65 Tìm hiểu và đánh giá Kế toán hàng tồn kho của phần mềm Kế toán Aspft do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam cung cấp

CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ
THỰC TẬP:
TRUNG TÂM XÚC TIẾN VÀ PHÁT
TRIỂN PHẦN MỀM DOANH NGHIỆP
VSDC-CHI NHÁNH TPHCMTHUỘC VCCI
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TRUNG TÂM :
Trung Tâm Xúc Tiến và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp (VSDC) được thành
lập theo QĐ 1952/2000/PT-TCCB ngày 30 tháng 10 năm 2000 của Chủ Tòch Phòng
Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam. Là một trung tâm xúc tiến phát triển ứng
dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.
VSDC cung cấp các giải pháp phần mềm quản trò doanh nghiệp cho các doanh
nghiệp Việt Nam và các tổ chức khác. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh
nghiệp và các tổ chức khác
VSDC tư vấn, hỗ trợ phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại Việt Nam. Trung
Tâm Xúc Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp đã tư vấn, hỗ trợ cho nhiều
doanh nghiệp và tin học hoá công tác quản lý doanh nghiệp với hiệu quả cao và thực
sự được sự tín nhiệm của nhiều doanh nghiệp trong cả nước.
Với mạng lưới văn phòng và các chi nhánh trên cả nước gồm:Trụ sở chính ở Hà
Nội và các chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ và đội ngũ nhân viên có
kinh nghiệm, năng động, chuyên nghiệp, VSDC có khả năng đáp ứng nhu cầu của các
doanh nghiệp và các tổ chức khác của giải pháp phần mềm quản trò doanh nghiệp
trên khắp cả nước.
Với sự kết hợp thế mạnh và bề dày kinh nghiệm của một nhà cung cấp giải pháp
phần mềm, khách hàng của trung tâm VSDC rất đa dạng, gồm các liên doanh, các
tổng công ty và các doanh nghiệp nhà nước, các công ty cổ phần, công ty thương mại,
dòch vụ, công ty sản xuất công nghiệp, xây lắp, các ban quản lý dự án đầu tư ,….
II. ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA TRUNG TÂM:
1.1 Cung cấp các giải pháp phần mềm doanh nghiệp
• Phần mềm kế toán ACsoft được xây dựng phù hợp theo quyết đònh
167/2000/QĐ-BTC

•Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ACsoftME được
thiết kế phù hợp chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết đònh
144/2001/QĐ-BTC
•Phần mềm kế toán chủ đầu tư ACPsoft xây dựng phù hợp theo quyết đònh
214/2000/QĐ-BTC
•Và các phần mềm quản lý khác về nhân sự, kho, bán hàng,tính giá thành…
1.2 Tư vấn, đào tạo và hỗ trợ ứng dụng các giải pháp tối ưu nhằm tin
học hoá công tác quản lý tài chính –kế toán
• Thiết kế hệ thống kế toán theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin
• Tư vấn tổ chức luân chuyển, xử lý và kiểm tra chứng từ kế toán.
• Hướng dẫn làm kế toán bằng phần mềm chuyên nghiệp.
1.3 Cung cấp các dòch vụ về kế toán–tài chính-thuế.
• Hỗ trợ làm sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính.
• Lập báo cáo thuế, hồ sơ hoàn thuế, lập quyết toán thuế GTGT, thuế
TNDN.
• Tư vấn về phân tích tài chính và hoặt động sản xuất kinh doanh tại
doanh nghiệp.
• Hỗ trợ lập các dự án đầu tư , giám sát và đánh giá hiệu quả hoặt động
của dự án.
1.4 Cung cấp văn bản, quy đònh mới về quản lý tài chính, kế toán thuế
1.5 Đào tạo cán bộ quản lý doanh nghiệp
VSDC thường xuyên mở các lớp đào tạo, cập nhật kiến thức với các chuyên đề
về :
• Chính sách và quy đònh mới về thuế.
• Các chuẩn mực mới về kế toán và kiểm toán, thực hành kế toán, kiểm
toán
• Lập kế hoạch, phân tích và hoạch đònh về tài chính doanh nghiệp.
• Các chuyên đề khác nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng quản lý doanh
nghiệp
1.6 Hội thảo

VSDC đã tổ chức thành công các buổi hội thảo, diễn đàn trao đổi kiến thức chuyên
môn, nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp, với các chuyên gia trong và ngoài nước. Tạo cầu nối
để thu nhận ý kiến góp ý của các doanh nghiệp về chính sách , chế độ quản lý tài chính kế
toán với cơ quan quản lý nhà nước.
III. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

CÁC UỶ BAN CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ
Uỷ ban về quan hệ lao động
Hội đồng doanh nhân nữ
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, Đông u
, Nga
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam-Châu Mó
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam-Nhật
Bản, Đông Bắc Á
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, ASEAN,
Nam Á,và Châu Phi
Uỷ ban doanh nghiệp Việt Nam, Trung
Quốc, Newzealand, và c.
CÁC TỔ CHỨC BÊN CẠNH
1.Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam
2. Ban phân bổ tổn thất chung
ĐẠI HỘI
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN THƯỜNG TRỰC
BAN KIỂM TRA
CÁC UỶ BAN
CỦA HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
Ban quan hệ quốc tế,

trung tâm hội chợ triển
lãm
Ban hội viên và đào tạo
Văn phòng sử dụng lao
động
Ban pháp chế trọng tài
Ban tài chính
Ban tổ chức các bộ
Trung tâm hỗ trợ doanh
nghiệp Nhỏ và vừa
Văn phòng
CÁC CHI NHÁNH VÀ VĂN
PHÒNG ĐẠI DIỆN
1) Chi nhánh TPHCM
2) Chi nhánh Đà Nẵng tại
Khánh Hoà
3) Chi nhánh Hải Phòng
4) Chi nhánh Cần Thơ
5)Chi nhánh Vũng Tàu
6)Văn phòng đại diện tại
Thành Phố Vinh
7)Văn phòng đại diện tại
Thành Phố Thanh Hoá
CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
Công ty Dòch Vụ Và Thương Mại
Công ty Dòch Vụ Kỹ Thuật và
XNK(Techsimex)
Công ty Tư Vấn Sở Hữu Công nghiệp
và Chuyển Giao Công Nghệ
Công ty Đầu Tư Và Thương Maiï Quốc

Tế
Công ty phát triển thông tin
Công ty TNHH tổ chức triển lãm
VCCI
Trường cán bộ quản lý công nghiệp
Báo diễn đàn doanh nghiệp
Tạp chí Việt Nam Business Forum
Trung tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần
Mềm
Trung tâm Thông Tin Kinh Tế(BIZIC)
Trung tâm Văn Hoá Doanh Nhân
IV. CƠ CẤU BỘ MÁY KẾ TÓAN:
Ban tài chính quản lý tất cả các vấn đề về kế tóan, tài chính của phòng thương mại và
công nghiệp Việt Nam. Cơ cấu ban tài chính như sau:
Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam là cơ quan cấp bộ nên không thành
lập phòng kế toán mà mọi công tác kế toán, tài chính sẽ do Ban tài chính quản lý
• Các đơn vò cơ sở (bao gồm: các chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vò
trực thuộc) hạch toán phụ thuộc nhưng do khối lượng phát sinh khá lớn nên các đơn vò này
cũng hạch toán doanh thu và và chi phí theo đúng Luật kế toán, tức là các đơn vò cơ sở này
cũng lập Báo Cáo tài chính nhưng ( BCTC) nộp lên cấp trên theo hàng tháng, nửa năm, và
báo cáo năm nhưng không được trích lập các quỹ mà toàn bộ lãi, lỗ sẽ chuyển vào tài khoản
phải thu nội bộ -136 và chuyển lên cấp trên.
• Về chứng từ, các đơn vò cơ sở không đăng ký với cục thuế đòa phương, chỉ có
văn phòng chính ở Hà Nội mới đăng ký thuế và có hóa đơn, các hóa đơn và chứng từ sẽ được
phân phối cho các đơn vò cơ sở. Hóa đơn của Phòng Thương Mại là hóa đơn tự in. Đònh kỳ, các
đơn vò cơ sở sẽ gởi tòan bộ chứng từ cùng báo cáo ra văn phòng chính. Riêng chi nhánh Thành
Phố Hồ Chí Minh, vì khối lượng nghiệp vụ phát sinh quá lớn nên khối lượng chứng từ cũng rất
lớn, chi phí và nhân lực để vận chuyển và kiểm tra số chứng từ này cũng rất tốn kém; do đó
chi nhánh này xin được giữ các chứng từ, nhưng văn phòng chính có thể thu hồi và kiểm tra
bất kì lúc nào.

