Thực tế về quy trình lập và luân chuyển chứng từ HTK

MỤC LỤC
A/ LỜI MỞ ĐẦU
B/ NỘI DUNG
I. Chứng từ kế toán
1. Khái niệm
2. Nội dung và yêu cầu
3. Phân loại
4.Quy trình xử lý, luân chuyển chứng từ
II. Chứng từ hàng tồn kho
1. Khái quát chung về chứng từ hàng tồn kho
2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho
a. Quy trình tổ chức phiếu nhập kho
b. Quy trình tổ chức phiếu xuất kho
III. Ví dụ thực tế về quy trình lập và luân chuyển chứng từ HTK
1. Phiếu nhập kho
2. Phiếu xuất kho
C/ LỜI KẾT
A/ LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của các
đơn vị là tổng hòa của các hoạt động cụ thể phát sinh làm cho tài sản, nguồn
hình thành tài sản của đơn vị biến động - các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
trong đơn vị bao gồm nhiều loại có nội dung kinh tế phát sinh ở thời gian,
địa điểm khác nhau tác động đến sự biến động của tài sản, nguồn hình thành
tài sản theo các chiều hường khác nhau và mức độ khác nhau. Để quản lý
các loại tài sản, điều hành hoạt động của đơn vị thì các nhà quản lý phải có
thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán là một công cụ quản lý ở đơn
vị cần thiết phải thực hiện chứng từ hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tức
là phải lập chứng từ cho từng nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và tổ chức
thông tin phục vụ công tác quản lý của các bộ phận trong đơn vị. Hay chính
là thực hiện các chứng từ kế toán. Sau đây chúng ta sẽ đi tìm hiểu rõ về

chứng từ kế toán, cùng đó là quy trình lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn
kho
B/ NỘI DUNG
I. Chứng từ kế toán

1. Khái niệm
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế
toán.
Do đó nội dung cơ bản chững từ kế toán phải có những yếu tố đặc
trưng cho hoạt động kinh tế về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm phát
sinh, các yếu tố thể hiện trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với những
hoạt động kinh tế xảy ra.
2. Nội dung và yêu cầu của chứng từ kế toán
a. Nội dung
Các yếu tố cấu thành nội dung của bản chứng từ bao gồm:
*Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có
như:
-Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán đều phải có tên gọi
nhất định như phiếu thu, phiếu nhập kho… nó là cơ sở để phục vụ việc phân
loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi . Tên gọi chứng từ được
xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ
đó.
- Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các bản
chứng từ phải ghi rõ số chứng từ và ngày, tháng lập chứng từ. Yếu tố này
được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời
gian nhằm giúp việc cho kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết.
- Tên, địa chỉ, của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ. Các yếu
tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế.

- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế toán đều
phải ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính
hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên
chứng từ không được viết tắt, không được tẩy xóa, sủa chữa; khi viết phải
dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải
gạch chéo.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng
số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dung để thu chi tiền ghi bằng số và
chữ.
- Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác
của nghiệp vụ. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan
hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát( kế toán
trưởng) và người phê duyệt ( thủ trưởng đơn vị) đóng dấu của đơn vị.
* Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố không bắt buộc đối với mọi bản chứng
từ, tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán mà
có các yếu tố bổ xung khác nhau như phương thức thanh toán, phương thức
bán hàng…
b. Yêu cầu
Bản chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho
mọi thông tin kế toán cung cấp, do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ
kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ tức là phải đảm bảo yêu cầu
sau:
- Chứng từ kế toán phản ánh đúng nội dung, bản chất và quy mô của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không
được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải
gạch chéo.
- Chứng từ kế toán phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng
từ phải rõ ràng không tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ.
- Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy
định.

- Đối với chứng từ phát sinh ở ngoài lãnh thổ Việt Nam ghi bằng tiếng
nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra
tiếng Việt và bản dịch tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bảng tiếng
nước ngoài.
3. Phân loại
Trong quá trình hoạt động với tính đa dạng của các nghiệp vụ kinh tế.
chứng từ kế toán cũng bao gồm nhiều loại khác nhau. Do đó để nhận biết
đầy đủ các loại chứng từ, thuận tiện cho việc ghi chép trên sổ kế toán và
kiểm tra khi cần thiết phải phân loại chứng từ kế toán.
Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức
khác nhau: theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập
chứng từ, theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, mức độ phản ánh
trên chứng từ, các quy định về quản lý chứng từ… Tương đương với mỗi
tiêu thức chứng từ được chia ra thành các loại chứng từ khác nhau
a. Căn cứ vào tính chất và hình thức của chứng từ (hình thức biểu hiện)
chứng từ kế toán được chia thành:
- Chứng từ thông thường ( chứng từ bằng giấy)
- Chứng từ điện tử: là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng
dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền
qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ
thanh toán. Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử phải có các điều
kiện:
+ Có chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người được ủy
quyền của người đại diện theo pháp luật của đợn vị, tổ chức sử dụng chứng
từ điện tử và thanh toán điện tử.
+ Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kỹ thuật của vật
mang tin.
+ Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình
khớp đúng quy định.
b. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: theo cách phân loại chứng từ kế

toán được phân chia thành chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài
- Chứng từ bên trong: là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong
đơn vị lập như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho…
- Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế có liên quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị
khác lập và chuyển đến như giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, hóa đơn bán
hàng của người bán…
Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập là cơ sở xác định trách
nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ
c. Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ: theo cách phân loại này
chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp.
- Chứng từ gốc( chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của
nghiệp vụ kinh tế.
- Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng
chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong sổ kế toán, giảm bớt khối
lượng công việc ghi sổ. Tuy nhiên việc sử dụng hợp yêu cầu phải kèm theo
chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế.