CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦUBỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
(BÁO CÁO TỔNG HỢP)
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦU-BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ

Danh sách nhóm thực tập lớp: 1505LTHA,B
1 Tăng Thị Bình

3 Đinh Đức Tồn

2 Nguyễn Thị Hiền

4 Bàn Thị Tuyết

Người hướng dẫn:
1 Vi Thanh Nam

(Cán bộ hướng dẫn tại cơ quan, tổ chức)

2 Th.s Nguyễn Ngọc Linh (Giảng viên hướng dẫn)

Hà Nội, 2019
1


MỤC LỤC

2

A.PHẦN MỞ ĐẦU
1. Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt thực tập tốt nghiệp
1.1. Mục đích của đợt thực tập tốt nghiệp
Mục đích chủ yếu và khái quát của đợt thực tập đó là bồi dưỡng kiến thức và
kinh nghiệm thực tế cho sinh viên, rèn luyện các kỹ năng về nghiệp vụ cũng như
các kỹ năng mềm cho sinh viên. Và cuối cùng là xây dựng lên tình u đối với
nghề lưu trữ cho sinh viên thơng qua các mục đích cụ thể sau đây:
- Thứ nhất, tiếp cận trực tiếp với không gian và môi trường thực tế. Q trình
thực tập giúp sinh viên có điều kiện được tiếp xúc với ngành nghề mà mình đã
chọn thơng qua mơi trường làm việc khác nhau. Ngồi kiến thức đã học, sinh
viên được thực tập tại không gian làm việc công sở, khoa học và thiết thực cho
công việc của mình sau này. Bởi khơng có gì bằng tận mắt nhìn, tận tay làm và
tự mình rút ra kinh nghiệm. Kiến thức lúc này sẽ trở nên hữu ích và sinh động
khi sinh viên được tiếp cận thực tế, phát huy khả năng sáng tạo của bản thân.
- Thứ hai, trực tiếp làm quen với các khâu nghiệp vụ lưu trữ mà mình đang
theo học. Nắm rõ lí thuyết về các nghiệp vụ lưu trữ, lần thực tập này sẽ là cơ
hội để sinh viên phát huy vốn kiến thức sẵn có của mình thơng qua cơng việc cụ
thể. Mỗi sinh viên sẽ được quan sát và làm quen với các khâu nghiệp vụ của lưu
trữ. Từ đó, sinh viên sẽ hình dung cụ thể và tường minh hơn cơng việc mình
phải làm, đây là bước đệm cho công việc sau này.
- Thứ ba, nâng cao nhận thức về trách nhiệm của bản thân đối với ngành lưu
trữ. Khi được quan sát tác phong làm việc kỉ luật, khoa học, đúng quy trình, mỗi
sinh viên sẽ nhận thấy tầm quan trọng của ngành nghề mà mình lựa chọn. Cơng
tác lưu trữ có vai trị hết sức quan trọng trong hoạt động của cơ quan tổ chức. Vì
thế, sinh viên tự nhận thức được trách nhiệm của mình phải đảm nhận. Đó là
phải có trình độ chun mơn, có phẩm chất đạo đức tốt, có lịng u nghề và sức
sáng tạo trong công việc.
- Thứ tư, vận dụng kiến thức chuyên môn đã học để trực tiếp tham gia làm

những công việc được phân công. Khi thực tập, mỗi sinh viên sẽ được các cán


bộ hướng dẫn phân công công việc cần phải làm, từ đó, sinh viên sẽ hiểu hơn về
lí thuyết. Thực hành làm những cơng việc mà mình đã học sẽ giúp sinh viên
nhận ra được nhiều điều bổ ích có thể giống hoặc khơng giống với lí thuyết. Từ
đó trau dồi tư duy, khả năng sáng tạo nhạy bén và linh hoạt trong công việc.
- Thứ năm, biết tổ chức cơng việc cá nhân và của tập thể. Mục đích của đợt
thực tập còn là giúp sinh viên biết tổ chức khoa học công việc của cá nhân cũng
như công việc của nhóm. Khi làm việc và trải nghiệm, sinh viên sẽ biết cơng
việc của mình nên sắp xếp như thế nào là hợp lí. Đồng thời cũng nhận thức được
quy trình tổ chức cơng việc của tập thể sẽ diễn ra như thế nào.
- Thứ sáu, vận dụng các kỹ năng mềm trong văn hóa cơng sở. Mỗi sinh viên
đều được trang bị về kỹ năng mềm trong môi trường làm việc. Thông qua môi
trường làm việc khác nhau, sinh viên sẽ có những cách giao tiếp và ứng xử phù
hợp. Đồng thời cũng là để rèn khả năng xử lí tình hướng, ứng biến trong mọi
vấn đề của công việc.
1.2.Ý nghĩa của đợt thực tập
Mỗi đợt thực tập đều có ý nghĩa quan trọng trong việc thúc đẩy khả năng,
trau dồi tri thức cho sinh viên. Thực tập mang lại cho sinh viên những kinh
nghiệm và cơ hội tiếp xúc công việc. Cũng là cơ hội thử lửa, rèn nghề cho sinh
viên, là phép thử ban đầu xem sinh viên đó có đủ năng lực và tố chất với nghề
lưu trữ. Thực tập là một “cơ hội vàng” để thử nghề, rèn nghề với sinh viên.
Các hoạt động thực tiễn thêm một lần nữa giúp sinh viên hiểu được mình sẽ
làm cơng việc như thế nào sau khi ra trường và có những điều chỉnh kịp thời,
cùng với chiến lược rèn luyện phù hợp hơn. Quá trình áp dụng các kiến thức học
được trong nhà trường vào thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết được điểm
mạnh, điểm yếu của mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để
đáp ứng nhu cầu cơng việc. Thực tập giúp sinh viên định hướng tương đúng đắn
hơn.

