luận văn xây dựng chương trình quản lý vật tư

Luận văn
Xây dựng chương trình
quản lý vật tư


LỜI MỞ ĐẦU
Trong bất kỳ thời đại nào thông tin cũng luôn tồn tại và được sử dụng
hàng ngày. Thông tin ngày càng trở nên quan trọng nhất là đối với xã hội phát
triển, nó đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng. Việc nắm bắt khai
thác và sử lý thông tin nhanh, chính xác là con đường dẫn đến thành công và tin
học đã cung cấp cho chúng ta những công cụ và phương pháp giải quyết các yêu
cầu đó.
Tin học hoá các công tác quản lý của các đơn vị kinh tế, hành chính là một
trong những lĩnh vực quan trọng của ứng dụng tin học. Việc áp dụng tin học vào
quản lý không những làm tăng đáng kể năng xuất lao động mà còn tạo điều kiện
cho việc xây dựng một hệ thống tin quản lý chặt chẽ và có cơ sở khoa học.
Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT là một đơn vị
chuyên cung cấp các thiết bị điện lạnh điện máy chất lượng cao, trong nền kinh tế
thị trường việc nắm bắt thu thập và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xấc để kịp
thời đưa ra những quyết định đúng đắn là một yêu cầu đối với công ty.
Để đáp ứng yêu cầu trên Công ty đã có kế hoạch tin học hoá khâu quản lý
trong Công ty nhằm mục đích cải tiến phương thức quản lý cũ, xây dựng hệ
thống quản lý mới với sự giúp đỡ của máy tính. Đề tài “Xây dựng chương trình
quản lý vật tư “ sẽ giải quyết một phần kế hoạch tin học hoá đó.

MỤC LỤC
Lời mở đầu 1
Chương I: Mục đích và yêu cầu của hệ thống 4
1. Mục đích của hệ thống 4
2. Yêu cầu của hệ thống 4
Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống 6
1. Định nghĩa hệ thống thông tin 6
2. Mô hình hệ thống thông tin 6
Phần I: Phân tích hệ thống quản lý hiện tại của Công ty 7
I: Tổng quan về hệ thống 7
II: Các chức năng chính của hệ thống 7
III: Phương thức hoạt động của các chức năng 8
IV: Cách phân loại 9
V: Yêu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới 10
Phần II: Phân tích hệ thống hiện tại của Công Ty TNHH thương mại và thiết bị
mới DNT 11
I: Tổng quan về hệ thống mới 11
II: Chức năng chính cuả hệ thống 11
III: Phương thức hoạt động của chức năng chính 11
IV: Thiết kế hệ thống thông tin 12
Sơ đồ phân cấp chức năng 14
A: Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh
15 A1: Biểu đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh
16
1: Chức năng mua vật tư 16
2: Chức năng bán vật tư 17
3: Chức năng tra cứu
18

4: Chức năng quản lý kho 19
5: Chức năng quản lý nợ đọng 20
6: Chức năng báo cáo 21
A2: Biểu đồ luồng dữ liệu 21
A3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 23


A4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24
A5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25
B: Tổ chức cơ sở dữ liệu 26
Chương III: Phân tích hệ thống về dữ liệu
33
I: Các mô hình thực thể 33
II: Mô hình thực thể liên kết 36
III: Thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu 38
Chương IV: Giới thiệu về ngôn ngữ VB và hệ quản trị Access 41
I: Giới thiệu về ngôn ngữ VB 41
II: Hệ quản trị Access 45
Chương V: Thiết kế Form 50
1: Form tạo người sử dụng 50
2: Form đăng nhập 50
3: Form chính 51
4: Form phiếu nhập kho 51
5: Form phiếu xuất kho 52
6: Form phiếu tồn kho 52
7: Form tra cứu nhà cung cấp 53
8: Form tra cứu khách hàng 53
9: Form tra cứu vật tư 54
10: Form Phiếu thu nợ 54
11: Form phiếu trả nợ 55

