Tiểu luận quản lý dự án xây dựng phần mềm quản lý sinh viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
----------------------

TIỂU LUẬN MÔN HỌC
QUẢN TRỊ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN
Đề tài:

QUẢN LÝ DỰ ÁN
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SINH VIÊN

Lớp: ITS344_202_D01
GVHD: ThS. Nguyễn Duy Thanh
Nhóm PONN: Nguyễn Huỳnh Thảo Nguyên – 030234180090
Nguyễn Trung Tùy Nhi – 030234180095
Lê Thị Kiều Oanh – 030234180101
Nguyễn Thị Thanh Phương – 030234180104
Trịnh Thị Ngọc Lan – 030233170107

TP. Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2021


PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

Thảo
Nguyên

Tùy Nhi

Kiều Oanh

Thanh
Phương

Ngọc Lan

Integration

C

A, R

I

C

I

Scope

C

I

A, R

I

I

Time

C

I

I

A, R

I

Cost

C

A, R

I

C

I

Quality

A, R

I

Human Resource

I

C

Communications

C

I

Risk

I

I

Procurement

A, R

C

I

I

I

Stakeholder

R

C

A

I

I

C
I

I

A, R

A, R
A, R


MỤC LỤC
MỤC LỤC ...................................................................................................................... 3
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 6
TỔNG QUAN DỰ ÁN ................................................................................................... 7
1. Giới thiệu dự án ..................................................................................................... 7
2. Mục tiêu dự án....................................................................................................... 7
3. Phạm vi dự án ........................................................................................................ 7
4. Tiến trình quản lý dự án ........................................................................................ 7

NỘI DUNG..................................................................................................................... 8
I. QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN ................................................................................ 8
1. Phát triển điều lệ dự án .......................................................................................... 8
2. Phát triển kế hoạch ................................................................................................ 9
2.1 Tổng quan ........................................................................................................ 9
2.2 Tổ chức dự án ................................................................................................ 10
2.3 Kế hoạch quy trình quản lý ............................................................................ 10
2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật ........................................................................... 11
2.5 Kế hoạch quy trình hỗ trợ .............................................................................. 11
3. Định hướng và quản trị công việc ....................................................................... 11
4. Theo dõi và kiểm sốt cơng việc ......................................................................... 11
5. Kiểm sốt thay đổi tích hợp ................................................................................ 12
6. Kết thúc dự án hoặc giai đoạn ............................................................................. 12
II. QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN ............................................................................... 12
1. Kế hoạch quản lý phạm vi ................................................................................... 12
2. Thu thập yêu cầu ................................................................................................. 13
3. Xác định phạm vi ................................................................................................ 14
4. Phân rã công việc (WBS) .................................................................................... 14


5. Xác nhận phạm vi ................................................................................................ 17
6. Kiểm soát phạm vi............................................................................................... 17
III. QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN ........................................................................... 17
1. Kế hoạch lịch biểu ............................................................................................... 17
2. Xác định hoạt động ............................................................................................. 19
3. Thứ tự hoạt động ................................................................................................. 19
4. Ước lượng nguồn lực .......................................................................................... 20
5. Ước lượng thời gian ............................................................................................ 20
6. Phát triển lịch biểu............................................................................................... 21
7. Kiểm soát lịch biểu .............................................................................................. 22

IV. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN ................................................................................. 22
1. Kế hoạch chi phí .................................................................................................. 22
2. Ước lượng chi phí ............................................................................................... 23
3. Xác định ngân sách ............................................................................................. 23
4. Kiểm soát chi phí................................................................................................. 24
V. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN ...................................................................... 25
1. Kế hoạch quản lý chất lượng ............................................................................... 25
2. Đảm bảo chất lượng ............................................................................................ 26
3. Kiểm soát chất lượng .......................................................................................... 26
VI. QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN ........................................................... 27
1. Kế hoạch nguồn nhân lực .................................................................................... 27
2. Thiết lập đội dự án .............................................................................................. 29
3. Phát triển đội dự án ............................................................................................. 29
4. Quản lý đội dự án ................................................................................................ 29
VII. QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN .............................................................. 30
1. Kế hoạch quản lý truyền thông ........................................................................... 30
2. Quản lý truyền thông ........................................................................................... 30


