Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho vật tư tại công ty UNI 1695687

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



Tiểu luận Môn
“ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÍ DOANH
NGHIỆP”
TÊN TIỂU LUẬN:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHO VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY UNI – PRESIDENT VIET NAM


GVHD : THS. NGUYỄN VĂN NĂM
LỚP
: VB13QT002
NHÓM : 4

Tp.Hồ Chí Minh, Tháng 8 Năm 2010

1

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


DANH SÁCH THAM GIA TIỂU LUẬN CỦA NHÓM 4

ST

T

Mã SV

Họ lót

Tên

Ngày sinh

1

33101020359

Hồ Lê Trung

Hiếu

22/06/1983

2

33101022664

Trần

Hiếu

28/06/1985

3

33101020514

Nguyễn Thị Thanh

Hoa

02/08/1984

4

33101027516

Trần Quốc

Hồn

10/10/1980

5

33101020439

Nguyễn Duy

Hồng

19/03/1984

6

33101025618

Trần Xn

Hồng

11/09/1986

7

33101021487

Mai Văn

Hịa

10/07/1987

8

33101026944

Nguyễn Thanh

Hòa

15/01/1980

9

33101025440

Nguyễn Ngọc Mỹ

Huệ

22/12/1984

10

33101020416

Nguyễn Khánh

Hùng

15/09/1984

Mức độ
tham gia

Chữ ký

2

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

Nhận Xét CủaGiáo Viên
…………………………………………………………….……...........................................
…………………………………………………….…………….........................................
..........................................................................................……………........
………………………………………………………………........................................
..........................................................................................……………...
………………………………………………………………

............

……………………………………………………………

.........

…………………………………………………………..

.........

………………………………………………………….......
………………………………………………………..........
……………………………………………………............
……………………………………………………........
…………………………………………………..........
………………………………………………............
………………………………………………...........
……………………………………………...............
………………………………………………...........

Điểm:

3

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .....................................................................................................................................................5
CHƯƠNG 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY UNI –
PRES IDENT VIET NAM .........................................................................................................................5
I) Giới thiệu về công ty Uni – President...............................................................................................6
1) Năm thành lập và những cột mốc của quá trình phát triển .........................................................6
2) Liên ngành Mì ăn liền....................................................................................................................6
II) Mô tả về hệ thống kho vật tư hiện tại của Ngành Mì ăn liền cơng ty Uni – President: .............7
CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI..........................................10
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ KHO NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY UN I - PRES IDENT VIỆT NAM .............................................................17
I. Phân tích yêu cầu.............................................................................................................................17
II.Phân tích thiết kế chi tiết.................................................................................................................17
1.Sơ đồ chức năng của hệ thống kho...............................................................................................17
2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD..............................................................................................................19
3. Mô hình dữ liệu logic....................................................................................................................20
4. Xây dựng mơ hình dữ liệu quan hệ (RDM) ...............................................................................21
III.Viết chương trình ............................................................................................................................25
1.Giới thiệu về MS.Access.................................................................................................................25
2.Cơ sở dữ liệu của hệ thống............................................................................................................25
3.Một số thiết kế giao diện vào ra của hệ thống ..............................................................................28

4

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


MỞ ĐẦU

Thế g iới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sô i động và biến đổ i,
trong đó vai trị của cách mạng khoa học rất qu an trọng đặc biệt là cuộc cách mạng
thông tin . Nó đã và đang thâm nhập, tác động sâu sắc, t rực tiếp lên mọ i mặt, mọi lĩnh
vực của đ ời sống kinh tế xã hộ i. Ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế g iúp ta nắm
bắt thơng tin một cách chính xác kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh
doanh, thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát t riển . Vì vậy, trong quá trình quản lý
các cơ quan, doanh nghiệp phải thấy được v ai trị của cơng nghệ thơng t in. Nó giúp
doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng h iện tại mà còn nâng cao được
năng lực sản xuất, giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị t rường
trong và ngồi nước.
Qua q trình tìm hiểu, chúng em càng thấy rõ vai t rị của tin học nói chung và hệ
thống thơng tin qu ản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh ngh iệp . Nó giúp cho doanh
nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.
Cơng ty TNHH Uni – President Việt N am là doanh nghiệp kinh doanh sản
xuất chủ yếu trong lĩnh v ực thức ăn Thủy sản, thức ăn Gia súc, Bột mì, Thực phẩm,
Nước uống, Dầu thực vật... Trong một doanh nghiệp sản xuất, bên cạnh v ấn đề quản
lí xương sống của doanh ngh iệp đó là qu ản lí tà i ch ính, th ì vấn đề quản lí kho là một
vấn đề vơ cùng qu an t rọng, thiết thực. Quản lí tốt hệ thống kho sẽ g iúp cho nhà quản
lí lập được các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất và phát t riển của doanh
nghiệp . Do đó chúng em lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin
quản lý k ho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Uni – President Việt Nam”.

