(Luận văn đại học thương mại) phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần VACOM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.43 MB, 63 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ &TMĐT
------------------
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VACOM
Giáo viên hướng dẫn
Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Mỹ Duyên
ThS. Nguyễn Hưng Long Mã sinh viên
Lớp
: 15D190012
: K51S1
HÀ NỘI - 2019
i
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống
thơng tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần VACOM” , bên cạnh sự nỗ lực, cố gắng
của bản thân, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của nhà trường, thầy cô, và ban
lãnh đạo, nhân viên Công ty Cổ phần VACOM.
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến tất cả thầy, cô trường Đại học
Thương Mại nói chung cùng tồn thể thầy, cơ khoa Hệ thống thơng tin kinh tế nói
riêng đã tạo điều kiện cho em được học tập, nghiên cứu để hoàn thành bài khóa luận.
Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn ThS.Nguyễn Hưng
Long đã trực tiếp tận tình hướng dẫn trong suốt thời gian thực hiện đề tài khóa
luận,giúp em có thể có được sản phẩm tốt nhất.
Cuối cùng, em gửi lòng biết ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo Cơng ty Cổ phần
VACOM, cùng tồn thể anh, chị nhân viên trong công ty đã giúp đỡ em trong khoảng
thời gian ngắn làm việc tại công ty để có thể nghiên cứu tình hình, thực trạng của công
ty.
Tuy cố gắng hết sức, nhưng bản thân hiểu biết có hạn khơng thể tránh được
những sai sót trong bài khóa luận. Em rất mong nhận được sự đóng góp từ phía thầy cơ
để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Thị Mỹ Duyên
1
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
MỤC LỤC
2
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
Nghĩa tiếng việt
CNTT
Công nghệ thơng tin
HTTT
Hệ thống thơng tin
CSDL
Cơ sở dữ liệu
QLNS
Quản lí nhân sự
BHYT
Bảo hiểm y tế
BHXH
Bảo hiểm xã hội
CMND
Chứng minh nhân dân
CP
Cổ phần
KT
Kế tốn
TK
Tìm kiếm
NS
Nhân sự
NV
Nhân viên
3
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2. 1: Sơ đồ tổ chức của cơng ty..............................................................................13
Bảng 2. 1: Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2016-2018...........................................16
Bảng 2. 2: Thiết bị phần cứng..........................................................................................17
Bảng 3. 1: Xác định, đặc tả các tác nhân.........................................................................25
Bảng 3. 2: Kịch bản cho use case “Đăng nhập”..............................................................29
Bảng 3. 3: Kịch bản cho use case “Thêm hồ sơ nhân viên”............................................30
Bảng 3. 4: Kịch bản cho use case “Sửa thông tin hồ sơ nhân viên”................................31
Bảng 3. 5: Kịch bản cho use case “Xóa hồ sơ nhân viên”...............................................32
Bảng 3. 6: Kịch bản cho use case “Chấm công”.............................................................33
Bảng 3. 7: Kịch bản cho use case “Tính lương”..............................................................34
Bảng 3. 8: Kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê thông tin cá nhân”......................35
Bảng 3. 9: Kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê thông tin lương”.........................36
Bảng 3. 10: Kịch bản cho use case “Tìm kiếm thơng tin cá nhân của nhân viên”...........37
Bảng 3. 11: Kịch bản cho use case “Tìm kiếm thông tin lương của nhân viên”..............38
Bảng 3. 12: Kịch bản cho use case “Tìm kiếm thơng tin chấm cơng của nhân viên”......39
Bảng 3. 13: Mối quan hệ giữa các thực thể.....................................................................40
Bảng 3. 14: Mối quan hệ giữa các thực thể.....................................................................45
Biểu đồ 3. 1: Biểu đồ use case tổng quát..........................................................................25
Biểu đồ 3. 2: Biểu đồ phân rã use case quản lí hồ sơ nhân viên......................................26
Biểu đồ 3. 3: Biểu đồ phân rã use case quản lý lương.....................................................27
Biểu đồ 3. 4: Biểu đồ phân rã use case báo cáo, thống kê...............................................27
Biểu đồ 3. 5: Biểu đồ phân rã use case tìm kiếm..............................................................28
Biểu đồ 3. 6:Biểu đồ Usecase đăng nhập.........................................................................28
Biểu đồ 3. 7: Biểu đồ lớp tổng quát..................................................................................40
Biểu đồ 3. 8: Biểu đồ trạng thái lớp NHANVIEN.............................................................41
Biểu đồ 3. 9: Biểu đồ trạng thái lớp HĐLĐ.....................................................................41
Biểu đồ 3. 10: Biểu đồ trạng thái lớp BANGLUONG......................................................42
Biểu đồ 3. 11: Biểu đồ hoạt động đăng nhập...................................................................42
Biểu đồ 3. 12: Biểu đồ hoạt động thêm thông tin.............................................................43
Biểu đồ 3. 13: Biểu đồ hoạt động sửa thông tin...............................................................43
Biểu đồ 3. 14: Biểu đồ hoạt động xóa thơng tin...............................................................44
Biểu đồ 3. 15: Biểu đồ hoạt động tìm kiếm thông tin.......................................................44
Biểu đồ 3. 16: Biểu đồ lớp chi tiết....................................................................................46
Biểu đồ 3. 17: Biểu đồ triển khai......................................................................................46
4
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1. 1: Sơ đồ tổng qt các thành phần của HTTT.......................................................4
Hình 2. 1: Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trơng cơng ty........19
Hình 2. 2: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự cho cơng ty....................................19