TRƯỞNG BAN TÀI
CHÍNH
PHÓ BAN TÀI
CHÍNH
PHÒNG TỔNG
HP
PHÒNG THANH TÓAN THỦ
QUỸ
PHÒNG DỰ ÁN
CÁC CHI NHÁNH VÀ PHÒNG ĐẠI DIỆN
Chi nhánh TP.HCM
Chi nhánh Đà Nẵng
Văn phòng đại diện tại Khánh Hòa(trực thuộc
chi nhánh Đà Nẵng)
Chi nhánh Hải Phòng
Chi nhánh Cần thơ
Chi nhánh Vũng Tàu
Văn phòng đại diện tại TP. Vinh
Văn phòng đại diện tại Thanh Hóa
CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
Công Ty Dòch Vụ Thương Mại(TSC)
Công Ty Dòch Vụ Kỹ Thuật & XNK( Techsimex)
Công Ty Tư Vấn Sở Hữu Công Nghiệp Và Chuyển
Giao Công Nghệ(P &TP)
Công Ty Đầu Tư Và Thương Mại Quốc Tế
Công Ty Phát Triển Thông Tin
Công Ty TNHH Tổ Chức Triển Lãm VCCI
Trường Cán Bộ Quản Lý Công Nghiệp
Báo Diễn Đàn Doanh Nghiệp
Tạp Chí Việt Nam Business Forum

Trung Tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần Mềm Doanh
Nghiệp
• Cơ cấu ban tài chính: đứng đầu ban tài chính là Trưởng ban tài chính, kế tiếp
là Phó ban tài chính. Chức vụ Trưởng và Phó ban tài chính là do chủ tòch phòng thương mại
bổ nhiệm
Trưởng ban tài chính sẽ quản lý tất cả các bộ phận giúp việc và các đơn vò cơ sở.
Phó ban tài chính quản lý 2 bộ phận giúp việc là Phòng tổng hợp và Phòng thanh tóan ( 2
phòng phụ trách chính về kế tóan của Phòng thương mại và Công Nghiệp Việt Nam)
• Ban tài chính có bộ phận giúp việc bao gồm 3 phòng: Phòng tổng hợp, phòng thanh
toán, Phòng dự án, và một bộ phận làm công tác thủ quỹ.
Chức năng của từng bộ phận giúp việc:
 Phòng tổng hợp: làm công việc hạch toán kế toán tổng hợp là tổng hợp dữ liệu
của các đơn vò cơ sở ( các chi nhánh, văn phòng đại diện, các đơn vò trực thộc). Phòng này sẽ
làm công việc cân đối lãi lỗ giữa các đơn vò cơ sở, tổng hợp số liệu và lập báo cáo quyết toán
phòng thương mại và nộp cho thuế đồng thời trích nộp thuế thu nhập dựa trên báo cáo này. Cơ
cấu phòng này gồm có Trưởng phòng và các nhân viên Kế toán thống kê và Kế toán tổng
hợp.
 Phòng thanh toán: phòng này làm nhiệm vụ của kế toán chi tiết: tức là hạch
toán các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, quản lý công nợ, tính lương cho các cán
bộ nhân viên…. Phòng này còn làm nhiệm vụ là căn cứ vào các dự án được duyệt và phân
phối ngân sách cho các đơn vò cơ sở trong phạm vi dự án. Cơ cấu này bao gồm Trưởng phòng
và các nhân viên kế toán thanh toán.
 Phòng dự án: phòng này sẽ thống kê và hạch toán các dự án xúc tiến thương
mại của quốc tế, của quốc gia và của VCCI,nộp các dự án này lên cấp trên chờ duyệt và triển
khai dự án được duyệt cho các đơn vò cấp dưới
 Thủ quỹ: bộ phận này không được thành lập phòng như 3 bộ phận trên nhưng
khối lượng công việc và nhân viên của bộ phận này cũng khá lớn, vì VCCI là cơ quan cấp bộ,
có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vò trực thuộc nên lượng tiền ra vào VCCI
rất lớn: do đó, bộ phận thủ quỹ này được tổ chức khá lớn và có nhiều nhân viên.
• Nơi em đang thực tập là Chi Nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh của Trung Tâm Xúc

Tiến Phần Mềm Doanh Nghiệp, cơ cấu chi nhánh này như sau:
 Phòng tổng hợp chi nhánh: làm tất cả công việc hành chánh, quản trò nội bộ, tổ
chức và kế toán chi nhánh.
 Phòng tư vấn – phát triển ứng dụng phần mềm doanh nghiệp: cung cấp phần
mền kế tóan Acsfy, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp về phần mềm .
 Phòng cơ sở dữ liệu và thương mại điện tử,quản lý cơ sở dữ liệu và thông tin
thương mại điện tử.
Ngoại trừ Phòng tổng hợp, 2 phòng còn lại chính là phòng nghiệp vụ, là
nơi khai thác doanh thu và chăm sóc khách hàng.
Chi Nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh Của Trung Tâm Xúc
Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp
Phòng Cơ Sở Dữ Liệu
Và Thương Mại Điện
Tử
Phòng Tư Vấn – Phát Triển
ng Dụng Phần Mềm DN
Phòng Tổng Hợp
Chi Nhánh
V. ĐẶC ĐIỂM QUẢN LÝ VỐN:
Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam có tài sản và ngân hàng riêng,
họat động theo chế độ tự chủ về tài chính.
Ngân sách của phòng hình thành từ các nguồn sau:
• Phí gia nhập và hội phí do hội viên đóng góp.
• Các khoản thu từ hoặt động của phòng và các tổ chức trực thuộc và bên cạnh phòng.
• Ngân sách nhà nước hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ được nhà nước giao.
• Các hoạt động gây quỹ, tài trợ, đóng góp của hiệp hội, doanh nghiệp, các tổ chức
khác và cá nhân trong và ngoài nứơc
Phòng sử dụng ngân sách của mình cho những việc:
• Chi hoạt động của phòng.
• Chi tiền lương, các chi phí về cơ sở vật chất và hoạt động của các cơ quan chuyên

trách, các tổ chức trực thuộc và bên cạnh phòng.
• Đầu tư mở rộng hoạt động trong và ngoài nước phù hợp với chức năng và nhiệm vụ
của phòng theo quy đònh của pháp luật.
Chủ tòch Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam chòu trách nhiệm quản lý tài
sản và ngân sách của phòng.
CHÖÔNG II
CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN:
Để làm rõ sự cần thiết này ta cần xem xét các khía cạnh sau: so sánh sơ bộ giữa việc làm kế
toán bằng tay và làm kế toán bằng máy dẫn đến nhu cầu ứng dụng tin học vào công tác kế toán,
khi sử dụng máy tính để phục vụ công tác kế toán thì vì sao xuất hiện nhu cầu sử dụng phần
mềm kế toán .
So sánh kế toán bằng tay và bằng máy tính:
• Chi phí cơ hội khi làm kế tóan thủ công rất lớn: người kế toán làm kế toán
truyền thống thủ công thì hàng ngày phải thu thập chứng từ, ghi nhận vào các sổ liên quan, sau
đó tổng hợp các số liệu để ra báo cáo, tất cả những công việc này mất thời gian khá nhiều, thời
gian này chính là chi phí cơ hội mà doanh nghệp bò mất. Nếu như sử dụng máy tính để làm kế
toán thì sẽ tiết kiệm được chi phí cơ hội này vì người kế tóan sẽ không mất thời gian nhiều cho
việc ghi sổ, và thời gian đó sẽ dành cho việc hoạch đònh các chính sách tài chính, làm công việc
kế toán quản trò…
• Công việc kế tóan ghi sổ truyền thống sẽ làm giảm khả năng tư duy của người
kế toán. Một nhân viên kế toán trong 4 năm Đại học được học tất cả các phần hành kế toán,
học về tài chính, kế toán Mỹ, kế toán quản trò … nhưng khi đi làm việc thực tế chỉ làm một phần
nhỏ như kế toán thanh toán, kế toán giá thành... và sau nhiều năm ghi sổ họ chỉ biết về công
việc kế toán mà họ đang làm, khả năng tư duy về những phần khác dần dần mất đi. Còn khi
dùng máy tính làm kế toán làm máy tính điều đó khác hẳn, máy tính sẽ làm giảm thời gian để
gia tăng kiến thức, học thêm, học thêm để nâng cao bản thân, từ đó khả năng tư duy của họ
không bò mai một mà ngày càng gia tăng.
• Thông tin cung cấp cho nhà quản trò từ kế toán trong môi trường khác nhau
cũng hoàn toàn khác nhau. Thông tin cung cấp từ kế toán cho nhà quản trò là những thông tin