CHƯƠNG 1: M Ô TẢ HỆ THỐNG QU ẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY UNI – PRESIDENT VIET NAM
5

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


I) Giới thiệu về công ty Uni – President
1) Năm thành lập và những cột mốc của quá trình phát triển
Công ty TNHH Uni – President Việt Nam được cấp giấy phép đầu tư vào ngày 6 tháng
2 năm 1999, quy hoạch thành 6 hạng mục đầu tư, bao gồm: N gành T hức ăn Thủy sản,
Ngành Thức ăn Gia súc, Ngành Bột mì, Ngành Thự c phẩm , N gành Nước uống, Ngành Dầu
thực vật với tổng số vốn đầu tư trên 225,000,000 U SD (hai trăm hai mư ơi năm triệu đôla),
vốn pháp định là 68,000,000 USD (sáu mươi tám triệu đôla)…
Ngày 27 tháng 2 năm 2000, Chủ tịch Hội đồng Quản tr ị Tập đoàn Uni – President –
Ơng Kao Chin Yen đích thân đến Việt Nam chủ trì buổi lễ động thổ Nhà máy Bình Dương.
Ngày 15 tháng 8 năm 2001, Nhà máy Sản xuất Thứ c ăn Chăn ni chính thứ c đi vào
hoạt động, t iếp đó ngày 15 tháng 12 năm 2001, Nhà máy Sản xuất Mì ăn liền cũng hồn
cơng và đi vào hoạt động. Ngày 27 tháng 2 năm 2003, khánh thành Nhà máy Bột m ì và đưa
vào sử dụng.
Nhà máy s ản xuất thức ăn thủy sản ở Bình Dương đã sản xuất hết công suất, nhưng
sản lư ợng vẫn khơng đủ cung cấp cho thị trường, do đó đã xây dự ng thêm một Nhà m áy
sản xuất thức ăn Thủy sản ở KCN Mỹ Tho - tỉnh Tiền Giang, và vào tháng 6 năm 2006 đã
chính thức đi vào hoạt động.
Vào năm 2007, công ty TNHH Uni-President Việt Nam đã thành lập trại ni Tơm
giống và phịng thí nghiệm các bệnh t ật về T hủy sản tại Ninh Thuận. Vào cuối tháng 6 năm
2009, chính thức khánh thành Trại giống Thủy sản tại An Hải – Ninh Phước – Ninh Thuận.
Thấy rõ tiềm n ăng phát triển của công ty cổ phần nước giải khát Sài Gòn (Tribeco) nên
ngày 25 tháng 4 năm 2007, Tập đòan U ni-President đã chính thứ c cơng bố hợp tác đầu tư
với Công ty Cổ phần Nước Giải khát Sài Gịn (Tribeco). Minh chứ ng cho quan hệ hợp tác
đơi bên, ngày 15 tháng 09 năm 2007, đã tiến hành buổi Lễ động thổ xây dự ng nhà máy
chiết nông Trà xanh tại KCN Việt Nam – Singapore. N gày 14 tháng 03 năm 2 008 đã chính
thức đi vào sản xuất.

Do lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty Uni – Presi dent gồm nhiều mảng, Nhóm
chúng tơi xin chọn mảng liên ngành Mì ăn liền làm đề tài bài tiểu luận của nhóm:
2) Liên ngành Mì ăn liền

6

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


 Nhà máy m ì ăn liền của cơng ty TNHH Uni-President Việt Nam đi vào sản xuất vào
tháng 12 năm 2001, sản phẩm n hanh chóng chinh phục t hị trư ờng, đư ợc người tiêu dùng
khẳng định nhờ vào chất lượng ưu tú và khẩu vị phong phú, độc đáo. Mỗi năm mức tăng
trưởng đều từ 30% ~40%, năm 2004 mức tiêu thụ đạt 10.000.000 thùng, chiếm 20% thị
phần trên thị trường và trở thành nhãn hiệu mì ăn liền lớn thứ hai tại Việt Nam. Do hiện
nay 3 dây chuyền sản xuất mì đều vư ợt tải công suất, nên công ty đang quy hoạch tăng
thêm m ột dây chuyền sản xuất mới và có kế hoạch thành lập nhà máy chi nhánh tại Hà
Nội để đáp ứng nhu cầu của thị trường miền Bắc.
 Ngoài việc phát triển thị phần t ại thị trư ờng Việt Nam, N gành T hự c phẩm đã phân
phối hàng sang th ị trư ờng Campuchia vào năm 2005 và tiến hành quy hoạch thị trường
Lào, nhằm mở rộng phạm v i kinh doanh đến các nư ớc láng giềng và các nư ớc thuộc bán
đảo Trung Nam.
 Nhà máy M ì ăn liền của cơng ty TNHH U ni-President Việt Nam chuyên sản xuất mì
ăn liền, phở ăn liền, bún ăn liền; sản phẩm nhanh chóng chinh phục thị trường, đư ợc
người tiêu dùng khẳng định nhờ vào chất lượng ưu tú và khẩu vị phong phú, độc đáo.

