Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tai công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

BÁO CÁO
THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP
Tên đơn vị thực hành: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ
THIẾT BỊ TÂN PHÁT

Sinh viên thực hiện:

NGUYỄN THỊ HÀ LINH

Mã sinh viên

1811131865

:

Lớp : ĐH8KN
Khố : 8(2018-2022)
Hệ

: CHÍNH QUY

Hà Nội, tháng 9 /2020


Hoạt động kiểm tốn đã có lịch sử phát triển lâu dài và gắn liền với quá trình
phát triển kinh tế - xã hội của loài người. Để phục vụ nhu cầu đa dạng của xã hội,
những lĩnh vực và loại hình kiểm tốn khác nhau đã lần lượt hình thành, trong đó kiểm

tốn độc lập là một hoạt động rất phát triển trong nền kinh tế thị trường.
Trong những năm gần đây, họat động kiểm toán độc lập tại Việt Nam đã đạt được
nhiều bước phát triển mới. Bên cạnh sự phát triển của đội ngũ kiểm toán viên chuyên
nghiệp, đến nay Việt Nam đã ban hành một hệ thống chuẩn mực kiểm toán, đồng thời
đang tiến hành đổi mới hệ thống kế toán Việt Nam theo hướng hội nhập với các thông
lệ quốc tế. Các hoạt động kiểm toán nội bộ và kiểm toán Nhà nước cũng đã đạt được
bước phát triển nhất định.
Với mục đích tìm hiểu về hoạt động kiểm toán nội bộ và theo quy định của
trường Đại học Tài Nguyên và Môi Trường về việc thực hành nghề nghiệp của sinh
viên, em đã liên hệ và được nhận thực hành nghề nghiệp tại Công Ty Cổ phần Công
nghệ Thiết bị Tân Phát trong khoảng thời gian từ ngày 7/9/2020 đến 18/10/2020. Em
được tìm hiểu và làm quen với cơ cấu tổ chức, quản lý cũng như việc thực hiện các
quyền và nghĩa vụ tại cơng ty.Trong suốt q trình thực hành nghề nghiệp tại công ty,
em được tiếp cận với môi trường làm việc thực tế. Qua đó, em có điều kiện so sánh,
đánh giá giữa lý thuyết và thực tiễn với kiến thức của ngành Kế tốn, Kiểm tốn và
phân tích tài chính. Ngồi ra cịn được tiếp xúc với mơi trường năng động và ý thức tổ
chức kỷ luật ở công ty.
Sau thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát kết hợp
với những kiến thức em được học tập tại trường thì em nhận thấy tầm quan trọng của
cơng tác kiểm sốt nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và trong Cơng ty Cổ phần
Cơng nghệ Thiết bị Tân Phát nói riêng.
Tuy nhiên vì điều kiện thời gian có hạn, kiến thức cịn hạn chế nên trong bài báo
cáo em chỉ tìm hiểu một số nội dung tiêu biểu nhằm mục đích so sánh giữa lý thuyết
được học tại trường và thực tế công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị để trau dồi khả
năng thực hành và củng cố kiến thức hệ thống kiểm sốt nội bộ chuẩn bị cho cơng tác
kiểm tốn sau này, đồng thời đưa ra một số ý kiến nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt
nội bộ tại cơng ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát.

2

Đầu tiên em xin giới thiệu về công ty cũng như q trình hình thành và phát triển
của cơng ty cùng với ngành nghề sản xuất kinh doanh để giúp mọi người hiểu thêm về
công ty nơi em đã kiến tập trong thời gian qua.
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Công Nghệ Thiết bị Tân Phát
Tên Công ty: Công ty Cổ Phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát
Tên giao dịch: Tan Phat Equipment Joint Stock Company
Tên viết tắt : TPE JSC
Năm thành lập: 1999
Vốn điều lệ: 3.35 tỷ USD
Trụ sở chính: 189 Phan Trọng Tuệ, Thanh Trì, Thanh Liệt, Hà Nội.
Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Số 1 Lê Đức Thọ, Phường Tân Thới Hiệp, Quận
12, TP Hồ Chí Minh.
Chi nhánh miền Trung: Km2, Đại lộ 72m, Nghi Phú, TP Vinh, Nghệ An.
Chi nhánh tại Hải Phòng: Tổng kho Thượng Lý, 02 Hồng Bàng, Hải Phòng.
Điện thoại: +84 436812043
Website:
Email:
Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị
Tân Phát
Từ những tháng 10 năm 1995, Công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát đã
hoạt động kinh doanh dưới hình thức văn phịng đại diện cho một số hãng thiết bị châu
Âu ở Việt Nam, lĩnh vực kinh doanh ban đầu của Công ty là chuyên về buôn bán máy
móc thiết bị cơng nghiệp, thiết bị sản xuất khí than, thiết bị kiểm tra kiểm định ô tô,
thiết bị sửa chữa ô tô, dây chuyền lắp ráp ô tô, xe máy, phương tiện vận tải và xây
dựng.
Các năm sau đó Cơng ty ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình, tìm
kiếm thêm được nhiều đối tác kinh doanh mở rộng thị trường trong nước cũng như
quốc tế. Với sự nhanh nhạy, nắm bắt nhu cầu của khách hàng, điển hình là nhận thấy
thị trường trong nước đang rất cần các thiết bị công nghiệp trong ngành công nghiệp

lắp ráp và cơ khí, thiết bị phục vụ cơng tác đào tạo nghề. Công ty đã mạnh dạn đầu tư
mở rộng lĩnh vực kinh doanh, nhập khẩu các thiết bị cơng nghiệp có chất lượng tốt
nhất từ các nước có nền phát triển khoa học kỹ thuật tiên tiến, đồng thời mở rộng sản
3


xuất các thiết bị đào tạo. Sản phẩm do Công ty cung cấp đã được nhiều nhà máy, trạm
kiểm định, các trường dạy nghề trên tồn quốc tín nhiệm sử dụng và được khách hàng
đánh giá cao.
Công ty cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát đã trải qua những cột mốc quan
trọng:
Năm 1995, cơng ty là văn phịng đại diện cho một số hãng thiết bị châu Âu.
Năm 1999, Cơng ty TNHH Tân Phát chính thức được thành lập.
Năm 2006, chuyển đổi thành công ty Cổ phần Thiết bị Tân Phát, tăng vốn điều
lệ lên 16.9 tỷ USD.
Năm 2007, công ty đã tăng vốn điều lệ lên 35 tỷ VNĐ và trở thành Cổ đơng
chính thức của Toyota Vinh - Đại lý phân phối chính thức Toyota tại Vinh- Nghệ An.
Năm 2011, tăng vốn điều lệ lên 75 tỷ VNĐ.
Năm 2012, xây dựng và chuyển trụ sở mới tại 189 Phan Trọng Tuệ với diện
tích 12.000 m2. Cơng ty phát triển 1 chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh với tổng diện tích
trên 1.000 m2 gồm khối văn phịng làm việc và kho chứa hàng hóa được trang bị đầy
đủ thiết bị văn phòng hoạt động như trụ sở chính tại Hà Nội.
Cuối năm 2013, Cơng ty phát triển 1 chi nhánh tại TP Vinh, Nghệ An với quy mô
nhỏ hơn chuyên về phân phối sản phẩm dầu nhờn và thiết bị chăm sóc xe.
Năm 2014, Cơng ty trở thành Cổ đơng chính thức của Toyota tại Quảng Bình –
Đại lý phân phối chính thức Toyota tại Quảng Bình và trở thành nhà phân phối chiến
lược sản phẩm dầu mỡ nhờn ENEOS – JX NIPPON Nhật Bản.
Năm 2015, mua lại nhà máy Orsan diện tích 8.000 m2 làm văn phịng chi
nhánh tại Hồ Chí Minh với trị giá 51 tỷ VNĐ, thành lập chi nhánh tại Hải Phòng.
Năm 2017, Công ty đã mở rộng lĩnh vực kinh doanh, phân phối phụ tùng ô tô

và thiết bị làm sạch.
Sau hơn 20 năm hoạt động, Tân Phát Equipment đã có mạng lưới phân phối tại
hơn 60 tỉnh thành trên toàn quốc, tư vấn giải pháp, trực tiếp triển khai các dự án cho
hàng trăm nhà máy, dự án các trường dạy nghề, xưởng dịch vụ 3S trong lĩnh vực ô tô.
Hiện nay, Công ty đang là đối tác tin cậy của các khách hàng trên tồn quốc,
trong đó phải kể đến một số khách hàng điển hình như :
Các nhà máy sản xuất ô tô, xe máy: Nhà máy sản xuất xe máy Piaggio của Italy tại
Việt Nam; Các nhà máy của Hyundai; Toyota Việt Nam, Honda Việt Nam…
4


