BÁO cáo môn học PHÂN TÍCH và THIẾT kế hệ THỐNG đề tài hệ THỐNG QUẢN lý THƯ VIỆN SÁCH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN &
TRUYỀN THÔNG VIỆT HÀN
Khoa Khoa Học Máy Tính

BÁO CÁO MƠN HỌC:

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN SÁCH

Sinh viên thực hiện:

NGUYỄN ĐỨC VÂN
NGUYỄN HỮU KHÁNH
NGUYỄN PHÚC BẢO KHA
NGUYỄN TRẦN TIẾN DŨNG
TRẦN BÁ VIỆT HOÀNG

Giảng viên hướng dẫn : ThS. Võ Văn Lường
Lớp
: PTTKHT(3)

Đà nẵng, ngày .... tháng 12 năm 2022


NHẬN XÉT
(Giảng viên hướng dẫn)

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

Đà Nẵng, ngày … tháng 12 năm 2022
Giảng viên hướng dẫn

ThS. Võ Văn Lường


MỞ ĐẦU
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một công
nghệ mũi nhọn, nó là ngành khoa học kỹ thuật khơng thể thiếu trong việc áp dụng
vào các hoạt động xã hội như: quản lý hệ thống thư viện sách, kinh tế, thông tin,
kinh doanh, và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu…
Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong quản lý tại các cơ quan, xí
nghiệp, tổ chức đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết, bởi ngành nghề nào cũng
đòi hỏi con người phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ, và những kiến thức,
những suy nghĩ, những đào tạo chuyên sâu. Một vấn đề cấp thiết đặt ra trong quản
lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu ở trường học, chính vì thế chúng
em chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện sách”..

LỜI CẢM ƠN
Để thực hiện và hoàn thành tốt báo cáo này, chúng em đã nhận được sự giúp
đỡ và hướng dẫn rất tận tình của các thầy cơ thuộc Khoa Khoa học máy tính –
trường đại học Cơng Nghệ Thông Tin và Truyền Thông Việt Hàn. Em xin đặt biệt
cảm ơn thầy Võ Văn Lường phụ trách bộ môn “Phân tích và thiết kế hệ thống (5)”
đã cung cấp cho chúng em các thông tin, kiến thức vô cùng quý báu và cần thiết
trong suốt thời gian quá để nhóm có thể thực hiện và hồn thành báo cáo của
mình.
Do giới hạn về mặt thời gian và kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tiễn
nên báo cáo không tránh khỏi những sai xót. Em rất mong nhận được sự thơng
cảm của q thầy cơ và mong đón nhận những góp ý của thầy cơ và các bạn.
Lời cuối cùng, chúng em xin kính chúc thầy cơ lời chúc sức khỏe, thành
công trong cuộc sống.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
I Thu gom 1…………………………………………………………………………………………………1
1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống của từng chủ đề. ……………………………………1
2. Các bản kế hoạch phỏng vấn cụ thể …………………………………………………………………3
3. Mô tả chi tiết hệ thống và các biễu mẫu. ……………………………………………… …………15
II. ĐẶC TẢ ………………………………………………………………………………………………19
2.1 Đặc tả Use-Case……………………………………………………………………………………..19
2.1.1 Đặc tả usecase : Quản lý người dùng……………………………………………………………19
2.1.2 Đặc tả usecase: Đăng ký……………………………………………………………………… …24
2.1.3 Đặc tả usecase: Sao lưu và phục hồi dữ liệu……………………………………………………27
2.2 Đặc tả usecase: Quản lý tài liệu……………………………………………………………………28
2.2.1 Đặc tả usecase: Thêm tài liệu………………………………………………………………………28
2.2.2 Đặc tả usecase: Sửa thông tin tài liệu……………………………………………………………..30