tổng hợp, chi tiết, thông tin phải kòp thời và có độ tin cậy cao. Công việc kế tóan thủ công chỉ có
thể cung cấp tông tin tổng hợp và hơn nữa công việc tổng hợp số liệu thường chỉ được thực hiện
vào cuối tháng, điều này làm chậm đi quá trình cung cấp thông tin. Còn nếu dùng máy tính thì
không những có thể cung cấp thông tin tổng hợp và chi tiết mà còn có thể truy xuất thông tin
vào bất cứ lúc nào theo yêu cầu của nhà quản trò. Ví dụ như việc tính lãi lỗ chi tiết cho từng mặt
hàng, nếu chỉ có vài mặt hàng thì kế toán thủ công có thể theo dõi được những nếu số mặt hàng
lên tới con số hàng trăm, hàng ngàn mặt hàng thì việc theo dõi và lấy thông tin sẽ trở thành rất
khó khăn, nhưng với máy tính thì việc này trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Mặc dù kế toán sử dụng máy tính có nhiều lợi ích nhưng việc kiểm soát lại khó khăn hơn so
với kế toán thủ công. Tuy vậy vẫn xuất hiện nhu cầu ứng tin học trong công tác kế toán và nhu
cầu này ngày càng tăng cao khi trình độ tin học của tòan cầu phát triển nhanh chóng như hiện
nay.
Và theo nhu cầu này thì các doanh nghiệp dùng Excel phục vụ cho công tác kế tóan, nhưng
việc lấy thông tin từ Excel cũng phải mất thời gian vì phải lọc dữ liệu để truy xuất thông tin, nhu
cầu sử dụng phần mềm kế tóan xuất hiện và ngày càng trở nên bức xúc hơn. Khi có cầu thì tất
yếu phải có cung từ nhu cầu đó các nhà lập trình có kiến thức về kế tóan đã bắt tay vào viết các
phần mềm kế tóan . trên thò trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế tóan trong và ngoài
nước như: Quickbook, PeachTree, Solomon, Acsoft, SSP, Lạc Việt…; các phần mềm đều có
những điểm chưa hoàn thiện, hơn nữa như đã nêu ở trên vấn đề kiểm sóat trong phần mềm thực
sự là vấn đề rất khó khăn, do đó theo em việc tìm hiểu và đánh giá phần mềm kế tóan là thực
sự cần thiết.
II.YÊU CẦU ĐỐI VỚI KẾ TÓAN HÀNG TỒN KHO:
2.1. Yêu cầu về hạch tóan kế tóan:
Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất bao gồm:
nguyên liệu, vật liệu, công cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa. Nguyên tắc hạch tóan
hàng tồn kho;
• Hàng tồn kho được tính theo giá gốc: Trường hợp giá trò thuần có thể thực
hiện thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trò thuần có thể thực hiện được.
• Kế tóan hàng tồn kho phải đồng thời kế tóan chi tiết cả về giá trò lẫn hiện vật.
Luôn luôn phải đảm sự khớp đúng cả về giá trò và hiện vật giữa thực tế với sổ kế tóan tổng hợp

và sổ kế tóan chi tiết.
• Kế tóan được phép lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối niên độ khi
giá trò thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được
lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trò thuần có thể thực hiện được.
Do phần mềm được viết theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá
xuất kho là bình quân gia quyền nên phần sau chỉ nêu cơ sở lý luận đối với hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền
như sau:
• Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên: đây là
phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập kho
được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa. Vì vậy
giá trò vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế tóan được xác đònh ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ
kế tóan.
Cuối kỳ kế tóan, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng tồn kho, đối chiếu với số liệu
vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ sách. Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế và số tồn kho trên sổ
sách khớp đúng với nhau, nếu trong quá trình đối chiếu phát hiện sự chênh lệch thì phải tìm
nguyên nhân của sự chênh lệch này và có biện pháp xử lý.
•Tính giá xuất kho hàng tồn kho theo giá bình quân gia quyền liên hòan thì giá vốn
hàng tồn kho phải được tính lại sau mỗi lần nhập xuất hàng, đối với phương pháp bình quân
gia quyền một lần cuối kỳ thì giá vốn phải được tính một lần vào cuối kỳ và áp dụng giá tính
được cho tất cả các lần xuất hàng trong kỳ.
2.2 Yêu cầu về kiểm sóat ứng dụng trong hệ thống kế tóan bằng máy:
2.2.1. Kiểm soát nhập liệu: Gồm có kiểm sóat nguồn dữ liệu và kiểm tra quá trình nhập liệu.
a) Kiểm sóat nguồn dữ liệu: là công việc kiểm tra chứng từ phát sinh về đúng mẫu qui đònh,
có đầy đủ chữ ký và các thủ tục kiểm sóat về việc phê duyệt và đánh số trước … để đảm bảo
việc nhập dữ liệu vào là hợp lệ. Đây là công việc của kế toán trước khi nhập liệu vào phần
mềm sẽ không kiểm tra được phần này.
b) Kiểm tra quá trình nhập liệu: phần mềm phải cài các thủ tục kiểm soát để đảm bảo quá
trình kiểm tra này. Kiểm tra quá trình nhập liệu bao gồm:
• Kiểm tra tính tuần tự nhập liệu: để nhập liệu đầy đủ và nhanh chóng, dữ liệu

phải được nhập theo thứ tự nhất đònh. Hệ thống sẽ báo lỗi hay thông báo nhắc nhở nếu người
dùng không đúng thứ thự đã đònh sẵn.
• Kiểm tra vùng dữ liệu: tức là hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập theo đúng
loại đã khai báo. Ví dụ khi nhập số tiền hay sốlượng thì không được nhập số liệu bằng kiểu
chữ.
• Kiểm tra dấu (>0 hay <0): qui đònh một số dữ liệu phải luôn luôn là số dương
hay số âm. Ví dụ: đơn giá của mặt hàng phải luôn luôn là số dương.
• Kiểm tra tính hợp lý: Khi nhập các nghiệp vụ, số chứng từ, ngày nhập liệu…
phải được kiểm tra tính hợp lý. Ví dụ: số hoá đơn không được trùng lắp giữa các nghiệp vụ
bán hàng khác nhau.
• Kiểm tra tính có thực cuả nghiệp vụ: kiểm tra tính có thực cuả các đối tượng
tham gia vào nghiệp vụ nhằm phát hiện các dữ liệu sai nhập vào hệ thống và ngăn chặn hệ
thống chuyển thông tin không có thật vào tập tin chính, đồng thời cũng cung cấp khả năng sửa
sai và nhập lại dữ liệu. Ví dụ kiểm tra tính có thực cuả mã số thuế nhà cung cấp trong doanh
mục.
• Kiểm tra giới hạn: đảm bảo tính hợp lý và hạn chế các gian lận khi nhập liệu,
hệ thống phải kiểm tra giới hạn của dữ liệu nhập. Ví dụ: số ngày trong tháng không được vượt
quá 30, 31 ngày và tháng 2 không quá 29 ngày.
• Kiểm tra tính đầy đủ: đảm bảo các mẫu tin quan trọng điều được nhập vào,
không có mẫu tin quan trọng nào được để trống.
• Kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu: phục vụ việc nhập liệu nhanh chóng và
chính xác, các dữ liệu trùng lắp không cần nhập vào hệ thống.
• Kiểm tra dung lượng vùng nhập dữ liệu: một ô nhập liệu có độ dài 8 ký tự
thì không thể nhập dữ liệu dài 9 ký tự trở lên.
• Số tổng kiểm soát: nhằm kiểm tra tính chính xác và đầy đủ cuả dữ liệu nhập.
• Đònh dạng trước khi nhập liệu: các ô dữ liệu kiểu số, kiểu chữ… phải được tổ
chức theo cùng kiểu đònh dạng.
• Sử dụng giá trò mặc đònh và tạo số tự động: các nghiệp vụ có cùng nội dung
kinh tế sẽ được tạo các giá trò mặc đònh phục vụ cho việc nhập liệu được nhanh chóng.
• Thông báo lỗi và hướng dẫm đầy đủ.

