KỸ NĂNG Thành LẬP BÁO CÁO

KỸ NĂNG LẬP BÁO CÁO

1


NỘI DUNG

A – KHÁI NIỆM & HÌNH THỨC BÁO CÁO
B – NỘI DUNG BÁO CÁO
C – NÂNG CAO KỸ NĂNG BÁO CÁO
D – PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO
E – LẬP BÁO CÁO TRÊN MÁY TÍNH
F – MỘT SỐ MẪU BÁO CÁO

2


A – KHÁI NIỆM – HÌNH THỨC BÁO CÁO

I – KHÁI NIỆM

Báo cáo là một văn bản nhằm diễn đạt/trình bày
một sự việc, một tình hình, một kết quả hay một
q trình nào đó một cách có liên kết và tính nghệ
thuật.

3


A – KHÁI NIỆM – HÌNH THỨC BÁO CÁO

II – HÌNH THỨC BÁO CÁO

Báo cáo bằng miệng
Báo cáo bằng văn bản
Báo cáo bằng hình ảnh
Báo cáo bằng Email

4


A – KHÁI NIỆM – HÌNH THỨC BÁO CÁO

III – PHÂN LOẠI BÁO CÁO

 Theo thời gian: BC giờ, ngày, tuần, tháng, quý,
năm…
 Theo sự kiện: BC định kỳ, đột xuất.
 Theo hoạt động kinh doanh: BC Tài chính, Kế
tốn, Marketing, Sản xuất, Bán hàng…

5


B – NỘI DUNG BÁO CÁO

Yêu cầu của báo cáo bao gồm những gì ?
1. TÍNH KỊP THỜI CỦA BÁO CÁO
2. TÍNH CHÍNH XÁC CỦA SỐ LIỆU
3. TÍNH TRUNG THỰC CỦA SỰ KIỆN
4. TÍNH LOGIC CỦA SỰ PHÂN TÍCH

5. TÍNH THUYẾT PHỤC CỦA CÁC ĐỀ XUẤT

6


ĐIỂM THEN CHỐT CỦA CÁC LOẠI BÁO CÁO
Chủng loại báo cáo

Điểm then chốt

Điểm quan trọng tương đối

Hiệu quả thời gian

Chính xác
Thái độ tích cực

Báo cáo tuần/ tháng

Hiệu quả thời gian

Chính xác
Thái độ tích cực
So sánh phân tích tư liệu

Báo cáo công tác

Hiệu quả thời gian

Tư liệu chi tiết

Thái độ nghiêm túc

Báo cáo hội nghị

Tư liệu xác thực

Nhanh chóng
Chính xác

Báo cáo điều tra

Điều tra và phân tích xác
Thơng tin chính xác, thực
trung thực
Phân tích sâu sắc

Báo cáo ngày

7


ĐIỂM THEN CHỐT CỦA CÁC LOẠI BÁO CÁO
Chủng loại

Điểm then chốt

Báo cáo thơng
thường

Tính rõ ràng

Tiêu đề rõ ràng
Lượng tư liệu

Nội dung thuyết phục

Sức thuyết phục
Tính cần thiết
Hiệu quả thực tế

Giấy xin phép

Sức thuyết phục

Tính cần thiết
Tính cụ thể
Nêu vào lúc thích hợp

Báo cáo điều tra
sự cố

Hiệu quả thời gian

Tư liệu chính xác
Phân tích khách quan

Bảng kiểm điểm

Thành ý

Tư liệu chính xác
Thật sự muốn thay đổi

Dự án

Điểm quan trọng tương đối

8


C – NÂNG CAO KỸ NĂNG BÁO CÁO
Điều ưu tiên nhất, quan trọng nhất, trong báo cáo là gì?
NGUYÊN TẮC 5W2H
What? (Cái gì)…tên hđ, chủ đề BC, nội dung BC.
When? (Khi nào)…TG lập BC, TG diễn ra hoạt động.
Where? (Địa điểm)…địa điểm, không gian diễn ra hoạt động.
Who? (Ai)…người lập BC, được BC, người liên quan đến HĐ.
Why? (Tại sao)…mục đích hoạt động, BC, nguyên nhân gây ra.
How? (Thế nào)…diễn tiến hoạt động, KQ hoạt động, cách thức BC
How much? (Bao nhiêu)…Định lượng hoạt động, BC (độ dài)
9


C – NÂNG CAO KỸ NĂNG BÁO CÁO

CÁC VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI LẬP BÁO CÁO
 TUỒI TÁC, GIỚI TÍNH
 CHỨC VỤ, VỊ TRÍ
 TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN
 CHUN MÔN NGHỀ NGHIỆP