4


Vì vậy, dù gặp nhiều khó khăn, các bạn sinh viên cũng nên tham gia, cùng
trau dồi và cố gắng. Thành quả sẽ đến với những người có ý chí, dám đương đầu
và vượt qua thất bại.
2.Khó khăn, thuận lợi trong q trình thực tập
2.1. Khó khăn
- Do kinh nghiệm của mỗi sinh viên cịn yếu, nên thực hiện cơng việc được giao
cịn gặp nhiều khó khăn.
- Mơi trường làm việc khắt khe và kỉ luật sẽ khó để thích nghi. Do là một nơi
làm việc với khối lượng công việc nhiều, cần chỉnh lý khối lượng văn bản nhiều,
vì vậy, tác phong làm việc phải luôn luôn nhanh nhẹn, tháo vát.
- Tính chất cơng việc và độ bảo mật thông tin rất cao, việc xin tài liệu để phục
vụ cho bài báo cáo là một vấn đề nhạy cảm và khó khăn, cần được xem xét rất
nhiều.
- Cán bộ hướng dẫn chỉ bảo còn một số vấn đề vẫn chưa cụ thể và không được
thông suốt. Do cán bộ lưu trữ phải giải quyết quá nhiều công việc nên việc chỉ
dẫn cho sinh viên kỹ lưỡng là một điều khó khăn.
- Khối lượng cơng việc nhiều nên gây khó khăn trong quá trình lĩnh hội.
2.2. Thuận lợi
- Cán bộ hướng dẫn là người có chun mơn cao, nghiệp vụ vững chắc giúp sinh
viên lĩnh hội được nhiều điều bổ ích, dạy rất nhiều về nghiệp vụ. Cán bộ hướng
dẫn còn là người hòa đồng, thân thiện nên việc truyền đạt cho sinh viên rất dễ
hiểu.
- Không gian làm việc thoáng mát, khoa học và nề nếp giúp sinh viên trau dồi
tính cách và trách nhiệm của bản thân nếu muốn trở thành một cán bộ văn thư
lưu trữ.
- Các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện một cách khoa học và bài bản, đúng với

Luật định. Do vậy, giúp sinh viên tiếp thu được một cách hiệu quả nhất về các
quy trình, nghiệp vụ.

5


- Văn hóa cơng sở ở mơi trường làm việc rất được chú trọng. Văn hóa trong cơ
quan đối với cấp trên, cấp dưới và ngang hàng đều được đề cao. Vì thế sinh viên
học được rất nhiều lễ nghi và phép tắc tại đây.
- Điều quan trọng nữa là tất cả các cán bộ tại đây đều là những người có phẩm
chất đạo đức tốt, có tâm với nghề, nhiệt huyết với cơng việc. Họ ln có ý thức
chấp hành nhiệm vụ được giao một cách cẩn thận và chu đáo. Vì vậy, sinh viên
cũng học hỏi được những đức tính tốt đẹp đó.

6


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành khóa thực tập được thuận lợi,chúng em xin được gửi lời
cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, Cục Quản lý Đấu
thầu trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã đồng ý cho em được thực hiện quá
trình thực tập tại Cục Quản lý Đấu thầu. Chúng em đã nhận được rất nhiều sự
giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ tại đây. Đặc biệt, chúng em xin
được gửi lời cảm ơn chân thành đến cán bộ …………đã giúp đỡ và hướng dẫn
chúng em rất tận tình trong suốt quá trình kiến tập. Bên cạnh đó, chúng em xin
được gửi lời cảm ơn tới các cán bộ công chức, viên chức tại Cục Quản lý đấu
thầu và phía Cơng ty đã tạo điều kiện cho chúng em trong q trình tìm hiểu và
khai thác thơng tin phục vụ bài báo cáo thực tập.Với thời gian hạn hẹp, kiến
thức cịn nhiều thiếu xót nên chúng em rất mong được sự đóng góp của các cán
bộ cũng như các giảng viên trong KhoaVăn thư lưu trữ.

Một lần nữa, chúng em xin được gửi lời tri ân sâu sắc nhất đến Giảng viên
hướng dẫn của chúng em là cô Nguyễn Thị Ngọc Linh. Trong thời gian thực tập,
cô đã sát sao hướng dẫn, chỉ bảo và quan tâm đến chúng em. Cám ơn cô đã giúp
đỡ chúng em để chúng em có thể hồn thành tốt khóa thực tập tốt nghiệp.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 22 tháng 4 năm 2019

7


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHÂN LƯU TRỮ VIỆT
NAM VÀ CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦU – BỘ KẾ HOẠC VÀ ĐẦU TƯ
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam và Cục Quản lý Đấu
thầu

