Rút kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện. ppt

Ru




Rút kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện

Ru
Nhiều công ty thích lựa chọn những công ty tổ chức sự kiện tên tuổi và có nhiều
năm kinh nghiệm cho an toàn vì họ nghĩ một công ty tổ chức sự kiện đã từng thực
hiện nhiều sự kiện lớn cho khách hàng nổi tiếng thì không thể tầm thường. Nhiều
công ty do ngân sách có hạn, đành phải chọn những công ty tổ chức sự kiện kém
nổi tiếng những chi phí phải chẳng hơn thì ngồi hy vọng giá cả sẽ không đi đôi với
chất lượng.

Bất kì lựa chọn nào cũng có những rùi ro của nó mà ít người có thể bít được đích
xác. Một công ty tổ chức sự kiện có trên 10 năm kinh nghiệm hay có một tên tuổi
vững chắc trên thị trường chưa chắc đã mang lại cho công ty bạn một sự kiện hài
lòng. Một Marketting Director từng chia sẻ: " tôi đánh giá rất cao năng lực của họ (
công ty tổ chức sự kiện) và quyết định giao sự kiện của mình cho họ thực hiện
nhưng cuối cùng do họ tổ chức quá nhiều sự kiện trong thời gian làm cho tôi, họ đã
giao cho một nhân viên mới có vài tháng kinh nghiệm chịu trách nhiệm chính và
kết quả là sự kiện đó bị đổ bể rất nhiều do sự non trẻ của nhân viên đó".

Giống như việc bạn đi vào tiệm cắt tóc, bạn thường yêu cầu người thợ hợp gu nhất
cắt cho bạn để đảm bảo vừa ý với bạn. Một ekip làm sự kiện, nhất là công ty lớn,
có rất nhiều người phụ trách những dự án khác nhau mà đôi khi có người này làm
tốt sự kiện nào đó mà bạn biết những đến sự kiện của bạn lại do người khác tổ
Ru
chức cho nên mọi thứ hoàn toàn khác nhau, chưa kể nhiều công ty còn chia dự án
cho từng người phụ trách tùy theo mức độ ưu tiên dành cho khách hàng, khách

hàng nào quan trọng thì mới đưa cho người giàu kinh nghiệm thực hiện. Thêm nữa
là việc nhân sự các công ty sự kiện thay đổi diễn ra hàng ngày, hàng tuần thì rất có
thể không đảm bảo chất lượng tổ chức sự kiện của công ty đó là như nhau.

Vấn đề giá cả cũng như vậy, may mắn, bạn sẽ được một công ty tổ chức sự kiện
chào giá cả hợp lý nhưng chất lượng rất cạnh tranh, không thua kém gì các công ty
tổ chức sự kiện lớn khác. Nhưng nếu không may, bạn sẽ phải tình cảm "tiền nào
của nấy", phải đánh đổi việc tiết kiện chi phí cho một chất lượng cũng hết sức khó
tưởng tượng nổi về mức độ thê thảm thế nào.

Đứng trên vị trí của một khách hàng, bạn nên có những thông tin cơ bản để nhận
biết được năng lực của công ty tổ chức sự kiện đó:

- Ai là người tổ chức sự kiện cho bạn: một công ty tổ chức sự kiện nổi tiếng, cũng
có thể là chưa tổi tiếng, vị trí lãnh đạo có thể hùng hậu, có tên tuổi hoặc cũng có
thể chưa có danh tiếng gì đáng kể, nhưng quan trọng nhất, đó là: ai là người thiết
kế ý tưởng, tổ chức sự kiện đó cho bạn. Hãy dò hỏi xem người trực tiếp quản lý sự
kiện đó của bạn tuổi đời, tuổi nghề như thế nào, đã làm qua những công ty nào, ít
Ru
nhất những thông tin này cũng giúp bạn có những đánh giá ban đầu về năng lực
của họ dù chưa chính xác hoàn toàn. Hãy yêu cầu công ty tổ chức sự kiện cho bạn
gặp quản lý trực tiếp sự kiện của bạn tại buổi lập kế hoạch tổ chức sự kiện để bạn
khai thác thêm thông tin về họ thông qua những câu hỏi mang tính chất xã giao.
Việc này cũng giúp bạn nắm bắt được tính cách của họ: cẩn thận, tỉ mỉ hay cẩu thả,
phóng đại,