Các đại lý của các hãng Toyota, Honda, Ford, Mecerdes-benz,... các đơn vị của
Bộ Quốc phịng, Bộ Cơng an (X25, X30), Cục Đăng kiểm.
Các trường Đại học, Cao đẳng nghề, Trung cấp nghề, Trung tâm dạy nghề trên
toàn quốc.
Các nhà máy Nhiệt điện, nhà máy giấy, nhà máy bia, sản xuất thức ăn gia súc,
tinh bột sắn, mía đường, ngành cán thép, mạ kẽm , …
Các gara sửa chữa ô tơ trên tồn quốc…
Hoạt động sản suất kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý của công ty Cổ phần
Công nghệ Thiết bị Tân Phát
Chức năng, nhiệm vụ:
Trong suốt quá trình hoạt động, Cơng ty ln thực hiện tốt những nhiệm vụ,
nghĩa vụ sau:
Thực hiện kinh doanh đúng ngành nghề và các quy định trong giấy phép đầu tư.
Tổ chức sản xuất kinh doanh, nâng cao nâng suất lao động, không ngừng tiến bộ
về khoa học kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với lĩnh vực kinh doanh
ô tô.
Chấp hành luật của Nhà nước, thực hiện các chế độ chính sách quản lý sử dụng
vốn, vật tư, tài sản, bảo toàn vốn, phát triển vốn, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Kinh doanh cung ứng thiết bị lắp ráp ô tô, xe máy, xe điện,…

Tiến hành kinh doanh đúng pháp luật Việt Nam.
Quản lý tốt đội ngũ cán bộ nhân viên, công nhân; thực hiện chế độ chính sách
của Nhà nước đối với người lao động, phát huy quyền làm chủ tập thể của người lao
động. Không ngừng nâng cao, bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, phát triển
nguồn nhân lực, phân phối lợi nhuận theo kết quả cơng bằng, hợp lý.
Ngành nghề kinh doanh chính
Đầu tư, kinh doanh xe hơi.
Tư vấn giải pháp kỹ thuật, giải pháp tự động hóa nhà máy và cung cấp thiết bị
nhiệt (như nồi hơi, lị khí hóa than…) cho lĩnh vực như: Nhà máy nhiệt điện, Nhà máy
giấy, Nhà máy cán thép, Nhà máy bia, Nhà máy chế biến thức ăn chăn nuôi, Nhà máy
xử lý rác thải…
Tư vấn, thiết kế và cung cấp thiết bị cho xưởng bảo dưỡng và sửa chữa ô tô theo
quy mô hiện đại, quy chuẩn của các hãng sản xuất xe hơi.
Tư vấn, thiết kế và cung cấp thiết bị cho các trạm Đăng kiểm theo tiểu chuẩn Việt
Nam và quốc tế.
Tư vấn, thiết kế và cung cấp giải pháp và cung cấp thiết bị cho các dây chuyền
sản xuất và lắp ráp ô tô, xe máy, xe điện…

5


Sản xuất mơ hình, sa bàn và học cụ theo đơn đặt hàng phục vụ dạy nghề như:
chuyên ngành xe máy, ô tô, máy nông nghiệp, điện , tự động hóa, khí nén, thủy khí và
thiết bị phụ trợ dây chuyền sản xuất của các nhà máy, đạt tiêu chuẩn Quốc tế.
Tư vấn và thiết kế giải pháp đầu tư tổng thể, cung cấp thiết bị cho các trường dạy
nghề với các trình độ từ : Trung tâm, trung cấp đến Đại học cho các nghề cơ khí, điện,
tự động hóa, ơ tơ, khí nén, thủy lực…
Cơ cấu tổ chức bộ máy, điều hành công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát
Với quy mô lớn về số lượng lao động, bộ máy quản lý của công ty tổ chức
chun mơn hóa theo từng chức năng các phịng ban và bộ phận.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được thực hiện qua bảng sau:
Đại Hội Đồng
Cổ Đơng
Hội Đồng Quản Trị
(Chủ tịch)

Ban Kiểm
Sốt

Ban Giám Đốc
(Tổng GĐ)
Khối kỹ thuật sản
xuất (Phó TGĐ)

Khối Kinh Tế Tài
Chính (Phó TGĐ)

Khối Kinh Doanh
Dự Án (Phó TGĐ)

Phịng
Phịng
Phịng
Phịng
Ban
Phịng
Xưởng
Kỹ
Tàiquan quản
Marketing

Hành
xuất của cơng
án cổ đơng
kinh
Sảnhội đồng cổ
thuật
Đại
đơng: Là cơ
lý cao nhất
ty, Đại hồidựđồng
chính
chính
nhập
khu
doanh
xuất
sản
Nhânnăm tài
khẩu
vực theo quy
họp
khi kết thúc
chính hoặc họp bất thường
thiếtmỗi
bị năm một
xuấtlần trướcKế
tốn
sự
dạy
cơng

định.
nghề
nghệ &
Hội đồng
đàoquản
tạo trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có tồn quyền nhân danh

cơng ty để quyết định mọi vấn đề quan trọng liên quan đến mục đích, quyền lợi của
công ty trừ vấn đề thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị gồm 7 thành
viên trong đó có 4 thành viên là đại diện của cổ đông chi phối.
Tổng giám đốc: Là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh,
con người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp. Tổng giám đốc chịu sự
giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc
thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Ban kiểm soát: Gồm 3 kiểm soát viên do Hội đồng cổ đơng bầu và có bãi nhiệm
kỳ 3 năm cùng với nhệm kỳ của Hội đồng quản trị. Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm
tra, giám sát hoạt động của công ty.
6


Phó Tổng giám đốc: Gồm 3 phó Tổng giám đốc,giúp Tổng giám đốc quản lý,
điều hành hoạt động của công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc. Bên cạnh đó,
chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Tổng giám
đốc về kết quả hoạt động.Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận.
Phịng hành chính nhân sự: Có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc về
công tác sự dụng lao động, an toàn lao động, trang bị đồ dùng văn phịng cho các
phịng ban…
Phịng tài chính kế tốn: Có nhệm vụ tổ chức hạch tốn q trình sản xuất kinh
doanh của công ty, thực hiện công tác kế tốn thống nhất theo quy định hiện hành, đảm
bảo cơng tác tài chính cho tồn cơng ty.

