Xây dựng chương trình quản lý vật tư tại công ty giấy Việt Nam

CHNG 3
Xõy dng chng trinh quan ly võt t tai cụng ty
giõy Viờt Nam
3.1. Yờu cõu ụi vi chng trinh.
Yờu cõu vờ chc nng :
Chng trinh quan ly võt t phai cho phep thc hiờn cac chc nng sau :
- Cõp nhõt thụng tin vờ danh sach nha cung cõp, danh sach võt t.
- Quan ly c phiờu nhõp xuõt võt t.
- Quan ly lng võt t tụn kho.
- Tim kiờm nha cung cõp, võt t, phiờu xuõt nhõp kho.
- Bao cao lng xuõt nhõp tụn.
- T ụng tinh gia xuõt kho.
Yờu cõu phi chc nng :
- Phn mm n gin, d hiu, d s dng, giao din gn gi, ngụn ng
ting Vit
- Phn mm mụ t ỳng, chõn thc v cụng tỏc qun lý võt t tai cụng ty
- Phn mm phi thng nht, khụng chng chộo v lng nhau
- Phn mm d thay i: phi cú tớnh m cú th m rng trc
nhng thay i v quy mụ ca cụng ty cng nh thờm cỏc chc nng
mi ỏp ng nhu cu phỏt trin ca cụng ty
3.2. Qui trinh nghiờp vu quan ly võt t tai cụng ty.
3.2.1. Mụ ta nghiờp vu:
1. Đặc điểm vật liệu của Công ty.
Công ty Giấy Bãi Bằng là một Công ty có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản
xuất các loại giấy in, giấy viết... với chất lợng cao. Khối lợng sản phẩm lớn do
1
đó nguyên vật liệu dùng để sản xuất cũng rất lớn. Bên cạnh những vật liệu nh
tre, nứa, gỗ, than... sẵn có ở thị trờng trong nớc thì Công ty còn phải mua thêm
bột ngoại ở nớc ngoài để phục vụ cho quá trình sản xuất ra sản phẩm.
Vật liệu của Công ty chủ yếu là sản phẩm của ngành lâm nghiệp, chịu
nhiều sự tác động của thiên nhiên do đó nó mang tính phức tạp. Chính vì vậy

mà Công ty thờng xuyên phải mua vật liệu để dự trữ cho sản xuất. Để đảm bảo
đủ nguyên liệu, một mặt Công ty mở rộng thu mua ra các tỉnh ngoài vùng
nguyên liệu sẵn có. Mặt khác, công ty đầu t nhằm tìm ra những giải pháp thúc
đẩy khoa học kỹ thuật, trong đó bớc đầu đã thử nghiệm thành công sản xuất
giấy bằng gỗ bạch đàn. Nhờ vậy, cung cấp nguyên liệu đủ và ổn định về số lợng
cũng nh chất lợng. Công ty phải ký hợp đồng mua vật liệu với nhiều nơi cung
cấp nh: Công ty nguyên liệu giấy Phú Thọ, Công ty vật liệu Thanh Liêm Hà
Nam, Cty kinh doanh chế biến lâm sản xuất khẩu Yên Bái, Cty vận tải xăng dầu
đờng thuỷ 1, Cty than Việt Nam...
Hầu hết vật liệu của Công ty mua về đều phải chịu thuế giá trị gia tăng.
Ngoài ra cũng có những vật liệu nhập ngoại phải chịu thuế nhập khẩu, chi phí
vận chuyển lớn dẫn đến giá nhập vật liệu tăng.
ở Công ty Giấy Bãi Bằng, chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá
thành sản phẩm. Vì vậy, để quản lý tốt giá thành sản phẩm, Công ty phải quản
lý tốt vật liệu từ khâu mua đến khâu sản xuất.
2. Phân loại vật liệu.
Vật liệu của Công ty Giấy Bãi Bằng rất đa dạng và phong phú về chủng
loại, vì vậy để hạch toán chính xác việc nhập, xuất và giúp cho công tác tính giá
thành, công tác quản lý tiến hành tốt thì việc phân loại vật liệu là hết sức cần
thiết.
Việc phân loại vật liệu có thể dựa trên các tiêu thức khác nhau, ở Công ty
Giấy Bãi Bằng dựa vào công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trĩnh sản
xuất sản phẩm chia vật liệu thành năm loại sau:
2
- Vật liệu chính: Đợc phản ánh ở tài khoản 15201, là đối tợng lao động chủ
yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất. Vật liệu chính là cơ sở vật
chất chủ yếu cấu thành nên thực thể SP, đợc chia làm nhiều loại khác nhau nh:
Tre, nứa, gỗ Mã VT : 152011
Bán thành phẩm (bột giấy) Mã VT : 152012
- Vật liệu phụ: Gồm rất nhiều loại tuy không cấu thành nên thực thể của

