Những kinh nghiệm làm việc với khách hàng khi tổ chức sự kiện pdf

Những kinh nghiệm làm việc với khách hàng khi tổ
chức sự kiện
Khách hàng không đủ năng lực tài chính
Một công ty quá nhỏ bé chỉ có vài ba nhân viên hoặc một công ty đang trên
đà thua lỗ rất thậm tệ lại muốn tổ chức một sự kiện hoành tráng thì khả năng
"có vấn đề" là rất cao. Để tránh những nguy cơ chậm thanh toán, quỵt nợ, tốt
nhất bạn nên tìm hiểu kỹ tình hình làm ăn cũng như tình trạng tài chính của
khách hàng.
Dù khách hàng không có yêu cầu, bạn cũng nên ngỏ ý muốn đến gặp khách
hàng tại văn phòng của họ để trao đổi và tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ họ.
Tại đây bạn dễ dàng quan sát văn phòng, nhà xưởng, trang thiết bị, nhân
viên của họ.
Bạn cũng nên lưu ý là không phải các công ty có tên tuổi, công ty lớn hoặc
có văn phòng tại trung tâm thành phố thì cũng đáng tin tưởng. Một công ty
có tên tuổi và website hoành tráng trên Internet thì chưa chắc quy mô đã lớn,
một công ty lớn thì chưa chắc đang ăn nên làm ra, và một công ty nằm ở một
tòa nhà văn phòng lớn ở trung tâm thì cũng có thể ngày mai họ dọn đến một
nơi xa xôi hẻo lánh vì đã nợ tiền mặt bằng vài tháng rồi. Không có gì đảm
bảo là khách hàng của bạn không "đánh liều" làm cú chót bằng cách đặt sự
số phận của họ vào sự kiện của bạn. Nếu may mắn họ sẽ có thêm khách
hàng để cải thiện tình trạng ảm đạm còn nếu không thì có thể rút khỏi thị
trường Việt Nam ngay vào tháng sau và để lại món nợ đè nặng lên vai
Agency nào kém may mắn.
Khách hàng chây ỳ trong thanh toán
Một số khách hàng có thói quen không bao giờ muốn thanh toán đúng hạn
cho nhà cung ứng dịch vụ dù điều đó không sớm thì trễ cũng phải diễn ra.
Để ngăn ngừa việc này, bạn cần có điều khoản rõ ràng ngay từ khi báo giá,
là sẽ tạm ứng trước bao nhiêu % khi ký hợp đồng, số còn lại thanh toán
chậm nhất bao nhiêu ngày sau khi kết thúc hợp đồng và khách hàng nhận
được hóa đơn tài chính hợp lệ. Trong hợp đồng cũng vậy, bạn cần có những
điều khoản ràng buộc về thời hạn chót thanh toán, hình phạt cho việc chậm

thanh toán, ví dụ bao nhiêu % lãi cho mỗi ngày chậm thanh toán.
Ngay sau khi kết thúc công việc, bạn hãy nhanh chóng làm thanh lý hợp
đồng gởi qua khách hàng như một cách "nhắc khéo" về việc thanh toán. Sau
đó, nếu khách hàng đã ký nghiệm thu nhưng chưa đá động đến việc thanh
toán, hãy hỏi họ xem thời hạn thanh toán là khi nào để chúng ta có thể xuất
hóa đơn VAT cho họ.
Nếu khách hàng vẫn cù cưa trong việc thanh toán, hãy gởi email nhắc nhở,
trong email lặp lại vài lần số tiền cụ thể bạn cần thanh toán cùng thời hạn
chót phải thanh toán. Nếu việc này vẫn không có hiệu quả, bạn hãy gởi thư
nhắc nợ dưới dạng văn bản qua cho đối tác. Nếu đối tác vẫn viện cớ sếp đi
vắng, sếp đi công tác để chây ỳ thanh toán, bạn hãy tiếp tục gởi 1 biên bản
xác nhận thời hạn trả nợ với thời hạn cụ thể về việc trả nợ, và dùng từ ngữ
mạnh hơn, thậm chí đe dọa đem ra thưa tụng.
Việc này đòi hỏi sự kiên nhẫn và cả kiên quyết, và cần nhất là phải chốt
được thời hạn cụ thể, không nên để họ hứa hẹn chung chung kiểu "Cho
chúng tôi thêm một thời gian". Và lưu ý, mọi hồ sơ gởi sang khách hàng bạn
cần yêu cầu họ hồi đáp bằng văn bản vê việc đã nhận được, và yêu cầu trong
vòng 30 ngày nếu có thắc mắc thì phải phản hồi lại bằng văn bản. Việc này
ngăn ngừa tình trạng khách hàng xem như chưa nhận được hồ sơ, giấy tờ
của bạn.