Hình 3. 1: Giao diện đăng nhập hệ thống quản lí nhân sự...............................................47
Hình 3. 2: Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên quản lý nhân sự......................47
Hình 3. 3: Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên kế tốn....................................48
Hình 3. 4: Giao diện phân cấp chức năng của ban cán bộ, nhân viên.............................48
Hình 3. 5: Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên..................................................................49
Hình 3. 6: Giao diện quản lý lương – Chấm cơng............................................................49
Hình 3. 7: Giao diện quản lý lương – Tính lương............................................................50
5
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
PHẦN MỞ ĐẦU
1: Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài
Trong thời kì hội nhập, cơng nghệ thơng tin ln giữ một vai trò quan trọng và
trở thành một phần không thể thiếu trong công cuộc xây dựng đất nước. Đối với mỗi
chúng ta, những con người đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ
của CNTT thì ắt hẳn dễ dàng thấy được sự hiện hữu của nó, khơng có lĩnh vực nào,
khơng có nơi nào là khơng có mặt của CNTT từ nhà máy, xí nghiệp cho đến bệnh
viện, trường học,…
Cơng ty CP VACOM cũng vậy, luôn áp dụng CNTT trong tất cả các bộ phận,
phòng ban. Với hơn 10 năm hoạt động, đã gặt hái nhiều thành tựu đáng kể. Do vậy,
công ty luôn mong muốn phát triển mạnh mẽ các sản phẩm của mình khơng chỉ trong
nước mà cịn cả nước ngồi. Hiện VACOM đang sở hữu đội ngũ nhân viên tài năng,
lực lượng lao động dồi dào và chắc chắn công ty có thể tiến xa hơn nếu cơng ty quản lí
nhân sự đúng cách và hiệu quả. Vì quản lí nhân sự có ý nghĩa quan trọng trong việc
quản lí chung của cơng ty, cũng là chìa khóa then chốt cho sự phát triển trong thời đại
công nghiệp 4.0 này. Giúp xây dựng và định hướng cũng như giám sát bộ máy nhân sự
sao cho hoạt động đúng theo mục tiêu chiến lược đã được tổ chức vạch ra. Đồng thời,
tác động đến cả môi trường làm việc của nhân viên bao gồm việc tác động tạo nguồn
cảm hứng, khả năng sáng tạo của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, giúp tăng
năng suất lao động. Nhưng nếu quản lí nhân sự theo phương pháp thủ công sẽ tốn
nhiều thời gian, cơng sức, tiền bạc. Vì vậy cơng ty muốn phát triển tốt thì cần có
HTTT quản lí nhân sự , hệ thống này giúp tiết kiệm tối đa thời gian, tiền bạc,…giúp
thu thập thơng tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Ngồi ra, khi thiết kế hệ thống thơng tin quản lí nhân sự sẽ góp phần nâng cao
niềm tin của người lao động và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty. Giúp
lưu trữ đầy đủ thông tin cá nhân nhân viên: thơng tin cá nhân, trình độ, lương, thưởng,
kỉ luật ,… giám sát chặt chẽ công việc của nhân viên từ đó có thể dễ dàng quản lí, sàng
lọc nhân viên. Cán bộ nhân sự cũng được hệ thống hỗ trợ giúp dễ dàng hoạch định,
theo dõi kế hoạch đào tạo nhân viên để dễ dàng đánh giá năng lực làm việc cũng như
chất lượng nhân lực trong doanh nghiệp.
2: Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
- Nghiên cứu lí thuyết về hệ thống thơng tin quản lí
- Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí
- Nghiên cứu lí thuyết về hệ thống thơng tin quản lí nhân sự
- Phân tích đánh giá về thực trạng hệ thống thơng tin quản lí nhân sự tại cơng ty
Cổ phần VACOM
- Phân tích thiết kế HTTT quản lí nhân sự cho cơng ty
6
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
- Đưa ra một số đề xuất kiến nghị
3: Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
3.1: Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống thơng tin quản lí và thành phần của hệ thống thơng tin quản lí nhân
sự.
Hệ thống nhân sự, các thơng tin về nhân sự, quy trình quản lí nhân sự của cơng
ty CP VACOM.
Các kiến thức phân tích hướng đối tượng.
3.2: Phạm vi đề tài nghiên cứu
Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống quản lí nhân sự của Cơng
ty nhằm đưa ra những giải pháp hiệu quả cho hệ thống.
Về thời gian: Sử dụng số liệu liên quan của Công ty giai đoạn 2016-2018.
4: Phương pháp nghiên cứu đề tài
Đề tài thực hiện dựa trên các phương pháp:
4.1: Phương pháp thu thập số liệu
+ Điều tra trắc nghiệm: Đây là phương pháp sử dụng mẫu phiếu điều tra khảo sát
tại công ty, các câu hỏi xoay quanh hoạt động quản lí nhân sự của Công ty CP
VACOM.
+ Điều tra trực tiếp: Trong thời gian thực tập tại công ty, tiến hành phỏng vấn
trực tiếp cán bộ, nhân viên phòng ban để thu thập thêm các thông tin cần thiết.
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của công ty để nắm bắt
được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty.
+ Thu thập tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống
thơng tin và phân tích thiết kế hệ thống từ các phương tiện truyền thông như sách, báo,
internet,....
4.2: Phương pháp xử lý số liệu
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đây là phương pháp đối chiếu giữa lý luận và
thực tiễn để tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức cịn tồn tại bên trong cơng
ty. Qua đó giúp ta có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công
ty CP VACOM một cách hiệu quả.
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Đây là phương pháp phân
tích lý thuyết thành những bộ phận cấu thành, những mối quan hệ để nhận thức, phát
hiện và khai thác những khía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đó
chọn lọc những thơng tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình. Trên cơ sở đó sử dụng
phương pháp tổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận, những mối quan hệ thành
một chỉnh thể hoàn chỉnh. Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm,
nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu.
7
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
5: Kết cấu khóa luận
Khóa luận gồm có các phần: Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng, Biểu đồ,
Sơ đồ, Hình vẽ, Danh mục từ viết tắt và 3 chương chính:
Chương 1: Cơ sở lí luận về phân tích thiết kế HTTT quản lí nhân sự Cơng ty
cổ phần VACOM.
Chương 2: Kết quả phân tích, đánh giá thực trạng về hệ thống quản lí nhân sự
của Cơng ty cổ phần VACOM.