Phịng kỹ thuật sản xuất cơng nghệ: Có nhiệm vụ chuẩn bị kỹ thuật cho sản
xuất, quy trình cơng nghệ sản xuất, chỉ đạo trực tiếp các dự án về kỹ thuật công nghệ,
đảm bảo vận hành của hệ thống máy móc thiết bị.
Phịng kinh doanh: Liên hệ, tìm kiếm khách hàng để thực hiện hợp đồng. Đồng
thời, thu thập những ý kiến cũng như nhu cầu của khách hàng để đáp ứng tốt nhu cầu
của khách hàng.
Phòng xuất nhập khẩu: Tổ chức các cơng việc có liên quan đến thủ tục xuất
khẩu hàng như: Kiểm tra L/C, làm thủ tục hải quan, xin C/O, lập bộ chứng từ thanh
tốn…
Phịng Marketing: Nghiên cứu dự báo thị trường; tổ chức triển khai chương
trình phát triển sản phẩm mới; phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị thương
hiệu; phát triển sản phẩm mới; xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược
marketing…
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty thể hiện sự tương quan, tương hỗ lẫn
nhau tạo điều kiện thuận lợi để hoành thành tốt nhiệm vụ được giao. Qua đó thể hiện
được tính logic, khoa học trong cơng tác quản lý về mọi mặt nhằm đưa Công ty tiến
hành hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị
Tân Phát
Công ty đã áp dụng bộ máy kế tốn tập trung, có nghĩa là đơn vị chỉ mở một bộ
sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở tất
cả phần hành kế tốn. Phịng kế tốn trung tâm của đơn vị phải thực hiện tất cả các
cơng tác phần hành kế tốn. Phịng kế tốn trung tâm của đơn vị phải thực hiện tất cả
các cơng tác kế tốn từ lập đến thu, nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ
thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị, ở các bộ phận trực thuộc công ty có
7


nhiệm vụ thu thập, theo dõi, ghi chép, kiểm tra các chứng từ gốc và chuyển chứng từ
về phòng kế tốn trung tâm chứ khơng tổ chức hạch tốn riêng. Quan hệ giữa các nhân

viên trong bộ máy kế toán là quan hệ theo kiểu trực tuyến ( kế toán trưởng trực tiếp
điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua trung gian nhận lệnh).
Bộ máy kế toán trên giác độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các
nhân viên lao động để đảm bảo thực hiện khối lượng cơng tác kế tốn phần hành với
đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra. Các nhân viên trong bộ máy kế tốn có mối
quan hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân cơng lao động phần hành trong bộ máy
kế tốn.

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty như sau:
Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Thủ
quỹ

Kế
Kế toán tiền
toán
lương và các
vật
khoản trích
tư
theo lương
Bộ máy kế tốn của cơng ty có 11 nhân

Kế
Kế tốn tài
Kế tốn
tốn

sản cố định
thanh
vốn
kiêm kế tốn
tốnbằng
thuế
cơng nợ
tiền
viên với các chức năng nhiệm vụ như

sau:
Kế toán trưởng (Trưởng phịng tài chính kế tốn): Là người đứng đầu bộ máy kế
toán, chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp và trước pháp luật, giúp giám đốc một số
phần việc quản lý có liênKếquan,
travịtấttrực
cả thuộc
các thơng tin tài chính, tổ chức phân
tốn kiểm
các đơn
tích hoạt động kinh tế, tính tốn có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh và các biện
pháp bảo vệ, sử dụng tài sản có hiệu quả.
Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ hạch tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm, so
sánh, đối chiếu, tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế tốn, thực hiện cơng tác kế tốn
cuối kỳ, lập báo cáo tài chính.

8


Kế tốn vật tư: Giúp cho trưởng phịng, trực tiếp thực hiện các phần việc: theo
dõi và ghi chép biến động tăng giảm về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và thành

phẩm từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ đến khâu ghi sổ kế toán phần hành, làm
cơ sở đối chiếu với thủ kho về số lượng vật tư thực tế có ở kho tại thời điểm kiểm kê.
Kế tốn tiền lương và các trích theo lương: Căn cứ vào ngày cơng đã được theo
dõi để tính lương, các khoản trích theo lương và phụ cấp của từng người ở từng bộ
phận, phòng ban, đối chiếu tiền lương ở từng bộ phận, lập bảng tổng hợp tiền lương
từng bộ phận và tồn cơng ty, đồng thời phân bổ tiền lương theo quy định, theo dõi
tình hình vay mượn, tạm ứng của từng đối tượng, theo dõi việc trích lập và sử dụng
quỹ lương của cơng ty.
Kế tốn vốn bằng tiền: Theo dõi sự biến động tăng, giảm của tiền mặt tại quỹ,
tiền gửi tại các ngân hàng, đối chiếu số liệu trên sổ sách với số liệu thực tế tại quỹ và
tại tại các ngân hàng và các chứng từ xác nhận cơng nợ.
Kế tốn tài sản cố định kiêm kế toán thuế: Theo dõi tài sản cố định hiện có cũng
như tình hình tăng, giảm tài sản cố định của công ty về đối tượng sử dụng, nguyên giá
tài sản cố định, giá trị hao mòn, giá trị cịn lại, tính và lập bảng khấu hao tài sản cố
định, thực hiện kiểm tra, đánh giá lại giá trị tài sản cố định theo quy định, tính và theo
dõi tình hình thanh tốn thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước.
Kế toán thanh toán – công nợ: Thực hiện việc theo dõi chi tiết từng khách hàng
về giá trị tiền hàng, thời hạn hạn thanh tốn và tình hình thanh tốn của từng khách
hàng, các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh các giấy tờ có giá trị nhiều tiền để thực hiện
mua hàng, thanh toán chậm của khách hàng. Ngồi ra, cịn theo dõi việc thanh tốn các
khoản cơng nợ với nhà cung cấp, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ trước khi thanh
toán, theo dõi các khoản phải thu, phải trả khác.
Thủ quỹ: Thu chi tiền mặt theo phiếu được lập đúng quy định. Giao dịch với
Ngân hàng để nộp, rút tiền về quỹ theo quy định của Nhà nước. Vào sổ kịp thời các
khoản thu đối chiếu với kế toán thanh toán, cuối ngày rút số dư tồn quỹ. Cuối ngày
phải tiến hành kiểm quỹ, cuối tháng kiểm kê quỹ lập biên bản.
Kế toán các đơn vị trực thuộc: Thu thập, ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh ban đầu tại các dự án, định kỳ gửi báo cáo về phịng tài chính cơng ty để phân tích
và tính giá thành từng dự án.
Các chính sách kế tốn chung của Công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân

Phát
Công ty đã áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quy định số TT
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, các chuẩn mực kế
9


tốn Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung hướng dẫn
thực hiện kèm theo.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ).
Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
Phương pháp đánh giá và hạch tốn hàng tồn kho: cơng ty đánh giá hàng tồn kho
theo nhập trước xuất trước và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên.
Phương pháp đánh giá TSCĐ và khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường
thẳng.
Xuất phát từ những đặc điểm thực tế địi hỏi Cơng ty phải có hệ thống sổ sách
phù hợp, vừa tuân thủ chế độ kế toán hiện hành vừa vận dụng linh hoạt vào tình hình
thực tiễn của cơng ty do đó cơng ty đã áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ” (Phụ lục
số 01) để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo TT
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014. Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký
chung . Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều căn cứ vào chứng từ gốc để phản ánh kết
quả ghi chép và tổng hợp chi tiết theo hệ thống số và trình tự ghi sổ. Hàng tồn kho
được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá
gốc thì hàng tồn kho được tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng
tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác
phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Phương pháp hạch
toán hàng tồn kho: áp dụng theo phương pháp kê khai thường xun, đây là phương
pháp theo dõi liên tục, có tình hình nhập, xuất, tồn kho tương ứng trên sổ kế toán.

