Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình chi phí xử lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính để thực hiện việc đưa r
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (487.94 KB, 24 trang )
LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học
kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và các lĩnh vực khác
nhau trong đời sống xã hội. Sự phát triển của các quan hệ kinh tế, sự mở rộng
mạng lưới nghiệp vụ và sự tăng cường quy mơ của nó, nhất là mạng Internet ra
đời đã làm tăng cường vượt bậc khối lượng các luồng thông tin. Các sự kiện đó
đang làm cho cơng việc quản lý trở nên phức tạp. Cách quản lý dựa trên kinh
nghiệm trực giác khơng cịn đem lại hiệu quả như mong muốn. Do đó phải thiết
lập một phương thức quản lý hiện đại hơn.
Tin học hóa cơng tác kế tốn là một trong những lĩnh vực quan trọng của
môn hệ thống thơng tin kế tốn, việc áp dụng tin học vào kế tốn khơng những
làm tăng đáng kẻ về năng suất và chất lượng lao động mà còn tạo điều kiện cho
việc xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoa học và chính xác.
Trong phạm vi mơn học Hệ Thống Thơng Tin Quản Lý, nhóm 5 chúng em
nghiên cứu đề tài: “Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình chi
phí xử lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính để
thực hiện việc đưa ra bản phân tích xử lý sơ bộ cho hệ thống mới xử lý
nghiệp vụ trong chu trình này.”
Bài thảo luận gồm 4 phần:
Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬN
Phần II: CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Phần III: BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Phần IV: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
Do thời gian có hạn và lượng kiến thức cịn hạn chế, bài thảo luận khơng tránh
khỏi những thiếu sót . Chúng em rất mong được sự đóng góp ý kiến của cơ giáo
để có thể hồn thiện được bài thảo luận tốt hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn.
Nhóm 5- K6 HK1D
1
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
I.
CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1. Khái niệm
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống
dưới có chức năng tổng hợp các thơng tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở
dữ liệu của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh. Một hệ thống
quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và được chuyển từ dưới
lên trên.
Hệ thống thơng tin đóng vai trị trung gian giữa hệ thống và môi trường,
giữa hệ thống con quyết định và hệ thơng con tác nghiệp.
Phân tích chức năng:
Q trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được các
yêu cầu của công việc quản lý. Đó là sơ đị mơ tả, dịch các thơng tin trong việc
quản lý. Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mơ hình về một hệ thống thơng tin vân
chuyển từ một q trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quá
trình hay chức năng khác.
1.2. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
Biều đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống qua
chức năng. Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức cao
thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chức
năng. Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong
hệ thống.
Thành phần của biểu đồ bao gồm:
- Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn.
Tên
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệu
bằng đoạn thẳng.
Ví dụ: Chức năng A phân rã thành các chức năng B,C,D.
A
B
C
D
Đặc điểm của (BPC):
+ Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiểu,
thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng.
+ Dễ thành lập vì tính đơn giản: Vì nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn
là hệ thống làm như thế nào?
+ Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thơng tin giữa các chức
năng. Các chức năng không bị lặp lại và không dư thừa.
+ Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng ta khơng đồng nhất nó với sơ đồ tổ
chức, phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức
năng.
1.3. Biều đồ luồng dữ liệu (Sơ đồ luồng dữ liệu BLD)
Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay một
chức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống.
Tiến trình (hoặc chức năng):
Được biểu diễn bằng một hình trịn hay ơvan trên sơ đồ trong đó có ghi
nhãn tên các chức năng, làm thay đổ thông tin đầu vào theo một cách nào đó như
tổ chức lại thơng tin, bổ sung hoặc tạo ra thơng tin mới.
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Tiến trình được biểu diễn bằng hình elíp, tên của tiến trình là động từ:
Luồng dữ liệu:
Là việc vận chuyển thơng tin vào hay ra khỏi một tiến trình.
Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng
đi của dữ liệu, mỗi luồng dữ liệu đều có tên (Là danh từ) gắn với kho dữ liệu
Kho dữ liệu:
Biều diễn cho thông tin cần lưu giữ trong một khoảng thời gian để một
hoặc nhiều quá trình hoặc các tác nhân thâm nhập vào.