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự cho Công ty Cổ
phần VACOM.
Chương 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THƠNG TIN QUẢN LÍ NHÂN SỰ CƠNG TY CỔ PHẦN VACOM
1.1: Những khái niệm cơ bản
1.1.1: Hệ thống
Hệ thống bao gồm tập hợp các phần tử có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và
cùng hoạt động để đạt mục đích chung. (giáo trình “phân tích và thiết kế HTTT” của
Thạc Bình Cường, nhà xuất bản Thống Kê, Hà Nội).
1.1.2: Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và
các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân
phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ
chức. (Nguyễn Văn Ba, 2003, Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin, Nhà xuất bản
Đại học Quốc Gia Hà Nội).
Hệ thống thơng tin gồm 5 phần chính: Phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu,
mạng, con người.
8
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Hình 1. 1: Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý, Đại học Thương mại)
- Phần cứng: Là các bộ phận có thể dễ dàng nhìn được bằng mắt thường như
chuột, bàn phím, màn hình, …Phần cứng trong HTTT là các cơng cụ kỹ thuật để thu
thập, xử lí và truyền thông tin.
- Phần mềm: tập hợp các câu lệnh, chỉ thị được viết bằng một hay nhiều ngơn
ngữ lập trình theo một trật tự xác định. Nó thực hiện chức năng bằng cách gửi các chỉ
thị trực tiếp đến các phần cứng hoặc cung cấp dữ liệu cho các phần mềm khác.
- Dữ liệu: là chuỗi bất kỳ của một hoặc nhiều ký hiệu có ý nghĩa thơng qua việc
giải thích một hành động cụ thể nào đó. Cơ sở dữ liệu là tài nguyên của dữ liệu, nó là
hệ thống các thơng tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ nhằm thõa mãn
yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình
ứng dụng chạy cùng một lúc với những mục đích khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần được
thu thập, lựa chọn một cách khoa học tạo điều kiện cho người sử dụng dễ dàng sử
dụng.
- Mạng: Mạng máy tính là một hệ thống gồm nhiều máy tính và các thiết bị
được kết nối với nhau bởi đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó để thu thập,
9
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa người sử dụng với nhau mặc dù ở các vị trí,
địa điểm khác nhau.
- Con người: đóng vai trị với tư cách là chủ thể quản lí, chịu trách nhiệm đưa ra
quyết định cuối cùng của tổ chức. Điều này ảnh hưởng trục tiếp đến hiệu quả của cả
doanh nghiệp. Nếu trong một HTTT, phần cứng và phần mềm đóng vai trị trung tâm
thì con người giữ vai trị quyết định. Cơng việc quản lí con người là cơng việc khó
khăn, phức tạp trong HTTT.
1.1.3: Hệ thống thơng tin quản lí
Hệ thống thơng tin quản lí là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thơng tin phục vụ
cho quản lí điều hành của một công ty, hệ thống chủ yếu xử lí các giao dịch, thường
được xây dựng để để phục vụ cho một hay nhiều chức năng.
Hệ thống thông tin quản lí có thể hỗ trợ nhiều lĩnh vực với chức năng khác
nhau:
Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thơng tin một cách hệ thống, những
thơng tin có ích được cấu trúc hố để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện
tin học.
Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các
thông tin mới.
Phân phối và cung cấp thơng tin.
1.2: Một số lí thuyết về vấn đề nghiên cứu
1.2.1: Nguồn nhân lực
Nhân lực được định nghĩa bao gồm toàn bộ các tiềm năng của con người trong
một tổ chức .
Nguồn nhân lực là nguồn lực của mỗi cá nhân bao gồm cả thể lực và trí lực.
1.2.2: Quản lí nhân lực
Nguồn lực con người ln đóng vai trị quan trọng trong tổ chức, doanh nghiệp.
Do vậy, việc khai thác và sử dụng nguồn nhân lực hợp lí cũng đóng vai trị vơ cùng
quan trọng. Quản lí nguồn lực địi hỏi phải có sự am hiểu mọi khía cạnh, quan điểm
của mỗi con người trong tổ chức nhằm phát huy tiềm năng con người, giảm chi phí
nhân lực và mang lại hiệu quả cho cơng ty.
Vì vậy, quản lí nhân sự là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ
chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
1.2.3: Mục tiêu của quản lí nhân sự
Dễ dàng sàng lọc, đánh giá nhân viên đem lại nguồn nhân lực tốt cho doanh
nghiệp. Đồng thời, quản lí tốt nguồn nhân lực đó: có thể là quản lí hồ sơ, lí lịch, lương,
thưởng của nhân viên, …
10
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thơng tin nhân viên, giảm chi phí trong
việc quản lí nhân sự.
1.2.4: Tác dụng của quản lí nhân sự
Giúp tiết kiệm chi phí xã hội về vấn đề lao động và giúp cơng ty phát triển hơn
khi quản lí tốt nhân viên mỗi phòng ban, bộ phận. Đây được coi là yếu tố quan trọng
quyết định thành, bại của doanh nghiệp.
1.2.5: Hình thức và mơ hình tổ chức quản lí nhân sự
- Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng:
Hình thức này có nghĩa là mọi quyền lực trong cơng ty đều do một người nắm
giữ, nhân viên không được tham gia vào hoạch định, phát triển công ty mà chỉ là bị lợi
dụng để tạo lợi nhuận. Điều đó không thể phát huy tiềm năng, thế mạnh của nhân viên
dẫn đến năng lực nhân viên bị uổng phí.
- Cá nhân làm trung tâm, nhưng theo hướng quản lí tập thể:
Hình thức này cũng do một người nắm giữ quyền hành công ty nhưng tất cả
nhân viên được phép bày tỏ quan điểm, ý kiến cá nhân vào mọi hoạt động của cơng ty.
Ngồi ra, mọi chính sách, quyền lợi đều được xuất phát từ nhân viên.
Tạo ra những điều kiện thuận lợi để cho những người cấp dưới được phát huy
sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đồng thời tạo ra bầu
không khí tâm lý tích cực trong q trình quản lý.