2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin:
• Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin
trong quá trình xử lý. Kiểm soát bảo trì tập tinnhằm đảm bảo hệ thống vận hành tốt và không
bò mất tập tin dữ liệu.
•Kiểm soát thông tin đầu ra: nhằm đảo bảo sự chính xác cuả việc sử lýsố liệu, đối với
kế toán hàng tồn kho thì kiểm soát này là so sánh với phần yêu cầu ở trên.
III. TIÊU CHUẨN LỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN:
3.1. Tiêu chuẩn pháp lý:
Quy trình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải tuân theo các chuẩn mực kế
toán Việt Nam, các nghò đònh, Quyết đònh, các Thông tư hướng dẫn và các văn bản
pháp luật có liên quan do nhà nước phát hành.
3.2. Tiêu chuẩn chất lượng phần mềm:
3.2.1. Đáp ứng nhu cầu thông tin cuả doanh nghiệp:
• Phân tích tài chính báo cáo:
Khả năng phân tích phần mềm là dựa trên khả năng phân tích dữ liệu để tạo ra các BOTC hữu
ích theo mẫu của kế toán VN và theo yêu cầu của người sử dụng, cung cấp thông tin phục vụ
cho việc ra quyết đònh cuả nhà quản trò.
Thông tin có thể là thông tin về giá thành, công nợ phải thu phải trả, tài sản cố đònh quản lý
tiền tệ…
• Quản lý tồn kho:
Đưa ra những kết xuất của hàng tồn kho một cách nhanh chóng, kòp thơì chính xác về số
lượng, loại hàng, giá trò hàng nhập, xuất, tồn, và có khả năng dự báo trước được nhu cầu tồn
kho và thơì gian cần thiết cho việc đặt trước mua hàng.
• Hoạch đònh và quản lý sản xuất:
Có thể lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả dựa vào các đơn hàng đã nhận được và dự
báo về các đơn hàng trong tương lai. Và có khả năng thông báo về việc hoàn thành các giai
đoạn nhất đònh nào đó trong quá trình sản xuất một đơn đặt hàng cụ thể.
• Quản lý bán hàng và phân phối:
Có khả năng báo cáo các dữ liệu khác nhau về một khách hàng nhất đònh, báo các nhóm
khách hàng theo một số tiêu chuẩn mà doanh nghiệp yêu cầu, giúp doanh nghiệp xác đònh thò

trường, thò phần từ đó đưa ra được chiến lược kinh doanh.
• Quản lý nhân sự:
Gồm quản lý tiền lương, dữ liệu về nhân viên và các thông tin đào tạo. Phần mềm phải
tính được các khoản lương, trợ cấp, tiền thưởng, khoản chi trả theo qui đònh của Nhà nước… để
đưa ra các báo cáo lương, giấy tính lương.
Ngoài ra, phần mềm cung cấp thông tin phục vụ cho việc đào tạo, tái đào tạo cho nhân
viên trong doanh nghiệp.
3.2.2.Đảm bảo tính kiểm soát:
• Có khả năng bảo mật cho các doanh nghiệp
Phần mềm phải có khả năng ngăn cản các truy cập từ bên ngoài vào chương trình và cơ sở dữ
liệu của chương trình, bởi vì việc này có thể phá hoại dữ liệu hoặc công bố ra ngoài dữ liệu
mật của doanh nghiệp.
• Lưu lại dấu vết truy cập:
Phần mềm phải ghi lại tất cả thông tin về người sử dụng hệ thống, thời gian truy cập, hành
động và kể cả lỗi thao tác. Ngoài người quản lý hệ thống ra không có bất kỳ người sử dụng
nào biết và sửa đổi dấu vết này.
• Bản sao dự phòng:
Phần mềm phải có hệ thống lưu trữ tất cả tập tin trên ổ đóa cứng dự phòng hoặc thiết bò lưu
trữ truyền thông khác nhằm bảo vệ việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm cấp máy tính hoặc
các tai nạn bất ngờ hay hỏa hoạn gây ra.
• Khả năng cho phép người sử dụng truy cập:
Phần mềm có khả năng cho phép người sử dụng khác nhau chỉ có thể truy cập những chức
năng cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của họ mà thôi.
3.2.3. Tốc độ và sử lý nhanh:
đây chúng ta so sánh tốc độ xử lý thông tin giữa các phần mềm khác nhau.
3.2.4. Tương thích với thiết bò và các phần mềm khác:
Người sử dụng cần xem xét, lựa chọn phần mềm có phù hợp, tương thích với thiết bò, phần
cứng hiện tại ở doanh nghiệp, không cần phải có sự thay đổi lớn về các thiết bò máy móc, nếu
không sẽ dẫn đến phí tổn cao, từ đó ảnh hưởng đến tiêu chuẩn chi phí của doanh nghiệp.
3.2.5. Dễ dàng thuận lợi sử dụng:

Phần mềm phải thân thiện vớingười sử dụng, nghóa là dễ học và dễ sử
dụng. Đối với tiêu chuẩn này thì các phần mềm trong nước có lợi thế hơn, bởi vì
chúng đơn giản và phù hợp với hệ thống kế toán Việt Nam.
Ngoài ra phần mềm này có khả năng cảnh báo cho người sử dụng biết
các lỗi có thể xảy ra do việc nhập liệu sai, hoặc căn cứ vào một số nguyên tắc kinh
doanh đưa ra cảnh báo, chẳng hạn, báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua
nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống tới mức an toàn, hoặc cảnh báo một khách hàng
đã mua hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép.
3.2.6. Khả năng cho phép người điều chỉnh phần mềm:
Ví dụ: Thiết kế loại mẫu báo cáo sửa đơn vò tiền tệ…
Bản đòa hoá ( localization) cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Một số phần
mềm nước ngoài chỉ có bảng tiếng anh và đây có thể là một vấn đề gây khó khăn cho
Doanh nghiệp.
3.2.7.Đáp ứng các khả năng cập nhật khi thay đổi:
 Về chuẩn mực kế toán, các thay đổi về chính sách thuế, phương pháp
hoạch toán thuế.
 Về qui mô doanh nghiệp, cơ cấu về hoạt động nội bộ của doanh
nghiệp. Chương trình phải có thể phát triển một cách dễ dàng về cả số lượng dữ liệu và người
sử dụng khi công ty phát triển.
 Có khả năng hổ trợ cho các cải tiến trong tương lai.
3.2.7. Có đầy đủ tài liệu hướng dẫn và trợ giúp trực tuyến:
 Chất lượng và sự đầy đủ các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người dùng để
họ có thể sử dụng chương trình một cách hữu hiệu. Những tài liệu hướng dẫn bao gồm:
• Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà
phần mềm đó có thể cung cấp.
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt chương trình: hướng dẫn chi tiết về
việc cài đặt phần mềm và đònh cấu hình, bao gồm cả thông tin về cấu hình của phần cứng.
• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng chương
trình, cũng như những thông tin về việc khắc phục những sai sót.
• Sách tra cứu: liệt kê các thông tin lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và

hướng dẫn cách khắc phục các lỗi đó
• Tài liệu dành cho người quản lý mạng: cung cấp những thông tin về
việc sử lý những sự cố.
3.3. Tiêu chuẩn chi phí:
Các loại chi phí phát sinh gồm có chi phí để được sở hữu phần mềm, chi
phí huấn luyện, hai loại chi phí này phát sinh ban đầu vào lúc DN mới mua phần
mềm, ngoài ra còn có những chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.
 Chi phí sở hữu gồm có:
• Chi phí bản quyền: là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử
dụng phần mềm. Thông thường các phần mềm được thiết kế sẵn rẽ hơn nhiều so với các phần
mềm thiết kế theo đơn đặt hàng vì chi phí này có thể san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn
người sử dụng.
• Chi phí triển khai: bao gồm chi phí phải trả cho nhà phân phối và thời
gian mà các nhân viên của công ty phải tham gia vào quá trình triển khai phần mềm, quá trình
chạy thử.
• Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng của công nghệ thông tin: là các chi phí
khác phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cuả công ty như phí bản
quyền hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu , phần mềm ứng dụng cuả máy chủ, tăng độ băng
thông , thiết bò mạng và các máy vi tính hay máy chủ mới. Các chi phí này tùy thuộc vào nhu
cầu của công ty
• Chi phí tư vấn: chi phí này là chi phí trả cho nhân viên tư vấn giúp
cho công ty chọn được phần mềm phù hợp , đem đến cho công ty giải pháp tốt nhất và giám
sát quá trình triển khai thực hiện của nhà cung cấp
 Chi phí huấn luyện là chi phí phải trả cho huấn luyện đào tạo nhân viên của
công ty cách sử dụng phần mềm
 Chi phí phát sinh thừơng xuyên trong quá trình sử dụng phần mềm: bao gồm
các chi phí bảo trì, nâng cấp sửa chữa…chi phí bảo trì bao gồm chi phí phải trả hàng năm cho
đơn vò viết phần mềm và chi phí cho các nhân viên trong công ty chòu trách nhiệm bảo trì. Chi
phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khỏang từ 8% đến 20% chi phí bản quyền
Các lọai chi phí này phải được đánh giá so với lợi ích phần mềm mang lại