sản phẩm, song nó có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình SX
của Công ty.
Xút, tẩy Mã VT : 15202
- Nhiên liệu: Gồm các loại nhiên liệu Công ty thờng dùng nh dầu, than...
Than Mã VT : 15203
- Phụ tùng thay thế sửa chữa: Đó là các loại phụ tùng, chi tiết của các loại
máy móc thiết bị của Công ty sử dụng nh:
Xích, Băng tải Mã VT : 15204
- Vật liệu khác, phế liệu.
Trong tình hình hiện nay, quy mô SX của Công ty tơng đối lớn, việc phân
loại vật liệu nh trên là phù hợp, giúp cho kế toán quản lý vật liệu đợc dễ dàng
hơn, thuận tiện hơn.
3.anh gia võt liờu.
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để thể hiện giá trị của vật liệu
theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất.
Vật liệu của Công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài (trong và ngoài nớc):
Gỗ, tre, nứa, bạch đàn, bồ đề, bột giấy... Ngoài ra Công ty cũng tự chế đợc một
số vật liệu nh Công ty mua bìa về để tự làm hộp đựng giấy, do đó giá cả thu
mua và chi phí thu mua từ các nguồn khác nhau là khác nhau.
Thực tế cho thấy, vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, kinh doanh, thuộc tài
sản lu động, đòi hỏi phải đợc đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho
công tác kế toán, vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán. Hiện nay
3
ở Công ty, kế toán chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán.
* Đối với vật liệu nhập kho:
- Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hóa đơn và
chi phí thu mua thực tế. Chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, bảo quản,
vận chuyển vật t từ nơi mua về đơn vị, tiền thuê kho, thuê bãi, chi phí
của bộ phận thu mua độc lập, công tác phí cho cán bộ thu mua, giá trị
vật liệu hao hụt (nếu có) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).

Vật liệu nhập kho Công ty là nguồn mua ngoài, chi phí thu mua đã tính
trong giá mua của vật liệu. Vì vậy, hình thức thu mua vật liệu của Cty
là hình thức trọn gói. Khi vật liệu về nhập kho kế toán có thể tính ngay
đợc giá trị thực tế của số vật liệu đó.
- Giá thực tế vật liệu nhập kho tự chế là giá vật liệu xuất kho để gia công
cộng với các chi phí gia công nh: Tiền lơng, bảo hiểm xã hội, khấu hao tài sản
cố định cho bộ phận gia công.
* Đối với vật liệu xuất kho.
Cuối kỳ tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp tính giá thực tế
bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ(Bquân gia quyền) của từng thứ, loại vật
liệu theo công thức:
Giá thực
tế VL xuất
kho
=
=
Giá thực tế VL tồn
đầu kỳ
++
Giá thực tế VL
nhập trong kỳ
Số lợng VL tồn đầu
kỳ
+
Số lợng VL
nhập trong kỳ
x
Số lợng VL
xuất kho
Nhng, để có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin, số liệu chính xác bất

