Một số khái niệm tổng quát về dự án và quản lý dự án doc

1
MỘT SỐ KHÁI NIỆM TỔNG QUÁT VỀ
DỰ ÁN & QUẢN LÝ DỰ ÁN
Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng
Quản lý dự án xây dựng”
Giảng viên: Tran Trung Hau, M.Eng
Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán (CPA)
Khoa Kinh tế & Quản trò kinh doanh
ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM
2
KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN
Nhóm các
công việc
Mục tiêu nhất đònh
Có thời điểm bắt đầu
Có thời điểm kết thúc
Sử dụng tài nguyên có
giới hạn
Quy trình
xác đònh
DỰ ÁN
3
KHÁI NIỆM DỰ ÁN ĐẦU TƯ
(Điều 5 Nghò đònh 52/1999/NĐ-CP)
-Tập hợp
những đề
xuất, ý
tưởng
-Bỏ vốn để
tạo mới,
mở rộng, cải

tạo đối
tượng nhất
đònh
-Tăng trưởng về số
lượng
-Cải tiến hay nâng cao
chất lượng sản phẩm,
dòch vụ
-Khoảng thời gian xác
đònh
Thưc hiện
theo quy
trình
4
KHÁI NIỆM DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HAY DỰ ÁN XÂY
DỰNG
-Tập hợp
những đề
xuất, ý
tưởng
-Bỏ vốn để
tạo mới,
mở rộng, cải
tạo công
trình xây
dựng
-Công trình đạt chất
lượng
-Khoảng thời gian xác
đònh

-Sử dụng kinh phí,
nguồn nhân vật lực hợp
lý
Thưc hiện
theo quy
trình
5
ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN
 CÓ MỤC TIÊU RÕ RÀNG
 CÓ THỜI HẠN NHẤT ĐỊNH
- Khởi đầu;
- Triển khai;
- Kết thúc.
 NGUỒN LỰC HẠN CHẾ (
kinh phí, nhân công, vật tư
)
 DUY NHẤT;
 LUÔN LUÔN TỒN TẠI MÂU THUẪN;
 KHÔNG LẶP LẠI.
6
QUY TRÌNH THỰC HIỆN DT

Hình thành ý tưởng -
> xác đònh mục tiêu

Lập báo cáo đầu tư

Lập dự án đầu tư
CHUẨN BỊ DỰ
ÁN ĐẦU TƯ

THỰC HIỆN
DỰ ÁN ĐT
KẾT THÚC DỰ
ÁN ĐT

Giai đoạn thiết kế

Giai đoạn đấu thầu

Giai đoạn thi công

Giai đoạn nghiệm
thu, bàn giao.

Bảo hành và bảo trì
công trình
7
Thời gian
% hoàn
thành dự
án
TRIỂN KHAI
KẾT
THÚC
KHỞI
ĐẦU
Điểm bắt
đầu
chậm
nhanh

chậm
Điểm kết
thúc
VÒNG ĐỜI CỦA MỘT DỰ ÁN
8
B- KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ DỰ
ÁN
9
QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ
QUẢN LY ÙDỰ ÁN XÂY DỰNG?

Quản lý dự án
–vừa là một NGHỆ THUẬT vừa là một KHOA
HỌC phối hợp thiết bò, vật tư, kinh phí nhằm thực hiện dự án
đạt mục đích đề ra một cách hiệu quả

Nghệ thuật
gắn chặt các khía cạnh cá nhân với cá nhân –
CÔNG VIỆC LÃNH ĐẠO CON NGƯỜI

Khoa học
bao gồm các phương pháp, các tiếb trình thực
hiện, các công cụ và các kỹ thuật.

Quản lý dự án xây dựng (QLDAXD
) vừa là một NGHỆ
THUẬT, vừa là một KHOA HỌC phối hợp thiết bò, vật tư,
kinh phí nhằm hoàn thành công trình xây dựng
đạt chất lượng
,

đảm bảo thời gian
và sử dụng
kinh phí hợp lý nhất
10
NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY
DỰNG
CHẤT LƯNG
QUY MÔ
THỜI GIAN
KINH PHÍ
11
NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY
DỰNG
(Điều 45 Luật Xây Dựng)

Quản lý chất lượng;

Khối lượng;

Tiến độ;
 An toàn lao động;
 Môi trường xây dựng.
12
CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN
• Một dự án THÀNH CÔNG có các đặc điểm sau:

Đạt được mục tiêu đề ra;

Công trình đạt chất lượng;


Hoàn thành dự án trong thời gian quy đònh;

