gtlt tin hoc b 2009 2946

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
___________

GIÁO TRÌNH TIN HỌC B
LÂM BẢO DUY
NGUYỄN HỮU PHON
VÕ HỒNG TÂM
ĐINH NGỌC THANH
BÙI THANH TUẤN

VĨNH LONG 2008


1-2

MỤC LỤC
BÀI 0 - GIỚI THIỆU ...........................................................................................................1-5
1. KHÁI QUÁT ..................................................................................................................1-5
2. CÁC PHIÊN BẢN..........................................................................................................1-5
3. NỘI DUNG KHÓA HỌC ..............................................................................................1-6
4. DỮ LIỆU MẪU..............................................................................................................1-6
4.1. KQ.MDB ..................................................................................................................1-6
4.2. HOADON.MDB.......................................................................................................1-7
BÀI 1 - KHO LƯU TRỮ - TABLE ....................................................................................1-8
1. ĐỊNH NGHĨA ................................................................................................................1-8
2. CẤU TRÚC ....................................................................................................................1-8
2.1. KIẾN TRÚC .............................................................................................................1-8
2.2. NỘI DUNG ..............................................................................................................1-9
3. CỬA SỔ THIẾT KẾ ....................................................................................................1-10
3.1. GIỚI THIỆU...........................................................................................................1-10

3.2. CÁC THÀNH PHẦN .............................................................................................1-10
4. THIẾT KẾ BẢNG ........................................................................................................1-11
4.1. MÀN HÌNH THIẾT KẾ CẤU TRÚC....................................................................1-11
4.2. QUI TRÌNH THIẾT KẾ .........................................................................................1-11
4.3. KIỂU DỮ LIỆU – QUI ƯỚC ĐƠN GIẢN NHẬP LIỆU !....................................1-12
4.4. QUI TẮC ĐẶT TÊN ..............................................................................................1-13
5. QUẢN LÝ NỘI DUNG................................................................................................1-13
5.1. LƯU........................................................................................................................1-13
5.2. HIỆU CHỈNH CẤU TRÚC....................................................................................1-14
5.3. FONT HIỂN THỊ ...................................................................................................1-14
5.4. NHẬP LIỆU ...........................................................................................................1-15
6. KẾT LUẬN ..................................................................................................................1-16
BÀI 2 - RÀNG BUỘC TRONG TABLE..........................................................................2-17
1. KHĨA CHÍNH – PRIMARY KEY .............................................................................2-17
1.1. ĐỊNH NGHĨA ........................................................................................................2-17
1.2. THIẾT LẬP KHÓA ...............................................................................................2-18
2. KIỂU DỮ LIỆU – DATA TYPE .................................................................................2-19
2.1. KIỂU DỮ LIỆU LÀ GÌ ? .......................................................................................2-19
2.2. THUỘC TÍNH........................................................................................................2-19
3. MẶT NẠ NHẬP LIỆU – INPUT MASK ....................................................................2-21
3.1. MẶT NẠ NHẬP LIỆU LÀ GÌ ? ............................................................................2-21
3.2. CÁCH THIẾT LẬP ................................................................................................2-22
3.3. VÍ DỤ MINH HỌA................................................................................................2-22
4. QUI TẮC HỢP LỆ - VALIDATION RULE................................................................2-22
4.1. QUI TẮC HỢP LỆ LÀ GÌ ?...................................................................................2-22
4.2. CÁCH THIẾT LẬP ................................................................................................2-23
4.3. VÍ DỤ MINH HỌA................................................................................................2-23
5. NHẬP LIỆU NHANH – LOOKUP WIZARD ............................................................2-24
5.1. RÀNG BUỘC NHẬP LIỆU...................................................................................2-24
5.2. CÀI ĐẶT ................................................................................................................2-24