12: Form phiếu giao hàng 55
13: Form hoá đơn thanh toán 56
14: Form bán vật tư 56
15: Form mua vật tư 57
16: Form khách hàng 57
17: Form nhà cung cấp 58
18: Form vật tư 58
19: Form báo cáo xuất kho 59
20: Form báo cáo nhập kho 59
21: Form báo cáo tồn kho 60


Kết luận 61
Tài liệu tham khảo 62


CHƯƠNG I
MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG
1. Mục đích của hệ thống
Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học về phần cứng cũng như phần
mềm, sự ứng dụng của máy vi tính trong quản lý ngày càng trở nên phổ biến
Hệ thống quản lý Vật tư được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ cho công tác
quản lý của Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT được dễ
dàng hơn. Chương trình sẽ giúp cho các cán bộ của các phòng ban cũng như
nhân viên trong Công ty tiết kiệm được thời gian công sức trong việc tổng hợp
các số liệu hoá đơn chứng từ, rút ngắn thời gian lập báo cáo, nhanh chóng đáp
ứng được đầy đủ các thông tin chi tiết về tất cả các loại hàng đến khách hàng.
Hệ thống thông tin quản lý vật tư thông qua máy tính sẽ được triển khai tại
phòng kinh doanh của Công ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI
DNT, dữ liệu sẽ được cập nhật đầy đủ đồng bộ tại tất cả các phòng ban trong

Công ty.
Sử dụng hệ thống tin quản lý sẽ thu được những lợi điểm sau:
+ Nhập dữ liệu một cách dễ dàng
+ Sử dụng dữ liệu nhiều lần
+ Đáp ứng nhiều loại dữ liệu tổng hợp
+ Đưa ra các báo cáo thống kê một cách nhanh chóng và chính xác.
2. Yêu cầu của hệ thông:
+ Yêu cầu của một đơn vị:
Mỗi đơn vị có một yêu cầu và đặc điểm quản lý riêng. Hệ thống tin quản lý
phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là
nhà đề đạt và quyết định đưa ra các ứng dụng tin học vào công tác quản lý.
Như vậy một hệ thống tin quản lý cần phải nắm được các chiến lược phát
triển chung của đơn vị quản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng
như quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp.
Trong quá trình phát triển của hệ thống phải được kiểm chứng tính đúng đắn,
tính khoa học đồng thời hệ thống phải luôn luôn được hoàn thiện, điều chỉnh cho


phù hợp. Các thông tin đầu ra phải đảm bảo mục tiêu rõ ràng chuẩn xác, đầy đủ,
mang tính khoa học cao, đáp ứng kịp thời của nhà quản lý.
+Yêu cầu của người sử dụng:
Một hệ thống có tính thực tế cao thì nó dễ vận hành và thâm nhập vào công
việc một cách dễ dàng. Khi thiết kế một hệ thống cần phải tuân theo các quy tắc
sau:
- Yêu cầu về truy nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu
mau chóng, thuận lợi, chuẩn xác. Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng
phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu.
- Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo trì, có tính mở dễ
phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ
liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi.

- Yêu cầu về giao diện: Giao diện người dùng và máy phải được thiết kế khoa
học, thân thiện đẹp mắt và không cầu kỳ. Phải có tính thống nhất về phương pháp
làm việc, cách trình bầy, khả năng trợ giúp kịp thời giải quyết mọi thắc mắc của
người sử dụng Các thông báo lỗi phải đày đủ, dự kiến mọi khả năng sai xót của
người sử dụng.
- Yêu cầu về đối thoại và giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế
độ hội thoại ở một mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của
người quản lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng
khai thác tối đa hệ thống.
- Yêu cầu về bảo mật hệ thống: Thông tin hệ thống phải được đảm bảo cao
tránh mọi trường hợp lộ thông tin, ảnh hưởng đến công việc của Công ty.
Để đảm bảo hiệu quả kinh tế của chương trình các phương án được lựa
chọn để bảo mật thông tin hệ thống cần phải đặt lên hàng đầu.