- Tập thể lãnh đạo kiểu cũ:
Nhiều người tham gia lãnh đạo, nhưng khơng có một người giữ vai trị chủ chốt
trong việc đưa ra quyết định cuối cùng. Tất cả dựa án đều có sự xuất hiện của hội đồng
kiểm duyệt.
1.2.6: Hệ thống thơng tin quản lí nhân sự
Hệ thống thơng tin quản lí nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập,
xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thơng tin có liên quan đến nguồn nhân lực
trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có
vai trị quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thơng tin do hệ thống mang lại có
vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan.
- Chức năng của hệ thống thông tin quản lí nhân sự:
Hệ thống thơng tin quản lí nhân sự lưu trữ đầy đủ tất cả các thông tin liên quan
đến nhân viên tổ chức, để rồi có thể cung cấp những thông tin liên quan đến quyền lợi,
trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho nhân viên lẫn
tổ chức. Thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực đó sẽ
là chức năng của hệ thống này. Các HTTT quản lí nhân sự ngồi trợ giúp bộ phận
quản lí nhân sự lưu trữ các thơng tin về nhân sự còn giúp lập kế hoạch chiến thuật,
chiến lược và thực hiện các chức năng khác nhau nữa.
11
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Các quyết định định, điều hành nhân sự cần có sự hỗ trợ của quản lí nhân sự:
Tuyển dụng nhân sự
Đánh giá trình độ nhân viên tổ chức
Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động
Đào tạo và phát triển nhân sự
Quản lý lương, thưởng,bảo hiểm, trợ cấp của người lao động
Phân tích và thiết kế công việc
Lên kế hoạch về nhu cầu nhân lực.
HTTT quản lí nhân sự như một bộ nhớ lưu trữ đầy đủ tồn bộ trí tuệ và năng lực
của con người trong tổ chức, không chỉ ở quá khứ, hiện tại mà còn cả tương lai sẽ dễ
dàng tìm kiếm tất cả mọi vấn đề trong cơng ty.
- Các quy trình của hệ thống thơng tin của quản lí nhân sự
1.
Quản lý tổ chức- Nguồn nhân lực- Chấm cơng- Tính lương
2.
Quản lý quy trình làm việc của các phòng ban- nhân viên
3.
Quản lý đánh giá
4.
Quản lý tuyển dụng
5.
Quản lý đào tạo
6.
Quản lý hành chính
7.
Quản lý hồ sơ công văn
8.
Các chức năng khác: Hệ thống báo cáo- Thống kê đặc thù
9.
Quản lý người sử dụng- Phân quyền truy cập hệ thống
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảm
bảo tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế và cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau. Dữ liệu
hoạt động trong mỗi khối quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời
vào hệ thống.
Vấn đề quản lí nhân sự là vấn đề cốt yếu mà mỗi doanh nghiệp. Dù thời gian
trước khơng dễ dàng quản lí thơng tin nhân viên, nhân sự nhưng nó vẫn là vấn đề được
đặt lên hàng đầu. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều cần phải có một HTTT quản lí nhân
sự thực hiện nhiệm vụ quản lí đầy đủ thơng tin nhân viên, người lao động, dễ dàng
nắm bắt thông tin, dễ dàng điều chỉnh bộ máy nhân sự.
1.2.7: Phát triển thiết kế hệ thống thông tin
Giai đoạn 1: Khảo sát dự án
Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là xây dựng HTTT, thu thập thông tin, tài
liệu, nghiên cứu hiện trạng, để chuẩn bị giải quyết các yêu cầu đặt ra của dự án.
- Bước 1: + Khảo sát sơ bộ: Tìm hiểu các yếu tố cơ bản ( tổ chức, văn hóa, con
người,…) là tiền đề phát triển hệ thống thông tin doanh nghiệp.
12
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
+ Khảo sát chi tiết: Thu thập thông tin chi tiết cảu hệ thống phục vụ
cho việc thiết kế.
- Bước 2: Đưa ra các vấn đề cần giải quyết
+ Hệ thống đang làm gì?
+ Sự khác nhau giữa dữ liệu vào và ra?
+ Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu của sản phẩm?
+ Xác định vấn đề cần thực hiện?
+ Tìm ra các biện pháp thực hiện tốt các vấn đề đó?
Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống
+ Xác định các yêu cầu của hệ thống thơng tin
+ Phân tích và đặc tả các mơ hình phân cấp chức năng tổng thể
+ Phân tích bảng dữ liệu
Giai đoạn này sẽ cần đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu để có cái nhìn khách quan.
Từ đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảo được các yêu cầu đã khảo
sát.
Giai đoạn 3: Thiết kế
Thông tin thu thập được từ khảo sát và phân tích, sẽ được chuyển hóa vào phần
mềm. Cơng việc này bao gồm các giai đoạn:
- Thiết kế tổng thể
- Thiết kế chi tiết: + Thiết kế CSDL
+ Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm
+ Thiết kế giao diện
+ Thiết kế chức năng
+ Thiết kế báo cáo
+ Thiết kế các kiểm soát
Giai đoạn 4: Cài đặt
- Lập kế hoạch cài đặt
- Biến đổi dữ liệu
- Huấn luyện
- Các phương pháp cài đặt
- Biên soạn tài liệu về hệ thống.
1.3: Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.1: Tình hình nghiên cứu ngồi nước
Hệ thống quản lí nhân sự đã được sử dụng từ lâu và đem lại hiệu quả lớn, giúp
nâng cao hiệu suất công việc cao, đem lại doanh thu khổng lồ cho doanh nghiệp. Theo
năm tháng, thì ngày càng có nhiều phần mềm quản lí nhân sự mới và hiệu quả dần
thay thế các phần mềm cũ, nhằm nâng cao tốc độ xử lí, dễ dàng quản lí. Trên thế giới
13
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
có rất nhiều phần mềm quản lí nhân sự nổi tiếng như: Hệ thống chấm công nghỉ phép
(E-Roster), hệ thống quản lí thơng tin nhân viên (Personel Information), quản lí nguồn
lực (Enterprise Resource Planning-ERP).
