Tổng hợp thủ thuật Office 2003 pdf

Tổng hợp thủ thuật
Office 2003
Tổng hợp thủ thuật Office 2003
Phiên bản Office năm 2003 vẫn khá thịnh hành với dân văn phòng ngày nay.
Và viêc xử lý với các ứng dụng trong Offce như Word, Excel, PowerPoint
cũng không hề đơn giản vì các vấn đề đó không những nhiều mà còn rất đa
dạng. Sau đây Lmtgroup sẽ chia sẻ với các bạn một vài thủ thuật hay sử
dụng nhất trong Office 2003.
I. Thủ thuật với Microsft Word 2003
1. Tắt các tính năng kiểm tra chính tả, chức năng tự động đánh số ,
hạn chế các lỗi do tính tự khớp (AutoText và AutoCorrect) trong
Microsoft Word
Khi cài đặt Microsoft Word, tính năng tự động dò lỗi chính tả được tự động
kích hoạt. Tuy nhiên tính năng nay chỉ thật sự có ích khi đoạn văn bản là
tiếng Anh, còn với văn bản tiếng Việt, nó sẽ tạo ra các đường vân màu xanh,
đỏ ở ngay dưới nhưng từ có dấu, điều đó hết sức khó chịu, bạn nên tắt tính
năng này bằng cách vo menu Tools > Option, chọn Tab Spelling &
Gramma, sau đó bạn hãy chắc chắn rằng bạn đã không chọn tại các ô check
spelling as you type, check gramma as you type và check gramma with
spelling.
Trong quá trình soạn thảo, chắc đẫ có nhiều lần bạn thấy khó chịu vì các
chức năng tự động đánh số hay tự động thêm các bullet sau mỗi lần xuống
dòng. Tốt nhất bạn hãy tắt tính tự động của nó bằng cách vào menu Tools >
AutoCorrect Option, bạn hãy cho tab Autoformat as you type, bạn hãy chắc
chắn rằng hai tuỳ chọn là automatic bulleted lits và automatic numbered list
đã không được chọn.
Trong văn bản đôi khi có những đoạn văn bản xuất hiện nhiều lần, khi đó
bạn sẽ gán cho nó một giá trị đại diện ngắn hơn bằng cách sử dụng tính năng

AutoCorrect. Bạn vào Tools > AutoCorrect Option, chọn tab AutoCorrect,
trong ô Replace bạn gõ từ đại diện, ví dụ bạn gõ: Cộng hoà. Trong ô with
bạn gõ cụm từ đầy đủ mà hay xuất hiện, ví dụ: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam. Sau đó ấn nút Add. Như vậy trong khi soạn thảo văn bản, mỗi khi
bạn gõ: Cộng hoà và ấn nút cách, máy sẽ từ chuyển thành: Công hoà xã hội
chủ nghĩa Việt Nam. Đây là một tính năng khá hay, tuy nhiên cũng sẽ gây
không ít phiền toái cho bạn nên cũng không nên quá lạm dụng. Để xoá thiết
lập AutoCorrect, bạn chọn thiết lập đó trong danh sách ngay phía dưới và ấn
nút delete.
2. Mở các tài liệu dạng *.docx
Nếu máy tính của bạn chỉ được cài đặt Word 2003 và bạn muốn mở các tài
liệu dạng *.docx. Bạn hãy sử dụng một trong các cách sau.
3. Tạo mục lục
Để hạn chế những khó khăn trong việc làm mục lục, Microsoft Word cung
cấp cho chúng ta kỹ thuật tạo mục lục tự động
II. Thủ thuật với Microsoft Excel 2003
Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng
tính đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật được
coi là hay nhất của phần mềm này.
Ngoài ra bạn có thể dễ dàng sử dụng bảng tính Excel hơn với các hướng dẫn
cơ bản nhất về thao tác với dòng,thao tác với cột…
1. Thao tác với dòng
a, Thêm dòng
- Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.
- Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows
- Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert
- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn
vàoEntire rows -> Ok
b, Xoá dòng
- Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row ->

Ok
- Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Delete
c, Ẩn/Hiện dòng
Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng
cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau
- Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide
- Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu
ẩn dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row ->
Unhide
d, Chiều cao của dòng
Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa
vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách
sau:
Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> Ok
Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách
vàoFormat -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách
giữa 2 tên dòng.
Lên đầu
2. Thao tác với cột
a, Thêm cột
- Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.
- Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns
- Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert
- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào
Entire columns -> Ok
b, Xoá cột
- Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column -
>Ok
- Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete
c, Ẩn/Hiện cột

Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho
dễ kiểm soát, bạn làm như sau
- Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide
- Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn
cột C, D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column ->
Unhide
d, Độ rộng của cột
Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa
vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách
sau:
Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> Ok
Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách
vàoFormat -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường
phân cách giữa 2 tên cột.
Lên đầu
3. Thao tác với ô
a, Chèn thêm ô
Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô
cần thêm chọn Insert
- Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải
- Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới
b, Xoá bớt ô
Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô
cần xoá chọn Delete…
- Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái
- Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên
III. Thủ thuật với Microsoft PowerPoint 2003
Với những người thường xuyên phải thuyết trình thì PowerPoint là một công
cụ hữu ích. Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực
quan thì việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo

hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người
xem.
Cách sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation).
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì
việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh
(được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem.
Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình
theo ý muốn.
Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu
ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng
(Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).
IV. Thủ thuật với Microsoft Access 2003
Cơ sở dữ liệu là kho chứa dữ liệu quan trọng cần được bảo vệ. Bạn có thể sử
dụng những phần mềm bảo mật chuyên nghiệp để cơ sở dữ liệu, nhưng để có
phần mềm đó chắc hẳn bạn sẽ phải trả một khoản phí không nhỏ. Ngược lại,
bạn có thể sử dụng một số tính năng bảo mật của Access để bảo mật cơ sở
dữ liệu ở một mức độ nhất định.
1.Sử dụng macro AutoExec để kiểm tra và thiết lập lại cài đặt
2. Ẩn cửa sổ Database
3. Chặn phím Shift
4. Chia cơ sở dữ liệu
5. Tránh sử dụng Compact On Close
6. Ẩn các đối tượng
7. Chặn thông báo lỗi
8. Đặt mật khẩu bảo vệ cơ sở dữ liệu
9. Chuyển đổi định dạng sang “mde” hay “accde”
10. Đặt mật khẩu bảo vệ hệ