quy trình luân chuyển chúng từ của chu trình bán hàng-thu tiền công ty tnhh công nghệ quốc nghĩa

GV Nguyễn Quốc Tú
ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH

BÁO CÁO :
QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHÚNG TỪ
CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ QUỐC NGHĨA
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1

GV Nguyễn Quốc Tú
Nhóm 16: Giảng viên hướng dẫn:
Nguyễn Thị Tố Uyên Nguyễn Quốc Tú
Nguyễn Thị Nguyên
Hồ Đình Hiệp
MỤC LỤC
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

GV Nguyễn Quốc Tú
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hình 2: Phiếu đề nghị xuất hàng
Hình 3 : Phiếu đề nghị xuất hàng sau khi thu tiền
Hình 4: Tem bảo hành 6 tháng
Hình 5: Tem bảo hành 12 tháng
Hình 6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền
Hình 7: Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát
Hình8: Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 3

GV Nguyễn Quốc Tú
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Lựa chọn đề tài
Kể từ khi Việt Nam hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới, các doanh
nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ về số lượng và chất lượng, điều đó dẫn
đến cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay gắt. Việc làm thế nào để
có thể quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu
hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự… tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất, hiệu quả…
luôn là vấn đề mà các nhà quản trị hết sức quan tâm. Do đó hệ thống thông tin kế toán
ngày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng và được thể hiện rõ trong doanh nghiệp. Các
nhà quản trị cần nắm bắt được tình hình bên trong và bên ngoài đơn vị để đưa ra quyết
định đúng đắn. Tuy nhiên để có được những thông tin kịp thời và chính xác thì đòi hỏi
công tác kế toán phải được thiết kế một các khoa học, phù hợp với đặc điểm hoạt động
của doanh nghiệp.
Cũng như các doanh nghiệp khác thì công ty TNHH công nghệ Quốc Nghĩa cũng
đã xây dựng một hệ thống thông tin kế toán nhằm quản lý và kiểm soát hoạt động của
công ty. Căn cứ từ các thông tin thu thập được từ thực tế và internet, nhóm em đã quyết
định tìm hiểu về đề tài “Quy trình luân chuyển chứng từ của chu trình bán hàng- thu
tiền công ty TNHH Công nghệ Quốc Nghĩa” .
2. Mục đích nghiên cứu
Tiến hành nghiên cứu đề tài này, nhóm đã hướng tới những mục đích sau:
- Khái quát và tổng hợp một cách có hệ thống về quy trình luân chuyển chứng từ.
- Nhận xét một số ưu điểm, nhược điểm của quy trình từ đó đề xuất một số kiến nghị.
3. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của nhóm đó là xoay quanh các vấn đề trong quy trình luân
chuyển chứng từ của chu trình bán hàng - thu tiền của công ty TNHH Công Nghệ Quốc
Nghĩa (tên thường gọi là Bách Khoa Computer Hà Tĩnh).
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 4

GV Nguyễn Quốc Tú
4. Kết cấu đề tài
Phần 1: Cơ sở lý luận.
Phần 2: Tổng quan về doanh nghiệp.
Phần 3: Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.
Phần 4: Quy trình luân chuyển chứng từ.
Phần 5: Nhận xét một số ưu điểm, nhược điểm và kiến nghị.
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 5

GV Nguyễn Quốc Tú
II. NỘI DUNG
1. Cơ sở lý luận.
1.1 Chức năng bán hàng-thu tiền
“Bán hàng –thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sỡ hữu của hàng hóa qua
quá trình trao đổi hàng-tiền.”
(1)
Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng
(đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng,…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền.
(trích Giáo trình kiểm toán tài chính-trường Đại học kinh tế quốc dân)
1.2 Những hoạt động chính của hoạt động bán hàng thu tiền
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng
- Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng
- Yêu cầu khách hàng thanh toán
- Nhận tiền thanh toán
1.3 Các chứng từ của hoạt động bán hàng thu tiền
- Chứng từ: Đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu đống gói hàng, phiếu vận chuyển,
phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng, giấy báo thanh toán, phiếu thu, phiếu xuất kho,…
- Sổ: Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ kho,…
- Báo cáo: Báo cáo doanh thu, Bảng kê nghiệp vụ, báo cáo kiểm soát, báo cáo đặc
biệt,…

