Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại
LỜI CẢM ƠN
Với kiến thức học được tại trường Đại học Thương mại cùng với những hiểu
biết thực tế thông qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Hà Thủy em đã hoàn thành
khóa luận với đề tại: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty
trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy”
Để hoàn thành khóa luận, em đã nhận được sự giúp đỡ của rất nhiều người. Em
xin chân thành gửi lời cảm ơn đến PGS.TS Đàm Gia Mạnh đã trực tiếp hướng dẫn em
trong thời gian em làm khóa luận và chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn thành tốt bài
khóa luận
Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cô chú, anh chị tại công ty TNHH
Hà Thủy đã tạo điều kiện để em thực tập cũng như giúp đỡ em trong thời gian em thực
tập tại công ty .
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
11
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN i
MỤC LỤC ii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ iv
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
22
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT Sơ đồ, bảng biểu, hình vẽ
1 Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin
2 Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin
3 Sơ đồ 2.3: Hoạt động quản lý kho hàng
4 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ cấu trúc tổ chức tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy

5 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ phân rã chức năng
6 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
7 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
8 Sơ đồ 3.4: Mô hình thực thể liên kết
9 Sơ đồ 3.5: Mô hình quan hệ
10 Sơ đồ 3.6: Sơ đồ các module chức năng của hệ thống quản lý kho hàng
11 Sơ đồ 3.7: Thuật toán thêm mới bản ghi
12 Sơ đồ 3.8: Thuật toán tìm kiếm bản ghi
13 Sơ đồ 3.9: Thuật toán sửa chữa bản ghi
14 Sơ đồ 3.10: Thuật toán xóa bản ghi
15 Bảng 2.1: Các ngành nghề kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn
Hà Thủy
16 Bảng 2.2: Doanh thu và lợi nhuận thuần từ năm 2009 đến năm 2011
17 Biểu đồ 2.1: Nội dung gian hàng điện tử của công ty trách nhiệm hữu hạn
Hà Thủy
18 Biểu đồ 2.2: Mức độ sử dụng mạng máy tính trong công ty trách nhiệm hữu
hạn Hà Thủy
19 Biểu đồ 2.3: Đánh giá mức độ quan trọng của việc ứng dụng công nghệ
thông tin, hệ thống thông tin, thương mại điện tử của cán bộ nhân viên
20 Biểu đồ 2.4: Mức độ thực hiện chức năng quản lý kho hàng bằng phần
mềm Excel
21 Biểu đồ 2.5: Mức độ hài lòng về trang thiết bị phần cứng của hệ thống
thông tin quản lý kho hàng
22 Biểu đồ 2.6: Mức độ an toàn dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý kho
hàng hiện tại
23 Biểu đồ 2.7: Tốc độ xử lý, luân chuyển dữ liệu của hệ thống thông tin quản
lý kho hàng hiện tại
24 Biểu đồ 2.8: Mức độ hài lòng về hệ thống mạng của nhân viên công ty
25 Hình 3.1: Form đăng nhập hệ thống thông tin quản lý kho hàng
26 Hình 3.2: Form giao diện chính của hệ thống thông tin quản lý kho hàng

27 Hình 3.3: Form quản lý thông tin hàng
28 Hình 3.4: Form phiếu xuất kho
29 Hình 3.5: Form phiếu nhập kho
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
33
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
44
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương Mại
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Giải nghĩa
CSDL cơ sở dữ liệu
CNTT Công nghệ thông tin
DN Doanh nghiệp
CBNH cán bộ nhân viên
HTTT Hệ thống thông tin
NCC Nhà cung cấp
TNHH Trách nhiệm hữu hạn
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
55
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG
1.1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài nghiên cứu.
1.1.1.
Tầm quan trọng của hê thống thông tin quản lý kho hàng.
Hàng hóa là yếu tố kinh doanh chính của của mỗi doanh nghiệp (DN) và các DN
tồn tại là để bán hàng hóa. Làm thế nào để quản lý hàng hóa tốt là một vấn đề vô cùng
quan trọng. Hệ thống thông tin (HTTT) quản lí kho hàng là một hệ thống đóng vai trò
quan trọng trong việc quản lý hàng hóa tại kho hàng của DN.Bởi khi DN phát triển

