Đồ án quản lý trung tâm

HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BỘ MƠN HỆ THỐNG THƠNG TIN

Nguyễn Thị Ngọc Hà
Nguyễn Đình Đức

BÁO CÁO HỌC PHẦN ĐỒ ÁN I

XÂY DỰNG HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUẢN LÝ ĐỐI VỚI TRUNG TÂM GIÁO
DỤC

HÀ NỘI, 12/2019


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi trên
mọi lĩnh vực của cuộc sống. Với tốc độ và tính chính xác, máy tính
dã giúp con người tận dụng hiệu quả thời gian và chất lượng công
việc. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trường học cũng đã góp
phần nâng cao hiệu quả giảng dạy cũng như quản lý của nhà trường.
Với sự phát triển của xã hội, giáo dục đang là mối quan tâm
hàng đầu của cả nước. Cùng với chức năng giáo dục, các trung tâm
giáo dục cần quản lý tốt dữ liệu của mọi học sinh trong trung tâm.
Hiện tại, do đặc thù của trung tâm ABC, hệ thống quản lý vẫn chưa
được tin học hóa, dẫn đến mất rất nhiều thời gian và cơng sức quản
lý.
Do đó, nhóm em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống hỗ
trợ quản lý đối với trung tâm giáo dục” làm đồ án 1. Với mong muốn
hệ thống có thể làm giảm số lượng cơng việc của giáo viên và tiết
kiệm chi phí cũng như thời gian trong công tác quản lý. Mặt khác, hệ

thống là nơi tăng tương tác giữa học sinh, phụ huynh và đem lại sự
tin cậy đối với những bậc phụ huynh với trung tâm.
Với kinh nghiệm còn non nớt, cùng với kiến thức còn hạn chế,
tuy chúng em đã cố gắng nỗ lực hết mình nhưng đề tài của chúng
em vẫn khơng tránh khỏi những thiếu sót. Chúng em mong nhận
được những đóng góp về thiếu sót của chúng em từ thầy cô và các
bạn để chúng em có thể rút kinh nghiệm và phát triển hệ thống một
cách tốt nhất có thể.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!

2


MỤC LỤC

3


Ký hiệu sử dụng
1. Mơ hình kiến trúc chung

Hệ con

Tác nhân

Đường biên

Luồng thơng tin

2. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ

Bộ phận trong hệ thống

Tác nhân tác động vào hệ
thống
Luồng thông tin

4


3. Biểu đồ hoạt động

Bắt đầu / Kết thúc

Công việc

Điều kiện rẽ nhanh

Giấy tờ giao dịch

Kho dữ liệu
Luồng dữ liệu / Luồng công
việc

5


CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG
I.1. Mô tả kiến trúc chung của hệ thống
I.1.1. Nhiệm vụ cơ bản

Hệ thống cần thực hiện đủ các nhiệm vụ cơ bản sau:
-

Văn phòng giám đốc: chức năng duyệt thống kê, báo cáo
như thông kế cơ sở vật chất, thống kê thu chi hằng tháng,
báo cáo kết quả học tập, công tác của học sinh và giáo

-

viên.
Quản lý nhân sự: tuyển dụng giáo viên, quản lý hồ sơ
giáo viên, sắp xếp vị trí và lịch làm việc, công tác cho

-

giáo viên.
Quản lý tuyển sinh và công tác học sinh: tuyển sinh, quản
thông tin học sinh, theo dõi quá trình học tập cũng như
kết quả học tập học sinh, thống kế quá trình học tập của

-

học sinh.
Quản lý hỗ trợ trực tuyến: hỗ trợ học sinh trực tuyến
thông qua việc hỗ trợ học sinh giải đáp những thắc mắc
về kiến thức cũng như hỗ trợ phụ huynh về các thắc mắc

-

các khóa học.