2.2.3 Đặc tả usecase: xóa tài liệu……………………………………………………………………30
2.2.4 Đặc tả usecase: Sinh mã vạch……………………………………………………………………
2.3 Đặc tả usecase: Quản lý độc giả……………………………………………………………………34
2.3.1 Đặc tả usecase: Thêm độc giả……………………………………………………………………
2.3.2 Đặc tả usecase: xóa độc giả ……………………………………………………………………35
2.4 Đặc tả usecase: Quản lý mượn, trả tài liệu ……………………………………………………..36
2.4.1 Đặc tả usecase: Quản lý mượn tài liệu………………………………………………………
2.4.2 Đặc tả usecase: Quản lý trả tài liệu ……………………………………………………………38
2.4.3 Đặc tả usecase: Xử lý độc giả vi phạm…………………………………………………………39
2.5 Đặc tả usecase: Tìm kiếm thơng tin………………………………………………………………40
2.5.1 Đặc tả usecase: Tìm kiếm tài liệu………………………………………………………………
2.5.2 Đặc tả usecase: Tìm kiếm độc giả ………………………………………………………………41
2.6 Đặc tả usecase: Thống kê, báo cáo ………………………………………………………………43
2.7 Đặc tả usecase: In ấn ……………………………………………………………………………..44
III. USECASE …………………………………………………………………………………………45
3.1 Danh sách Actor……………………………………………………………………………………
3.2 Danh sách Usecase ………………………………………………………………………………..45
3.3 Use-Case Diagram…………………………………………………………………………………..
3.3.1 Biểu đồ Use-case tổng quát 50……………………………………………………………………
3.3.2 Biểu đồ Use-case “Quản trị Hệ thống" …………………………………………………………51
3.3.3 Biểu đồ Use-case “Quản lý tài liệu” …………………………………………………………… 52
3.3.4 Biểu đồ Use-case “Quản lý Mượn trả” …………………………………………………………53
3.3.4 Biểu đồ Use-case “Tìm kiếm thơng tin” ………………………………………………………. 54
3.3.5 Biểu đồ Use-case “In ấn” ………………………………………………………………………..55
IV.CLASS DIAGRAM
4.1 Biểu đồ lớp Hệ thống ………………………………………………………………………………56
4.2 Biểu đồ các lớp độc giả …………………………………………………………………………….57
4.3 Biểu đồ các lớp mượn trả…………………………………………………………………………..58
4.4 Biểu đồ các lớp tài liệu……………………………………………………………………………...59

V.SEQUENCY DIAGRAM…………………………………………………………………………….60
5.1 Các chức năng quản trị hệ thống……………………………………………………………………60
5.1.1 Chức năng “ đăng nhập” …………………………………………………………………………60
5.1.2 Chức năng “ thêm người dùng” ……………………………………………………………………61
5.1.3 Chức năng “ sửa thông tin người dùng” ………………………………………………………….62
5.1.4 Chức năng “ xóa thơng tin người dùng” …………………………………………………………63
5.1.5 Chức năng “ thay mật khẩu” ……………………………………………………………………64
5.1.6 Chức năng “ sao lưu và phục hồi dữ liệu” ………………………………………………………65
5.1.7 Chức năng “ đăng kí” ……………………………………………………………………………66
5.2 Các chức năng quản lý tài liệu……………………………………………………………………67
5.2.1 Chức năng “ thêm tài liệu” ………………………………………………………………………67
5.2.2 Chức năng “ sửa tài liệu” …………………………………………………………………………68
5.2.3 Chức năng “ xóa tài liệu” …………………………………………………………………………69
5.3 Các chức năng quản lý độc giả………………………………………………………………………70
5.3.1 Chức năng “ thêm độc giả” …………………………………………………………………………70
5.3.2 Chức năng “ xóa độc giả” …………………………………………………………………………71
5.4 Các chức năng quản lý mượn trả tài liệu……………………………………………………………72
5.4.1 Chức năng “ quản lý mượn tài liệu” ………………………………………………………………72
5.4.2 Chức năng “ quản lý trả tài liệu” …………………………………………………………………73
5.4.3 Chức năng “ xử lý độc giả vi phạm” ………………………………………………………………74
5.5 Chức năng tìm kiếm thơng tin ……………………………………………………………………75
5.6 Chức năng tìm kiếm thông tin ……………………………………………………………………76
5.7 Chức năng In ấn………………………………………………………………………………………77
VI. ACTIVITY DIAGRAM………………………………………………………………………………78
5.1 Active đăng kí……………………………………………………………………………………………8
5.2 Active đăng nhập………………………………………………………………………………………79
5.3 Active đăng xuất………………………………………………………………………………………80
5.4 Activite quản lý độc giả chưa có………………………………………………………………………81
5.5 Đổi mật khẩu…………………………………………………………………………………………82