3. Kiểm sốt truyền thơng ....................................................................................... 31
VIII. QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN ............................................................................... 32
1. Kế hoạch rủi ro .................................................................................................... 32
2. Xác định rủi ro..................................................................................................... 32
3. Phân tích rủi ro (định tính) .................................................................................. 33
4. Kế hoạch đối phó rủi ro ....................................................................................... 33
5. Kiểm soát rủi ro ................................................................................................... 33
IX. QUẢN LÝ MUA HÀNG DỰ ÁN ......................................................................... 34
1. Lập kế hoạch quản lý mua hàng .......................................................................... 34
2. Tiến hành mua hàng ............................................................................................ 34
3. Kiểm soát mua hàng ............................................................................................ 35

4. Kết thúc mua hàng............................................................................................... 36
X. QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN ...................................................................... 36
1. Xác định các bên liên quan .................................................................................. 36
2. Kế hoạch quản lý các bên liên quan ..................................................................... 37
3. Quản lý sự tham gia các bên liên quan ................................................................ 38
4. Kiểm soát các bên liên quan ................................................................................. 38
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 39
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 40
DANH MỤC BẢNG .................................................................................................... 41
DANH MỤC SƠ ĐỒ .................................................................................................... 42


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, ứng dụng Công nghệ thông tin trong xã hội ngày một rộng rãi, đặc biệt
nó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý. Với những lợi ích hiển nhiên do
Cơng nghệ thông tin mang lại, công tác quản lý sinh viên đã kịp thời được ứng dụng
vào thực tiễn.
Bài toán “Quản lý sinh viên” nhằm giải quyết và đáp ứng một cách hiệu quả các
nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong các trường đại học. Giúp tiết kiệm được thời
gian, độ chính xác, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công như trước
đây. Đồng thời, giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất thốt dữ liệu, hệ thống hóa
và cụ thể được các thông tin theo nhu cầu của con người.
Nhằm áp dụng những kiến thức đã học ở môn Quản trị dự án hệ thống thông tin
và bước đầu đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào trong lĩnh vực quản lý, nhóm PONN
đã lựa chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên”. Việc xây dựng phần mềm
quản lý sinh viên nhằm giảm nhẹ công việc quản lý sinh viên tại các trường đại học.


TỔNG QUAN DỰ ÁN
1. Giới thiệu dự án

-

Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên.

-

Nhóm thực hiện: PONN

-

Thời gian thực hiện: 4 tháng từ ngày 21/06/2021 đến ngày 30/10/2021

2. Mục tiêu dự án
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên, nhằm hỗ trợ ban lãnh đạo
nhà trường nói chung và giảng viên nói riêng thực hiện những nghiệp vụ đảm bảo được
tính chuẩn xác và nhất quán của thông tin, đạt được hiệu suất trong quá trình làm việc.
Hỗ trợ việc chỉnh sửa, cập nhật và thông báo diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.
Triển khai thành cơng phần mềm quản lý sinh viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu của
khách hàng. Đảm bảo sự bảo mật dữ liệu của nhà trường và thông tin cá nhân của sinh
viên, đồng thời có khả năng chuyển đổi, tích hợp dữ liệu. Đảm bảo mọi giảng viên, nhân
viên phịng quản lý cơng nghệ thơng tin đã đọc và nắm rõ các quy trình, kế hoạch của
dự án. Sẵn sàng có kế hoạch đối phó rủi ro, sự cố. Từ đó đảm bảo dự án bám sát mục
tiêu về phạm vi, thời gian và chi phí.
3. Phạm vi dự án
Dự án được thực hiện tại trường Đại học Ngân hàng.
4. Tiến trình quản lý dự án
-

Phần I: Quản lý tích hợp dự án.

-

Phần II: Quản lý phạm vi dự án.

-

Phần III: Quản lý thời gian dự án.

-

Phần IV: Quản lý chi phí dự án.

-

Phần V: Quản lý chất lượng dự án.

-

Phần VI: Quản lý nguồn nhân lực dự án.

-

Phần VII: Quản lý truyền thông dự án.

-

Phần VIII: Quản lý rủi ro dự án.

-

Phần IX: Quản lý mua hàng dự án.

-

Phần X: Quản lý các bên liên quan.