- Họ đã làm điều đó như thế nào: thông thường các công ty tổ chức sự kiện sẽ phô
trương những sự kiện lớn nhất của công ty mình đã từng làm cho những tên tuổi,
thương hiệu lớn, và đa phần các khách hàng lấy đây là thước đo để đánh giá khả
năng và kinh nghiệm của công ty tổ chức sự kiện. Nhưng họ lại thường xuyên tự

hỏi là sự kiện đó liệu đã thành công thực sự hay cũng có những lần hỏng show làm
khách hàng giận tím mặt, điều này thì chỉ những người có mặt tại sự kiện đó mới
rõ hơn cả. Thêm nữa, nhiều khách hàng có xu hướng chọn những công ty tổ chức
sự kiện có kinh nghiệm tương tự, chẳng hạn một nhãn hàng mỹ phẩm sẽ ưu tiên
cho các công ty tổ chức sự kiện cho ít nhất một nhãn hàng mỹ phẩm nào đó, một
công ty muốn tổ chức hội thảo liên tỉnh sẽ thấy an tâm hơn nếu giao loạt hội thảo
của mình cho họ tổ chức. Kinh nghiệm sẽ giúp công ty tổ chức sự kiện hiểu trước
đường đi nước bước và hạn chế những sai lầm do sự thiếu kinh nghiệm gây ra, đây
cũng là điều đáng tham khảo trong việc xem xét năng lực của công ty tổ chức sự
Ru
kiện đó, tuy nhiên cũng cần cân nhắc vì một lần mắc sai lầm trong thực hiện cũng
chưa chắc những lần sau sẽ làm tốt.

- Ý tưởng liệu có khả thi: thông thường các công ty thường muốn sự kiện của mình
có ít nhất vài điểm nhấn, vài ý tưởng đột phá, gây ấn tượng đối với khách hàng. Vì
vậy họ dành điểm cộng cho những công ty tổ chức sự kiện đem đến những ý tưởng
tổ chức độc đáo. Tuy vậy, hiện thực đã cho thấy nhiều ý tưởng hào nhoáng đã biến
thành nỗi thất vọng hơn mong đợi. Chẳng hạn như khi lên kế hoạch, công ty tổ
chức sự kiện dự định sẽ kéo dây cho quả cầu khổng lồ trên sân khấu bung ra làm
những trái bóng bay lên, tuy nhiên thực tế là dây kéo bị trục trặc làm cho quả cầu
không tung ra được, đó là khâu triển khai không tốt. Do đó, nên chọn những ý
tưởng an toàn hơn, dễ thực hiện hơn là chấp nhận những ý tưởng quá bay bổng, đôi
khi có chút phô trương quá đà.

- Tìm hiểu thêm về cách xử lý tình huống của công ty tổ chức sự kiện đó: người
làm sự kiện giỏi cần phải ứng phó tốt với mọi tình huống không mong đợi xảy đến.
Bạn hãy đề nghị người đến từ công ty tổ chức sự kiện chia sẻ thêm về một số tình
huống khó khăn mà họ đã gặp phải trong quá trình tổ chức sự kiện và cách họ đã
vượt qua nó. Một công ty tổ chức sự kiện nhiều kinh nghiệm và có khả năng xoay
sở tốt sẽ cung cấp cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị.

Ru

- Báo giá cũng có thể nói lên nhiều điều: một báo giá có tổng chi phí thấp không
phải là lựa chọn khôn ngoan, mà một báo giá có mức giá hợp lý mới nên là lựa
chọn hàng đầu của bạn. Một báo giá chi tiết, lường trước cả những tình huống mà
nhiều người không nghĩ đến thể hiện sự chu đáo của công ty tổ chức sự kiện, còn
một báo giá sơ sài nói lên sự bất cẩn, thiếu chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự
kiện đó. Giá cao hay giá thấp phụ thuộc vào thương hiệu của công ty tổ chức sự
kiện để đổi lấy sự an tâm.