5.6 Acitive them độc giả……………………………………………………………………………………83
5.7 Activite thêm tài liệu…………………………………………………………………………………84
5.8 Activite xóa tài liệu……………………………………………………………………………………85
5.9 Activite sửa tài liệu……………………………………………………………………………………86
5.10 Activite thêm độc giả…………………………………………………………………………………87
5.11 Xóa độc giả………………………………………………………………………………………….88
5.12 Xử lí u cầu mượn…………………………………………………………………………………89
5.13 Cập nhật thơng tin phiếu mượn…………………………………………………………………90
5.14 Tìm kiếm sách………………………………………………………………………………………91
5.15 Tìm kiếm độc giả……………………………………………………………………………………92

VI. Tài liệu tham khảo ………….93




I.THU GOM
1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống của từng chủ đề.
Kế Hoạch Phỏng Vấn Tổng Quan Hệ Thống.
Người lập: Nhóm 1
Ngày Lập:
01/12/2022
STT

CHỦ ĐỀ

U CẦU

NGÀY
BẮT ĐẦU

NGÀY
KẾT
THÚC

1

Q trình
nhập thêm
sách, phân
loại và
quản lý sách

Biết rõ cần nhập
15/11/2022 01/12/2022
loại sách nào và
số lượng bao
nhiêu.

2

Quản lý quá
trình mượn
và trả và
phiếu mượn
trả sách.

-Số lượng sách
15/11/2022 01/12/2022
mượn và trả

trong ngày.
- Thủ tục, đối
tượng và hình
thức mượn trả
sách.
-Kiểm tra và lập
phiếu mượn cho
người
mượn
sách.

1


3

Quản lý các
quy trình xử
lý sự cố
thống
kê
sách và báo
cáo.

4

Hệ
thống
máy
móc,

thiết
bị,
phần mềm,
và an ninh
của thư viện

-Hiểu về cách 15/11/2022 26/9/2014
quản lý sách
trình tự và các
quy trình báo
cáo của thư
viện.
-Các sự cố
thưởng
xảy
ra.
Nắm rõ các 15/11/2022 26/9/2014
trang thiết bị,
máy móc, hệ
điều hành và các
phần
mềm
tương
thích. Hệ thống
an ninh của thư
viện.

2

2. Các bản kế hoạch phỏng vấn cụ thể :
Kế hoạch phỏng vấn và phỏng vấn lần 1
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Người được hỏi: Mai Thị Tâm

Người đi phỏng vấn:
Nguyễn Hữu Khánh

Đia chỉ: Thư viện trường ĐH công
nghệ thông tin và truyền thông Việt Hàn

Thời gian : 15/11/2022
Thời gian bắt đầu
phỏng vấn:13h30
Thời gian kết thúc
phỏng vấn:14h00

Đối tượng được hỏi:
Nghiệp Vụ Thư Viện

Các u cầu được hỏi:
- Vai trị, vị trí, trình
độ, kinh nghiệm của
người phỏng vấn.

Chương trình :
 Giới thiệu
 Tổng quan về dự án
 tổng quan phỏng vấn
 câu hỏi và trả lời

 ý kiến người được hỏi
 kết thúc

Ước lượng thời gian:
 01 phút
 02 phút
 03 phút
 14 phút
 04 phút
 05 phút

 Tổng Cộng thời gian phỏng vấn: 30 phút

3


PHIẾU PHỎNG
VẤN
Tiểu dự án: Quá trình nhập thêm
Dự án :
Quản lí thư viện
sách, phân
loại và quản lý sách
Người được hỏi:Nguyễn Văn
Thời gian: 15/11/2022
Người phỏng vấn: Nguyễn Đức
Anhs
Vân
Câu hỏi:
Trả lời:

 Thư viện chúng tơi thường
1. Thư viện có thường xun
xun nhập thêm các loại sách
nhập các loại sách mới
mới và một số tài liệu có ích.
khơng?
 Chúng tơi phải kiểm tra số
2. Khi nhập sách mới thư viện
lượng của những loại sách nào
có cần tính đến số lượng
trong kho cịn ít hoăc đã hết
sách và kiểm tra nguồn gốc
thì tiến hành nhập thêm. Kiểm
và loại sách không?
tra nguồn gốc cũng như loại
sách phù hợp để có tác động
tích cực tới
người đọc.
3. Phiếu nhập sách gồm những
 Phiếu nhập sách gồm: Mã
thông tin gì ?
phiếu nhập sách, ngày đặt
sách, ngày giao sách, mã sách,
tên đầu sách, nhà xuất bản,tác
giả,đơn giá.
4. Ngoài việc nhập các loai
 Có, dùng để giúp cho sinh
sách để phục vụ nhu cầu
viên tìm hiểu thêm kiến thức
học tập thì Thư viện có nhập

học tập…
thêm những thể loại sách
mang
tính
chất
giải
trí:truyện, ẩm
thực, âm nhac..v.v.?
5. Quá trình nhập sách diễn ra
 Chúng tơi sẻ kiểm tra xem thư
theo một trình tự như thế
viện cịn thiếu những loại sách
nào?
gì.sau đó sẽ tìm đến nhà cung
cấp để thương lượng giá
cả..chúng tôi sẽ chọn những
4


nhà cung
cấp có uy tín.tin cậy,và gởi
đơn đặt hàng cho nhà cung
cấp.
6. Sách sau khi nhập về có phải
xác định phân loại và nhập
lại mã khơng?
7. Nếu có sách nhập về bị hư
hỏng thư viện sẽ làm gì?

 Có, Sách khi nhập về sẽ được

phân loại sách theo thể loại và
nhập lại mã sách.
 Thư viện sẽ thông kê gửi lại
nhà cung cấp những sách bị
hư và yêu cầu cung cấp lại cho
đầy đủ sách với hợp đồng như
đã kí.

5


Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 2.
KẾ HOẠCH
PHỎNG VẤN
Người được hỏi: Nguyễn Thị
Người đi phỏng vấn:
Tuyết Mai
Nguyễn Đức Vân
Địa chỉ: Thư viện trường đại học Thời gian : 15/11/2022
Thời gian bắt đầu phỏng
CNTT và TT Việt - Hàn
vấn:14h00 Thời gian kết
thúc phỏng vấn:14h30
Đối tượng phỏng vấn là:
Các yêu cầu được hỏi:
Nhân viên lưu hành tài liệu
- Vai trị, vị trí, trình độ,
kinh nghiệm của người
phỏng vấn.
Thời gian của từng đợt

Chương trình :
phỏng vấn :
Giới thiệu :
- 01 phút
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- 02 phút
- tổng quan phỏng vấn
- 03 phút
- câu hỏi và trả lời
- 14 phút
- 04 phút
- ý kiến người được hỏi
- 05 phút
- kết thúc
 Tổng cộng thời gian phỏng vấn:30 phút

6


PHIẾU PHỎNG
VẤN
Dự án: Quản lí thư viện
Tiểu dự án:Quản lý quá trình
mượn, trả và
phiếu mượn trả sách.
Người được hỏi: Nguyễn Thị
Thời gian: 15/11/2022
Tuyết Mai
Người phỏng vấn: Nguyễn Phúc

Bảo Kha
Câu hỏi :
Trả lời:
1. Bạn đọc mượn sách thư viện
 Bạn đọc cần xuất trình Thẻ
và giáo trình về nhà phải
sinh viên (cũng là Thẻ Thư
làm như thế nào? Mỗi lần
viện) khi mượn tài liệu tại
mượn được mấy cuốn và
các kho sách. Mỗi lần mượn
thời gian bao lâu?
là 2 cuốn sách tham khảo và
4 cuốn giáo trình học.Thời
gian mượn sách tham khảo
là 15 ngày, giáo trình học là
03 tháng.Nếu có nhu cầu
mượn thêm thời gian, bạn
đọc phải đến thư viện gia
hạn thời gian mượn tài liệu.
Nếu bạn đọc trả sách trễ hạn
sẽ bị nộp phạt theo quy định.
Áp dụng cho sinh viên.
2. Mượn sách và giáo trình của
 Mượn sách và giáo trình của
Thư viện có phải trả tiền
Thư viện được miễn phí,
khơng?
nhưng bạn đọc phải thế chân
từ 50.000đ đến 100.000đ tùy

theo giá trị cuốn sách mượn
(thư viện có xuất hóa đơn
biên nhận giữ tiền thế chân).
Khi trả sách, bạn đọc
được hoàn lại 100% số tiền
đã thế chân theo hóa đơn.
Áp dụng: Sinh viên, Giảng
viên, Cán bộ viên chức toàn
trường.
7