II) Mô tả về hệ thống kho vật tư hiện tại của Ngành Mì ăn liền cơng ty Uni – President:
 Cơng ty Uni –President là cơng ty có qui mơ s ản xuất lớn. Do đó việc quản lý tốt các
vật tư trong kho hiện có là cần thiết. Hiện nay hệ thống kho của công ty bao gồm các
hoạt động sau: hoạt động mua vật tư, hoạt động nhập vật tư vào kho, hoạt động xuất vật
tư cho bộ phận sản xuất và hoạt động lên báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi giám đốc

hoặc các phòng ban có liên quan cần đến.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức của phịng vật tư tại cơng ty Uni-President Việt Nam :

Trưởng phịng

Phó phịng chuẩn bị
sản xuất
Bộ p hận chuẩn bị
sản xuất

Hồ sơ lưu trữ

Phó phịng phụ
trách kho

Bộ phận quản lý kho

7

Thủ kho
Phụ kho
LUANBPVAN
CHAT BP
LUONG
download : add

mua vật tư
nhập xuất

Cơng ty có tất cả hai kho: kho ngun vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ.
Trong đề t ài này chúng em chỉ xem xét ba hoạt động chính của kho. Đó là hoạt động nhập
vật tư khi vật tư về, hoạt động xuất vật tư cho các đơn vị sản xuất và hoạt động lên báo cáo
tổng hợp định kì.
Sau đây là quy trình xuất nhập kho và lên báo cáo tổng hợp của bộ phận kho.
Trước hết là quy trình nhập vật tư. Phịng kế hoạch dựa vào kế hoạch sản xuất năm,
để đưa ra kế hoạch mua sắm vật tư. Dự a vào kế h oạch m ua vật tư, phòng vật tư đứ ng ra
mua vật tư. Khi vật tư về kho bộ phận nhập kho phải có trách nhiệm nhập kho các vật tư đã
mua về. Để nhập vật tư vào kho thì bộ phận nhập kho phải có phiếu nhập kho, phiếu nhập
do bộ phận viết phiếu của phòng vật tư lập, theo quy định của bộ tài chính . Tuy nhiên để
có phiếu nhập kho thì phải có đủ các điều kiện sau :
1.Phải có đơn đặt hàng (hợp đồng mua sắm vật tư).
2. Có biên bản kiểm nghiệm hàng hóa. Biên bản này phải có đầy đủ chữ kí của các bên
như: phòng KCS, thủ kho, bảo vệ và chủ hàng (nhà cung cấp vật tư ).
Sau khi có phiếu nhập kho thì vật tư đư ợc nhập vào kho. Phiếu nhập kho đư ợc lập
làm ba liên: liên 1 lưu t ại bộ phận viết phiếu, liên 2 lưu t ại kho, liên 3 đưa lên phịng kế
tốn.
Hoạt động t hứ hai là hoạt động xuất kho. Khi bộ phận sản xuất cần vật tư để sản
xuất, thì bộ phận viết phiếu lại viết phiếu xuất kho (phiếu lĩnh vật tư). Khi có phiếu xuất
kho, nhân viên quản lí kho sẽ xuất vật tư cho bộ phận lĩnh vật tư.
Phiếu xuất kho cũng đư ợc lập thành ba liên. M ỗi liên cũng được lưu tại các phịng
kế tốn, kho và phòng viết phiếu để lưu vào hồ sơ.
Mỗi một vật tư được nhập kho hay xuất kho đều được thủ kho theo dõi và ghi vào
thẻ kho. M ỗi một thẻ kho thì chỉ theo dõi một vật tư duy nhất về số lượng xuất nhập và tồn
kho, theo mã của vật tư. Thẻ k ho cũng phải theo mẫu quy định sẵn của bộ tài chính. Thẻ
kho cũng được lưu tại phịng kế tốn của cơng ty.

8

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

Hàng tháng, cơng ty họp hai lần, do đó bộ phận kho cũng phải lên báo cáo hai lần
trong một tháng. Các báo cáo do thủ kho lập. Dựa trên thẻ kho, thủ kho có t hể lấy thơng tin
về vật tư cịn tồn kho, số lượng tồn.
Ngồi ra, khi có nhu cầu cần biết thơng tin về vật tư của các phịng ban khác, thì thủ
kho cũng phải lên các báo cáo khơng định kì (báo cáo đột xuất). Các báo cáo của kho sẽ
được đưa lên các phòng ban khác có liên quan khác như : phịng giám đ ốc, phòng kế hoạch
( để lên kế hoạch cung ứng vật tư ), phòng điều hành và phòng kế tốn (t heo di giá trị của
vật tư cịn tồn kho).
Cơng t ác lập báo cáo cịn nhằm xác định lư ợng hàng t ồn tối thiểu cho sản xuất, để
kịp thời cung ứng vật tư.

9

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU ĐỀ
TÀI

I.Các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin quản lí
1.Khái niệm hệ thống thơng tin
Hệ thống thơng tin là m ột tập hợp những con, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ
liệu …thự c hiện hoạt động t hu thập, lưu trữ , xử lí và phân phối thông tin trong một tập hợp
ràng buộc đư ợc gọi là môi trư ờng. T uỳ vào môi trường của hệ thống mà hệ thống đó có
nhữ ng thù riêng biệt so với các hệ thống khác. T uy nhiên là nó vẫn tn theo mơ hình tổng
qt dưới đây :

Nguồn

Đích

Thu thập

Xử lí

Phân p hát

Kho dữ
liệu

Như vậy, mọi hệ thống thơng tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ
phận xử lí, bộ phận kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra .

10

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


2.Các khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin
Một hệ thống thơng tin quản lí t hì cái cốt lõi là cơ sở dữ liệu. Quản lí tốt một hệ
thống thơng tin thì trước hết phải quản lí tốt cơ sở dữ liệu của nó .
Vậy trước tiên chúng t a phải hiểu thế nào là một cơ sở dữ liệu và có những khái
niệm nào liên quan đến cơ sở đữ liệu .
Bây giờ chúng t a xem xét một số khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu. Chúng ta
phải hiểu thế nào là dữ liệu. Dữ liệu là những sự kiện cịn th ơ, chưa qua xử lí, là đầu vào
của h ệ thống. Cao hơn khái niệm dữ liệu là chúng ta xem xét đến một số khái niệm như:
bảng dữ liệu, thực thể, thuộc tính của thực thể, các trường và bản ghi.
Bảng dữ liệu của hệ thống là một bảng bao gồm các trường và các bản ghi về
các thực thể.

Thực thể thì là m ột nhóm ngư ời, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất kì với
các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Một số các thự c thể có thể có vẻ vật chất như:
máy móc, khách hàng, sinh viên, hố đơn …
Cịn m ột số thực thể chỉ là khái niệm hay quan niệm, chẳng hạn, tài khoản, dự án,
nhiệm vụ công tác …
Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta gọi là các thuộc t ính. M ỗi
thuộc tính là một yếu tố dữ liệu t ách biệt, thư ờng không chia nhỏ đư ợc. Các thuộc tính góp
phần mơ tả về thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.
Trường dữ liệu: là một cột của b ảng dữ liệu, trư ờng dữ liệu lưu trữ về m ột thuộc
tính của các thực thể như trường: hoten của các thực thể sinh viên.
Bản ghi: bản ghi là tập hợp các dữ liệu của các trường của một thực thể cụ thể.
Như vậy cơ sở dữ liệu của hệ thống chính là m ột nhóm gồm một hay nhiều bảng có
liên quan với nhau. Nó đư ợc tổ chức và lưu giữ trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lí
của các chương trình máy tính, nhằm cung cấp thơng tin cho người dùng với các mục đích
khác nhau.
Để hệ thống có thể hoạt động thì chúng ta phải cập nhật các dữ liệu cho hệ
thống. Đây là m ột nhiệm vụ khơng thể thiếu khi quản lí một cơ sở dữ liệu. Khi chúng ta
truy xuất thông tin phục vụ cho cơng tác quản lí là chúng ta đã thực h iện công việc truy vấn

11

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


dữ liệu. Khi truy vấn dữ liệu thư ờng sử dụng hai ngơn ngữ truy vấn. Đó là ngơn ngữ truy
vấn có cấu trúc ( SQL) và truy vấn bằng ví dụ.
Quản lí một hệ thống thơng tin t hì công việc không thể thiếu là phải thường xuyên
lên báo cáo được chiết xuất từ các cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Để việc lên báo cáo và sử dụng các dữ liệu của hệ thống được thuận tiện thì các
dữ liệu phải quan hệ với nhau, liên kết với nhau dưới ba mơ hình sau: mơ hình phân cấp,

mơ hình mạng lưới, mơ hình quan hệ.

3.Phân tích thiết kế một hệ thống thông tin
Mục tiêu cuối cùng của phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho nhữ ng thành
viên của tổ chức nhữ ng công cụ quản lí tốt nhất. Phát triển hệ t hống t hơng t in bao gồm việc
phân tích hệ thống đang t ồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt
nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, xác đ ịnh yêu cầu của hệ thống.
Thiết kế hệ thống nhằm xác định xem h ệ thống có khả năng cải thiện t ình trạng hiện tại và
xây dựng các mơ hình lơgíc và mơ hình vật lí ngồi của hệ thống đó.
3.1. Đánh giá yêu cầu.
Một dự án phát triển hệ thống không thể tự động tiến hành ngay sau khi có bản u
cầu. Vì loại dự án này địi hỏi đầu tư khơng chỉ tiền bạc, thời gian mà cịn cả nhân lự c cho
dự án đó. Do đó phải có q trình đánh giá hay thẩm định u cầu. Việc đánh giá yêu cầu
là quan trọng cho việc t hành công của dự án. Việc đ ánh giá s ai yêu cầu s ẽ dẫn đến việc
phân tích hệ thống sai, đánh giá y êu cầu khơng chính xác sẽ làm cho q trình phân tích
mất thời gian, tốn nhiều chi phí.
Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đốn độ lớn, những thay đổi có thể và
đánh giá tính khả thi của dự án.
Đánh giá yêu cầu bao gồm các công đoạn sau: lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh
giá khả thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá khả thi.

12

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


3.2.Phân tích chi tiết .
Mục đích của cơng việc phân tích u cầu là: đưa ra được chuẩn đốn về hệ thống
đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như nhữ ng ngun nhân
chính cịn tồn tại của hệ thống. Đồng thời xác định đư ợc mục tiêu cần đạt đư ợc của hệ

thống mới và đề xuất ra được giải pháp cho phép đạt được mục tiêu.
Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm 7 công đoạn: lập kế hoạch, nghiên cứ u môi
trường, nghiên cứu hệ thống, đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu t ố giải pháp, đánh giá
tính khả thi, thay đổi đề xuất dự án, chuẩn bị và trình bày báo cáo.

3.3.Thiết kế lơ gíc
Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác nhữ ng cái mà
hệ thống mới phải làm để đảm bảo được mục tiêu đã được xác định ra ở từ giai đoạn phân
tích chi tiết mà vẫn tuân thủ những ràng buộc của m ôi trư ờng. Sản phẩm của q trình phân
tích này là các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích
tra cứu và các phích lơ gíc của từ điển hệ thống. M ơ hình này phải được khách hàng thơng
qua, đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt các yêu cầu của họ.
Việc thiết kế nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống mới. Th iết kế cơ
sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của ngư ời sử dụng hệ thống thơng tin mới. Có hai
phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu
Thứ nhất là thiết kế cơ sở dữ liệu từ thông tin đầu ra. Đây là phư ơng pháp cổ điển và
cơ bản của v iệc thiết kế. Theo phương pháp này thì chúng ta thực hiện ba mứ c chuẩn hoá
từ các thơng t in đầu ra thu thập được, sau đó xác định được các tệp dữ liệu và mối liên kết
giữa các tệp.
Phương pháp thứ hai là thiết kế cơ sơ dữ liệu bằng phư ơng p háp mơ hình hoá. Theo
phương pháp này chúng ta phải xác định mối quan hệ giữ a các thực thể trong hệ thống. Các
thực thể liên kết với nhau theo mối liên kết nào: một - một, một – nhiều hay nhiều – nhiều.

13

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


3.4.Mã hố dữ liệu và một số cơng cụ được sử dụng để mơ hình hố hệ
thống thơng tin.