Quản lý thu chi: chức năng của quản lý thu học phí/ thanh
tốn giảng dạy như thu học phí của học sinh khi đăng ký
học, thanh toán tiền dạy học cho giáo viên/ cán bộ, thanh

-

toán tiền chi cho cơ sở vật chất.
Quản lý CSVC: chức năng của quản lý cở sở vật chất như

quản lý trang thiết bị, thông kê trang thiết bị.
I.1.2. Phân chia hệ con và nhiệm vụ của từng hệ con

Hệ con
Quản lý nhân sự

Nhiệm vụ
- Quản lý tuyển dụng giáo viên
- Quản lý thông tin giáo viên
- Quản lý lịch làm việc giáo viên, lịch học
6


của học sinh
- Quản lý hợp đồng lao động
Quản lý tuyển
sinh và công tác
học sinh
Quản lý hỗ trợ
trực tuyến
Quản lý CSVC

Quản lý tài chính

- Quản lý thơng tin học sinh
- Quản lý điểm học sinh
- Quản lý nhật ký học tập của học sinh
-

Quản
Quản
Quản
Quản

lý
lý
lý
lý

chủ đề hỏi đáp
bài viết
câu hỏi
câu trả lời

- Quản lý thiết bị giảng dạy (phòng học,
đồ dùng giảng dạy, bàn ghế, máy in...)
-

Thơng báo học phí
Thu học phí
Khen thưởng học sinh

Quản lý lương nhân viên
Thanh tốn hóa đơn
Báo cáo doanh thu định kỳ

I.1.3. Mơ hình kiến trúc hệ thống

I.2.

Mô tả chi tiết hệ con “ Quản lý nhân sự”
7


I.2.1. Cơ cấu tổ chức (Hệ con có những bộ phận nào, chức
năng và nhiệm vụ của từng bộ phận ?)
a. Nhiệm vụ
Bộ phận tuyển dụng: nhiệm vụ tuyển dụng giáo viên
cho trung tâm để giảng dạy để trung tâm, là nơi nhận
trách nhiệm đăng tin tuyển dụng giáo viên.
- Tiếp nhận hồ sơ giáo viên: khi có 1 giáo viên đến
nộp hồ sơ xét tuyển vào trung tâm giảng dạy, cán
bộ quản lý chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ và
-

chuyển cho người xét duyệt
Duyệt hồ sơ giáo viên: sau khi nhận hồ sơ giáo viên
nộp vào, người xét tuyển đọc hồ sơ và kiểm tra

-

thông tin, kiểm tra trình độ giáo viên đó.

Ký hợp đồng: sau khi kiểm tra hồ sơ giáo viên hoàn
tất và đạt yêu cầu, người xét tuyển sẽ thảo luận với
giáo viên đó và lên 1 bản hợp đồng thuê giảng dạy

đối với giáo viên đó.
Bộ phận quản lý giáo viên: tiếp nhận hộ sơ giáo viên
mới từ bộ phận tuyển dụng, thêm thông tin vào hệ thống
và quản lý thông tin giáo viên.
- Lưu trữ, cập nhận hồ sơ giáo viên: sau khi nhận hồ
sơ giáo viên vừa được tiếp nhận thì nhập thơng tin
của giáo viên đó vào hệ thơng để lưu trữ. Thơng tin
-

giáo viên có thể cập nhật như thêm, sửa xóa.
Tiếp nhận thơng tin đăng ký lịch dạy: tiếp nhận
thông tin lịch dạy mà giáo viên đăng ký, sau khi
giáo viên đăng ký lịch dạy thì người quản lý sắp xếp

lịch dạy hợp lý cho giáo viên đó.
- Thực hiên checkin khi nhân viên đến làm việc
b. Cơ cấu tổ chức

8


c. Quy trình xử lý
- Bộ phận tuyển dụng nhận Tờ trình (MB3)yêu cầu bổ
-

sung nhân sự từ bộ phận quản lý nhân viên

Bộ phận tuyển dụng thực hiệp tiếp nhận hồ sơ giáo
viên (MB1), sau đó thực hiện duyệt và lọc hồ sơ giáo

-

viên để phù hợp với những tiêu chí cần thiết.
Sau khi duyệt hồ sơ, bộ phận tuyển dụng trực tiếp ký

-

hợp đồng lao động(MB2) với giáo viên
Thông tin của giáo viên được lưu trữ và cập nhật khi có

-

thay đổi tại bộ phận quản lý giáo viên
Giáo viên đăng ký lịch dạy (MB4) với bộ phận quản lý

-

giáo viên
Bộ phân quản lý xác nhận thông tin và cập nhật lịch

giảng dạy (5)cho giáo viên
I.2.2. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ (Định nghĩa các ký
hiệu sử dụng trong mơ hình, vẽ mơ hình, xác định
các quy trình nghiệp vụ của hệ thống)

9

I.2.3. Biểu đồ hoạt động (Định nghĩa các ký hiệu sử
dụng trong mơ hình, vẽ mơ hình)
i.
Quy trình tuyển dụng

10


ii.