thì mới có thể xác đònh được tiêu chuẩn này có được thỏa mãn hay không.
3.4. Tiêu chuẩn hỗ trợ phần mềm
DN phải xem xét nhà cung cấp có dòch vụ hỗ trợ bảo trì , nâng cấp , hội
nghò khách hàng … với chất lượng cao hay không.
Đối với phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, một rủi ro rất lớn là các
nhân viên phát triển phần mềm đó chuyển sang một công ty khác hoặc không có thời
gian hỗ trợ cho phần mềm đó thì sẽ dẫn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng cho doanh
nghiệp. Đối với những phần mềm được thiết kế sẵn, phải quan tâm đến khả năng các
công ty phần mềm sẽ tiếp tục sản xuất và bán phần mềm này bởi vì chất lượng và tính
sẵn có của các dòch vụ hỗ trợ khách hàng hiện hữu cũng sẽ giảm sút đáng kể khi họ
ngừng hoặt động
3.5. Tiêu chuẩn về người cung cấp
Chúng ta phải xem xét đến nhà cung cấp có ý đònh hoặt động lâu dài hay
không, uy tín trên thương trừơng như thế nào,mức chuyên nghiệp của họ đến đâu. Do
trên thực tế có nhiều công ty sản xuất phần mềm hiện đang bò lỗ nên có thể các công
ty này sẽ không còn tiếp tục hoặt động trong tương lai. Do đó, DN cần phải quan tâm
đến những nhà cung cấp vẫn còn tiếp tục hoặt động kinh doanh trong một vài năm tới.
3.6. Số lượng khách hàng sử dụng phần mềm:
Tìm hiểu số lượng khách hàng sử dụng phần mềm giúp chúng ta đánh giá
phần nào chất lượng phần mềm và khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin cho khách
hàng của phần mềm đó.
CHƯƠNG III
TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KẾ TÓAN
HÀNG TỒN KHO CỦA PHẦN MỀM
KẾ TÓAN ACSOFT
A. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT MÀ
PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM PHỤC VỤ CHO KHÁCH
HÀNG
I.Giới Thiệu Chung
Phần mềm quản lý tài chính kế tóan ACSoft do Trung Tâm Xúc Tiến

Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp thuộc Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt
Nam(VCCI-VSDC)xây dựng ngày 29/04/1999 theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT,hệ
thống báo cáo theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC và được viết theo ngôn ngữ quản trò cơ
sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 6.0
Đặc biệt , ACSoft thường xuyên cập nhật và hòan chỉnh phù hợp với các
quy đònh mới nhất về Thuế và Kế Tóan của Bộ Tài Chính như Hệ Thống Tài
Khỏan,Phương Pháp Hạch Tóan,Chế Độ Báo Cáo Tài Chính và phần mềm đã được
cập nhật theo 16 chuẩn mực kế tóan mới theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC,TT89/2002/TT-
BTC ngày 9/10/2002 của BTC, QĐ165/2002/QĐ-BTC,TT105/2003/TT-BTC ngày
4/11/2003,các biểu mẫu kê khai thuế GTGT bổ sung theo thông tư số 82/2000/TT-
BTC ngày 18/9/2002,thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003, thông tư số
84/2004/TT-BTC ngày 18/8/2004 của BTC, QĐ 206/2003/QĐ-BTC về chế độ quản lý,
sử dụng và trích khấu hao tài sản cố đònh.
Với hai phiên bản theo hai hình thức kế tóan Nhật Kí chung và Nhật Kí
chứng từ , phiên bản tiếng Việt và phiên bản tiếng Anh,phần mềm kế tóan ACSoft
phù hợp và đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Cho đến nay đã có trên 5000
doanh nghiệp Việt Nam trên tòan quốc đánh giá cao và sử dụng ACSoft như một giải
pháp hữu hiệu cho công tác kế tóan của mình
II.Một Số Ưu Điểm Nổi Bật Của Acsoft
Hạch tóan doanh thu, chi phí, lãi lỗ
 Tính giá thành và theo dõi doanh thu chi tiết đến từng mặt
hàng , loại dòch vụ, hợp đồng…theo yêu cầu quản lý của đơn vò
 Theo dõi chi phí cho từng bộ phận sản xuất,từng dự án theo từng
khoản mục riêng biệt
 Hạch toán riêng tiền lương, tự động tính các khoản trích bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
 Tự động trích khấu hao tài sản cố đònh ,kết chuyển và phân bổ
các chi phí theo yêu cầu đơn vò.
Quản lý hàng hóa, vật tư
 Quản lý chi tiết số lượng, giá trò hàng hóa, thành phẩm, vật tư theo yêu cầu

đơn vò.
 Công cụ lao động, phân bổ nhiều lần có thể xem chi tiết số tháng phân bổ,
giá trò còn lại…
 Quản lý hàng xuất gởi bán cho từng đại lý và tình hình thanh tóan của đại lý.
Quản lý tài sản, vốn , công nợ
 Theo dõi chi tiết từng lọai công nợ , khách hàng, hợp đồng mua bán…hoặc
theo các tiêu thức quản trò.
 Quản lý tài sản theo chủng lọai, bộ phận quản lý, nguồn hình thành tài sản
 Hạch tóan chi tiết tiền mặt, tiền gởi theo từng ngân hàng,tình hình góp vốn
của doanh nghiệp
 Theo dõi công nợ,tiền…theo nhiều lọai ngọai tệ khác nhau và xử lý chênh
lệch tỷ giá linh họat.
Các báo cáo kế tóan
 Lập đầy đủ các báo cáo kế tóan,báo cáo tài chính: bảng cân đối kế tóan,
Báo cáo kết quả họat động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết
minh báo cáo tài chính, Hệ thống báo cáo VAT theo TT 120/2003/TT-BTC và TT số
84/2004/TT-BTC ngày 18/08/2004 của Bộ Tài Chính.
 Cung cấp các báo cáo và sổ sách kế tóan quản trò chi tiết theo yêu cầu quản
lý.
 Báo cáo từ Acsoft có thể chuyển sang Excel để sửa đổi phù hợp với yêu cầu
từng d0ơn vò.
Tính Năng Khác
 Tự động chuyển số dư khi hết năm tài chính. Sau khi quyết tóan được duyệt,
có thể sữa lại số dư.
 Phân quyền sử dụng cho từng phần hành riêng biệt với tính năng bảo vệ cao.
 Khóa sổ kế tóan theo từng thời điểm sau khi đã hòan tất sổ sách.
 Acsoft có thể tự điều chỉnh, mở rộng chương trình theo nhu cầu phát triển
kinh doanh.
III. Danh sách khách hàng của acsoft
BAO BÌ- GIẤY

 Cty TNHH SX TM Bao Bì Phương Nam
 Cty Cp Giấy Rạng Đông
 Cty Cp Mai Lan
 Xn Bao Bì Tây Ninh
GIAO NHẬN-VẬN TẢI
 Cty Giao Nhận Vận Tải Công Thành
 Cty TNHH TM DV Đại Dương
 Cty TNHH Giao Nhận QT APS
 Cty TNHH TM DV GN VTGT Trường Giang
 Cty CP Đầu Tư PT Vận Tải Mê Công
 Cty CP Giao Nhận Và Thương Mại KL
 Cty Chế Tạo Động Cơ VINAPRO
 Cty Sản Xuất Cơ Khí An Bình Cơ
 Nhà Máy Cơ Khí Lâm Nghiệp Sài Gòn
 Cty Máy Nông Nghiệp Miền Nam(VIKYNO)
 Cty TNHH May Mặc Thăng Long
 DNTN May Mặc Cao Minh
 Cty tnhh XNK May Mặc Sai Gon
 Cty TNHH Hikoti Vina
 Cty Giày An Giang
 Cty Giày Sài Gòn
 Cty SX Giày Khải Hoàn
BÁNH KẸO, THỰC PHẨM , HẢI SẢN
 Cty Mía Đường Sóc Trăng
 Cty TNHH TM CB Thực Phẩm Vónh Lộc
 Cty CP Chế Biến Thuỷ Sản Xk Minh Hải
 Cty Bánh Kẹo Phạm Nguyên
 Thương mại, xuất nhập khẩu,sản xuất
 Cty TNHH Thương Mại Nguyên Hà
 Cty TNHH TM DV An Nhơn