7


NỘI DUNG
I. QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN
1. Phát triển điều lệ dự án
Tên dự án: Xây dựng Phần mềm Quản Lý Sinh Viên
Ngày hiệu lực: 21/06/2021
Ngày bắt đầu: 21/06/2021
Ngày kết thúc: 30/10/2021
Lịch trình chính:
-

Hồn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm vào 16/8/2021

-

Hoàn thành phiên bản sản xuất vào 30/10/2021

Thông tin ngân sách: Phân bổ 120 triệu cho dự án này. Chi phí dự án là thơng tin nội bộ.
Phần cứng sẽ được thuê ngoài.
Giám đốc dự án: Nguyễn Duy Thanh,
Mục tiêu dự án: Phát triển phần mềm quản lý sinh viên cho trường học, giúp việc quản lý
thơng tin sinh viên nhanh chóng, dễ dàng từ đó đạt hiệu quả cao hơn trong cơng tác quản

lý của trường học. Mục tiêu là hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm trong 2 tháng
và phiên bản sản xuất trong 2 tháng.
Tiêu chí thành cơng của dự án: Phần mềm phải đáp ứng tất cả các thông số kỹ thuật cũng
như mục tiêu được đề ra, kiểm tra kỹ lưỡng và hoàn thành đúng hạn. CEO sẽ phê duyệt dự
án với sự tư vấn từ các bên liên quan quan trọng khác
Tiếp cận:
-

Thành lập đội dự án, xác định mục đích, phạm vi, phân chia cơng việc cụ thể cho
từng giai đoạn của dự án

-

Trong vòng 1 tháng sẽ hoàn thành việc tiếp nhận các yêu cầu từ các bên liên quan,
xác định phạm vi và sơ đồ Gantt của dự án

-

Hoàn thành phần cứng dự án trước giai đoạn tiền hoàn thiện phần mềm

-

Họp tiến độ của dự án hàng tuần để kiểm soát dự án dễ dàng

-

Tiến hành xây dựng, thiết kế dựa trên yêu cầu, kế hoạch của dự án

-

Kiểm tra, kiểm thử các đầu ra của từng giai đoạn, sản phẩm cuối cùng trước khi
hoàn tất.

8


VAI TRỊ VÀ TRÁCH NHIỆM
Tên

Vai trị

Vị trí
CEO

Thơng tin liên hệ

Jenny

Sponsor



Nguyễn Duy Thanh

Project Manager CIO



Nguyễn Huỳnh

Leader

Manager



Nguyễn Trung Tùy Nhi

Team Member

Tester



Nguyễn Thị Thanh Phương

Team Member

Programmer



Lê Thị Kiều Oanh

Team Member

Designer

Trịnh Thị Ngọc Lan

Team Member

Developer



Thảo Nguyên

Chữ ký: (Chữ ký của tất cả các bên liên quan ở trên)
Jenny

Thanh Phương

Duy Thanh

Kiều Oanh

Thảo Nguyên

Ngọc Lan

Tùy Nhi
Lưu ý: (Từ các bên liên quan, nếu có)
-

“Tơi muốn được tham gia nhiều vào dự án này. Nó là điều quan trọng và tơi hy
vọng mọi người sẽ giúp nó thành công.” – Jenny

-

“Kế hoạch kiểm thử phần mềm đã được hoàn thiện và ghi chép đầy đủ. Nếu bất kỳ
ai có câu hỏi, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.” – Tùy Nhi
Bảng 1. Điều lệ dự án cho Phần mềm quản lý sinh viên

2. Phát triển kế hoạch
2.1 Tổng quan
-

Mục đích: Xây dựng một phần mềm giúp việc quản lý thông tin sinh viên ở
trường học dễ dàng, nhanh chóng.

-

Phạm vi dự án: Tập trung vào quản lý thông tin sinh viên (Module tra cứu điểm,
Module chứng chỉ/ văn bằng đã nộp, chức năng xuất hồ sơ,…)

9


-

Mục tiêu: Hoàn thành dự án đúng tiến độ và thời gian đã đặt ra.

-

Ngân sách: Ngân sách dự kiến xây dựng hệ thống: Ngân sách thực hiện dự án
100,000,000 VNĐ, ngân sách dự trù 20,000,000 VNĐ, tổng ngân sách
120,000,000 VNĐ.

-

Lộ trình thực hiện dự án:

+ Giai đoạn 1: Thu thập thơng tin, tài liệu có liên quan, tìm hiểu yêu cầu của phía
sử dụng và xây dựng tài liệu đặc tả theo yêu cầu phía người sử dụng.
+ Giai đoạn 2: Lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế về mặt chức năng và mô
tả khung giao diện, hồn thiện phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế giao diện của
phần mềm và nhận ý kiến từ người sử dụng để chỉnh sửa để hoàn thiện giao diện.
+ Giai đoạn 3: Lập trình viết code các chức năng sản phẩm dựa trên bản phân tích
đã có, tiến hành test từng chức năng và thực hiện chỉnh sửa để hoàn thiện.
+ Giai đoạn 4: Thực hiện các kiểm thử để test chức năng của sản phẩm trong các
tình huống đã đặt ra, chỉnh sửa khắc phục lỗi, test giao diện, upload sản phẩm
lên host, xây dựng báo cáo hoàn thiện và tài liệu hướng dẫn.
+ Giai đoạn 5: Hoàn thành, bàn giao sản phẩm, tài liệu hướng dẫn và kết thúc dự
án.
2.2 Tổ chức dự án
-

Tổ chức bên ngoài.