Quy trình ứng tuyển

iii.

Quy trình đăng ký lịch dạy
11


I.2.4. Mẫu biểu (Hệ thống con sử dụng những giấy tờ giao
dịch gì ?).
i.
Hồ sơ giáo viên(MB1)

12


ii.

Mẫu biểu Tờ trình (MB3)

iii.

Mẫu biểu hợp đồng(MB2)

13


iv.

Mẫu biểu đăng ký lịch dạy(MB4)

v.

Mẫu biểu lịch làm việc(MB5)

14


I.3.

Mô tả chi tiết hệ con “Quản lý tuyển sinh và công tác

học sinh”
I.3.1. Cơ cấu tổ chức (Hệ con có những bộ phận nào, chức
năng và nhiệm vụ của từng bộ phận ?)
a. Nhiệm vụ
Bộ phận tuyển sinh: nhiệm vụ tuyển sinh học sinh cho
trung tâm để học tập tại trung tâm, là nơi nhận trách
nhiệm đăng tin tuyển sinh học sinh.

- Nhận yêu cầu tuyển sinh từ bộ phận quản lý học sinh
- Đăng thông tin tuyển sinh: nơi chịu trách nhiệm đăng
tin tuyển sinh, quảng cáo trung tâm để tìm kiếm
-

nhiều học sinh đến trung tâm.
Tiếp nhận hồ sơ khi có học sinh, phụ huynh đến đăng
ký học tại trung tâm thì tiếp nhận hồ sơ, làm thủ tục

-

đăng ký môn học.
Cung cấp thẻ học viên
Báo cáo, thống kê: khi có thơng tin học sinh qua hồ
sơ học sinh nộp thì người quản lý thơng kê lại thông
tin học sinh, thông kê lịch học của học sinh, báo cáo

lich học, thông tin đăng ký lên cho quản lý.
Bộ phận quản lý học sinh: tiếp nhận thông tin học sinh
để lưu trữ và quản lý.
- Lưu trữ thông tin học sinh: sau khi nhận được thông
tin học sinh từ bộ phận tuyển sinh thì lưu thơng tin
15


học sinh vào hệ thông, cập nhật hồ sơ của học sinh
(thêm, sửa, xóa).
Check in học sinh. Theo dõi nhật ký học tập học sinh
Giám sát quá trình học tập của học sinh: trong quá

-

trình học tập của học sinh thì kiểm tra trình độ tiếp
thu kiếm thức của học sinh thông qua các bài kiểm
tra, điểm thi.
Báo cáo, thông kê: thông qua điểm danh lớp để thông

-

kê lại số lượng học sinh của lớp đó, thơng kê, báo cáo
q trình học tập của học sinh.
b. Cơ cấu tổ chức

c. Quy trình xử lý
- Bộ phận tuyển sinh thực hiện nhận yêu cầu tuyển
-

dụng (MB6) và đăng thông tin tuyển sinh.
Bộ phận tuyển sinh tiếp nhận hồ sơ học sinh (MB9)
và thông tin đăng ký học (MB7) của học sinh khi có

-

học sinh đăng ký tham gia.
Sau khi xác nhận đăng ký khóa học thành cơng, bộ

-

phận tuyển sinh cung cấp thẻ học sinh(MB8)
Hồ sơ học sinh được chuyển đến bộ phận quản lý

học sinh để lưu trữ.