1.1.1. Giới thiệu về Công ty cổ phần lưu trữ Việt Nam.
(phụ lục 01)
Trưởng thành xuất phát từ vị trí vai trị của cơng tác lưu trữ và xu thế phát
triển của đất nước, Công ty Cổ phần lưu trữ Việt Nam đã thực sự lớn mạnh và
vươn lên trở thành một trong các công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ hoạt
động lưu trữ, bên cạnh hoạt động chính chuyên về chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cơng
ty cịn có các dịch vụ Bảo quản tài liệu lưu trữ như: Khử trùng, khử axit tài liệu,
tu bổ phục chế tài liệu, Nhập tài liệu vào cơ sở dữ liệu, Lập phông bảo hiểm tài
liệu,số hóa tài liệu Hủy tài liệu, Vệ sinh tài liệu, Cho thuê kho chứa tài liệu; dịch
vụ Đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ thư ký văn phòng, cung cấp
phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, phần mềm tra

cứu tài liệu;dịch vụ Cung cấp Vật tư. Trang thiết bị lưu trữ…
1.1.2. Giới thiệu về Cục Quản lý Đấu thầu.
a) Hoàn cảnh lịch sử, nguyên nhân thành lập Cục Quản lý đấu thầu.
Cục quản lý đấu thầu trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trước năm 1995
và cho đến năm 2003, Cục quản lý đấu thầu có tên là: Văn phịng xét thầu quốc
gia.
Ngày 06/6/2003 Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số
61/2003/NĐ-CP Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (theo đó, tại Nghị định này: cơ quan Văn phòng xét
thầu quốc gia được đổi tên thành: Vụ Quản lý đấu thầu).
Ngày 14/11/2008 Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số
116/2008/NĐ-CP Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức

8


của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (và cũng tại Nghị định này một lần nữa Vụ Quản lý
đấu thầu được đổi tên thành: Cục Quản lý đấu thầu).
Ngày 07/4/2009 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành Quyết định
số 438/QĐ-BKH về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của
Cục Quản lý đấu thầu.
Ngày 25/7/2017 Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 86/NĐ-CP
về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Kế
hoạch và Đầu tư.
Theo đó, ngày 21/12/2017 Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành
Quyết định số 1858/QĐ-BKHĐT về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục quản lý đấu thầu. Như vậy, Văn phòng xét thầu quốc
gia và Vụ Quản lý đấu thầu là tiền thân của Cục Quản lý đấu thầu hiện nay.
b) Chức năng, nhiệm vụ - quyền hạn cục Cục Quản lý Đấu thầu:
* Chức năng:

Cục Quản lý Đấu thầu là đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ
trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đấu thầu và về đầu tư theo hình
thức đối tác cơng tư (PPP).
Cục Quản lý đấu thầu có tư cách pháp nhân; có con dấu riêng và tài khoản
cấp 2; kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp và được tổng hợp trong dự
toán hàng năm của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Quản lý đấu thầu:
-Tổ chức nghiên cứu, soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật về đấu thầu
và PPP để trình các cơ quan chức năng ban hành theo thẩm quyền.
-Tổ chức phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện các quy định của
pháp luật về đấu thầu, về PPP và các cam kết quốc tế về đấu thầu mà Việt Nam
là thành viên; hướng dẫn xử lý tình huống trong đấu thầu.
-Tổ chức thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư, kết quả lựa
chọn nhà đầu tư và phương án lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư trong trường hợp

9


đặc biệt thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và các trường
hợp khác do Thủ tướng Chính phủ yêu cầu.
-Tổ chức thẩm định các nội dung về đấu thầu thuộc thẩm quyền quyết
định của Bộ trưởng.
-Thường trực giúp việc Hội đồng tư vấn giải quyết kiến nghị theo quy
định của pháp luật về đấu thầu.
-Tổ chức kiểm tra công tác đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu
thầu; tham gia các hoạt động thanh tra về đấu thầu và PPP theo yêu cầu của Bộ
trưởng.
-Theo dõi, giám sát hoạt động đấu thầu; đánh giá, tổng kết, báo cáo tình
hình thực hiện hoạt động đấu thầu và PPP trong phạm vi cả nước.
-Hợp tác quốc tế về đấu thầu; nghiên cứu, tham gia đàm phán nội dung

mua sắm chính phủ trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam dự kiến ký kết gia
nhập; điều phối triển khai thực hiện cam kết về mua sắm chính phủ trong các
điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
-Xây dựng, quản lý, hướng dẫn sử dụng hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
và đấu thầu qua mạng; quản lý hệ thống thông tin và các cơ sở dữ liệu về đấu
thầu, về PPP trên phạm vi cả nước.
-Quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng về đấu thầu.
-Tổ chức thi sát hạch cấp chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu; cấp,
cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề hoạt động đấu thầu; tổ chức bồi dưỡng
giảng viên đấu thầu và cấp chứng nhận bồi dưỡng giảng viên đấu thầu.
- Cung cấp dịch vụ đào tạo, bồi dưỡng, tư vấn, hỗ trợ nghiệp vụ về đấu
thầu, kiểm tốn về trình tự, thủ tục trong đấu thầu theo yêu cầu của tổ chức, cá
nhân.
-Xây dựng, quản lý và phát hành Báo Đấu thầu.
-Quản lý tổ chức, biên chế, tài sản được giao theo quy định của pháp luật
và phân cấp của Bộ.
-Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Bộ trưởng.
10


c) Cơ cấu tổ chức
Các đơn vị hành chính gồm:
1.Phịng Chính sách đấu thầu.
2. Phịng Đấu thầu.
3. Phịng Hợp tác quốc tế.
4. Văn phịng đối tác cơng tư (PPP).
5. Văn phòng Cục;
Các đơn vị sự nghiệp gồm:
6. Báo Đấu thầu;
7. Trung tâm Đấu thầu qua mạng quốc gia;

8. Trung tâm Hỗ trợ đấu thầu.
Biên chế công chức, viên chức và lao động hợp đồng hưởng lương từ
nguồn ngân sách nhà nước của Cục do Bộ trưởng quyết định.
1.2.

Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận lưu trữ trong Cục Quản lý Đấu thầu:
1.2.1.Tình hình tổ chức, chức năng của phịng lưu trữ.
Phịng lưu trữ thuộc Cục Quản lý Đấu thầu có chức năng tham mưu cho

Cục trưởng về quản lý công tác lưu trữ của các đơn vị hành chính, các đơn vị sự
nghiệp thuộc Cục Quản lý Đấu thầu.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng lưu trữ.
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Xây dựng, trình Cục ban hành các chế độ, quy định về công tác lưu trữ;
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật
và của Cục về công tác lưu trữ;
- Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch,
kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho công chức, viên chức
của Cục;

11


- Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê
tổng hợp về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;
- Thực hiện sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng về công tác văn thư, lưu
trữ.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêu
hủy tài liệu hết giá trị;
- Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc
gia;
* Cơ cấu tổ chức: Phòng lưu trữ thuộc Cục quản lý Đấu thầu gồm có 1
chức danh trưởng phòng và 2 cán bộ lưu trữ.
1.3.

Thành phần và nội dung của tài liệu thuộc phông lưu trữ Cục Quản
lý đấu thầu:
1.3.1.Thành phần tài liệu:
Thành phần tài liệu trong phông của Cục Quản lý đấu thầu chủ yếu là tài

liệu quản lý về lĩnh vực hành chính, tài liệu chuyên ngành Đấu thầu, chính sách
đấu thầu.
1.3.2.Nội dung của tài liệu:
Nội dung tài liệu trong phông chủ yếu phản ánh các hoạt động quản lý Nhà
nước về lĩnh vực hành chính, tài liệu chuyên ngành Đấu thầu và chính sách đấu thầu.
Tiểu kết: Qua chương I, chúng ta đã khái quát được lịch sử hình thành,
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty CPLTVN và Cục
Quản lý Đấu thầu cũng như bộ phận lưu trữ tại đây. Bên cạnh đó, chúng ta đã sơ
lược được thành phần, nội dung, tài liệu thuộc phông lưu trữ của Cục Quản lý
Đấu thầu. Đây là cơ sở lý luận để chúng ta đi đến tìm hiểu thực trang công tác
lưu trữ của Công ty CPLTVN và Cục Quản lý Đấu thầu ở Chương 2.
12

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM VÀ CỤC QUẢN LÝ ĐẤU THẦU-BỘ KẾ
HOẠCH ĐẦU TƯ
2.1. Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về Lưu trữ
Xây dựng các quy chế, quy định riêng cho công tác lưu trữ được Công ty
CP Lưu trữ Việt Nam và Cục Quản lý Đấu thầu quan tâm sát sao. Về quy chế
công tác lưu trữ của công ty CP lưu trữ Việt Nam được quy định tại Quyết định
số 16/2014/QD-HĐQT ngày 16 tháng 08 năm 2014.Việc chỉnh lý tài liệu hiện
nay được thực hiện theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5
năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Tuy nhiên, công văn nay chỉ
áp dụng đối với tại liệu hành chính, cịn đối với các tài liệu khác hiện nay thực
hiện chung theo quy trình chỉnh lý tài liệu giấy. Bởi vậy việc chỉnh lý TLLT của
Công ty CP Lưu trữ Việt Nam được thực hiện dựa trên Quyết định 128/QĐVTLTNN ngày 1/6/2009 của Cục trưởng cục Văn thư lưu trữ Nhà Nước.
Công ty CP Lưu trữ Việt Nam và Cục Quản lý Đấu thầu cũng đã rà soát
các văn bản đã ban hành khơng cịn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành
mới như: Xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm; quy chế công tác lưu trữ; quy
định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến tại cơ quan, tổ
chức; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan…
Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo Cơng ty và Cục Quản lý Đấu thầu đã tiếp tục
xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu
trữ, tập trung xây dựng Danh mục hồ sơ, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu
vào Lưu trữ.
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ
Công tác quản lý Phông lưu trữ được Công ty và Cục Quản lý Đấu thầu
chú trọng thực hiện bằng cách vận dụng các văn bản hướng dẫn về quản lý
Phông và các nghiệp vụ lưu trữ. Do tính chất của Phơng lưu trữ có nhiều hồ sơ,
tài liệu quan trọng, loại hình tài liệu phong phú, có giá trị cao nên việc quản lý

13

Phông phải được thực hiện theo các nghiệp vụ: thu thập; xác định giá trị tài liệu;
chỉnh lý tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu; bảo quản; thống kê.
Từ đó, tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu để phục vụ cho hoạt động
thực tiễn giải quyết công việc và nghiên cứu khoa học, biên soạn lịch sử...
2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
Xuất phát từ vị trí và vai trị to lớn của công tác lưu trữ, Công ty CP Lưu
trữ Việt Nam và Cục Quản lý Đấu thầu đã chú trọng tới việc tổ chức các hội
nghị, hội thảo về xây dựng các đề cương, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu khoa
học. Công ty CP Lưu trữ Việt Nam và Cục Quản lý Đấu thầu thường xuyên ứng
dụng các thành tựu khoa học tiến bộ trong nước và trên thế giới để áp dụng vào
công tác lưu trữ. Kết quả đạt được của cơng tác này như sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hố, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thơng tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất cơng việc và
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng
là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện
nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật
những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Để ứng dụng thành cơng CNTT vào cơng tác lưu trữ thì Công ty CP Lưu trữ