5.3. GỠ BỎ....................................................................................................................2-25
6. KẾT LUẬN ..................................................................................................................2-26
BÀI 3 - THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE – RELATIONSHIPS.....3-27
1. RELATIONSHIPS LÀ GÌ ? .........................................................................................3-27
2. CÁC MỐI QUAN HỆ ..................................................................................................3-28
2.1. QUAN HỆ 1 – 1 .....................................................................................................3-28
Giáo trình Tin Học B
Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long
Beta Version 0.9


1-3
2.2. QUAN HỆ 1 - n:.....................................................................................................3-29
2.3. QUAN HỆ n – n .....................................................................................................3-30
3. CÁCH THIẾT LẬP CÁC MỐI QUAN HỆ .................................................................3-30
3.1. THIẾT LẬP ............................................................................................................3-31
3.2. CÁC TÙY CHỌN THIẾT LẬP .............................................................................3-32
4. THỨ TỰ NHẬP LIỆU .................................................................................................3-35
5. KẾT LUẬN ..................................................................................................................3-36
BÀI 4 - TRUY VẤN THƠNG TIN - QUERY .................................................................4-37
1. TRUY VẤN LÀ GÌ ? ...................................................................................................4-37
2. CHỨC NĂNG ..............................................................................................................4-37
3. THIẾT KẾ ....................................................................................................................4-39
3.1. QBE – QUERY BY EXAMPLE ............................................................................4-39
3.2. LỌC THÔNG TIN .................................................................................................4-40
3.3. TRƯỜNG TỰ TẠO................................................................................................4-41
3.4. THIẾT KẾ ..............................................................................................................4-42
4. TRUY VẤN CÓ THAM SỐ ........................................................................................4-44
5. CÁC HÀM HỖ TRỢ....................................................................................................4-45
5.1. XỬ LÍ CHUỖI........................................................................................................4-45

5.2. TÍNH TỐN ..........................................................................................................4-46
5.3. NGÀY GIỜ ............................................................................................................4-46
5.4. ĐIỀU KIỆN IIF ......................................................................................................4-47
6. KẾT LUẬN ..................................................................................................................4-47
BÀI 5 - NHÓM TIN – GROUP BY ..................................................................................5-48
1. NHÓM TIN LÀ GÌ ? ....................................................................................................5-48
2. THIẾT KẾ ....................................................................................................................5-49
2.1. CÁC BƯỚC CHÍNH ..............................................................................................5-49
2.2. VÍ DỤ MINH HỌA................................................................................................5-49
3. HÀM TÍNH TỐN TRÊN NHĨM .............................................................................5-50
3.1. COUNT ..................................................................................................................5-50
3.2. SUM .......................................................................................................................5-51
3.3. AVG .......................................................................................................................5-52
3.4. MAX.......................................................................................................................5-53
3.5. MIN ........................................................................................................................5-54
3.6. FIRST .....................................................................................................................5-55
3.7. LAST ......................................................................................................................5-56
4. KẾT LUẬN ..................................................................................................................5-57
BÀI 6 - TRUY VẤN LỒNG – SUB QUERY ...................................................................5-58
1. TRUY VẤN LỒNG LÀ GÌ ? .......................................................................................5-58
2. TRƯỜNG HỢP TẠO ...................................................................................................5-58
3. CÁC BƯỚC TẠO ........................................................................................................5-59
4. KHỐNG CHẾ SỐ DÒNG HIỂN THỊ..........................................................................5-61
5. KẾT LUẬN ..................................................................................................................5-62
BÀI 7 - BIỂU MẪU - FORM ............................................................................................7-63
1. FORM LÀ GÌ ? ............................................................................................................7-63
2. KIẾN TRÚC FORM.....................................................................................................7-63
3. THIẾT KẾ BẰNG WIZARD .......................................................................................7-64
4. HIỆU CHỈNH FORM...................................................................................................7-65
4.1. CÁC KỸ THUẬT HIỆU CHỈNH CƠ SỞ..............................................................7-65