Hoàn thành dự án trong kinh phí cho phép;

Sử dụng nguồn nhân vật lực một cách hiệu quả và hữu hiệu.
13
NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG QLDA

Độ phức tạp của dự án;

Yêu cầu đặc biệt của chủ đầu tư;

Cấu trúc lại tổ chức;

Rủi ro trong dự án;

Thay đổi công nghệ;

Kế hoạch và giá cả được xác đònh trước
.
14
TỔNG QUAN VỀ CÁC LĨNH VỰC KIẾN THỨC TRONG QUÁ
TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO PMI
 Quản lý tổng thể dự án (Integrated Project Management)
 Quản lý quy mô (phạm vi) dự án (Project scope management)
 Quản lý thời gian của dự án (Project time management)
 Quản lý chi phí của dự án (Project cost management)
 Quản lý chất lượng của dự án (Project quality management)
 Quản lý nguồn nhân lực của dự án (Project human resource management)
 Quản lý thông tin của dự án (Project Communications management)

 Quản lý rủi ro của dự án (Project risk management)
 Quản lý cung ứng của dự án (Project procurement management)
15
quản lý tổng thể dự án
Gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo rằng các
thành phần của dự án đợc điều phối một cách hợp lý
, đạt và vợt yêu cầu của các bên tham gia dự án.
1. QT phát triển điều lệ DA
2. Qt phát triển Sơ bộ phạm vi da
3. Qt phát triển kế hoạch QLDA
4. Qt lãnh đạo và Quản lý thực hiện dự án
5. Qt hớng dẫn và kiểm soát công việc DA
6. Qt kiểm soát thay đổi dự án
7. Qt kết thúc da
16
Quản lý phạm vi dự án
Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trìng cần thiết
để đảm bảo đã bao gồm tất cả các công việc đợc yêu
cầu để hoàn thành thắng lợi dự án, gồm :
1.Đề xuất ý tởng :quyết định đáp ứng yêu cầu nh thế
nào (điều lệ, qlda, điều kiện hạn chế ,giả thuyết )
2 . Quy hoạch phạm vi công việc : phát triển văn bản
chính thức về phạm vi công việc làm cơ sở cho các quyết
định trong tơng lai của dự án
3 . định nghĩa phạm vi công việc :chia các sản phẩm lớn
của dự án thành các thành phẩm nhỏ dễ quản lý hơn
4 . Xác định phạm vi công việc :chấp thuận chính thức
phạm vi công việc của dự án
5. kiểm soát thay đổi phạm vi công việc của dự án
17

quản lý thời gian dự án
Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết để đảm
bảo thời hạn hoàn thành dự án , gồm:
1. xác định các công tác : xác định các công tác riêng biệt phảI đợc
thực hiện để làm ra các sản phẩm
2. thứ tự các công tác : xác định và lập tài liệu về các
mối quan hệ tơng tác giữa các công tác
3. ứoc lợng tài nguyên từng công tác ; xác định tài nguyên gì ( nhân
lực , thiết bị , vật liệu) và số lợng nào cần thiết cho mỗi công tác
4. ớc lợng thời gian hoàn thành : ớc lợng thời gian cần thiết để
hoàn thành từng công tác
5. phát triển kế hoạch : phân tích thứ tự thực hiện các công tác,thời
gian hoàn thành và nguồn lực cần thiết để lập ra kế hoạch dự án
6.kiểm soát kế hoạch:kiểm soát sự thay đổi của kế hoạch
18
quản lý chi phí dự án
Là một phần của quản lý dự án, bao gồm các quá trình
cần thiết đẻ đảm bảo dự án đợc hoàn thành trong ngân
sách đợc duyệt, gồm :
1. quy hoạch nguồn lực :xác định các nguồn lực( vật liệu,
thiết bị ,nhân lực) và số lợng của chúng dợc dùng để
thực hiện các công viêc của dự án
2. ớc lợng chi phí : tính toán gần đúng các khoản chi
phí cho các nguồn lực cần thiết để hoàn thành từng hạng
mục của dự án
3 . Ngan sách chi phí : xác định tổng dự toán chi phí để
hoàn thành toàn bộ dự án
4. kiểm soát chi phí :kiểm soát các thay đổi chi phí trong
suốt quá trình thực hiện dự án
19

