Kiểm tra kỹ năng quản lý nhóm của bạn docx

Kiểm tra kỹ năng quản lý nhóm của bạn
Quản lý và lãnh đạo có quan hệ gần giống nhau, và có ảnh hưởng lẫn nhau.
Để học hỏi nhiều hơn về lãnh đạo và phân tích các kỹ năng lãnh đạo của
bạn, hãy thực hiện bài trắc nghiệm “Kỹ năng lãnh đạo của bạn tốt ra sao?”
sau đây.
Để trở thành một nhà quản lý tốt, bạn phải có những kỹ năng căn bản, từ việc
lập kế hoạch và phân công công việc tới giao dịch và phát triển kinh doanh.

Do nhóm kỹ năng này khá rộng, kéo theo việc xây dựng những kỹ năng trên
nhiều khía cạnh quản lý phù hợp với bạn. Tuy nhiên, để thành công trong dài
hạn, sẽ sáng suốt hơn nếu bạn phân tích những kỹ năng trên tất cả các khía
cạnh quản lý, và sau đó hãy tự mình đối diện với thử thách để phát huy các
kỹ năng đó của mình.
Bài trắc nghiệm này sẽ giúp bạn nhanh chóng kiểm chứng được những điểm
mạnh và điểm yếu của mình, học hỏi từ những người đi trước và áp dụng vào
việc quản lý sau này. Chúng tôi sẽ chỉ dẫn cho bạn những nguồn lực bạn có
thể sử dụng để phát triển các kỹ năng của mình.
Quản lý và lãnh đạo có quan hệ gần giống nhau, và có ảnh hưởng lẫn nhau.
Để học hỏi nhiều hơn về lãnh đạo và phân tích các kỹ năng lãnh đạo của
bạn, hãy thực hiện bài trắc nghiệm “Kỹ năng lãnh đạo của bạn tốt ra sao?”
sau đây.

Kỹ năng lãnh đạo của bạn tốt ra sao?
Hướng dẫn: Với mỗi tình huống, hãy tích vào mỗi ô trống theo cột dọc (lựa
chọn đáp án tốt nhất). Hãy trả lời những câu hỏi như thực tế xảy ra (hơn là
cho rằng bạn nên làm), đừng lo lắng nếu một vài câu hỏi dường như “lạc
đề”. Khi bạn hoàn thành bài trắc nghiệm, hãy tích vào ô “Kiểm tra toàn bài”
ở phía cuối.
Tình huống
Chưa
từng

Hiếm
khi
Thỉnh
thoảng
Thường
xuyên
Rất
thường
xuyên
1 Khi gặp vấn
đề, tôi cố gắng
tự mình giải
quyết trước khi
hỏi ý kiến ông
chủ của mình
1 2 3 4 5
2 Khi giao việc,
tôi chọn người
có nhiều thời
gian làm việc
nhất
5 4 3 2 1
3 Tôi theo dõi
các thành viên
của nhóm khi
tôi thấy hành vi
của họ gây
phản cảm cho
khách hàng
1 2 3 4 5

4 Tôi đưa ra
quyết định dựa
trên những
1 2 3 4 5
phân tích kỹ
lưỡng, hơn là
dựa vào bản
năng
5 Tôi để các
thành viên của
nhóm tự đánh
giá lẫn nhau về
hiệu quả công
việc
5 4 3 2 1
6 Tôi sẽ chờ,
trước khi ký
luật thành viên
nào đó của
nhóm để mọi
người có cơ hội
tự sửa chữa
hành vi của
mình
5 4 3 2 1
7 Những kỹ năng
chuyên môn là
5 4 3 2 1
những kỹ năng
quan trọng cần

thiết cho việc
trở thành một
nhà quản lý
giỏi
8 Tôi dành thời
gian nói
chuyện với
nhóm của mình
về hiệu quả
công việc sắp
tới và những
việc cần làm để
phát huy hiệu
quả đó.
1 2 3 4 5
9 Trong cuộc
họp, tôi giữ vai
trò là người
điều hành/ cố
vấn khi cần
thiết, tôi giúp
1 2 3 4 5
nhóm hiểu
nhau và đồng
thuận ý kiến
10

