Top 5 kĩ năng mỗi thư kí cần ppt

Top 5 kĩ năng mỗi thư kí cần
Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các
phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện từ những thập niên 80.

Hầu hết các thủ tục giấy tờ đã được số hóa. Công việc đánh máy chữ trước đây
chiếm 60% khối lượng công việc của thư ký nay chỉ còn khoảng 20%.

Phần lớn các thư kí đều cảm thấy thoải mái với nhiệm vụ cơ bản của mình như trả
lời điện thoại để tìm hiểu và nắm giữ thông tin, tổ chức các cuộc họp và thực hiện
một loạt các công việc hành chính khác. Nhưng ngày này, hầu hết các nhiệm vụ
này đều thực hiện trên máy tính điện tử, và thư ký phải luôn nâng cao trình độ và
các kỹ năng của mình.

Dưới đây là 5 kỹ năng mới hàng đầu mà thư ký cần

1. Gửi và nhận email

Email chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh để trao đổi và giao
dịch, nó đã trở thành một công cụ giao tiếp văn phòng. Tuy nhiên, nhiều người
vẫn không hiểu nghi thức và cách thức viết và gửi email hoặc không khai thác hết
tiềm năng của chúng. Tạo danh sách địa chỉ mail, thường xuyên dọn dẹp hộp thư
của mình, thiết lập chế độ trả lời tự động là một số những cách thư điện tử được sử
dụng để người thư ký làm việc hiệu quả hơn.

2. Mạng xã hội

Mạng xã hội không chỉ là một hoạt động tự do khi có thời gian rảnh rỗi nữa -
nhiều công ty đang nắm lấy nó như là một công cụ kinh doanh trực tuyến mạnh
mẽ và linh hoạt. Một thư ký thành công sẽ biết làm thế nào để giao tiếp trên tất cả
các mạng xã hội phổ biến nhất - Facebook, Twitter và LinkedIn để cho công việc
của mình được hiệu quả và nhanh chóng.

3. Chia sẻ thông tin qua Skype

Điện thoại thông thường không còn là công cụ tốt nhất để nói chuyện, trao đổi với
người khác trên khắp đất nước hoặc trên thế giới. Nhiều công ty đã chấp nhận dịch
vụ điện thoại trực tuyến (truyền tải âm thanh và giọng nói qua IP, hoặc VoIP) để
làm cho thông tin liên lạc của họ hiệu quả hơn. Các dịch vụ như Skype cung cấp
vô số tính năng, bao gồm cả cuộc gọi video, tin nhắn nhanh, chia sẻ tập tin và
nhiều hơn nữa. Ngày nay một thư ký phải làm tốt việc thiết lập cuộc gọi Skype, xử
lý với các phần cứng liên quan (webcam, micro và màn hình) và đặt các cuộc gọi
qua web.

4. Kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến

Tổ chức sự kiện trực tuyến là một trách nhiệm lớn đối với thư ký và quản lý văn
phòng – bao gồm các công việc liên quan đến văn phòng, các cuộc họp của khách
hàng . Tất cả các việc đặt phòng, đặt vé có thể được thực hiện trực tuyến, làm cho
toàn bộ quá trình sắp xếp hợp lý hơn và hiệu quả. Một người thư ký phải làm tốt
việc đặt vé đi du lịch, chỗ ở, địa điểm, ăn uống, dịch vụ (như thuê xe hoặc chụp
ảnh). Ngoài ra, họ còn có thể sử dụng công cụ lịch trực tuyến để đảm bảo chắc
chắn rằng tất cả mọi người đều có bản kế hoạch được cập nhật từng ngày.

5. Quản lý thông tin kĩ thuật số

Tài liệu kinh doanh được chuyển dịch sang các định dạng số ngày một nhiều hơn.
Một người quản lý hay thư kí văn phòng phải có kĩ năng trong việc lưu trữ, tổ
chức xử lí, truy cập và quản lí thông tin số. Điều này không chỉ áp dụng cho các
tài liệu được lưu trên máy tính mà còn áp dụng trên các công cụ lưu giữ tài liệu
trực tuyến như Google Docs và Dropbox. Nó giúp cho việc lưu giữ tài liệu được bí
mật và có thể truy cập dễ dàng khi sử dụng.