Việt Nam và Cục Quản lý Đấu thầu đã có những giái pháp như:
14


- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công văn thư trong cả hệ thống cơng đồn,
tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT.
- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan
trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai
thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan.
- Trang bị phòng kho phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thơng tin
nhanh chóng, thơng suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm
bảo trong quá trình tra cứu các cổng thơng tin điện tử và các đơn vị liên quan
truyền tải thơng tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được
kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu khi nhận.
- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập
thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công đồn
nói chung và cán bộ làm cơng tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng.
- Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng CNTT cán bộ chuyên
trách .
Từ đó, cần nâng cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cán bộ,
công chức, viên chức trong việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu
trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính,
phục vụ cơng tác điều hành, nghiên cứu, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Tóm lại, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ
công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng khơng
giấy sẽ hình thành, cơng việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải
nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi
có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt ln phải được quản lý thống nhất bởi
bộ phận lưu trữ. Điều này đã được Công ty CP Lưu trữ Việt Nam và Cục Quản
lý Đấu thầu đã và đang thực hiện một cách khoa học.

2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công
tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.

15


Việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức, viên chức là một công tác quan
trọng nhằm nâng cao hiệu quả lao động và nghiệp vụ chuyên môn. Công ty CP
Lưu trữ Việt Nam và Cục Quản lý Đấu thầu đã mở các khóa đào tạo ngắn hạn và
dài hạn, trong nước và ngồi nước để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ.
Công ty CP Lưu trữ Việt Nam và Cục Quản lý Đấu thầu đã:
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản
quy định, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nhằm cập nhật kiến
thức mới và nâng cao nhận thức về vị trí, vai trị, tầm quan trọng của công tác
lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Tập trung nghiên cứu xây dựng các giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả
công tác quản lý lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ; tiếp tục thực hiện các đề án,
kế hoạch đã được phê duyệt, từng bước đưa công tác lưu trữ đi vào hoạt động
chuyên nghiệp ổn định, khoa học, hiệu quả.
-Tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu trong việc quản lý, chỉ đạo
công tác lưu trữ; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ
sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan góp phần quản lý tốt
nguồn hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng, đào tạo cán bộ nhân viên cho
phù hợp với yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Công ty.
- Tổ chức động viên khen thưởng hay kỷ luật đối với cán bộ, nhân viên.
- Cử cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia
các lớp đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
- Chủ động tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ
cho cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan, tổ chức và cơ quan, tổ chức trực

thuộc (nếu có);
- Cử cán bộ, cơng chức, viên chức tham gia đồn cơng tác học tập kinh
nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ.
- Tuyển dụng và bố trí đủ nhân viên , tăng cường nhân lực đảm bảo thực
hiện tốt chức năng nhiệm vụ và tiến độ công việc.
16


- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng và chuyên sâu về lưu trữ phù hợp với từng
đối tượng. Tập trung vào các nội dung: chỉnh lý; xác định giá trị tài liệu, bảo
quản, số hóa tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho nhân viên theo quy
định hiện hành.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu
trữ của cơ quan, tổ chức
Công ty CP Lưu trữ Việt Nam và Cục Quản lý Đấu thầu đã xây dựng kế
hoạch và thực hiện các quy định cảu pháp luật về kiểm tra công tác lưu trữ. Tiến
hành thanh tra, kiểm tra về các nội dung sau:
- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh
làm công tác lưu trữ
- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu lưu trữ, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ, thực hiện chế độ báo cáo thông kê công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ, cơng tác sắp xếp bố trí nhân sự và trình độ chun mơn, nghiệp vụ;
chế độ đối với công chức, viên chức làm công tác lưu trữ, Ban hành văn bản chỉ
đạo về công tác lưu trữ, tình hình thực hiện hoạt động lưu trữ.
2.1.6. Hợp tác quốc tế.
Công tác lưu trữ ngày càng được củng cố cùng với sự phát triển của bộ
máy nhà nước qua các thời kỳ. Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc tế như
hiện nay, công tác lưu trữ càng phải được đổi mới và nâng cao hơn nữa để có thể

bắt kịp với xu thế của thời đại.
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tác động lớn đến các quy
trình quản lý, từ đó địi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ
máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thế giới.
Để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành
chính nhà nước trong giai đoạn hiện nay địi hỏi chúng ta phải từng bước hiện
đại hóa nền hành chính. Muốn thực hiện được điều này phải đồng thời tiến hành
rất nhiều các biện pháp như: triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính nhà nước; áp dụng các công
17


cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, hiện đại trong các cơ quan hành chính nhà
nước; áp dụng, triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" trong việc giải quyết công
việc của cá nhân và tổ chức ở các cơ quan hành chính nhà nước các cấp… yêu
cầu phải đổi mới, hồn thiện cơng tác lưu trữ. Trong đó, ứng dụng CNTT trong
công tác lưu trữ là một yêu cầu mang tính tất yếu khách quan để đảm bảo thơng
tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, cơng khai, minh bạch, từ đó sẽ
nâng cao được hiệu quả của hoạt động quản lý.
Việc hợp tác quốc tế là nhiệm vụ quan trọng trên chặng đường hội nhập
quốc tế về khoa học lưu trữ. Thông qua các hoạt động hợp tác chính được thực
hiện trong giai đoạn này như mời chuyên gia sang Việt Nam và cử cán bộ lưu
trữ Việt Nam sang các nước (như Liên Xô, Bun-ga-ri, Trung Quốc) để học hỏi
kinh nghiệm nghiệp vụ; tham dự Hội nghị các nhà Lãnh đạo cơ quan Lưu trữ
các nước xã hội chủ nghĩa tổ chức tại Tiệp Khắc, Lưu trữ Việt Nam đã bước đầu
vươn lên tiếp cận khoa học lưu trữ của thế giới. Điều này chứng tỏ mục đích đầu
tiên và cũng là mục đích căn bản của hoạt động hợp tác quốc tế về lưu trữ chính
là hợp tác về khoa học kỹ thuật.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
2.2.1 Thực trạng công tác chỉnh lý của Công Ty Cổ Phần Lưu Trữ Việt Nam.

Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam là một công ty có nghiệp vụ chỉnh lý
khoa học và kỷ luật. Xuất phát từ vị trí vai trị của cơng tác lưu trữ và xu thế
phát triển của đất nước, Công ty Cổ phần lưu trữ Việt Nam đã thực sự lớn mạnh
và vươn lên trở thành một trong các công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ
hoạt động lưu trữ, bên cạnh hoạt động chính chuyên về chỉnh lý tài liệu lưu trữ,
cơng ty cịn có các dịch vụ Bảo quản tài liệu lưu trữ như: Khử trùng, khử axit tài
liệu, tu bổ phục chế tài liệu, Nhập tài liệu vào cơ sở dữ liệu, Lập phông bảo hiểm
tài liệu,số hóa tài liệu Hủy tài liệu, Vệ sinh tài liệu, Cho thuê kho chứa tài liệu;
dịch vụ Đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ thư ký văn phòng, cung
cấp phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, phần mềm tra
cứu tài liệu;dịch vụ Cung cấp Vật tư. Trang thiết bị lưu trữ…
18


Hàng năm cơng ty ký hợp đồng hàng chục gói thầu về thực hiện chỉnh lý
tài liệu với hàng trăm mét giá tài liệu được chỉnh lý trong các năm. Riêng tại gói
thầu chỉnh lý tài liệu tại Cục quản lý đầu thầu với 20 mét tài liệu tương đương
với hơn 2 nghìn hồ sơ,..Trong những năm qua, với đội ngũ cán bộ, lãnh đạo, Ban
cố vấn, nhân viên công ty gồm Tiến sĩ, Thạc sĩ, Đại học, Cao đẳng, Trung cấp
chuyên ngành lịch sử và lưu trữ học… phạm vi hoạt động trên tồn quốc.Với
chất lượng, uy tín, chun nghiệp và thị trường rộng khắp cả nước, chúng luôn
nhận được những đánh giá cao từ các cơ quan quản lý nhà nước, sự tin tưởng,
ủng hộ từ phía các khách hàng, đối tác, sự đoàn kết, thống nhất từ phía các cán
bộ nhân viên.
2.2.2. Thực trạng nghiệp vụ cơng tác lưu trữ của Cục Quản lý Đầu thầu - Bộ
Kế hoạch và Đầu tư
2.2.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập bổ sung tài liệu là hệ thống các biện pháp có liên quan tới việc
xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ cơ quan,
phông lưu trữ quốc gia lựa chọn tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn

và phạm vi đã được Nhà nước quy định.
Do đặc trưng về tổ chức và hoạt động là cơ quan quản lý hành chính
Nhà nước nên khối tài liệu được hình thành tại Cục đấu thầu chủ yếu là văn bản
hành chính. Về nghiệp vụ công tác lưu trữ của Cục đấu thầu được thực hiện
khoa học theo trình tự nhất định là ban hành các văn bản để quản lý công tác
Lưu trữ như: Quy chế thực hiện công tác lưu trữ tại cơ quan, quy định khai thác
và sử dụng tài liệu lưu trữ, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan.
Tại Văn phòng Cục Quản lý Đấu thầu, các phòng ban căn cứ vào
bảng Danh mục hổ sơ nộp lưu của cơ quan đã lập từ đầu năm để lập hồ sơ
cơng việc mình phụ trách, và theo định kỳ vào cuối năm sẽ nộp lưu lại cho
lưu trữ cơ quan tồn bộ số tài liệu hình thành trong năm của phịng mình, Văn
thư sẽ tổng hợp tài liệu rồi tiến hành phân loại, lập mục lục hồ sơ lưu trữ.
19