-

Cơ cấu nội bộ.

-

Vai trò và trách nhiệm.

2.3 Kế hoạch quy trình quản lý
-

Các kế hoạch khởi động (lập dự tốn, bố trí nhân sự, thu nhận nguồn lực và kế
hoạch đào tạo nhân viên dự án).

-

Kế hoạch làm việc (các hoạt động cơng việc, lịch trình, nguồn lực và phân bổ
ngân sách).

-

Kế hoạch kiểm soát.

-

Kế hoạch quản lý rủi ro.

-

Kế hoạch đóng dự án.

10


2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật
-

Mơ hình quy trình.

-

Phương pháp, công cụ và kỹ thuật.

-

Kế hoạch cơ sở hạ tầng.

-

Kế hoạch nghiệm thu sản phẩm.

2.5 Kế hoạch quy trình hỗ trợ
-

Kế hoạch quản lý cấu hình.

-

Kế hoạch xác minh và xác nhận.

-

Kế hoạch tài liệu.

-

Kế hoạch đảm bảo chất lượng.

-

Đánh giá và kiểm toán.

-

Kế hoạch giải quyết vấn đề.

-

Kế hoạch quản lý nhà thầu phụ.

-

Kế hoạch cải tiến quy trình.

3. Định hướng và quản trị cơng việc
-

Mơ tả cơng việc của người quản lí dự án

+ Lên kế hoạch, triển khai dự án một cách chi tiết.
+ Ước lượng và lập lịch hợp lí.
+ Phân cơng việc theo khả năng về trình độ, kỹ thuật của từng thành viên.
+ Theo dõi thường xuyên tiến độ và chất lượng dự án.
+ Có những thay đổi cần thiết để dự án đạt hiệu quả cao.
+ Việc kiểm thử phải đích thân giám sát chi tiết và cẩn thận.
+ Mở các cuộc họp và thảo luận để giải quyết các vấn đề của dự án.
-

Công cụ và kỹ thuật thực thi dự án của người quản lí

+ Phán đốn chun gia (expert judgment).
+ Các cuộc họp (meetings).
+ Hệ thống thông tin quản lí dự án (PMIS).
4. Theo dõi và kiểm sốt cơng việc
-

Quy trình quản lý:

11


+ Quản trị viên quản lí tiến trình thực hiện dự án tại các mốc kiểm sốt, lịch trình
quan trọng.
+ Tại thời điểm kiểm soát sẽ diễn ra cuộc họp giữa quản trị viên và các trưởng
nhóm. Các trưởng nhóm sẽ báo cáo tiến độ cơng việc của mình.
+ Nếu cơng việc nào khơng đúng tiến độ hoặc có khó khăn, quản trị viên sẽ đề ra
cách khắc phục hoặc ra thời hạn mới.
+ Tài liệu tại các mốc là các báo cáo và biên bản các cuộc họp.
+ Sau các cuộc họp, quản trị dự án sẽ soạn báo cáo tiến trình dự án và nộp lên
giám đốc dự án.
5. Kiểm sốt thay đổi tích hợp
-

Các hoạt động điều chỉnh được xét duyệt:

+ Khách hàng có thêm yêu cầu trong q trình phân tích hệ thống, phải lùi thời
hạn nộp bản phân tích.
→ Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ) để đảm bảo

hồn thành đúng tiến độ.
+ Cơng việc chưa đạt được kết quả theo đúng kế hoạch thời gian công việc.
→ Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ), tập trung và
các khâu quan trọng.
+ Nhân viên chưa tập trung cho công việc.
→ Điều chỉnh: Có biện pháp thưởng/phạt rõ ràng.
6. Kết thúc dự án hoặc giai đoạn
-

Phần mềm quản lý sinh viên hoàn chỉnh đã kiểm thử chi tiết, hoàn thiện và
được duyệt hoạt động.

-

Bàn giao sản phẩm, tuyên bố kết thúc dự án trong thời hạn, kiểm soát dự án
trong phạm vi ngân sách.

II. QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
1. Kế hoạch quản lý phạm vi
-

Bản tuyên bố phạm vi chi tiết

Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên.