CHƯƠNG II
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động cập nhật, lưu trữ và phân phối thông tin trong
một ràng buộc gọi là môi trường.

Nó được thể hiện bằng con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học không
tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi
hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu trữ từ trước. Kết quả chuyển
đến được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu
2. Mô hình của hệ thống thông tin












Như vậy, hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận:
+ Bộ phận đưa dữ liệu vào
+ Bộ phận xử lý
+ Kho dữ liệu
+ Bộ phận đưa dữ liệu ra
Nguồn
Kho dữ liệu
Cập nhật
Xử lý và lưu trữ Thông tin đưa ra



Phần I. Phân tích hệ thống quản lý vật tư hiện tại của Công ty

I. Tổng quan về hệ thống quản lý hiện tại của Công ty.
Hệ thống tổ chức hoạt động của Công ty được tổ chức theo mô hình sau:













Hiện tại hệ thống quản lý vật tư của Công ty chủ yếu dựa vào phương thức
lưu trữ mọi thông tin trên giấy tờ, Xử ký thủ công các thông tin vào ra. Cách
quản lý này có nhược điểm, cồng kềnh, rất khó khăn trong việc truy cập và tìm
kiếm thông tin, báo cáo.
II. Các chức năng chính của hệ thống:
Hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh một số mặt hàng về Điện
lạnh-Điện máy, cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước. Chính vì vậy các
chức năng chính của hệ thống quản lý vật tư của Công ty bao gồm:
1.Mua vật tư
2.Bán vật tư
3.Quản lý tồn kho
4.Quản lý công nợ
5.Quản lý xuất nhập hàng hoá
III. Phương thức hoạt động của các chức năng chính:
Phòng giám đốc

Phòng trợ
giúp
khách hàng
Phòng kế
toán

Phòng kĩ thuật
bảo hành
Kinh doanh


1.Chức năng mua vật tư:
Có hai phương thức mua vật tư:
+ Mua những vật tư mà Công ty thường xuyên phải cung cấp cho khách hàng,
trường hợp này Công ty thường mua vật tư ở những đơn vị cung cấp quen thuộc
của Công ty.
+Mua những vật tư theo yêu cầu đột xuất trong trường hợp khách hàng yêu cầu
những vật tư đặc biệt mà Công ty không có sẵn trong kho. Trường hợp này,
người phụ trách tìm trong hồ sơ xem có đơn vị nào cung cấp vật tư đó không?
.Nếu tìm được thì lựa chọn trong các đơn vị đó một đơn vị nào cung cấp tốt nhất
(Theo tiêu chuẩn về chất lượng vật tư về số lượng theo yêu cầu, thái độ phục vụ
và giá cả hợp lí) sau đó, lập dự trù mua vật tư duyệt mua và cuối cùng là liên hệ
với đơn vị cung cấp và lập hợp đồng mua vật tư.
2.Bán vật tư:
Mỗi khi có khách yêu cầu mua một vật tư nào đó thì bộ phận bán vật tư sẽ kiểm
tra xem trong kho có còn vật tư đó với số lượng đáp ứng đủ yêu cầu của khách
hàng không. Nếu không đủ thì thoả thuận lại số lượng bán. Sau đó thoả thuận với
khách về giá cả, số lượng, phương thức thanh toán, số tiền nợ (nếu có nợ ), thời
hạn thanh toán ,bước cuối cùng là lập phiếu bán vật tư cho khách .
3.Chức năng quản lý kho:

Chức năng này có nhiệm vụ sau:
-Dựa theo phiếu mua vật tư lần lượt cập nhật thông tin về các vật tư được nhập
kho.
-Dựa theo phiếu mua vật tư lần lượt cập nhật thông tin về các vật tư được xuất
kho.
Để làm được vấn đề này, bộ phận quản lý kho sẽ phải quản lý tất cả các thông tin
về tất cả các vật tư hiện đang tồn kho, bao gồm các thông tin về chủng loại, quy
cách, giá cả, số lượng tồn kho.
Mỗi khi có hoạt đông mua bán vật tư thì các thông tin trên được cập nhật.
4.Quản lý nợ đọng:
Chức năng này có nhiệm vụ quản lý hệ thống tài chính về mua bán và hỗ
trợ cho công tác kế toán của công ty.