2. Tổng quan về doanh nghiệp
2.1 Thông tin chung về công ty
Công ty TNHH Công nghệ Quốc Nghĩa (tên thường gọi là Bách Khoa Computer Hà
Tĩnh) là 1 trong 42 chi nhánh, cửa hàng bán lẻ trên khắp 3 miền cả nước của tổng công ty
Bách Khoa Computer. Thành lập tháng 7 năm 2011 với tổng số vốn ban đầu 2,8 tỷ.
Họat động kinh doanh thiết bị điện tử tại thị trường Việt Nam: máy tính bảng, máy tính
xách tay, điện thoại, máy nghe nhạc, network, máy bộ PC và linh phụ kiện khác Với các
hình thức giao dịch: giao dịch trực tiếp với khách hàng hoặc theo dạng hợp đồng, và một
số hình thức khác như đơn đặt hàng.
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 6

GV Nguyễn Quốc Tú
Bách Khoa Computer Hà Tĩnh không chỉ cung cấp kịp thời cho khách hàng các sản
phẩm công nghệ thông tin có chất lượng cao với giá hợp lý, mà còn cung cấp cho khách
hàng những dịch vụ hậu mãi tin cậy nhất. Cùng với sự lãnh đạo sáng suốt, linh hoạt và đội
ngũ kỹ sư và kỹ thuật viên trẻ năng động có năng lực chuyên môn cao, tận tâm với công
việc, chi nhánh đã tạo thương hiệu sự tin cậy trong lòng tiêu dùng.
Địa chỉ: Số 02 – Đường Phan Đình Phùng –Thành phố Hà TĨnh – Hà Tĩnh.
Website: www.bkc.vn
Điện thoại: 0393.777.080
2.2 Cơ cấu tổ chức
Giám Đốc
Bộ phận
Kế toán
Bộ phận
kho
Bộ phận
Bảo Hành
Bộ phận kinh doanh
Nhóm kinh doanh Notbook-taplet

Nhóm kinh doanh Điện thoại
Nhóm kinh doanh PC-Nework
Nhóm kinh doanh Phụ Kiện (Acess)
Nhóm kinh doanh Multimedia
2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 7

GV Nguyễn Quốc Tú

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
2.2.2 Chức năng từng phòng ban
Trưởng Chi nhánh
Giúp việc cho Ban Giám Đốc trong công tác quản lý kinh doanh, con người của chi
nhánh.Tìm hiểu nhu cầu mua hàng IT của khách, xây dựng chỉ tiêu doanh số của nhóm
cho từng mặt hàng dựa theo mục tiêu doanh số công ty đề ra. Nỗ lực và thúc đẩy nhân
viên trong chi nhánh hoàn thành chỉ tiêu doanh số đặt ra và chấp hành tốt nội quy,quy
định công ty để góp phần xây dựng Bách Khoa Computer Hà Tĩnh vững mạnh.
Bộ phận kế toán
Giúp việc cho công ty trong việc thu ngân, nhập dữ liệu xuất bán vào HT soft ,
xuất phiếu bán hàng (xuất hóa đơn bán hàng nếu khách yêu cầu) cho khách đến mua tại
công ty. Chịu trách nhiệm lưu đầy đủ chứng từ, phiếu xuất, tiền bán hàng cho công ty, thu
công nợ, có thể ra kinh doanh bán hàng Kiểm tra, xác nhận phiếu trên phần mền quản
lý hệ thống bán hàng của công ty “Htsoft”. Báo cáo công việc với giám đốc chi nhánh và
ban giám đốc công ty khi có yêu cầu.
Bộ phận kinh doanh
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 8

GV Nguyễn Quốc Tú
Bộ phận kinh doanh được chi thành 5 nhóm chức nănghoạt động theo nhóm sản
phẩm bán tại công ty là: notbook-taplet, điện thoại, multimedia, PC-Nework, phụ kiện

(Acess).
Bộ phân kinh doanh là đại diện công ty tiếp thị các sản phẩm, dịch vụ, qua đó
quảng bá hình ảnh, thương hiệu BKC đến gần với khách hàng hơn; là người tạo và gia
tăng doanh số góp phần phát triển thị trường cho công ty. Ngoài ra là cầu nối giữa khách
hàng và nhà cung cấp để ngày càng hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ đáp ứng tốt nhất nhu
cầu khách hàng. Một số công việc của bộ phận kinh doanh như kiểm tra chi tiết hàng hóa
còn mới hay không khi kế toán chi nhánh bàn giao số lượng hàng thực tế, kiểm tra chất
lượng sản phẩm tại gian hàng, giải đáp những thắc mắc của khách hàng khi đến mua
hàng, hướng dẫn khách hàng thực hiện khi mua các sản phẩm,…