Nó được biều diễn bằng cặp đường song song chứa tên kho dữ liệu. Chỉ
kho dữ liệu được thông tin dữ liệu đi vào hoặc đi ra từ kho dữ liệu được biểu diễn
bằng mũi tên một chiều, chỉ kho được thâm nhập vào thông tin của nó được dùng
để xây dựng dịng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửa
đổi thì dịng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều.
Tác nhân ngoài:
Là một người, một tổ chức bên ngồi lĩnh vực nghiên cứu nhưng có một
hình thức tiếp xúc với hện thống. Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mối
quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngồi. Nó là nới cung cấp thông tin cho hệ
thống và là nơi nhân sản phẩm của hệ thống.
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Ký hiệu của tác nhân ngồi là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật có
chứa tên (danh từ) của tác nhân ngồi:
Tác nhân trong:
Là một tiến trình hoặc chức năng bên trong hệ thống. Nó được ký hiệu là
một hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mơ tả tác nhân
trong.
II.
CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG
MẠI
II.1. Khái niệm
Chu trình chi phí bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt động
mua và thanh tốn cho hàng hóa hay dịch vụ.
Chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ cơng là chu trình chi phí
trong đó thực hiện việc ghi sổ và xử lý các nghiệp vụ do con người thực hiện trực
tiếp, khơng có sự trợ giúp của phần mềm kế tốn.
Có 5 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí đó là
Doanh nghiệp có yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết.
Đặt mua hàng, dịch vụ với người bán
Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu.
Xác định nghĩa vụ thanh tốn.
Thanh tốn tiền.
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Mô hình tổ chức của cơng ty:
Giám Đốc
Bộ phận
mua hàng
Thủ kho
Kế tốn
Thủ quỹ
Khi nhận thấy hàng khơng đủ đáp ứng như cầu cung cấp cho khách hàng,
nhân viên quản lý ghi nhận lại và lập phiếu yêu cầu hàng hóa gửi đến cho bộ
phận mua hàng. Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… sau
khi được Giám đốc ký duyệt thì phiếu yêu cầu này được chuyển đến cho bộ phận
mua hàng
Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp để đặt
hàng
Khi hàng hóa về đến, thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng
trên hóa đơn phải khớp với số lượng đặt trên đơn đặt hàng đã lưu trước đó cũng
như kiểm tra sơ bộ chất lượng hàng mua về, Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu
nhập kho gồm có 2 liên, và kiểm tra số lượng hàng thực nhận, ghi số thực nhận
vào phiếu.
Thủ kho giữ 1 liên làm chứng từ ghi vào thẻ kho và sổ theo dõi nhập xuất
tồn, 1 liên gửi kèm với hóa đơn cho kế tốn kiêm thủ quỹ.
Kế tốn nhận hóa đơn và phiếu nhập kho từ bộ phận kho chuyển đến, tiến
hành ghi vào sổ cho tiết hàng hóa sản phẩm, và sổ chi tiết phải trả cho người bán.
Đồng thời, nhân viên Kế toán theo dõi các khoản nợ, đến hạn thanh tốn kế tốn
căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan lập để lập phiếu chi tiền.
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Kế tốn khi nhận được phiếu nhập kho và hóa đơn thì đối chiếu chứng từ
và ghi nhận khoản phải trả. Đến hạn thanh tốn thì kế tốn lập phiếu chi và đưa
cho Giám Đốc ký duyệt.
Sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ nhật kí chi tiền
đồng thời ghi giảm khoản phải trả. Chứng từ làm căn cứ cho hoạt động này là
phiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng.
II.2. Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí
Trong chu trình chi phí, người ta thường sử dụng một số chứng từ như sau:
-
Phiếu yêu cầu mua hàng
-
Đơn đặt hàng
-
Phiếu nhập kho
-
Phiếu đóng gói (packing list)
-
Hóa đơn mua hàng
-
Chứng từ thanh tốn
-
Chứng từ trả lại hàng mua
-
Check hoặc phiếu chi.
-
Các chứng từ tài chính: được sử dụng trong thanh tốn, bao gồm: hối phiếu,
lệnh phiếu, séc và các phương tiện thanh toán tương tự.
-
Các chứng từ thương mại:
Hóa đơn thương mại (commercial invoice)
Chứng từ vận tải (transport document)
Chứng từ bảo hiểm (insurance policy)
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality)
Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity)
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight)
Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)
Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate)
Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate)
Giấy chứng nhận khử trùng (fumigation certificate)
Các chứng từ khác.
II.3.