mở rộng quy mô thì số lượng dữ liệu cần xử lý ngày càng nhiều vượt quá khả năng
thủ công bình thường. Vìệc nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng tại một
DN có một tầm quan trọng vô cùng lớn. Nó giúp cho DN có được một HTTT quản lý
hàng hóa một cách chính xác, thuận tiện, nhanh chóng số lượng hàng xuất- nhập – tồn
tại kho đồng thời giúp người quản lý DN có thể đưa ra kế hoạch, quyết định đúng đắn,
nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy HTTT quản lý kho hàng
mang đến sự tiện lợi và ưu việt cho việc giải quyết các bài toán về quản lý hàng hóa
trong kho.
1.1.2.
Ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý kho hàng.
Trong thời gian thực tập tại công ty trách nhiệm hữ hạn (TNHH) Hà Thủy em thấy
rằng hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng, các mặt hàng công ty
nhập về ngày một nhiều và đa dạng về chủng loại vì thế việc lưu trữ dữ liệu về hàng
hóa cũng như khối lượng các công việc của bộ phận quản lý kho hàng cần phải xử lý
rất lớn. Hiện tại công ty đang quản lý kho hàng dưới dạng hồ sơ, sổ sách và trên phần
mềm Excel nên việc quản lý gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy việc nghiên cứu hoàn
thiện HTTT quản lý kho hàng dựa trên những yêu cầu nghiệp vụ mà công ty đang sử
dụng trên phần mềm Excel và khắc phục được những nhược điểm của phần mềm quản
lý hiện tại là rất cần thiết. Hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng sẽ giúp cho công ty có
được một hệ thống quản lý kho hàng giúp cập nhật, tìm kiếm nhanh chóng, chính xác
thông tin của hàng hóa cần tìm, thống kê số lượng hàng xuất nhập, hỗ trợ công tác báo
cáo tổng hợp hàng tồn chi tiết từ đó có những quyết định chính xác kịp thời tận dụng
cơ hội thị trường. Nghiên cứu hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng giúp công ty tận
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
6
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
dụng được những khả ưu việt của máy tính, tiết kiệm nguồn nhân lực giúp cắt giảm
chi phí nâng cao năng lực cạnh tranh.

Với tầm quan trọng và ý nghĩa của HTTT quản lý kho hàng như trên em đã

quyết định lựa chọn đề tài khóa luận “ Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý
kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy”.
1.2. Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho hàng
Nhận biết được tầm quan trọng của HTTT quản lý kho hàng tại các DN nên đã có rất
nhiều đề tài nghiên cứu về HTTT quản lý kho hàng.
.
Đề tài nghiên cứu “Quản lý hệ thống kho hàng tại khoa dược bệnh viện 19 - 8”
do sinh viên Nguyễn Văn Trung- Đại học Bách Khoa Hà Nội thực hiện trên ngôn ngữ
lập trình Visual Basic và cơ sở dữ liệu SQL. Đề tài này đã đáp ứng tương đối hoàn
chỉnh các nghiệp vụ quản lý của công tác quản lý kho hàng tại khoa dược bệnh viện
19-8 . Tuy nhiên đây là một đề tài mang tính chất đặc thù thiết kế riêng cho mặt hàng
thuốc, dược phẩm, không thể áp dụng rộng rãi đối với nhứng kho hàng của các DN
kinh doanh trong lĩnh vực khác.
Đề tài nghiên cứu “Xây dựng hệ thống quản lý kho vật tư tại công ty ô tô 1-5”.
Đề tài này đã đáp ứng được yêu cầu quản lý về hàng xuất, nhập tồn tại công ty cũng
như đảm bảo lên báo cáo nhanh chóng chính xác, giúp người dùng dễ dàng khi lên
phiếu xuất, phiếu nhập. Tuy nhiên đề tài trên được viết trên ngôn ngữ MS. Access nên
tính bảo mật của thông tin chưa thực hiện được và không thể đáp ứng yêu cầu kết nối
dữ liệu đối với những DN có hệ thống kho hàng phân phối tại nhiều địa điểm khác
nhau như công ty TNHH Hà Thủy.
Đề tài nghiên cứu “ Hệ thống quản lý kho hàng cho cửa hàng 98 Lý Nam Đế”
bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro 7.0 của sinh viên Nguyễn Ngọc Kiên-
trường đại học quốc gia Hà Nội. Đề tài trên đã đáp ứng các yêu cầu quản lý hàng hóa
trong kho hàng của cửa hàng cũng như giúp nhà quản lý truy xuất nhanh thông tin cần
tìm. Tuy vậy nhược điểm của đề tài trên đó chính là không thể áp dụng đối với các
DN quản lý kho hàng với số lượng lớn hàng hóa được giao dịch cùng một thời điểm
và kết nối đồng thời lớn. Yêu cầu bảo mật dữ liệu không cao và nó không thích hợp
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
7
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại

đối với những người dùng có ít kiến thức lập trình do đặc tính của ngôn ngữ Visual
Foxpro không hề đơn giản.

