Luận văn " ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ " pot
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.56 MB, 73 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TRONG MÔI TRƯỜNG
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
TẠI PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP
VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ
Giáo Viên Hướng Dẫn: Sinh viên thực hiện:
ThS.TRƯƠNG HÒA BÌNH TRẦN THỊ PHÚC DUYÊN
MSSV: 4031048
Lớp: Kế toán tổng hợp-Khoá 29
C
C
ầ
ầ
n
n
T
T
h
h
ơ
ơ
,
,
2
2
0
0
0
0
7
7
L
L
Ờ
Ờ
I
I
C
C
Ả
Ả
M
M
T
T
Ạ
Ạ
W
W
X
X
Trong khoảng thời gian học tại trường Đại học Cần Thơ, chúng tôi đã nhận
được rất nhiều sự truyền đạt về kiến thức cũng như về kinh nghiệm quý báu của
Quý Thầy Cô. Riêng bản thân tôi, tôi nhận thấy đây thật sự là khoảng thời gian
có ý nghĩa nhất trong quá trình học tập và rèn luyện của mình.
Có được kết quả như ngày hôm nay không phải chỉ do bản thân, mà trước
hết chính là sự quan tâm dạy dỗ, truyền đạt kiến thức cần thiết của Quý Thầy Cô
nhằm trang bị cho tôi tất cả sự cần thiết sau khi tốt nghiệp ra trường.
Tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh
doanh, đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn Thầy Trương Hòa Bình, người đã trực
tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu này, cùng các Thầy Cô Bộ môn
Kế toán-Kiểm toán đã giúp đỡ để tôi hoàn thành luân văn “Đánh giá hệ thống
thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại Phòng
Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ”.
Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan thực tập đã nhận và tạo điều kiện thuận
lợi cho tôi nghiên cứu đề tài của mình trong khoảng thời gian thực tập vừa qua.
Đặc biệt là các Anh Chị Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp,
Phòng Hội viên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc thực tế
và cung cấp tài liệu cho tôi để tôi hoàn thành đề tài. Chân thành cảm ơn các bạn
trong tập thể lớp Kế Toán-K29 đã đóng góp ý kiến cho tôi về đề tài này.
Cuối lời tôi xin kính gửi đến toàn thể Quý Thầy Cô trường Đại Học Cần
Thơ, Quý Thầy Cô khoa Kinh tế Quản trị Kinh doanh, các Cô Chú và các Anh
Chị tại Phòng Tài chính Kế toán, Viện Tin học Doanh nghiệp, Phòng Hội Viên
và Cơ quan thực tập lời chúc sức khỏe, công tác tốt. Thân chúc các bạn thành đạt
trong cuộc sống.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên thực hiện
Trần Thị Phúc Duyên
L
L
Ờ
Ờ
I
I
C
C
A
A
M
M
Đ
Đ
O
O
A
A
N
N
W X
Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các thông tin, dữ
liệu thu thập được và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài này
không trùng với bất cứ đề tài nghiên cứu khoa học nào.
Ngày 08 tháng 06 năm 2007
Sinh viên thực hiện
Ký tên
Trần Thị Phúc Duyên
N
N
H
H
Ậ
Ậ
N
N
X
X
É
É
T
T
C
C
Ủ
Ủ
A
A
C
C
Ơ
Ơ
Q
Q
U
U
A
A
N
N
T
T
H
H
Ự
Ự
C
C
T
T
Ậ
Ậ
P
P
" #
Cần Thơ, ngày tháng năm 2007
N
N
H
H
Ậ
Ậ
N
N
X
X
É
É
T
T
C
C
Ủ
Ủ
A
A
G
G
I
I
Á
Á
O
O
V
V
I
I
Ê
Ê
N
N
H
H
Ư
Ư
Ớ
Ớ
N
N
G
G
D
D
Ẫ
Ẫ
N
N
" #
Cần Thơ, ngày tháng năm 2007
N
N
H
H
Ậ
Ậ
N
N
X
X
É
É
T
T
C
C
Ủ
Ủ
A
A
G
G
I
I
Á
Á
O
O
V
V
I
I
Ê
Ê
N
N
P
P
H
H
Ả
Ả
N
N
B
B
I
I
Ệ
Ệ
N
N
" #
Cần Thơ, ngày tháng năm 2007
M
M
Ụ
Ụ
C
C
L
L
Ụ
Ụ
C
C
µ ± ¶
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1 U
1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1
1.1.1. Sự cần thiết của đề tài. 1
1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn 1
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU. 2
1.2.1. Mục tiêu chung. 2
1.2.2. Mục tiêu cụ thể. 2
1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU. 2
1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định. 2
1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu 2
1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3
1.4.1. Không gian 3
1.4.2. Thời gian. 3
1.4.3. Đối tượng nghiên cứu 3
CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4
U
2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN. 4
2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán 4
2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông
tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy 5
2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng
máy vi tính. 8
2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán 11
2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT 12
2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU. 14
2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu. 14
