Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1). potx

Kỹ năng viết email bằng tiếng Anh (Phần 1)


Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế
giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận
và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng
và tính chất thông tin đa dạng.

I. Đặc điểm của e-mail
1. Cách trình bày đơn giản
Ưu điểm lớn nhất của e-mail là truyền thông điệp đến đối tượng ở mọi nơi trên thế
giới chỉ trong chốc lát. Vì vậy, nó thuận tiện cho việc trả lời ngay của người nhận
và mang tính hiệu quả cao. Mục đích chung là tốc độ truyền thông tin nhanh chóng
và tính chất thông tin đa dạng.
2. Cách lưu trữ dữ liệu
Việc nhận thông điệp bằng e-mail giúp cho việc lưu trữ dữ liệu trong phần cứng và
phần mềm máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn.
3. Chi phí
Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet để truyền tải thông tin ngày
càng nhiều, nên chi phí e-mail phần nào tùy thuộc vào việc làm việc trực tuyến ít
hay nhiều.
4. Truyền cùng một thông điệp đến nhiều người
Trường hợp gửi cùng một thông điệp đến nhiều người, bắt buộc người gửi phải ghi
họ tên từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đối với e-mail, đơn giản chỉ dùng
CC.
5. Hình thức văn bản
Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail gần với

ngôn ngữ nói hơn ngôn ngữ viết. Chẳng hạn như những câu thăm hỏi về thời tiết
cũng được lược bớt, thay đổi lối viết văn chương bằng cách diễn đạt đơn giản tiện
cho việc đọc trên màn hình máy vi tính …
II. Cách viết e-mail
Có 2 hình thức viết e-mail: trang trọng và thân mật
Đối với hình thức e-mail trang trọng:
1. CC, BCC, Return Receipt
To: địa chỉ của người nhận e-mail.
CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Việc gửi bản sao văn bản đến địa chỉ của
người nhận là cách dùng khi muốn chuyển đến nhiều người. Khi nhận e-mail,
người nhận sẽ hiểu rằng thông tin được truyền tải đến nhiều người. Tác dụng của
nó thuận tiện nhưng không cần thiết khi gửi đến nhiều người không có liên quan.
BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng giống như CC, nhưng BCC
hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, nên tránh lạm dụng cách gửi này.
Subject: Chủ đề của e-mail đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc
của người nhận.
Attachment: Tài liệu kèm theo.
Return Receipt: Xác nhận đã nhận thư. Đây là cách chứng minh người nhận đã
nhận được e-mail.
2. Subject
Thông thường ta sẽ nhận được rất nhiều e-mail, nên có thể đọc lướt qua chủ đề để
hiểu sơ lược nội dung và quyết định đọc e-mail nào trước.
Đặc điểm của chủ đề là cần viết cụ thể và ngắn gọn điều quan trọng chứa đựng
trong nội dung.
Khi ta đưa vào e-mail những thông tin không rõ ràng, người nhận sẽ không có ý
muốn “Reply”.
Tình huống khẩn cấp “Urgent” chỉ dùng khi thật sự cần thiết.

3. Thể hiện sự tôn trọng
Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt buộc phải thay đổi cách xưng hô, ta không

dùng Dear để gọi tên mà bắt đầu bằng cụm từ xưng hô và tên như Ms. Baker hoặc
John, ví dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John.

Trường hợp không rõ giới tính của người nhận thì dùng cách gọi tên đầy đủ như
Dear Pat Joners.

Nếu người nhận là người lạ, ta không thể gọi một cách sơ sài. Hơn nữa, ta không
thê dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào lần gặp đầu tiên.

Nếu không biết tên riêng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ.

Dear Sir / Madam

Đối với cách gọi từng bộ phận, phòng ban, ta có thể dùng như sau:
Dear Customer Service
Dear Human Resources Manager
Dear Marketing Director
Đối với nữ, dùng Mrs. để gọi người lớn tuổi.
Nếu người nhận có học vị tiến sĩ thì không cần phân biệt giới tính, ta có thể dùng
Dr. (Dr. Franklin)
4. Phần nội dung
Bắt đầu bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thiệu mình, rồi sau đó mới giải
thích cho người nhận biết rõ nguồn gốc của mình, lý do gửi e-mail.

Phần nội dung dài hay ngắn tùy theo mục đích diễn đạt của người gửi.

Trước hết hãy viết việc quan trọng, không nhất thiết phải viết những câu chào hỏi
thông thường về sức khỏe, tình hình thời tiết mà nên đi thẳng vào vấn đề quan
trọng. Nếu có nhiều sự việc quan trọng thì hãy trình bày một cách ngắn gọn, rõ
ràng.

Khi chuyển sang ý mới, ta cần ngắt dòng để người nhận không cảm thấy khó khăn
trong việc đọc nắm ý.

Khi đề cập đến nội dung cần bàn bạc, thảo luận thì nên dùng mẫu câu yêu cầu lịch
sự.