12


Người chịu trách nhiệm: Nguyễn Duy Thanh
Nội dung: Dự án tập trung đến việc xây dựng một phần mềm hỗ trợ giảng viên nhà

trường giải quyết vấn đề quản lý thông tin sinh viên. Phần mềm được xây dựng nhằm
tiết kiệm thời gian quản lý số lượng lớn thông tin sinh viên. Đồng thời cải thiện hiệu
suất làm việc giữa các ban lãnh đạo của nhà trường (ví dụ: giảng viên cập nhật điểm
quá trình của sinh viên, ban lãnh đạo nhà trường gửi thông báo học tập và sinh hoạt tại
trường đến sinh viên).
2. Thu thập yêu cầu
-

Phương pháp sử dụng:

+ Phỏng vấn.
+ Bản câu hỏi – Khảo sát.
+ Điểm chuẩn.
-

STT

Cơng cụ hỗ trợ: Microsoft Office (ví dụ: Word, Excel), Google Form.

Các bên liên quan

Các yêu cầu

Giảng viên, nhân viên

- Phần mềm dễ sử dụng.

phịng hỗ trợ cơng nghệ

- Phải kết nối được với các thiết bị đầu ra (ví dụ: máy

thơng tin

in) để xuất báo cáo.
- Cơ sở dữ liệu phải có khả năng lưu trữ được số lượng

1

thơng tin lớn. Có thể truy cập thơng tin một cách chính
xác và nhanh chóng.
- Có tính năng phân quyền người dùng.
- Tương thích với các trình duyệt web khác nhau, tối ưu
hóa nội dung, tốc độ tải/ nạp trang web đạt chuẩn.

2

3

Domain Subject Matter

Cung cấp kiến thức về quản lý sinh viên một cách đầy

Expert (SME)

đủ và chính xác.

Ban lãnh đạo nhà trường Thống kê hoạt động quản lý của nhà trường.

13

4

Nhân viên phát triển dự

Đảm bảo chất lượng hệ thống, giao diện hệ thống trực

án

quan, dễ dàng thao tác.

Nhà cung cấp

- Hệ thống hỗ trợ bảo trì sửa lỗi khi có sự cố.

5
- Hỗ trợ bảo trì và nâng cấp sản phẩm.

3. Xác định phạm vi
Điều lệ dự án
Xây dựng phần mềm quản lý có thể ảnh hưởng đến hệ thống của nhà trường.
Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 1:
Phần mềm được xây dựng phải tương thích với mơ hình hệ thống quản lý của nhà
trường. Nếu việc xây dựng hệ thống giúp quản lý tốt hơn, nhanh hơn và tiết kiệm chi
phí hơn thì phải gửi bản mơ tả chi tiết về các cải tiến đó để được sự thông qua và chấp
thuận của Giám đốc quản lý hệ thống phía nhà trường. Thơng tin kỹ thuật máy chủ hiện
tại được trình bày ở tệp đính kèm số 1. Xem xét hệ thống hiện tại. Giám đốc bộ phận
quản lý hệ thống phải phê duyệt kế hoạch chi tiết mơ tả hệ thống và những người tham
gia ít nhất hai tuần trước khi thực hiện cài đặt phần mềm.
Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 2:

Dự án này yêu cầu mua 2 máy chủ mới để hỗ trợ hệ thống mạng, truyền tải dữ liệu, hồi
đáp server, các ứng dụng tương thích và chức năng in ấn. Bảng miêu tả chi tiết về máy
chủ cũng bảng mô tả kế hoạch vui lịng xem ở tệp đính kèm số 2.
4. Phân rã công việc (WBS)
-

WBS theo sản phẩm

14


Sơ đồ 1. Phân rã công việc theo sản phẩm

15


-

WBS theo giai đoạn

Sơ đồ 2. Sơ đồ phân rã công việc theo giai đoạn

-

Đánh số PMI dưới dạng bảng biểu

1. Ý tưởng
1.1 Đánh giá các hệ thống hiện tại
1.2 Xác định yêu cầu
1.2.1 Xác định yêu cầu của người dùng

1.2.2 Xác định u cầu chuẩn hóa cho mỗi tính năng
1.2.3 Xác định yêu cầu hệ thống
1.2.4 Xác định yêu cầu của người trực tiếp quản lý hệ thống
1.3 Xác định chức năng cụ thể
1.4 Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro
1.5 Phát triển kế hoạch dự án
1.6 Bản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ thống
2. Thiết kế giao diện
3. Phát triển giao diện
4. Triển khai
5. Kiểm thử hệ thống
5.1 Sắp xếp các trang
5.2 Tích hợp các trang
5.3 Kiểm tra hệ thống
6. Đào tạo & Hỗ trợ

16


5. Xác nhận phạm vi
Giám đốc quản lý hệ thống phía nhà trường chấp nhận ký kết các chuyển giao.
6. Kiểm soát phạm vi
Phương sai: sự khác nhau giữa kế hoạch và thực tế khi thực hiện dự án
Kế hoạch:
-

Số lượng chức năng quản lý được sẽ được cố định.