4.2. HỘP THOẠI PROPERTIES ..................................................................................7-66
4.3. CÁC THANH CÔNG CỤ ......................................................................................7-67
5. XỬ LÝ NÚT LỆNH .....................................................................................................7-68
Giáo trình Tin Học B
Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long
Beta Version 0.9


1-4
6. SUB FORM ..................................................................................................................7-71
6.1. SUB FORM LÀ GÌ ?..............................................................................................7-71
6.2. CÁC BƯỚC THIẾT KẾ.........................................................................................7-72
6.3. VÍ DỤ MINH HỌA................................................................................................7-72
7. KẾT LUẬN ..................................................................................................................7-73
BÀI 8 - BÁO CÁO – REPORT.........................................................................................8-74
1. REPORT LÀ GÌ ? ........................................................................................................8-74
2. KIẾN TRÚC.................................................................................................................8-74
3. THIẾT KẾ BẰNG WIZARD .......................................................................................8-75
4. HIỆU CHỈNH ...............................................................................................................8-76
4.1. TEXT BOX TRONG BÁO CÁO...........................................................................8-76
4.2. NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý ................................................................................8-77
5. KẾT LUẬN ..................................................................................................................8-79
BÀI 9 - XỬ LÍ – MACRO ................................................................................................9-80
1. MACRO LÀ GÌ ? .........................................................................................................9-80
2. MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC ........................................................................................9-80
2.1. MÀN HÌNH QUẢN LÝ .........................................................................................9-80
2.2. MÀN HÌNH THIẾT KẾ.........................................................................................9-81
3. THIẾT KẾ ....................................................................................................................9-81
3.1. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN .....................................................................................9-81
3.2. NHÚNG VÀO FORM............................................................................................9-82

3.3. MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG ........................................................................................9-82
4. MACRO NHÓM ..........................................................................................................9-84
5. KẾT LUẬN ..................................................................................................................9-85
BÀI 10 - QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ...........................................................................10-86
1. BẢO VỆ CSDL BẰNG MẬT KHẨU .......................................................................10-86
1.1. CÀI ĐẶT MẬT KHẨU........................................................................................10-86
1.2. LOẠI BỎ MẬT KHẨU........................................................................................10-88
2. QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU.....................................................................................10-88
2.1. ĐIỀU CẦN CHÚ Ý..............................................................................................10-88
2.2. CHUYỂN ĐỔI PHIÊN BẢN ...............................................................................10-89
2.3. NÉN VÀ SỬA LỖI ..............................................................................................10-90
3. TRỘN THƯ................................................................................................................10-90
4. PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG ......................................................................................10-94
4.1. VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS ............................................................10-94
4.2. MACRO & MODULE .........................................................................................10-95

Giáo trình Tin Học B
Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long
Beta Version 0.9


1-5

BÀI 0 - GIỚI THIỆU
Chào mừng bạn đã đến với khóa học Tin Học B của trung tâm CNTT trường Đại Học Cửu
Long ! Giáo trình này được biên soạn và giảng dạy trên bộ công cụ Microsoft Office
Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản là Access. Đó chính là một phần
mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ bản quyền của hãng Microsoft. Access thường được
đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi
trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.