Tài liệu được lưu trữ theo từng hồ sơ công việc và theo cấp độ tác giả
theo từng năm ban hành. Các hộp tài liệu lưu trữ được sắp xếp ngăn nắp trên
các kệ nên rất thuận lợi cho việc tra tìm văn bản khi cần thiết.
Tuy nhiên, việc thu thập, bổ sung tài liệu tại Văn phòng Cục vẫn cịn
những hạn chế. Trong q trình thu thập vẫn cịn một số hồ sơ công việc do
phải giải quyết thường xuyên (như hồ sơ thanh tra, khiếu nại tố cáo), các hồ
sơ hướng dẫn liên tục về chuyên môn và đồng thời cịn làm thất lạc văn bản,
gây khó khăn cho việc thu thập.
2.2.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu
Đây là cơng tác địi hỏi người thực hiện phải có chun mơn nghiệp
vụ, nắm vững mọi mặt về tổ chức hoạt động của cơ quan mới có thể xác
định được giá trị của tài liệu và quy định thời hạn bảo quản thích hợp cho từng
hồ sơ, tài liệu để đưa vào lưu trữ bảo quản, đồng thời tổ chức tiêu hủy tài liệu
hết giá trị. Cơng tác xác định giá trị tài liệu có được thực hiện chính xác thì

mới chọn lọc ra được những tài liệu có giá trị lưu trữ thật sự, đây là một
khâu nghiệp vụ rất quan trọng trong công tác lưu trữ, có mới quan hệ chặt chẽ
với các khâu nghiệp vụ khác.
Do đặc thù của tài liệu hình thành tại Cục Quản lý Đấu thầu đa số là các
hồ sơ, tài liệu các cơng trình, dự án nên việc xác định giá trị tài liệu là rất quan
trọng. Để thực hiện được nghiệp vụ này, cán bộ làm công tác lưu trữ phải được
đào tạo, phải nắm vững các nguyên tắc, phương pháp và các tiêu chuẩn xác định
giá trị tài liệu, bao gồm cả các tiêu chuẩn đặc thù đối với tài liệu xây dựng cơ
bản. Có thể nói đây là một thao tác phức tạp, kết hợp linh hoạt nhiều phương
pháp, nguyên tắc và tiêu chuẩn khác nhau nhằm định ra thời hạn bảo quản đối
với từng cơng trình và từng loại tài liệu trong một cơng trình cụ thể.
Trên thực tế cơng tác cơng tác chỉnh lý tài liệu của Cục được tiến hành
theo hình thức thuê doanh nghiệp chỉnh lý nên công tác này sẽ được cán bộ
chỉnh lý do Công ty Cổ phần Lưu trữ tiến hành xác định giá trị tài liệu. Tuy

20


nhiên hiện nay vẫn chưa có văn bản cụ thể nào quy định về công tác xác định
giá trị tài liệu cho khối tài liệu của Cục.
2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc thực hiện nhiều khâu nghiệp vụ cơ bản cùng một
lúc để tổ chức lại tài liệu trong phông lưu trữ theo một phương án phân loại
một cách khoa học, trong đó phục hồi hoặc lập mới các hồ sơ, các đơn vị bảo
quản, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu, phục chế lại
những tài liệu hư hỏng nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và
phục vụ khai thác tài liệu.
Các bước chỉnh lý khối tài liệu lưu trữ tại Cục quản lý đấu thầu được
thực hiện lần lượt:
a. Chuẩn bị chỉnh lý:

- Giao nhận tài liệu
Trong khâu chuẩn bị chỉnh lý có công tác giao nhận tài liệu: Giao nhận tài
liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộ phận chỉnh lý.
Trước khi tiến hành chỉnh lý bộ phận văn thư Cục Quản lý Đấu thầu tiến
hành thủ tục bàn giao tài liệu cho doanh nghiệp nhận thầu thực hiện chỉnh lý tài
liệu. Số lượng tài liệu được giao nhận tính bằng mét giá; riêng đối với phông
hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng
hồ sơ, đơn vị bảo quản. Việc giao nhận tài liệu được lập thành biên bản theo
mẫu đính kèm do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành trong hướng dẫn
về chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận tài liệu cần vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận
chuyển tài liệu về nơi tiến hành chỉnh lý. Bởi lẽ, bộ phận chỉnh lý và bộ phận
bảo quản tài liệu không ở liền nhau không chỉ vậy việc chỉnh lý cần có một diện
tích rộng rãi cho nhiều người cùng tham gia nên được bố trí xa nơi bảo quản tài
liệu.

21


Để hạn chế tác hại do bụi bẩn gây ra đối với người thực hiện chỉnh lý, trước khi
chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loại chổi lơng
thích hợp để qt, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến
từng tập tài liệu.
- Khảo sát tài liệu
Khảo sát tài liệu là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị chỉnh lý tài
liệu. Khảo sát tài liệu nhằm mục đích:
+ Khảo sát tài liệu nhằm nắm được tình hình thực tế tài liệu về số lượng,
thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của khối tài liệu đang chuẩn bị chỉnh
lý, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các văn bản hướng dẫn

chỉnh lý; lập kế hoạch tiến hành thu thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện còn
thiếu sau khi khảo sát để bổ sung nhằm hồn chỉnh phơng lưu trữ.
+ Các bước tiến hành gồm:
Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị,
cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu. Có thể phải đọc
trực tiếp tài liệu nếu biên bản và mục lục hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung khối
tài liệu chuẩn bị chỉnh lý hoặc trong trường hợp tài liệu đưa ra chỉnh lý cịn
trong tình trạng chưa lập hồ sơ, bó gói.
Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu. Nếu có nhiều người cùng tham
gia thì phân cơng mỗi người khảo sát một phần.
Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát.
- Thu thập tài liệu
Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phơng cịn
thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý. Phạm vi và
thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ vào các yếu tố
sau:
+ Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

22


+ Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan, đơn vị hình thành phơng, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm
vụ của các cá nhân liên quan.
+ Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
+ Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).
Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân
được giao giải quyết công việc; những cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác; cơ
quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc…