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán của cơng ty như sau: Khi cơng ty có
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được tiến hành kiểm tra, ghi chép theo đúng mẫu
chứng từ trong chế độ kế toán quy định về chứng từ và các văn bản pháp luật khác
hoặc phải được Bộ tài chính chấp thuận. Công tác tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
kế tốn:Chế độ kế tốn được áp dụng tại cơng ty là chế độ kế toán theo TT
200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014.
Đặc điểm hệ thống Kiểm soát nội bộ :
Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành từ 5 thành phần cơ bản sau và chúng
có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:
Mơi trường kiểm sốt:

10


Mơi trường kiểm sốt là nền tảng ý thức, là văn hóa tổ chứctác động đến ý thức
kiểm sốt của tồn bộ thành viên trong tổ chức. Mơi trường kiểm sốt là nền tảng cho
bốn bộ phận cịn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc
và cơ cấu hoạt động phù hợp.
Môi trường kiểm sốt được thể hiện thơng qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị
đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành. Môi trường kiểm soát
ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập,
đến các bô phận cịn lại của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Điều này không chỉ đúng trong
giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.
Các nhân tố trong mơi trường kiểm sốt nêu trên đều quan trọng, nhưng mức độ
quan trọng của mỗi nhân tố tùy thuộc vào từng doanh nghiệp.
Tính trung thực và giá trị đạo đức
Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm sốt, nó tác động đến việc thiết kế,
thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ. Thái độ và sự quan tâm
của nhà quản lý cao cấp đối với kiểm soát nội bộ hữu hiệu phải được lan tỏa đến tồn
doanh nghiệp.

Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của tồn thể nhân viên chính là văn hóa
của tổ chức. Văn hóa của tổ chức bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các
giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn. Sự hữu hiệu của hệ
thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việc tơn trọng các
giá trị đạo đức của những người có liên quan đến q trình kiểm soát. Tuy nhiên sự
hữu hiệu của kiểm soát nội bộ khơng chỉ tạo bởi tính trung thực và các giá trị đạo đức
của người sáng lập, người quản lý mà là của toàn thể nhân viên trong đơn vị.
Xây dựng giá trị đạo đức thường rất khó khăn bởi vì cần dung hịa lợi ích của các
bên như: lợi ích của nhà quản lý cấp cao với lợi ích của doanh nghiệp, của nhân viên,
của nhà cung cấp, khách hàng. Khi xây dựng giá trị đạo đức cần chú ý vấn đề sau:
Áp lực và cơ hội: Cần giảm thiểu cơ hội và áp lực dẫn tới phát sinh các gian lận
điều này giúp hạn chế những áp lực và cơ hội kèm theo các biện pháp kiểm soát thích
hợp có thể giúp giảm các hành vi gian lận.
Xây dựng và truyền đạt các hướng dẫn về đạo đức: Ngồi áp lực và cơ hội thì
ngun nhân dẫn tới sai phạm là do thiếu hiểu biết. Trong rất nhiều doanh nghiệp có
phát sinh sai phạm trong lập báo cáo tài chính, nhưng người thực hiện khơng ý thức
được sai phạm của họ. Vì thế phải thiết lập quy tắc ứng xử đúng đắn và các vấn đề
khác nhau đồng thời truyền đạt quy tắc này tới toàn thể nhân viên trong đơn vị họ biết
được cái gì đúng, cái gì sai.
11


Cam kết về năng lực
Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và
cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Nhà quản lý chỉ nên tuyển
dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. Bên
cạnh đó người quản lý cũng cần cân nhắc giữa việc giám sát và yêu cầu năng lực của
các nhân viên đồng thời cân nhắc giữa năng lực và chi phí để đảm bảo tốt nhất lợi ích
cho doanh nghiệp.
Sự tham gia của Ban quản trị

Đây là một nhân tố có ảnh hưởng đáng kể đến mơi trường kiểm sốt. Tính hữu
hiệu của mơi trường kiểm sốt phụ thuộc vào sự độc lập của Hội đồng quản trị và Ủy
ban kiểm toán với Ban điều hành. Hệ thống KSNB sẽ trở nên hữu hiệu khi:
Hội đồng quản trị năng động và tận tâm, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện
của người quản lý.
Hội đồng quản trị cần có thêm những người nằm ngồi Ban điều hành vì Hội
đồng quản trị phải chất vấn, giám sát các hoạt động quản lý, đưa ra quan điểm phản
biện và có dũng khí đấu tranh với những hành vi sai trái nghiêm trọng của người quản
lý.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức doanh nghiệp
được điều hành. Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản
lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều
hành đơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành được phản ánh trong cách thức quản lý,
sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Ngoài ra, triết lý quản lý và
phong cách điều hành cịn thể hiện thơng qua thái độ, quan điểm của người quản lý về
việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn chính sách kế tốn, các ước tính
kế tốn và về việc phân nhiệm kế toán viên trong đơn vị.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức cung cấp khn khổ mà trong đó các hoạt động của doanh nghiệp
được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Một cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo
cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức
có thể làm cho các thủ tục kiểm sốt mất tác dụng.
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và bản chất hoạt động của doanh nghiệp.
12


Chính vì vậy, khơng có khn mẫu chung duy nhất. Tuy nhiên, dù tổ chức như thế nào,
nó cũng phải giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược đã hoạch định để đạt được mục

tiêu đề ra.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn
của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề, trách nhiệm
báo cáo đối với các cấp có liên quan.
Ý thức về trách nhiệm của mỗi cá nhân trong đơn vị quyết định tính chất của
trường kiểm sốt. Do đó, cần phải xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho từng thành
viên, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền thơng
qua các văn bản và triển khai cho tồn đơn vị nhằm giúp từng thành viên hiểu rõ mục
tiêu của tổ chức và từng hành động, mức độ đóng góp của họ sẽ ảnh hưởng như thế
nào đến người khác cũng như mục tiêu chung của đơn vị.
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng
nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật. Khi đơn vị mong
muốn đội ngũ nhân viên đủ năng lực và trung thực thì tiêu chuẩn tuyển dụng sẽ nhấn
mạnh về đạo đức, kinh nghiệm công việc, kết quả công việc đã đạt được.
Đánh giá rủi ro: Là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến
việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Mỗi đơn vị luôn phải đối phó
với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro
là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất
quán. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn
thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này.
Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc…đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức
độ, Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành cơng, tình hình tài
chính, hình ảnh của đơn vị. Khơng có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý
phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được
và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép.
Hoạt động kiểm sốt: Là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ
thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hoạt động cần thiết để đối phó với rủi ro đe

