bài giảng quản trị học ( phùng minh đức) - chương 3 thông tin và quyết định quản trị

CHƯƠNG 3
THƠNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

1. Thơng tin quản trị
2. Quyết định quản trị


1. THƠNG TIN QUẢN TRỊ
1.1 Khái niệm
• Thơng tin là những tin tức được thu nhận, được cảm
thụ.
• Thơng tin quản trị là những tin tức được thu nhận, cảm
thụ và đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải
quyết một vấn đề trong quản trị .
 Như vậy:
• Thơng tin khơng phải vật chất nhưng khơng tồn tại ngồi vật
mang tin
• Mỗi người, mỗi DN đều có thể trở thành một trung tâm tiếp
nhận, lưu giữ và phát tin.
2


1. THƠNG TIN QUẢN TRỊ
1.2. Phân loại thơng tin QT
a. Theo quan hệ với một hệ
thống cho trước

d. Theo phương thức thu
nhận và xử lý

•

•
•

•

Thơng tin bên ngồi do cấp
trên đưa đến DN.
Thông tin bên trong đánh giá
thực trạng của DN

e. Theo hướng chuyển động

b. Theo chức năng

•

•
•

•

Thơng tin chỉ đạo
Thông tin thực hiện

Thông tin khoa học kỹ thuật
Thông tin thu trực tiếp q
trình sản xuất .
Thơng tin chiều dọc, thông tin
chiều ngang

Thông tin lên, thông tin xuống

c. Theo cách truyền tin

g. Theo số lần gia cơng

•

•
•

•

Thơng tin theo các báo cáo
định kỳ.
Thơng tin có tính báo cáo đột
xuất.

Thơng tin sơ cấp
Thông tin thứ cấp.

3


1. THƠNG TIN QUẢN TRỊ
1.3. Vai trị của thơng tin quản trị
• Thơng tin là đối tượng lao động của cán bộ
quản trị nói chung và người lãnh đạo nói
riêng.
• Thông tin là công cụ của các nhà quản trị.

o Là căn cứ để xây dựng chiến lược, kế hoạch đồng thời để
kiểm tra các hoạt động của tổ chức.
o Là cơ sở để hạch toán kinh tế
o Tác động trực tiếp vào các khâu của quá trình sản xuất

4


1. THƠNG TIN QUẢN TRỊ
1.4. u cầu của thơng tin quản trị
• Về thời gian: kịp thời, cập nhật
• Về nội dung:
•
•
•
•
•

Chính xác: phản ánh khách quan, trung thực về sự vật, hiện tượng
Có liên quan đến vấn đề cần tìm hiểu
Đầy đủ: phản ánh đủ mọi khía cạnh của tình huống
Súc tích: khơng có dữ liệu thừa
Phù hợp với nhu cầu sử dụng

• Về hình thức:
• Rõ ràng, đầy đủ chi tiết
• Sắp xếp trình bày khoa học
• Nằm trên vật mang tin phù hợp với nhu cầu sử dụng

5

2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.1. Khái niệm và chức năng của quyết định QT
a. Khái niệm
Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị
nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động, để
giải quyết một vấn đề đã chín muồi trong tổ chức.
 QĐ có tính tư duy và tính tương lai (QĐ cá nhân + QĐ quản trị)
 QĐ quản trị là sản phẩm riêng có của nhà QT và tập thể
 QĐ quản trị luôn gắn với những vấn đề của tổ chức
 QĐ quản trị liên quan đến các chức năng quản trị tổ chức

6


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.1. Khái niệm và chức năng của quyết định QT
b. Chức năng của quyết định quản trị
• Chức năng định hướng: QĐ QTKD là ý đồ của lãnh đạo
nhằm quy tụ mọi nguồn lực của DN để đạt mục tiêu chung
của DN.
• Chức năng bảo đảm: QĐ của lãnh đạo là chỗ dựa để các
đơn vị tiến hành các cơng việc
• Chức năng phối hợp: QĐ là căn cứ để các đơn vị thống
nhất thực hiện ý đồ của lãnh đạo, nó phối hợp được các
đơn vị.
• Chức năng động viên, cưỡng chế: QĐ của lãnh đạo như
là một mệnh lệnh, mang tính bắt buộc đối với cấp dưới phải
thực hiện nghiêm chỉnh.

7


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.2. Phân loại các quyết định quản trị
CĂN CỨ PHÂN LOẠI

CÁC LOẠI QUYẾT ĐỊNH

Phản ứng của người ra QĐ QĐ trực giác, QĐ lý giải
Theo tính chất

QĐ Chiến lược, QĐ chiến thuật, tác nghiệp

Theo thời gian

QĐ ngắn hạn, trung hạn, dài hạn

Theo chức năng

QĐ về kế hoạch, về tổ chức, về nhân sự …

Theo phạm vi thực hiện

QĐ toàn cục, bộ phận, chuyên đề

Theo lĩnh vực hoạt động

QĐ kỹ thuật, kinh tế, pháp lý . . .