-

Phần mềm mới sẽ tương thích với hệ thống quản lý cũng như các phần mềm hiện
tại của nhà trường.

-

Đảm bảo đầy đủ số lượng tài nguyên để chuyển đổi khối lượng dữ liệu hiện tại.

Thực tế:
-

Những chính sách, điều khoản, hình thức quản lý sinh viên thay đổi theo năm
để cải thiện chất lượng đào tạo của nhà trường.

-

Phần mềm mới có một số chức năng chưa tương thích được với phần mềm hiện
tại của nhà trường. Vì vậy chưa được đi vào sử dụng để hỗ trợ nhu cầu của quản
lý sinh viên.

-

Không đủ tài nguyên để xử lý khối lượng dữ liệu nhằm chuyển đổi thông tin từ
phần mềm cũ sang phần mềm mới.

III. QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN
1. Kế hoạch lịch biểu

17

Kế hoạch lịch biểu phần mềm quản lý sinh viên

Xác định hoạt động

Thứ tự hoạt động

Đầu vào: Tài sản của
nhà trường, phác thảo ý
tưởng phần mềm quản lý
sinh viên, phát biểu sơ
bộ về phạm vi dự án, kế
hoạch quản lý dự án.

Đầu vào: Danh mục các
hoạt động của dự án,
Tính chất các hoạt động,
Các mốc thời gian yêu
cầu, Thủ tục kiểm sốt sự
thay đổi.

Các cơng cụ kỹ thuật:
phân rã cơng việc

Các công cụ kỹ thuật:
Các công cụ WBS, sơ đồ
mạng, PDM

Đầu ra: Danh mục các
hoạt động của dự án
Tính chất các hoạt động,

Các mốc thời gian yêu
cầu, Thủ tục kiểm sốt
sự thay đổi.

Đầu ra: Sơ đồ mạng cơng
việc, Cập nhật dang mục
các hoạt động (cập nhật),
Thủ tục kiểm soát sự
thay đổi.
Xây dựng lịch trình

Ước tính độ dài thời
gian hoạt động
Đầu vào: Phát biểu về
phạm vi dự án, Danh
mục hoạt động, Tính chất
hoạt động, Yêu cầu
nguồn lực hoạt động,
Lịch phân bố nguồn lực.
Công cụ: Chuyên gia
đánh giá.
Đầu ra: Tiến độ thời gian
hoạt động, Tính chất hoạt
động (cập nhật)

Đầu vào: Phát biểu về
phạm vi dự án, Danh
mục hoạt động, Tính chất
hoạt động, Yêu cầu
nguồn lực hoạt động,

Lịch phân bố nguồn lực,
Tiến độ thời gian hoạt
động.
Công cụ: biểu đồ Gantt,
đường giới hạn, chuỗi
giới hạn, PERT, CMP
Đầu ra: Lịch trình dự án,
Các hoạt động cơ sở dự
án, Yêu cầu nguồn lực
hoạt động (cập nhật),
Tính chất hoạt động (cập
nhật), Lịch trình hoạt
động (cập nhật), Kế
hoạch dự án (cập nhật).

Ước tính các nguồn lực
hoạt động
Đầu vào: Danh mục các
hoạt động của dự án,
Các nguồn lực sẵn có,
Các mốc thời gian u
cầu, Kế hoạch dự án.
Các cơng cụ kỹ thuật:
Chuyên gia đánh giá,
Phân rã nguồn lực.
Đầu ra: Các yêu cầu về
nguồn lực, Phân tách
nguồn lực cho các hoạt
động, Xác định phân bố
nguồn lực cho các hoạt

động, lịch phân bố
nguồn lực.
Kiểm sốt lịch trình
Đầu vào: Kế hoạch
kiểm tra tiến độ, Các
hoạt động cơ bản dự
án, Các báo cáo tiến
độ.
Cơng cụ: Đo lường
kết quả, Các biểu đồ
phân tích, hệ thống
kiểm soát và thay đổi
lịch biểu, phần mềm
hỗ trợ.
Đầu ra: Cập nhật lịch
trình dự án, Các yêu
cầu thay đổi, Hành
động khắc phục.