1.3.2: Tình hình nghiên cứu trong nước
Phần mềm quản lí nhân sự được sử dụng rộng rãi trên tồn thế giới, thế nhưng
nó chỉ xuất hiện ở Việt Nam trong một vài năm gần đây và dần trở lên phổ biến ở các
doanh nghiệp lớn và nhỏ. Quản lí nhân sự tốt là yếu tố được doanh nghiệp chú trọng,
cũng là một nhân tố quyết định sự thành cơng của doanh nghiệp. Vì vậy, cũng đã có
rất nhiều các cơng trình nghiên cứu về vấn đề này. Tiêu biểu có thể kể đến:
- Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý
nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long” - Nguyễn Hồng Đức, K55–Khoa Máy tính,
Trường Đại học Bách Khoa TP. Hồ Chí Minh.
- Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ
than Cọc Sáu”- Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh
tế, Đại học Kinh tế quốc dân.
14
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Chương 2: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA PHÂN
TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÍ NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN VACOM
2.1: Tổng quan về công ty
2.1.1: Quá trình thành lập
- Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần VACOM
- Tên giao dịch:
- Địa chỉ:
VP Hà Nội: Số 81 Lê Văn Lương, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
Hotline: 024 666 42222 – 0912 073 703
VP Hồ Chí Minh: Số 159 Điện Biên Phủ, P.15, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ
Chí Minh.
Hotline: 028 3511 4946 – 0947 014 014
- Email:
- Website:
- Trước năm 2003, VACOM được biết đến như một trung tâm Công nghệ thông tin
chuyên cung cấp sản phẩm phần mềm kế toán. Trong q trình hoạt động trung tâm
khơng ngừng học hỏi, cải tiến cơng nghệ, tích lũy kinh nghiệm.
- Đến tháng 03 năm 2003, VACOM thành lập với tên: Công ty TNHH Cơng Nghệ
Phần Mềm Tài Chính Kế Tốn.
- Tháng 04 năm 2007 được đổi thành: Công ty CP Công Nghệ Phần Mềm Kế Toán
VACOM và được Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp phép thành lập ngày
07/05/2007.
- Tháng 05 năm 2013 được Cục bản quyền cấp giấy chứng nhận: Phần mềm kế tốn
VACOM.
- Tháng 03 năm 2018, Cơng ty đổi tên thành Công ty Cổ phần VACOM
2.1.2: Cơ cấu tổ chức
Bộ máy quản lý tốt sẽ đảm bảo cho cơng ty giám sát tốt được tình hình sản xuất và
nâng cao chất lượng sản phẩm đồng thời giảm bớt chi phí khơng cần thiết. Vì thế, ban
lãnh đạo cơng ty đã xây dựng mơ hình quản lý này nhằm đảm bảo tính sáng tạo và tính
cân đối đồng bộ của các phịng ban.
Bộ máy cơng ty được tổ chức theo chức năng, cơ cấu bộ máy đơn giản nên dễ quản
lý, các bộ phận trong cơng ty có mối liên hệ với nhau, tạo sự gắn kết khi làm việc, nâng
cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
15
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Chủ tịch Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Phịng
kinh
doanh
Phịng tài
chính, kế
tốn
Phịng
triển
khai
Phịng
truyền
thơng
Phịng
lập
trình
Sơ đồ 2. 1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Công ty hoạt động dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch Hội đồng quản trị Nguyễn Hải
Đăng, và cơng ty có các phịng ban:
Chủ tịch Hội đồng quản trị: có quyền đưa ra quyết định, các vấn đề liên
quan đến mục đích, quyền lợi cơng ty phù hợp với các u cầu Pháp luật.
Ban giám đốc: Tiến hành xây dựng, lập kế hoạch, điều tra chiến lược, mục
tiêu phát triển của công ty, điều tra phát triển kinh doanh, xây dựng các chính sách phát
triển cơng ty. Đồng thời, hỗ trợ Chủ tịch trong cơng tác quản trị cơng ty.
Phịng kinh doanh: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng nhằm thực hiện bán
sản phẩm & dịch vụ công ty, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, công tác xây dựng và
phát triển mối quan hệ khách hàng, lập kế hoạch và chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu,
thiết kế các dự án, xây dựng chiến dịch quảng cáo, thúc đẩy bán hàng.
Phịng tài chính, kế tốn: + Ghi chép tồn bộ hoạt động kinh doanh, theo
dõi tình hình tài chính của cơng ty, thực hiện chế độ báo cáo định kì, lập hóa đơn thanh
tốn.
+ Tính tốn, trả lương cho nhân cơng.
Phịng lập trình: Nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới, thực hiện phiên bản
nâng cấp phần mềm, viết các phần mềm phục vụ nhu cầu của khách hàng.
Phòng triển khai: phụ trách triển khai các phần mềm cho các đơn vị khách
hàng qua hình thức hỗ trợ trực tiếp hoặc qua Teamview, đồng thời hỗ trợ kĩ thuật cho các
khách hàng đang sử dụng dịch vụ của VACOM, kể cả trong và ngồi giờ hành chính.
Phịng truyền thơng: phụ trách mảng truyền thơng, giới thiệu, quảng bá
hình ảnh sản phẩm công ty tới khách hàng.
16
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
2.1.3: Lĩnh vực hoạt động
Công ty CP VACOM là một trong những doanh nghiệp tiềm năng hoạt động trong
lĩnh vực máy vi tính, chuyên về phần mềm quản lý, phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
rộng khắp cả nước. Với đội ngũ kĩ sư chuyên nghiệp, các chuyên gia tư vấn giàu kinh
nghiệm đã tạo nên tính ổn định, hiệu quả của phần mềm kế tốn VACOM. Ngồi ra, cơng
ty cịn có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật sau bán cho khách hàng trong quá trình sử dụng, cung
cấp dịch vụ chỉnh sửa đặc thù cho khách hàng có yêu cầu quản lí riêng biệt. Ln đảm
bảo đáp ứng theo nhu cầu của khách hàng với dịch vụ hỗ trợ tốt, giá cả cạnh tranh. Thực
hiện theo đúng phương châm kinh doanh cơng ty đã đề ra: “Gìn giữ sự hài lòng”.