16


-

Bộ phận quản lý học sinh liên tục cập nhật quá trình
học tập của học sinh khi tham gia học tập tại trung

tâm gồm bảng điểm (MB10), điểm danh (MB11)
I.3.2. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ (Định nghĩa các ký
hiệu sử dụng trong mơ hình, vẽ mơ hình, xác định
các quy trình nghiệp vụ của hệ thống)

I.3.3. Biểu đồ hoạt động (Định nghĩa các ký hiệu sử
dụng trong mơ hình, vẽ mơ hình)

17


18


I.3.4. Mẫu biểu (Hệ thống con sử dụng những giấy tờ giao
dịch gì ?).
19


i.

Mẫu biểu yêu cầu tuyển sinh vào các lớp (MB6)

ii.

Mẫu biểu thông tin học sinh(MB7)

iii.

Thẻ học sinh (MB8)

iv.

Hồ sơ học sinh (MB9)

20


v.

Bảng điểm (MB10)

21


vi.

Điểm danh (MB11)

22

I.4. Mô tả chi tiết hệ con “Quản lý cơ sở vật chất”
I.4.1. Cơ cấu tổ chức (Hệ con có những bộ phận nào, chức
năng và nhiệm vụ của từng bộ phận ?)
a. Nhiệm vụ
Bộ phận quản lý cơ sở vật chất: Bộ phận có trách
nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ, đảm bảo chất
lượng phục vụ cho việc học tập, giảng dạy.
- Thống kê tình trạng cơ sở vật chất: thông kê, kiểm tra
cơ sở vật chất tại trung tâm (như bàn, ghế, bảng,
-

dụng cụng hỗ trợ giảng dạy…).
Lập yêu cầu nhập hàng: sau khi có thống kê, kiểm tra
chất lượng cơ sở vật chất. Nếu có thiếu hay hư hỏng
1 số cơ sở vật chất thì lập 1 bảng yêu cầu bổ xung,

-

sửa chữa, mua mới.
Báo cáo, thông kê: Tổng hợp, báo cáo thông kê lại cơ
sở vật chất, trang thiết bị tại trung tâm. Thống kê yêu

23


cầu nhập hàng để gửi lên quản lý trung tâm để thanh
toán.
Bộ phận nhập: Bộ phận tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ

bộ phận quản lý cơ sở vật chất, sau đó xử lý thơng tin u
cầu và nhập những trang thiết bị cần thiết.
-

Chọn nhà cung cấp: nhiệm vụ đảm bảo chọn được 1
nhà cung cấp có các trang thiết bị phù hợp, đảm

-

bảo chất lượng với trung tâm.
Lập phiếu nhận hàng: tiếp nhận yêu cầu nhập hàng
của bộ phận quản lý cơ sở vật chất thì lập 1 phiếp
mua hàng theo yêu cầu đó để gửi đến nhà cung

-

cấp.
Tiếp nhận hàng: sau khi nhà cung cấp hàng cho
trung tâm, người quản lý bộ phận nhập tiếp nhận

hàng và kiểm tra hàng theo đúng yêu cầu.
- Thống kê, báo cáo
b. Cơ cấu tổ chức

c. Quy trình xử lý
- Bộ phận nhập chọn nhà cung cấp phù hợp cho các
sản phẩm như bút, giấy, bảng, bàn ghế, điều hòa,
thuê phòng học, ...
24

-

Bộ phận nhập lập phiếu nhập (MB12) hàng và tiếp

-

nhận hàng từ nhà cung cấp.
Thông tin nhập sản phẩm và hóa đơn (MB14) được
chuyển đến bộ phận quản lý cơ sở vật chất. Bộ phận
quản lý cơ sở vật chất sau khi tiếp nhận cơ sở vật

-

chất cần tiến hành đánh giá tình trạng.
Bộ phận quản lý cơ sở vật chất cần liên tục thống
kê tình trạng cơ sở vật chất (MB13) và lập yêu cầu

cấp cho bộ phận nhập khi cần thiết.
I.4.2. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ (Định nghĩa các ký
hiệu sử dụng trong mơ hình, vẽ mơ hình, xác định
các quy trình nghiệp vụ của hệ thống)

I.4.3. Biểu đồ hoạt động (Định nghĩa các ký hiệu sử
dụng trong mơ hình, vẽ mơ hình)

25