quản trị hành chính văn phòng - chương 1-nhập môn quản trị hành chính văn phòng

CHƯƠNG 1
NHẬP MÔN QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
I.NHỮNG KHÁI NIỆM
II.CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP
III.NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. NHỮNG KHÁI NIỆM
 I.1 Quản trị
 Có nhiều định nghĩa về quản trị
 Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chung
thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ
chức.
 Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt
mục tiêu với hiệu quả mong muốn
 Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều
hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt được mục
tiêu chung.
 Nói đến quản trị là nói đến yếu tố con người và
thông qua hoạt động của con người để đạt mục tiêu.
Quá trình quản trị thường được thực hiện qua các chức
năng quản trị (PODC hay POLC)
 QUẢN : duy trì, ổn định, giữ vững
 TRỊ : sự thay đổi, năng động, biến đổi
 Do đó có thể hiểu “Quản trị là duy trì sự ổn định
trong sự biến động”
 Vấn đề : Quản tri kinh doanh là gì ?
 I.2 Hành chính
 Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra
đời của nhà nước. Nó có 2 nghĩa chính

 Theo nghĩa rộng : hành chính gắn liền với tính
quyền lực nhà nước. Do đó :” Hành chính là công
việc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụng
quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã
hội”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính
CÔNG
 Theo nghĩa hẹp : hành chính gắn liền với nghĩa
phục vụ (hỗ trợ). Do đó có thể hiểu : “Hành chính là
các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức
nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệu
quả của bộ máy quản lý” . Khái niệm này dẫn tới loại
hình hành chính TƯ.
 Hành chính doanh nghiệp là một loại của hành
chính tư, diễn ra ở các doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu
phát triển của doanh nghiệp đó.
 Những lưu ý quan trọng
 Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản trị và
hành chính.
 Cần phân biệt giữa hành chính công và hành chính
tư.
 Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh nghiệp là
gì ?
 Sự khác biệt cơ bản của hoạt động hành chính
doanh nghiệp trong nền kinh tế kế hoạch hoá và nền
kinh tế thị trường.
 1.3 Văn phòng
 Có nhiều cách tiếp cận
 Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm việc của
một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng
chính phủ …)

 Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực hiện
một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng
công chứng …)
 Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở làm việc
của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan …)
 Tóm lại
 Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là
trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động,
đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên
ngoài.
 Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng
hợp, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị,
là nơi bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ
trợ phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
 Đối với doanh nghiệp
 Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của văn
phòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo).
 Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố con
người, quản lý con người.
 Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, vì nó là
nơi giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng và đối
tác.
 Bốn yếu tố cấu thành văn phòng
 Con người : các nhà quản trị, nhân viên …
 Hệ thống trang thiết bị : máy móc văn phòng, trang
bị kỹ thuật, yếu tố vật chất …
 Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cơ cấu, phân quyền,
nguyên tắc, thủ tục …
 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng
 Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc

vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên
 Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các hoạt
động thu thập xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, hỗ
trợ và phục vụ cho bộ máy quản lý của doanh nghiệp,
bảo đảm hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.
 Quản trị hành chính văn phòng là quá trình hoạch
định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động
hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo
đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản
lý trong ra quyết định điều hành doanh nghiệp
 Hệ thống hành chính văn phòng doanh nghiệp phải
thiết kế trên quan điểm ASS :
 Hoạt động hành chính văn phòng doanh nghiệp là
một quá trình
 Hành chính văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi tính
chuyên môn hoá và tính chuyên nghiệp
 Hành chính văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủ
mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp
 Hành chính văn phòng đòi hỏi phải xác định tính
quyền lực tương xứng với trách nhiệm
II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 II.1 Chức năng của hành chính văn phòng
 Hành chính văn phòng doanh nghiệp trong kinh tế
thị trường có 2 chức năng cơ bản, đó là chức năng
thông tin (tham mưu tổng hợp) và chức năng phục vụ
hỗ trợ, chúng kết hợp tạo ra hệ thống hành chính văn
phòng hỗ trợ (ASS : Administration Support System)
 Chức năng thông tin : thu thập, phân tích, xử lý,
lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin …

 Chức năng hỗ trợ : phục vụ & dịch vụ cho các đơn
vị trong bộ máy quản lý
 II.2 Nhiệm vụ
 Xây dựng kế họach họat động cho bộ máy quản lý và
chương trình hành động cho các nhà quản trị
 Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ các
nhà quản trị và quá trình quản trị
 Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho
các cấp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh
 Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành văn
bản
 Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài
liệu
 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác,
đàm phán …
 Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý
và quá trình quản lý của doanh nghiệp
 Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản
III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
 III.1 Khái niệm
 Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và
điều hành công việc của những người khác và chịu trách
nhiệm trước kết quả của họ.
 Nhà quản trị phải có người dưới quyền
 Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách
nhiệm
 Có nhiều lọai nhà quản trị trong doanh nghiệp : nhà
quản trị tổng quát và nhà quản trị chức năng
 Nhà quản trị hành chính văn phòng là những nhà

quản trị chức năng, có quyền tổ chức điều hành các họat
động hành chính văn phòng doanh nghiệp, chịu trách
nhiệm về kết quả họat động hành chính văn phòng theo
quyền hạn và trách nhiệm của mình
 Vấn đề : Nhà quản trị hành chính văn phòng
trước đây và hiện nay có những đặc điểm khác biệt gì ?
 Cấu trúc của các nhà quản trị hành chính trong
doanh nghiệp
 Cấp cao : giám đốc hành chính; phó GĐ hành
chính tổ chức; trợ lý hành chính …
 Cấp giữa : chánh phó văn phòng, trưởng phó
phòng hành chính …
 Cấp thấp : tổ trưởng tổ phó; nhóm trưởng nhóm
phó ….
 Vấn đề : vị trí và ảnh hưởng của nhà quản trị hành
chính văn phòng trong doanh nghiệp
 Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần có
những kỹ năng nhất định
 Kỹ năng tư duy : khả năng nhận thức vấn đề, tư duy
về hành chính
 Kỹ năng nhân sự : nghệ thuật lãnh đạo con người;
giải quyết mâu thuẫn
 Kỹ năng truyền thông : phát biểu; truyền đạt; thuyết
phục …
 Kỹ năng chuyên môn : am hiểu nghiệp vụ hành chính
văn phòng và các nghiệp vụ liên quan…
 Sự tồn tại của cấp quản trị hành chính cấp cao phụ
thuộc vào
 Qui mô họat động của doanh nghiệp
 Đặc điểm ngành nghề họat động

 Mức độ phức tạp và quan trọng của công tác hành
chính
 Nhu cầu và mức độ giao tiếp trong họat động của
doanh nghiệp.
 Đối với các doanh nghiệp nhỏ không cần nhà quản
trị hành chính cấp cao
 III.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP
 Có khả năng quản trị
 Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính
 Có khả năng huấn luyện đào tạo
 Khả năng giao tiếp và ngọai giao
 Khả năng truyền thông
 Khả năng làm việc nhóm
 Tinh thần vững vàng, bình tĩnh hòa đồng
 Chịu đựng được áp lực công việc