CHƯƠNG 7
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ,
CUỘC HỌP, CHUYẾN
CÔNG TÁC
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
TỔ CHỨC CUỘC HỌP
TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
I.1 khái niệm
Hội nghị, hội thảo ở các doanh nghiệp là những
cuộc tiếp xúc trên diện rộng với nhiều thành phần tham
dự trong khoảng thời gian tương đối dài nhằm tổng kết
đánh giá kết quả hoạt động hay trình bày và thảo luận
những vấn đề sản xuất kinh doanh.
Hội nghị công nhân viên chức
Hội nghị cổ đông
Hội nghị khách hàng
Hội thảo về sản phẩm
Hội thảo khoa học kỹ thuật công nghệ
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2. Các bước tổ chức và điều hành hội nghị hội
thảo
2.1 Lập kế hoạch hội nghị hội thảo
Tên và mục đích của hội nghị, hội thảo.
Thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị, hội
thảo.
Thành phần tham dự hội nghị, hội thảo.
Địa điểm tổ chức chính và các địa điểm sinh hoạt
của hội nghị, hội thảo.
Nội dung cơ bản của hội nghị, hội thảo.
Dự trù kinh phí tổ chức và các nguồn kinh phí
chính
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.2 Chuẩn bị hội nghị
Thành lập ban tổ chức hội nghị, hội thảo
Xác định mục đích, nội dung hội nghị hội thảo
Qui định thành phần tham gia hội nghị
Xác định thời điểm và thời gian tiến hành hội nghị,
hội thảo
Lựa chọn địa điểm và trang trí phòng hội nghị
Làm giấy mời và in ấn những tài liệu phục vụ hội
nghị
Chuẩn bị lực lượng thư ký và phục vụ hội nghị
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3 Tiến hành hội nghị
Đón khách
Giới thiệu đại biểu và thành phần tham dự
Điều hành hoạt động của hội nghị
Chỉ đạo việc thực hiện ghi chép biên bản
Thực hiện những thủ tục kết thúc hội nghị
I. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.4 Công việc sau hội nghị
Hoàn thành những văn bản cần thiết của hội nghị
Triển khai các quyết định, nghị quyết đã thông quan
trong đại hội
Thực hiện những công văn hành chính gửi cho các
cấp lãnh đạo đã chỉ đạo hội nghị
Lập bảng thanh toán chi tiết những chi phí của hội
nghị
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
1. Khái niệm
Cuộc họp là sự gặp gỡ trực tiếp giữa những người
có trách nhiệm nhằm thực hiện việc trao đổi và truyền
đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều
hành hoạt động của doanh nghiệp
Cuộc họp là phương tiện của các nhà quản trị nhằm
thực hiện chức năng quản trị của mình
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
2. Các bước tổ chức và điều hành cuộc họp
2.1 Chuẩn bị cho cuộc họp
Mục đích và yêu cầu cuộc họp là gì ?
Thành phần tham dự cuộc họp là ai ?
Thời gian và địa điểm thích hợp cho cuộc họp ?
Cần gửi thông tin và chương trình cho các thành viên không?
Các phương tiện cần sử dụng trong cuộc họp là gì ?
Các nội dung bố trí ra sao ?
Có cần thảo luận nội dung trước hay không ?
Cần thư ký cuộc họp hay không ?
Cần các thức uống hay đồ ăn gì ?
Các phương tiện phục vụ cuộc họp ?
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
2.2 Điều hành cuộc họp
Hãy chăm chú lắng nghe.
Giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.
Nêu những vấn đề quan trọng cần giải quyết.
Tóm tắt những việc đã thảo luận và đạt sự nhất trí.
Luôn có những số liệu chính xác và rõ ràng.
Giữ cho cuộc họp liên tục không bị ngắt quãng.
Bình tĩnh và chủ động, biết kiềm chế cảm xúc.
Giảm tối đa việc trao đổi riêng trong cuộc họp.
Tôn trọng và hợp tác với các thành viên.
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
2.3 Sau khi kết thúc cuộc họp
Sau khi kết thúc cuộc họp, nhà quản trị hành chính
với chức năng của mình phải chỉ đạo thực hiện ngay
những công việc nhằm bảo đảm cho kết quả cuộc họp
được triển khai trên thực tế
II. TỔ CHỨC CUỘC HỌP
3 Các nguyên tắc tổ chức cuộc họp
Nguyên tắc chuẩn bị
Nguyên tắc kiểm soát thời gian
Nguyên tắc tôn trọng
Nguyên tắc dân chủ
Nguyên tắc ghi nhận thông tin
III- TỔ CHỨC CHUYẾN
CÔNG TÁC
1. Khái niệm
LÀ buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà
đòi hỏi nhà quản trị phải di chuyển ra ngoài bằng
những chuyến công tác với những chương trình nghị
sự và những thời gian làm việc được lên kế hoạch tỉ
mỉ.
Các chuyến công tác dài ngày
Các chuyến công tác ngắn hạn
III- TỔ CHỨC CHUYẾN
CÔNG TÁC
2. Các bước tổ chức chuyến công tác
2.1 Lên kế hoạch các chuyến công tác
Mục tiêu và nội dung chuyến công tác.
Thời gian thực hiện chuyến công tác
Danh sách các cán bộ đi cùng với lãnh đạo và số lượng người trong đoàn công tác.
Phương tiện di chuyển
Các tài liệu, giấy tờ, thủ tục cần thiết.
Kinh phí cho chuyến công tác.
III- TỔ CHỨC CHUYẾN
CÔNG TÁC
2.2 Chuẩn bị các chuyến công tác
Liên hệ nơi công tác
Thực hiện các giấy tờ thủ tục hành chính cho đoàn
công tác
Chuẩn bị nội dung công việc cho đoàn công tác
Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ, thông tin chuyên môn cần
thiết
Chuẩn bị các phương tiện di chuyển
Chuẩn bị kinh phí và điều kiện hoạt động khác
III- TỔ CHỨC CHUYẾN
CÔNG TÁC
2.3 Các công việc khi lãnh đạo đi công tác
Những công việc cần làm trước khi lãnh đạo dời
khỏi cơ quan
Những công việc khi lãnh đạo đi vắng
Những công việc sau khi lãnh đạo về