10


NHÌN TƯ LIỆU TỪ NHIỀU GĨC ĐỘ KHI PHÂN TÍCH
So sánh với
tư liệu khác

So với quá khứ
So với các yếu tố khác
Chia
nhỏ

Lâu dài

Phân tích
tư liệu
Thị giác
hóa

Xem xét các yếu tố theo
xu hướng lâu dài bằng
cách quan sát xu hướng.
Suy xét tính
tương quan

Chia các chỉ tiêu
thành các yếu tố
nhỏ hơn

Vẽ hình
Vẽ biểu đồ

Xem xét tính tương quan
của vấn đề này với các
yếu tố khác
11


CHÚ Ý ĐỐI VỚI MỘT SỐ BÁO CÁO DÀI

1. GHI SỐ TRANG
2. CỐ ĐỊNH GÓC TRÊN
BÊN TRÁI CỦA BC
3. THÊM SỐ THỨ TỰ

BÁO CÁO TÌNH HÌNH
TIÊU THỤ SẢN PHẨM
MỚI

HOẶC ĐẠI CƯƠNG
NĂM 2006

12


D – PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO

BA BƯỚC LẬP BÁO CÁO
1. Thu thập tư liệu

Plan

2. Chính thức viết
3. Kiểm tra lại

Check

Do

13


QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO
1. Thu thập tư liệu

1. Suy nghĩ tư liệu cần thiết
2. Thu thập
3. Kiểm tra tư liệu có hồn chỉnh chưa ?

2. Viết

1. Suy nghĩ kết cấu nội dung
2. Chính thức viết
3. Hồn thành

3. Kiểm tra

1. Kiểm tra kết cấu hoàn chỉnh
2. Kiểm tra kết cấu của các mục

3. Kiểm tra nội dung và văn chương

GỬI BÁO CÁO
LƯU HỒ SƠ

14


CÁCH THỂ HIỆN ĐA DẠNG HÓA CÁC TIÊU ĐỀ
1. Thời gian cơng tác

a. Thời gian cơng tác

2. Mục đích

b. Mục đích

3. Địa điểm cơng tác

c. Địa điểm cơng tác

4. Khái quát về hội chợ triển
lãm.

d. Khái quát về hội chợ triển
lãm.

•

Tên

•

Tên

•

Đơn vị tổ chức

•

Đơn vị tổ chức

•

Số ngày tổ chức

•

Số ngày tổ chức

•

Số doanh nghiệp tham gia hội
chợ triển lãm.

•

Số doanh nghiệp tham gia hội
chợ triển lãm.

5. Báo cáo hoạt động

e. Báo cáo hoạt động

•

Ngày 10 tháng 05

•

Ngày 10 tháng 05

•

Ngày 20 tháng 05

•

Ngày 20 tháng 05
15


CÁCH DÙNG BIỂU ĐỒ ĐỂ GÂY CHÚ Ý
VD: Doanh thu các khu vực:
1. Miền Bắc: 200 tỷ
2. Miền Trung: 150 tỷ
3. Miền Nam: 250 tỷ
Hình 1: So sánh theo giá trị

Hình 2: So sánh theo tỷ lệ phần trăm

16


CÁCH DÙNG BIỂU ĐỒ ĐỂ GÂY CHÚ Ý
Quyết định điều tra

Kế hoạch điều tra

Thu thập tư liệu
theo kiểu mở

Thu thập tư liệu điều tra thị
trường, phỏng vấn, điều tra thực
địa

Phân tích tư liệu

Kết luận

Biểu đồ quy trình
17


CÁCH DÙNG BIỂU ĐỒ ĐỂ GÂY CHÚ Ý
Hàng hóa
Thiết kế độc đáo phù hợp nhu
cầu khách hàng

Tiền
Định giá hợp lý theo
khả năng thu nhập của
khách hàng

Phục vụ
Khách
hàng hài
lịng

Thơng tin
Ghi thơng tin hàng hóa rõ
ràng, cụ thể.

Dịch vụ tư vấn và dịch
vụ hậu mãi cao

Cung cấp hàng
Cung cấp hàng hóa kịp thời
theo yêu cầu khách hàng

BIỂU ĐỒ QUAN HỆ
18


CÁCH THỂ HIỆN NỘI DUNG BÁO CÁO
1. Không cần văn vẻ hoa mỹ nhưng cần rõ ràng dễ hiểu.
Viết nguyên nhân ra giấy

Hàng hóa của đối thủ cạnh tranh ra

thị trường
Cơng ty X tháng 8

Q cũ

Mùa hè khơng
nóng lắm

Sắp xếp lại tính quan trọng của
ngun nhân
Mùa hè khơng nóng
lắm

Q cũ

Hàng hóa của đối thủ cạnh tranh
ra thị trường
Cơng ty X tháng 8

19


CÁCH THỂ HIỆN NỘI DUNG BÁO CÁO
1. Không cần văn vẻ hoa mỹ nhưng cần rõ ràng dễ hiểu.
Viết thành một đoạn
hồn chỉnh
Sản phẩm A sở dĩ tiêu thụ khơng tốt
là do, thứ nhất mùa hè khơng nóng
lắm, hơn nữa sản phẩm đã có mặt
trên thị trường 3 năm, khơng cịn

mới lạ. Thêm vào đó là ngun
nhân cơng ty X đưa vào thị trường
sản phẩm cạnh tranh vào tháng 4…

Viết theo kiểu liệt kê
Sản phẩm A tiêu thụ không tốt có 3
ngun nhân:
•
Mùa hè khơng nóng lắm.
•
Đã có mặt trên thị trường 3
năm, khơng cịn mới lạ.
•
Cơng ty X đưa vào thị trường
sản phẩm cạnh tranh vào tháng
4.

