Slide quản trị hội họp - thuyết trình môn Quản trị Văn phòng

Quản trị hội họp
Nhóm VI
M t cu c ộ ộ
h p g m ọ ồ
nh ng ữ
ng i h p ườ ọ
l i đ gi i ạ ể ả
quy t v n ế ấ
đ hay ề
quy t đ nh ế ị
đi u gì đóề
1. Khái ni m h i h pệ ộ ọ
Trình bày đ xu t đ th o lu n và ề ấ ể ả ậ

th ng là đ đ t đ c s th ng ườ ể ạ ượ ự ố
nh tấ
Trình bày các ph n ả
ánh hay phân x các ử
v n đấ ề
H ng d n ướ ẫ
th c hi nự ệ
Ph bi n ổ ế
thông tin hay
thông báo tin
t cứ
Phát huy

sáng ki nế
Quy t đ nh ế ị
hay th c hi n ự ệ
quy t đ nhế ị
2. M c đích c a cu c h pụ ủ ộ ọ
H p n i ọ ộ
b không ộ
nghi
th cứ
H i nghộ ị
3. Các lo i h i h pạ ộ ọ
H i ngh ch huyộ ị ỉ

H i ngh giao banộ ị
H i ngh thăm dòộ ị
H i ngh quy t đ nhộ ị ế ị
3. Các lo i h i h pạ ộ ọ
H i ộ
nghị
Ph ng pháp ươ
truy n ề
th ng: M i ố ờ
đ i bi u h p ạ ể ọ
t i các phòng ạ
h p ho c ọ ặ

trên h i ộ
tr ngườ
4. Các ph ng pháp t ch c h i ươ ổ ứ ộ
nghị
Ph ng ươ
pháp s ử
d ng ụ
đi n ệ
tho i, ạ
m ng ạ
vi tính
4. Các ph ng pháp t ch c h i ươ ổ ứ ộ

nghị
Ph ng ươ
pháp s ử
d ng cáp ụ
quang
nh c u ư ầ
truy n ề
hình, h i ộ
ngh t xaị ừ
4. Các ph ng pháp t ch c h i ươ ổ ứ ộ
nghị
Xác định

mục tiêu
yêu cầu
cuộc họp
Tại sao phải
tổ chức cuộc
họp này?
Cuộc họp
này có ý
nghĩa ntn
đối với
cquan?
Nếu không tổ chức có ảnh

hưởng gì tới hoạt động chung?
5. L p k ho ch cu c h pậ ế ạ ộ ọ
Tìm hiểu những thông tin liên quan đến
nội dung công việc
Liệt kê những công việc phải làm
theo thứ tự
Dự kiến thời gian, đòa điểm, nhân sự
và kinh phí cho hoạt động đo
Chọn phương pháp thực hiện với từng
công việc
5. L p k ho ch cu c h pậ ế ạ ộ ọ
Xác

định
nội
dung
cơng
việc
C
ô
n
g

v
i

ệ
c

đ
ó

t
h
ự
c

h

i
ệ
n

t
ạ
i

đ
â
u
?

Cuộc họp tổ
chức khi
nào
A
i

đ
i
ề
u

h
à
n
h
,

a
i

c
h
u

ẩ
n

b
ị
5. L p k ho ch cu c h pậ ế ạ ộ ọ
Xác định cuộc họp tổ
chức ở đâu, khi nào
Kinh phí
trang trí
Kinh phí
phục vụ

