04.KY NANG KIEM TRA potx

1
1


KỸ NĂNG KIỂM TRA
KỸ NĂNG KIỂM TRA
2
1. Khái niệm
1. Khái niệm
Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc
Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc
thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và
thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và
các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu
các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu
này đã và đang được hoàn thành.
này đã và đang được hoàn thành.
3
2. Ý nghĩa:
2. Ý nghĩa:
•
Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ
Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ
chức
chức
•
Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.
Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.
•

Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác
Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác
hơn theo thứ tự quan trọng.
hơn theo thứ tự quan trọng.
•
Xác định và dự đoán những biến động và những chiều
Xác định và dự đoán những biến động và những chiều
hướng chính.
hướng chính.
4
2. Ý nghĩa (tt)
2. Ý nghĩa (tt)
•
Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách
Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách
nhiệm.
nhiệm.
•
Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì
Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì
quan trọng hay không cần thiết.
quan trọng hay không cần thiết.
•
Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc
Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc
hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người
hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người
•
Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn
Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn

chỉnh
chỉnh
5
3. Phân loại
3. Phân loại
•
Kiểm tra trước, trong, sau.
Kiểm tra trước, trong, sau.
•
Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự,
Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự,
sản xuất…
sản xuất…
6
4. Các nguyên tắc của việc kiểm
4. Các nguyên tắc của việc kiểm
tra
tra
•
Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.
Cần phải được thiết kế theo các kế hoạch cụ thể.
•
Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.
Thiết kế theo từng cấp bậc và tâm lý của nhà quản trị.
•
Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.
Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.
•
Việc kiểm tra phải khách quan.
Việc kiểm tra phải khách quan.

•
Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.
Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với không khí của tổ chức.
•
Việc kiểm tra phải tiết kiệm.
Việc kiểm tra phải tiết kiệm.
•
Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.
Việc kiểm tra phải tác động điều chỉnh.
7
4. Các nguyên tắc của việc kiểm
4. Các nguyên tắc của việc kiểm
tra
tra
•
Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra
Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra
•
Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý
Dựa vào đặc điểm cá nhân của nhà quản lý
•
Thực hiện tại những điểm trọng yếu
Thực hiện tại những điểm trọng yếu
•
Khách quan
Khách quan
•
Phù hợp với bầu không khí của tổ chức
Phù hợp với bầu không khí của tổ chức
•

Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng
Tiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng
8
5. Quá trình kiểm tra
5. Quá trình kiểm tra
•
Thiết lập tiêu chuẩn
Thiết lập tiêu chuẩn
•
Đo lường thành quả
Đo lường thành quả
•
Sửa chữa sai lầm
Sửa chữa sai lầm
•
Phòng ngừa
Phòng ngừa
9
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
•
Số lượng giờ công.
Số lượng giờ công.
•
Số phế phẩm.
Số phế phẩm.
•
Chi phí.
Chi phí.
•

Doanh thu.
Doanh thu.
•
Sự hài lòng của khách hàng…
Sự hài lòng của khách hàng…
10
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
5.1 Thiết lập tiêu chuẩn
YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN
YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN
•
Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá
Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá
được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các
được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các
công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh
công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh
chấp.
chấp.
•
Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường
Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường
được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công
được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công
việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không.
việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không.
11
5.2 Đo lường thành quả
5.2 Đo lường thành quả
•

Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó
Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó
được thực hiện để có biện pháp sửa chữa kịp
được thực hiện để có biện pháp sửa chữa kịp
thời (Pre – check).
thời (Pre – check).
•
Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.
Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.
•
Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm
Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm
tra.
tra.
12
5.3 Sửa chữa sai lầm
5.3 Sửa chữa sai lầm
•
Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân
Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân
viên…
viên…
•
Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại
Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại
các chức năng khác.
các chức năng khác.
13
5.4 Phòng ngừa
5.4 Phòng ngừa

•
Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?
Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?
•
Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.
Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.
•
Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.
Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.
•
Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.
Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.
•
Trainning và theo dõi.
Trainning và theo dõi.
14
Biểu đồ nhân quả (biểu đồ
Biểu đồ nhân quả (biểu đồ
xương cá)
xương cá)
Vấn đề
Nguyên nhân tầng 1
Nguyên nhân tầng 2
15
6. Kiểm tra dự phòng (pre-
6. Kiểm tra dự phòng (pre-
check)
check)
6.1 Khái niệm:
6.1 Khái niệm:

•
Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ
Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ
thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành
thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành
điều chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các biện pháp
điều chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các biện pháp
kiểm soát phòng ngừa.
kiểm soát phòng ngừa.
•
Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng
Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng
quy trình quản lý.
quy trình quản lý.
16
6.2 Các cấp bậc tài liệu
6.2 Các cấp bậc tài liệu
•
Cấp 1
Cấp 1
•
Cấp 2
Cấp 2
•
Cấp 3
Cấp 3
•
Cấp 4
Cấp 4
Sổ tay

Thủ tục
Hướng dẫn công việc,
Quy định, tiêu chuẩn
Biểu mẫu/hồ sơ
17
6.3 Xác định bảng kiểm soát
6.3 Xác định bảng kiểm soát
quá trình.
quá trình.
•
Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng,
Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng,
phục vụ cho việc diễn giải quá trình.
phục vụ cho việc diễn giải quá trình.
•
Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là
Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là
một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức
một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức
chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá
chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá
trình.
trình.
18
6.3 Xác định bảng kiểm soát
6.3 Xác định bảng kiểm soát
quá trình (tt)
quá trình (tt)
St
St

t
t
Công
Công
đoạn
đoạn
Điểm kiểm
Điểm kiểm
soát
soát
Thiết bị
Thiết bị
sử
sử
dụng
dụng
Tần
Tần
suất
suất
Tài
Tài
liệu
liệu
hướ
hướ
ng
ng
dẫn
dẫn

Ngư
Ngư
ời
ời
thự
thự
c
c
hiện
hiện
Hồ
Hồ
sơ
sơ
Đặc
Đặc
tính
tính
/
/
thô
thô
ng
ng
số
số
Mức
Mức
qui
qui

định
định
Đo
Đo
lườ
lườ
ng
ng
Côn
Côn
g
g
ngh
ngh
ệ
ệ
19
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
•
Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự
Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự
hiệu quả cao nhất.
hiệu quả cao nhất.
•
Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc
Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc
Pareto.
Pareto.
•

Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một
Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một
nghệ thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào
nghệ thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào
giúp các nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này.
giúp các nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này.
20
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
(tt)
(tt)
Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu hỏi
Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu hỏi
sau:
sau:
•
Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận
Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận
mình?
mình?
•
Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt
Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt
mục tiêu?
mục tiêu?
•
Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai lạc?
Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai lạc?
21
6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu

6.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu
(tt)
(tt)
•
Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là
Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là
người chịu trách nhiệm về sự thất bại.
người chịu trách nhiệm về sự thất bại.
•
Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.
Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất.
•
Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin
Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin
nhiều nhất mà ít tốn kém nhất?
nhiều nhất mà ít tốn kém nhất?
22
6.5 Xây dựng hệ thống kiểm
6.5 Xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ
soát nội bộ
•
Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho
Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho
việc kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức.
việc kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức.
•
Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ thống
Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ thống
HACCP của các công ty sản xuất thực phẩm.

HACCP của các công ty sản xuất thực phẩm.
•
Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình
Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình
trong tổ chức.
trong tổ chức.
23
6.5 Xây dựng hệ thống kiểm
6.5 Xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ (tt)
soát nội bộ (tt)
CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT
CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT
•
Xác định nguy cơ:
Xác định nguy cơ:
•
Đưa ra các giải pháp:
Đưa ra các giải pháp:
•
Lựa chọn giải pháp phù hợp.
Lựa chọn giải pháp phù hợp.
•
Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.
Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý.
•
Theo dõi và đánh giá hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả.
24
7. Check in (kiểm tra trong).

7. Check in (kiểm tra trong).
•
Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực tiếp
Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực tiếp
công việc/hành vi đang thực hiện.
công việc/hành vi đang thực hiện.
•
Người kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra
Người kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra
tổng thể năm/quý/tháng/tuần.
tổng thể năm/quý/tháng/tuần.
•
Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian của
Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian của
các chức năng quản trị.
các chức năng quản trị.
25
7. Các biện pháp kiểm tra trong
7. Các biện pháp kiểm tra trong
(tt)
(tt)
•
Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi lên.
Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi lên.
•
Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước (audit = đánh giá nội bộ).
Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước (audit = đánh giá nội bộ).
•
Kiểm tra bằng phương pháp quan sát: theo dõi hành vi thực hiện,
Kiểm tra bằng phương pháp quan sát: theo dõi hành vi thực hiện,

cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ.
cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ.
•
Theo dõi thông qua mạng máy tính.
Theo dõi thông qua mạng máy tính.
•
Kiểm tra đột xuất.
Kiểm tra đột xuất.