Khắc phục 6 lỗi thường gặp trên slide PowerPoint potx

Khắc phục 6 lỗi thường gặp trên slide
PowerPoint
Còn gì có thể tồi tệ hơn khi bạn đang chuẩn bị báo cáo trước mọi người và
bất ngờ phát hiện ra slide thuyết trình của mình dày công chuẩn bị xuất hiện
những dấu hiệu rất không bình thường.
Không chỉ đơn thuần là lỗi chính tả ở một hoặc vài trang slide, mà những lỗi này
rất nghiêm trọng và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ bài báo cáo của bạn. Sáu cách
được nêu dưới đây là những cách nhằm giúp bạn tránh phải rơi vào những tình thế
như vậy.
Không thể chạy chữ xung quanh hình
Không rõ vì một lý do nào đó, việc định dạng chữ xen lẫn giữa hình ảnh của
PowerPoint luôn khó khăn hơn người anh em Word rất nhiều lần. Tuy nhiên nếu
bắt buộc phải thực hiện điều này, bạn phải chọn cách làm thủ công nhất có thể, đó
là tạo khoảng cách giữa các chữ để đặt ảnh vào giữa.

Để thực hiện được việc này, bạn cần đặt chữ và hình vào cùng một slide, chỉnh
kích thước hình tùy ý, click phải vào hình và chọn Send to Back. Sau đó, tăng
khoảng cách giữa các từ đè lên hình cho đến khi nào hình ảnh của bạn không còn
bị che bởi chữ nữa. Tuy đơn giản, nhưng cách làm thủ công này khá mất thời gian
và có một nhược điểm rất lớn, đó là bạn phải làm bước này cuối cùng, vì chỉ cần
thay đổi bất kỳ thông số nào của chữ, bạn sẽ phải thực hiện lại việc chỉnh sửa
khoảng cách giữa các từ để tạo ra khoảng trống cho hình.
Thay đổi Font chữ hàng loạt
Bạn muốn thay đổi font chữ mà bạn đã chọn cho cả slide thuyết trình của mình mà
không phải mất công thực hiện thao tác này cho từng trang? Tất cả những gì bạn
phải làm là nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Replaceở tab Home,
chọn Replace Fonts và chọn font chữ mà bạn cần thay đổi.

Chọn phiên bản Powerpoint nào?
Một trong những tai nạn đáng tiếc nhất với những file PowerPoint nói riêng và
Microsoft Office nói chung đó là việc bạn không thể mở file lên chỉ vì khác phiên

bản. Như các bạn đều biết, giữa phiên bản Office 2003 về trước và 2007 về sau có
rất nhiều sự thay đổi, mà thay đổi lớn nhất nằm ở định dạng của văn bản. Chúng ta
có thể dễ dàng nhận ra điều này ở đuôi của file, chẳng hạn như file .doc và file
.docx. Vấn đề nằm ở chỗ trong khi những phiên bản Office 2007 trở về sau có thể
đọc được cả định dạng mới và cũ, thì những phiên bản từ 2003 trở về trước không
thể đọc được những file mới.

Nhằm tránh xảy ra tình trạng đáng tiếc này, cách tốt nhất là bạn hãy cẩn thận lưu
cả hai định dạng mới và cũ. Ngoài ra, để PowerPoint có thể lưu slide của bạn mặc
định ở định dạng cũ, bạn có thể vào Option của PowerPoint
(Office > Powerpoint Option ở PowerPoint 2007 hoặc File > Option ở
PowerPoint 2010), chọnSave. Ở dòng Save file in this format, bạn
chọn PowerPoint 97 – 2003.

Màu chữ không rõ ràng khi dùng máy chiếu
Khi phải trình chiếu slide của bạn thông qua máy chiếu, đặc biệt là những máy
chiếu có chất lượng thấp, điều bạn phải chấp nhận là màu sắc hiển thị không thể
hoàn hảo như trên màn hình máy tính, chưa kể đến những tác động tiêu cực do ánh
sáng môi trường. Chính những điều đó có thể gây ra tình trạng chữ khó đọc do hòa
lẫn vào màu nền.

Để tránh tình trạng này xảy ra, cách tốt nhất là bạn nên chọn những cặp màu font –
nền có tính tương phản cao và dễ chịu cho mắt người xem. Tiêu biểu là bốn cặp
màu: trắng – đen, đỏ - xanh da trời, xanh lá – hồng và xanh dương – vàng.
Font chữ bị thay đổi khi trình chiếu trên máy tính khác
Mất cả một khoảng thời gian rất lâu để chọn lựa font và màu sắc phù hợp cho slide
thuyết trình của mình, nhưng khi mở bằng một máy tính khác, bạn bất chợt nhận
ra đây không phải là font mà mình đã chọn. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng
đến thẩm mỹ của slide thuyết trình mà còn kéo theo cả những rắc rối về mặt trình
bày, chẳng hạn như việc đặt hình vào giữa chữ được đề cập ở trên.

Để tránh gặp phải trường hợp này, cách tốt nhất khi lưu một slide thuyết trình, bạn
nên nhúng cả những font chữ bạn đã dùng trong quá trình thiết kế slide, bằng cách
vào mục Option của PowerPoint, chọn Save và đánh dấu chọn cho mục Embed
fonts in the file.

File âm thanh trên slide không nghe được
Cũng như font, những file audio kèm theo slide thuyết trình của bạn cũng là những
thứ có thể biến mất nếu bạn không cẩn thận khi mang slide sang máy tính khác.
Tuy nhiên khác với font, để giải quyết vấn đề này, bạn không chỉ đơn thuần là
nhúng file âm thanh đó vào slide, bởi với mỗi phiên bản PowerPoint khác nhau
đều có những cách thức chèn file âm thanh khác nhau, vì thế khi bạn nhúng một
file âm thanh trong một slide PowerPoint 2010 thì ngay cả PowerPoint 2007 cũng
có thể không đọc được.

Cách tốt nhất để mang một file âm thanh vào slide thuyết trình đó chính là link
trực tiếp đến file âm thanh đó thay vì nhúng vào slide. Để làm việc này, trước tiên
bạn phải tạo một folder chứa cả slide và những file âm thanh bạn dùng. Với
PowerPoint 2007, vào phần PowerPoint Option, chọn mục Advanced, kéo xuống
phần Save, tại mục Link sound with file size greater than, bạn hãy chỉnh sao cho
thông số này nhỏ hơn dung lượng file audio nhỏ nhất của bạn. Khác với
PowerPoint 2007, phiên bản 2010 không có tùy chọn này, vì vậy mỗi khi chèn một
file âm thanh, trong bảng Insert Audio, bạn chọn file mình cần bằng cách click
chuột vào file đó, vào menuInsert nằm ở góc dưới bên phải của bảng và
chọn Link to File. Từ đây, mỗi khi muốn di chuyển slide thuyết trình của mình,
bạn chỉ việc copy cả một thư mục đi thì chắc chắn sẽ không xảy ra trường hợp thất
lạc file âm thanh nữa.