2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu 15
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ACSOFT TẠI VCCI CẦN THƠ
17
3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP. 17
3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh
Cần Thơ. 17
3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ 18
3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ
TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT 21
3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với
HTTT KT 21
3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. 25
3.3. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI CHI NHÁNH. xviii
3.3.1. Ưu điểm. xviii
3.3.2. Nhược điểm xx
3.3.3. Hiệu quả đạt được. xxi
3.3.4. Kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin kế toán. xxii
CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ xxiii
4.1. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN xxiii
4.2. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ xxiii
4.3. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN xxiii
4.4. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO xxiv
4.5. ĐỐI VỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC KIỂM TRA, KIỂM SOÁT xxiv
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ xxv
5.1. KẾT LUẬN xxv
5.2. KIẾN NGHỊ 59
5.2.1. Đối với Nhà nước 59
5.2.2. Đối với Chi nhánh 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO 60
D
D
A
A
N
N
H
H
M
M
Ụ
Ụ
C
C
H
H
Ì
Ì
N
N
H
H
X ² W
Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY
5
Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO
HỆ CƠ DỮ LIỆU 6
U
Hình 3: BIỂU ĐỒ TỶ LỆ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI
CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ TẠI VIỆT NAM 13
Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ
18
Hình 5: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG XUẤT HÓA ĐƠN
VÀ THU TIỀN 31
Hình 6: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG TẠM ỨNG 32
Hình 7: LƯU ĐỒ XỬ LÝ BẰNG MÁY HOẠT ĐỘNG CHI BẰNG TIỀN
MẶT 33
Hình 8: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU PHIẾU THU vi
Hình 9: MÀN HÌNH IN PHIẾU THU. vi
Hình 10: MÀN HÌNH NHẬP LIỆU HÓA ĐƠN DỊCH VỤ vii
Hình 11: MÀN HÌNH CÔNG CỤ TÌM KIẾM- ĐIỀU CHỈNH DỮ LIỆU vii U
Hình 12: MÀN HÌNH MỞ SỔ QUỸ TIỀN MẶT viii
Hình 13: MÀN HÌNH IN SỔ QUỸ TIỀN MẶT viii
Hình 14: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NHẬP SỐ CHỨNG TỪ SAI xvi
Hình 15: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI NGÀY KHÔNG HỢP LỆ xvi
Hình 16: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI SỐ TIỀN TRONG ĐỊNH
KHOẢN PHẢI >0 xvii
Hình 17: MÀN HÌNH THÔNG BÁO LỖI DƯ NỢ KHÔNG BẰNG DƯ CÓ
xvii
D
D
A
A
N
N
H
H
M
M
Ụ
Ụ
C
C
B
B
I
I
Ể
Ể
U
U
B
B
Ả
Ả
N
N
G
G
X ² W
Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ
BẰNG T AY VÀ BẰNG MÁY 6
Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT
KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY 7
Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA
HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY 7
Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT
KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY 7
Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT
XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY 8
Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY
KẾ TOÁN 22
Bảng 7: BẢNG MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT 24
Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI 25
Bảng 9: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT 26
Bảng 10: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT 27
Bảng 11: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP 27
Bảng 12: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 4 CẤP CHI TIẾT 28
Bảng 13: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH
DOANH THU 29
Bảng 14: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI
PHÍ 30
Bảng 15: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ KHAI BÁO, NHẬP LIỆU, THỰC
HIỆN BÚT TOÁN TỔNG HỢP v
Bảng 16: HỆ THỐNG CÁC BÁO CÁO x
Bảng 17: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT xiii
Bảng 18: BẢNG KIỂM SOÁT XỬ LÝ NGHIỆP VỤ KINH TẾ xiv
Bảng 19: KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU xv
D
D
A
A
N
N
H
H
M
M
Ụ
Ụ
C
C
C
C
Á
Á
C
C
T
T
Ừ
Ừ
V
V
I
I
Ế
Ế
T
T
T
T
Ắ
Ắ
T
T
X ² W
C/O: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
DNVVN: Doanh nghiệp vừa và nhỏ.