Sơ đồ 3. Kế hoạch lịch biểu phần mềm quản lý sinh viên

18


2. Xác định hoạt động
Tên hoạt động

Mơ tả

Dự tính thời gian

Lên ý tưởng

- Đánh giá các hệ thống hiện tại
- Xác định yêu cầu
- Xác định chức năng cụ thể
- Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi
ro
- Phát triển kế hoạch dự án
- Bản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ
thống
- Thiết kế phần mềm

25 ngày

Thiết kế giao diện

- Thiết kế web

25 ngày

Phát triển giao diện

Phát triển giao diện phần mềm và trang web
theo như bản thiết kế đã có

20 ngày

Triển khai thực hiện xây dựng phần mềm và
Triển khai

10 ngày

trang web
- Sắp xếp các trang

Kiểm thử hệ thống

- Tích hợp các trang

13 ngày

- Kiểm tra hệ thống

Đào tạo & Hỗ trợ

4 ngày
Bảng 2. Xác định các hoạt động

3. Thứ tự hoạt động
Tên hoạt động

STT

Sự phụ thuộc

1

Lên ý tưởng

2

Thiết kế giao diện

1

Phát triển giao diện

1, 2

3
4

Triển khai

3

5

Kiểm thử hệ thống

2, 3, 4

6

Đào tạo và hỗ trợ

4, 5
Bảng 3. Thứ tự hoạt động

19


4. Ước lượng nguồn lực

Nguồn lực
dự án

Nhân lực

Bộ phận ý
tưởng

Bộ phận
phân tích
thiết kế

Bộ phận IT

Trang thiết bị

Bộ phận
kiểm thử

Bộ phận
đào tạo và
hỗ trợ

Sơ đồ 4. Sơ đồ phân rã nguồn lực RBS
5. Ước lượng thời gian

Ước lượng 3 điểm:

STT

1

2

3

-

Lạc quan: 3 tháng

-

Có khả năng nhất: 4 tháng

-

Bi quan: 5 tháng
Giai đoạn

Ý tưởng

Thiết kế giao
diện
Phát triển giao
diện

Tên cơng việc

Thời gian
ước tính

Đánh giá hệ thống hiện tại, khảo sát người dùng

21/6 – 25/6

Xác định yêu cầu

26/6 – 1/7

Xác định chức năng cụ thể

2/7 – 8/7

Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro

9/7 – 14/7

Phát triển kế hoạch dự án

15/7 – 21/7

Bản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ thống

22/7 – 23/7

Thiết kế web

24/7 – 10/8

Thiết kế phần mềm

11/8 – 27/8

Phát triển giao diện

28/8 – 24/9

20


4

5

6

Triển khai dự án

24/9 – 7/10

Sắp xếp các trang

8/10 – 15/10

Tích hợp các trang

16/10 – 21/10

Kiểm tra hệ thống

22/10 – 26/0

Đào tạo & Hỗ trợ Đào tạo và hỗ trợ

27/10 – 30/10

Triển khai

Kiểm thử

Bảng 4. Ước lượng thời gian

6. Phát triển lịch biểu

Sơ đồ 5. Sơ đồ Gantt

21


7. Kiểm soát lịch biểu

Sơ đồ 6. Sơ đồ kiểm sốt lịch biểu
IV. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
1. Kế hoạch chi phí
Lập bảng kế hoạch quản lý chi phí phần mềm:
-

-

-

Đầu vào:
+ Điều lệ dự án
+ Kế hoạch quản lý dự án
+ Các yếu tố môi trường của doanh nghiệp
+ Tài sản của quy trình tổ chức
Cơng cụ và kỹ thuật:
+ Đánh giá của chuyên gia
+ Phân tích dữ liệu
+ Cuộc họp
Đầu ra:
+ Kế hoạch quản lý chi phí