13


dọa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ
phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị.
Mọi hoạt động kiểm sốt đều bao gồm hai yếu tố là:
Chính sách kiểm toán: Là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện
các thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm sóa có thể được tài liệu hóa đầy đủ và có hệ
thống hoặc được lưu hành theo kiểu truyền miệng.
Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để được thực thi chính sách kiểm
sốt. Một thủ tuc sẽ khơng có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc mà khơng tập
trung vào những u cầu nhà quản lý đề ra thơng qua các chính sách. Việc thiết lập các
thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, cân đối giữa
hoạt động kiểm sốt và rủi ro phát sinh.
Thông tin truyền thông: Thông tin và truyền thông chính là điều kiện khơng thể
thiếu cho việc thiết lập,duy trì và nâng cao năng lực kiểm sốt trong đơn vị thơng qua
việc hình thành các báo cáo để cung cấp thơng tin về hoạt động, tài chính và sự tuân
thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp.
Mọi bộ phận và các nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thơng tin cần
thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình. Vì vậy, những thơng tin cần thiết cần phải
được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một
cách kịp thời và thích hợp.
Hệ thống thơng tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng
những thơng tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành
và kiểm soát doanh nghiệp. Các thơng tin dù có nguồn gốc bên trong hay bên ngồi
doanh nghiệp, các thơng tin tài chính hay phi tài chính đều cần thiết cho cả ba mục tiêu
của doanh nghiệp. Thông tin phải được truyền đat, phổ biến trong tồn tổ chức, thơng
điệp từ quản lý phải được cung cấp một cách kịp thời tới mọi nhân viên.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Liên quan đến vấn đề này cần lưu ý những

khía cạnh sau:
Trách nhiệm của mỗi cá nhân rõ ràng, tiếp nhận đầy đủ và chính xác chỉ thỉ của
cấp trên. Truyền thông giúp cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệp hiểu rõ cơng việc của
mình cũng như ảnh hưởng của nó đến cá nhân khác.
Các thơng tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp,…) cũng phải được ghi
nhận một cách trung thực và đầy đủ nhờ đó đơn vị mới có thể phán ánh kịp thời. Các
thơng tin bên ngồi (nhà nước, cổ đơng) cũng cần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo
thực hiện đúng yêu cầu của pháp luật.
14


Giám sát: Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo
thời gian. Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ mới đảm bảo
tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng
ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường nhật và các hoạt
động khác. Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc chủ
yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của hoạt động giám sát thường xuyên.
Qua giám sát, các khiếm khuyết của hệ thống KSNB cần được báo cáo lên cấp
trên và nếu là những vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho Ban giám đốc hay Hội
đồng quản trị.
Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm bảo vệ hệ thống kiểm sốt nội bộ ln
hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trong đơn vị và đơi khi
cịn áp dụng cho các đối tượng bên ngoài đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng…
Nếu hoạt động giám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định kỳ sẽ
giảm đi. Việc tổ chức giám sát định kỳ hoàn toàn là do xét đoán của người quản lý dựa
trên các yếu tố: bản chất và mức độ của các thay đổi và những rủi ro, năng lực và kinh
nghiệm của người thực hiện kiểm soát, kết quả của các hoạt động giám sát thường
xuyên. Giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong các hoạt động thường ngày
và được lặp đi lặp lại, do vậy hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ.

Các bộ phận của Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị
Tân Phát
Như chúng ta đã biết, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố đã nêu ở trên.
Mặc dù trong điều lệ của cơng ty có nêu nên vấn đề phải tổ chức và thực hiện công tác
kiểm tra, kiểm soát nội bộ song trên thực tế cũng chưa ban hành 1 văn bản, quy định
cụ thể nào về việc hành lập và tổ chức hệ thống kiểm sốt nội bộ ra sao. Vì vậy, ở đây
chúng ta chỉ có thể tập trung mơ tả 1 bộ phận, phịng ban có sự thể hiện rõ nét nhất nội
dung kiểm sốt nội bộ của cơng ty.
Ban kiểm sốt: bao gồm 3 thành viên do Đại hội cổ đông bầu ra với đa số phiếu
bằng hình thức bỏ phiếu trực tiếp:
Trưởng ban kiểm sốt: Ơng Nguyễn Quang Minh là cử nhân Luật và sở hữu
1.150 cổ phân.
Ủy viên kiểm soát: Ông Lê Minh Tuấn là cử nhân Tài chính kế toán, sở hữu 1000
cổ phiếu và Bà Trần Thị Thu Phương là cử nhân Tài chính kế tốn, sở hữu 1000 cổ
phần.
Bộ phận kiểm tốn nội bộ: Trước đây, Cơng ty cũng tổ chức phịng kiểm tốn nội
bộ song hoạt động khơng hiệu quả, khơng có phương hướng, kế hoạch hoạt động
15


khơng rõ ràng dẫn tới trùng lặp với vai trị, chức năng của một số bộ phận khác nên đã
ngừng hoạt động.
Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Công nghệ
Thiết bị Tân Phát:
Môi trường kiểm sốt
Tính trung thực và giá trị đạo đức
Tại công ty, các nhà quản lý luôn quan tâm nhiều đến việc xây dựng một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Các nhà quản lý tại công ty không chỉ nói những điều
đúng mà cịn ln làm tấm gương cho nhân viên noi theo.
Công ty luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp ngân sách đối với nhà nước.

Mục tiêu tăng doanh thu được đặt lên hàng đầu. Cơng ty cũng đã xây dựng và triển
khai với tồn thể nhân viên về văn hóa giao tiếp với khách hàng.
Bên cạnh đó, việc xây dựng và phổ biến các văn bản có liên quan đến phịng
chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí tron sản xuất kinh doanh cũng
đã được thực hiện. Hội đồng quản trị luôn hướng các nhân viên thực hiện đúng theo
quy định về hệ thống sổ sách chứng từ, về thuế và chế độ kế tốn giúp cung cấp báo
cáo tài chính đáng tin cậy nhất cho các đối tượng sử dụng.
Ngoài ra, bộ phận kiểm sốt nội bộ của cơng ty đã thiết lập quan điểm về tính
trung thực và ý thức về kiểm soát đồng thời xây dựng chuẩn mực ứng xử về đạo đức
chính vì vậy các nhân viên có thể hiểu rõ hành vi nào là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp
không thể được chấp nhận trong công ty. Chuẩn mực này cũng nếu rõ họ sẽ bị kỷ luật
như thế nào nếu vi phạm, chính điều này giúp công ty ngăn chặn các hành vi gian lận
hoặc phạm pháp của nhân viên.
Cam kết về nhân lực
Công ty chưa có bảng mơ tả nhiệm vụ của từng cơng việc nhất định và phổ biến
cho ứng viên khi tuyền dụng. Nhiệm vụ của nhân viên khi được tuyển dụng sẽ giao
cho lãnh đạo phịng nơi nhân viên đó làm việc phân cơng trực tiếp. Điều này có thể
dẫn đến việc nhân viên khi tuyển dụng sẽ có kiến thức và kinh nghiệm không phù hợp
với công việc được giao từ đó họ có thể thực hiện nhiệm vụ khơng hữu hiệu và hiệu
quả.
Sự tham gia của Ban quản trị
Tại công ty Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát với Ban điều hành ln phối hợp
giải quyết các khó khăn liên quan đến việc thực hiện các kế hoạch. Ngay từ khi chuyển
16


đổi hình thức sở hữu từ cơng ty TNHH sang công ty cổ phần công ty đã tiến hành xây
dựng phịng kiểm sốt nội bộ, điều này chứng tỏ Ban lãnh đạo cơng ty ln đánh giá
cao vai trị của kiểm soát nội bộ.
Định kỳ Hội đồng quản trị và Ban giám đốc tổ chức các cuộc họp nhằm đánh giá

lại kết quả thực hiện mục tiêu và chiến lược của cơng ty. Ngồi ra cơng ty đã thành lập
Ban kiểm soát để đánh giá, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của cơng ty như: tính
hợp lý của các chu trình hoạt động trong cơng ty, các ngun tắc về tuân thủ các quy
định được đặt ra, sự trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính một cách khách
quan.
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
Do đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty là kinh doanh thiết bị công
nghiệp gần như độc quyền nên công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát không
phải chịu rủi ro về áp lực cạnh tranh trong kinh doanh. Chính vì thế mà đa số các nhà
quản lý của công ty chỉ quan tâm nhiều đến vấn đề hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch được
giao. Nhà lãnh đạo của công ty luôn tôn trọng các quy định về chứng từ kế toán và
mong muốn lập sổ sách kế tốn và báo cáo tài chính đúng quy định để thể hiện chính
xác tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Bên cạnh đó, tại công ty các nhà quản lý luôn thảo luận với nhân viên cấp dưới
về vấn đề chuyên môn và khi nhận được ý kiến của cấp dưới các trưởng phó phịng
ban của đơn vị ln đề xuất ý kiến của mình lên các cấp lãnh đạo cao hơn, điều này sẽ
giúp cho công việc được giải quyết suôn sẻ.
Tại công ty các nhà quản lý chưa tổ chức đánh giá những mặt đạt được cũng như
những tồn tại trong công tác quản lý điều hành để rút ra kinh nghiệm và khắc phục sửa
chữa.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của
từng phịng ban. Nội dung cơng việc của các phòng ban được quy định ngay từ khi
thành lập nên các nhân viên của từng phòng ban sẽ biết được nhiệm vụ chính của
phịng mình, tuy nhiên trong q trình mở rộng sản xuất kinh doanh có một số đơn vị
được thành lập mới và một số đơn vị thay đổi nhiệm vụ cho phù hợp nhưng chức năng
và quyền hạn không được cập nhật bằng văn bản mà chỉ được trao đổi bằng miệng
giữa những nhà quản trị hay sự chỉ đạo từ trên xuống trong các cuộc họp.
17

