Tìm hiểu về “5W” và “1H” trong tổ chức sự kiện doc

Tìm hiểu về “5W” và
“1H” trong tổ chức sự
kiện
“Nguyên tắc “5H” và “1H” cũng được áp dụng trong Event, hãy theo sát
những nguyên tắc này khi lên kế hoạch cho một sự kiện.
I. WHY: Tại sao?
WHY đề cập đến mục đích tổ chức sự kiện? Hãy để nó bắt nguồn từ những
gì bạn muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao
hình ảnh thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản
phẩm/dịch vụ hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng v v…
Xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là rất
quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn
thành mục tiêu của bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng
là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.
II. WHAT: Cái gì?
Có nghĩa là những gì bạn sẽ làm trong sự kiện của mình, bao gồm:
* Tên sự kiện: Tên của sự kiện này là gì? Ví dụ “Lễ hội hoa Đà lạt”
* Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và
đồ uống bạn sẽ phục vụ trong các sự kiện để khách hàng và đối tượng mục
tiêu. Hãy luôn luôn tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng,
khách sạn, trung tâm hội nghị nơi đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho
thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là những người biết rõ về vấn đề này hơn bạn,
ví dụ như rượu vang được phục vụ như thế nào cho phù hợp (vang trắng khi
ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì họ đã qua các khóa đào tạo.
Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như sở
thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn. Nếu đa số các khách
mời của bạn là người ăn chay, thì hãy nên phục vụ nhiều các món chay trong
bữa tiệc của sự kiện đó. Tương tự như vậy, nếu đa số khách hàng của bạn là
những người có ý thức về sức khỏe (như bác sĩ, chuyên gia dinh dưỡng) thì
hãy nên có một số mặt hàng thực phẩm ít calo trong thực đơn mà bạn chọn,
nếu nạn không muốn họ về nhà với một cái dạ dày trống rỗng. Cũng nên lưu

ý về điều kiện khí hậu. Tránh phục vụ đồ ăn và thức uống trái mùa. Như
phục vụ kem / đồ uống lạnh vào mùa đông, thực phẩm làm nóng (như thức
ăn cay) trong mùa hè.
* Thông tin về sự kiện: Tất cả các thông tin về sự kiện? Ví dụ như “Sự kiện
hội nghị khách hàng tiêu biểu của Vietcombank”
* Thông tin khách mời: Ai sẽ là khách mời chính? Danh sách khách mời có
thể bao gồm các tổ chức, nhà tài trợ, các đối tác, khách hàng và đặc biệt
người phương tiện truyền thông.
* Chủ đề sự kiện (Theme): Một sự kiện có thể dựa trên một chủ đề cụ thể
như: Đất, đại dương, đỏ, trắng,… Chủ đề dựa trên các sự kiện nói chung
hoặc đám cưới. Như chúng ta có thể chọn chủ đề hoa cho một đám cưới
chẳng hạn. Trong một sự kiện có chủ đề, tất cả mọi thứ từ ăn mặc, trang trí,
trò chơi, âm nhạc, quà tặng, thực phẩm và đồ uống đều dựa trên một chủ đề
cụ thể.
* Các nhà cung cấp dịch vụ: Ai sẽ là nhà cung cấp dịch vụ? Bất kì một sự
kiện nào cũng cần những nhà cung cấp về trang thiết bị hay là nhân sự như:
Âm thanh ánh sáng, thiết bị nghe nhìn, hoa tươi, quà tặng, quay phim, nhiếp
ảnh, nghệ sĩ, biểu diễn, trang trí,…
* Quy định đối với khách mời: Đây là những quy định đối với các vị khách
như cách ăn mặc hoặc kiến thức về sản phẩm của công ty mà họ đang tham
gia sự kiện này.
* Vào cửa: Xác định hình thức vào cửa. Có thể là bán vé, vào cửa tự do hoặc
gửi thư mời – tùy loại hình và tính chất Event.
* Quà tặng: Hãy xác định bạn sẽ tặng quà gì cho khách và tặng họ khi nào:
khi họ vào cửa, khi họ chiến thắng một trò chơi hoặc khi họ rời bữa tiệc.
* Chiến dịch truyền thông quảng cáo: Làm thế nào để truyền thông đến các
các nhà tài trợ, đối tác và các sự kiện khách hàng trước, tại sự kiện và sau sự
kiện một cách tốt nhất. Bạn có thể xem thêm bài Để quảng bá trước sự kiện
hiệu quả.
* Lịch trình: Các hoạt động sẽ xảy ra trong sự kiện: thời gian, nội dung cụ