VACOM hoạt động theo Luật kinh doanh của Nhà nước, thực hiện theo các quy
định của pháp luật, điều lệ tổ chức của Nhà nước Việt Nam, và các nghĩa vụ về phí, thuế.
Cơng ty đăng ký và kinh doanh đúng ngành nghề, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về
kết quả hoạt động kinh doanh của mình và thực hiện các nghĩa vụ của người lao động
theo đúng quy định của bộ luật lao động.
Sau hơn 16 năm thành lập và phát triển, cơng ty có các sản phẩm, dịch vụ nổi bật:
- Phần mềm kế tốn VACOM
- Hóa đơn điện tử M-Invoice
- Phần mềm quản lý thu phí SFM-VACOM.net
- Chữ ký số, …
2.1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh và số lượng, chất lượng lao động của công
ty từ 2016-2018
* Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Đơn vị: triệu đồng
Khoản mục
Năm
2016
1. Doanh thu thuần
Năm
2017
91.84
9
Năm
2018
102.0
90
97.59
2
2. Thu nhập khác
2.066
1.136
244
Tổng doanh thu
93.91
103.2
97.83
5
26
1. Giá vốn hàng hóa
90.31
6
6
98.95
6
2. Chi phí quản lý
2.261
94.47
6
2.244
2.027
17
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
3. Chi phí tài chính
681
497
505
4. Chi phí khác
6
312
0
Tổng chi phí
93.26
102.0
97.00
4
09
8
1. Lợi nhuận trước thuế
651
1217
826
2. Lợi nhuận sau thuế
453
952
619
Bảng 2. 1: Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2016-2018
(Nguồn: Báo cáo tài chính Phịng kế tốn cơng ty CP VACOM)
Từ bảng trên có thể thấy, tổng doanh thu năm 2017: 103.226 triệu đồng tăng đột
biến so với năm 2016 (93.915 triệu đồng) nhưng năm 2018 lại có sự giảm nhẹ, đồng
nghĩa với chi phí giá vốn hàng hóa cũng tăng, giảm tương đối. Điều này do năm 2016 nền
kinh tế bị khủng hoảng và đang trên đà phát triển trở lại, sức mua người tiêu dùng tăng,
đén năm 2018 kinh tế và sức mua có dấu hiệu chững lại. Những khoản thu nhập khác có
xu hướng giảm làm cho tổng doanh thu cũng giảm. Những chi phí khác phát sinh cũng có
sự thay đổi theo từng năm, khơng có quy luật, chi phí quản lí và chi phí tài chính có xu
hướng giảm chứng tỏ doanh nghiệp đang nỗ lực giảm chi phí này góp phần đem lợi
nhuận lớn hơn.
Năm 2016, tổng chi phí là 93.264 triệu đồng nhưng lợi nhuận sau thuế chỉ đạt 453
triệu đồng, đến năm 2017 tổng chi phí là 102.009 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt
952 triệu đồng. So sánh lợi nhuận sau thuế và tổng chi phí ta thấy tỉ suất sinh lợi mà công
ty dạt được là thấp hơn 1 đồng chi phí bỏ ra thu được 0.004857 đồng lợi nhuận (2016), và
0.006381 đồng (2018). Điều đó chứng tỏ cơng ty hoạt động chưa hiệu quả.
* Số lượng, chất lượng lao động của cơng ty.
Năm
2016
2017
2018
Trình độ
Số
lượng
(người)
Tỷ
lệ (%)
Số
lượng
(người)
Tỷ
lệ (%)
Số
lượng
(người)
Cao học
20
28
25
29
27
,6
Đại học
35
,4
50
40
15
21
47
,4
20
2
42
4
4,2
23
,5
ỷ lệ
(%)
8,4
,1
Cao đẳng
T
26
2
7,4
18
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Tổng
70
10
0
85
10
0
95
1
00
Bảng 2.2: Số lượng, chất lượng lao động của công ty trong 3 năm 2016 – 2018
(Nguồn: Bộ phận văn phịng - hành chính)
Qua bảng trên ta thấy quy mơ lao động của cơng ty có phát triển: 70 người (năm
2016), 85 người (năm 2017), 95 người (năm 2018). Trung bình 3 năm số lượng lao động
của cơng ty là 83 người.
Số lượng lao động công ty liên tục tăng, điều này chứng tỏ khả năng kinh doanh có
lãi kéo theo nhu cầu lao động tăng theo. Số lượng lao động có trình độ cao học, đại học
tăng phản ánh nhu cầu lao động có chất lượng cao ngày một tăng. Lực lượng lao động ở
trình độ đại học tăng mạnh và được phân bố đồng đều giữa các phòng ban, những lao
đơng trình độ cao đẳng có kỹ năng tốt hồn tồn có thể đáp ứng nhu cầu cơng việc.
2.1.5: Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin và hệ thống thông tin của công
ty
Công ty trang bị đầy đủ máy tính cho tất cả nhân viên trong cơng ty, tùy vào tính
chất cơng việc mỗi người đều có quyền sử dụng các loại máy tính phù hợp. Tỷ lệ máy
tính kết nối Internet 100% qua cổng mạng hoặc Wifi. Các trang thiết bị phần cứng của
công ty bao gồm:
S
Tên phần cứng
1.
Máy chủ
2
2.
Máy tính để bàn
25
3.
Laptop
20
4.
Máy in
2
5.
Máy photocopy
2
6.