IV. Cách phân loại: (Các loại vật tư gồm có)
Công Ty TNHH THƯƠNG MẠI VÀ THIẾT BỊ MỚI DNT

DANH MỤC VẬT TƯ

STT

Mã VT Tên vật tư ĐVT

Đơn
giá(VND)

1 MYD_BA

May lam nong lanh
nuoc uong

Cái 189000
2 YLRO4_4

May lam N. am
loaidung
Cái 632000
3 X33 May lam NL loai
dung
Cái 932000
4 JY200 Binh loc nuoc gom su
(vang)
Cái 800000
5 Jy1 Gom loc Cái 1030000
6 JY2 Loi loc Cái 32000
7 LK_011 Bong den lo vi song Cái 62000
8 LK_006 Chip lam lanh Cái 62000
9 LK_017 Pin loc Cái 32000
10 LK_005 Quat gio Cái 532000
11 LK_002 Role (bau dun) Cái 52000
12 LK_015 Voi nong lanh Cái 632000
13 KC_9 Noi da nang Cái 60000
14 EG9025P Lo vi song Cái 800000
15 VOI JY Voi binh loc may JY Cái 22000
16 NAP_KC Nap noi Cái 56000
17 LK_003 Chemostar Cái 450000
18 IC Binh loc nuoc de ban
(NP)
Cái 279000
19 DAI_GC Dai GC Cái 89000
21 DE_GC De GC Cái 632000

21 LK_004 Nhua mat truoc Cái 34000
22 LK_002 Cong tac Cái 27000
23 THAN_K Than noi KC 9 Cái 80000
24 THAN_T Than tren GC Cái 65000
25 LK_007 Mach dien tu Cái 90000
26 LK_013 Van 1 chieu CáI 890000
27 LK_015 Vo ton than may CáI 89000
28 LK_008 Voi nang lanh CáI 122000
29 LK_014 Ong nhua mem CáI 109000
….

Kế toán trưởng
(Ký họ tên) Ngày… tháng… năm



Người lập phiếu
V. Yêu cầu xây dựng hệ thống mới:
Sau khi khảo sát hoạt động của hệ thống cũ em thấy nó bộc lộ những nhược
điểm yếu kém làm hạn chế hiệu qủa sản xuất kinh doanh, cụ thể là:
-Lượng thông tin cần xử lý lớn nên phải có nhiều người làm việc này, tốn
nhiều thời gian và đôi khi công việc tiến hành không chính xác, kém hiệu quả.
-Chưa có được một chiến lược kinh doanh thích hợp, phù hợp với tình
hình phát triển của thị trường, nhất là thị trường vật tư xây dựng.
-Việc lưu trữ, tìm kiếm thông tin tốn nhiều thời gian và công sức do phải
làm việc thủ công, nhất là việc kết xuất các thông tin thống kê.
-Trước tình hình đó, việc xây dựng hệ thống thông tin mới với sự hỗ trợ
của máy tính là một yêu cầu hết sức bức bách đảm bảo cho Công ty hoạt động có
hiệu quả trong cơ chế thị trường hiện nay.
Bên cạnh việc duy trì các hoạt động của hệ thống cũ, hệ thống mới phải

thoả mãn các yêu cầu sau:
 Quản lý chặt chẽ các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty.
 Cho phép xem các thông tin cụ thể và các thông tin thống kê về các
hoạt động của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác.
 Hỗ trợ thông tin, trợ giúp quyết định tại các thời điểm mua vật tư,
bán vật tư. Tự lập dự trù mua vật tư.














