Đề tài: Thay đổi thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng (dùng phân tích trường lực để phân tích & đưa ra giải pháp khả thi).

BÀI TẬP NHÓM
Môn: Ra quyết định trong Quản trị
Đề tài: Thay đổi thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng (dùng phân tích
trường lực để phân tích & đưa ra giải pháp khả thi).
Nhóm thực hiện: Nhóm 2
Danh sách nhóm:
1. Nguyễn Đình Đàn
2. Ngô Quang Đạt
3. Phạm Thị Ngọc Điệp
4. Nguyễn Văn Đông
5. Đặng Thế Đức
I- Phân tích thực trạng thói quen và thay đổi thói quen dùng điện thoại
cơ quan vào việc riêng bằng trường lực
Nói đến giới văn phòng người ta thường nghĩ đến những bộ đồng phục lịch sự,
làm việc ở các tòa nhà lớn và lúc nào cũng vội vàng tưởng chừng chỉ chúi đầu vào công
việc… Tuy nhiên, có những điều đang diễn ra hàng ngày và dần trở thành thói quen xấu
mà chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp ở bất cứ một nơi công sở nào, trong đó phải kể đến
thói quen dùng điện thoại cơ quan cho việc riêng, hay cách nói “quen thuộc” hơn mà
chúng ta vẫn thường nhắc đến: dùng điện thoại “chùa”.
Vậy, thói quen này hình thành từ đâu, tại sao nó lại tồn tại và phổ biến như vậy, có
cần thay đổi không và làm thế nào để thay đổi? Đây chính là những câu hỏi mà chúng ta
cần trả lời khi tiếp cận với vấn đề này và giúp người quản lý đưa ra những quyết định
đúng đắn để giải quyết thực trạng này.
Để tiếp cận với vấn đề này, nhóm sử dụng phương pháp phân tích Trường lực để
phân tích 2 mặt tác động đến một vấn đề bao gồm: động lực và các yếu tố cản trở. Đồng
thời sẽ có hai đối tượng được phân tích: thứ nhất là thói quen dùng điện thoại cơ quan
cho việc riêng; thứ hai là thay đổi thói quen đó.
1. Sử dụng phân tích trường lực đối với thói quen dùng điện thoại cơ quan cho
việc riêng
Động lực Thói quen
dùng điện

Yếu tố cản trở
-Thời gian làm việc dư thừa, áp
lực công việc không đủ dễ dàng
dẫn đến việc nhân viên tìm một
“công việc” khác để lấp chỗ trống
cho đỡ nhàm chán. Điện thoại được
trở thành công cụ hữu ích để họ
“giao lưu”, chia sẻ thông tin nhằm
rút ngắn thời gian dư thừa của
mình.
-Giảm thiểu chi phí sử dụng điện
thoai cá nhân: cước phí sử dụng
điện thoại ở Việt nam hiện khá cao,
đặc biệt với việc sử dụng thuê bao
di động. Chính vì vậy việc sử dụng
-Không có thời gian để “buôn”:
yếu tố cản trở này tương ứng với
động lực đầu tiên. Khi nhân viên
chịu áp lực làm việc đủ để họ
không dám lãng phí thời gian của
mình cho những việc ngoài lề
khác, nhân viên sẽ không còn thời
gian để thực hiện thói quen này.
-Chi phí sử dụng điện thoại cá
nhân cho công việc được đánh
giá hợp lý. Khi đó nhân viên
“dám” sử dụng điện thoai cá nhân
cho công việc một cách phù hợp,
điện thoại “chùa” sẽ giúp tiết kiệm
đang kể chi phí liên lạc mà vẫn đảm