thể…
* Ngân sách: Để xác định ngân sách cho sự kiện của bạn, hãy tìm hiểu chi
phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự
kiện. Để xác định chi phí sản xuất, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các
dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi
phí thuê, sản xuất. Bạn có thể xác định chi phí marketing trên cơ sở chi phí
quảng cáo trước đây của một sự kiện tương tự. Nếu là lần đầu tiên làm, hãy
hỏi kinh nghiệm của những người làm trước hoặc nhờ một đơn vị chuyên
nghiệp trong việc thực hiện những chiến dịch quảng cáo như thế này (đối
với những sự kiện có quy mô lớn). Dựa trên phí sản xuất và chi phí
marketing, xác định chi phí quản lý (tức là chi phí để điều hành kinh doanh)
trong chi phí quản lý này là bao gồm lệ phí và tiền lương của nhân viên.
Thường thì phí quản lý sẽ được tính vào khoảng từ 10% – 15% tùy tính chất
sự kiện và quy định của các công ty. Là một người làm sự kiện, bạn phải có
khả năng tận dụng các hạng mục sản xuất, tiếp thị và chi phí vận hành cũng
như bạn phải có khả năng tạo ra lợi nhuận đáng kể. Quản lý các sự kiện và
quản lý ngân sách trước, trong và sau sự kiện là một bài toán khá khó khăn
và đòi hỏi sự giúp đỡ từ một chuyên gia có kinh nghiệm. Tốt hơn hãy để
việc này cho kế toán hoặc cấp trên nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm.
Hãy luôn nắm nguyên tắc “5W và 1H” để tránh thiếu sót khi lên kế hoạch
cho event
III. WHEN: Khi nào?
Khi nào tổ chức sự kiện (ngày và thời gian)? Hãy lưu ý những điều sau khi
lựa chọn ngày và thời gian cho sự kiện:
1) Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giả. Ví dụ như:
không tổ chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các
lễ hội khác. Thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần
như thứ bảy hoặc chủ nhật.
2) Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời
điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Ví dụ: sẽ không phải là

ý hay nếu bạn tổ chức buổi rockshow cùng thời điểm với rockshow miễn phí
của Honda (cùng 1 tuần chẳng hạn), vì tất nhiên khán giả sẽ tham gia
rockshow miễn phí hơn là mua vé để xem một show (có vẻ như) nhỏ hơn.
3) Lưu ý về thời tiết và khí khậu. Thật là thảm họa nếu tổ chức các sự kiện
ngoài trời vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn đã được dự kiến.
Ở đây, bạn có thể nhờ vào kinh nghiệm của chính bạn nếu bạn đã quen thuộc
với các điều kiện khí hậu của khu vực nơi bạn dự định tổ chức các sự kiện
hoặc thông qua chương trình dự báo thời tiết. Hãy tìm hiểu về thời tiết vào
ngày diễn ra sự kiện của bạn và có những phương án dự phòng phù hợp.
IV. WHERE: Ở đâu?
Nơi mà bạn sẽ tổ chức sự kiện (tức là địa điểm)? Có thể tham khảo thêm ở
bài “Các loại hình địa điểm trong event”
V. WHO: Ai?
Bạn sẽ tổ chức sự kiện cho ai, nhà tài trợ của bạn, đối tác, khách hàng và đối
tượng mục tiêu? Có bao nhiêu đối tượng mục tiêu mà bạn đang mong đợi để
tham gia vào sự kiện và tại sao bạn nghĩ họ sẽ tham gia? Điều này sẽ làm cơ
sở để bạn vận động tài trợ bởi vì nhà tài trợ rất muốn biết có bao nhiêu phần
trăm người tham dự sự kiện là khách hàng mục tiêu của họ.
VI. HOW: Như thế nào?
Sự kiện đó sẽ được tiến hành như thế nào, điều này phụ thuộc vào tính chất
của sự kiện (chương trình ca nhạc, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt, khai
trương,…), yêu cầu của khách hàng, ý tưởng của người lên kế hoạch. Không
có một quy chuẩn chung cho việc này.