Hạn chế của chu trình chi phí xử lý thủ cơng:
Thơng tin về chi phí đã và đang phát sinh tại doanh nghiệp thương mại là một
trong những thông tin rất quan trọng có ảnh hưởng tới tồn bộ các hoạt động sản
xuất kinh doanh cùa doanh nghiệp. Vì vậy, khi chu trình chi phí của doanh
nghiệp được xử lý một cách thủ công sẽ dẫn tới dễ xảy ra một số nguy cơ như:
- Nguy cơ về đặt thiếu hoặc thừa hàng tồn quá mức, đặt sai mặt hàng
- Nguy cơ nhận hàng hóa khơng đúng u cầu, xảy ra sai sót khi nhập hàng, kiểm
đếm hàng
- Nguy cơ sai sót trong hóa đơn mua hàng, nguy cơ thanh tốn sai cơng nợ
Ngồi ra, việc xử lý thủ cơng chu trình chi phí dẫn tới việc tìm kiếm thơng tin
khó khăn, báo cáo thơng tin khơng kịp thời và thiếu linh hoạt. Mặt khác, gánh
nặng của công tác kế toán tăng cao do phải xử lý nhiều giấy tờ, nếu có phát hiện
sai sót thì khó chỉnh sửa.
II.4. Ứng dụng tin học vào khâu xử lý lý chu trình chi phí
Việc ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn vào khâu xử lý chu trình chi phí tại
doanh nghiệp sẽ giải quyết được những khó khăn vướng mắc mà quy trình xử lý
thủ cơng đang mắc phải.
-
Bộ phận mua hàng: quản lý được chính xác lượng hàng hóa cịn tồn, tiếp nhận
nhanh và kịp thời thông tin mua thêm hàng đang thiếu
-
Bộ phận thủ kho: dễ dàng kiểm soát, đối chiếu lượng hàng tồn kho khi nhập
kho
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
-
Bộ phận kế tốn: xử lý chứng từ kịp thời, chính xác, đưa ra những báo cáo
nhanh cho nhà quản lý phục vụ công tác ra quyết định.
-
Bộ phận thủ quỹ: cân đối nhanh các khoản chi so với lượng hàng tồn trong
quỹ.
Dựa trên phần mềm kế toán và hệ thống mạng nội bộ tại doanh nghiệp, các bộ
phận khác nhau ở các phịng ban khác nhau có thể cùng nhập thơng tin cần thiết
vào phần mềm, qua đó, thơng tin được lưu trữ nhanh, chính xác, kịp thời và có sự
đối chiếu tương tác qua lại giữa các bộ phận liên quan. Từ đó, các bộ phận trong
doanh nghiệp có thể làm việc một cách hiệu quả, hợp lý.
Giả định, tại một doanh nghiệp thương mại sử dụng phần mềm kế tốn
Amesoft2010 – professional để quản lý chu trình chi phí tại doanh nghiệp
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp đều được kế toán bộ phận nhập
dữ liệu chung vào phần mềm kế toán. Hàng ngàybộ phận quản lý vào báo cáo
tổng hợp nhập xuất tồn để kiểm tra số lượng hang hóa thực tế cịn tồn trong kho,
khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng như cầu cung cấp cho khách, bộ phận quản
lý gửi yêu cầu mua hàng ( với đầy đủ số lượng, chủng loại, giá ..vv) tới bộ phận
mua hàng.
Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp để đặt hàng,
bằng cách xem báo cáo nhập mua hàng theo mã khách ( báo cáo nhập mua theo
hai chỉ tiêu) để lựa chọn nhà cung cấp thường xuyên cung cấp và các đơn giá phù
hợp.
Khi hàng hóa về đến, thủ kho tiến
hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng trên
hóa đơn phải khớp với số lượng đặt trên đơn
đặt hàng đã lưu trước đó cũng như kiểm tra
sơ bộ chất lượng hàng mua về, Thủ kho
nhập số lượng, đơn giá vào phần mềm, tại
đây, thủ kho cần truy nhập vào kho dữ liệu “
Danh mục khách hàng” ,“ Danh mục kho
hàng” , “ Danh mục hàng hóa vật tư” ….
Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm, thủ kho
in ra bảng kê “ Tổng hợp hàng nhập kho” để
đối chiếu và báo lên các bộ phận liên quan.