Tôi hoàn toàn
hiểu cách thức
kinh doanh của

phòng ban
mình, và tôi
làm việc để
loại trừ những
bế tắc trong
công việc
1 2 3 4 5
11

Khi giao việc,
tôi cân nhắc
những kỹ năng
cần thiết, và
sau đó tìm
kiếm nhân viên
phù hợp nhất
với tiêu chuẩn
của tôi
1 2 3 4 5
12

Tôi làm tất cả
những gì có thể
để tránh bất
đồng, tranh cãi
trong nhóm
5 4 3 2 1
13

Tôi cố gắng

thúc đẩy mọi
người trong
nhóm của mình
bằng việc
khiến đường
lối phát triển
của mình phù
hợp với nhu
cầu của mỗi cá
nhân
1 2 3 4 5
14

Khi nhóm tôi
mắc phải sai
lầm nghiêm
trọng, tôi thông
báo với sếp của
mình về tình
1 2 3 4 5
hình xảy ra, và
coi đó như bài
học quan trọng
với mình
15

Khi xảy ra
tranh cãi trong
nhóm mới, tôi
chấp nhận nó

như một giai
đoạn tất yếu
trong quá trình
phát triển
nhóm
1 2 3 4 5
16

Tôi nói với
những thành
viên của nhóm
về thành tích
cá nhân của
từng người, và
liên kết với
thành tích tập
thể
1 2 3 4 5
17

Nếu phải sắp
xếp nhóm, tôi
sẽ chọn người
có cùng tính
cách, độ tuổi,
thời gian làm
việc ở công ty
và những đặc
trưng khác
5 4 3 2 1

18

Tôi nghĩ quan
điểm “Nếu bạn
muốn hoàn
thành tốt công
việc, hãy tự
mình làm việc
đó” là đúng
5 4 3 2 1
19

Tôi nói chuyện
với các thành
viên trong
nhóm với tư
cách cá nhân
để chắc chắn
1 2 3 4 5
họ cảm thấy
vui vẻ và làm
viêc hữu ích
20

Tôi thông tin
cho các thành
viên trong
nhóm biết
chuyện gì đang
xảy ra xung

quanh họ trong
tổ chức của
mình
1 2 3 4 5
Thống kê Tổng
cộng:
Giải thích kết quả
Điểm số Nhận định
20-46 Bạn cần phát huy kỹ năng lãnh đạo của mình một cách nghiêm
túc. Nếu bạn muốn trở thành một nhà lãnh đạo giỏi, hãy học
cách tổ chức và điều hành công việc của nhóm. Bây giờ là lúc
bắt đầu phát triển những kỹ năng để tăng thêm thành công cho
nhóm
47-73 Bạn đang trên đường trở thành một nhà quản lý giỏi. Bạn đang
làm việc rất tốt, và công việc đó dường như rất phù hợp với
bạn. Giờ là lúc bạn áp dụng những kỹ năng vào công việc của
mình. Chú trọng tới những lĩnh vực bạn còn yếu, và tính toán
việc cần làm để đạt được sự tiến bộ cần thiết
74-100 Bạn đang quản lý nhóm của mình rất tốt. Bây giờ bạn hãy tập
trung vào cải thiện những kỹ năng của mình. Những khía cạnh
nào khiến bạn đạt điểm số thấp? Đó là những khía cạnh bạn có
thể phát triển thành tích của mình. Cũng hãy nghĩ về cách thức
để tận dụng lợi thế từ những kỹ năng đó để đạt được thành quả
lao động.
Muốn quản lý hiệu quả cần có rất nhiều các kỹ năng, và mỗi kỹ năng đó sẽ bổ
sung cho nhau. Thành tích của bạn sẽ giúp thúc đẩy và duy trì tất cả những
kỹ năng đó, giúp cả nhóm đạt được mục tiêu và hiệu quả công việc. Hãy
tham khảo thêm về các ý kiến khác nhau và các nguồn lực cần cho công việc
quản lý của mình.
Mô hình quản lý hiệu quả

