Tải bản đầy đủ (.pdf) (17 trang)

Quản lý Outlook 2007 thông qua Group Policies pot

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (329.9 KB, 17 trang )



Quản lý Outlook 2007
thông qua Group Policies

Anderson Patricio
Quản trị mạng – Trong phần này chúng tôi sẽ giới thiệu cho
các bạn thêm một số tính năng có thể được cấu hình trong
Outlook 2007 bằng cách sử dụng Group Policies.
Cấu hình profile tự động
Exchange Server 2007 với Outlook 2007 rõ ràng đã tăng được
những cảm nhận người dùng một cách rõ rệt khi tạo một
profile qua tính năng Autodiscover. Khi một công ty có các
chứng chỉ thích hợp và các dịch vụ web được thiết kế hợp lý,
người dùng mới chỉ cần phải kích vào biểu tượng Outlook
2007 và dữ liệu của anh hoặc cô ta (tên và e-mail) sẽ được
điền vào một cách tự động. Tất cả những gì người dùng cần
phải thực hiện là kích vào Next và Finish để bắt đầu việc sử
dụng Outlook. Toàn bộ quá trình được thể hiện trong hình 1
và hình 2 bên dưới.

Hình 1

Hình 2
Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta có thể cải thiện được cảm
nhận người dùng thêm đôi chút? Nếu thay vì kích vào biểu
tượng Outlook, Next và Finish, chúng ta có thể thay đổi quá
trình để chỉ cần kích vào Outlook và bắt đầu sử dụng nó ngay
lập tức. Hẳn điều đó sẽ thú vị hơn rất nhiều với bạn? Để có
được điều đó, hãy sử dụng Group Policies và thực hiện theo
các bước dưới đây:


 Mở Microsoft Office Outlook 2007
 Mở Tools | Account Settings
 Kích Exchange
 Kích đúp vào mục Automatically configure profile based
on Active Directory Primary SMTP Address
 Các giá trị có thể là Not Configured,
Enabled and Disabled. Hãy chọn Enabled như thể hiện trong
hình 3.

Hình 3
Lúc này, trong máy trạm, nơi người dùng đã nhận Group
Policy, chúng ta có thể đăng nhập với tư cách một người dùng
mới và bảo đảm rằng người dùng có một hòm thư đã được
kích hoạt trên Exchange Server. Sau đó kích đúp vào biểu
tượng Outlook 2007, đó là những gì cơ bản nhất. Người dùng
lúc này sẽ có thể truy cập vào mailbox của anh hoặc cô ta mà
không cần bất cứ một yêu cầu nào khác.
Mặc định, Outlook sẽ phê chuẩn xem liệu Windows Desktop
Search 3.0 (hoặc phiên bản mới) được cài đặt hay chưa. Nếu
không được nhắc nhở thì nó sẽ tự động hiển thị. Nếu tổ chức
của bạn không thiên về việc cài đặt nó tại điểm này (hoặc chí
ít bạn muốn tránh cung cấp cho người dùng một quyết định
này trong quá trình chạy Outlook lần đầu), chúng ta có thể sử
dụng Group Policy. Thực hiện theo các bước dưới đây để
tránh nhắc nhở ban đầu này:
 Mở Microsoft Office Outlook 2007
 Mở Tools | Options
 Mở Preferences
 Kích Search Options
 Kích đúp vào mục Prevent installation prompts when

Windows Desktop Search component is not present và chọn
Enabled
Các thiết lập Auto Archive của Outlook
Sau khi đã cài đặt Outlook lần đầu, người dùng sẽ nhận được
một thông báo về AutoArchive. Các thiết lập AutoArchive
được cấu hình một cách mặc định, để chạy cứ 14 ngày một
lần và khai báo cho người dùng thời điểm nó chạy. Để cấu
hình các thiết lập mặc định của AutoArchive, hãy kích
vào Tools, Options, tab Other và kích nút AutoArchive. Hình
4 thể hiện những gì xuất hiện tiếp theo.
Lưu ý: Người dùng có thể kích phải vào bất cứ thư mục nào,
kích Properties và tab có tên AutoArchive sẽ được hiển thị.
Một cấu hình Autoarchive khác có thể được thực hiện ở mức
thư mục.

Hình 4
Để quản lý các khía cạnh có liên quan đến các thiết lập
AutoArchive trước đó (chẳng hạn như thiết lập Archive or
delete old items, Show archive folder in folder list, ) chúng ta
có thể sử dụng mục AutoArchive Settings, bạn có thể tìm thấy
mục này trong đường dẫn Group Policy sau: Mở Tools /
Options, mở mục Other, kíchAutoArchive và kích đúp vào
mục AutoArchive Settings như thể hiện trong hình 5. Chúng
ta cũng có thể sử dụng các bước tương tự để vô hiệu hóa
AutoArchive bằng cách kích vào Disable.