DL: Dữ liệu.
ĐN: Đề nghị.
GTGT: Giá trị gia tăng.
HTTT: Hệ thống thông tin
KT: Kế toán.
TT: Trung tâm
VCCI: Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
C
C
H
H
Ư
Ư
Ơ
Ơ
N
N
G
G
1
1
G
G
I
I
Ớ
Ớ
I
I
T
T
H
H
I
I
Ệ
Ệ
U
U
1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.
1.1.1. Sự cần thiết của đề tài.
Ngày nay, sự phát triển của khoa học, kỹ thuật và công nghệ thông tin được
ứng dụng nhiều vào các lĩnh vực hoạt động của con người, trong lĩnh vực quản
lý cũng vậy. Nó góp phần làm cho con người có thể quản lý công việc có hiệu
quả, nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy. Kế toán là một bộ
phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích
cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hiện nay.
Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải ứng dụng công nghệ thông tin vào
việc tổ chức thực hiện công tác kế toán nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế
toán hợp lý, được kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy
với những kỹ thuật xử lý thông tin kế toán mới, góp phần vào việc gia tăng khả
năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mình. Đây là xu hướng
phát triển phù hợp với tiến trình đổi mới của đất nước, nhất là trong giai đoạn hội
nhập kinh tế hiện nay. Vì sự cần thiết trên, nên tôi chọn đề tài luận văn tốt nghiệp
là “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần
mềm kế toán Acsoft tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam Chi
nhánh Cần Thơ” .
1.1.2. Căn cứ khoa học và thực tiễn.
Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft
vào công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán và họ cũng đã có nhận xét đánh
giá về phần mềm này. Nhưng tại Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam
Chi nhánh Cần Thơ thì chưa tiến hành đánh giá hiệu quả của nó và phân tích sự
hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán trong hoạt động của mình. Để đáp ứng
yêu cầu trên, tôi đã chọn đề tài này nhằm phân tích thực trạng, đánh giá được ưu,
nhược điểm của phần mềm, cũng như hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh.
Từ đó đề ra biện pháp để phát huy các ưu điểm và khắc phục nhược điểm nhằm
tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU.
1.2.1. Mục tiêu chung.
Với vai trò là một kế toán viên làm công tác tổ chức hệ thống thông tin kế
toán chứ không phải là một kỹ sư tin học viết phần mềm kế toán, nên đề tài này
được nghiên cứu nhằm nắm bắt cách thức tổ chức hệ thống tin kế toán bằng phần
mềm kế toán trong thực tế.
1.2.2. Mục tiêu cụ thể.
- Nhận biết những khác biệt giữa hệ thống kế toán xử lý bằng tay và bằng máy.
- Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng
phần mềm kế toán.
- Hiểu rõ được thực trạng và phân tích hiệu quả của công tác tổ chức hệ
thống thông tin kế toán. Từ đó, đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ
thống thông tin kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong tổ chức và
quản lý của Chi nhánh.
1.3. CÁC GIẢ THIẾT CẦN KIỂM ĐỊNH VÀ CÂU HỎI NGHIÊN CỨU.
1.3.1. Các giả thiết cần kiểm định.
- Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh đã hợp lý thì tiếp
tục duy trì hệ thống hiện hành.
- Nếu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh chưa hợp lý thì
phải chỉnh sửa, bổ sung hoặc tổ chức lại.
1.3.2. Câu hỏi nghiên cứu.
- Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán vào hệ thống thông tin kế toán tại
Chi nhánh như thế nào?
- Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu hay chưa?
- Hệ thống thông tin kế toán tại Chi nhánh có ưu, nhược điểm gì?
- Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao?
1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU.
1.4.1. Không gian.
Trong đề tài, tôi tập trung nghiên cứu và phân tích công tác tổ chức hệ
thống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ trong môi trường ứng dụng phần mềm
kế toán Acsoft.
1.4.2. Thời gian.
- Thu thập thông tin về hệ thống thông tin kế toán từ năm 2004 đến 6 tháng
đầu năm 2007 tại đơn vị.
- Thời gian nghiên cứu: từ ngày 05 tháng 3 đến ngày 11 tháng 6 năm 2007.
1.4.3. Đối tượng nghiên cứu.
- Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh.
- Các yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán.
- Các đối tượng kế toán cần theo dõi.
- Hệ thống tài khoản sử dụng.