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 9

GV Nguyễn Quốc Tú
Bộ phận kho
Theo dõi tình hình hàng hóa trong kho của công ty, kiểm tra hàng từ kho tổng nhập
về, xuất hàng ra cho khách khách hàng, Khi thấy hàng trong kho không còn đủ bán nhân
viên ca 1 sẽ lập phiếu đặt hàng gửi lên giám đốc (kết hợp soi trên phần mền và kiểm tra
thực tế).
Bộ phận kỹ thuật và bảo hành
Đại diện Công ty trực tiếp nhận sản phẩm của khách hàng cần kiểm tra, xử lý các
lỗi phần mềm máy tính (PC, Laptop, ) tư vấn khách hàng khi gặp trường hợp sản phẩm
không thuộc diện lỗi kỹ thuật, góp phần đem lại giá trị cho khách hàng sau hậu mãi, phục
vụ tốt nhất nhu cầu mọi khách hàng, đó là chìa khóa tạo thành công cho Công ty.
Bộ phận bảo hành sẽ nhập thông tin khách hàng tình trạng sản phẩm trên phần mềm
quản lý “Htsoft” để tiện theo dõi. Khi sản phẩm về sẽ lấy thông tin điện thoại cho khách và
báo khách tới lấy sản phẩm. Những máy quá hẹn khách thì Phải gửi maill cho ban giam
đốc , ngành hàng và phòng bán hàng của tổng công ty để các bộ phận cao hơn can thiệp tới
hãng làm sớm cho khách. “ Tránh mất lòng tin với khách hàng” .
Quá Trình xét duyệt: Các trường hợp xét duyệt thì đã nằm trong nội quy của công
ty phân cấp và quyền hạn rõ ràng. Liên quan đến chi nhánh thường là do giám đốc quyết

định. Chỉ một số trường hợp đặc biệt vượt quá thì sẽ ban giám đốc tổng công ty xét duyệt.
3. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty
3.1 Khái niệm
Theo COSO: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên
của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu,
hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, cung cấp báo cáo tài chính tin cậy, tuân thủ các luật lệ và
quy định”.
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 10

GV Nguyễn Quốc Tú
3.2 Thành phần kiểm soát nội bộ của công ty
3.2.1 Môi trường kiểm soát
“Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức về
kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng cuả các bộ phận khác của kiểm
soát nội bộ”.
Môi trường kiểm soát gồm các nhân tố sau:
3.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành
“Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý. Phong cách
điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách của họ khi điều hành công việc”.
Đối với nhà quản lý Bách Khoa Computer Hà Tĩnh , nhân tố này được thể hiện qua:
- Biết lắng nghe những ý kiến của khách hàng để hiểu được những nhu cầu của khách hàng,
từ đó có những điều chỉnh hợp lý.
- Giải quyết vấn đề với thái độ nhìn nhận tổng thể và lập kế hoạch cụ thể hướng dẫn nhân
viên.
- Quản lý nhiệt tình giải đáp thắc mắc của nhân viên và khách hàng.
- Nhà quản lý luôn tạo cho nhân viên của mình thấy được vai trò quan trọng của mình đối
với công việc, tạo một môi trường làm việc đoàn kết, công sức của một tập thể, chứ không
phải một cá nhân nào, vì một mục tiêu duy nhất là làm cho cuộc sống này ngày càng tốt đẹp
hơn.
3.2.1.2 Sự trung thực và các giá trị đạo đức

- Công ty đã xây dựng quy định về chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cử xử đúng đắn giữa
nhà quản lí và các nhân viên trong đó quản lí luôn là người gương mẫu chấp hành để nhân
viên noi theo.
- Môi trường làm việc thân thiện, cởi mở, các thành viên luôn giúp đỡ nhau.
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 11