20


CÁCH THỂ HIỆN NỘI DUNG BÁO CÁO
2. Câu văn trong báo cáo phải ngắn gọn, súc tích
NGUN VĂN

“Phịng họp thư giãn là một nơi tốt là vì có thể
tiến hành cuộc họp với nhiều tư thế thoải mái, do
đó có khi giúp cho tư duy linh hoạt, cịn có thể
ngồi xếp bằng hoặc nằm, tuy nhìn vào có chút
thất lễ, nhưng như vậy giúp cho việc sáng tạo
cũng là hiệu quả mà phòng họp thư giãn mang

đến.”

THÊM “THỨ NHẤT, THỨ HAI”

Ưu điểm của phòng họp thư giãn như sau:
Thứ nhất, có thể tiến hành cuộc họp với nhiều tư
thế thoải mái, do đó tư duy có thể linh hoạt.
Thứ hai, có thể ngồi xếp bằng hoặc nằm, như vậy
giúp cho việc sáng tạo.

THÊM DẤU CÂU, ĐƯỜNG GẠCH BỎ

Phòng họp thư giãn là một nơi tốt là vì có thể
tiến hành cuộc họp với nhiều tư thế thoải mái,
do đó có khi giúp cho tư duy linh hoạt. Cịn
có thể ngồi xếp bằng hoặc nằm, tuy nhìn vào
có chút thất lễ, nhưng như vậy giúp cho việc
sáng tạo.

LIỆT KÊ

“Ưu điểm của phòng họp thư giãn:
1. Tiến hành cuộc họp với nhiều tư thế thoải
mái, tư duy linh hoạt.
2. Có thể ngồi xếp bằng hoặc nằm giúp cho
việc sáng tạo.

21

CÁCH THỂ HIỆN NỘI DUNG BÁO CÁO

3. Đơn giản hóa câu văn nhưng có lực
MỘT CÂU CHỈ NĨI VỀ MỘT SỰ VIỆC

Tổng ngạch tiêu thụ năm nay so với năm trước
tăng 12%, ngạch tiêu thụ khu vực A đứng đầu
các khu vực.

Tổng ngạch tiêu thụ năm nay so với năm trước
tăng 12%.
Ngạch tiêu thụ khu vực A đứng đầu các khu
vực.
22


CÁCH THỂ HIỆN NỘI DUNG BÁO CÁO
3. Đơn giản hóa câu văn nhưng có lực
CHỦ TỪ VÀ SỰ VIỆC TƯỜNG THUẬT PHẢI
ĐỐI ỨNG RÕ RÀNG

Từ nay, mục tiêu của công ty, là ở việc khai thác
sản phẩm mới, nên nghiên cứu sự thay đổi nhu cầu
của người tiêu dùng, và đáp ứng, để tiến hành khai
thác sản phẩm mới.

Từ nay, mục tiêu của công ty là khai thác sản phẩm
mới, nghiên cứu sự thay đổi và đáp ứng nhu cầu của
người tiêu dùng.
23

CÁCH THỂ HIỆN NỘI DUNG BÁO CÁO
3. Đơn giản hóa câu văn nhưng có lực
KHƠNG LẠM DỤNG DẤU PHẨY ĐỂ NỐI CÂU

Báo cáo này quan sát sự thay đổi của thị trường, và tìm hiểu
nguyên nhân, suy xét hiện trạng công ty, không thể quan sát thị
trường mà bỏ qua tình hình của đối thủ cạnh tranh, do đó tuy
khơng nhiều, nhưng cũng có đề cập một số tình hình của đối thủ
cạnh tranh.

Báo cáo này quan sát sự thay đổi của thị trường. Đồng thời, suy
xét hiện trạng công ty, và đề cập tình hình của đối thủ cạnh tranh.

24


CÁCH THỂ HIỆN NỘI DUNG BÁO CÁO
4. Chia đoạn nhằm làm cho câu rõ ràng, dễ hiểu
a. Hết một ý
b. Chỗ dừng, nội dung khác
c. Khoảng 150 – 200 chữ

Chú ý
Giữa các câu, các đoạn, chú ý
không được lạm dụng từ nối.

25