- Cách thức tổ chức dữ liệu của hệ thông tin kế toán tại Chi nhánh như:
chứng từ kế toán, quá trình xử lý, bộ máy kế toán, hệ thống báo cáo, lưu trữ
chứng từ, kiểm tra, kiểm soát trong môi trường ứng dụng phần mềm ACsoft.
C
C
H
H
Ư
Ư
Ơ
Ơ
N
N
G
G
2
2
P
P
H
H
Ư
Ư
Ơ
Ơ
N
N
G
G
P
P
H
H
Á
Á
P
P
L
L
U
U
Ậ
Ậ
N
N
V
V
À
À
P
P
H
H
Ư
Ư
Ơ
Ơ
N
N
G
G
P
P
H
H
Á
Á
P
P
N
N
G
G
H
H
I
I
Ê
Ê
N
N
C
C
Ứ
Ứ
U
U
2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN.
2.1.1. Khái quát hệ thống thông tin kế toán.
2.1.1.1. Khái niệm.
Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông
tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thông
tin hữu ích về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng liên quan.
2.1.1.2.Quá trình luân chuyển dữ liệu thông tin.
Dữ liệu là các sự việc, sự kiện ban đầu, các nghiệp vụ được ghi chép một
cách rời rạc, chưa được xử lý, chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng. Dữ
liệu được thể hiện bằng con số, ký tự, ký hiệu, hình vẽ
Thông tin là dữ liệu được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng.
Dữ liệu đầu vào Thông tin kết xuất
Ghi nhận Xử lý Lập báo cáo
Với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế như bán hàng thu tiền, bán
chịu, phát sinh chi phí hệ thống kế toán sẽ xử lý nghiệp vụ như ghi nhận,
chuyển vào sổ cái và tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị.
2.1.1.3. Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán.
- Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như:
+ Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.
- Kiểm soát.
+ Kiểm soát tuân thủ qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin.
+ Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý
chính xác, kịp thời.
2.1.2. Những đặc điểm cơ bản tạo nên sự khác biệt giữa hệ thống thông
tin kế toán xử lý bằng tay và hệ thống xử lý bằng máy.
2.1.2.1. Khác biệt tổ chức lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.
a) Khác biệt về tổ chức dữ liệu.
Tổ chức lưu trữ dữ liệu trong kế toán tay.
DL A
DL B
Phần nội dung
xử lý 1 (Vật tư, )
Người sử
dụng
DL A
Phần nội dung
xử lý 2 (Kho, )
Phần nội dung
xử lý 3 (Tổng hợp)
DL C
DL B
DL C
DL D
Hình 1: SƠ ĐỔ TỔ CHỨC LƯU TRỮ DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN TAY
Tổ chức dữ liệu trong kế toán máy theo hệ cơ sở dữ liệu.
Hệ quản trị
cơ sở
dữ liệu
Chương
trình ứng
dụng 1
Chương
trình ứng
dụng 2
Chương
trình ứng
dụng 3
dữ liệu
(
Database
)
Cơ sở
Người
sử dụng
Hình 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG KẾ TOÁN MÁY THEO
HỆ CƠ DỮ LIỆU
b) Khác biệt về dữ liệu.
Bảng 1: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ DỮ LIỆU GIỮA HTTT KT XỬ LÝ
BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy.
-Chỉ lưu trữ dữ liệu tài chính. AAAAA
Fdụdgfhdfh
-Phân tán, không chia xẻ.
-Theo từng đối tượng kế toán đầy đủ
số phát sinh, số dư. fffffffffff fff fffffff
f ff ff ff ff fff fff
-Có thể mâu thuẫn dữ liệu.
-Lưu trữ dữ liệu tài chính và dữ liệu
không tài chính.
-Tập trung, dễ dàng chia xẻ dữ liệu.
-Lưu trữ riêng biệt số dư theo đối
tượng kế toán và số phát sinh theo
nghiệp vụ.
-Không mâu thuẫn dữ liệu.
c) Khác biệt về lưu trữ dữ liệu.
Bảng 2: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ LƯU TRỮ DỮ LIỆU GIỮA HTTT
KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy
-Dữ liệu lưu trữ trong từng trang sổ,
theo từng đối tượng kế toán bao gồm
cả phát sinh và số dư.
-Được thể hiện là các tài khoản trong sổ
cái hay sổ chi tiết và hình thức nhật ký.