cứ lúc nào về vật liệu, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất vật t, kế toán tính giá
thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân di động. Vẫn sử dụng công
thức của phơng pháp tính giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ nh-
ng số liệu đợc tính ngay vào thời điểm nhập hoặc xuất vật liệu trong tháng chứ
không chờ đến thời điểm cuối tháng.
Ví dụ: Tháng 01- 2005 tồn đầu tháng của gỗ bạch đàn 4*6 là 24.478,352
4
tấn với giá trị là 10.972.046.100 đồng
Ngày 16 - 01 2005 Công ty nhập về khối lợng gỗ bạch đàn 4*6 là
212,142 tấn với trị giá là 97.832.169 đồng
Ngày 17 - 01 - 2005 Công ty nhập về khối lợng gỗ bạch đàn 4*6 là
402,045 tấn với trị giá là 182.142.680 đồng, chi phí 78.368 đồng.
Ngày 18 - 01 - 2005 xuất kho 19,0 tấn bạch đàn 4*6 phục vụ cho sản xuất
sản phẩm. Trị giá thực tế của số bạch đàn này là:
10.972.046.100 + 97.832.168 + 182.142.680 + 78.368
x 19,0 = 8.520.058đ
24.478,352 + 212,142 + 402,045
Việc vận dụng này rất phù hợp với đặc điểm hạch toán vật liệu của Công
ty vì nếu không có máy vi tính thì việc này sẽ làm tăng khối lợng công việc cho
kế toán nhng ở Công ty sử dụng hệ thống máy vi tính làm cho công việc trở nên
dễ dàng và không làm tăng thêm khối lợng công việc.
4. Quy trình hạch toán nguyên vật liệu (Chứng từ kế toán sử dụng và
thủ tục nhập - xuất kho:
Công ty sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:
+ Phiếu nhập vật t
+ Phiếu xuất vật t
+ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
+ Hoá đơn kiêm vận chuyển nội bộ
Đối với vật liệu mua ngoài khi về đến Công ty đều phải làm thủ tục kiểm
nhận và nhập kho Công ty. Khi vật liệu về đến kho sẽ đợc nhân viên phòng KCS

kiểm tra chất lợng về quy cách vật liệu (biểu số 02 - Biên bản giao nhận đờng
bộ). Sau đó cán bộ của phòng cung tiêu căn cứ vào hoá đơn của ngời bán (Biểu
số 01 - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho hay hoá đơn giá trị gia tăng) và số lợng
vật liệu thực nhập để lập phiếu nhập kho (Biểu số 04) thành 02 liên có đầy đủ
5
chữ ký của thủ kho, ngời nhập, phụ trách cung tiêu,... 01 bản đa cho kế toán
thanh toán để thanh toán bằng séc hoặc tiền mặt cho ngời bán và đồng thời theo
dõi TK 331 Phải trả cho ngời bán ở sổ quỹ. Sau đó kế toán thanh toán đa
phiếu đó xuống cho thủ kho. Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và giao cho kế
toán chi tiết vật liệu khi họ xuống lấy các chứng từ làm căn cứ để ghi sổ kế
toán.
Biểu số 01: Mẫu số 02-BH
Ban hành theo QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
Ngày 13- 01-2005
Họ tên ngời mua : Công ty Giấy Bãi Bằng
Xuất tại kho : Đờng bộ
Hình thức thanh toán: Séc
TT Tên vật liệu MS đvt
Số lợng
Yêu
cầu
Thực
nhập
Đơn giá Thành tiền
01 Bồ đề 4*8 Tấn 0,5332 440.000 234.608
Cộng
0,5332 234.6
08

Viết bằng chữ: (Một trăm triệu, một trăm linh t ngàn, ba trăm ba mơi
đồng chẵn)
Ngời mua Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Thủ kho
Biểu số 02
Biên bản giao nhận đờng bộ
6
Ngày 16 - 01 - 2005
Số hoá đơn : 018474.
Số xe : 2.
Đơn vị giao hàng : Công ty nguyên liệu Giấy.
Bên giao : Phan Mạnh Cờng.
Bên nhận : 1- Phan Thị Hờng.
2- Vũ Thị Vân.
Chủng loại : Bạch đàn 4*6.
Khối lợng giao nhận : 212.142 kg
Viết bằng chữ : Hai trăm mời hai nghìn một trăm bốn mơi hai kg
Quy cách phẩm chất : Đủ quy cách phẩm chất.
Chủ nhiệm kho Bên nhận Bên giao
Vật liệu mua về nhập kho đều đợc thủ kho sắp xếp vào đúng chỗ quy định,
đảm bảo khoa học, hợp lý cho việc bảo quản vật liệu. Giúp cho công tác theo
dõi và xuất kho đợc thuận lợi.
Đối với vật liệu xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, đơn vị sử dụng
viết bản yêu cầu đợc lĩnh vật t gửi lên cho phòng cung tiêu. Phòng cung tiêu lập
phiếu xuất kho thành 03 liên. Khi lĩnh vật liệu đơn vị lĩnh phải đem phiếu này
xuống kho, thủ kho ghi số thực xuất và ký vào chứng từ. Sau mỗi lần xuất kho,
thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Giữa tháng và cuối tháng, thủ kho thu lại
phiếu của đơn vị lĩnh, tính ra tổng số vật t đã xuất đối chiếu với thẻ kho rồi ký
vào 3 liên, 1 liên thủ kho chuyển cho phòng cung tiêu, 1 liên đơn vị lĩnh giữ và
1 liên thủ kho giữ để chuyển cho kế toán vật liệu.
Kế toán vật liệu nhận đợc các chứng từ sau:

Biểu số 03 Mẫu số 02 - VT
Ban hành theo QĐ 1141
7
Phiếu nhập kho
Ngày 17 - 01 - 2005
Họ tên ngời nhập hàng : Công ty nguyên liệu giấy
Lý do nhập : Hợp đồng số 018451
Nhập tại kho : An Đạo
Stt Tên VL MS Đvt
Số lợng
Y. cầu T. nhập
Đơn giá Thành tiền
01
Bạch đàn4*6
Cộng
10014 Tấn 420,045 433.626,588 182.142.680
182.142.680
Viết bằng chữ (Một trăm sáu hai triệu, một trăm bốn hai ngàn, sáu trăm tám m-
ơi đồng )
Thủ trởng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng Ngời nhập Thủ kho
8
Biểu số 04 Mẫu số 02 - VT
Ban hành theo QĐ 1141
Phiếu nhập kho Số 08
Ngày 16 - 01 - 2005
Họ tên ngời nhập hàng : Công ty nguyên liệu giấy
Lý do nhập : Theo hợp đồng số 018490
Nhập tại kho : Đờng bộ
Stt Tên VL MS Đvt
Số lợng

Y. cầu Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
01
Bạch
đàn4*6
Cộng
10014 Tấn 212,142 461.163.6 97.832.169
97.832.169
Thủ trởng Phụ trách cung tiêu Kế toán trởng ngời nhập Thủ kho
Biểu số 05 Mẫu số 03 - VT
Ban hành theo QĐ 1141
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 18 - 01 - 2005 Số 026193
Xuất cho : Phân xởng bóc
Lý do xuất : Phục vụ sản xuất
Xuất tại kho : Công ty Giấy Bãi Bằng
Stt Tên VL MS Đvt
Số lợng
Thực
xuất
Thực
nhập
Đơn giá
Thành
tiền
01 Bạch đàn
4*6
Cộng
10014 Tấn 19,0 448.424,104 8.520.058
8.520.058

Viết bằng chữ (Tám triệu bốn trăm tám ba ngàn không trăm tám mơi đồng).
Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập
9
3.3. Mô hình hóa hệ thống.
3.3.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD. ( Information Flow Diagram)
Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức
động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý
bằng các sơ đồ.
Các ký pháp cơ bản của sơ đồ luồng thông tin:
Xử lý
Kho lưu trữ dữ liệu
Dòng thông tin
Điều khiển
Giao thẻ cho
khách Kích hoạt thẻ Tính toán
Thủ công
Giao tác người
- máy
Tin học hoá
hoàn toàn
Tập
biên
lai
CSDL hệ
thống
Thủ công Tin học hoá
10
Tài liệu
Thời điểm Nhà cung
cấp

Bộ phận kho Phòng kế toán Lãnh đạo
Lãnh đạo
Khi có yêu cầu
mua vật liệu
Hình 3.1: Sơ đồ IFD của tiến trình nhập kho.
11
Duyệt hồ sơ
Dự toán chi phí
Ký kết hợp đồng
Nhập hợp đồng
Hợp đồng
HĐ
Hồ sơ
Tổng hợp báo cáo
In báo cáo
Báo cáo
tổng hợp
HĐ
3.3.2. Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD. ( Business Flow Diagram)
Hình 3.3 : Sơ đồ chức năng kinh doanh.
3.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD. ( Data Flow Diagram )
a, Sơ đồ ngữ cảnh.
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ
12
QUẢN LÝ VẬT TƯ
Báo Cáo
Cập nhật DM
Phân Xưởng
Cập nhật DM
Kho

Cập nhật DM
Nhóm VT
Cập nhật phiếu
xuất kho
Cập nhật DM
Vật Tư
Báo cáo
Nhập kho
Báo cáo
Xuất kho
Quản Lý
Danh Mục
Quản lý
Xuất – Nhập
Cập nhật DM
NCC
Cập nhật phiếu
nhập kho
Báo cáo
tồn kho