- Biên soạn các văn bản hướng dẫn và lập kế hoạch chỉnh lý
Vì cơng tác chỉnh lý tài liệu của Cục do Công ty Cổ phần lưu trữ Viêt
Nam trực tiếp tiến hành nên nhân sự thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu gồm
nhiều người tham gia tiến hành chỉnh lý nên việc biên soạn các văn bản hướng
dẫn và lập kế hoạch chỉnh lý là yêu cầu cần thiết và không thể thiếu.Các văn bản
hướng dẫn và lập kế hoạch chỉnh lý bao gồm: lịch sử đơn vị hình thành phơng,
lịch sử phơng
bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu,…
b. Thực hiện chỉnh lý
- Phân loại tài liệu
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài
liệu thành các nhóm theo trình tự sau: Tài liệu phơng lưu trữ Cục quản lý đấu
thầu được phân loại theo phương án Thời gian – Mặt hoạt động; cụ thể như sau:
Bước 1: Tài liệu được phân chia tài liệu theo năm từ năm 1998 đến năm 2018.
Bước 2: Phân chia tài liệu trong từng năm thành các nhóm lớn.
A . NĂM 1998:
I. Tài liệu khối Văn phòng
1. Tài liệu về Quy chế, Quy định chung (của Chính phủ, Bộ Kế hoạch và
Đầu tư, Cục Quản lý đấu thầu).
2. Tài liệu về Chức năng, nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức ( của Chính phủ, Bộ
Kế hoạch và Đầu tư, Cục Quản lý đấu thầu).
23


3. Tài liệu về Thành lập, Giải thể, Sáp nhập.
4. Tài liệu về Tổ chức Biên chế.
5.Tài liệu thực hiện Nhiệm vụ công tác tổ chức Nhà nước.
6. Tài liệu về công tác Cán bộ.
7. Tài liệu về Tuyển dụng, tập sự, dự bị, nghỉ hưu, thôi việc, chấm dứt hợp
đồng lao động.

8. Tài liệu về công tác Đào tạo, Bồi dưỡng trong nước và nước ngoài.
9. Tài liệu về Lao động tiền lương.
10. Tài liệu về công tác Kế hoạch, Tổng hợp, hành chính (Văn thư, Lưu
trữ).
11. Tài liệu về cơng tác thi đua – khen thưởng (chính quyền).
12. Tài liệu về công tác Thanh tra.
13. Tài liệu về Quốc phịng – An ninh.
14. Tài liệu về cơng tác Tài chính.
15. Tài liệu về cơng tác Đảng, cơng tác Chi bộ.
II. Tài liệu khối Chính sách đấu thầu
1. Tài liệu (văn bản) Quy phạm pháp luật, áp dụng quy phạm pháp luật về
đấu thầu.
2. Tài liệu về Chính sách đấu thầu qua mạng.
3. Tài liệu về công tác Đào tạo, Bồi dưỡng đấu thầu.
4. Tài liệu về Hướng dẫn đấu thầu (xử lý các tình huống, vướng mắc trong
đấu thầu).
5. Tài liệu về Hợp tác quốc tế về đấu thầu.
6. Tài liệu về Xây dựng Chính và Phát triển kinh tế - xã hội (ngắn hạn –
dài hạn).
III. Tài liệu khối đấu thầu
1. Tài liệu chung về đấu thầu.
2. Tài liệu thuộc các dự án đầu tư (mời thầu, dự thầu, đấu thầu, mở thầu,
kết quả đấu thầu, thực hiện dự án).
24


3. Tài liệu về Chỉ định thầu.
4. Tài liệu Báo cáo công tác đấu thầu và chỉ định thầu hàng năm.
5. Tài liệu về Thanh tra, Kiểm tra công tác đấu thầu và chỉ định thầu hàng
năm.

Bước 3: Phân chia tài liệu trong từng nhóm lớn thành các nhóm nhỏ, từ
nhóm nhỏ chia ra thành hồ sơ.
B. Các năm cịn lại làm tương tự như năm 1998.
- Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
+ Lập hồ sơ đối với phông tài liệu chưa được lập hồ sơ. Trong phạm vi
các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác
định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời
hạn bảo quản cho hồ sơ.
Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, kết hợp xem xét
loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị. Đối với tài liệu hết giá trị,
cũng phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Tài
liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được xếp ở cuối hồ
sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã được kiểm tra.
Vì tài liệu Cục quản lý đấu thầu chủ yếu là tài liệu của các cơng trình xây
dựng cơ bản, các gói thầu về phát triển kinh tế,…từ năm 1998 đến năm 2018 vì
vậy khi lập hồ sơ các tài liệu thuộc các gói thầu, dự án qua các năm sẽ được lập
thành một hồ sơ, còn đối với một số gói thầu kéo dài qua nhiều năm nhiều tài
liệu Cục đã phân chia thành nhiều đơn vị bảo quản phân chia thành nhiều hồ sơ:
Ví dụ: Hồ sơ về dự án xây dựng cầu Cần Thơ gồm nhiều tài liệu quan
nhiều năm từ năm 2000 đến năm 2013 vì vậy tài liệu sẽ được chia ra theo từng
gia đoạn, chia thành nhiều 3 hồ sơ tương đương với các giai đoạn (2000- 2004)
giai đoạn (2005- 2009) giai đoạn (2010- 2013)
+ Chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ: Đối với phơng tài liệu đã được lập hồ sơ,
căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài
liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của phơng; chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ kết
25