GV Nguyễn Quốc Tú
3.2.1.2 Chính sách nhân sự
- Bách Khoa Computer Hà Tĩnh luôn coi trọng vấn đề nhân lực, liên tục đào tạo nâng cao
trình độ và tay nghề cho mọi thành viên trong công ty( Nhân viên Kỹ Thuật và Bảo Hành
được tạo điều kiện thi bậc thợ hàng quý nhằm nâng cao tay nghề).
- Với phương châm “Chung tay, chung sức cùng phát triển”, Bách Khoa Computer Hà Tĩnh
luôn chào đón các bạn sinh viên, các bạn trẻ có tư cách đạo đức tốt, chuyên môn cao, nhiệt
tình đến góp sức cùng Công ty.
- Đặc biệt đối với người khuyết tật, Công ty có chính sách ưu tiên tuyển dụng cho một số vị
trí: chỉ cần tư cách đạo đức tốt, chuyên cần không cần kiến thức chuyên môn hay bằng cấp
(Công ty sẽ đào tạo để phù hợp với công việc).
3.2.1.3 Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên
Phong cách phục vụ và tư vấn chuyên nghiệp: Đến Bách Khoa Computer Hà Tĩnh,
khách hàng sẽ cảm nhận được phong cách phục vụ tận tình, Khi tham quan các gian hàng,
mỗi khách hàng đều được đảm bảo được nhân viên bán hàng tư vấn, giải thích tận tình mọi
thắc mắc để có được quyết định nhanh chóng và đúng đắn nhất.
Công ty có một đội ngũ kỹ sư và kỹ thuật viên giỏi, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm.
3. 2.2 Đánh giá rủi ro
“Các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức có thể không thực hiện được. Các rủi ro
xảy ra do rất nhiều nguyên nhân từ cả bên ngoài và cả bên trong, có thể rủi ro chủ quan
hoặc khách quan”. Để quản lý và chấp nhận các rủi ro thì những ngườ quản lý Bách Khoa
Computer Hà Tĩnh đã thực hiện các công tác sau:
3.2.2.1 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức
- Mục tiêu chung: Không ngừng nâng cao doanh số bán hàng

- Mục tiêu cụ thể: Phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, mỗi tháng có ít nhất một chương
trình khuyên mãi lớn, đặc biệt với chương trình giá shock cuối tuần. Tăng cường phát tờ
rơi để khách hàng biết tới công ty.
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 12

GV Nguyễn Quốc Tú
3.2.2.2 Nhận dạng, phân tích rủi ro
- Nhân viên kế toán vừa kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế từ kho tổng chuyển về, xác nhận
phiếu trên phần mền quản lý hệ thống bán hàng của công ty “Htsoft”, thu tiền từ kinh
doanh bán hàng, có thể ra kinh doanh bán hàng nên có thể sai sót trong quá trình ghi chép.
- Hiện nay trên thị trường Hà Tĩnh có nhiều cửa hàng cùng kinh doanh các sản phẩm công
nghệ điện tử nên nếu công ty không có các chính sách bán hàng, chăm sóc khách hàng hợp
lý, các chương trình khuyến mãi thu hút khách hàng, Bách Khoa Computer Hà Tĩnh có thể
không bán được hàng, mất thị phần trong đoạn thị trường này.
- Do đặc thù trong lĩnh vực kinh doanh của công ty là các mặt hàng thiết bị điện tử như: máy
tính bảng, máy tính xách tay, điện thoại, máy nghe nhạc, network, máy bộ PC và linh phụ
kiện khác,… Nên dễ bị lỗi thời , lạc hậu các sản phẩm đã nhập về gây ứ đọng khi hàng.
3.2.3Giám sát
“Giám sát là một quá trình đánh giá chất lượng thực hiện kiểm soát nội bộ một cách
liên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ duy trì được sự hữu hiệu qua các giai đoạn khác nhau.”
Đối với Bách Khoa Computer Hà Tĩnh:
- Quản lý chi nhánh có mặt hàng ngày tại công ty để giám sát việc bán hàng của nhân viên
tại công ty, đánh giá thái độ của nhân viên đối với khách hàng,…
- Sau khi kết thúc mỗi ca làm việc nhân viên phòng kinh doanh ca tiếp theo sẽ kiểm tra số
lượng hàng tồn kho và xác nhận số lượng và chất lượng hàng trong kho với ca trước.
- Giữa năm vào ngày 31/5 công ty sẽ tiến hành kiểm kê kho nhằm thống kên số lượng,
chủng loại,số hàng bị oxihoa không đảm bảo chất lượng.
3.2.4 Hoạt động truyền thông
“Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập duy
trì và nâng cao chât lượng kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành báo cáo để

cung cấp thông tin về hoạt động chính sự và sự tuân thủ, bao gồm cho nội bộ và bên
ngoài.”
Để đảm bảo tính hiệu quả, hiệu năng hoạt động của công ty, trong công tác thông
tin và truyền thông Bách Khoa Computer Hà Tĩnh đã thực hiện:
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 13