Nhìn chung các đề tài nghiên cứu về quản lý kho hàng ở nước ta đã đáp ứng
được phần nào công tác quản lý kho hàng tuy nhiên phần lớn còn mang nặng
tính lý thuyết, tính đặc thù cho từng ngành nghề chưa được ứng dụng rộng rãi.
Vì vậy việc nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý kho
hàng tại công ty TNHH Hà Thủy” là rất cần thiết, nó sẽ giúp cho các DN có
thể quản lý tốt các loại hàng hóa trong kho một cách an toàn, nhanh chóng và
chính xác.
1.3.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
1.3.1.
Mục tiêu chung
Nghiên cứu thực trạng quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy và đưa ra
giải pháp để hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng.
1.3.2.
Mục tiêu cụ thể
-
Hệ thống hóa cơ sở lý luận hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng.
-
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý kho hàng và hệ thống quản lý
kho hàng hiện tại tại công ty TNHH Hà Thủy.
-
Đưa ra giải pháp để hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng để phục vụ cho công
tác quản lý kho hàng được hiệu quả tại công ty TNHH Hà Thủy.
1.4.
Đối tượng, và phạm vi nghiên cứu của đề tài
•
Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà

Thủy.
•
Phạm vi nghiên cứu:
-
Không gian: Tại bộ phận kho của công ty TNHH Hà Thủy
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
8
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
-
Thời gian: Trong vòng 3 tháng từ 14/1/2013 đến 4/2013
1.5.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
1.5.1.
Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Dựa trên các tài liệu sẵn có của công ty tại các
bộ phận phòng ban nhằm thu thập thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, quy trình
quản lý hàng hóa tại công ty.
Phương pháp quan sát hệ thống: Tiến hành quan sát các quy trình nghiệp vụ
hàng ngày của bộ phận quản lý kho hàng để rút ra các yêu cầu cần thiết cho hệ thống.
Phương pháp điều tra phỏng vấn: Tiến hành phỏng vấn cán bộ quản lý kho hàng và
cán bộ chuyên trách về CNTT hiểu biết sâu hơn về quá trình quản lý hàng hóa tại DN.
Phương pháp phát phiếu điều tra: Sử dụng bảng câu hỏi có sẵn (khoảng 15 câu)
gửi đến những cán bộ nhân viên trong công ty (10 nhân viên) để tìm hiểu, tổng hợp
yêu cầu, nguyện vọng của họ về một HTTT quản lý kho hàng cho công ty cần những
gì và như thế nào?
1.5.2.
Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê: sử dụng phương pháp dãy số thời gian để phân tích dữ
liệu giúp có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình hoạt động cũng như ứng dụng HTTT
vào quản lý kho hàng tại công ty.

Phương pháp phân tích tổng hợp: Sử dụng phần mềm Excel để tổng hợp dữ liệu
thu thập được , hệ thống hóa những thông tin hữu ích để làm nổi bật thực trạng của
công ty.
1.6.
Kết cấu khóa luận
Ngoài phần mở đầu danh mục bảng biểu, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận
và phụ lục khóa luận gồm có 3 phần:
Phần I: Tổng quan nghiên cứu đề tài hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng.
Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
9
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
Phần III: Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng tại
công ty TNHH Hà Thủy.
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
10
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN HỆ
THỐNGTHÔNG TIN QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM
HỮU HẠN HÀ THỦY.
2.1. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý.
2.1.1. Một số khái niệm
a. Hệ thống thông tin:
• Khái niệm: “Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối
thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường” (Vũ Xuân Nam,
Nguyễn Văn Huân. Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thái Nguyên,
2008).
• Các chức năng chính của hệ thống thông tin:
- Nhập dữ liệu

- Xử lý dữ liệu
- Xuất dữ liệu
- Lưu trữ dữ liệu
- Cung cấp các thông tin phản hồi
Sơ đồ 2.1: Chức năng của hệ thống thông tin
(Nguồn: Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn công nghệ thông tin, Đại
học Thương Mại)
• Các thành phần của hệ thống thông tin
- Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý
truyền đạt thông tin
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
11
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
- Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần
mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng
- Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong
công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT.
- Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua
các quyết định quản lý
- Tài nguyên về mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau
thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó.
Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Các thành phần của hệ thống thông tin
(Nguồn:Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn công nghệ thông tin,
Đại học Thương mại)
• Vai trò của hệ thống thông tin:
- HTTT đóng vài trò thu thập thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có
nhu cầu.
- Đóng vai trò trung gian giữa tổ chức và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và
hệ thống con tác nghiệp.

- HTTT có nhiệm vụ thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông tin ra
môi trường bên ngoài và làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung
cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định
b. Hệ thống thông tin quản lý
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
12
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
• Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần
thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ
chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin
phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông
tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ
liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ
sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của
doanh nghiệp(Nguồn: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba, Đại
học quốc gia, 2003)
• Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý đối với doanh nghiệp
HTTT quản lý cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý
tốt nhất. Nó giúp cho công việc quản lý được thực hiện một cách nhanh gọn, chính xác
và giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin về tổ chức hay
doanh nghiệp của mình.
HTTT là tài sản quý đối với mỗi DN, việc quản lý và sử dụng tốt HTTT đem lại
lợi ích cho các DN, là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo
sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
HTTT đạt hiệu quả tốt giúp cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn,
phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh cho các DN.
c. Hệ thống thông tin quản lý kho hàng
• Khái niệm hàng hóa: Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính
trị. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dáng xác định trong không
gian và có thể trao đổi, mua bán được. Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có

thể trao đổi, mua bán được.
• Kho hàng
Kho hàng là nơi mà lưu giữ và chứa hàng hóa, nó thực hiện các chức năng sau
đây:
- Tập hợp hàng hóa để vận chuyển
- Cung cấp và trộn hàng hóa
Các hoạt động trong kho hàng được mô tả và sắp xếp như trong hình dưới đây:
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
13
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
Sơ đồ 2.3: Hoạt động quản lý kho hàng
(Nguồn: )
• Hệ thống thông tin quản lý kho hàng
Là một hệ thống có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về nhập xuấthàng
hóa trong kho để từ đó có thể quản lý dễ dàng. Giúp công ty, doanh nghiệpthực hiện
công tác quản lý hàng hóa được chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Hệ thống
quản lý kho hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức, các thông tin do
hệ thống quản lý kho hàng mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên
quan đến quản lý hàng hóa tại tổ chức, DN.
Tin học hóa công tác quản lý kho hàng sẽ giúp cho quá trình quản lý hàng hóa tại
DN cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về hàng hóa trong kho hàng
nhanh chóng, chính xác…
2.1.2. Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
a. Xây dựng hệ thống thông tin
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
14
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
 Quy trình chung xây dựng HTTT
• Tin học hóa hoạt động của tổ chức bao gồm
- Tin học hóa từng phần: Tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tự

- Tin học hóa toàn bộ: Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý
• Lựa chọn phương pháp thích hợp phải đảm bảo:
- Mang lại hiệu quả kinh tế
- Dễ thực hiện
- Phù hợp với khả năng của tổ chức
 Các công đoạn xây dựng HTTT
• Khảo sát
- Hệ thống hiện tại đang làm gì
- Đưa ra đánh giá về hiện trạng
- Xác định yêu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu của sản phẩm
- Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo
- Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian….
• Phân tích
- Phân tích hệ thống về xử lý: Xây dựng các biểu đồ mô tả logic chức năng của HT
- Phân tích hệ thống về dữ liệu
• Thiết kế
Chuyển các biểu đồ mức logic sang biểu đồ mức vật lý gồm các công việc:
- Thiết kế tổng thể
- Thiết kế giao diện
- Thiết kế kiểm soát
- Thiết kế các tập tin dữ liệu
- Thiết kế chương trình
• Cài đặt
- Lập kế hoạch cài đặt
- Biến đổi dữ liệu
- Huấn luyện
- Biên soạn tài liệu về hệ thống
 Các nguyên tắc trong xây dựng HTTT
• Nguyên tắc xây dựng theo chu trình
- Quy trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn tương ứng với nhiều

nhiệm vụ
- Công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước. Phải tuân theo
nguyên tắc tuần tự không bỏ dở công đoạn nào.
- Sau mỗi công đoạn trên cơ sở phân tích đánh giá, bổ sung phương án được
thiết kế, có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới
chuyển sang công đoạn tiếp theo theo cấu trúc chu trình.
• Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy
- Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và HTTT
- Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng
- Thông tin cho lãnh đạo phải tổng hợp có tính bao quát cao, có tính chiến
lược
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
15
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
- Thông tin cho cán bộ điều hành tác nghiệp phải chi tiết, chính xác và kịp
thời.
- Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý
• Tiếp cận hệ thống
Yêu cầu phương pháp
- Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ
của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.
Khi khảo sát phân tích HTTT:
- Phải xem xét doanh nghiệp như một hệ thống thống nhất về kinh tế, kỹ thuật
và tổ chức, sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực
- Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể
b. Phát triển hệ thống thông tin
• Lý do dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Khi doanh nghiệp chưa có HTTT thì phát triển HTTT là một tất yếu do những
yếu kém và tồn tại của HTTT thủ công
Khi doanh nghiệp đã có HTTT nhưng phát hiện những yếu kém của HTTT hiện

tại và những yêu cầu cho tương lai như:
- Những vấn đề về quản lý
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý
- Sự thay đổi của công nghệ
- Sự thay đổi sách lược chính trị
• Nguyên tắc phát triển HTTT
Sử dụng các mô hình:
- Mô hình logic: Cái gì? Để làm gì?
- Mô hình vật lý ngoài: Cái gì? ở đâu? Khi nào?
- Mô hình vật lý trong: Như thế nào?
Chuyển từ cái chung sang cái riêng:Đơn giản hóa, đi từ cái chung đến cái chi
tiết. Mô hình hóa hệ thống bằng các chi tiết
Chuyển mô hình: Từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô
hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
• Các công đoạn của phát triển HTTT
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
- Làm rõ yêu cầu
- Đánh giá tính khả thi
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại
- Chuẩn đoán và xác định những yếu tố giải pháp
- Đánh giá lại tính khả thi
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
16
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
- Sửa đổi đề xuất của dự án
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế xử lý
- Thiết kế các dòng vào
- Hoàn chỉnh tài liệu logic
- Hợp thức hóa mô hình logic
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
- Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học
- Xây dựng các phương án của giải pháp
- Đánh giá các phương án của giải pháp
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo các phương án của giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra
- Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Chuẩn bị và trình bày báo các thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
- Lập kế hoạch thực hiện kế hoạch
- Thiết kế vật lý trong
- Lập trình
- Thử nghiệm kiểm tra
- Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
- Lập kế hoạch cài đặt
- Chuyển đổi
- Khai thác và bảo trì
- Đánh giá
c. Công cụ để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin
Trên thực tế có rất nhiều công cụ để xây dựng và phát triển hệ thống thông tin