Kế tốn nhận được thơng báo từ bộ phận kho, truy nhập vào phần mềm kế
toán, sử dụng các báo cáo như “ Tổng hợp nhập xuất tồn”, bảng theo dõi công
nợ” … “ Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng” để làm căn cứ theo
dõi thanh toán. Đến hạn thanh toán, kế tốn xem xét sổ đối chiếu cơng nợ và lập
phiếu chi, gửi giám đốc kí duyệt và báo cho thủ quỹ.
Sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ chi tiền và nhập dữ liệu vào phần mềm,
theo dõi trên sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi. Cuối kỳ, kế toán xem báo cáo tiền mặt,
tiền gửi để đối chiếu sổ sách.
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
III.
BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Chu trình chi phí
Quản lý đặt
hàng
Nhận
u
cầu
mua
Lựa
chọn
nhà
cung
cấp
Nhận hàng
Gửi
u
cầu tới
nhà
cung
cấp
Kiểm
tra
hàng
Nhập
kho
Chấp nhận
hóa đơn
Gửi
thơng
báo tới
các bộ
phận
Nhận
hóa
đơn
Đối
chiếu
hóa
đơn
Chấp
nhận
hóa
đơn
Thanh tốn
Theo
dõi
cơng
nợ
Nhận
lệnh
thanh
tốn
Thanh
tốn
Nhóm 5- K6 HK1D
1
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Chuyển
Chuyển
chứng
chứng
từ
từ chi
chi
tiền
tiền tới
tới
các
các bộ
bộ
phận
phận
Mô tả biểu đồ:
Chức năng quản lý đặt hàng:
Nhận yêu cầu mua
Khi nhận thấy hàng hóa, dịch vụ trong kho đang thiếu hụt, không đủ đáp ứng cho
nhu cầu, cán bộ quản lý kiểm tra và báo cáo yêu cầu tới bộ phận quản lý đặt hàng
-
Thông tin vào: Số yêu cầu, ngày yêu cầu, mã kho, ngày giao hàng, điều
khoản thanh tốn ..vv
-
Thơng tin ra: thơng tin phản hồi về Số yêu cầu, ngày yêu cầu, mã kho,
ngày giao hàng, điều khoản thanh toán ..vv
Lựa chọn nhà cung cấp
-
Thông tin vào: thông tin về nhà cung cấp( mã nhà cung cấp, tên, địa chỉ,
mã số thuế, số dư cơng nợ), thơng tin về hàng hóa
-
Thơng tin ra: thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng đã được lựa chọn.
Có thể thêm các thơng tin mới về nhà cung cấp hoặc bổ sung nhà cung cấp
mới vào danh mục người bán.
Gửi yêu cầu tới nhà cung cấp
Cung cấp và lưu trữ thông tin về mặt hàng cần mua, cần dự trữ.
-
Thông tin vào: Mã hàng, số đặt hàng, đơn giá, thành tiền, chiết khấu nếu
có…
-
Thơng tin ra: Thông tin phản hồi về Mã hàng, số đặt hàng, đơn giá, thành
tiền, chiết khấu nếu có…
Chức năng Nhận hàng
Khi yêu cầu mua hàng của DN được nhà cung cấp chấp nhận thì nhà cung cấp sẽ
giao hàng cho DN theo đúng hợp đồng. DN sẽ nhận được số hàng hóa mà mình
đặt mua sau khi đã kiểm tra cả về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa.
Kiểm tra hàng
Nhóm 5- K6 HK1D
1
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
-
Thông tin vào: thông tin về mặt hàng nhà cung cấp chuyển đến theo yêu
cầu
-
Thông tin ra: Thông tin phản hồi của doanh nghiệp về hàng hóa, dịch vụ
của nhà CC
Có thể có những thay đổi về mặt hàng nhập kho, thời gian nhập kho, số lượng,
chất lượng, chủng loại hàng nhập.
Nhập kho
-
Thông tin vào: số phiếu nhập, ngày nhập, địa điểm nhập, số đặt hàng, mã
cung cấp, kho nhập ..vv
-
Thông tin ra: Báo cáo nhập kho, phiếu nhập, tổng hợp hàng nhập kho.
Gửi thông báo tới các bộ phận
-
Thông tin vào: Báo cáo nhập kho, phiếu nhập, tổng hợp hàng nhập kho.