1. KHÁI QUÁT
Các file Access thường có phần mở rộng (đi) là mdb hay mdbx (nếu là MS Access
2007). Ngồi ra cũng cịn có dạng khác. Biểu tượng của chương trình Access là một chiếc
chìa khóa.
Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loạt cửa sổ mở ra bên trong cửa sổ
chính Access. Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm các Tables (bảng),
Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Reports (báo cáo), Macro (các macro lệnh),
Modules (các khai báo, thư viện chương trình con). Mỗi một đối tượng trên sẽ được hiện
ra trong một cửa số riêng.
Table là công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access. Là nơi để người
dùng đặc tả những thông tin về kho chứa, thực hiện các ràng buộc
thông tin và nhập liệu thô cho hệ thống.
Query là một công cụ rất quan trọng, có thể xem như là đầu não trong mỗi
xử lí thơng tin trên hệ thống, tại đây các thơng tin khi lưu trữ có thể
được trích, lọc, tính tốn, thống kê, tổng hợp …
Form là cơng cụ trực quan dùng để thể hiện thông tin đã được lưu trữ
Table, qua xử lí Query. Thường dùng để hiển thị, nhập liệu, chỉnh
sửa thông tin.
Report là công cụ trực quan dùng để thể hiện thông tin đã được lưu trữ
Table, qua xử lí Query. Thường dùng để thực hiện các kết xuất báo
cáo trực tiếp ra máy in. Nếu đã dùng MSWord thì cũng dễ dàng
nhận thấy cơng cụ Mail Merge của Word gần giống với công cụ
này.
Macro, Module là cơng cụ để quản lí và xử lí các chức năng phức tạp khác của hệ
thống, các chức năng mà các công cụ Query, Form, Report không
thể thực hiện được. Macro thiên về xử lí tự động, trong khi đó
Module phụ thuộc nhiều về khả năng lập trình của người dùng.

2. CÁC PHIÊN BẢN

Cho đến nay, Access đã có 8 phiên bản.
Năm Phiên bản
Số hiệu
1992 Access 1.1
1
1993 Access 2.0
2.0
Access for
7.0
1995
Windows 95
Access 97
8.0
1997

Hệ điều hành
Windows 3.00
Windows 3.1x
Windows 95

Bộ ứng dụng Office
Office 4.3 Pro
Office 95 Professional

Windows 9x, NT
3.51/4.0

Office 97 Professional
and Developer

Giáo trình Tin Học B
Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long
Beta Version 0.9


10-95

4.2. MACRO & MODULE
Việc dùng Macro hay Module để làm tiêu chí chính để phát triển ứng dụng MS Access
cũng là một vấn đề khó. Tuy nhiên, người dùng cần xác định cho mình một số tiêu chí sau
trước khi đưa ra quyết định:
Tính đơn giản Tồn bộ nội dung của module được soạn thảo bằng mã Visual Basic
Applications, việc phát triển ứng dụng MS Access theo hướng module đòi hỏi người dùng
phải am hiểu về lĩnh vực lập trình trên máy tính và biết dùng ngơn ngữ VBA.
Sự linh hoạt và mềm dẻo với module là toàn mã được viết lại từ đầu khả năng linh hoạt
trong quá trình thiết kế và phát triển cao hơn Macro, không bị các giới hạn về chức năng
có thể vận dụng linh hoạt các cấu trúc điều khiển chương trình.
Qui mơ ứng dụng với các ứng dụng nhỏ các chức năng đơn giản việc sử dụng macro tỏ ra
phù hợp. Tuy nhiên, với các ứng dụng đòi hỏi nhiều chức năng phức tạp hơn thì việc dùng
module là điều cần thiết.

Giáo trình Tin Học B
Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long
Beta Version 0.9


10-96

TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Trần Nguyên Hãn & Phương Lan (???), Giáo trình chứng chỉ B tin học – Microsoft

Access 2003 tập 1, NXB Lao động & Xã hội.
[2] Dương Kiều Hoa (2003), Tự học Access 2000 trong 10 tiếng đồng hồ, NXB Thanh
Niên.
[3] Võ Trung Hùng (2000), Lập Trình Trực Quan, Đại Học Đà Nẵng.
[4] Cary N.Prague, Michael R. Irwin, Microsoft Access 2002 Bible. Hungry Minds (2002)
[5] Ông Văn Thông (2000), MS - Access 2000 - Phần căn bản, NXB thống kê.
[6] Nguyễn Văn Huân (2008), Microsoft Access 2007. NXB Lao động.

Giáo trình Tin Học B
Bản quyền Trung tâm CNTT trường ĐH Cửu Long
Beta Version 0.9