Bài trắc nghiệm này dựa trên 8 kỹ năng mềm cần thiết cho nhà quản lý. Bằng
việc kết hợp những yếu tố cơ bản, bạn sẽ cảm thấy hứng thú với vị trí quản lý
nhóm của mình:
 · Hiểu về động lực của nhóm và khuyến khích những mối quan hệ tốt
 · Lựa chọn và phát triển đúng người
 · Giao việc hiệu quả
 · Động viên mọi người
 · Điều hành kỷ luật và giải quyết tranh cãi
 · Giao tiếp
 · Lập kế hoạch, quyết định và giải quyết vấn đề
 · Tránh những lỗi về quản lý chung
Chúng tôi sẽ giải thích rõ hơn về các yếu tố này

Hiểu rõ động lực của nhóm và khuyến khích những mối quan hệ tốt
(Câu 5, 15, 17)
Một nhà quản lý giỏi luôn hiểu rõ nhóm mình làm việc ra sao. Hãy nhớ rằng,
rất hữu ích nếu cả nhóm thường xuyên học hỏi những hình mẫu phát triển
trước đó: Sự định hình, những quy tắc, sự đột phá, và sự thể hiện. Việc
khuyến khích và hỗ trợ các thành viên trong suốt quá trình làm việc là rất
quan trọng, nhờ đó bạn có thể giúp cả nhóm đạt được hiệu quả thực sự một
cách nhanh chóng nhất có thể.
Khi định hình nhóm, nhà quản lý phải tạo sự cân bằng để đa dạng hóa những
kỹ năng, tính cách và quan điểm. Bạn có thể cho rằng sẽ dễ dàng hơn khi
quản lý một nhóm hòa thuận với nhau, nhưng thực tế, một nhóm làm việc
hiệu quả là nhóm tập hợp nhiều luận điểm khác nhau và sử dụng sáng tạo sự
khác biệt đó.
Nhiệm vụ của bạn ở đây là phát triển những kỹ năng cần để lái những khác
biệt đó về đúng hướng. Đây là lý do tại sao việc giới thiệu những đặc quyền
của nhóm và hiểu biết về việc giải quyết tranh luận trong làm việc nhóm lại
hữu hiệu cho việc quản lý nhóm hiệu quả.

Lựa chọn và phát triển đúng người (Câu 11, 17)
Tìm đúng thành viên mới và phát triển những kỹ năng cần cho sự thành công
của cả nhóm là một phần quan trọng khác của việc định hình nhóm.
Bạn cần phát huy những kỹ năng tuyển dụng của mình với gói đào tạo Kỹ
năng tuyển dụng, và tham khảo thêm bài viết “Thuê lao động- Câu hỏi cần trả
lời, Phân tích hộp thư đến, Sử dụng bài kiểm tra tuyển dụng và Khả năng qua
kiểm tra”
Và bạn có thể phát triển những kỹ năng của các thành viên khác với bài viết
“Học nghề thành công, Tìm hiểu về nhu cầu phát triển, Phân tích nhu cầu đào
tạo và Mô hình GROW”. Bạn cũng sẽ tham gia buổi đào tạo quy mô lớn qua
bài “Tư vấn các kỹ năng”
Giao việc hiệu quả (Câu 2, 18)
Tuyển đúng người với những kỹ năng thích hợp vẫn là chưa đủ để đạt được
thành công. Nhà quản lý cũng phải biết cách làm sao để hoàn thành công việc
hiệu quả nhất. Giao việc là chìa khóa cho vấn đề này. Một vài nhà quản lý,
đặc biệt là những người được thăng tiến nhờ những kinh nghiệm chuyên
nghiệp của mình, luôn cố gắng tự làm tất cả những công việc được giao. Họ
nghĩ rằng, do họ là người có trách nhiệm với công việc, vì thế họ nên tự mình
làm việc đó để chắc chắn rằng công việc được hoàn thành tốt.
Nhà quản lý giỏi nhận ra rằng thông qua việc phân công công việc cho đúng
người làm (không phải cho người đang có nhiểu thời gian rảnh nhất), và thể
hiện khái quát sự kỳ vọng một cách rõ ràng, cả nhóm sẽ làm việc hiệu quả
hơn. Nhưng thường rất khó để tin tưởng các thành viên khác trong nhóm. Do
vậy là một nhà quản lý, bạn hãy nhớ rằng khi các thành viên trong nhóm đã
có kỹ năng cần thiết, được đào tạo và rèn luyện, bạn phải tin tưởng họ sẽ
hoàn thành xuất sắc công việc của mình.
(Tìm hiểu về điểm mạnh và điểm yếu của bạn về việc giao việc cho nhân
viên bằng bài trắc nghiệm “Bạn giao việc tốt ra sao?”)
Động viên các thành viên khác (Câu 13, 19)
Một kỹ năng quản lý cần thiết khác là việc động viên người khác. Tự động