Phần II. Phân tích và thiết kế hệ thống của Công ty TNHH
thương mại và thiết bị mới DNT
I. Tổng quan về hệ thống thông tin mới:
Từ những yêu cầu thực tế đã phân tích ở trên với những hạn chế của hệ
thống cũ thực tế để đuổi kịp tình hình phát triển của thị trường. Công ty cần có
một hệ thống mới làm việc có hiệu qủa hơn với sự trợ giúp của máy tính, đáp
ứng được các yêu cầu của công tác quản lý. Ngoài ra, hệ thống mới có thể trợ
giúp quyết định cho người bán vật tư người mua vật tư, người quản lý, ban giám
đốc Cho phép xem các thông tin thống kê, tự động in các phiếu nợ, in báo cáo

bán hàng, báo cáo xuất nhập, tồn kho trong tuần, trong tháng.
II. Chức năng chính của hệ thống thông tin mới:
Để đáp ứng được các yêu cầu được đặt ra ở trên, hệ thống thông tin
mới gồm có các chức năng chính là:
 Mua vật tư
 Bán vật tư
 Tra cứu
 quản lý kho
 Quản lý nợ đọng
 Báo cáo
III. Phương thức hoạt động của các chức năng chính của hệ thống mới:
1. Mua vật tư:
Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu của bộ phận bán vật tư dựa vào
các phiếu chào hàng của các đơn vị cung cấp đồng thời kết hợp với thông tin
chung của thị trường, bộ phận mua vật tư thiết lập bản dự trù thông qua kiểm
duyệt của ban giám đốc, sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng
mua vật tư và cập nhật thông tin mua vật tư.
2. Bán vật tư:


Khi khách có yêu cầu mua vật tư bộ phận bán vật tư lần lượt duyệt các vật
tư mà khách yêu cầu, kiểm tra số lượng của vật tư đó mà Công ty có thể bán. Có
thể xảy ra các trường hơp sau:
a. Loại vật tư đó Công ty không có và hệ thống lưu trữ thông tin chào
hàng không có thông tin gì liên quan đến các vật tư này. Trường hợp này phải từ
chối bán các vật tư đó.
b. Công ty có đủ số lượng vật tư và quy cách như yêu cầu của khách hàng.
Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả
c. Công ty hiện không có vật tư này nhưng hệ thống thông tin chào hàng
có các thông tin liên quan đến các vật tư này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao

đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận, bộ phận bán vật tư sẽ đề nghị
với bộ phận mua vật tư liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng (bằng phương tiện
ngoài hệ thống như máy móc các thiết bị), nếu đặt hàng được thì tiệp tục thoả
thuận về giá cả và số lượng. Hệ thống sẽ trợ giúp các thông tin về giá cả (dựa
theo các thông tin trong máy). Sau đó nếu người bán và khách mua thoả thuận
được giá cả và số lượng thì bộ phận mua vật tư nên liên hệ lại với nhà cung cấp
để khẳng định việc đặt hàng. Sở dĩ ở đây phải sử dụng các phương tiện ngoài hệ
thống vì độ tin cậy vào phiếu chào hàng của nhà cung cấp không cao.
d. Công ty không có đủ số lượng của vật tư theo yêu cầu của khách.
Trường hợp này có thể bán hết số lượng vật tư còn lại trong kho rồi sau đó tiếp
tục thoả thuận với khách hàng về số lượng vật tư còn lại như trong trường hợp C.
3.Quản lý kho:
Chức năng này hoạt dộng theo phương thức tương tự hệ thống cũ.
4.Tra cứu:
Cho phép người quản lý có thể tra cứu những thông tin về khách hàng,
người cung cấp vật tư.
5.Quản lý nợ đọng:
Trong mục này, hệ thống cung cấp các chức năng để quản lý việc thu nợ.
Chức năng thu nợ sẽ cập nhật thông tin khi có khách hàng đến thanh toán nợ cho
Công ty, chức năng trả nợ sẽ cập nhật thông tin khi Công ty thanh toán nợ mua