-
Thông tin ra: Thông tin phản hồi về các mặt hàng đã được đặt mua
Chức năng 3: Chấp nhận hóa đơn
Sau khi nhận hàng, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn và hợp đồng cho DN để xác
định quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp
Nhận hóa đơn
-
Thơng tin vào: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế người
bán, số lượng, đơn giá, thành tiền …vv
-
Thơng tin ra: hóa đơn chứng từ gốc
Đối chiếu hóa đơn
-
Thơng tin vào: Số liệu kế tốn trên hóa đơn, chứng từ
-
Thơng tin ra: Phản hồi của kế toán về số liệu ghi trên hóa đơn chứng từ.
Có thể xảy ra sai sót trên hóa đơn chứng từ với lượng hàng thực nhận.
Chấp nhận hóa đơn
-
Thơng tin vào: Mã hàng, mã nhà cung cấp, số hàng, đơn giá, thành tiền
-
Thông tin ra: Báo cáo cơng nợ, xác định thời hạn thanh tốn, phương thức
thanh tốn
Theo dõi cơng nợ
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
-
Thông tin vào: Báo cáo công nợ, số dư công nợ, thời hạn thanh tốn
-
Thơng tin ra: u cầu thanh tốn khi đến hạn.
Chức năng 4: Thanh tốn
Khi doanh nghiệp có đủ hồ sơ chứng từ, đủ hàng theo hợp đồng thì DN có nghĩa
vụ thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp
Nhận lệnh thanh tốn
-
Thơng tin vào: Mã nhà CC, số hóa đơn, thời hạn thanh tốn , số tiền thanh
tốn, phương thức thanh tốn
-
Thơng tin ra: Lện duyệt thanh tốn
Thanh tốn
-
Thơng tin vào: Mã nhà CC, số hóa đơn, thời hạn thanh tốn , số tiền thanh
tốn, phương thức thanh tốn
-
Thơng tin ra: Số phiếu thanh tốn ( phiếu chi, giấy báo nợ)
Chuyển chứng từ chi tiền cho các bộ phận
-
Thông tin vào: Bộ phận xử lý chứng từ, lưu chứng từ
-
Thông tin ra: Báo cáo số dư cơng nợ, sổ theo dõi cơng nợ …vv
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
IV. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
IV.1. Các tác nhân ngoài
-
Nhà cung cấp
-
-Chu trình doanh thu
-
Bộ phận kiểm sốt hàng tồn kho
-
Chu trình chuyển đổi ( bộ phận sản xuất )
-
Các phịng ban
IV.2. Sơ đồ ngữ cảnh
Chu trình DT
11
Kiểm sốt HTK
12
1
Nhà cung cấp
10
9
2
Quản lý chu
trình
3
7
chi phí
4
6
Chu trình chuyển
đổi
5
Các phịng ban
Nhóm 5- K6 HK1D
8
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Giải thích:
1: Đơn đặt hàng, yêu cầu mua hàng.
2: Mã hàng, chất lượng, số lượng, đơn giá, thành tiền.
3: Thông tin doanh nghiệp, hóa đơn chứng từ.
4: Tiền
5: Phiếu yêu cầu mua hàng (của các phịng ban có liên quan)
6: Thơng tin phản hồi (từ bộ phận mua hàng)
7: Phiếu yêu cầu mua hàng (thay đổi, bổ sung một số mặt hàng)
8: Thông tin phản hồi (từ bộ phận mua hàng)
9: Phiếu yêu cầu mua hàng (bổ sung hàng) sau khi đã kiểm tra hàng tồn
kho
10: Thông tin phản hồi
11: Phiếu u cầu mua hàng
12: Thơng tin phản hồi
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
IV.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
7
5
15
16
Các bộ phận
khác
ĐẶT
HÀNG
Chu trình DT
4
1
Bộ phận kiểm
sốt HTK
2
6
17
Báo cáo
HTK
3
ĐH thực
hiện
Chu trình
chuyển đổi
NHẬN
HÀNG
DM Nhà
CC
8
9
18
10
14
CHẤP
THUẬN
HĐ
11
Nhà cung cấp
19
Hóa đơn
hợp lệ
Báo cáo
cơng nợ
Danh mục
ngân hàng
12
21
13
THANH
TỐN
21
Ngân hàng
20
LẬP SỔ
SÁCH,
BÁO
CÁO KẾ
TỐN
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
Giải thích:
1: Phiếu u cầu bổ sung hàng.
2: Thơng tin phản hồi về đơn hàng mua.
3: Phiếu yêu cầu mua hàng và thông tin phản hồi về đơn hàng mua.