như C#, java, Visual Basic, Microsoft Access, SQL sever… Tuy nhiên trong thời gian
thực tập tại công ty TNHH Hà Thủy và quá trình khảo sát hệ thống quản lý kho hàng
tại công ty em thấy rằng sử dụng Visual Basic kết hợp với ngôn ngữMicrosoft SQL để
quản lý kho hàng của công ty là thích hợp nhất vì:
Visual Basic là sản phẩm của Microsof một thành phần của bộ Visual Studio. Là
một ngôn ngữ dùng để xây dựng các ứng dụng chạy trên môi trường Windows cung
cấp các công cụ thuận lợi cho việc tạo ra các giao diện. Visual Basic cung cấp các đối
tượng dữ liệu Activex cho phép kết nối với các tập tin cơ sở dữ liệu và cho phép truy
cập dữ liệu dễ dàng hơn và nhiều tiện ích khác…
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
17
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
SQL là công cụ dùng để tổ chức, quản lý và truy xuất dữ liệu được lưu trữ trong
các (cơ sở dữ liệu) CSDL. Với SQL người dùng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác
truy suất, bổ sung, cập nhật và loại bỏ dữ liệu trong các CSDL. SQL có thể được dùng
để cấp phát và kiểm soát các thao tác của người sử dụng trên CSDL, đảm bảo sự an
toàn cho dữ liệu. Người sử dụng có thể dễ dàng thông qua các trình tiện ích để gửi các
yêu cầu dưới dạng các câu lệnh SQL đến CSDL và nhận kết quả trả về từ CSDL.
2.1.3. Phân định nội dung nghiên cứu.
- Tìm hiều tình hình hoạt động, ứng dụng HTTT quản lý kho hàng hiện tại của
công ty TNHH Hà Thủy.
- Tìm ra các mặt đã làm được và chưa làm được của HTTT quản lý kho hàng
hiện tại của công ty từ đó nghiên cứu đưa ra giải pháp hoàn thiện HTTT quản
lý kho hàng cho công ty
2.2. Phân tích, đánh giá, thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công
ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy
2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Hà Thủy
Tên đầy đủ doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy.
Tên giao dịch quốc tế:HaThuy company limited
Tên viết tắt:HT CO.LTD

Mã số thuế:0101105104
Giấy phép kinh doanh số:1012002011
Cơ quan cấp:Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội
Địa chỉ trụ sở chính: 37A - Trần Hữu Tước - Nam Đồng - Đống Đa - Hà Nội
2 chi nhánh trực thuộc: 281 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội
511 Lạc Long Quân – Hà Nội
Điện thoại: (+84-4) 3562 8377
Năm thành lập: 2001
Vốn điều lệ: 10 tỷ đồng
Gmail :
Loại hình doanh nghiệp:Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên
Người đại diện: Giám Đốc
• Qúa trình hình thành và phát triển của công ty
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
18
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
Công ty TNHH Hà Thủy được thành lập năm 2001 hoạt động chính trong lĩnh
vực buôn bán xe máy và các phụ tùng thay thế, bảo hành, bảo dưỡng xe máy. Công ty
thành lập với vốn điều lệ ban đầu là 10 tỉ đồng và bao gồm 1 giám đốc, 1 phó giám
đốc và 10 nhân viên nhưng đến nay đã tăng lên 54 nhân viên cho các cửa hàng và kho.
Năm 2012 công ty TNHH Hà Thủy đặt ra mục tiêu khẳng định trở thành doanh
nghiệp cung cấp các dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhất, các mặt hàng luôn đảm
bảo chất lượng, đúng về chủng loại, mẫu mã và được bảo hành chính hãng.
• Chiến lược, định hướng phát triển và mục tiêu của công ty trong thời gian tới:
Mở rộng thị trường kinh doanh xe máy sang các nươc như Lào, Campuchia,
Thái Lan, Banglades… Và tương lai xa có thể phát triển, mở rộng thị trường hơn nữa.
Tăng doanh thu và lợi nhuận, tạo môi trường làm việc thoải mái cho CBNV của công
ty, phát huy văn hóa doanh nghiệp ngày càng mạnh mẽ và không ngừng nâng cao tính
tự giác, sáng tạo của nhân viên để đem đến cho khách hàng các dịch vụ, sản phẩm và
sự phục vụ nhiệt tình, tốt nhất. Công ty TNHH Hà Thủy cam kết luôn phục vụ khách

hàng với chất lượng tốt nhất, giá cả cập nhật đem đến cho khách hàng những sự lựa
chọn phù hợp nhất khi đến với công ty.
• Bộ máy tổ chức
Nhân sự và phòng ban:
Bao gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc và 54 nhân viên làm việc tại 5 phòng ban. Các
phòng ban bao gồm :
- Ban giám đốc
- Phòng kinh doanh- bán hàng
- Phòng tài chính - kế toán
- Phòng kỹ thuật
- Bộ phận kho
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
19
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
• Sơ đồ cấu trúc tổ chức
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ cấu trúc tổ chức tại công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy
• Chức năng phòng ban của công ty TNHH Hà Thủy
Ban giám đốc: Điều hành hoạt động của công ty, quyết định các vấn đề liên
quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch
kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, quyết định về nhân sự. Chịu trách nhiệm
trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình và hỗ trợ
phát triển hệ thống phân phối,phát triển thị trường.
Phòng kinh doanh – bán hàng: Khai thác các nghiệp vụ, thực hiện các dịch
vụ khách hàng, chăm sóc khách hàng. Nghiên cứu xây dựng chiến lược kinh doanh dài
hạn, trung hạn, ngắn hạng, kế hoạch hoạt động và kế hoạch kinh doanh hàng năm,
hàng quý, hàng tháng của công ty. Chủ động tìm kiếm đối tác và thực hiện, quản lýcác
hợp đồng mua hàng. Thực hiện các chương trình xúc tiến bán hàng và chính sách bán
hàng. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng. Quản lý các hợp đồng bán hàng và
trực tiếp bán hàng.
Phòng kỹ thuật: Kiểm tra các thiết bị phụ tùng nhập về, tiến hành chạy thử

sản phẩm và sửa chữa sai xót nếu có. Bảo dưỡng, bảo trì sản phẩm khi có yêu cầu của
khách hàng.
Phòng kế toán –tài chính: Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán,
tài chính của Công ty theo phân cấp và các quy chế, quy định của công ty TNHH Hà
Thủy và các quy định của Nhà nước. Quản lý toàn bộ các loại quỹ của Công ty theo
đúng quy định của công ty TNHH Hà Thủy và của Nhà nước. Thực hiện thu chi và
hạch toán thu chi theo quy định. Thực hiện chế độ báo cáo tài chính và lưu trữ, bảo
quản đầy đủ chứng từ kế toán ban đầu theo quy định hiện hành. Xây dựng kế hoạch tài
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
20
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
chính hàng năm. Quyền hạn quyết định về nghiệp vụ tài chính kế toán theo chính sách
của TCT và quy định của Nhà nước.
Bộ phận kho: Kiểm soát hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho. Kiểm soát chặt
chẽ các điều kiện bảo quản, vận chuyên theo các nguyên tắc để đảm bảo hàng hóa của
công ty không bị hư hại, trầy xước khi đến tay người mua.Chịu trách nhiệm kiểm kê
định kỳ, lập báo cáo, biên bản đề xuất xử lý nếu có sự chênh lệch giữa sổ sách và thực
tế và hực hiện các hoạt động có liên quan khác. Hỗ trợ cho công tác dự báo hàng tồn
trong kho tại công ty.
2.2.2. Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Hà Thủy
Khi mới thành lập công ty TNHH Hà Thủy chuyên kinh doanh về lĩnh vực buôn
bán xe máy và chỉ tập trung phát triển trong lĩnh này. Nhưng hiện nay công ty đã mở
rộng thêm lĩnh vực kinh doanh nhằm phát triển thị trường và đa dạng hóa khách hàng
hơn cho công ty. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty tại thời điểm hiện tại bao gồm:
STT Tên ngành nghề kinh doanh của công ty
1 Buôn bán xe máy và các phụ tùng thay thế
2 Bảo dưỡng, bảo trì xe máy và các phụ tùng thay thế
3 Bán bảo hiểm xe máy
4 Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng
5 Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa

6 Lắp ráp các sản phẩm cơ khí
Bảng 2.1: Các ngành nghề kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy
• Tình hình kinh doanh:
Trong 3 năm trở lại đây tình hình doanh của công ty luôn trên đà đi lên, doanh
thu luôn đạt thậm chí vượt mục tiêu đề ra. Khách hàng của công ty ngày một đông
hơn, đa dạng hơn và tin tưởng vào chất lượng sản phẩm của công ty
Đơn Vị:Việt Nam Đồng
Năm Doanh thu thuần Lợi nhuận thuần
2009 106,073,925,859 151,341,813
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
21
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
2010 145,357,900,000 8,687,013,500
2011 154,357,850,000 9,272,010,250
Bảng 2.2: Doanh thu và lợi nhuận thuần từ năm 2009 đến năm 2011
Doanh thu thuần của công ty không ngừng tăng lên năm 2010 đạt 145,3579 tỷ
VND tăng 37% so với năm 2009 tương ứng tăng 39,2839742 tỷ VND và năm 2011
tiếp tục tăng 6% so với năm 2010 tương ứng tăng 8,99995 tỷ VND
Lợi nhuận thuần của công ty năm 2010 đạt 8,687013500 tỷ VND tăng 8,535671
tỷ VND so với năm 2009 và năm 2011 tăng 6,73% so với năm 2010 tương ứng tăng
58,499675 triệu VND
 Có được kết quả kinh doanh trên một phần là nhờ hiệu quả của việc ứng dụng
CNTT, HTTT, TMĐT trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty mang
lại.
2.2.3. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin và thương mại
điện tử trong công ty
Nắm bắt được tình hình phát triển của khoa học công nghệ và tầm quan trọng của
việc ứng dụng CNTT, TMĐT đối với hoạt động kinh doanh của công ty. Ban giám đốc
công ty TNHH Hà Thủy đã cho triển khai bắt đầu ứng dụng CNTT, TMĐT từ năm
2003 và đến năm 2008 đã sử dụng các phần mềm ứng dụng để tính toán, quản lý hoạt