Theo quy phạm

QĐ theo chương trình, khơng theo chương trình
8


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.3. Các yêu cầu đối với quyết định QT
a. u cầu về tính hợp pháp
•
•
•

QĐ được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền
QĐ không trái với pháp luật
QĐ được ban hành đúng thủ tục

b. Yêu cầu về tính khoa học
•
•
•
•

QĐ phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức
QĐ phù hợp với quy luật khách quan
QĐ đưa ra trên cơ sở vận dụng các PP khoa học
QĐ phù hợp với điều kiện cụ thể

9

2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.3. Các yêu cầu đối với quyết định QT
c. u cầu về tính hệ thống
• QĐ được ban hành bở các cấp, các bộ phận phải thống nhất
• QĐ ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu
thuẫn, phủ định nhau. Khi QĐ đã hết hiệu lực hoặc khơng phù
hợp thì cần loại bỏ.

d. Yêu cầu về tính tối ưu
Phương án mà QĐ lựa chọn phải là phương án tối ưu – thỏa
mãn cao nhất các mục tiêu đồng thời với những ràng buộc nhất
định, được sự ủng hộ của nhiều thành viên nhất trong tổ chức

10


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.3. Các yêu cầu đối với quyết định QT
e. u cầu về tính linh hoạt
• QĐ phải phản ánh được tính thời đại, sự biến động của mơi
trương
• QĐ phải xử lý được tình huống linh hoạt, khéo léo, tránh dập
khn

g. u cầu về tính cụ thể
• Cụ thể về thời gian
• Cụ thể về phạm vi, đối tượng điều chỉnh

11


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.4. Các căn cứ và yếu tố ảnh hưởng đến quá
trình ra QĐ
a. Các căn cứ ra quyết định
• Mục tiêu của tổ chức:
• QĐ phải đưa ra được phương án đáp ứng tốt nhất mục tiêu TC
• Mục tiêu xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương án QĐ
• QĐ quản trị cấp dưới nhằm thực hiện mục tiêu của cấp mình, góp
phần thực hiện mục tiêu của cấp trên

• Thực trạng và tiềm năng của tổ chức
• Bối cảnh hoạt động của tổ chức
• Hệ thống chính sách, pháp luật của Nhà nuớc

12


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.4. Các căn cứ và yếu tố ảnh hưởng đến quá
trình ra QĐ
b. Các yếu tố ảnh hưởng đến ra quyết định
• Biến động của thị trường
• Các yếu tố thuộc về người ra quyết định:
o
o
o
o

o
o

Động cơ
Bản lĩnh
Đạo đức
Tài năng
Kỹ năng
Kinh nghiệm thực tế

13


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.5. Phương pháp ra quyết định
a. PP ra quyết định cá nhân
b. PP ra quyết định tập thể
c. PP định lượng toán học
d. PP ngoại cảm

14


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.5. Phương pháp ra quyết định
a. PP ra quyết định cá nhân
• Ra QĐ trên cở sở kiến thức và kinh nghiệm cá nhân của nhà
QT. Theo PP này, khi xuất hiện những vấn đề thuộc thẩm quyền
của mình, nhà QT tự mình đề ra QĐ QT mà khơng cần có sự
tham gia của tập thể

• PP này có hiệu quả trong trường hợp:
o
o

Vấn đề cần quyết định khơng q phức tạp
Người ra QĐ có nhiều kiến thức và kinh nghiệm

15


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.5. Phương pháp ra quyết định
b. PP ra quyết định tập thể
• Người lãnh đạo khơng chỉ dựa vào kiến thức, kinh nghiệm của
bản thân mà còn dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của tập thể
để đưa ra QĐ
• Ưu điểm:
o
o

Đảm bảo tính dân chủ
Khai thác trí tuệ tập thể

• Nhược điểm:
o
o
o

Mất thời gian trong việc ra QĐ
Có thể bị ảnh hưởng bởi 1 vài cá nhân, nhóm

Trách nhiệm của người ra QĐ khơng rõ ràng

16


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.5. Phương pháp ra quyết định
c. PP định lượng tốn học
• Ra QĐ sử dụng các mơ hình tốn học (mơ hình tối ưu và mơ
hình thống kê)
• Nhược điểm
•
•

Khó xây dựng được mơ hình tốn học đúng với thực tế
Có khoảng cách nhất định giữa các nhà quản trị thực hành và nhà
toán học chuyên nghiệp

d. PP ngoại cảm
• Người lãnh đạo phải ra các QĐ có tính thời điểm mà thơng tin
có q ít, quá nhiều hoặc quá phân vân.
• Ra QĐ dựa vào khả năng ngoại cảm của nhà lãnh đạo hoặc của
người khác
17


2. QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
2.6. Tiến trình ra quyết định quản trị
•
•

•
•

Xác định vấn đề cần quyết định.
Liệt kê các yếu tố quyết định.
Chọn lọc các thông tin để ra quyết định
Xác định các giải pháp
o Đưa ra các phương án khác nhau để lưa chọn
o So sánh và xác định ưu tiên các phương án này
o Lựa chọn phương án tốt nhất thích hợp với tình huống cần
quyết định, đồng thời dự liệu phương án thay thế .

• Triển khai thực hiện phương án đã chọn.
• Đánh giá kết quả thực hiện quyết định.
18


GAME THEORY
A
CHỐI TỘI

CHỐI
TỘI

NHẬN TỘI

1 NĂM
1 NĂM

TẠM THA

CHUNG THÂN

B
NHẬN
TỘI

CHUNG

20 NĂM

THÂN
20 NĂM
TẠM THA
19