Kinh phí
ăn, uống
5. L p k ho ch cu c h pậ ế ạ ộ ọ
Dự trù kinh phí cho từng hoạt động
Một
chương
trình
của
cuộc
họp
thường
có các

thông
tin sau
Nội dung chính
Đòa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc
Thời gian giải lao (nếu có)
Tên người chủ tọa, tên người điều khiển
Tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bày
Thời gian dự kiến cho các nội dung
Tính chất mỗi phần (QĐ, TB, lấy ý kiến…)
Tên người ghi biên bản cuộc họp
6. l p ch ng trình cu c h pậ ươ ộ ọ
Công

văn,
hoặc
thư mời
họp
phải có
các nội
dung
Thời gian cuộc họp
Đòa điểm cuộc họp
Nội dung cuộc họp
Những yêu cầu đối với người được tham dự;
Giấy mời họp phải được gửi tới người tham dự

trước 3 ngày
7. vi c chu n b c a th kýệ ẩ ị ủ ư
Viết thư mời
Chuẩn bò tài liệu
Nếu là cuộc
họp để lấy ý
kiến đóng
góp cho một
văn bản
Cuộc họp để
lấy ý kiến
đóng góp

khen thưởng
hoặc kỷ luật
Cuộc họp mà
cần có sự
phát biểu
của thủ
trưởng
7. vi c chu n b c a th kýệ ẩ ị ủ ư
Sắp
xếp
phòn
g họp

ít người tổ chức ở phòng nhỏ nhiều người
ở phòng lớn
những cuộc họp quan trọng phải tổ chức
ở phòng kín
Không nên bố trí phòng họp ở những nơi
quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn
ào, chật chội hoặc thiếu ánh sáng
7. vi c chu n b c a th kýệ ẩ ị ủ ư
7. vi c chu n b c a th kýệ ẩ ị ủ ư
7. vi c chu n b c a th kýệ ẩ ị ủ ư
S P X P Ắ Ế
CH NG I Ỗ Ồ

TRONG
CU C H PỘ Ọ
Mô Hình Minh
Họa Kiểu “Hỗ
Trợ”
Mô Hình Minh
Họa Kiểu “Hợp
Tác”
Mô Hình Minh Họa Kiểu
“Đối Kháng”
Cu c H p Ch Có Hai Ng i (Cu c H p Không Chính ộ ọ ỉ ườ ộ ọ
Th c Mang Tính N i B )ứ ộ ộ

7. vi c chu n b c a th kýệ ẩ ị ủ ư
S P X P Ắ Ế
CH NG I Ỗ Ồ
TRONG
CU C H PỘ Ọ
Người chủ
trì ngồi giữa
các thành
viên trong
nhóm
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí
“Đối Kháng”

S p x p ch ng i cho nhóm làm vi cắ ế ỗ ồ ệ
7. vi c chu n b c a th kýệ ẩ ị ủ ư
S P X P Ắ Ế
CH NG I Ỗ Ồ
TRONG
CU C H PỘ Ọ
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp Vị Trí “Thể Hiện
Cấp Bậc”
Người
chủ trì
ngồi ở
đầu bàn

Người
kém quan
trọng nhất
ngồi xa
người chủ
trì nhất
S p x p ch ng i cho nhóm làm vi cắ ế ỗ ồ ệ
7. vi c chu n b c a th kýệ ẩ ị ủ ư
S P X P Ắ Ế
CH NG I Ỗ Ồ
TRONG
CU C H PỘ Ọ

Người
chủ trì
có thể
ngồi
bất kỳ
vị trí
nào
Mô Hình Minh Họa Kiểu Sắp Xếp “Thảo Luận Tự
Do”
S p x p ch ng i cho nhóm làm vi cắ ế ỗ ồ ệ
Giới thiệu đại biểu và chương trình
Điều hành thảo luận

C n l u ý các đ i t ngầ ư ố ượ
Ghi biên bản
8. Di n bi n cu c h pễ ế ộ ọ
Đánh giá cuộc họp
•
Điều gì hiệu quả?
•
Điều gì cần phải cải thiện?
Nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan
điểm để nâng cao chất lượng của các tài liệu.
Giám sát các hoạt động sau đó
•

Lập hồ sơ
•
Hoàn thiện các văn bản
9. Cơng vi c sau cu c h pệ ộ ọ
Thank you
Love you all