-Dữ liệu được lưu trữ trong các tập tin
dữ liệu, nhiều tập tin dữ liệu sẽ tạo nên
cơ sở dữ liệu.
2.1.2.2. Khác biệt về thông tin cung cấp.
Bảng 3: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THÔNG TIN CUNG CẤP GIỮA
HTTT KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống xử lý bằng tay Hệ thống xử lý bằng máy
- Thông tin tài chính.
- Chậm, có mâu thuẫn thông tin.ff fffff
fff
- Báo cáo do người lưu trữ, xử lý dữ
liệu lập.
- Thông tin tài chính và không tài chính
- Nhanh chóng, không bị mâu thuẫn dữ
liệu, thông tin.
- Báo cáo có thể do chính người sử dụng
lập nếu được phép truy cập dữ liệu.
2.1.2.3. Khác biệt về thao tác xử lý theo hình thức nhật ký chung.
Bảng 4: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ THAO TÁC XỬ LÝ GIỮA HTTT
KT XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY.
Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy
-Sử dụng nhật ký chung, nhật ký đặc biệt.
-Có thể khai báo đối tượng ngay khi
ghi chép, lưu trữ dữ liệu phát sinh mới
cho đối tượng.
-Không cần sử dụng nhật ký đặc biệt.
-Cần khai báo đối tượng trước khi nhập
liệu, lưu trữ dữ liệu phát sinh cho đối
tượng.
2.1.2.5. Khác nhau về kiểm soát hệ thống kế toán.
Bảng 5: SO SÁNH SỰ KHÁC BIỆT VỀ KIỂM SOÁT GIỮA HTTT KT
XỬ LÝ BẰNG TAY VÀ BẰNG MÁY
Hệ thống kế toán tay Hệ thống kế toán máy
Kiểm soát:
- Nguồn số liệu.
- Ghi chép.
- Kiểm kê.
Kiểm soát:
- Kiểm soát chung: kiểm soát phát hiện, ngăn chặn
rủi ro và gian lận trên toàn bộ hệ thống.
- Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát ảnh hưởng tới
từng ứng dụng cụ thể gồm: kiểm soát nhập liệu,
kiểm soát xử lý dữ liệu, kiểm soát kết quả xử lý.
2.1.3. Qui trình phân tích hệ thống kế toán trong môi trường xử lý bằng
máy vi tính.
2.1.3.1. Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán.
a) Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã.
Khái niệm.
Hệ thống mã là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mô tả thông
tin đối tượng, nhằm mục đích thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ.
Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã.
- Phù hợp nhu cầu thông tin yêu cầu.
- Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển.
- Dễ sử dụng.
fyc) Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán.
Kiểm soát chung.
- Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong
bộ máy kế toán.
- Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.
- Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm.
- Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương
trình xử lý.
- Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu.
- Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa
hoạn, phá hoại xảy ra.
Kiểm soát ứng dụng.
- Kiểm soát nhập liệu: kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực,
chính xác và đầy đủ
- Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu.
- Kiểm soát kết quả dữ liệu.
+ Đảm bảo kết quả xử lý chính xác.
+ Đảm bảo nhân viên được ủy quyền mới nhận và đọc báo cáo.
2.1.3.2. Tổng quan về phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống là một quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin
hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống.
Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lí do:
+ Khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành.
+ Thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin.
+ Bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin.
Mục tiêu của phân tích hệ thống:
- Nhằm đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại.
- Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết.
- Nhận dạng thông tin cần thiết.
- Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới.
- Thiết lập các yếu tố của hệ thống mới.
- Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng.
2.1.3.3. Phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống để nhận dạng các vấn đề cần giải quyết với những mục
tiêu sau:
- Hiểu rõ về hệ thống hiện hành: tìm hiểu ứng dụng hiện có và các nguồn
lực có sẵn.
- Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống.
- Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống.
- Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra.
a) Nội dung phân tích hệ thống.
- Dòng dữ liệu: đội nghiên cứu tập hợp những dữ kiện về dòng dữ liệu trong
hệ thống và doanh nghiệp. Dòng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quan
hệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận. Đội nghiên cứu xác định
những nhân tố này được sử dụng trong hệ thống như thế nào và xác định dữ liệu
nào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó.
- Sự có hiệu lực: đội nghiên cứu hệ thống đánh giá hiệu lực của hệ thống
hiện hành. Một hệ thống có hiệu lực tương xứng với những mục tiêu được ghi
nhận của nó; để đo lường được hiệu lực, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràng
mục đích của hệ thống hiện hành. Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệ
thống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực. Những dữ liệu này có thể là
những mục đích, như những mô tả thống kê về hoạt động của hệ thống, hay
những vấn đề chủ quan như ý kiến của người dùng về tính hữu ích của hệ thống.