GV Nguyễn Quốc Tú
Công ty sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Htsoft vừa ứng dụng được đầy đủ các
yêu cầu của doanh nghiệp vừa đảm bảo được tính ổn định, dễ dàng sử dụng và an toàn dữ
liệu như: quản lý kho, mua hàng, bán hàng, đơn hàng, khuyến mãi, quản lý giá, quỹ, ngân
hàng, công nợ, chăm sóc khách hàng Với sự hữu dụng của chương trình đã giúp công ty
giảm thiểu sai sót, gian lận trong công ty, đồng thời cung cấp chính xác các thông tin của
sản phẩm và khách hàng,… tạo điều kiện cho công ty ngày càng phát triển và tạo sự uy tín
đối với khách hàng.
Việc sử dụng phần mềm quản lý Htsoft đã cung cấp một hệ thống các báo cáo trong
công ty. Đồng thời doanh số bán hàng, tình hình hoạt động của Bách Khoa Computer Hà
Tĩnh được chuyển về tổng công ty nhanh chóng, giúp cho kiểm toán nội bộ của tổng công
ty dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi có sai sót.
Hàng tháng(ngày 6/6) công ty sẽ tiến hành họp toàn bộ nhân viên trong chi nhánh
dưới sự điều khiển của trưởng chi nhánh về quy chế làm việc, chính sách lương, thưởng
của nhân viên,những chỉ tiêu đã đạt được, mục tiêu cần đạt trong tháng tới,…
4. Quy trình luân chuyển chứng từ
4.1 Hệ thống chứng từ
Phiếu báo giá:
Phiếu báo giá do bộ phận kinh doanh lập khi sau khách hàng tới xem sản phảm và
quyết định mua hàng. Phiếu báo giá sẽ được lập dựa trên thông tin bảng giá của công ty.
Phiếu báo giá sẽ ghi các thông tin về tên hàng, loại sản phẩm, đơn giá, số lượng, thành tiền
,…

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 14

GV Nguyễn Quốc Tú
Phiếu đề nghi xuất hàng:
Do bộ phận kế toán lập và xác nhận.
Khi khách hàng đến nộp tiền mua mua hàng, kế toán sẽ dựa vào cơ sở phiếu báo giá
sẽ tiến hành thu đủ số tiền, ghi đầy đủ thông tin về khách hàng, sản phẩm đồng thời đóng
dấu trên phiếu thu tiền .
Phiếu đề nghị xuất hàng là cơ sở để kế toán nhập liệu thông tin lên máy tính và là
chứng từ đảm bảo cho hàng hóa khi xuất kho giao cho khách hàng.
Hình 2: Phiếu đề nghị xuất hàng Hình 3 : Phiếu đề nghị xuất hàng sau khi thu
tiền
Phiếu bảo hành, tem bảo hành
Sau khi kiểm tra hàng không có lỗi kỹ thuật nào, bộ phận kỹ thuật và bào hành sẽ lập
phiếu bảo hành và dán tem bào hành. Phiếu bảo hành với các điều kiện bảo hành chặt chẽ,
kết hợp với sử dụng tem bảo hành sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả người mua sản phẩm và
người bán hàng.
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 15

GV Nguyễn Quốc Tú
Loại tem bảo hành 6 tháng
Hình 4: Tem bảo hành 6 tháng
Loại tem bảo hành 12 tháng
Hình 5: Tem bảo hành 12 tháng
Báo cáo doanh thu ( hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm)
Báo cáo doanh thu được lập nhằm theo dõi doanh thu của chi chi nhánh do bộ phận
kế toán ( báo cáo doanh thu hàng ngày) và giám đốc chi nhánh( báo cáo doanh thu hàng
tuần, tháng, quý, năm) lập… Báo cáo này được lập trên máy tính và chuyển về cho ban
giám đốc tổng công ty, để tổng công ty nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của chi
nhánh.
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 16