 Cty TNHH SX Tcông MNghe Và Tm Tỉ Cơ
 Cty TNHH SX TM Mỹ Phẩm Sam Sa Ra
 Cty TNHH DV TM Tiếp Thò Thể Thao QVT
 Cty XNK Vónh Long
 Cty XNK Nông Lâm Sản Sai Gòn
 Cty SX XNK Diện Điện Máy Phú Yên
 Htx Thủ Công Mó Nghệ Xk Vónh Long
 Cty TV XD TM Đông Nam
 Cty Muối Miền Nam
 Cty CP Bê Tông Ly Tâm An Giang
 Cty TNHH Gốm Sứ Cường Phát
 Cty Thiết Bò Hàn Phong Dủ
DU LỊCH
 Cty Đầu Tư Du Lòch Vũng Tàu
 Cty SX XNK và DL Hacota
DƯC PHẨM
 Cty CP Dược Phẩm Nam Hà
 Cty CP SXHD Dược Và Trang TBYT Việt Mỹ
 Cty TNHH TM Dựơc Phẩm Bình Nguyên
LINH KIỆN –MÁY VI TÍNH
 Cty TNHH TM Khánh Bình
 Cty TNHH TM DV Era
 Cty Máy Tính Rôbô
 Cty TNHH TM DV VT và Tin Học Vt
 Cty TNHH TV XD và TH lónh phong conic
DẦU KHÍ, GAS
 Cty Cổ Phần Nhiên Liệu Sài Gòn
 Cty TNHH Khí Đốt Vònh Phát
 Cty Gas Thái Bình Dương
 Cty TNHH Gas Bình Dương

 Cn CTY CP ĐT và Vt Dầu Khí Vinashin
 Cty Universal Petrolfeum Việt Nam
THIẾT BỊ ĐIỆN
 HTX Điện Quang
 Cty SX XNK Điện Máy Phú Yên
 Cty TNHH Điện Mạnh Phương
 Cty TNHH Thiết Bò Điện Trường Phú
 Cty TNHH Cơ Điện Lạnh Đông Sapa
IN ẤN- BÁO CHÍ –QUẢNG CÁO
 Nhà In Thông Tấn Xã
 Xn In Hồ Văn Tẩu
 Nhà In Thanh Niên
 Cty Quảng Cáo Kì Sơn
 Cty Quảng Caó Sài Gòn
 Cty TNHH TMDV Quảng Cáo Chung Trí Tuệ
 Cty Saachi And Saachivn
XÂY DỰNG – CẦU ĐƯỜNG
 Cty Vật Liệu Xây Dựng Và Khí Đốt
 Cty TNHH XD TM An Tâm
 Cty TNHH XD Cầu Đường Tây Ninh
 CTY TNHH XD An Cư
 Cty TNHH XD TM DV Ích Minh Phương
 Cty TNHH XD DV MINH KHÔI
 Cty TNHH Xây Dựng Bách Khoa
 Cty CP Vật Tư Và Xây Dựng Daklak
 Cty XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN NHÀ VĨNH
LONG
 Cty Cổ Phần Đầu Tư Việt Kiều
 Cty TNHH TM XD Điện Việt Nhật
IV.ĐẶC ĐIỂM ÁP DỤNG CỦA PHIÊN BẢN ĐANG NGHIÊN CỨU:

 Hình thức sổ kế tóan: Nhật ký chung
 Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng
 Thuế VAT tính theo phương pháp khấu trừ
 Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: bình quân gia quyền

B. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT
NHẬT KÝ CHUNG:
I. Khởi Tạo Và Quản Lý Dữ Liệu:
1.1. Cài đặt phần mềm:
a) Yêu cầu về máy tính: phần mềm được chạy trong chương trình
Window9x trở lên: tốc độ máy tối thiểu CPU>=233MZ, RAM >=64MB, đóa cứng
trống tối thiểu 200MB.
b) Cài đặt chương trình kế tóan Acsoft: khởi động máy tính, vào Window:
đưa đóa CD có chương trình kế tóan ACsoft vào ổ đóa: chọn file Setup.exe , vì phần
mềm dược thiết kế cài đặt dưới dạng Wizard nên chỉ cần thực hiện theo yêu cầu, chỉ
lưu số serial của phần mềm thì doanh nghiệp sẽ gõ số thuế vào.
1.2. Màn hình khởi động ban đầu:
Sau khi cài đặt xong, ta double click vào Shortcut Acsoft trên màn hình
để vào chương trình, màn hình xuất hiện
Máy chủ, máy trạm là dùng cho chương trình Acsoft mạng, tức là có nhiều kế
toán sử dụng chung cơ sỡ dữ liệu Acsoft của máy chủ. Biệt lập là dùng cho chương
trình Acsoft máy đơn cho 1 kế tóan sử dụng phần mềm
Sau khi chọn máy chủ máy tram hay biệt lập xong màn hình xuất hiện:
Họ và tên: họ tên người sử dụng chương trình, được đặt ngay từ đầu khi khởi động
máy đối với chương trình biệt lập và được khai báo phân quuyền làm việc với chương
trình mạng.
Chức vụ: tương tự Họ và Tên.
Mật kẩu: đối với chương trình biệt lập thì do người sử dụng đặt khi sử dụng phần
mềm, đối với chương trình mạng thì được khai báo chung với phần Họ và Tên và chức
vụ khi phân quuyền làm việc cho mỗi nhân viên.

Niên độ: niên độ kế tóan khi sử dụng phần mềm.
Sau khi nhập các thông tin cần thiết, click Xác Nhận để vào chương trình.
II. CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ PHẦN MỀM:
Sau khi vào chương trình, ta thấy thanh thực đơn chính và phụ:
Thanh thực đơn chính bao gồm tất cả các chức năng quản trò phần mềm, còn thanh
thực đơn phụ là hệ thống các nút nhấn để thao tác nhanh 1 số các chức năng thường
dùng trong thanh thực đơn chính.
2.1. Sơ lược các chức năng trên thanh thực đơn chính
2.1.1. Kế tóan chi tiết:
Bao gồm:
 Kế tóan tiền vốn: gồm Tiền mặt đồng Việt Nam và Ngọai Tệ, Tiền gởi ngân
hàng đồng Việt Nam và Ngọai Tệ, Tiền vay đồng Việt Nam và ngọai tệ.
Trong phần này ta lập và in ấn các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, nhập các nghiệp
vụ Báo Nợ, Báo Có của ngân hàng. Phần này cho phép nhập nhiều hóa đơn trên cùng
1 phiếu, mỗi from nhập nếu có phát sinh thuế GTGT thì đều có from nhập thông tin
của Hóa đơn để lên Bảng kê VAT đầu ra.
Đối với phần tiền vay là để xử lý các nghiệp vụ vay tiền không nhập quỹ tiền
mặt cũng không nhập vào ngân hàng như vay trả tiền ngay cho người bán vay trả
thẳng cho người lao động…
Trong mỗi from nhập của phần này, trước khi lưu nghiệp vụ phần mềm hỏi tính
chất thu chi để phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực
tiếp.
 Kế tóan hàng hóa nguyên vật liệu: bao gồm Hàng hóa, Thành phẩm,
Nguyên vật liệu, Công cụ, theo đồng Việt Nam và Ngọai tệ.
Trong phần này người sử dụng sẽ lập và in các Phiếu nhập kho theo mẫu 01-VT
và Phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT và in Hóa đơn GTGT theo mẫu của Bộ Tài Chính.
Riêng đối với Thành phẩm không có phần nhập khẩu và thành phẩm được nhập kho
theo giá tạm tính, sau khi tính giá thành đơn vò ở phần kế tóan tổng hợp thì sẽ bổ sung
phần chênh lệch của giá thành nhập kho.
Ngòai ra trong mỗi phần đều có Nhập khác, Xuất khác: đây chính là phần mở