3. Qui trình lập phiếu để bạn
đọc mượn sách mượn ?

 Chỉ cần gặp thủ thư, xuất
trình thẻ thư viện và sách
bạn cần mượn về . Thủ thư
sẽ kiểm tra tình trạng sách
và ghi lại các thơng tin cần
thiết trên phiếu
mượn và lấy sách về.
 Số phiếu mượn, mã thẻ , mã
sách , tên sách, tác giả ,ngày
mượn, ngày trả , tình trạng
sách lúc mượn , số cuốn
mượn về.
 Người mượn xuất trình thẻ,
phiếu mượn và sách cần trả .
Thủ thư lập phiếu trả sách ,

kiểm tra tình trạng
sách khi trả,đối chiếu với
phiếu mượn.
 Số phiếu mượn, mã thẻ , mã
sách , tên sách , tác giả
,năm xuất bản , ngày
mượn, ngày trả , số ngày
mượn, tình trạng sách lúc trả,
số cuốn đem trả.
 Thư viện chúng tơi có mẫu
phiếu mượn chung cho tất
cả đối tượng.

4. Vậy trên phiếu mượn cần
những thơng tin gì ?

5. Qui trình trả sách như thế nào
?

6. Trên phiếu trả có thơng tin
gì ?

7. Phiếu mượn có phân biệt ra
từng
phiếu cho từng đối tượng
mượn khơng?
8. Nếu như người mượn làm
mất phiếu mượn thì làm thế
nào để biết được số sách mà
họ đã mượn?

 Ngoài phiếu mượn, thư viện
có lưu lại thơng tin người
mượn trên máy tính để đối
chiếu nếu người mượn làm
mất
phiếu mượn.

8


A. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn
lần 3.
KẾ HOẠCH
PHỎNG VẤN
Người được hỏi:Phạm Thị Lan
Người đi phỏng
vấn:Nguyễn Hữu Khánh
Thời gian : 15/11/2022
Địa chỉ: Thư viện trường ĐH
Thời gian bắt đầu phỏng
Công nghiệp TP HCM
vấn:14h30 Thời gian kết
thúc phỏng vấn:15h00
Đối tượng phỏng vấn là:
Các yêu cầu được hỏi:
Nhân viên nghiệp vụ
- Vai trị, vị trí, trình độ,
kinh nghiệm của người
phỏng vấn.

Thời gian của từng đợt
Chương trình :
phỏng vấn :
Giới thiệu :
- 01 phút
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- 02 phút
- 03 phút
- tổng quan phỏng vấn
- 14 phút
- câu hỏi và trả lời
- 04 phút
- ý kiến người được hỏi
- 05 phút
- kết thúc
 Tổng cộng thời gian phỏng vấn:30 phút

9


PHIẾU PHỎNG
VẤN
Dự án:
Tiểu dự án:
Quản lí thư viện
Quản lý các quy trình xử lý sự cố
thống kê sách và báo cáo.
Người được hỏi:
Thời gian:26/09/2014

Phạm Thị Lan
Người phỏng vấn: Nguyễn Trần
Tiến Dũng
Câu hỏi:
Trả lời:
 Thư viện có lập 1 phiếu theo
1. Làm sao quản lý được tính
dõi sách dựa theo mã sách.
trạng sách trong thư viện ?
Sau khi đọc giả trả sách ,
chúng tơi kiểm tra tình trạng
sách và cập nhật lại tình
trạng sách.
2. Những lỗi nào đọc giả hay vi
 Nhiều nhất là làm bẩn sách
phạm ?
và trảsách trễ, mất phiếu
mượn , sau đó là rách hoặc
mất trang. Trường hợp mất
sách
rất hiếm
3. Bao lâu thì thư viện tiến
 Khoảng 1 tháng 1 lần. Kiểm
hành kiểm kê lại sách ?
tra số lượng sách , tình trạng
sách để tiến hành nhập sách
mới.
4. Bản thống kê bao gồm
 Bản thống kê sẽ có tất cả
những thơng tin gì?

những thơng tin về hóa đơn
nhập hàng, Danh mục sách
còn,danh sách những bạn
đọc mượn sách và danh sách
các đầu sách bị hư hỏng vừa
qua và cuối cùng là thống kê
những đầu sách không trả
đúng hẹn
5. Thư viện sẽ thống kê báo cáo
 Thư viện sẽ lập danh sách
gì ?
các loại sách thiếu, hay hư
hỏng những loại sách được
bạn đọc mượn nhiều số lược
mượn mà một số thông tin
10


khác của thư viện.