bảo được việc truyền đạt và trao đổi
thong tin cần thiết
-Lối suy nghĩ: của chung, không
mất tiền, tội gì không dùng. Thậm
chí đối với một số người, việc sử
dụng điện thoại “chùa” ít hơn người
khác còn tạo cho họ tâm lý thua
thiệt, mất quyền lợi => học cố gắng
để chiếm dụng thời gian sử dụng
điện thoại cơ quan nhiều hơn.
-Không bị quản lý chặt chẽ về
thời lượng cũng như nội dung
cuộc gọi: đây cũng là động lực có
ảnh hưởng lớn đến thói quen này.
Khi ý thức tự giác của từng thành
viên trong tổ chức không cao thì
việc thiếu sự kiểm soát sẽ dễ dàng
dẫn đến việc hình thành thói quen
xấu trên.
-Thói quen “buôn dưa lê”: động
lực này chủ yếu ở phái nữ, những
người có khả năng nói chuyện hàng
giờ về những vấn đề rất hàng ngày.
Điện thoại cơ quan thực sự là
phương tiện liên lạc vô cùng “thân
thuộc” với những đối tượng này.
trong mức giới hạn hợp lý mà tổ
chức đã đánh giá là cần cho công
việc của họ, điều này sẽ hạn chế
việc lạm dụng điện thoại cơ quan.

-Văn hoá tổ chức: Những mục
tiêu chung, truyền thống, quan
niệm chung được truyền đạt trong
tổ chức sẽ thôi thúc sự gắn bó của
nhân viên đối với tổ chức, coi tổ
chức thực sự là nhà của mình, chia
sẻ những giá trị chung, loại bỏ suy
nghĩ về việc dùng “của chùa”
-Sự quản lý sát sao của cấp trên
đối với tiến độ công việc bàn giao
cũng như quản lý vấn đề sử dụng
điện thoại cơ quan sẽ hạn chế đáng
kể việc nhân viên gọi điện thoại cơ
quan cho việc riêng trong giờ.
2. Sử dụng phân tích trường lực đối với việc thay đổi thói quen dùng điện thoại
cơ quan cho việc riêng
Động lực
Thay đổi thói
quen dùng
Yếu tố cản trở
-Tăng hiệu quả làm việc của
nhân viên. Như đã phân tích ở
trên, thói quen dùng điện thoại
trong giờ sẽ làm tốn nhiều thời
gian và sự tập trung của nhân
viên đối với công việc, điều này
chắc chắn sẽ làm giảm hiệu quả
công việc. Mục đích tăng hiệu
quả làm việc sẽ là động lực rất
lớn để tiến hành thay đổi thói

quen này.
-Giảm tổn thất chi phí điện
thoại cho công ty: đây có thể
coi là mục tiêu và là động lực
quan trọng nhất để thay đổi thói
quen dùng điện thoại “chùa”
-Sự khó chịu của người gọi
đến do bận đường dây: sử
dụng điện thoại cơ quan liên tục
cho mục đích ngoài công việc sẽ
gây ra hậu quả tất yếu là việc
bận đường dây. Diều này cản
trở đối tác, khách hàng liên hệ
với công ty, gây ra sự khó chịu,
thậm chí có thể dẫn đến những
hậu quả lớn hơn là việc mất đi
-Sự thiếu hợp tác của nhân viên:
trong bất kỳ hoàn cảnh nào thì việc
thay đổi một thói quen luôn tạo ra
sự chống đối nhất định. Đây chính
là yếu tố cản trở lớn nhất đến
quyết định thay đổi
-Chưa có quy định rõ ràng về
quyền thực hiện cuộc gọi trên
điện thoại cơ quan đối với mỗi
đối tượng cán bộ, nhân viên.
-Chưa có công cụ kiểm soát
phạm vi, thời lượng và nội dung
cuộc gọi
những cơ hội sinh lời cho công

