BÁO cáo CHUYÊN đề môn học phần mềm quản lý khách sạn hà thành

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

BỘ MÔN NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ MÔN HỌC
Phần mềm quản lý khách sạn Hà Thành

Giảng viên hướng dẫn:

Hà Nội - 2022


MỤC LỤC

MỤC LỤC.......................................................................................................................

LỜI MỞ ĐẦU.............................................................................................

CHƯƠNG 1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG...........................................................................

1.1. Giới thiệu chung về khách sạn............................................................
1.2. Nghiệp vụ của các đơn vị trong khách sạn và quy trình nghiệp vụ.....

1.2.1. Nghiệp vụ của Ban Giám đốc..................................................
1.2.2. Nghiệp vụ của Bộ phận lễ tân-Kinh doanh..............................
1.2.3. Nghiệp vụ của Bộ phận buồng phòng......................................
1.2.4. Nghiệp vụ của Bộ phận bếp......................................................
1.2.5. Nghiệp vụ của Bộ phận Kế tốn/Hành chính- Nhân sự..........
1.3. Quy trình nghiệp vụ.............................................................................

1.4. Yêu cầu chung cho bài toàn quản lý khách sạn
...................................................................................................................
6

CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT HẾ HỆ THỐNG DATABASE...........................

2.1. Tổng quan về database .......................................................................

2.2. Chi tiết các bảng..................................................................................
2.3. Mô hình Class diagram.......................................................................

CHƯƠNG 3: GIAO DIỆN VÀ MƠ TẢ CHƯƠNG TRÌNH.............................................

3.1. Giao diện phần mềm ..........................................................................

3.1.1. Giao diện đăng nhập hệ thống.................................................
3.1.2. Cập nhật loại phòng..................................................................
3.1.3. Chi tiết phiếu phòng ................................................................
3.1.4. Lịch làm việc nhân viên...........................................................
3.1.5. Liên hệ...................................................................................

3.1.6. Màn hình chính........................................................................
3.1.7. Quản lý dịch vụ.......................................................................


3.1.8. Quản lý khách hàng.................................................................

3.1.9. Quản lý nhân viên...................................................................

3.1.10. Quản lý phòng.......................................................................

3.1.11. Quản lý vật tư...........................................................................

TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................

2/49


2/49

LỜI MỞ
ĐẦU
Cùng với sự phát triển không ngừng về kỹ thuật
máy tính và mạng điện tử, cơng nghệ thơng tin, tất cả
đã đạt được những thành tựu to lớn, góp công rất lớn
trong sự phát triển của xã hội và nhân loại. Đứng
trước sự bùng nổ về công nghệ ấy, các tổ chức và các
doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để xây dựng
hồn thiện

hệ thống thơng tin nhằm tin học hố các
hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình. Mức
độ hồn thiện tuỳ thuộc vào q trình phân
tích và thiết kế hệ thống. Một trong những
ứng dụng quan trọng của công nghệ thông
tin không thể không kể đến là xây dựng mơ
hình quản lý trong các cơng ty- doanh
nghiệp, trong đó điển hình như khách sạn.
Tại các nước phát triển ngành hoạt động kinh
doanh khách sạn, nhà hàng phát triển rất mạnh mẽ và

có lợi nhuận cao vì có sự hỗ trợ của công nghệ thông
tin.Ở nước ta những năm gần đây ngành du lịch mới
thực sự phát triển về quy mô cũng như ảnh hưởng
đối với các lĩnh vực Kinh tế- Xã hội. Và việc áp dụng
công nghệ thơng tin vào chương trình quản lý khách
sạn là vơ cùng cần thiết để nâng cao hiệu


quả kinh doanh và chất lượng. Chính vì vậy, nhóm
chúng em quyết định chọn chuyên đề “Quản lý khách
sạn” làm đề tài nghiên cứu mơn Phân tích và thiết kế
hệ

thống.

Dựa vào những kiến thức đã học
được , bài báo cáo sẽ phân tích thiết
kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm
mục đích:
- Quản lý khách hàng
- Quản lý việc
đăng ký thuê
phòng và trả
phòng. -Quản
lý hiện trạng
từng phòng.

- Quản lý các dịch vụ khách sạn
cung cấp.
- Quản lý tài chính thu chi của

khách sạn.
-Quản lý nhân viên.
Tuy đã rất cố gắng học hỏi dựa trên kiến
thức đã học và thực tế tại khách sạn nhưng
khơng thể tránh khỏi những thiếu sót. Em kính
mong q Thầy cơ cùng bạn bè đóng góp ý kiến
để hệ thống đạt hiệu quả cao hơn.


