Báo cáo toota nghiệp CNTT

Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính khơng thể nào
thiếu được trong mọi lĩnh vực của cuộc sống và cùng với sự phát triển cuả công
nghệ thông tin đã giúp cho việc quản lí hồ sơ, sổ sách trong các cơ quan, trường học
trở nên rất tiện lợi. Khác với việc quản lí hồ sơ sổ sách theo phương pháp thủ công
truyền thống, việc quản lý bởi máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếu
kém của quản lí truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham gia quản lí, sự
vịng vèo trong các quy trình xử lí, tốc độ cập nhật và lấy thông tin tăng lên rất
nhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc tính tốn bằng máy
cũng giảm thiểu sự sai sót.
Vì vậy ứng dụng tin học trong quản lý văn bản là mơ hình quản lí mới và đã
đem lại những khả năng mới trong cơng tác quản lí văn bản tại Hạt Kiểm lâm huyện
Ea Kar như: Cập nhập thông tin nhanh chóng, thuận lợi, theo dõi những cơng văn
đã giải quyết, những cơng văn đã được chuyển đi.
Bài tốn phân tích thiết kế hệ thống quản lí cơng văn của Hạt Kiểm lâm
huyện Ea Kar là đề tài của em. Nhằm giúp em tiến hành khảo sát và phân tích thiết
kế một hệ thống có thực, giúp em nắm vững môn học này cũng như bước đầu làm
quen với cơng việc phân tích thiết kế hệ thống tin học, có những hiểu biết cơ bản về
cơng việc của cơ quan.
Trong quá trình thực hiện đề tài em nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của ban
Lãnh đạo và các anh chị Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar và sự hướng dẫn tận tình của
thầy giảng viên bộ mơn Hệ thống thông tin quản lý. Em xin cảm ơn sự giúp đỡ, góp
ý của thầy cơ trong q trình làm đề tài.

1


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG
I.Phân tích hệ thống thơng tin quản lý.
1.Lý do chọn đề tài
Để thực hiện tốt việc quản lý văn bản nhằm đảm bảo cho việc trao đổi thông
tin được nhanh chóng, chính xác và thuận lợi. Hệ thống quản lý văn bản được phân
tích và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công hằng
ngày. Các chỉ tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công tác quản
lý dễ dàng hơn trong điều hành. Bài toán quản lý văn bản được thiết kế nhằm giảm
bớt sự cồng kềnh phức tạp trong cơng tác quản lý. Nó cho phép thực hiện cơng tác
quản lý nhanh chóng, chính xác tiết kiệm về thời gian, an toàn dữ liệu.
Qua thời gian cơng tác và tìm hiểu hệ thống quản lý tại Hạt, đồng thời được
sự giúp đỡ hướng dẫn của thầy Lê Văn Tùng “Hệ thống thông tin quản lý”, thầy
hướng dẫn thực tập em đã chọn đề tài “ Quản lý văn bản tại Hạt Kiểm lâm huyện
Ea Kar”.
Hệ thống này sẽ hướng vào các mục tiêu:
- Phục vụ công tác quản lý một cách thuận tiện nhất trên máy tính, xem tìm
kiếm thống kê.
- Đưa ra các báo cáo.
Với hệ thống này quản lý văn bản sẽ rất dễ dàng, đó cũng là lí do em chọn đề
tài này.
2. Phân tích hệ thống quản lý trên quan niệm người làm quản lý.
Mỗi đơn vị có yêu cầu và đặc điểm riêng. Hệ thống quản lý phải đáp ứng
được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là người đề đạt và
quyết định ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ thống thông tin
quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không
để những thay đổi nhỏ về tổ chức làm sai lệch thơng tin tập hợp.
Trong q trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính khoa
học, đồng thời hệ thống ln phải được hồn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các
2

Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

thông tin đầu ra phải đảm bảo mục tiêu rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầu
của nhà quản lý.
3. Phân tích hệ thống quản lý trên quan niệm của người làm Tin học.
Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thao
tác đối với máy. Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông
thạo về tin học mà cịn đáp ứng cho những người hiểu biết rất ít về máy tính. Khi
thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu từ xa,
nhanh chóng thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải
đáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy cập dữ liệu từ xa.
- Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì có tính
mở để phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra sự đúng đắn của dữ
liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi.
- Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa
học, đẹp khơng cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình
bày, khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết mọi thắc mắc của người sử dụng.
- Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ
hội thoại ở mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản lý.
Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa mà
hệ thống cung cấp.
PHẦN II: KHẢO SÁT VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Tổng quan về hệ thống thông tin ứng dụng trong quản lý văn bản. Trước khi
bắt tay vào thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý văn bản chúng ta cần có một số
khái niệm về hệ thống thông tin quản lý như sau:
I. Đặc điểm của hệ thống quản lý
1. Phân cấp quản lý
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên

xuống dưới, có chức năng tổng hợp các thông tin nhằm giúp nhà quản lý quản lý tốt
3


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

cơ sở của mình. Một hệ thống quản lý được phân cấp từ trên xuống dưới. Mọi thông
tin được tổng hợp từ dưới lên và chuyển từ trên xuống dưới.
2. Các luồng thông tin vào:
Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên
và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi một bộ phận có lượng thơng
tin lớn và đa dạng cần được xử lý.
Các thơng tin cầ phải xử lý có thể chia làm 3 loại:
- Các thông tin mới cập nhập: Là loại thông tin về các Công văn nhận được
hàng ngày của hệ thống. Khối lượng của thông tin này lớn nên địi hỏi có sự xử lý
nhanh kịp thời.
- Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là thông tin tổng hợp về hoạt động của
công văn đến, công văn đi…. Những thông tin thu thập này là những thông tin được
ghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành.
- Thông tin dùng để tra cứu: Là thông tin dùng chung trong hệ thống. Các
thông tin này tồn tại một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi. Được dùng để
tra cứu trong việc xử lý các thông tin cập nhập mới và thông tin tổng hợp, thông tin
đã giải quyết, thông tin đang theo dõi…
3. Luồng thông tin ra:
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào
từng yêu cầu quản lý cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh
về một đối tượng cần quan tâm. Mỗi lần tra cứu u cầu thơng tin ra có thể hồn
tồn khác nhau nhưng điều quan trọng là thông tin ra phải chính xác, kịp thời.
Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là các thông tin quan trọng nhất
được tổng hợp trong quá trình xử lý. Các biểu mẫu báo cáo thống kê phản ánh cụ

thể, trực tiếp sát với một đơn vị, một đối tượng.
4. Mơ hình hệ thống thông tin trong quản lý văn bản.
Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các modul dữ liệu
gồm:
4


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

Các modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin ln chuyển: Vì
những thơng tin này lớn cần được xử lý với tốc độ nhanh và chính xác, khi xây
dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu sau:
- Tổ chức màn hình hợp lý giảm thao tác người sử dụng.
- Nắm vững những thông tin quan trọng và thông tin cần cập nhật
- Tự động nạp các giá trị đã biết và những giá trị lặp lại.
- Kiểm tra, phát hiện nhanh các sai sót khi nhập dữ liệu và có thơng báo cho
người sử dụng biết.
Các modul cập nhật thông tin tra cứu: Các thông tin tra cứu dùng chung cho
hệ thống một thời gian dài. Nó được cập nhật khơng thường xun, do đó việc tổ
chức những modul này đảm bảo dễ tra cứu nhất.
Các modlu lập bảng biểu báo cáo: Các modul này được thiết kế dựa trên sự
tìm hiểu các biểu mẫu báo cáo theo quy định của hệ thống.
II.Yêu cầu của thông tin trong hệ thống quản lý
1.Yêu cầu của đơn vị
Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm riêng. Hệ thống thông tin quản lý
phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý phải là người đề
đạt và ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ thông tin quản lý cần
phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không để những thay
đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệnh thơng tin tập hợp.
Trong q trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng đúng đắn, tính khoa

học đồng thời hệ thống ln phải được hồn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các
thông tin đầu ra cần đảm bảo tính mục tiêu rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêu
cầu của nhà quản lý.
2. Yêu cầu của người sử dụng.
Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thao
tác đối với máy. Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông
5