3.4.1 Mã hoá dữ liệu
Mã hoá được xem như là việc xây dự ng một tập hợp những hàm thứ c m ang tính quy
ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp nhữ ng đối tượng
cần biểu diễn.
Mã hoá dữ liệu giúp cho người quản lí nhận diện các đ ối tượng khơng bị nhầm lẫn,
mơ tả nhanh chóng các đối tượng và nhận diện các đối tượng nhanh hơn.
Trong thực tế người ta thường sử dụng các phương pháp mã hoá sau:
Phương pháp mã hoá phân cấp: t heo nguyên tắc này người ta phân cấp đối tượng từ
trên xuống, mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải
để thể hiện chi t iết sự phân cấp sâu hơn. Để thiết lập m ã phân cấp cần phải xác định có bao
nhiêu cấp và mỗi cấp cần bao nhiêu mã. Có hai loại mã phân cấp: phân cấp cố định và phân
cấp biến thiên.
Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra b ởi m ột quy tắc tạo dãy
nhất định. Sử dụng phương pháp này sẽ không nhầm lẫn, tuy nhiên khi sử dụng sẽ không
thể gợi nhớ và nó khơng cho phép chèn thêm một mã nào vào giữa hai mã cũ.
Phương pháp mã hoá gợi nhớ: phương pháp này dựa vào đặc tính của đối tượng để
xây dựng. Ưu điểm của phương pháp này là có tính gợi nhớ cao, có thể mở rộng.
Phương pháp m ã hoá ghép nối: phư ơng pháp này chia ra thành nhiều trư ờng, mỗi
trường tư ơng ứng với một đặc tính. Ưu điểm của phương pháp này là nhận diện khơng
nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao, có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính. Tuy nhiên nó
lại có như ợc điểm là khá cồng kềnh, phải chọn những đặc tính ổn định nếu khơng bộ mã
mất ý nghĩa.

14

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


3.4.2. Một số mơ hình hố dữ liệu
3.4.2.1. Mơ hình luồng dữ liệu DFD

Mơ hình luồng dữ liệu mơ tả hệ thống thông tin, trong sơ đồ chỉ bao gồm luồng dữ
liệu, các xử lí, cá lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mơ tả đơn thuần là
hệ thống thơng tin làm gì và để làm gì.
Các kí pháp thường dùng trong sơ đồ
Sơ đồ DFD thường sử dụng bốn kí pháp cơ bản sau:
Tên người/bộ
phát/nhận tin

Tên dịng dữ liệu

Tiến trình
xử lí

Tệp dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Dịng dữ liệu

Tiến trình xử lí

Kho dữ liệu

Các mức của DFD:
Mức ngữ cảnh: thể hiện rất khái qu át nội dung chính của h ệ thống thơng tin. Sơ đồ này
không đi vào chi tiết, m à mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của
hệ thống.
Sơ đồ phân rã: để mơ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt
đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã ra làm sơ đồ mức 0, mức 1 …

15

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


II.Vấn đề cần thiết phải ứng dụng tin học trong quản lí k ho
Trong cơng tác quản lí kho, nhất là tại một cơng ty sản xuất thực phẩm thì ln địi
hỏi xuất nhập kho thường xun và cũng thường xuyên lên các báo cáo định kì. Cho nên
nếu làm bằng cơng nghệ thủ cơng thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí cho mỗi lần xuất
nhập hoặc, lên báo cáo. Mặt khác phải có nhiều ngư ời cùng làm để kịp lên báo cáo cho các
phòng ban khác. Hơn nữa, các hồ sơ lưu trữ bằng giấy tốn rất nhiều chi phí lại thêm khoản
chi phí để bảo quản hồ sơ. Do đó việc ứ ng dụng tin học trong quản lí kho là cần th iết để
giảm chi phí, rút ngắn thời gian lên báo cáo, giúp cho cơng tác quản lí tốt hơn, xử lí chính
xác hơn, dễ dàng hơn.

16

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


CHƯƠN G 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠ NG TIN
QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY UNI - PRESIDENT VIỆT NAM
I.Phân tích yêu cầu
Hoạt động quản lí kho là một hoạt động quan trọng trong các nhà máy sản xuất, hơn
nữa lại tại một công ty nhà nước có quy mơ lớn như cơng Uni – President Việt Nam thì
cơng tác đó cần phải được đảm bảo.
Cơng ty thì thường xuy ên phải lên báo cáo định kì do đó việc tin học hố phải đảm
bảo lên báo cáo nhanh chóng chính xác, giảm bớt chi phí cho mỗi lần lên báo cáo. Dữ liệu
nhập chính xác dễ thao tác.

Hệ thống phải dễ dàng cho người dùng khi lên phiếu xuất, phiếu nhập.
Các báo cáo phải thống kê được lư ợng tồn của từng vật tư t ại thời điểm kiểm kê,
phải lấy được thông tin của từng vật tư có trong kho. Thống kê đư ợc các vật tư thiếu cho
sản xuất để thông báo cho phòng cung ứng vật tư đặt kế hoạch mua vật tư.