3/49


3/49

CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT VỀ HỆ
THỐNG
1.1.Giới thiệu chung về khách sạn
Khách sạn được khảo sát là một
khách sạn đạt tiêu chuẩn 3 sao, đặt tại
trung tâm thủ đô Hà Nội. Quy mơ khách
sạn hiện có 120 phịng ngủ cùng phịng
Suite được chia ra làm 3 loại phòng cơ
bản:
Standard: Phòng tiêu chuẩn và
thường nhỏ nhất, tầng thấp,
hướng nhìn khơng thuận lơi,
trang bị tối thiểu và giá thấp
nhất.
Superior: Cao hơn phòng Standard
với tiện nghi tương đương nhưng

diện tích lớn hơn hoặc hướng nhìn
đẹp hơn. Giá cao hơn Standard.

Deluxe: Loại phịng cao hơn
Superior, thường ở tầng cao,
diện tích rộng, hướng nhìn
đẹp và trang bị cao cấp.


-Bên cạnh đó, khách sạn cịn có
những hoạt động và loại hình dịch
vụ giải trí khác:
Nhà hàng và bar: 02 nhà hàng với tầm
nhìn tồn cảnh ra biển với sức chứa
300 khách cùng với các thực đơn Âu,
Á đa dạng, 1 quầy bar.

Vui chơi và giải trí; internet,
quầy lưu niệm, karaoke, thuê
xe ôtô thăm rừng Quốc Gia,
dịch vụ thăm Vịnh Lan Hạ.
Dịch vụ khác: điện thoại gọi
trong nước và quốc tế, dịch
vụ giặt là, hấp, tẩy đảm bảo
về thời gian và chất lượng.

1.2. Nghiệp vụ của các đơn vị trong
khách sạn

Ban giám đốc

Bộ phận


lễ tân- kinh
doanh

4/49


4/49

1.2.1. Nghiệp vụ của Ban Giám đốc
Ban giám đốc của khách sạn gồm 2 người
bao gồm giám đốc và phó giám

đốc
Giám đốc điều hành khách sạn:
Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm quản lý toàn
bộ khách sạn hoạt động một
cách hiệu quả,
- Lập kế hoạch kinh doanh
- Phối hợp các bộ phận trong khách sạn
một cách đồng bộ có hệ thống

- Chỉ đạo cơng việc của phó giám

đốc và các bộ phận trưởng phịng

khác trong khách sạn .
Phó giám đốc:
Nhiệm vụ :
- Thực thi kế hoạch công tác do
giám đốc đề ra
- Thay mặt giám đốc giải quyết các
công việc của các bộ phận
- Thực hiện các kế hoạch đào tạo
- Giải quyết khiếu nại của khách
hàng.

1.2.2. Nghiệp vụ của Bộ phận lễ tânKinh doanh


Bộ phận lễ tân-Kinh doanh bao
gồm:
-

Trưởng bộ phận lễ tân- kinh doanh: 1
người
Nhiệm vụ:
- Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động
của bộ phận lễ tân khách sạn.
- Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện các nhiệm
vụ và điều phối mọi hoạt động

của bộ phận lễ tân.
- Tối đa hóa cơng suất sử dụng buồng
và doanh thu cho khách sạn

- Tham gia phỏng vấn tuyển chọn

nhân sự cho bộ phận.
- Chào đón khách đồn, khách VIP.
- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp
vụ cho nhân viên bộ phận.

- Giải quyết các phàn nàn của

khách và các trường hợp khẩn
cấp xảy ra trong khách sạn.
- Hỗ trợ công tác Marke ng và
thực hiện một số nhiệm vụ khác
theo chỉ đạo của cấp trên

-

Nhân viên đặt phòng : 5 người

Nhiệm vụ:

-Tiếp nhận, xử lý các yêu cầu đặt phòng
của khách.

Cập nhật và chuyển thơng n, hồ sơ
đặt phịng cho nhân viên lễ tân
hàng ngày.


- Quản lý hồ sơ đặt phòng.

- Phối hợp với bộ phận Marke ng để
bán phòng.