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

thạo về tin học mà còn đáp ứng cho những người hiểu biết rất ít về máy tính. Khi
thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu từ xa,
nhanh chóng thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải
đáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy cập dữ liệu từ xa.
- Yêu cầu về hẹ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì có tính
mở để phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra sự đúng đắn của dữ
liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi.
- Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa
học, đẹp khơng cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình
bày, khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết mọi thắc mắc của người sử dụng.
- Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ
hội thoại ở mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản lý.
Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối da mà
hệ thống cung cấp.
3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin trong quản lý.
- Xác định các vấn đề giải quyết và yêu cầu.
- Xác định các mục tiêu ưu tiên-thiết kế vật lý-thiết kế logic
- Cài đặt thí nghiệm chương trình

- Khai thác và bảo trì.
4. Tổng quan về hệ thống thơng tin quản lý công văn trong Hạt Kiểm lâm
huyện Ea Kar.

6


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

Hệ thống thông tin quản lý công văn trong Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar mang
chức năng đơn thuần là cập nhật những công văn mới, đồng thời đưa ra báo cáo
thống kê những công văn đã được giải quyết nhằm phục vụ cho một mục đích nào
đó của cơng tác quản lý, đồng thời kèm theo chức năng tìm kiếm thơng tin cho
những hoạt động tiếp theo.
Sau khi đã tham khảo nhiều tài liệu và khảo sát thực tế em đã có những hiểu biết
nhất định về một hệ thống thơng tin, cũng như hiểu biết về các công việc cần làm để
thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý văn bản tại Hạt Kiểm lâm huyện Ea Kar. Em
tiến hành phân tích thiết kế hệ thống cũng như sử dụng ngơn ngữ lập trình để hồn
thành bài tốn. Trong bài toán này em đã sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
để hồn thành bài tốn.
Do thời gian có hạn, mặc dù đã có những cố gắng nhất định nhưng do khơng
có điều kiện tham khảo thực tế nên đề tài này không tránh khỏi những sai sót nhất
định. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy và các bạn để hoàn thành tốt đề tài
này.
PHẦN III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
I. Phân tích chức năng hệ thống

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Quản

lý
văn
bản
đến

Quản
lý văn
bản đi

Quản
lý văn
bản
nội bộ

Theo
dõi
văn
bản

Quản
lý
danh
mục
cơ
quan

1. Chức năng " Tìm kiếm - thống kê"
7

Nhập

mới
văn
bản

Tìm
kiếm
văn
bản

Thốn
g kê
theo
nơi
gửi


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

Chức năng này dùng để tìm kiếm cơng văn, thống kê một loại cơng văn nào
đó như: Thống kê số lượng cơng văn đến, số lượng cơng văn đi…..
Tìm kiếm – Thống kê

Thông tin
cơ quan

Danh mục
cơ quan

2. Chức năng “ Cập nhập”
Chức năng này dùng để cập nhập thông tin mà người quản lý muốn thêm vào hệ

thống, như cập nhập mới văn bản, cập nhập danh mục cơ quan…. Nó sẽ giúp cho
việc quản lý văn bản được nhanh chóng và đầy đủ.
+ Mở cơ sở dữ liệu
+ Cho phép người quản lý nhập thêm những thông tin mới vào

Quản lý văn bản

Nhập
mới
văn
bản

Ngày
văn
bản

Cơ
quan

3. Chức năng "Báo cáo”.
Chức năng này sẽ được nhân viên quản lý văn bản của mỗi loại qua từng
tháng, sẻ báo cáo kịp thời khi người quản lý muốn biết về tổng số lượng văn bản
đến trong tháng, số lượng văn bản đi, văn bản nội bộ qua từng tháng khác nhau
+ Cập nhật xem có văn bản nào mới không.