viên mình là một việc, nhưng động viên được người khác lại là chuyện khác.
Chìa khóa cho vấn đề này nằm ở chỗ bạn phải nhớ rằng sự động viên này
mang tính cá nhân. Chúng ta đều được động viên bởi những thứ khác nhau,
và chúng ta cần những mức độ động viên cá nhân khác nhau. Vì vậy, hãy làm
quen với việc tìm hiểu các thành viên trong nhóm của mình để động viên họ
được tốt hơn. Thường xuyên phản hồi cho nhân viên là chiễn lược đầy ý
nghĩa giúp bạn duy trì thông tin về những việc xảy ra với từng thành viên của
nhóm. Bạn có thể tham khảo thêm bài Trắc nghiệm “Kiểm tra kỹ năng động
viên của mình”, và sử dụng những câu trả lời của bạn để phát huy kỹ năng
này.
Điều hành kỷ luật và giải quyết tranh cãi (Câu 3, 6, 12)
Thỉnh thoảng, mặc dù bạn đã cố gắng hết sức, vẫn sẽ xảy ra một vài mâu
thuẫn cá nhân giữa các thành viên. Là người quản lý, bạn phải giải quyết vấn
đề này ngay lập tức. Nếu bạn không kỷ luật, nhiều khả năng ảnh hưởng xấu
sẽ lan ra các thành viên khác trong nhóm, cũng như tới khách hàng của bạn,
thể hiện qua thái độ với khách hàng, nó có thể làm tổn thương cả nhóm và
làm hỏng tất cả những gì nhóm đã cùng nhau gây dựng. Nó sẽ làm giảm động
lực làm việc khi cùng làm bên cạnh những người liên tục gây thất vọng, vì
vậy nếu bạn bỏ qua, những người còn lại trong nhóm sẽ có thể phải chịu thiệt
thòi. Trong bài viết “kỹ năng quản lý nhóm”, chúng tôi sẽ phân tích kỹ hơn
và đưa ra một số ví dụ cụ thể.
Cả nhóm cũng sẽ chịu thiệt thòi nếu sự khác biệt giữa các thành viên của
nhóm chuyển thành mâu thuẫn, tranh cãi, và nhiệm vụ của bạn với vai trò là
người quản lý là tạo điều kiện để hòa giải. Hãy tham khảo bài viết “Giải
quyết mâu thuẫn trong làm việc nhóm” để tìm hiểu 3 bước của quá trình giải
quyết mâu thuẫn. Tuy nhiên, sự tranh cãi có thể mang tính tích cực khi chú ý
vào chi tiết của vấn đề- hãy chắc chắn rằng bạn nhận ra mâu thuẫn và giải
quyết vấn đề từ tận gốc rễ, hơn là chỉ ngăn chặn từ khi thấy dấu hiệu hay
tránh né mâu thuẫn.
Giao tiếp (Câu 8, 9, 16, 20)

