Thuyết trình hiệu quả: Sức mạnh của công cụ minh họa ppt

Thuyết trình hiệu quả: Sức mạnh của công cụ
minh họa
Những hình ảnh minh họa sống động luôn tạo được những ấn tượng lâu
dài trong tâm trí con người. Mời bạn xem các thí dụ dưới đây:
 John Kennedy, lúc nhỏ, chào chiếc quan tài cha mình lúc người ta
khiêng nó qua mặt cậu.
 Neil Amstrong đang bước đi trên bề mặt mặt trăng, tạo “một bước
nhảy khổng lồ cho nhân loại.”
 Những người Đức thuộc hai phía Đông Tây đang cùng nhau ngồi
uống sâm panh trên đỉnh bức tường Berlin
 Hai chiếc phản lực đâm vào tòa nhà Trung tâm Thương mại Thế
giới ở Mỹ, và các tòa nhà đang đổ xuống.
 Một chiếc máy bay thương mại hạ cánh trên sông Hudson – không
hành khách nào thiệt mạng.
Bất cứ khi nào bạn chứng kiến những sự kiện như thế tận mắt hoặc xem
qua truyền hình, bạn ghi vào đầu mình một ấn tượng không bao giờ phai
nhòa.
Trong hầu hết các bài thuyết trình, diễn thuyết, các công cụ minh họa có
một tác động to lớn, và thường mang lại hiệu quả vượt trỗi trên cả những
lời lẽ hay ho bạn nói ra. Nó có thể làm cho các ý tưởng trừu tượng và
phức tạp trở nên dễ hiểu, làm cho những đề tài khô khan nhạt nhẽo trở
nên sống động hẳn lên. Các công cụ minh họa hoàn toàn có thể giúp bạn
làm được vài điều chính yếu sau:
Gây chú ý cho khán giả
Hãy thành thực đi: khi nói trước đám đông, dù mục đích bạn nhắm đến có
là gì đi nữa, thì chắc chắn phần trình bày của bạn sẽ thiếu hẳn hiệu quả
nếu khán giả mặt mũi thì ở đó mà đầu óc đang chu du ở nơi xa, hoặc có
khi còn ngủ gật ngủ gà trong lúc bạn đang nói nữa. Công cụ minh họa sẽ
giúp gia tăng cơ hội làm cho người nghe không bị phân tán, thích thú theo
dõi và tập trung tiếp nhận thông điệp bạn trình bày.
Tạo sức mạnh cho bài thuyết trình

Một sự thật phá tan mọi ảo tưởng chính là việc người nghe sẽ nhanh
chóng quên đi rất nhiều điều trong mọi điều bạn trình bày ra; đôi khi, bạn
vừa nói xong một điểm nào đó, người nghe có thể chẳng nhớ được gì.
Tuy nhiên, nếu bạn tung hứng những gì mình nói với hình ảnh minh họa
hấp dẫn, thì tình hình sẽ đổi khác. Các cuộc nghiên cứu xưa nay về điều
này vẫn đi đến một kết luận chưa bao giờ thay đổi: người nghe sẽ hiểu
nhanh hơn và nhớ lâu hơn những điều được minh họa cụ thể bằng một
hình ảnh nào đó.
Tuy nhiên, đừng vì thấy ích lợi lớn lao như thế mà bạn vội vã liều lĩnh đưa
ngay mọi công cụ minh họa vào các bài nói của mình mà trước đó không
cẩn thận suy xét xem liệu chúng có mang lại ích lợi hay là làm hỏng luôn
bài thuyết trình của mình. Dưới đây là ba cách chúng làm hỏng bài thuyết
trình của bạn.
Trước hết, nếu công cụ minh họa đơn điệu, chỉ lèo tèo vài ba cái slide
powerpoint trông thiếu chuyên nghiệp, thì tác động chẳng bao nhiêu mà
còn gây chán người nghe. Khi đó, khán giả sẽ nhanh chóng tập trung vào
chuyện khác, nghĩ về những giấc mơ đẹp của họ, ngồi nhìn đâu đó xa
xăm, cắn móng tay hay thậm chí ngủ gục luôn. Và chẳng mấy chốc, bạn
cùng với cái slide nhàm chán của mình trở thành một kẻ gây rối, khiến
khán giả khó chịu, và bài thuyết trình của bạn xem như hỏng hết.
Thứ hai, nếu bạn nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một khoảng trống quá
ít chỗ, trưng ra quá nhiều chi tiết phức tạp, thì bạn đang đưa khán giả vào
một thứ ma trận không biết đường nào thoát ra. Nếu trong phần thiết kế
công cụ minh họa, như các slide powerpoint chẳng hạn, bạn đưa quá
nhiều chi tiết thông tin vào đó, hay nếu lạm dụng quá nhiều thứ hiệu ứng
này nọ, thì chúng sẽ làm cho thông điệp bạn trình bày bị loãng đi, và gây
nhức mắt người nghe.
Sau cùng, nếu bạn cẩu thả trong lúc dùng một công cụ minh họa nào đó,
không những bạn sẽ làm hỏng tác dụng của nó mà còn làm suy yếu thông
điệp mình trình bày. Nếu bạn không thành thạo cách dùng và cảm thấy

lúng túng khi dùng một công cụ minh họa, khán giả sẽ thấy ra sự vụng về
của bạn, họ sẽ đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp và họ mất tin
tưởng vào bạn cũng như mọi điều bạn nói ra.