động kinh doanh của công ty. Hiện tại công ty có 1 máy chủ được đặt tại phòng giám
đốc và 15 máy tính để bàn và 4 máy tính xách tay. Trong đó:
- Phòng giám đốc có 1 máy chủ và 2 máy tính xách tay.
- Phòng kế toán tài chính có 4 máy tính để bàn, 1 máy tính xách tay
- Phòng kinh doanh và bán hàng có 6 máy tính để bàn và 1 máy tính xách tay.
- Bộ phận kho có 3 máy tính để bàn
- Phòng kỹ thuật có 2 máy tính để bàn.
- Số máy tính được kết nối vào mạng nội bộ: 19 máy
- Số máy tính kết nối internet: 19 máy
- Số phòng ban được kết nối vào mạng nội bộ: 5 phòng ban
- Các hệ điều hành sử dụng cho máy chủ và các máy tính trong công ty: Windows
XP
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
22
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
Phương thức thu thập và truyền nhận thông tin của công ty: Sử dụng đường
truyền của mạng Lan và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới và
giữa nhân viên các phòng ban với nhau.Công ty chưa có phòng ban, bộ phận chỉ có 1
cán bộ chuyên trách quản trị mạng và các HTTT riêng. Vấn đề này được xen kẽ trong
công việc của các phòng ban có sử dụng HTTT, hệ mạng, phần mềm…
• Gian hàng của công ty chủ yếu dùng để giới thiệu sản phẩm, các dịch vụ của công ty
đối với khách hàng, quảng bá, hay giới thiệu một số chương trình khuyến mãi, giảm
giá. Theo điều tra ý kiến của cán bộ chuyên trách CNTT ta được sơ đồ đánh giá mức
độ nội dung gian hàng điện tử của công ty TNHH Hà Thủy như sau:
Biểu đồ 2.1:Nội dung gian hàng điện tử của công ty trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy
• Về phần mềm: Bao gồm các phần mềm quản lý văn phòng cơ bản như Word 2003,
2007, Excel 2003, phần mềm chuyên dụng của công ty được cài đặt cho một số máy
tính để quản lý các báo cáo, chứng từ, kế toán, văn phòng, tình hình hoạt động kinh
doanh…Điều tra phỏng vấn trực tiếp nhân viên sử dụng máy ta có bảng sau:
Biểu đồ 2.2: Mức độ sử dụng mạng máy tính trong công ty trách nhiệm hữu hạn

Hà Thủy.
Chương trình phòng chống bảo vệ cho mạng: Sử dụng FireWall (cứng và
mềm),BKAV Pro, Avast, Antivirut
• Phần mềm kế toán MISA: Phần mềm kế toán phản ánh hiện trạng và sự biến động về
vốn, tài sản của doanh nghiệp dưới dạng tổng quát hay nói cách khác là phản ánh các
dòng vật chất và dòng tiền tệ trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với môi trường
kinh tế bên ngoài. Sản phẩm của kế toán tài chính là các báo cáo tài chính
• 100% CBNV tại công ty có trình độ từ trung cấp trở lên.
• Phần lớn CBNV cho rằng việc ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT vào hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp là cần thiết
• 55,55% CBNV tại công ty thành thạo tin học văn phòng
• Về nhận thức tầm quan trọng cuả việc ứng dụng CNTT, HTTT, TMĐT: Ban giám đốc
và các nhân viên đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT, HTTT,
TMĐT đối với quá trình kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp. Công ty đã có sự
đầu tư cho các nghiệp vụ có thể tự động hóa bằng các phần mềm, hệ thống…. Sau khi
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
23
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
phỏng vấn 20 cán bộ nhân viên (CBNV) công ty về mức độ quan trọng của việc ứng
dụng CNTT, HTTT đối với hoạt động của công ty em có được kết quả như sau:
Đơn vị: phần trăm (%)
Biểu đồ 2.3:Đánh gía mức độ quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ
thống thông tin, thương mại điện tử của cán bộ nhân viên
2.2.4. Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty
trách nhiệm hữu hạn Hà Thủy.
• Năm 2008 khi bắt đầu ứng dụng CNTT, HTTT vào hoạt động kinh doanh của công ty
thì công tác quản lý kho hàng đã được thực hiện trên phần mềm quản lý Excel 2003.
Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty TNHH Hà Thủy được cán bộ
thủ kho trực tiếp điều hành. Dữ liệu hàng xuất/nhập kho được lưu trữ trên các file
Excel, cuối tháng thủ kho tập hợp số lượng hàng xuất/nhập/tồn và được gửi tới phòng