Camera
4
TT
Số
lượng
Bảng 2. 3: Thiết bị phần cứng
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty CP VACOM)
+ Máy chủ: Một máy chủ được đặt ở Hà Nội, máy còn lại được đặt tại Hồ Chí
Minh, dịng máy chủ có nhãn hiệu Dell PowerEdgeR730E5-2620v4; CPU: Intel Xeon 8
Core E5-2620 V4 2.1Ghz, 20M; RAM: 16GB DDR4 PC4-2133P RDIMM ECC (24
Slots).
19
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
+ Máy tính để bàn: Nhãn hiệu HP slimline 270-P013L Z8H31AA; CPU: Cỏe i5
Core i5 7400T; RAM/HDD: 4GB/HĐ=1TB.
+ Laptop: Nhãn hiệu ASUS A510UA i3-8130U; màn hình: 15.6 inch, HD.
+ Máy in: HP; độ phân giải 600x600 dpi; tốc độ 22 trang/ phút.
+ Máy photocopy: CONICA MICOHUB 165; độ phân giải: 600x600 dpi; tốc độ in:
16ppm; kết nối USB 2.0 tốc độ cao.
+ Camera:camera Dome HikVision TVI HIK-HD95H8T lắp đặt tại công ty.
- Các phần mềm ứng dụng:
Hệ điều hành: Chủ yếu là hệ điều hành Windows. Với điểm mạnh là tính tương
thích cao, hỗ trợ nhiều ứng dụng, hỗ trợ tối đa cho màn hình cảm ứng, kho ứng dụng
riêng.
Phần mềm văn phòng:
- Microsoft Office, phiên bản Office 2010.
- Phần mềm gõ Tiếng Việt Unikey.
- Trình duyệt Web: Cốc Cốc, Chorm.
- Ứng dụng nén và giải nén: Winrar.
Phần mềm quản lý: Sử dụng phần mềm kế toán do cơng ty tự xây dựng, phần mềm
có sự phân quyền người sử dụng mang lại hiệu quả cao, phần mềm kế tốn bằng quản trị
CSDL địi hỏi cấu hình máy cao.
Phần mềm diệt Virut: Sử dụng phần mềm Antivirut ( BKAV Pro).
Phần mềm giao tiếp: Teamviewer 12 có chức năng giúp cho phịng kỹ thuật có
thể giám sát, kiểm tra hoạt động máy tính trong cơng ty, đảm bảo an toàn cho dữ liệu nội
bộ. Đồng thời, giúp giao tiếp với người sử dụng, giải đáp những khó khăn và thắc mắc
mà họ gặp phải.
2.2: Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty CP VACOM
- Quản lí nhân sự: Nhân viên quản lí nhân sự chịu trách nhiệm quản lí hồ sơ của
tất cả nhân viên thơng qua việc thêm, bớt, sửa, xóa thơng tin nhân viên mới và cũ: mã
nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại, chứng minh thư nhân
dân để dễ dàng cho việc quản lí, thuận tiện cho việc tìm kiếm.
- Quản lí lương: Nhân viên kế tốn sẽ chịu trách nhiệm quản lí tiền lương của tồn
thể nhân sự trong cơng ty. Bằng cách ghi chép, lưu trữ đầy đủ thông tin ở bảng chấm
công kết hợp với hệ số lương của mỗi nhân viên để tính tốn tiền lương cho nhân viên
(mỗi chức vụ có một mức tiền lương khác nhau). Đồng thời, cơng ty cũng có chế độ
20
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
thưởng tết, các dịp nghỉ lễ, thương cho nhân viên xuất sắc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao.
- Cuối mỗi tháng, nhân viên chịu trách nhiệm báo cáo, báo cáo thông tin nhân
viên, thống kế tiền lương gửi cho ban lãnh đạo. Hoặc gửi bất kì thơng tin nào mà ban
lãnh đạo cần kiểm tra.
Cơng ty CP VACOM có hơn 10 năm hoạt động cả trong và ngoài nước, số lượng
nhân viên vì thế cũng tăng dần qua mỗi năm. Hiện tại, cơng ty cũng có dự định mở thêm
chi nhánh tại các thành phố khác, tuyển thêm nhân sự cho cơng ty. Do vậy, vấn đề quản lí
nhân sự là một vấn đề được công ty vô cùng chú trọng, việc quản lí nhân sự tốt có thể tiết
kiệm thời gian, công sức, cũng như tăng thêm doanh thu cho cơng ty.Tuy nhiên, cơng ty
chưa có một phần mềm chuyên dụng để quản lí nhân viên được hiệu quả nhất. Nó được
thể hiện rõ nét trên kết quả điều tra được:
Hình 2. 1: Thực trạng tình hình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trông công ty
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel)
Từ kết quả trên ta thấy được việc sử dụng phần mềm còn tương đối thấp, trong khi
không sử dụng phần mềm chiếm tỉ lệ cao chiếm tới 70%, do công ty vẫn chủ yếu sử dụng
các cơng cụ tin học văn phịng để xử lí thơng tin nhân sự, chưa có một hệ thống quản lí
nhân sự chun nghiệp. Và với tình hình quản lí nhân sự hiện nay của cơng ty thì việc
xuất thơng tin nhân viên, lương, thưởng ngay lập tức là điều không thể.
21
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
Từ thực trạng đó, cán bộ cũng như nhân viên cơng ty ln mong muốn có một
HTTT quản lí nhân sự hiệu quả.
Hình 2. 2: Nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự cho công ty
(Nguồn: Kết quả xử lý phiếu điều tra bằng Excel
Do nhu cầu xây dựng HTTT nhân sự cao, công ty nên xây dựng HTTT quản lí
nhân sự để dễ dàng quản lí tồn bộ thông tin được rõ ràng, đáp ứng nhu cầu quản lí và sử
dụng nhân lực hiệu quả của Cơng ty Cổ phần VACOM.
2.3: Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty CP VACOM
2.3.1: Những ưu điểm của q trình quản lý nhân sự ở cơng ty
Đội ngũ nhân viên già có nhiều năm kinh nghiệm, am hiểu tất cả các hoạt động của
cơng ty, cịn với đội ngũ nhân viên trẻ năng động, sáng tạo, ham học hỏi, dễ dàng thích nghi
với mọi hoạt động của công ty. Họ làm việc rất chuyên nghiệp, sẽ được khai thác tiềm năng
tối ưu nếu triển khai ứng dụng hệ thống mới.