Cơng ty cũng chưa có ban hành văn bản rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm của
từng phòng ban đối với từng hoạt động. Các văn bản quy định quá trình hoạt động
cũng như mối quan hệ giữa các phòng ban vẫn chưa được ban hành mà chỉ thỏa thuận
với nhau.
Như vậy, với một cơ cấu tổ chức như trên sẽ dễ dẫn đến việc các bộ phận đùn
đẩy trách nhiệm cho nhau, bộ phận này làm ảnh hưởng đến công việc của các bộ phận
khác và các trưởng, phó bộ phận có thể khơng thể hiện hết được trách nhiệm mà họ
quản lý.
Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Công ty đã xây dựng bảng mô tả nêu rõ quyền hạn và trách nhiệm của các trưởng
phó phịng ban tại đơn vị chứ chưa xây dựng bảng mô tả này cho tồn thể nhân viên.
Chính vì vậy khi thay đổi về nhân sự cấp cao thì quyền hạn và trách nhiệm được cập
nhật kịp thời bằng văn bản còn khi thay đổi nhân viên trong từng bộ phận thì quyền
hạn và trách nhiệm của các nhân viên này chủ yếu do cấp lãnh đạo trực tiếp quy định.
Với sự phân định quyền hạn và trách nhiệm của từng nhà lãnh đạo trong công ty
đã giúp cho họ hiểu rõ được nhiệm vụ mình cần làm gì và mối quan hệ với người khác.
Do đó, họ thấy được trách nhiệm phải kiểm tra, đối chiếu, phân tích cơng việc của bản
thân trước khi cung cấp báo cáo cho các phòng ban khác và cấp trên. Điều này làm cho
hoạt động của cơng ty diễn ra sn sẻ hơn tránh tình trạng đùn đẩy lẫn nhau nếu như
có sai sót xảy ra.
Bên cạnh đó, để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn, công ty đã tiến hành
ủy quyền cho những cá nhân có nhiệm vụ liên quan. Việc ủy quyền này được thực hiện
bằng văn bản và được công bố trong cơng ty. Chính chiến lược này đã giúp giảm thời
gian truyền đạt nhằm ra quyết định một cách kịp thời giúp cho hoạt động kinh doanh
của công ty trở nên hữu hiệu và hiệu quả.
Chính sách nhân sự
Cơng ty đã xây dựng thỏa ước lao động tập thể. Thỏa ước này cũng nêu rõ
phương thức trả lương, điều kiện nâng lương, cách đánh giá xếp loại lao động, quy chế
thưởng phạt...Bên cạnh đó, đối với những nhà quản lý cấp cao cơng ty đã có chế độ

đào tạo cụ thể, tuy nhiên những nhà quản lý cấp trung và tồn thể nhân viên thì cơng ty
chưa có kế hoạch đào tạo.

18


Cơng ty khơng ban hành chính sách và thủ tục tuyển dụng phổ biến đến tồn thể
nhân viên. Q trình xét duyệt hồ sơ tuyển dụng nhân sự không khách quan, vẫn cịn
hiện tượng ưu tiên những ứng viên có quen biết gửi gắm. Điều này có thể dẫn tới việc
tuyển dụng khơng hiệu quả, bỏ sót việc những nhân viên có năng lực cũng như phẩm
chất tốt.
Tại cơng ty chính sách kỷ luật chưa được xây dựng rõ ràng, khi có vi phạm xảy
ra thường xử lý khơng nghiêm, cịn vị nể và chỉ theo cảm tính, do đó khơng thể ngăn
chặn được các hành vi sai sót hay gian lận có thể xảy ra. Tuy nhiên đối với những cán
bộ nhân viên có những đóng góp giúp phát triển hoạt động của cơng ty thì các nhà
quản trị doanh nghiệp ln có những phần thưởng nhằm khuyến khích, động viên sự
đóng góp này.
Đánh giá rủi ro
Do đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty thuộc lĩnh vực cung cấp thiết bị
cơng ngiệp - là loại hình kinh doanh gần như là độc quyền nên rủi ro từ cá nhân yếu tố
bên ngồi hầu như khơng có chỉ rủi ro phát sinh bên trong đơn vị. Tại Công ty, việc
nhận dạng các rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngoài cũng như phát sinh bên trong
chưa thực sự được chú trọng, điều này làm cho doanh nghiệp rơi vào tinh trạng bị
động khi có rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc giao cho bộ
phận kiểm sốt nội bộ của cơng ty thực hiện chức năng này. Bên cạnh đó,Cơng ty có
thể gia nhập vào các tổ chức nghề nghiệp để có thể cập nhật những thay đổi của môi
trường pháp lý, môi trường kinh doanh và môi trường xã hội. Từ đó, có thể đưa ra các
chính sách đối cho cho phù hợp.
Hoạt động kiểm soát
Soát xét của nhà quản lý:

Định kỳ hàng q cơng ty có sơ kết đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch. Tuy
nhiên, các nhà quản lý chỉ chú trọng đến việc so sánh đánh giá mức độ hoành thành
các chỉ tiêu kế hoạch đã được xây dựng về mặt số lượng, chứ chưa chú trọng phân tích
mức độ hồn thành về mặt tỷ trọng như là doanh thu trên vốn hay lợi nhuận trên vốn,
cũng như chưa đánh giá các chương trình quan trọng như là cải tiến quy trình sản xuất,
chương trình tiết kiệm chi phí…
Điều này làm hạn chế sự đánh giá đúng về hiệu quả hoạt động của cơng ty để từ
đó có thể đưa ra các phương pháp thích hợp hơn.
19