Quản lý chất lợng dự án
Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết
để đảm bảo dự án sẽ thoả mãn các yêu cầu đã đợc đề
ra, nó gồm :
1. lập kế hoạch cl : xác định các tiêu chuẩn chất lợng liên
quan đến dự án và biện pháp thoả mãn chúng
2. đảm bảo cl :việc thực hiện các hoạt động theo kế hoạch
trong hệ thống chất lợngđể cung cấp lòng tin là dự án
sẽ thoả mãn các tiêu chuẩn chất lợng đã đợc đề ra
3. kiểm soát chất lợng:điều khiển các kết quả riêng
biệtcủa dự án xem chúng có tuân thủ các tiêu chuẩn chất
lợng hay không, xác định cách loại bỏ các nguyên nhân
của các công việc không thoả mãn cl
20
quản lý nhân lực dự án
Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết
đẻ sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực tham gia vào dự
án . nó gồm :
1. quy hoạch tổ chức: xác định ,lập hồ sơ và đặt ra vai trò,
trách nhiệm và quan hệ báo cáo công việc của da
2. bổ nhiệm cán bộ : tìm kiếm nguồn nhân lực cần thiết và
bổ nhiệm vào các công việc trong dự án
3. phát triển nhóm công tác: phát triển các nhóm và các cá
nhân có tay nghề, nghiệp vụ để thực thi dự án
21
quản lý giao tiếp dự án
Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết
để đảm bảo tạo ra, thu nhận, cất giữ ,và xử lý thông tin
của dự án kịp thời gian . Nó gồm:
1. quy hoạch giao tiếp: xác định các yêu cầu về thông tin

và giao tiếp của các bên tham gia dự án . AI cần thông tin
nào ,lúc nào và sẽ giao thông tin thế nào
2. phân phối thông tin: làm cho các thông tin cần thiết luôn
sẵn sàng và kịp thời gian
3. báo cáo thực hiện : thu nhận, truyền bá thông tin, bao
gồm báo cáo tình trạng hiện tại, kết quả của tiến trình và
dự báo.
4. kết thúc quản trị hành chính: tạo ra , thu nhận các báo
cáo đánh giá cho từng giai đoạn hoặc khi kết thúc dự án
22
Quản lý rủi ro dự án
Là một phần của quản lý dự án, bao gồm các quá trình
liên quan tới việc xác định ,phân tích và xử lý rủi ro của
dự án. nó gồm:
1. xác định rủi ro: xác định rủi ro nào thờng ảnh hởng
đến dự án, tạo lập hồ sơ các đặc điểm của từng rủi ro
2. định lợng rủi ro : đánh giá rủi ro và quan hệ tơng tác
của rủi ro để kiểm định mức độ ảnh hởng khả dĩ tới kết
quả dự án.
3. triển khai đối phó rủi ro :xác định các bớc có liên quan
đến vận hội và xử lý các hiểm hoạ.
4. kiểm soát Đối phó rủi ro :kiểm soát sự biến đổi của rủi
ro trong suốt quá trình triển khai dự án.
23
ql quá trình tìm kiếm ,
mua sắm của da
Là một phần của QLDA, bao gồm các quá trình cần thiết
để tìm kiếm hàng hoá, dịch vụ ngoàI khả năng thực hiện
của tổ chức. Nó gồm :
1. quy hoạch tìm kiếm :xác định tìm kiếm gì khi nào

2. quy hoạch nhu cầu : lập hồ sơ các sản phẩm yêu cầu và
xác định các nguồn cung cấp khả dĩ.
3. Mời thầu : lập phiếu báo giá, đấu thầu ,chào hàng cạnh
tranh hoặc đề xuất theo tình hình cụ thể
4. lựa chọn nhà thầu :lựa chọn trong số nt có năng lực.
5. quản lý hợp đồng: đảm bảo đáp ứng các điều khoản hđ
6. kết thúc hợp đồng :hoàn thành và thanh lý hđ kể cả các
giảI pháp cho các hạng mục cha đạt yêu cầu
24
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
 Kiểu mẫu được đặt ra để để phối hợp hoạt động giữa các thành viên
trong tổ chức
 Giao trách nhiệm và quyền lợi đến từng thành viên trong tổ chức và
thiết lập trách nhiệm cho các kết quả
 Thiết lập các điều kiện cần thiết cho sự phối hợp lẫn nhau giữa các
thành viên
CÁC LOẠI CẤU TRÚC TỔ CHỨC
 Cấu trúc theo chức năng:
 Cấu trúc theo dự án:
 Cấu trúc theo ma trận:
25
Buyers etc
Purchasing Manager
Draughtsman
Engineers
Senior Engineer
Mechanical/Elelectrical
Draughtsman
Engineers
Senior Engineer

Civil
Draughtsman
Engineers
Senior Engineer
Process
Project Manager
Management
Simple Line Responsibility