vật tư cho đơn vị cung cấp. Chức năng đòi nợ sẽ in ra các phiếu đòi nợ đối với
khách hàng nợ quá hạn với thời hạn thanh toán.
6.Báo cáo:
In ra các báo cáo về tình hình công nợ, xuất nhập vật tư hay báo cáo thống
kê vật tư tồn mỗi khi có yêu cầu của người quản lý.
IV. Thiết kế hệ thống thông tin mới:
Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống từ đó
sẽ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống mới.

Có nhiều phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và chức năng,
ở đây ta áp dụng phương pháp phân tích chức năng từ trên xuống.
+ Luồng thông tin vào:
- Các thông tin về khách hàng
- Thông tin về các nhà cung cấp
- Thông tin về vật tư
+ Luồng thông tin ra:
- Báo cáo về khách hàng:
- Báo cáo xuất nhập – tồn kho
- Báo cáo công nợ
- Tra cứu tổng hợp về các mục liên quan đến công tác kinh doanh của
Công ty


BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Xuất kho
Nhập kho
Quản lý vật tư
Mua v
ậ
t
t
ư

Bán v
ậ
t
t
ư

Tra cứu
Ql kho
QL n
ợ

đọ
ng

Báo cáo
Xem v
ậ
t
t
ư

Nhập
In H
Đ

mua

Thêm NCC
Xem v
ậ
t
t
ư

In H
Đ

bán

Thêm KH
Xuất
Trợ giúp
Vật tư
Nhà CC
KH
Trả nợ
Trợ giúp
Tồn kho
Xuất
Nhập kho
Trợ giúp

Trả nợ
Thu nợ
Thu nợ
T
ồ
n
kho



A-BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG MỨC ĐỈNH

Mô tả chức năng:
 Mua vật tư:
+ Mô tả: quản lý việc mua vật tư
+ Thông tin vào: các thông tin cơ bản về loại vật tư cần mua: mua vật tư,
tên vật tư, số lượng giá cả nhà cung cấp.
+ Thông tin ra: hoá đơn mua vật tư
 Bán vật tư:
+ Mô tả: các thông tin cơ bản về các yêu cầu của khách hàng
+ Thông tin vào: các thông tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng
+ Thông tin ra: thông tin về giá cả vật tư
+ Các sự kiện: thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả
 Quản lý kho:
+ Mô tả: quản lý thông tin về số lượng xuất nhập, vật tư tồn trong kho.
+ Thông tin ra: hoá đơn nhập, xuất, kiểm tra.
+ Thông tin ra: báo cáo xuất, nhập, tồn kho
 Tra cứu:
+ Mô tả: Các thông tin tìm kiếm và tổng hợp cho việc quản lý kinh doanh
vật tư

+ Thông tin vào: Các thông tin về vật tư
+ Thông tin ra: Thông tin cần tra cứu
 Quản lý nợ đọng:
+ Mô tả: Quản lý thông tin về nợ đọng của công ty
Quản lý vật tư
Mua vật tư Bán vật tư Tra cứu
QL kho

QL nợ đọng
Bá
o cáo



+ Thông tin vào: Các thông tin về các yêu cầu của nhà quản lý về tài chính
+ Thông tin ra: Báo cáo về tài chính công nợ liên quan đến việc kinh
doanh của Công ty
 Báo cáo:
+ Mô tả: Thống kê tất cả các bảng liên kết với nhau

A.1.BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG MỨC DƯỚI ĐỈNH
1. Chức năng mua vật tư:

a. Vật tư:
+ Mô tả: Thông tin chung về các vật tư cần mua
+ Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên vật tư chủng loại
+Thông tin ra: Thông tin về chất lượng, giá cả, hãng sản xuất
+ Các sự kiện: Thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả
Có thể thêm các vật tư vào
b. Nhà cung cấp:

+ Mô tả: cung cấp thông tin về các nhà cung cấp vật tư
+ Thông tin vào: các thông tin về loại vât tư
+ Thông tin ra: thông tin các nhà cung cấp
+ Các sự kiện: thay đổi về địa chỉ, số điện thoại
Mua vật tư
Vật tư N.Cung cấp
Nhập kho


2. Chức năng bán vật tư:








 Vật tư:
+ Mô tả: thông tin chung về các vệt tư cần bán
+ Thông tin vào: các thông tin về việc bán vật tư
+ Thông tin ra: thông tin về số lượng vật tư, ngày bán, chủng loại
+ Các sự kiện: kiểm tra trước khi xuất kho
 Chức năng xuất kho:
+ Mô tả: quản lý thông tin về việc xuất vật tư của công ty
+ Thông tin vào: các hoá đơn bán vật tư cho khách hàng
+ Thông tin ra: thông tin về loại vật tư được xuất, phiếu xuất kho
+ Các sự kiện: thay đổi về số lượng, giá cả, hãng sản xuất
 Chức năng khách hàng:
+ Mô tả: cho biết thông tin các khách hàng của công ty

+ Thông tin vào: các thông tin cần tra cứu về khách hàng
+ Thông tin ra: thông tin về khách hàng không thanh toán nợ đúng thời
hạn
+ Các sự kiện: thay sự kiện, thay đổi địa chỉ, số điện thoại.
Bán vật tư
Khách hàng
Vật tư Xuất kho


3. Chức năng tra cứu:


 Chức năng vật tư:
+ Mô tả: Cho biết thông tin về các loại vật tư trong kho
+ Thông tin vào: Các yêu cầu cần tra cứu về vật tư
+ Thông tin ra: Báo cáo kết quả về loại vật tư cần xem
+ Các sự kiện: Thay đổi về số lượng, nơi sản xuất, giá cả
 Chức năng nhà cung cấp:
+ Mô tả: Chobiết thông tin về các nhà cung cấp vật tư
+ Thông tin vào: Các thông tin về một vật tư, yêu cầu tra cứu
+ Thông tin ra: Thông tin về tên, địa chỉ, điện thoại, của nhà cung cấp
 Chức năng khách hàng:
+ Mô tả: Cho biết thông tin các khách hàng của công ty
+ Thông tin vào: Các thông tin cần tra cứu về khách hàng
+ Thông tin ra: Thông tin về khách hàng không thanh toán nợ đúng thời
hạn
+ Các sự kiện: Thay sự kiện, thay đổi địa chỉ, số điện thoại.
Vật tư Nhà cung cấp
Khách hàng
Tra cứu

4. Chức năng quản lý kho:

 Chức năng nhập kho:
+ Mô tả: Quản lý việc nhập vật tư của Công ty
+ Thông tin vào: Các thông tin mua vật tư
+ Thông tin ra: Các hoá đơn nhập vật tư gồm các loại vật tư, số lượng
+ Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư
 Chức năng xuất kho:
+ Mô tả: Quản lý việc bán, xuất vật tư của Công ty cho khách hàng
+ Thông tin vào: Các thông tin bán vật tư, đơn mua vật tư
+ Thông tin ra: Các hoá đơn xuất vật tư gồm các loại vật tư, số lượng đơn
giá
+ Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư, chủng loại, giá cả
 Chức năng tồn kho:
+ Mô tả: Quản lý việc /nhập /xuất/tồn vật tư
+ Thông tin ra: Các thông tin loại vật tư, số lượng tồn
+ Các sự kiện: Xem lọc từng loại vật tư hoặc xem tất cả các loại hàng hoá
Quản lý kho
Nhập kho Xuất kho Tồn kho