6. Báo cáo thống kê sẽ được ai
ký duyệt?

 Thống kê, báo cáo hồn
chỉnh thì chúng tơi sẽ
chuyển đến Hiệu trưởng nhà
trường để Hiệu trưởng xem
xét và
đưa ra một số ý kiến.

11


B. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn lần 4.
KẾ HOẠCH
PHỎNG VẤN
Người được hỏi:
Người đi phỏng vấn:
Nguyễn Văn Mạnh
Trần Bá Việt Hoàng
Thời gian : 15/11/2022
Thời gian bắt đầu phỏng
vấn:15h00 Thời gian kết
thúc phỏng vấn:15h30
Các yêu cầu được hỏi:
- Vai trị, vị trí, trình độ,
kinh nghiệm của người
phỏng vấn
Thời gian của từng đợt
phỏng vấn :
- 01 phút
- 02 phút
- 03 phút
- 14 phút
- 04 phút
- 05 phút

Địa chỉ: Thư viện trường ĐH
Công nghệ TP HCM
Đối tượng phỏng vấn là:

Nhân viên bán hàng
Chương trình :
Giới thiệu :
- Giới thiệu
- Tổng quan về dự án
- tổng quan phỏng vấn
- câu hỏi và trả lời
- ý kiến người được hỏi
- kết thúc

 Tổng cộng thời gian phỏng vấn:30 phút

12


PHIẾU PHỎNG
VẤN
Dự án:
Tiểu dự án:
Quản lí thư viện
Hệ thống máy móc, thiết bị, phần
mềm,
Người được hỏi:
Thời gian:
Nguyễn Văn Mạnh
15/11/2022
Người phỏng
vấn:
Nguyễn Phúc Bảo Kha
Câu hỏi:

Trả lời:
1. Hệ thống trang thiết bị của
 Thư viện của trường hiện
thử viện?
nay có 2000 chỗ ngồi đọc,
một phịng truy cập internet
240 máy tính dành cho sinh
viên, một phòng 25 máy
dành cho cán bộ, giảng viên
và nhiều máy trạm phục vụ
tra cứu thơng tin tại các
phịng đọc.
2. Khi bạn đọc cần dùng máy
 Bạn đọc cần xuất trình thẻ
tính để tra cứu những thơng
sinh viên và nghi thơng tin
tin cần thiết thì phải làm thế
thời gian sử dụng máy cho
nào?
thư viện, và thời gian trả
máy.
3. Thư viện có thường nâng cấp
 Thư viện thường nâng cấp
hệ thống cũng như thiết bị
hệ thống và các thiết bị
không?
quản lý để quản lý tốt
hơn.
4. Thư viện có sao lưu dữ liệu
 Thư viện ngăn chặn những

những thông tin tiềm kiếm
truy cập không phù hợp,
của bạn đọc hay không?
những thông tin mà bạn đọc
tìm kiếm thư viện khơng
lưu lại. nhưng nhân viên
của thư viện vẫn kiểm soát
trong lúc bạn đọc
đang sử dụng.
13


5. Thư viện quản lý hệ thống
máy như thế nào?

 Thư viện quản lý máy tính
và mọi hoạt động bằng
phần mềm riêng, để có thể
kiểm sốt được một cách
chặt
chẽ hơn
 Thư viện chúng tơi có đặt
một số camera nhằm nếu
có hư hại, hay sự
cố xãy ra, xẽ dùng camera
này để tìm và giải quyết.