Công ty tường xuyên tổ chức các buổi nói chuyện với các chuyên gia hàng đầu trong
lĩnh vực, mở các khóa học khóa học đào tạo nhằm nâng cao trình độ chun mơn, kĩ năng
nhân sự, dễ dàng tiếp cận với khoa học công nghệ nhằm phục vụ cho các hoạt động của công
ty.
Việc sử dụng thành thạo các cơng cụ tin học văn phịng như Word, Excel,… là một
lợi thế cho việc quản lí sổ sách, thơng tin nhân viên. Các cơng cụ này ai cũng có thể sử dụng
vì nó khơng u cầu phải có chun môn cao,
22
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
2.3.2: Những nhược điểm của quá trình quản lý nhân sự ở cơng ty
Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn cịn tồn tại nhiều hạn chế trong q trình quản lí
nhân sự của cơng ty:
- Do làm bằng thủ cơng nên khơng thể tránh được những sai sót về số liệu, cơng
tác xử lí thơng tin. Đơi khi, gây ra nhiều lỗi khó phát hiện ra dẫn đến sự thiếu chính xác,
dễ nhầm lẫn trong q trình quản lí nhân sự.
- Không thể đáp ứng được đầy đủ thông tin nhanh, chính xác nhất khi ban lãnh đạo
yêu cầu.
- Tốn thời gian, tiền bạc, cơng sức khi quản lí nhân sự theo phương pháp thủ cơng.
- Gặp khó khăn cho việc tìm dữ liệu trong khối lượng giấy tờ khổng lồ. Mặt khác,
thơng tin có thể bị thất lạc, khó tìm kiếm.
- Độ an tồn bảo mật thấp.
- Có thể chịu các ảnh hưởng xấu từ các yếu tố bên ngồi nếu sử dụng phương pháp
quản lí thủ cơng.
Do vậy, HTTT quản lí nhân sự của cơng ty cần được hiện đại hóa lên để đạt hiệu
quả tốt nhất.
Chương 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO
CƠNG TY CỔ PHẦN VACOM
3.1 Mơ tả bài tốn quản lý nhân sự cho Công ty Cổ phần VACOM
3.1.1 Mô tả bài tốn
Bài tốn quản lí nhân sự của Cơng ty Cổ phần VACOM được thực hiện như sau:
Ứng viên muốn làm việc tại cơng ty thì phải nộp hồ sơ theo quy định và tham gia
một cuộc phỏng vấn bắt buộc. Nếu nhân viên được tuyển dụng, công ty sẽ kí hợp đồng
làm việc và hồn thiện hồ sơ nhân viên, sau đó hệ thống sẽ tiếp nhận hồ sơ, lưu và cập
nhật theo yêu cầu. Còn hợp đồng làm việc sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên.
Thông tin của mỗi nhân viên bao gồm: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Ngày sinh,
Giới tính, Địa chỉ, Số điện thoại, Số chứng minh nhân dân. Mỗi nhân viên sẽ giữ một
23
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
chức vụ và mỗi nhân viên chỉ thuộc một phòng ban, mỗi phịng ban có thể có nhiều nhân
viên. Ngồi những thông tin cá nhân, hợp đồng làm việc cũng có thêm thơng tin ngày kí
kết, thời hạn, cơng việc,chế độ làm việc.
Nhân viên phịng quản lí nhân sự chịu trách nhiệm thêm, sửa, xóa thơng tin nhân
viên khi có sự thay đổi. Cuối mỗi tháng, nhân viên phòng kế tốn dựa vào bảng chấm
cơng, tính lương và lập bảng lương cho nhân viên.
3.1.2: Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống
Hệ thống cho phép nhân viên quản lí nhân sự đăng nhập hệ thống thông qua tài
khoản nhằm thực hiện chức năng thêm, sửa, xóa thơng tin hồ sơ nhân viên, Việc đăng
nhập vào hệ thống qua tài khoản sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lí. Ngồi ra,
hệ thống cịn hỗ trợ chức năng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên quản lí nhân sự. Sau
đó nhân viên quản lí nhân sự gửi báo cáo cho ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra những
phương pháp quản lí hiệu quả hơn.
Hệ thống cũng cho phép nhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài
khoản để thực hiện quản lí lương nhân viên . Đồng thời, cán bộ, nhân viên có thể tìm
kiếm thơng tin cá nhân, thơng tin lương thơng qua hệ thống một cách dễ dàng.
Hệ thống quản lí nhân sự Công ty Cổ phần VACOM bao gồm 4 chức năng như
sau:
- Quản lí hồ sơ nhân viên: Cho phép nhân viên quản lí nhân sự thêm hồ sơ nhân
viên mới, sửa hồ sơ nhân viên khi có sự thay đổi, xóa bớt hồ sơ nhân viên khơng cần thiết
và xóa hẳn hồ sơ nhân viên khơng cịn làm việc tại cơng ty.
- Quản lí tiền lương; Chức năng này cho phép nhân viên kế tốn chấm cơng cho
nhân viên, tính mức lương phù hợp tùy theo hệ số lương của mỗi người.
- Báo cáo, thống kê: Nhân viên quản lí nhân sự sẽ báo cáo thơng tin nhân viên,
thông tin tiền lương của nhân viên cho ban lãnh đạo cơng ty.
- Tìm kiếm: Cho phép cán bộ, nhân viên nhanh chóng tìm kiếm được thơng tin cá
nhân, và mức lương của mỗi người.
Đầu ra là các dạng bảng như sau:
M
ã NV
T
ên
NV
H
L
ệ số
ương
lương cơ bản
Tiền
phải
nộp
B
B
HYT
T
hưởng
P
hạt
T
ổng
lương
N
gày
lập
HXH
24
LUAN VAN CHAT LUONG download : add