5. Chức năng quản lý nợ đọng:

 Chức năng thu nợ
+Mô tả: Cho biết thông tin các khách hàng còn nợ của Công ty
+ Thông tin vào: Các yêu cầu cần biết những khách hàng của Công ty
+ Thông tin ra: Báo cáo kết quả về những khách hàng còn nợ
+ Các sự kiện: Có thể chỉ xem những khách nợ, có thể xem toàn bộ

khách hàng cung cấp vật tư của công ty
 Chức năng trả nợ:
 Mô tả: Cho biết thông tin về các nhà cung cấp mà công ty còn nợ
 Thông tin vào: Các yêu cầu cần biết những đơn vị cung cấp cho công ty
 Thông tin ra: Báo cáo kết quả về những nhà cung cấp mà công ty còn nợ
 Các sự kiện: Có thể chỉ xem những nhà cung cấp nhà cung cấp mà công ty
còn nợ có thể xem toàn bộ các nhà cung cấp.
 Chức năng trợ giúp:
 Mô tả: Cho những thông tin cần thiết giúp bạn sử dụng chương trình hiệu
quả hơn.
 Chức năng quay về:
 Mô tả: Quay trở về chương trình chính

QL.Nợ đọng
Thu nợ Trả nợ
Trợ
giúp

Quay về


6. Chức năng báo cáo:

 Chức năng xuất/nhập kho: In báo cáo về xuất, nhập kho, kèm theo hoá
đơn nhập, xuất
 Chức năng tồn kho: In báo cáo về các vật tư tồn kho sau một thời gian
nhất định nào đó
 Chức năng thu nợ: In báo cáo về các khách hàng còn nợ quá hạn của công
ty
 Chức năng trả nợ: In báo cáo về công nợ của công ty với các nhà cung cấp

 Các sự kiện: Ta có thể xem báo cáo trước khi in ra giấy
A2. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
BĐLDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý, các luồng dữ liệu
chuyển giao giữa các chức năng đó
Chức năng: là nhiệm vụ xử lý thông tin, được biểu diễn bằng hình tròn hoặc elip




Luồng dữ liệu: là thông tin vào hay ra một chức năng
Biểu diễn:

Kho dữ liệu: là thông tin được tích động lại để dùng về sau
Biểu diễn:


BÁO CÁO
Xuất nhập
kho

Tồn kho Thu nợ Trả nợ
Chức năng



Tác nhân ngoài: là người hay tổ chức thuộc môi trường của hệ thống và có giao
tiếp thông tin với hệ thống.
Biểu diễn:

Tác nhân trong: là một chức năng hay một hệ thống con trong hệ thống nhưng
được miêu tả ở một trạng thái khác của hệ thống.
Biểu diễn:


 Phân mức:
o Mức khung cảnh (mức 0): chỉ có một chức năng với các luồng
vào và ra
o Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân rã thành nhiều
chức năng con.
o Mức dưới đỉnh: giải thích một chức năng tương ứng của mức
đỉnh.
Trong hệ thống quản lý vật tư của Công ty ta có biểu đồ sau:
A3. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH

Trả nợ


Yêu cầu mua Yêu cầu mua, trả nợ

Phiếu thu nợ + hoá đơn bán




Khách hàng
Quản lý
Kinh doanh
Nhà cung
c

ấ
p



Hoá đơn mua + phiếu trả nợ

A.4. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH

Giao vật tư Giao vật tư



Hoá đơn bán
Vật tư mua vật tư

Đơn mua vt

Mua vật tư


Tệp bán vật tư Tệp mua




Tệp kho

Thanh toán thanh toán


Tệp công nợ



Tệp kho Tệpkho





Kết quả các báo cáo



Khách hàng
Nhà cung cấp
Quản lý
bán vật tư
Quản
lý kho

Qu
ả
n lý

nợ đọng
Khách hàng

Nhà cung cấp
Nhà quản lý
Quản lý
mua vật tư

Tra cứu
Báo cáo