II.Phân tích thiết kế chi tiết
Trong q trình tiếp cận hệ thống, sử dụng các phương pháp như: phỏng vấn quan
sát, lấy tài liệu để thu thập thông tin về cơng tác quản lí kho tại cơng ty Uni – President
Việt Nam, kết quả của quá trình này chúng em đã đư a ra các sơ đồ mơ hình hố hệ thống
thơng tin quản lí kho sau:
1.Sơ đồ chức năng của hệ thống kho
Sơ đồ chứ c năng của hệ thống sẽ mơ tả các hoạt động chính mà hệ thống phải thực
hiện. Trong quá trình tiếp cận và phân tích hệ thống thì hệ thống kho của cơng ty sẽ thực
hiện ba chức năng chính sau:
+Chức năng nhập vật tư từ bộ phận mua vật tư
+Chức năng xuất vật tư cho các bộ phận sản xuất
+Chức năng kiểm kê và lên các báo cáo định kì cho các p hịng ban có liên quan.

17

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Dựa trên các chức n ăng trên của hệ thống chúng em đưa ra sơ đồ chứ c năng của hệ thống
sau đây:

Quản lý Kho
Hàng

Nhập vật tư

Xuất vật tư

Kiểm kê

Lập báo cáo

Kiểm tra
lượng
tồn kho
Kiểm tra
lượng
hư hại

18

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Bộ p hận mua
vật tư

Bộ p hận
sản xuất

Phiếu
nhập

Phiếu xuất
Xử lý
xuất

Xử lý
nhập

Phiếu nhập

Phiếu xuất
Lưu vào
thẻ kho

Thẻ kho

Phịng kế
tốn
Kiểm
kê

Phịng kế
hoạch

A1

Lập báo
cáo
A2

B1

Ban giám đốc

C
1

B2
C2

A1: Phịng kế hoạch u cầu báo cáo
A2: Gứi báo cáo cho Phòng kế hoạch
B1: Ban giám đốc y êu cầu báo cáo
B2: Gứi báo cáo cho Ban giám đốc
C1: Phịng kế tốn u cầu báo cáo
C2: Gứi báo cáo cho Phịng kế tốn

19

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


3. Mơ hình dữ liệu logic
Từ sơ đồ DFD ta xây dựng được các tập thực thể sau: Nhà cung cấp, đơn mua hàng,
Bộ phận sản xuất, thẻ kho vật tư
Nhà cung
cấp1

Dòng nhà cung
cấp / vật tư

Vật tư

Các bộ phận
sản xuất

1
n
Đơn mua
hàng

Đơn mua hàng /
Vật tư

Dòng bộ phận sản
xuất /vật tư

Dịng giao hàng/
Đơn hàng mua

Giao hàng

Kí hiệu :

Nhiều

Một

20

LUAN VAN CHAT LUONG download : add

4. Xây dựng mơ hình dữ liệu quan hệ (RDM)
4.1 Phân tích chuẩn hóa dữ liệu từ phiếu xuất kho của cơng ty
4.1.1 Mẫu hóa đơn xuất kho

21

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


4.1.2 Chuẩn hóa dữ liệu
Thuộc tính chưa chuẩn
hóa
Số hóa đơn (Số
Chứng từ)

Chuẩn hóa dạng 1

Chuẩn hóa dạng 2

1NF
Số hóa đơn (Số
Chứng từ)

Chuẩn hóa dạng 3

2NF
Số hóa đơn (Số
Chứng từ)

3NF
Số hóa đơn (Số
Chứng từ)