ty.
-Chậm trễ, tắc nghẽn trong
truyền tin nội bộ: cũng như đã
phân tích ở trên, việc đường dây
thường xuyên bận sẽ làm tắc
nghẽn việc truyền tin, các phòng
ban không thể kịp thời chuyển
thông tin đến các bộ phận khác,
trong trường hợp khẩn cấp cũng
có thể gây ra những hậu quả
khôn lường.
-Tạo môi trường làm việc có
kỷ luật cao hơn và văn hoá
hơn: ý thức nhân viên cần được
nâng cao hơn, tạo sự gắn bó với
công việc và tổ chức.
II- Giải pháp để thay đổi thói quen
Từ những phân tích ở trên nhóm đề xuất những giải pháp sau để có thể hạn chế
hoặc thay đổi tình trạng sử dụng điện thoại cơ quan vào việc riêng. Những giải pháp này
nhằm hạn chế các yếu tố thúc đẩy thói quen và các yếu tô cản trở việc thay đổi thói quen.
2 nhóm giải pháp được nhóm đưa ra:
- Thay đổi suy nghĩ và nâng cao ý thức của nhân viên về việc sử dụng tài sản
chung : nhóm giải pháp này tương đối khó đem lại hiệu quả bởi việc thay đổi
một thói quen, thay đổi một cách suy nghĩ đã thấm sâu không phải là việc có
thể làm một sớm một chiều. Tuy nhiên nếu giải pháp này được thực hiện và
đem lại hiệu quả, nó sẽ có tác động lâu dài. Giải pháp này nên bắt đầu từ việc
truyền tải Văn hoá doanh nghiệp, văn hoá tổ chức đến từng đối tượng nhân
viên, tạo cho họ sự gắn bó, tâm huyết với tổ chức. Từ đó, ý thức vì mục tiêu
chung, ý thức trong việc sử dụng tài sản chung sẽ được hình thành.
- Tăng cường các biện pháp kiểm soát. Nhóm giải pháp này có thể thấy được tác

dụng nhanh chóng . Tuy nhiên, nhóm biện pháp này dễ gây ra hiện tượng
chống đối trong thời gian đầu áp dụng, đồng thời, nếu các biện pháp kiểm soát
không được áp dụng thường xuyên thì vẫn sẽ nảy sinh việc tiếp tục duy trì thói
quen do sự thay đổi này không thấm sâu vào mỗi cá nhân và không mang tính
tự nguyện. Các biện pháp kiểm soát cụ thể như: khoán hạn mức sử dụng điện
thoại cơ quan cho mỗi người; kiểm soát các cuộc gọi bất thường: đến những
thuê bao ngoài công việc, thời lượng cuộc gọi dài, ngoài thời gian làm việc;
nâng cao kiểm soát nội bộ bằng hệ thống Công nghệ thông tin hiện đại.
Bên cạnh đó, Công ty cũng cần áp dụng một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả
thời gian làm việc như tạo cho nhân viên môi trường làm việc tốt, làm giàu công việc, có
những đãi ngộ tốt để nhân viên hăng say làm việc, rút ngắn thời gian dư thừa, giúp nhân
viên tập trung với công việc với cuồng độ cao hơn.
Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc Gia, Hà Nội là một cơ quan đã đưa ra
những giải pháp hết sức khả thi để khắc phục thực trang này.
Hệ thống CNTT được áp dụng giúp kiểm soát thời lượng, tần suất gọi của mỗi cá
nhân. Mỗi cá nhân được đều được sử dụng điện thoại để liên lạc nội bộ. Tuy nhiên đối
với mỗi cuộc gọi đến thuê bao di động, nhân viên phải thực hiện quay mã số cá nhân của
mình trước khi quay số thuê bao. Thông tin về cuộc gọi này sẽ được kiểm soát bằng hệ
thống CNTT cho biết mức sử dụng điện thoại cơ quan của mỗi người, từ đó cơ quan sẽ
đưa ra những thông báo và xử lý đối với những trường hợp sử dụng một cách lạm dụng
điện thoại cơ quan.
Hay một số công ty áp dụng việc hạn chế số lượng máy lẻ. có những công ty thực
hiện việc kết nối qua tổng đài với mọi cuộc gọi, việc này cũng giúp hạn chế việc sử dụng
điện thoại cơ quan.