8


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

+ Tình trạng văn bản đó đã giải quyết xong chưa? Hay đang trong giai đoạn
theo dõi.
QUẢN LÝ VĂN BẢN
VĂN

Loại
văn
bản

Số
lượn
g
CV

Tình
trạng

4. Chức năng "Quản lý danh mục"

Người quản lý văn bản sử dụng để nhập, sửa, xóa, thay đổi, một vài thơng tin
về văn bản như: Loại văn bản, số văn bản, kí hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn
bản, ngày ban hành văn bản, trích yếu, cơ quan ban hành văn bản, hộp hồ sơ số,
tình trạng văn bản.
Mở cơ sở dữ liệu ra
Người quản lý nhập thông tin trong danh mục và lưu vào cơ sở dữ liệu.
Đóng cơ sở dữ liệu
Quản lý danh mục

Loại
VB

II.

Số
VB

Kí
hiệu
VB

Ngày
VB

Ngày
nhận
VB

Trích
yếu
VB

Cơ
quan
ban
hành

Lưu
Hộp
số

Tình
trạng
VB

Cấu trúc dữ liệu các bảng.

1. Cấu trúc bảng [TbCongvan]
Tên trường
SoTrang
LoaiCV
LoaiDD-NB

Kiểu dữ liệu
Number
Text
Text

Độ dài
Integer
14
2
9

Mơ tả
Số trang( Khóa chính)
Loại cơng văn
Mã cơ quan


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

Socongvan
Kihieu
Trichyeu
Noidung
Matencq
Ngaygui
Ngaynhan
NgayCV
Nguoiluu
Chidao
Tinhtrang

Number
Text
Text
OLE Object
Text
Date/time
Date/time
Date/time
Text
Text
Text

Integer
10
255
10
8

8
8
20
20
30

Loại đi – đến – Nội bộ
Kí hiệu
Trích yếu
Nội dung
Mã tên cơ quan
Ngày gửi
Ngày nhận
Ngày cơng văn
Người lưu
Chỉ đạo
Tình trang

2. Cấu trúc bảng [TbNhanvien]
Tên trường
MaNV

Kiểu dữ liệu
Text

Độ dài
10

Tennhanvien
Macq

Text
Text

20
10

Mô tả
Mã nhân viên ( Khóa
ngoại)
Tên nhân viên
Mã cơ quan

3. Cấu trúc bảng [TbCơquan]
Tên trường
Macq
Tencoquan
Điachi

Kiểu dữ liệu
Text
Text
Text

Độ dài
10
50
100

Mơ tả

Mã cơ quan (Khóa ngoại)
Tên cơ quan
Mã cơ quan

4. Cấu trúc bảng [TbLoaicongvăn]
Tên trường
LoaiCV

Kiểu dữ liệu
Text

Độ dài
14

Ghi chú

Text

50

III.

Cấu trúc bảng dữ liệu

10

Mơ tả
Loại cơng văn(Khóa
ngoại)
Ghi chú

Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

IV. Mô hình tổ chức dữ liệu.
Mơ hình tổ chức dữ liệu của hệ thống là lược đồ cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Đây là bước trung gian chuyển đổi giữa mơ hình quan niệm dữ liệu (gần với người
sử dụng) và mơ hình vật lý dữ liệu (mơ hình trong máy), chuẩn bị cho việc cài đặt
hệ thống.
Các lược đồ quan hệ trong mơ hình tổ chức dữ liệu có được từ sự biến đổi mơ
hình quan niệm dữ liệu. Áp dụng các qui tắc biến đổi ta có các lược đồ quan hệ của
bài toán:
a.

TbCongvan (Sotrang, LoaiCV, LoaiDi-Den-Noibo, SoCV, Kihieu,

Trichyeu, Noidung, Matencq, Ngaygui, Ngaynhan, NgayCV, MaNV, NguoiLuu,
Chidao, Tinhtrang)
b.

Tbcoquan (Macq, Tencoquan, Diachi)

c.

TbLoaiCV (Tencongvan)

d.