Mã số đơn vị

Mã số đơn vị

Mã số đơn vị

Mã số đơn vị

Mô tả đơn vị

Mô tả đơn vị

Mô tả đơn vị

Ngày xuất hàng

Ngày xuất hàng

Ngày xuất hàng

Ngày xuất hàng

Mơ tả mặt hàng

Số hóa đơn

Số hóa đơn

Mã số đơn vị

Số lượng đặt xuất

Mã số mặt hàng

Mã số mặt hàng

Mô tả đơn vị

Số lượng xuất

Mô tả mặt hàng

Mô tả mặt hàng

Số lượng đặt xuất

Số lượng đặt xuất

Số hóa đơn

Số lượng xuất

Số lượng xuất

Mã số mặt hàng

Mã số mặt hàng

Mô tả mặt hàng
Mã số mặt hàng

Số lượng đặt xuất

Mô tả mặt hàng

Số lượng xuất

Mã số mặt hàng
Mô tả mặt hàng

Sau khi chuẩn hóa dạng 3, từ Tập thực thể Phiếu xuất kho ta lập ra được 4 tập thực thể
chuẩn hóa dạng 3 đó là:
Phiếu xuất kho (Số hóa đơn xuất kho, Mã số đơn vị, Ngày xuất kho)
Đơn vị (M ã số đơn vị, Mơ tả đơn vị)
Dịng xuất kho (Số hóa đơn xuất kho, Mã số mặt hàng, Số lượng đặt xuất, Số lượng
xuất)
Mặt hàng ( M ã số mặt hàng, M ô tả mặt hàng)

22

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


4.2 Phân tích chuẩn hóa dữ liệu từ phiếu nhập kho
4.2.1 Mẫu hóa đơn nhập kho

23

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


4.2.2 Chuẩn hóa dữ liệu

Thuộc tính chưa chuẩn
hóa

Chuẩn hóa dạng 1
1NF

Số hóa đơn (Số Chứng
từ)

Số hóa đơn (Số Chứng
từ)

Chuẩn hóa dạng 2
2NF
Số hóa đơn (Số Chứng
từ)

Chuẩn hóa dạng 3
3NF
Số hóa đơn (Số Chứng
từ)

Mã số nhà cung cấp

Mã số nhà cung cấp

Mã số nhà cung cấp

Mã số nhà cung cấp

Mô tả nhà cung cấp

Mô tả nhà cung cấp

Mô tả nhà cung cấp

Ngày nhập kho

Ngày nhập kho

Ngày nhập kho

Ngày nhập kho

Mô tả mặt hàng

Số hóa đơn

Số hóa đơn

Mã số nhà cung cấp

Số lượng dự định nhập

Mã số mặt hàng

Mã số mặt hàng

Mô tả nhà cung cấp

Số lượng thực tế nhập

Mô tả mặt hàng

Mô tả mặt hàng

Số lượng dự định nhập

Số lượng dự định nhập

Số hóa đơn

Số lượng thực tế nhập

Số lượng thực tế nhập

Mã số mặt hàng

Mã số mặt hàng

Mô tả mặt hàng
Mã số mặt hàng

Số lượng dự định nhập

Mô tả mặt hàng

Số lượng thực tế nhập

Mã số mặt hàng
Mô tả mặt hàng

Sau khi chuẩn hóa dạng 3, từ Tập thực thể Phiếu nhập kho ta lập ra được 4 tập thực thể
chuẩn hóa dạng 3 đó là:
Phiếu nhập kho (Số hóa đơn nhập kho, M ã số nhà cung cấp, Ngày nhập kho)
Nhà cung cấp (M ã số nhà cung cấp, Mơ tả nhà cung cấp)
Dịng nhập kho (Số hóa đơn nhập kho, Mã số mặt hàng, Số lượng dự định nhập, Số
lượng thực tế nhập)

24

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Mặt hàng (Mã số mặt hàng, Mô tả mặt hàng)
4.3 Mơ hình quan hệ
Mặt hàng

Dịng nhập kho

Dịng xuất kho

Phiếu xuất

Phiếu nhập

Đơn vị sản
xuất

Nhà cung cấp

III.Viết chương trình
1.Giới thiệu về MS.Access
MS.Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, nó cho phép dùng có thể quản trị hệ cơ
sở dữ liệu m ột cách dễ dàng hơn. Access cho phép người dùng t ạo các bảng, các report và
các form một cách dễ dàng nhờ công cụ Winzard. H ơn nữ a Access còn trợ giúp người dùng
truy vấn dữ liệu một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất, đồng thời A ccess còn cho phép ngư ời
dùng liên kết với một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác như Visual Basic, SQL server.
Chính vì nhữ ng tiện ích này của Access mà hệ quản tr ị cơ sở dữ liệu Access để viết
chương trình cho đề án của mình.

2.Cơ sở dữ liệu của hệ thống
Dựa trên các thiết kế về cơ sở dữ liệu trong sơ đồ DSD ta xây dựng được cơ s ở dữ
liệu bao gồm các bảng sau :

Bảng Vat Tu lưu trữ thông tin về vật tư của kho
Fieldname

Datatype

Fieldsize

Description

MaVt

text

7

Mã vật tư

Tenvt

Text

25

Tên vật tư

DonVi

Text

10

Đơn vị tính

TonDK

Number

Integer

Tồn đầu kỳ

MaKho

Text

5

Mã Khoa

25

LUAN VAN CHAT LUONG download : add