5/49


5/49

- Tối đa hóa cơng suất sử dụng phịng, giá
bán, doanh thu cho khách sạn

Mẫu phiếu đăng ký
đặt phòng


Nhân viên lễ tân : 10 người
Nhiệm vụ:
- Quản lý hồ sơ đăng ký khách.
- Đón ếp và làm thủ tục check-in, checkout cho khách.
- Bán phòng cho khách walk-in (khách
vãng lai).
- Tiếp nhận và phối hợp xử lý các yêu
cầu của khách lưu trú.
- Cung cấp thông n, quảng cáo bán các
dịch vụ của khách sạn.
- Bảo quản chìa khóa, két an tồn đựng
tư trang q của khách.
- Phối hợp xử lý các nh huống khẩn cấp
trong khách sạn.

6/49


6/49

-

Phiếu theo dõi khách
hàng

Nhân viên hành lý: 10 người

Nhiệm vụ:
- Chào đón, mở khoang xe để nhận
hành lý của khách, hướng dẫn khách đến
làm thủ tục check-in tại quầy lễ tân.

- Hỗ trợ khách hàng tại sảnh: giới thiệu
dịch vụ, gọi taxi…

- Chuyển hành lý lên phòng cho
khách, chuyển hành lý khi khách
muốn đổi phòng, trả phòng.

- Chuyển phát thư, n nhắn, bưu kiện…
đến phòng cho khách.


Mẫu phiếu khảo sát
khách hàng

1.2.3. Nghiệp vụ của Bộ phận buồng
phòng

Bộ phận buồng phòng bao gồm:
-

Trưởng bộ phận buồng phòng: 1 người

Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của
bộ phận buồng phòng.

7/49


7/49

- Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện các

nhiệm vụ và điều phối mọi hoạt động
của bộ phận buồng phòng.
- Tối đa hóa cơng suất sử dụng buồng và
doanh thu cho khách sạn.
- Tham gia phỏng vấn tuyển chọn nhân
sự cho bộ phận.
- Chào đón khách đồn, khách VIP.
- Giải quyết các yêu cầu / phàn nàn của
khách hàng.

-

Nhân viên dọn phòng: 10 người
Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm dọn phòng Bổ
sung đồ dùng trong phòng cho khách mỗi
ngày theo êu chuẩn của khách sạn.

-

Nhân viên giặt ủi: 10 người

Nhiệm vụ: Thu gom đồ giặt, Vận hành quy trình giặt
và ủi tất cả quần áo của khách, các loại khăn ăn, khăn
trải bàn của khách sạn và đồng phục của nhân viên.

-

Nhân viên tầng phòng: 10 người
Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm lau dọn hành
lang, sảnh khách sạn và các nơi công cộng,
phòng nghỉ của nhân viên trong khách sạn.

-

Nhân viên bảo vệ: 10 người


Nhiệm vụ: Phụ trách đảm bảo an ninh trong
toàn khách sạn cũng như an toàn của cả

khách hàng và nhân viên khách sạn.

-

Nhân viên kỹ thuật: 10 người

Nhiệm vụ: Phụ trách về việc vận hành và bảo trì tồn
bộ cơ sở vật chất của khách

sạn, bao gồm: Điện, cơ khí, hệ thống sưởi,
máy điều hịa khơng khí, bơm, thực hiện
những sửa chữa nhỏ và tu bổ trang thiết bị.

Mẫu phiếu theo dõi sửa chữa của
nhân viên lỹ thuật khách sạn

1.2.4. Nghiệp vụ của Bộ phận bếp
Bộ phận bếp bao gồm:
8/49


8/49

- Trưởng bộ phận bếp: 1 người
Nhiệm vụ: quản lý, điều hành chung tất cả
các công việc trong bếp, bao

gồm: tạo thực đơn, quản lý nhân sự,
quản lý kinh doanh.
-

Bếp trưởng:: 1 người

Nhiệm vụ: Giám sát, chỉ đạo hoạt động
của một nhóm các đầu bếp thuộc nhiều bộ
phận khác nhau trong cùng một nhà hàng.
Bếp trưởng cịn có nhiệm vụ phụ trách soạn
thực đơn, nấu món ăn chính, đồng thời sáng
tạo ra các món mới bổ sung vào menu nhà
hàng, khách sạn
-

Bếp phó : 1 người

Nhiệm vụ giúp bếp trưởng các công việc
như lên thực đơn, điều phối công việc trong
khả năng và đặt hàng theo sự chỉ đạo của bếp
trưởng

- Nhân viên bếp : 20 người
Nhiệm vụ: Thực hiện các công việc
được phân công như sơ chế nguyên liệu,
chuẩn bị công cụ, vật liệu cần thiết, vệ sinh
bếp, hỗ trợ các công việc tại khu vực được
phân công và các công việc hỗ trợ khách.