cho phép ta nhập tất cả nghiệp vụ có liên quan đến số lượng.
 Kế tóan hàng đại lý:trong phần này ta sử dụng các bút tóan xuất kho hàng
hóa, thành phẩm gởi đại lý, đại lý xuất hàng bán và nhập hàng đại lý trả lại; in phiếu xuất kho
hàng gởi đại lý theo mẫu số 04/ XKĐL-3LL của bộ tài chính, in hóa đơn GTGT khi đại lý xuất
bán hàng.
 Kế tóan tài sản cố đònh: ở phần này ta có thể xem và sửa các thông tin trên
Thẻ tài sản cố đònh. Tuy nhiên xem và sửa là 2 from khác nhau, thời gian xem phụ thuộc vào
ngày tính khấu hao trên thẻ, ta có thể xem theo Lọai tài sản và Bộ phận quản lý. Ta chỉ sửa
được tài sản khi ta biết chính xác tài sản đó được nhập vào ngày nào, điều này cũng là 1 thủ
tục kiểm sóat ngăn ngừa những người không có thẩm quyền sửa thông tin trên thẻ.
 Kế tóan khác: phục vụ các nghiệp vụ hòan ứng của nhân viên, ghi nhận doanh
thu dòch vụ, và các nghiệp vụ còn lại, phần này cho phép nhập tất cả các nghiệp vụ trừ các
nghiệp vụ có chất lượng.
 Kế tóan tài sản ngòai bảng: nhập số dư đầu kỳ tài khỏan ngoài bảng và các
nghiệp vụ có liên quan.
 Nhập hàng trả lại: ghi nhận bút tóan nhập kho, giảm nợ, Tăng hàng bán bò trả
lại, đồng thời kết chuyển làm giảm doanh thu.
 Xuất điều chuyển nội bộ: thực hiện bút tóan chuyển kho và in phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ theo mẫu 03/VT-3LL.
Trong tất cả các from nhập các phần hành có ngoại tệ đều có ô nhập tỷ giá
và tự động tính chênh lệch tỷ giá.
2.1.2. Kế tóan tổng hợp:
 Phân bổ công cụ dụng cụ: phần này sẽ thực hiện kết chuyển chi phí công cụ
dụng cụ được treo trên tài khỏang Chi phí trả trước-1421, chi phí trả trước dài hạn-242 vào các
tài khỏan chi phí liên quan.
 Trích khấu hao tài sản cố đònh: tại phần này phần mềm sẽ trích khấu hao tài
sản cố đònh vào chi phí kiên quan theo từng tháng và in các Bảng tính khấu hao tổng hợp hay
theo loại tài sản, bộ phận quản lý.
 Bảng phân bổ chi phí mua hàng: phần này sẽ phân bổ chi phí mua hàng treo ở
tài khỏang 1562 vào Giá vốn hàng bán theo nhiều tiêu thức và tỷ trọng phân bổ.

 Xác đònh giá vốn: đây là phần xác đònh lại giá vốn các lần xuất hàng theo
phương pháp bình quân gia quyền một lần cuối kỳ.
 Kết chuyển khác: thực hiện các bút tóan kết chuyển làm giảm doanh thu như
chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán.
 Tính lương và bảo hiểm xã hội: thực hiện bút tóan kết chuyển lương và tính
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đòan vào các lọai chi phi.
Chỉ thực hiện kết chuyển lương khi doanh nghiệp đã có bút tóan chi lương trước
đó, và phải theo đúng tài khỏan 3341: lương công nhân trực tiếp, 3342: lương quản lý
phân xưởng, 3343: lương nhân viên bán hàng, 3344: lương nhân viên quản lý vì khi
kết chuyển phần mềm sẽ căn cứ vào đó kết chuyển vào chi phí tương ứng. Nếu doanh
nghiệp không có bút tóan chi lương trước thì sẽ vào phần Kế tóan khác thực hiện bút
tóan kết chuyển lương, sau đó vào phần này tính Bảo Hiểm Xã Hội, Bảo Hiểm Y Tế,
Kinh Phí Công Đòan. Đồng thời thực hiện bút tóan kết chuyển chi phí nhân công trực
tiếp vào chi phí` sản xuất dở dang.
 Tổng hợp giá thành: phần này sẽ làm nhiệm vụ kết chuyển các chi phí nguyên
vật liệu trực tiếp vào chi phí sản xuất dở dang, và phân bổ chi phí sản xuất chung vào chi phí
sản xuất dở dang theo tiêu thức do người dùng tùy chọn. Đồng thời tính giá thành đơn vò của
sản phẩm theo các trường hợp sản phẩm qua nhiều công đọan sản xuất, sản phẩm chỉ có 1
công đọan sản xuất, bổ sung giá thành nhập kho, bổ sung giá thành vào giá vốn hàng bán ra.
 Xác đònh kết quả: đây là phần cuối của công việc tổng hợp dữ liệu, phần này
sẽ kết chuyển giá vốn hàng bán, phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào
tài khỏan Xác đònh kết quả, xác đònh kết quả họat động tài chính và họat động khác sau đó
kết chuyển lãi, lỗ vào Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
Tất cả các phần này trong kế tóan tổng hợp đều thực hiện tự động.
2.1.3. Sổ chi tiết
 Các báo cáo chi tiết:
 Sổ quỹ tiền mặt .
 Sổ tiền gởi ngân hàng.
 Sổ chi tiết vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
 Sổ chi tiết các tài khỏan: in tất các sổ chi tiết tài khỏan theo đúng mẫu của

Bộ Tài Chính.
 Sổ chi tiết theo nhiệm vụ: in Sổ chi tiết theo vụ việc đã khai báo trong phần
Hệ Thống.
 Nhật ký hàng hóa:
Nhật ký mua hàng: liệt kê các chứng từ mua hàng theo từng mặt hàng.
Nhật ký bán hàng: liệt kê các chứng từ bán hàng theo từng mặt hàng và các mặt
hàng 1 khách hàng đã mua trong kỳ, đồng thời cũng có thể xem theo nhóm khách
hàng.
Sổ đối chiếu công nợ phải thu: cung cấp thông tin về số dư nợ, các chứng từ
thanh tóan của tất cả các khách hàngvà chi tiết từng khách hàng
Sổ đối chiếu công nợ phải trả: cung cấp thông tin về số tiền doanh nghiệp nợ,
các chứng từ thanh tóan của tất cả các người bán ra và chi tiết từng người bán
Báo cáo chi tiết xuất hàng: liệt kê từng chứng từ xuất hàng theo số lượng, đơn
giá các khoảng chiết khấu, thuế GTGT.
Báo cáo tổng hợp xuất hàng:liệt kê số lượng giá trò hàng xuất không theo chứng
từ mà theo từng mặt hàng.
Sổ chi tiết bán hàng: ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng theo từng chứng từ.
Sổ chi tiết lợi nhuận: cho biết doanh thu giá vốn và lãi gộp của từng mặt hàng,
từng nhóm hàng.
Thẻ kho: là Sổ chi tiết tài khỏan khác nhưng in theo tài khỏan 1561 do phần
mềm đề xuất nhưng cũng có thể in theo tài khỏan khác.
Sổ chi tiết tài khỏan khác: sổ này không theo mẫu của Bộ Tài Chính nhưng cung
cấp nhiều thông tin như có thể xem chi tiết tài khoản theo tài khỏan đối ứng, theo số
chứng từ hoặc theo cả hai, xem chi tiết cho từng mã cấp tài khỏan, theo số lượng,
ngọai tệ, tiêu thức quản lý, và có thể sửa tiêu đề báo cáo theo nhu cầu sử dụng.
Sổ chi tiết tài khỏang 131: sổ này liệt kê chi tiết từng khách hàng nợ, số phát
sinh của họ theo chứng từ và những lần thanh tóan nợ, đồng thời cho biết số dư nợ của
từng khách hàng.
Biên bản đối chiếu công nợ: lập và in Biên bản đối chiếu công nợ với từng
khách hàng,nhà cung cấp