Hình 5
Nếu bạn đang sử dụng một giải pháp Archiving khác, khi đó
bạn nên vô hiệu hóa AutoArchive để tránh bất cứ xung đột
nào hay sự mất mát các thông tin nào có thể ảnh hưởng đến

giải pháp hiện hành của bạn. Để vô hiệu hóa người dùng tự
động sử dụng AutoArchive, chúng ta có thể kích đúp
vào Disable File|Archive và người dùng sẽ không thể sử dụng
các mục từ menu File, như thể hiện trong hình 6.

Hình 6
Nếu chúng ta vô hiệu hóa tính năng AutoArchive, tùy chọn
này sẽ không xuất hiện trong tab Other có trên các tùy chọn
Outlook, xem thể hiện trong hình 7.

Hình 7
Quản lý các khả năng của người dùng để điều chỉnh sự cho
phép trên các thư mục Outlook
Mặc định trong Outlook 2007, bất cứ người dùng nào cũng có
thể kích phải vào thư mục nào trong Mailbox của nó và định
nghĩa các đặc quyền cho người dùng trên danh sách địa chỉ
toàn cục - Global Address List. Mặc dù vậy chúng ta có thể
thay đổi hành vi mặc định này bằng cách sử dụng Group
Policy, tùy chọn có thể được tìm thấy bằng đường dẫn tiếp
theo này:
 Mở Microsoft Office Outlook 2007
 Mở Tools | Account Settings
 Kích Exchange
 Kích đúp vào Do not allow users to change permissions
on folders item
 Các tùy chọn có thể là Not Configured,
Enabled hoặc Disabled.
 Kích Enabled để không cho người dùng thay đổi các đặc
quyền
Sau khi sử dụng Group Policy trên máy khách, người dùng có

thể kích vào Properties của thư mục và vào tabPermissions. Ở
đây, họ sẽ nhận được một thông báo lỗi và tab Permissions sẽ
xuất hiện như trước khi nhưng không thể thay đổi các giá trị
nào, xem thể hiện trong hình 8.

Hình 8
Lưu ý: Group Policy này không cho phép thay đổi các đặc
quyền hiện hành
Các balloon (ô ghi lời) của Outlook và cấu hình cảnh báo
Desktop Alert
Đây là những thứ vẫn hay được sử dụng, tuy nhiên vẫn có
một số công ty muốn định nghĩa một số hành vi mặc định các
ô ghi lời cho Outlook và cấu hình cảnh báo Desktop.
Các ô ghi lời của Outlook sẽ chỉ thị các thông điệp nào đó đến
người dùng khi một kết nối với Exchange Server bị mất hoặc
máy khách liệu đang có các RPC delay khi truyền thông với
exchange server hay không. Điều đó có thể cho chúng ta biết
được các vấn đề của kết nối. Một số công ty có các văn phòng
ở xa và băng thông hạn hẹp giữa các địa điểm này và các máy
chủ Exchange. Các ô ghi lời này có thể giảm được số cuộc gọi
cần hỗ trợ từ phía người dùng. Bằng cách sử dụng Group
Policy, chúng ta có thể quản lý các ô ghi lời đee tăng thời gian
hiển thị thông tin. Dưới đây là hai tùy chọn chúng ta có thể
thiết lập ô ghi lời cho máy khách:
 Thời gian trước khi thông báo chờ thông qua ô ghi lời
 Thời gian trước khi thông báo chờ thông qua các thông
báo biểu tượng ở khay hệ thống
Lưu ý: Các thay đổi nên được ghi chép cẩn thận và cũng cần
phải nhớ khi bạn khắc phục sự cố với vấn đề hiệu suất của
Outlook trong các máy bị ảnh hưởng bởi Group Policy này.

Thành phần thứ hai của phần này là cảnh báo desktop, đây là
thành phần hiển thị một thông báo mới đến hòm thư của
người dùng. Chúng ta có thể quản lý các khía cạnh của cảnh
báo này, chẳng hạn như khoảng thời gian cảnh báo hiện hữu
(mờ đi, tác động của chuột, ), tính mờ đục (nếu chúng ta
muốn kích hoạt hoặc vô hiệu hóa nó). Để thay đổi các thiết lập
này, bạn hãy sử dụng các bước dưới đây. Trong ví dụ, chúng
tôi vô hiệu hóa cảnh báo này trong Group Policy hiện hành
như sau:
 Mở Microsoft Office Outlook 2007
 Mở Tools | Options …
 Mở Preferences
 Mở E-mail Options
 Mở Advanced E-mail options
 Kích Desktop Alert
 Kích đúp Do not display New Mail alert for users và
chọn Disable
Sử sụng thiết lập trước, bất cứ thư mới được gửi đến trong
hòm thư của người dùng bị ảnh hưởng bởi Group Policy sẽ
không được hiển thị thông qua tính năng cảnh báo này.
Kết luận
Trong phần cuối cùng của loạt bài về Group Policy và
Outlook 2007 này, chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn cách
cấu hình profile tự động cho Outlook, các thiết lập Auto
Archive, cách vô hiệu hóa các đặc quyền trên Outlook và các
thiết lập Desktop Alert.


×