Các nhân sự tham gia một event pptx

Các nhân sự tham gia
một event
Trong tổ chức sự kiện, nhân sự là một yếu tố quyết định thành công hay thất
bại của sự kiện đó. Hãy cùng Event Channel tìm hiểu xem trong tổ chức sự
kiện người ta phân công và sắp xếp nhân sự như thế nào.
Mô hình chung nhất cho các cấp bậc của nhóm tổ chức sự kiện sẽ là:
1. Quản lý (Event Manager/Event Planner)
Người này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện, từ
viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và
quản lý rủi ro, phân công nhân sự và những vấn đề sau event.

2. Giám sát (Event leader/ Event supervisor)
Sẽ quản lý theo từng hạng mục trong event, ví dụ điều phối tiệc, quản lý
PGs, quản lý celebrity (người nổi tiếng), phụ trách truyền thông,… – đối với
những công ty có quy mô nhỏ thì sẽ bỏ qua cấp bậc nhân sự này mà phân
công trực tiếp cho event executive.
3. Nhân viên (Event executive)
Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager
4. Cộng tác viên/Tình nguyện viên (Helper/Volunteer )
Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những
công việc không đòi hỏi nhiều kỹ năng lắm
Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự
khác biệt. Có thể chỉ cần một hay người cho những sự kiện nhỏ (tiệc gia
đình, sinh nhật, hội thảo…) hoặc vài ngàn người như các sự kiện mang tầm
quốc tế, quốc gia (Thế vận hội Olympics, Lễ hội bia Oktoberfet (Đức), Tour
de France…
Đối với những công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chức năng,
nhiệm vụ của từng lĩnh vực được phân rõ và chuyên nghiệp theo 3 loại: kim

tự tháp (pyramid), network và ma trận (matrix). Mặc dù vậy, những vị trí cơ
bản nhất của nghề tổ chức sự kiện vẫn là:
Quản lý (Event Manager/Planner) với trách nhiệm chính là lên kế hoạch và
sản xuất toàn bộ sự kiện; quản lý sản xuất và nguồn lực; tính toán, chuẩn bị
và thực hiện kế hoạch kiểm soát khủng hoảng.
Tiếp đến là Điều phối viên (Coordinator) chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ
sự kiện và đảm bảo việc điều hành có hiệu quả và chất lượng tốt nhất.
Hỗ trợ cho sự kiện thành công không thể không kể đến các bộ phận Sáng tạo
(Creative), Hậu cần (Logistics), Khách hàng (Account), Sản xuất – Kỹ thuật
(Infrastructure and Technical), Thiết kế (Design)…
Trong đó bộ phận Khách hàng có trách nhiệm chăm sóc mạng lưới khách
hàng trước – trong và sau sự kiện; duy trì database của nhà cung cấp dịch vụ,
khách mời, nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng, khán giả mục tiêu,
giới truyền thông, các cơ quan của Chính phủ; quản lý thông tin từ nhiều
nguồn khác nhau. Ngoài ra, bộ phận này cũng đảm trách việc nghiên cứu thị
trường; tìm khách hàng mới; tăng doanh thu của công ty thông qua các hoạt
động quảng bá, tài trợ…
Khi nhận được yêu cầu, bộ phận Sáng tạo sẽ lên ý tưởng, cách thực thực
hiện và cùng với các bộ phận khác đi đến giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với
mong muốn của đơn hàng.
Lúc này, bên Sản xuất – Kỹ thuật có nhiệm vụ đưa ý tưởng thành hiện thực;
tháo dỡ, lắp đặt hoặc giám sát cơ sở vật chất cho toàn bộ sự kiện (hệ thống
âm thanh ánh sáng, sân khấu, hiệu ứng đặc biệt, điện nước, đường viễn
thông…)
Nhiệm vụ của bộ phận Hậu cần là tổ chức, lập kế hoạch và triển khai các
nguồn lực để một sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả. Bộ phận
này chịu trách nhiệm vận chuyển đồ vật tới điểm sử dụng; liên hệ giấy phép
và các thủ tục hành chính khác; chuẩn bị kho vận và bảo hiểm hàng hóa;
đảm bảo an ninh an toàn cho toàn bộ người tham dự…
Hỗ trợ các vị trí trên của nghề tổ chức sự kiện còn có bộ phận ăn uống, trang

trí (hoa, bóng…); bộ phận nhân sự; bộ phận tài chính kế toán (theo dõi hợp
đồng, đảm bảo doanh thu, giám sát đầu ra – vào với các bên liên quan…).
Tổ chức sự kiện là một ngành năng động, tổng hợp cần sự kết hợp của nhiều
yếu tố liên quan. Chỉ có sự phối hợp, hoạt động ăn ý và chia sẻ thì người làm
sự kiện mới có được bức tranh ghép hình hoàn chỉnh. Vì vậy, nếu có điều
kiện và cơ hội, các bạn nên tranh thủ đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong
ngành. Điều này giúp các bạn hiểu được bản chất công việc đang làm, có sự
đồng cảm với nhân viên khác trong công ty để mang lại kết quả như mong
đợi.