TbBpnhanvien (Manv, Tennhanvien, Macq)

11


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

V. Mô hình vật lý dữ liệu
Là mơ hình của dữ liệu được cài đặt trên máy tính dưới một hệ quản trị cơ sở
dữ liệu được cài đặt thành một tệp cơ sử dữ liệu gồm các cột, tên trường, kiểu dữ
liệu, độ lớn, và phần ràng buộc dữ liệu.
Với bài tốn Quản lý văn bản thì mơ hình hố dữ liệu được cài đặt trên máy
dưới hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003. Ứng với mỗi lược đồ quan hệ trong mơ
hình tổ chức dữ liệu, dữ liệu được cài đặt dưới dạng bảng Table như sau:
a. Bảng [Tbcongvan]: Bảng này là bảng dữ liệu chứa các thông tin cơ bản
nhất về thông tin các loại công văn trong cơ quan.

12


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

-

Hoạt động của bảng Văn bản:

13


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

a. Bảng [TbLoaicongvan]: Là bảng chứa các thông tin về chi tiết các loại văn bản,

dựa vào đó mà người quản lý có thể tìm thấy loại văn bản nào đó được nhanh chóng.

-

Hoạt động của Bảng Loại văn bản:

14


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

b. Bảng [TbCoquan]: Là bảng chứa danh mục các cơ quan và địa chỉ cơ
quan gửi công văn đến ( Cơ quan ban hành văn bản)

-

Hoạt động của Bảng cơ quan:

15


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

c. Bảng [TbBPnhanvien]: Là bảng chứa danh mục tên bộ phận hay cá nhân chịu
trách nhiệm giải quyết văn bản.

-

Hoạt động của Bảng Bộ phận nhân viên:
16

Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

PHẦN IV: THIẾT KẾ GIAO DIỆN
Có lẽ khâu quan trọng nhất trong lập trình là thiết kế. Sau khi thiết kế giao
diện, bạn cần thiết kế cấu trúc chương trình. Cách thiết kế khác nhau sẽ dẫn đến các
hoạt động khác nhau và bảo trì theo đó cũng khác nhau.
1. Thiết lập form cập nhập thêm công văn mới.
- Cấu trúc form

17


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

18


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

- Hoạt động của form”

19


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

1. Thiết kế form tìm kiếm cơng văn

2. Thiết kế form báo cáo
- Cấu trúc form
20


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

-

Hoạt động báo cáo công văn nội bộ

-

Hoạt động báo cáo công văn đi:

21


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

-

Hoạt động báo cáo công văn đến

PHẦN V: TỔNG KẾT VÀ ĐÁNH GIÁ
22


Báo cáo thực tập: Xây dựng và quản lý hệ thống văn bản bằng phấn mềm microsoft access 2000

1. Ưu điểm:
- Chương trình có giao diện thân thiện, thuận tiện cho người sử dụng.
- Hỗ trợ nhiều chức năng phù hợp với thực tế của việc tìm kiếm thơng tin, trao
đổi và quản lý nhân sự.
- Dễ dàng sử dụng và quản lý.
- Lưu trữ được lượng văn bản lớn.
2. Khuyết điểm:
- Do thời gian nghiên cứu có hạn và khả năng còn hạn chế nên một số vẫn chỉ
còn trên ý tưởng, chưa được thực thi.
- Một số chức năng cịn chưa hoạt động ổn định.
- Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao.
- Chưa giải quyết chọn vẹn các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý.
- Chương trình chưa có tính thẩm mỹ chưa cao
Tóm lại phần mềm quản lý văn bản là một phần mềm rất hữu ích, nó giúp cho
việc quản lý văn bản của các cơ quan được dễ dàng nhanh chóng và thuận tiện
hơn.Tuy nhiên do trình độ và kiến thức cịn hạn hẹp nên trong chương trình khơng
tránh khỏi những thiếu xót, em rất mong nhận đựợc những góp ý và bổ sung của
thầy và các bạn để đề tài của em được hoàn thiện hơn.

23