4: Phiếu yêu cầu mua hàng.
5: Thông tin phản hồi.
6: Đơn hàng mua.
7: Thơng tin phản hồi về đơn hàng.
8: Hàng hóa.
9: Hàng hóa.
10: Hàng hóa.
11: Hóa đơn, chứng từ.
12: Dữ liệu thanh tốn.
13: Thơng tin mua hàng phải trả.
14: Thơng tin đơn hàng mua.
15: Phiếu yêu cầu mua hàng bổ sung.
16: Thơng tin phản hồi.
17: Đơn hàng mua.
18: Hàng hóa.
19: Chứng từ thanh toán.
20. Tự động lên sổ sách
21. Dữ liệu thanh tốn qua ngân hàng
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
IV.4. Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh
IV.4.1.
Báo cáo
HTK
Đặt hàng
1
Các BP khác
Danh mục
yêu cầu mua
hàng hợp lý
Nhận
yêu cầu
từ các
bộ
phận
Danh mục
yêu cầu mua
5
Lựa
chọn
nhà
CC
7
Nhà cung
cấp
BP KS
HTK
2
3
4
CT doanh
thu
CT chuyển
đổi
Danh mục
khách hàng
6
8
Đơn đặt hàng
thực hiện
10
Gửi
đơn đặt
hàng
tới nhà
CC
9
Giải thích:
1: Phiếu yêu cầu mua hàng (từ các bp khác)
2: Phiếu yêu cầu bổ sung hàng (từ bp kiểm soát hàng tồn kho)
3: Phiếu yêu cầu mua hàng
4: Phiếu yêu cầu mua hàng.
5: Các phiếu yêu cầu được tập hợp và xử lý
6: Chọn nhà cung cấp đã chọn.
8: Thông tin về nhà cung cấp.
9: Thông tin về đơn đặt hàng tới bp KSHTK, CTDT, CT chuyển đổi.
10: Thơng tin đơn hàng tới các bp khác.
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
IV.4.2.
Nhận hàng
Kiểm tra
hàng
1
Nhà cung cấp
2
Danh mục mã
hàng nhập
3
Nhập kho
BP khác
CT doanh thu
4
7
Danh mục kho
hàng
BP kiểm sốt
1: Thơ
HTK
Gửi thơng
báo tới các
bộ phận
5
6
CT chuyển đổi
8
Giải thích:
1: Thơng tin hàng hóa.
2: Thơng tin phản hồi.
3: Hàng hóa đã nhận.
4: Hàng hóa nhập kho đủ.
5: TT tới CT doanh thu.
6: TT tới CT chuyển đổi.
7: TT tới các BP khác.
8: TT tới BP kiểm soát HTK.
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
IV.4.3.
Chấp nhận hóa đơn
Nhà cung cấp
1
2
Nhận
hóa đơn
3
Danh
Danh mục
mục hóa
hóa
đơn
đơn hợp
hợp lệ
lệ
Danh
Danh mục
mục
khách
khách hàng
hàng
Đối chiếu
hóa đơn
Danh
Danh mục
mục
hàng
hàng hóa
hóa
4
Báo cáo
cơng nợ
Chấp
nhận hóa
đơn
5
Theo dõi
phải trả
Giải thích:
1: Gửi hóa đơn
2: Thơng tin phản hồi.
3: Hóa đơn, chứng từ.
4: Hóa đơn, chứng từ.
5: Chứng từ thanh tốn.
6: Dữ liệu thanh tốn
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
IV.4.4.
Thanh toán
Nhà cung cấp
Nhận Lệnh
Thanh
Toán
Ban lãnh đạo
Dữ liệu ngân hàng
2
3
1
Ngân hàng
Thanh toán
HĐ,CT hợp lệ
Phiếu chi
Bộ phận khác
4
Chuyển CT
chi tiền cho
các BP
6
8
CT Doanh thu
7
9
5
BP KSHTK
Báo cáo cơng nợ
CT chuyển
đổi
Sổ sách báo
cáo tài
chính
Giải thích:
1: Duyệt Thanh Tốn
2: Tiền.
3: Tiền.
4: Chứng từ thanh tốn.
5: HĐ, CT.
6: HĐ, CT.
7: HĐ, CT.
8: HĐ, CT.
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Bài Thảo Luận Môn: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
9: HĐ, CT.
Nhóm 5- K6 HK1D
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