- Nhân viên phục vụ bàn: 20 người
Nhiệm vụ: Phụ trách cơng việc chuẩn bị
phịng ăn, phịng đón khách , nhận mọi u cầu gọi

món của khách , chuyển vào bếp và thực hiện quá
trình phục vụ

khách trong quá trình khách dùng bữa và dọn
bàn sau khi khách dùng xong

1.2.5. Nghiệp vụ của Bộ phận kiểm
tốn/Hành chính- Nhân sự

- Trưởng phịng nhân sự: 2 người
Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm quản lý,
giám sát, tổ chức hoạt động của
phịng nhân sự. Xây dựng chính sách,
quy định, quy chế về nhân sự, lên kế
hoạch về ngân sách, nguồn nhân lực,
tuyển dụng, đào tạo theo nhu cầu thực
tiễn của khách sạn.

- Kế toán trưởng: 2 người
Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm chính là
quản lý giám sát hoạt động tài chính
khách sạn, tham mưu cho Ban giám
đốc, phân cơng, giám sát và đánh giá
hiệu quả công việc của nhân viên, lập
báo cáo gửi Giám đốc khách sạn và
các cơ quan Nhà nước
- Nhân viên nhân sự: 15 người
Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm tuyển
dụng nhân sự cho khách sạn, triển

khai công tác đào tạo, tính lương,
thưởng, thực hiện các chế độ bảo
hiểm, quản lý hồ sơ nhân viên khách
sạn


9/49

Mẫu phiếu quản lý nhân viên
- Nhân viên kiểm toán: 15 người
Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm rà soát
lại giao dịch, doanh thu, tỉ lệ đặt
phòng, các số liệu thống kê điều
hành của khách sạn trong ngày. Sau
khi cân đối mọi giao dịch, doanh thu
Kiểm tốn đêm sẽ đóng ngày và
chuyển hệ thống PMS ngày mới.
- Nhân viên thu ngân: 15 người


Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm làm thủ tục
thanh toán cho khách hàng, cụ thể nhập
order vào hệ thống, kiểm tra và in hóa đơn,
thu tiền của khách

Mẫu phiếu thanh tốn tiền
của nhân viên thu ngân

1.3. Quy trình nghiệp vụ
Quy trình quản lý gồm:

10/49

+ Quy trình đặt phịng
+ Quy trình th phịng
+ Quy trình trả phịng
+ Quy trình báo cáo
1.3.1 Quy trình đặt phịng:
Đối với khách:
Khi khách hàng có nhu cầu ở
khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ
với khách sạn để tiến hành làm thủ tục
đăng ký phịng . Có các hình thức liên hệ:
đến trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua
mạng.
Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký đặt
phịng thì khách hàng phải khai báo đầy đủ
thơng tin về mình khi Bộ phận Lễ tân (BPLT) yêu
cầu gồm các thông tin cơ bản như: họ tên


khách, chứng minh nhân dân, địa chỉ, số điện
thoại…Tiếp theo khách đưa ra nhu cầu chọn
phòng : số lượng phòng cần đặt, loại phòng,
thời gian đến, thời gian đi…để nhân viên lựa
chọn phịng cho khách. Nếu việc đặt phịng
thành cơng thì khách nhận phiếu đăng ký phịng
do khách sạn cấp và kí tên. Đối với khách đặt
phịng gián tiếp khách sạn sẽ gửi phiếu đăng ký

đến địa chỉ của khách và khách kí tên vào phiếu
xác nhận đặt phịng đó và gủi lại cho khách sạn.
Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc một số tiền
nhất định dựa vào loại phịng mà mình đã đăng
ký.

Sau khi đặt phịng khách có thể huỷ đăng ký
và phải bồi thường cho
khách sạn theo quy định đã thoả
thuận. Tuy nhiên trước 7 ngày nhận
phòng khách huỷ đăng ký không
phải bồi thường.


Đối với người quản lý:
Khi nhận yêu cầu đặt buồng của
khách ( trực tiếp hoặc gián tiếp), nhân viên
đặt buồng phải ghi nhận đầy đủ những
thông tin sau:

Tên người đăng ký.