6. Hệ thống an ninh của thư
viện có những gì?

14


3. Mô tả chi tiết hệ thống và các biễu mẫu.
3.1 Mơ tả chi tiết hệ thống.
 Q trình nhập thêm sách, phân loại và quản lý sách.
+Nhập thêm sách:
Khi nhập một số sách mới, thư viện cần lập một đơn
hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên đầu sách cần
nhập và các thông tin về sách như nhà sản xuất, số
lượng, giá nhập. Sau khi sách được nhập về kiểm tra
các thông tin của đầu sách và cần lưu trữ các thông tin
về các đầu sách đã nhập vào kho dữ liệu. Đơn hàng
nhập cũng được lưu trữ để thuận tiện cho việc thanh
tốn. Thường thì Thư viện sẽ đặt hàng theo từng quý
trong năm để kịp thời bổ sung các đầu sách mới phục
vụ bạn đọc và thường nhập các sách từ các nhà xuất bản
trong nước. Thư viện của trường thường xuyên nhập
các mặt báo hằng ngày phục vụ bạn đọc như báo An
Ninh, Tuổi Trẻ, Thanh niên… Những mặt báo này cũng
được ghi lại các thông tin để quản lý.
+Phân loại sách:
Sách trong các thư viện đều được sắp xếp theo thể loại,
và được sắp xếp lên kệ. Nhân viên thư viện sẽ đánh một
mẫu giấy và ghi rõ thể loại và dán lên cho bạn đọc biết.
+Quản lý sách:
Thông tin về quản lý sách, báo chí sẽ được nhân viên
thư viện ghi lại một cách cụ thể , chi tiết và chính xác
nhất để quản lý các bộ phận như cho mượn-trả, quản lý
độc giả. Thường xuyên kiểm tra sách thống kê sách.

 Quản lý quá trình mượn và trả sách
+Quản lý độc giả:
Độc giả(người đọc sách) đó là mục đích xây dụng của thư viện.
Sách
được nhập về để đến được tay độc giả và để độc giả
hướng đến việc đọc sách ở thư viện, cung cấp cho đọc
15


giả nguồn kiến thức thông tin mà họ cần. Mỗi sinh viên
của trường sẽ được cấp 1 thẻ thư viện để có thể vào đọc
sách, mượn sách một cách dễ dàng. Trong q trình đọc
sách đó mà học sinh, sinh viên làm hư hại đến sách thì
thư viện sẽ ghi lại thơng tin của cá nhân đó và buộc cá
nhân đó đền bù tài chính cho thư viện đúng với giá của
cuốn sách đó theo giá trên phiếu nhập.
+Mượn, trả sách:
Khi nhận được yêu cầu mượn sách của độc giả thì nhân
viên thư viện sẽ kiểm tra xem tên sách, đầu sách cần
mượn đó có cịn trong kho hay khơng rồi mới chấp nhận
phiếu mượn của độc giả. Khi trong thư viện cịn q ít
đầu sách mà độc giả muốn mượn thì độc giả sẽ khơng
được mượn mà chỉ được đọc trong thư viện.
Việc cập nhật các thông tin của người mượn vào sổ sách
mỗi ngày giúp quản lý mượn-trả được dễ dàng hơn. Khi
một độc giả mượn sách thì độc

16

giả phải điền các thông tin cần thiết trên phiếu mượn
do nhân viên thư viện đưa và ghi những thông tin
như:
 Họ và tên.
 Mã thẻ thư viện.(nếu chưa được cấp thẻ phải ghi
MSSV)
 Mã đầu sách.
 Ngày mượn.
Sau 3 ngày từ ngày ra thông báo cá nhân, các bộ phận
khơng thực hiện việc trả sách thì nhân viên thư viện
sẽ tính 500đ. Khi sách được trả thư viện sẽ nghi lại
thông tin và kiểm tra sách, nếu sách bị hư hỏng thì
bạn đọc phải đền bù tài chính theo giá trong phếu
nhập. Sách sẽ được sắp xếp và đem lại vào kho.
 Quản lý các quy trình xử lý sự cố thống kê sách và báo
cáo.
+Các quy trình xử lý sự cố tùy thuộc vào trường hợp
xãy ra thư viện sẽ giải quyết khác nhau, nhưng cũng
nằm trong phạm vi cho phép và theo nội qui của thư
viện.
+Thống kê báo cáo theo tuần, theo tháng , theo quý
và theo năm. Thống kê sách mượn,thơng tin sách
cịn,sách hư hỏng, bạn đọc. Qua các Thống kê
thư viện sẽ chủ động hơn trong việc đặt hang và biết
được bạn đọc đang quan tâm tới lĩnh vực nào để
phục vụ nhu cầu của người đọc được tốt hơn.
.

17