- Tính hiệu quả của hệ thống: Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành,
đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quả của hệ thống. Mặc dù tính hiệu
quả khó có thể đo lường nhưng đội nghiên cứu có thể tính toán hiệu quả như tỉ lệ
của dữ liệu xuất và dữ liệu nhập cho hệ thống. Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống
được tiến hành chỉ vì sự không hiệu quả trong hệ thống hiện hành. Điều này làm
cho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng.
- Kiểm soát nội bộ: Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong hệ
thống hiện hành. Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp đặt
ra với mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu
quả và gắn với sự tuân thủ các chính sách của quản lý. Kiểm soát nội bộ kém có
thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai và phát sinh những
báo cáo quản lý hoặc báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng. Tính thích
hợp của kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống.
b) Hiệu quả quá trình phân tích.
Trong suốt quá trình phân tích, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu
dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ
trong hệ thống hiện hành. Thông qua đó, xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của
hệ thống hiện hành. Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi
hệ thống mới. Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ
thống mới. Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những
khuyết điểm tìm ra trong quá trình phân tích hệ thống.
2.1.3.4. Kết quả của phân tích hệ thống.
Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả.
- Không thay đổi: vấn đề giải quyết không nghiêm trọng, các nguồn lực
không đủ đáp ứng.
- Cải tiến hệ thống hiện hành: với chi phí thấp có thể đạt được một kết quả
thỏa mãn yêu cầu.
- Thiết kế hệ thống mới: hệ thống hiện hành không thể điều chỉnh được để
giải quyết vấn đề tồn tại.
2.1.4. Chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán.
- Tìm hiểu yêu cầu thông tin và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định các loại báo cáo, chứng từ.
- Xây dựng bảng mã và các danh mục liên quan.
- Khai báo.
- Tạo thủ tục kiểm soát.
2.1.5. Tìm hiểu phần mềm kế toán ACSOFT.
2.1.5.1. Tình hình thực tế phần mềm kế toán tại Việt Nam hiện nay.
Trong số các phần mềm ứng dụng tại Việt Nam, phần mềm kế toán là sản
phẩm thông dụng nhất. Theo thống kê Việt Nam hiện có hơn 130 nhà cung cấp
phần mềm kế toán. Mỗi nhà cung cấp thường có một vài sản phẩm phù hợp với
nhu cầu và quy mô của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Thị trường phần mềm kế toán
ở Việt Nam hiện nay được phát triển tương đối tốt, chia thành các loại như sau:
- Phần mềm kế toán do các công ty nước ngoài viết và nhập vào Việt Nam
như phần mềm: Solomon IV, Sun, Quickbooks
- Phần mềm kế toán do các công ty liên doanh nước ngoài hoặc các công ty
tư nhân (phần mềm trong nước) viết như phần mềm: Acsoft, SSP, Bravo
- Và các phần mềm kế toán do các doanh nghiệp thuê viết hoặc tự viết.
Hệ thống kế toán xây dựng trong phần mềm thường phù hợp với chuẩn mực
kế toán và chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam. Các thay đổi thường xuyên
của Bộ Tài Chính về chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán trong nước được các
phần mềm trong nước cập nhật nhanh hơn so với các phần mềm nước ngoài;
ngoài ra việc bảo hành, bảo trì cũng nhanh chóng kịp thời hơn. Đây là ưu điểm
rất lớn của các phần mềm trong trong nước. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của các
phần mềm sản xuất trong nước là tính chuyên dụng chưa cao, được xây dựng dựa
trên các công cụ lập trình thông thường gây ra một số lỗi phần mềm, lỗi hệ thống
so với các phần mềm kế toán nước ngoài có tính chuyên nghiệp cao Mặc dù
nhận biết được các ưu điểm và nhược điểm nhưng chất lượng các phần mềm kế
toán ở Việt Nam hiện nay chưa thể đánh giá một cách cụ thể được. Vì Việt Nam
chưa có một tổ chức độc lập nào đảm nhận trách nhiệm đánh giá chất lượng của
các phần kế toán.
2.1.5.2. Thực tế ứng dụng phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp ở
Việt Nam.
Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam
(Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của trường Đại học Kinh Tế TP. HCM do
