền

Mầu đánh giá hiệu quả
làm việc dành cho CBNV
trong quá trình thử
việc/thử thách
(MB23b.QT-QTNL/04)


gian thử thách, quay lại Bước 14 đế lập kế hoạch và thực hiện công việc cho
thời gian thử thách tiếp theo.
Nếu sau thời gian thử việc/thử thách, CBNV tân tuyển được tiếp nhận chính
thức, thực hiện tiếp Bước 17.
Trường hợp CBNV tân tuyến được phê duyệt tiếp nhận chính thức vào Cơng ty
17. Tiếp nhận chính ABC, Phịng NSTH soạn thảo Quyết định chính thức tuyển dụng, Quyết định

xếp lương (nếu có), Hợp đồng lao động theo quy định của Công ty ABC trong
thức CBNV tân
tùng thời kỳ và CBQL đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận chính thức và quản lý
tuyển
CBNV tân tuyển.
18. Thực hiện các
thủ tục chấm dứt
HĐLĐ

CBNV tân tuyển
CBQL
Lãnh đạo có thẩm
quyền

Quyết định chính thức
tuyển dụng (MB19.QTQTNL/04)

Trường hợp CBNV tân tuyển không được tiêp nhận, CBNV tân tuyển thực hiện
TTNSTH CBNV
các thủ tục chấm dứt HĐLĐ (tham chiếu Quy trình chấm dút Hợp đồng lao
tân tuyển Đơn vị
động tại Công ty ABC hiện hành)

Điều 5. Mẩu biểu và quy định lưu hồ sơ
stt

Mã hiệu

Tên Mẩu biểu

Địa điểm lưu

Phương pháp

Thời gian

1.

MB01.QT-QTNL/04

Tờ trình đề xuất tuyển dụng

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng

2 năm

2.

MB02a.QT-QTNL/04

Thông báo tuyển dụng tổng hợp

Tại Khối QTNNL

Lưu bản mềm

3 tháng

3.

MB02b.QT-QTNL/04

Thông báo tuyển dụng chi tiết

Tại Khối QTNNL

Lưu bản mềm

3 tháng

4.

MB03.QT-QTNL/04

Danh sách trích ngang ứng viên

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cúng

2 năm

5.

MB04.QT-QTNL/04

Danh sách ứng viên vào vòng thi viết

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng

2 năm

6.

MB05.QT-QTNL/04

Thông báo phối hợp tố chức thi viết

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng

3 tháng

7.

MB06.QT-QTNL/04

Nội quy phòng thi

Tại Khối QTNNL

Lưu bản mềm

3 tháng

8.

MB06a.QT-QTNL/04

Quy định giám thị

Tại Khối QTNNL

Lưu bản mềm

3 tháng

9.

MB07.QT-QTNL/04

Biên bản giao nhận đề thi

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng

3 tháng


stt

Mã hiệu

Tên Mấu biểu

Địa điểm lưu

Phương pháp

Thời gian

10.

MB08.QT-QTNL/04

Biên bản vi phạm quy chế thi

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng

2 năm

11.

MB09.QT-QTNL/04

Danh sách ký nhận bài thi

Tại Khối QTNNL

Lun bản cứng

2 năm

12.

MB10.QT-QTNL/04

Bảng tổng hợp điểm thi viết

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng

2 năm

13.

MB11.QT-QTNL/04

Thư mời tham gia phỏng vấn

Tại Khối QTNNL

Lun bản mềm

3 tháng

14.

MB12a.QT-QTNL/04

Phiếu đánh giá phỏng vấn vị trí quản lý

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng

2 năm

15.

MB12b.QT-QTNL/04

Phiếu đánh giá phỏng vấn vị trí phi quản lý

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng

2 năm

16.

MB13.QT-QTNL/04

Biên bản phỏng vấn

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng

2 năm

17.

MB14.QT-QTNL/04

Phiếu thẩm tra ứng viên

Tại Khối QTNNL

18.

MB15.QT-QTNL/04

Thư mời làm việc

Tại Khối QTNNL

19.

MB16.QT-QTNL/04

Tờ trình tiếp nhận CBNV phi quản lý

Tại Khối QTNNL

20.

MB17.QT-QTNL/04

Tờ trình tiếp nhận CBQL, chuyên gia

Tại Khối QTNNL

21.

MB18.QT-QTNL/04

Quyết định tiếp nhận thử việc

Tại Khối QTNNL

22.

MB19.QT-QTNL/04

Quyết định chính thức tuyến dụng

Tại Khối QTNNL

Lưu bản cứng cùng
hồ sơ CBNV tân
tuyển.

23.

MB20a.QT-QTNL/04

Quyết định xếp lương nhân sự thử việc

Tại Khối QTNNL

• Lưu hồ sơ nhân viên
vĩnh viễn
• Hủy sau 3 tháng lưu
văn bản nếu ứng viên
khơng tiếp nhận vị trí

24.

MB20b.QT-QTNL/04

Quyết định xếp lương nhân sự

Tại Khối QTNNL

25.

MB21.QT-QTNL/04

Cam kết cán bộ nhân viên

Tại Khối QTNNL

26.

MB22.QT-QTNL/04

Phiếu yêu cầu hoàn thiện hồ sơ CBNV

Tại Khối QTNNL

27.

MB23a.QT-QTNL/04

Bản mục tiêu và kế hoạch thực hiện công
việc

Tại Khối QTNNL

28.

MB23b.QT-QTNL/04

Mầu đánh giá hiệu quả làm việc dành cho
CBNV trong quá trình thử việc/thử thách

Tại Khối QTNNL



Điều 6. Điều khoản thi hành
1. Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày ký;
2. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hoặc thay thế Quy trình này do Tổng Giám đốc quyết định.
3. Ban Tổng Giám đốc, các Giám đốc Chi nhánh, Trưởng Phòng Giao dịch, Trưởng các Phịng, Ban,
Trung tâm tại Hội sở chính và các cá nhân liên quan có trách nhiệm thực hiện Quy trình này./.