22


2. Ước lượng chi phí
Chi
#Đơn
phí/Đơn
vị/giờ
vị/Giờ

Tổng phụ

Tổng WBS

cấp 2

%
tổng

34,375,000

30%

Các mục WBS
1. Quản lý dự án
1.1. Quản lý dự án

250

45,000

11,250,000

1.2. Các thành viên trong
nhóm dự án

925

25,000

23,125,000

2. Thiết kế giao diện

20,000,000

20,000,000

17%

3. Phát triển giao diện

30,000,000

30,000,000

26%

4. Kiểm thử

6,500,000

6,500,000

6%

6,100,000

5%

19,395,000

17%

5. Đào tạo và hỗ trợ
Chi phí đào tạo

100

55,000

5,500,000

Chi phí đi lại

12

50,000

600,000

Tổng phụ

96,975,000

6. Dự trữ

19,395,000

Tổng chi phí dự án ước tính

116,370,000

Bảng 5. Dự tốn chi phí dự án phẩn mềm quản lý sinh viên

3. Xác định ngân sách
Tháng
Các mục WBS

1

2

3

4

Tổng

1.1. Quản lý dự án

2,812,500

2,812,500

2,812,500

2,812,500

11,250,000

1.2. Các thành
viên trong
nhóm dự án

5,781,250

5,781,250

5,781,250

5,781,250

23,125,000

2. Thiết kế giao
diện

6,000,000

7,000,000

5,500,000

1,500,000

20,000,000

3. Phát triển
giao diện

2,000,000

15,500,000

10,000,000

2,500,000

30,000,000

1. Quản lý
dự án

23


4. Kiểm thử

3,500,000

3,000,000

6,500,000

5.1. Chi phí đào
tạo

5,500,000

5,500,000

5.2. Chi phí đi lại

600,000

600,000

5. Đào tạo và hỗ
trợ

6. Dự trữ
Tổng

16,593,750

7,400,000

5,346,000

6,649,000

19,395,000

41,993,750

38,539,750

19,242,750

116,370,000

Bảng 6. Đường cơ sở chi phí dự án phần mềm quản lý sinh viên
4. Kiểm sốt chi phí
-

Giá trị ước tính - PV (Planned Value) - BCWS (chi phí ngân sách theo lịch
trình): một phần của tổng dự toán được duyệt theo kế hoạch.

-

Chi phí thực tế - AC (Actual Cost) - ACWP (chi phí thực tế thực hiện): tổng
chi phí phát sinh trong việc hồn thành cơng việc.

-

Giá trị thu được - EV (Earned Value) - BCWP (chi phí ngân sách thực hiện):
ước tính giá trị của cơng việc thực sự hồn thành.
Hoạt động

Tuần 1

Giá trị thu được (EV)

2,000,000

Giá trị ước tính (PV)

4,000,000

Chi phí thực tế (AC)

6,000,000

Chi phí sai biệt (CV)

-4,000,000

Lịch biểu sai biệt (SV)

-2,000,000

Chỉ số hiệu quả chi phí (CPI)

33%

Chỉ số hiệu quả lịch biểu (SPI)

50%

Bảng 7. Bảng kiểm sốt chi phí
-

CV và SV < 0 và
CPI và SPI < 1 chỉ ra:

→ Chi phí nhiều hơn kế hoạch (vượt ngân sách) và mất nhiều thời gian hơn kế
hoạch (chậm tiến độ).

24


V. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN
1. Kế hoạch quản lý chất lượng
• Các khía cạnh phạm vi quan trọng của dự án ảnh hưởng đến chất lượng:

-

Chức năng:

+ Phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
+ Đưa ra kết quả chính xác với hiệu quả cao.
+ Phân quyền đăng nhập cho hệ thống, người có tài khoản mới được đăng nhập
vào hệ thống.
-

Tính năng:

+ Giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng với người dùng.
+ Có đầy đủ các chức năng chính để phục vụ nhu cầu người dùng.
-

Kết quả đầu ra: Người dùng nhận được tất cả các báo cáo mà họ cần.

-

Hiệu suất:

+ Hệ thống chạy được trên nền tảng web và các thiết bị di động.
+ Thời gian phản hồi nhanh.
-

Độ tin cậy: Thông tin người dùng được bảo mật tuyệt đối, ngăn chặn các truy
cập trái phép.

-

Khả năng bảo trì: Trong quá trình bảo trì, nâng cấp, khách hàng sẽ khơng bị
ảnh hưởng mà vẫn có thể truy cập hệ thống bình thường.

• Các loại kiểm thử có thể dùng:
-

Kiểm thử đơn vị: Đảm bảo hệ thống khơng có lỗi.

-

Kiểm thử chức năng: Kiểm thử chức năng định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống
thực hiện đúng những chức năng yêu cầu cho những người có liên quan đến dự
án. Đảm bảo người dùng truy cập được vào hệ thống.

-

Kiểm thử hệ thống: Kiểm tra tồn bộ hệ thống để xem hệ thống có tương thích
và hoạt động bình thường trên các thiết bị. Hệ thống đáng tin cậy và được bảo
trì thường xuyên.

-

Kiểm thử chấp nhận người dùng: Người dùng cuối kiểm tra độc lập trước khi
chấp nhận hệ thống được chuyển giao.

25