Một yếu tố chung của kỹ năng quản lý là việc giao tiếp hiệu quả. Đây là yếu
tố cần thiết cho bất cứ vị trí nào mà bạn nắm giữ, nhưng với vai trò là nhà
quản lý, nó lại càng quan trọng hơn (Bạn có thể tham khảo Bài trắc nghiệm
“Kiểm tra kỹ năng giao tiếp của bạn”). Bạn cần phải làm cho cả nhóm hiệu
chuyện gì đang diễn ra và duy trì trao đổi thông tin hết khả năng có thể. Tóm
lược về nhóm là kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp nhất mà nhà quản lý nên sử
dụng. Thêm nữa, hãy phát triển khả năng đơn giản hóa mọi việc một cách
hiệu quả để bạn có thể giúp cả nhóm hiểu nhau rõ hơn và sẵn sàng phục vụ
nhóm như người hòa giải trung gian khi cần thiết.
Lập kế hoạch, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định (Câu 4, 10)
Rất nhiều nhà quản lý cho rằng việc lập kế hoạch, giải quyết vấn đề và đưa ra
quyết định giúp họ có thể trở thành những nhà chuyên gia nhờ sự hiểu biết và
khả năng phân tích của mình. Vì vậy, một trong số những yếu tố quan trọng
tạo nên kinh nghiệm của nhà quản lý là việc họ tập trung toàn lực vào những
kỹ năng cho việc phát triển cá nhân đến mức họ có thể nhận thất bại trong
việc phát triển những kỹ năng con người và quản lý nhóm. Hãy lưu ý, bạn
không nên chú trọng quá nhiều vào những kỹ năng đó!
Tuy vậy, bạn vẫn cần phải phát triển những kỹ năng đó, hãy tham khảo thêm
các mục “Giải quyết vấn đề, Đưa ra quyết định và Quản lý dự án”. Bạn sẽ tìm
thấy rất nhiều kỹ năng bổ ích để phát triển nguồn lực của mình từ những mục
này.
Tránh những lỗi quản lý chung (Câu 1, 7, 14)
Quan hệ giao tiếp tốt sẽ giúp bạn phát triển những kỹ năng cần và tránh được
những vấn đề cơ bản trong vai trò quản lý. Một vài lỗi trong số đó là việc bạn
nghĩ rằng bạn chỉ cần dựa vào những kỹ năng của mình, yêu cầu sếp giải
quyết những vấn đề đó, đặt sếp của mình vào vị thế đối lập để phải chống lại
bạn, hay không tiếp tục trao đổi thông tin với sếp. Bài viết trong mục “Kỹ
năng quản lý nhóm” này sẽ chỉ rõ bạn phải làm gì để tránh lỗi có thể xảy ra,
và những vấn đề thuộc về quản lý khác mà bạn nên học hỏi.
Điểm chính của bài viết:

Bạn cần phát triển và phát huy những kỹ năng quản lý của mình hơn nữa để
đáp ứng nhu cầu công việc cũng như sẵn sàng đối mặt với những thử thách
trong vai trò quản lý.
Khi bạn quản lý một phòng ban hay một nhóm dự án, việc nắm rõ phải làm
thế nào để hoàn thành công việc một cách tốt nhất là rất quan trọng. Khi bạn
được yêu cầu phải đạt được mục tiêu nào đó với sự giúp đỡ của những người
khác, việc này rất phức tạp, và bạn sẽ phải mất nhiều thời gian trong việc
quản lý các mối quan hệ thay vì thực tế làm việc. Vì vậy, bạn phải phát triển
không chỉ những kỹ năng chuyên môn mà cả kỹ năng quản lý của mình.
Giao việc, động viên, giao tiếp hay tìm hiểu tính cách các thành viên đểu là
những kỹ năng chính cần thiết. Với những kỹ năng này, cùng với sự kiên trì
và khả năng cân bằng cảm xúc, bạn có thể trở thành một nhà quản lý hoàn
hảo.