Phân tán khi làm việc - Vì sao? pptx

Phân tán khi làm việc - Vì sao?
1. Email
2. Điện thoại
3. Giấy tờ
4. Đồng nghiệp, khách hàng
5. Môi trường làm việc
6. Tiếng ồn
7. Các cuộc gặp
8. Sổ sách
9. Những mong đợi

Hãy thử xem xem mỗi yếu tố dưới đây ảnh hưởng tới công việc như thế nào nhé!

Email. Có hai vấn đề chính đối với email của bạn. Thứ nhất đó là những thông
báo thường xuyên, là những tin mới mà bạn không yêu cầu, bạn có thể bỏ qua.
Thứ hai là nếu inbox của bạn chưa bao giờ được fresh thì khi đó, bạn sẽ mất thời
gian để check lại toàn bộ vì bạn sợ bỏ sót một mail nào đó. Cho nên, việc cần làm
là bạn phải lập cho mình một hệ thống các folder để lựa chọn những ưu tiên trong
công việc.

Điện thoại. Bạn luôn phải nhận những cuộc gọi từ phía khách hàng hoặc từ các
nhân khác? Nhưng bạn có nhất thiết phải trả lời toàn bộ các cuộc gọi đó không?
Hãy chú ý điều này vì chúng có thể là nguyên nhân làm cho công việc của bạn bị
đứt quãng. Do đó, hãy lập một khoảng thời gian nhất định để trả lời những cuộc
gọi cần thiết, còn lại bạn có thể để chế độ trả lời tự động.

Giấy tờ. Nếu bạn sắp xếp giấy tờ lộn xộn, bạn sẽ phải mất thời gian để tìm kiếm
những việc bạn cần làm. Do vậy, thay vì thiết lập một mục cần làm ngay trong
ngày, bạn hãy quyết định làm ngay công việc khi bạn nhìn thấy nó đầu tiên. Nhớ
rằng, bàn làm việc của bạn luôn luôn phải gọn gàng, sạch sẽ.

Khách hàng hoặc đồng nghiệp: Khách hàng có thể đến gặp bạn bất cứ lúc nào
mà không hề báo trước, hoặc các đồng nghiệp khi cần nghỉ ngơi sẽ “ghé thăm”
ngay bàn làm việc của bạn. Khi gặp tình huống này, bạn nên nói chuyện nhanh
chóng để tiếp tục công việc.

Môi trường làm việc. Môi trường làm việc ở đây có thể bao gồm điều hòa và ánh
đèn điện. Nếu bạn quá lạnh hoặc quá nóng, bạn bạn phải thường xuyên tìm cách
khắc phục nó và rõ ràng điều này ảnh hưởng đến công việc của bạn. Ánh đèn trong
văn phòng bị lóe dẫn tới đau đầu, nhức mắt, và bạn phải nghỉ làm việc liên tục. Tất
nhiên không có ai trả lời cho câu hỏi là làm thế nào để cho một nhiệt độ và ánh
đèn phù hợp với bạn cả mà bạn cần phải tìm những mức độ phù hợp cho chính
bạn.

Tiếng ồn. Những cuộc thảo luận của khách hàng, những cuộc nói chuyện qua điện
thoại hay những hoạt động bên ngoài đều làm bạn mất tập trung. Nếu bạn dễ dàng
bị đãng trí, hãy đóng cửa, hoặc sử dụng headphone.

Các cuộc gặp. Tại công ty, bạn thường xuyên có những cuộc gặp gỡ hoặc các
cuộc họp không báo trước, do đó bạn sẽ khó khăn trong việc sắp đặt lịch làm việc
để hoàn thành xong dự án một cách chi tiết. Điều đó buộc bạn phải rời khỏi cuộc
họp sớm hoặc ở lại muộn hơn để hoàn thành cho xong dự án. Bởi vậy, hãy chắc
chắn rằng bạn sắp đặt một bảng biểu dành cả ngày để tập trung đến dự án đó. Và
tất nhiên, chúng cần được viết vào cuốn nhật ký công việc.

Các loại sổ sách. Bạn sẽ phải làm gì với đống sổ sách trên bàn? Nếu bạn không
sắp xếp kế hoạch cho những công việc của mình thì bạn sẽ luôn phải mất thời gian
để chọn việc nào làm trước, việc nào làm sau. Và bạn chưa làm xong việc này lại
lo làm việc khác. Kết quả là chẳng đâu vào đâu cả. Cho nên, việc viết ra những
nhiệm vụ phải hoàn thành sẽ dễ dàng cho bạn chọn những công việc ưu tiên cho
mình.

Những mong đợi. Bạn có thường xuyên mong nhận được những cuộc gọi, những
tin nhắn của bạn bè, người thương hay của bất kỳ ai đó? Nếu có, hãy cẩn thận vì
nó làm bạn mất tập trung. Nếu đang bận việc, bạn không nên trả lời ngay, hãy
nhắn lại rằng bạn sẽ gọi lại cho họ trong vòng 2 hoặc 4 giờ nữa.

Có rất nhiều yếu tố gây ảnh hưởng đến công việc của bạn nhưng điều quan trọng
là bạn phải nhận thức về nó. Một khi bạn nhận ra được điều gì gây trở ngại cho
công việc của bạn, khi đó bạn mới có thể bắt đầu tạo một sự thay đổi để tăng hiệu
quả làm việc.