 Sổ tổng hợp chi tiết:
Sổ tổng hợp chi tiết công nợ:liệt kê công nợ theo từng mã cấp, từng đối tượng chi
tiết
Sổ tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hóa:liệt kê hàng tồn kho theo từng mã cấp,từng
đối tượng chi tiết,theo tiêu thức quản lý nhưng không có số lượng
Sổ tổng hợp chi tiết khác: xem sổ tổng hợp chi tiết các tất cả các tài khỏan , mỗi
tài khỏan liệt kê theo đối tượng chi tiết,có thể xem theo số lượng ,tiêu thức quản
lý,ngọai tệ, theo tài khỏan đối ứng và có thể sửa tiêu đề báo cáo. Tại đây ta có thể in
Bảng kê nhập xuất tồn hàng , vật tư
Bảng kiểm kê cuối kỳ: in tồn kho theo sổ sách của từng đối tượng phục vụ cho
việc kiểm kê cuối kỳ
 Báo cáo thuế giá trò gia tăng:
Tờ khai thuế GTGT:xem và in tờ khai thuế GTGT theo mẫu 01-GTGT của Bộ
Tài Chính
Thuế giá trò gia tăng đầu vào: chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa, dòch vụ mua
vào,bảng này có thể in theo mẫu hóa đơn 03/GTGT,04/GTGT,05/GTGT
Thuế giá trò gia tăng đầu ra:chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa,dòch vụ bán ra
 Tài khỏan ngòai bảng:xem và in Báo cáo các tài khoản ngoài bảng
 Báo cáo tình hình tài sản: xem và in bảng khấu hao tài sản tổng hợp hay có
thể in theo loại tài sản của bộ phận quản lý
 Sổ chi tiết hàng phải trả, gửi đại lý: in bảng kê hàng trả lại, hàng gửi đại lý
theo từng chứng từ phát sinh
2.1.4. Sổ tổng hợp
 Báo cáo chi tiết doanh thu:liệt kê chi tiết doanh thu, các khoản giảm trừ,thuế
GTGT theo từng chứng từ
 Báo cáo tổng hợp doanh thu:liệt kê doanh thu, các khoản giảm trừ và doanh
thu thuần hoặt động sản xuất kinh doanh và chi tiết từng mặt hàng
 Báo cáo tiêu thụ hàng hoá:lợi nhuận gộp của từng mặt hàng và nhóm mặt
hàng kinh doanh
 Báo cáo chi phí theo khoản mục: bao gồm Báo cáo chi tiết chi phí theo khoản

mục và báo cáo tổng hợp chi phí theo khoản mục, báo cáo chi tiết liệt kê khoản mục phí theo
từng chứng từ,còn báo cáo tổng hợp liệt kê tất cả các khoản mục phí cho mỗi bộ phận
 Báo cáo giá thành phân xưởng: cung cấp thông tin về các chi phí cấu thành
từng sản phẩm
 Báo cáo giá thành đơn vò:cung cấp thông tin về từng loại chi phí cho tất cả
các mặt hàng, dòch vụ, đồng thời cũng có thể xem riêng từng loại hàng, dòch vụ
 Báo cáo chi tiết lãi lỗ: chi tiết lãi lỗ cho từng mặt hàng đã bán trong kỳ
 Sổ cái kế toán: theo mẫu của Bộ Tài Chính cho tất cả các tài khoản
 Nhật ký chung :theo đúng mẫu sổ của Bộ Tài Chính, liệt kê tất cả các nghiệp
vụ phát sinh trong khoảng thời gian người dùng tự chọn
 Bảng cân đối số phát sinh: cho ngừơi dùng xem và in bảng cân đối số phát
sinh theo tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2
 Bảng cân đối kế toán: theo mẫu 01-DN ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-
BTC ngày 25/10/2000, bổ sung theo Thông tư 89/2002/TT-BTC này 09/10/2000 và Thông tư
số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
 Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu B02-DN của Bộ Tài Chính, và báo cáo
này có thể cho chúng ta nhập số liệu và in trực tiếp.
 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: được lập theo phương pháp trực tiếp căn cứ vào
tính chất thu chi mà chúng ta đã chọn khi nhập các nghiệp vụ thu chi tiền.
 Thuyết minh báo cáo tài chính: ở phần này phần mềm chỉ lấy một số thông tin
về số liệu, các phần còn lại chúng ta nhập thông tin vào và in ra.
 Các bảng phân bổ: gồm tính tiền lương và BHXH, bảng phân bổ nguyên vật
liệu, bảng phân bổ chi phí chung- nhân công , bảng phân bổ chi phí quản lý và bán hàng, bảng
tính khấu hao
 Có một điểm lưu ý là tất cả các báo cáo đều có thể kết xuất ra Excel được
2.1.5 Tìm kiếm dữ liệu
 Tra cứu nhanh số liệu: giúp tra cứu nhanh số phát sinh tổng hợp, số dư của các
tài khoản
 Tìm kiếm và sửa số liệu: phần này cho chúng ta tìm kiếm lại các nghiệp vụ
phát sinh theo ngày, tài khoản nợ, có theo số chứng từ, số tiền hoặc tìm tổng quát và sửa trực

tiếp các thông tin nghiệp vụ đó. Tại phần này cũng có thể xoá nghiệp vụ.
 Tìm kiếm và xoá số liệu: tìm kiếm dữ liệu phát sinh và có thể xoá nghiệp vụ
đó
 Sửa VAT đầu vào: phần này giúp sửa, xóa hóa đơn VAT đầu vào để lên bảng
kê VAT đầu vào và lên tờ khai thuế GTGT
 Sửa tính chất thu chi: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai tính chất thu chi
thì ta sửa trong phần này, do đó phần này phục vụ cho việc lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ
được chính xác
 Sửa khoản mục phí: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai khoản mục phí
thì phần này sẽ cho phép ta chọn lại mục phí. Phần này chỉ thực hiện được khi Khai báo
khoản mục phí trong phần Hệ thống .
 Sửa giá kế hoạch: đối với những doanh nghiệp có sử dụng giá kế hoạch để
hạch toán thì phần này cho phép ta sửa lại giá đó
2.1.6. Hệ thống
Đây là phần thiết kế ban đầu cho từng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm, do ACSoft là
phần mềm đóng gói nên phần này sẽ giúp các doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh khác
nhau có thể sử dụng phần mềm. Do đó đây là phần quan trọng nhất của chương trình nên
em tách ra mô tả chi tiết ở phần sau
2.1.7. Trợ giúp
Đây chính là phần hướng dẫn ngắn gọn cách sử dụng từng phần hành
2.2. Mô tả chi tiết phần hệ thống
Hệ thống gồm hai phần chính là quản lý hệ thống và khai báo hệ thống
2.2.1. Khai báo hệ thống:
Đây là phần quan trọng trong hệ thống, phần này được xây dựng theo đặc
điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp và nhu cầu thông tin của họ. Sau đây là chi
tiết các bộ phận:
 Khai báo chi tiết các tài khoản: đây chính là phần mở sổ kế toán trên phần
mềm, số lượng sổ được mở và mở chi tiết đến đâu là tuỳ vào nhu cầu của doanh nghiệp và sự
thoả mãn của chứng từ đầu vào
Form nhập như sau:

Loại tài khoản: dùng để quy đònh tài khoản sẽ khai báo là loại tài sản trong
bảng hay ngoài bảng, bởi vì hai loại tài khoản này có chức năng khai báo và nhập dữ
liệu khác nhau
Nhập tài khoản: nhập mã tài khoản cần khai báo, và xác nhận nếu tài
khoản đã được khai báo sổ chi tiết, chương trình sẽ liệt kê tất cả các sổ chi tiết của tài
khoản này và sắp xếp theo hệ thống mã số của sổ, giúp chúng ta thuận tiện hơn trong
vấn đề khai báo thêm hay xoá sửa sổ chi tiết
Khai báo kèm theo: đối với các tài khoản khác nhau thì các tiêu thức đi
kèm theo cũng khác nhau.
Ví dụ:các tài khoản công nợ sẽ có các khai báo kèm theo như đòa chỉ , mã
số thuế.
Số lượng cấp: cấp của tài khoản, tối đa được 5 cấp
Sau khi chọn tài khoản cần khai báo thì ta vào phần khai báo:
Các cấp trong phần mềm được thiết lập theo dạng thư mục hình cây, cấp 5
là con cấp 4, cấp 4 là con cấp 3… mỗi mã cấp có độ rộng kí tự là 4 ký tự, tương ứng với
9999 sổ chi tiết có thể được mở ở mỗi cấp
Còn phần đơn vò tính và sử dụng tiêu thức quản lý chỉ xuất hiện khi khai
báo tài khoản có đơn vò tính và có khai báo tiêu thứcquản lý
 Khai báo khoản mục phí: khoản mục phí dùn để theo dõi các bút toán phát
sinh liên quan đến các tài khoản chi phí gián tiếp(các tài khoản có đầu 6, ngoại trừ tài khoản
Giá vốn hàng bán). Thao tác và form nhập của phần này giống khai báo chi tiết tài khoản
nhưng số cấp chỉ tối đa là 3 cấp
 Khai báo loại ngoại tệ: phần này dùng để khai báo các loại ngoại tệ mà đơn
vò sử dụng.