GV Nguyễn Quốc Tú
4.2 Đoạn văn mô tả
Khi khách hàng tới mua hàng, dựa trên yêu cầu của khách hàng nhân viên kinh
doanh sẽ tiến hành lập phiếu báo giá (2 liên). Liên 1 của phiếu báo giá sẽ được lưu tại
phòng kinh doanh.
Nhân viên kinh doanh chuyển phiếu báo giá sang bộ phận kế toán. Nhân viên kế
toán lập phiếu đề nghị xuất hàng (3 liên), thu tiền từ khách hàng, đóng dấu xác nhận đồng
thời nhập thông tin lên tập tin nghiệp vụ. Liên 2 của phiếu báo giá và liên 1 phiếu đề nghị
xuất hàng được lưu tại phòng kế toán. Nhân viên kinh doanh sẽ đưa liên 2, 3 phiếu đề nghị
xuất hàng tới bộ phận kho. Nhân viên kho sẽ kiểm tra thông tin trên phiếu đề nghị xuất
hàng và giao hàng cho nhân viên kinh doanh. Dựa trên thông tin phiếu đề nghị xuất hàng,
nhân viên kho nhập thông tin lên tập tin hàng tồn kho và lưu liên 3.
Nhân viên kinh doanh chuyển liên 2 phiếu đề nghị xuất kho và hàng cho khách hàng. Nhân
viên kinh doanh cùng với khách hàng sẽ đưa hàng tới bộ phận kĩ thật –bảo hành. Nhân
viên kĩ thuật -bảo hành kiểm tra thông tin trên phiếu đề nghị xuất hàng, hàng và lập phiếu
bảo hành(1 liên), đồng thời lưu thông tin khách khàng vào tập tin khách hàng.
Khi kết thúc ca làm việc nhân viên kế toán dựa vào thông tin trên tập tin nghiệp vụ
lập BCDT trong ngày trên máy tính và tiến hành lưu.
Cuối mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi quý giám đốc chi nhánh sẽ lập báo cáo doanh thu về
doanh số đã bán được và gửi về tổng công.

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 17

GV Nguyễn Quốc Tú
4.3 Lưu đồ
Hình 6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 18

GV Nguyễn Quốc Tú

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 19

GV Nguyễn Quốc Tú
4.4 Sơ đồ dòng dữ liệu.
4.4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát.
Hình 7: Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát
4.4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 20

GV Nguyễn Quốc Tú
Hình8: Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý
4.5. Nhận xét và kiến nghị
4.5.1 Ưu điểm
Công ty sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng Htsoft là một phần mềm
thông minh,không chỉ là công cụ ghi chép, báo cáo mà còn là công cụ tư vấn, định hướng
và hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý. Sử dụng phần mềm giúp nâng cao hiệu quả công
việc, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho các đối tượng sử dụng thông tin
Có hệ thống camera theo dõi tại phòng bán hàng nên có thể hạn chế tình trạng mất
hàng.
Công tác xét duyệt được thực hiện nghiêm túc.
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 21

GV Nguyễn Quốc Tú
4.5.2 Nhược điểm
Chưa có sự tách biệt công việc giữa các bộ phận rõ ràng như: nhân viên bộ phận
kế toán không được làm công việc của bộ phận kinh doanh; bộ phận kế toán cần tách biệt
kế toán kế toán ghi sổ và kế toán thu tiền,
Hiện tại công ty chỉ có một kế toán cho mỗi ca làm việc với khối lượng công việc
rất lớn vì vậy sẽ tạo ra áp lực lớn cho nhân viên kế toán gây ra nhiều sai sót trong việc ghi
chép.

Quy chế làm việc, phân công chức năng của các nhân viên chưa rõ ràng nên có
hiện tượng là làm thay, không tập trung bộ phận của mình làm cho kẻ xấu có cơ hội lợi
dụng lấy sản phẩm của công ty.
4.5.3 Kiến nghị
Cần bổ sung thêm nhân viên kế toán để tránh sai sót, tách biệt giữa kế toán thu tiền
và kế toán ghi sổ.
Công ty nên sử dụng thêm hóa đơn thu tiền khi khách hàng nộp tiền thay vì chỉ sử
dụng mỗi phiếu đề nghị xuất kho như hiện tại.
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 22