Phân chia trách nhiệm hợp lý
Hầu hết các bộ phận đều phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cho mỗi thành viên,
khơng có hiện tượng một cá nhân nắm hết tất cả các khâu của quy trình nghiệp vụ. Các
nhà lãnh đạo chủ chốt khi phân công việc cho nhân viên đều tách biệt các chức năng
xét duyệt và bảo quản tài sản, chức năng kế toán và bảo quản tài sản, chức năng xét
duyệt và kế toán. Doanh nghiệp đã thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho cấp thừa
hành thực hiện nghiệp vụ về những hoạt động thường xuyên. Điều này giúp nhà quản
lý tiết kiệm thời gian trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin
Hệ thống chứng từ kế toán được lập đúng quy định, được lưu trữ, bảo quản khoa
học, an toàn và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Công ty đang sử dụng các phần mềm vi
tính hỗ trợ xử lý các thơng tin như là phần mềm kế toán, quản lý khách hàng, quản lý
công văn.
Tuy nhiên việc tổ chức luân chuyển chứng từ vẫn chưa được quyết định cụ thể vè
trình tự luân chuyển cũng như thời gian luân chuyển làm cho các nghiệp vụ khi phát
sinh không được xử lý kịp thời gây tổn thất cho hoạt động kinh doanh của công ty.
Một số chứng từ không được đánh số liên tục trước khi sử dụng.
Phần mềm kế toán thiết kế theo đặc điểm kinh doanh của đơn vị, tuy nhiên do
đang trong giai đoạn hồn thành nên nó đơn giản chỉ hỗ trợ xử lý thông tin lập báo cáo

chứ khơng hỗ trợ các tính năng kiểm sốt như là sự trùng lặp, sự đầy đủ của dữ liệu…
làm hạn chế khả năng phát hiện sai sót. Chính vì vậy, các nhân viên kế tốn có trách
nhiệm kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chương trình, trên chứng từ gốc và điều chỉnh
sai lệch nếu có.
Như vậy, q trình xử lý thông tin của công ty vẫn chưa được kiểm sốt chặt chẽ.
Mức độ sai sót có khả năng xảy ra cao làm ảnh hưởng đến độ tin cậy của thơng tin.
Kiểm sốt vật chất
Cơng ty đã trang bị hệ thống camera theo dõi các hoạt động trong văn phịng
cơng ty cũng như kho bãi. Hoạt động bảo vệ tài sản cũng được chú trọng. Hàng ngày,
nhân viên thủ quỹ đã thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu lượng tiền tồn thực tế
tại quỹ và số liệu trên sổ sách để phát hiện sai sót và tìm ra nguyên nhân để xử lý nếu
có. Bên cạnh đó, định kỳ công ty đã thực hiệnkiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố định.
Tuy nhiên công ty chưa ban hành các quy định cụ thể về quản lý tài sản, vật tư thiết bị
20


tại đơn vị cũng như trách nhiệm cụ thể nếu để xảy ra mất mát. Chính vì vậy, khi xảy ra
chênh lệch, mất mát công ty thường lúng túng trong việc quy trách nhiệm cho những
cá nhân có liên quan.
Phân tích rà sốt
Định kỳ, các nhà quản trị đã thực hiện so sánh giữa kết quả thực tế thực hiện và
số liệu kế hoạch. Nhưng do phần lớn chủ quan đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp
tương đối ổn định nên việc phân tích so sánh thường khơng đi sâu, bỏ qua các hoạt
động rà soát khac như là tỷ lệ nợ quá hạn, biến động về giá mua vật tư. Điều này có
thể dẫn đến rủi ro sai sót và gian lận xảy ra.
Thông tin và truyền thông
Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cần
thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đó có trách nhiệm kiểm sốt). Vì vậy,
những thông tin cần thiết cần phải được xác định , thu thập và truyền đạt tới những cá
nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Hệ thống thông tin của

doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thơng tin về tài chính,
hoạt động hay tuân thủ giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm sốt doanh nghiệp.
Cơng ty đã ứng dụng các phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin trong cơng tác quản lý
khách hàng, cơng tác kế tốn và cơng tác văn thư. Điều này góp phần tạo ra các báo
cáo kết quả cơng việc được nhanh chóng và kịp thời cung cấp cho các đối tượng có
liên quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Chứng từ kế toán tương đối rõ ràng, được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy
định hiện hành. Công ty cũng trang bị hệ thống kho, tủ lưu trữ nhằm đảm bảo chứng từ
được lưu trữ tốt và khoa học nhằm dễ dàng truy cập khi cần thiết. Công ty đã sử dụng
phần mềm kế toán giúp hỗ trợ lập các sổ kế tốn chi tiết và báo cáo tài chính theo đúng
mẫu biểu quy định. Tuy nhiên các tính năng kiểm sốt trong q trình nhập liệu việc tổ
chức ln chuyển chứng từ công ty vẫn chưa ban hành quy định cụ thể làm cho một số
nghiệp vụ chứng từ luân chuyển giữa các phịng ban khơng được kịp thời khơng chỉ
gây ảnh hưởng đến việc lập báo cáo mà còn chậm trễ trong việc thu thập thông tin cần
thiết ảnh hưởng đến việc kiểm soát cũng như ra các quyết định kinh doanh.
Các nhà quản lý và các nhân viên ở các phòng ban đều ý thức được trách nhiệm
trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình cũng như kết quả cơng việc của mình sẽ ảnh
hưởng như thế nào đến công việc của người khác và ngược lại. Tuy nhiên điều này
21


xuất phát từ nhận thức của mỗi nhân viên chứ công ty chưa xây dựng được văn bản
quy định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi các nhân rõ ràng. Như vậy, mặc dù ý thức
được nhưng nhân viên trong cơng ty cũng khơng tích cực thực hiện vì họ nhận thấy
khơng có quy định để căn cứ qu trách nhiệm khi họ thực hiện không đúng.
Đa số các nhà quản lý và các nhân viên đều ngại báo cáo lên cấp trên nếu họ
phát hiện sai phạm của các nhân viên hay các bộ khác trong cơng ty vì họ lo sợ không
được công ty bảo vệ. Công ty không quan tâm đến các thư tố cáo nặc danh, không tổ
chức các kênh thông tin mở để cấp trên có thể lắng nghe những thơng tin mà cấp dưới
phản ánh.

Như vậy, thiếu những kênh thông tin hai chiều giữa nhà quản lý cấp cao với nhân
viên để có thể truyền đạt những thông điệp của nhà quản lý cũng như khuyến khích
mọi người báo cáo lên cấp trên các hành vi bất thường mà họ phát hiện. Điều này làm
hạn chế hoạt động kiểm soát trong đơn vị.
Giám sát
Các hoạt động giám sát giúp đánh giá chất lượng của hệ hống kiểm sốt nội bộ,
từ đó có những sửa đổi, điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế. Để thực hiện
cơng việc giám sát thì nhà quản lý trực tiệp thực hiện hoặc thông qua các thông tin
phản hồi từ các thành viên tham gia trong hệ thống. Thực tế khảo sát cho thấy ở các bộ
phận kết quả việc thực hiện vẫn còn nhiều vấn đề cần cải thiện.
Hoạt động giám sát ở Công ty Cổ phần Công nghệ Thiết bị Tân Phát tương đối
tốt, định kỳ hàng tháng, cơng ty có tiến hành họp tại các bộ phận cũng như tổ chức họp
giao ban để xem xét đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng nhân viên cũng
như từng bộ phận, từng đơn vị để tìm ra nguyên nhân và đưa ra các biện pháp xử lý
đối với các cơng việc chưa hồn thành. Định kỳ hàng năm, công ty tổ chức kiểm kê vật
tư, tài sản, đối chiếu công nợ nhằm phát hiện chênh lệch và kịp thời xử lý. Bên cạnh
đó, định kỳ bộ phận kế tốn trong cơng ty đối chiếu số liệu kế tốn trên hệ thống máy
tính và các nhà quản lý để đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát
nội bộ đồng thời điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn.
Công ty cũng không quy định rõ ràng cho các nhân viên quản lý bộ phận kiểm tra
và xác nhận tính trung thực và hợp lý cũng như chịu trách nhiệm những sai xót về
khoản mục báo cáo tài chính liên quan đến bộ phận mà họ điều hành. Điều này có thể
22


làm cho các nhà quản lý bộ phận không nâng cao được ý thức trách nhiệm của mình
trong việc báo cáo số liệu, dễ sai sót xảy ra làm ảnh hưởng đến số liệu trên báo cáo tài
chính
Quy trình thực hiện Kiểm soát nội bộ của các phần hành kế tốn tại Cơng ty
Cổ phần Cơng nghệ Thiết bị Tân Phát

Kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền
Vốn bẳng tiền tại công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két của cơng ty,
tiền gửi Ngân hàng, tiền đang chuyển.
Vốn bằng tiền là khoản mục có ảnh hưởng và chịu ảnh hưởng đến nhiều khoản
mục khác như doanh thu, chi phí, cơng nợ và hầu hết các tài sản khác trong doanh
nghiệp. Đồng thời, đây cũng là khoản mục thường xuyên xảy ra các gian lận và sai
xót. Do nắm bắt được khả năng xảy ra các sai phạm đối với khoản mục này nên cơng
ty ln coi trọng cơng tác kiểm sốt đối với khoản mục này, đặc biệt là trong cơng tác
kế tốn.
Nhìn chúng, ở cơng ty cơng tác kiểm sốt đối với khoản mục vốn bằng tiền tương
đối chặt chẽ, khoản mục này được quản lý bởi đội ngũ nhân viên kế tốn có năng lực,
trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao trong cơng việc. Q trình ln chuyển chứng từ
ln được kiểm sốt thơng qua việc kiểm tra các tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, so
sánh số liệu trên các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, giấy báo có với các chứng từ gốc nên
việc kiểm sốt đối với khoản mục này diễn ra thường xuyên. Mặt khác, các nghiệp vụ
về quỹ luôn được áp dụng triệt để nguyên tắc phê chuẩn ủy quyền, nguyên tắc bất
kiêm nhiệm
Kiểm sốt đối với nghiệp vụ thu tiền
Do là một cơng ty lớn với nhiều chi nhánh tại một số tỉnh thành trong nước do đó
nguồn tiền thu tiền của cơng ty chủ yếu là từ các chi nhánh của công ty gửi và chủ yếu
được thực hiện qua ngân hàng. Nghiệp vụ này được kiểm soát bằng các động tác tự
động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là việc kiểm tra của kế toán
trưởng trong việc ghi sổ nhật ký, sổ quỹ.
Khi nghiệp vụ tiền phát sinh thì chứng từ gốc ln được kiểm tra và việc lập
phiếu thu được thực hiện dựa trên các chứng từ gốc này.
Các phiếu thu được đánh số liên tục và tính liên tục này được kiểm tra một cách
kỹ lưỡng nhằm tránh tình trạng gian lận.
23

Các nghiệp vụ thu tiền được ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp một cách hợp lý
thông qua hệ thống máy tính được trang bị.
Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo có của
ngân hàng, kế tốn tiến hành kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc và ghi sổ. Nếu phát
hiện chênh lệch sẽ yêu cầu ngân hàng kiểm tra lại để tìm nguyên nhân chênh lệch.
Sơ đồ thủ tục thu tiền và chứng từ luân chuyển (Phụ lục số 02).
Kiểm sốt với nghiệp vụ chi tiền
Tại cơng ty, nghiệp vụ chi tiền thường phát sinh trong các trường hợp sau:
Chi tiền mua tài sản cố định
Chi tiền tạm ứng
Chi trả lương
Chi trả nợ nhà cung cấp, trả nợ vay
Chi trả tiền điện nước, dịch vụ mua ngoài
Nộp thuế, các khoản phí, lệ phí…
Các nghiệp vụ chi được cơng ty kiểm sốt một cách chặt chẽ thơng qua các thủ
tục :
Các nghiệp vụ chi được lập và ký duyệt sau khi được kiểm tra các chứng từ có
liên quan.
Các chứng từ được đánh số liên tục nhằm tránh gian lận phát sinh.
Các nghiệp vụ chi thường được thanh toán qua ngân hàng. Khi nghiệp vụ phát
sinh, người có nhu cầu chi viết giấy đề nghị cắt séc nêu rõ lý do cắt séc có đầy đủ chữ
ký của phụ trách bộ phận, giấy đề nghị cắt séc được chuyển cho kế toán trưởng và tổng
giám đốc ký duyệt và chỉ khi thấy thực sự có nhu cầu chi và số tiền phù hợp với nhu
cầu thì kế tốn trưởng và tổng giám đốc mới ký vào chứng từ. Các nghiệp vụ này được
kế toán đối chiếu với ngân hàng.
Sơ đồ thủ tục chi tiền và luân chuyển chứng từ (Phụ lục số 03).
Như vậy, mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lý và chứng từ chi được
kiểm tra trong suốt q trình ln chuyển, hạn chế sai xót phát sinh.
Ví dụ: Phiếu chi số 346 ngày 31/7/2020 (chứng từ gốc photo kèm theo), xuất
quỹ tiền mặt để trả chi phí đi lắp đặt thiết bị cho nhân viên cơng ty, số tiền là

1.235.000 đồng.
Kế tốn ghi: Nợ TK 64228: 185.000
24


Nợ TK 64228: 1.050.000
Có TK 1111: 1.235.000
Cơng tác bảo quản, quản lý và kiểm kê tiền
Tiền mặt tại công ty được bảo quản tập trung tại quỹ của công ty. Cơng ty có một
két duy nhất, được đặt tại một phòng riêng và được quản lý bởi thủ quỹ.
Việc thu, chi được thực hiện tại công ty. Khi thu tiền hoặc chi tiền, người nộp
tiền hoặc người có nhu cầu chi tiền phải xuất trình đầy đủ giấy tờ cần thiết cho thủ
quỹ, sau khi kiểm tra xong thủ quỹ mới thực hiện việc thu, chi.
Định kỳ công tác kiểm kê được thực hiện để đối chiếu với sổ sách, đánh giá việc
quản lý tiền mặt, đảm bảo tiền trong quỹ được sử dụng đúng mục đích. Cơng tác kiểm
kê được tiến hành sau khi phương án kiểm kê được tổng giám đốc phê duyệt và trước
khi kiểm kê thì sổ sách được khóa, két được niêm phong. Khi kiểm kê ban kiểm kê
thực hiện việc phân loại tiền, tính tốn và đối chiếu với sổ sách, nếu có chênh lệch sẽ
tìm hiểu nguyên nhân để quy trách nhiệm và xử lý. Kết thúc cuộc kiểm kê ban kiểm kê
lập biên bản kiểm kê.
Kiểm soát nội bộ đối với kế toán tài sản cố định
Là một trong những ngành thiết bị cơng nghiệp được hình thành khá sớm với một
số chi nhánh tại các tỉnh thành trong nước, do đó cơng ty cũng có một lượng tài sản cố
định lớn lên đến hàng ngàn tỷ đồng. Vì vậy, việc tổ chức quản lý và sử dụng tài sản cố
định được tổng giám đốc công ty đặt lên hàng đầu và coi đó là nhiệm vụ thiết yếu tạo
điều kiện để cơng ty hồn thành kế hoach sản xuất kinh doanh với hiệu quả cao. Tài
sản cố định của công ty được theo dõi rất chặt chẽ, các tài sản mua về đều được ghi
chép đầy đủ và phản ánh đầy đủ trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp, việc tính và trích khấu
hao cũng được cơng ty chú trọng, vào cuối mỗi năm công ty đánh giá lại tài sản cố
định và tính lại tỷ lệ trích khấu hao cho phù hợp.

Hàng năm, công ty đều thiết lập kế hoạch và lập dự toán ngân sách cho tài sản cố
định. Ngồi ra, kiểm sốt nội bộ cịn giúp phân định chính xác các chi phí cấu thành
nguyên giá tài sản cố định. Các chi phí này đều rất quan trọng cho nên rất dễ xảy ra sai
sót trọng yếu trên báo cáo tài chính.
Kiểm sốt nội bộ trong cơng tác đầu tư, mua sắm tài sản cố định

25