kinh doanh- bán hàng để tính kết quả hoạt động kinh doanh. Với hệ thống thông tin
quản lý kho hàng hiện tại công tác đặt hàng với nhà cung cấp và nhận đơn đặt hàng từ
khách hàng được giao cho bộ phận kinh doanh- bán hàng. Hệ thống thông tin quản lý
kho hàng bằng Excel của công ty được cài đặt trên máy tính để bàn nhãn hiệuSamsung
Syncmaster 743NX với các thông số: intel (R) pentium (R) dual CPU. T3400
@2,16GHZ. 2,16GHZ, 0,99GB of RAM…Hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện
tại của công ty đã thực hiện được một số chức năng như sau:
- Lưu trữ, cập nhật thông tin hàng xuất- nhập- tồn.
- Tìm kiếm thông tin hàng tồn trong kho, hàng xuất, hàng nhập theo
ngày, theo tháng, theo năm và theo mã hàng.
- Kiểm soát số lượng hàng xuất- nhập- tồn.
- Hỗ trợ công tác lập báo cáo tổng hợp chi tiết hàng xuất-nhập-tồn
Theo đánh giá của cán bộ thủ kho thì chức năng của hệ thống quản lý kho hàng
bằng phần mềm quản lý Excel tại công ty được thể hiện dưới biểu đồ sau
Đơn vị: Phần trăm (%)
Biểu đồ 2.4: Mức độ thực hiện chức năng quản lý kho hàng bằng phần mêm Excel
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
24
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Thương mại
- Các thông tin về hàng hóa trong kho được lưu trữ bằng các file Excel trên máy
tính hoặc lưu trên các ổ đĩa cứng tại bộ phận quản lý kho hàng. Thông tin hàng
hóa được lưu trữ dưới các bản ghi, khung hàng nhập, xuất, tồn ứng với từng mã
hàng, tên hàng, số lượng nhập, số lượng, đơn giá.
- Khi có yêu cầu của cấp trên bộ phận quản lý kho hàng tiến hành sao lưu dữ liệu
ra các văn bản, sổ sách để quản lý.
- Các phiếu xuất/nhập kho được lưu trữ dưới dạng văn bản, giấy tờ do thủ kho
quản lý.
2.2.5. Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng tại công ty
trách nhiêm hữu hạn Hà Thủy.
Thông qua việc phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại

của công ty TNHH Hà Thủy bằng phần mềm quản lý Excel ở trên em nhận thấy rằng
việc quản lý kho hàng của công ty TNHH Hà Thủy còn rất cồng kềnh và không linh
hoạt, các công việc còn trùng lặp giữa các phòng ban. Thủ kho phải thực hiện rất nhiều
các công việc và lặp lại nhiều lần.
Tại 2 chi nhánh của công ty bộ phận quản lý kho của mỗi chi nhánh thực hiện
các tác nghiệp riêng biệt bằng các phần mềm quản lý như excel 2003; excel 2007.
Theo như đánh giá của 2 cán bộ thủ kho của 2 chi nhánh thì phần mềm quản lý kho
hiện tại của công ty đã đảm bảo quản lý tốt được các hàng tồn chi tiết, thống kê số
lượng hàng nhập, hàng xuất. Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất của bộ phận đó là công tác
quản lý, tập hợp chi tiết các hàng tồn để cho ra bảng tồn kho tổng hợp. Hiện tại công
việc trên phải thực hiện một cách thủ công, rất mất thời gian. Giữa hai kho hàng tại hai
chi nhánh của công ty chưa có sự liên kết chặt chẽ vì vậy phải theo dõi, cập nhật
thường xuyên lượng hàng nhập, xuất của cả hai kho trong ngày để thông báo tình trạng
của cả hai kho khi có sự lưu chuyển hàng hóa.
Như vậy đánh giá về các mặt cụ thể các thành phần của hệ thống thông tin quản lý kho
hàng hiện tại của công ty TNHH Hà Thủy như sau:
Về phần cứng: Theo như điều tra từ cán bộ thủ kho và cán bộ chuyên trách
CNTT của công ty thì kể từ khi đưa vào hoạt động đến bây giờ hệ thống phần cứng
máy tính của máy tính thực hiện công việc quản lý kho hàng chạy đương đối ổn định,
ít bị hỏng hóc. Dưới đây là kết quả điều tra nhân viên bộ phận kho của công ty về
Sinh viên: Nguyễn Thị Khuyên GVHD: PGS.TS Đàm Gia Mạnh
25