Bài giảng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

CHỈNH LÝ 
TÀI LIỆU LƯU TRỮ
GV. Nguyễn Duy Vĩnh
0987.510.560
Email: 
Website: chinhlytailieu.com


TÀI LIỆU THAM KHẢO
­  Pháp  lênh  Lưu  trữ  Quốc  gia  (số  34/2001/PL­
UBTVQH10)
­ Nghị định số 111/2004/NĐ­CP ngày 08 tháng 4 
năm 2004 của Chính phủ về việc quy  định chi tiết thi 
hành Pháp lệnh Lưu trữ Qu  ốc gia 2001.
­  Công  văn  số  283/VTLTNN­NVTW  ngày  19 
tháng  5  năm  2004  của  Cục  Văn  thư  và  Lưu  trữ  Nhà 
nước về việc chỉnh lý tài liệu hành chính.
­  Quyết  định  số  128/QĐ­VTLTNN  ngày  01 
tháng  6  năm  2009  của  Cục  Văn  thư  và  Lưu  trữ  Nhà 
nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo 
TCVN ISO 9001:2000
 


BỐ CỤC BÀI GIẢNG
I.  Khái  niệm,  mục 
đích,  u  cầu  và 
ngun tắc chỉnh lý.
II. Quy trình chỉnh lý 

tài liệu lưu trữ.


I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và 
nguyên tắc chỉnh lý
1. Khái niệm
2. Mục đích
3. Yêu cầu
4. Nguyên tắc


1. Khái niệm:
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài
liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó
tiến hành chỉnh
 
sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá
hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra
cứu đối với phông hoặc khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý


2. Mục đích:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ,
tài liệu của phông hoặc khối
phông tài liệu đưa ra chỉnh lý
một cách khoa học
tạo điều kiện

 
thuận lợi cho công tác quản lý,
bảo quản và khai thác, sử dụng
tài liệu;
- Loại ra những tài liệu hết
giá trị để tiêu huỷ, qua đó,
góp phần nâng cao hiệu quản
sử dụng kho tàng và trang thiết


3. u cầu:
- Phân loại và lập thành hồ
sơ hoàn chỉnh;
- Xác định THBQ
cho
hồ
sơ,
tài
 
liệu;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài
liệu;
- Lập các công cụ tra cứu:
Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và
công cụ tra cứu khác phục vụ cho
việc quản lý, tra cứu sử dụng;


4. Ngun tắc chỉnh lý:
- Không phân tán phông lưu trữ;

- Tài liệu của phông nào phải
được chỉnh lý và sắp xếp riêng.
- Khi phân loại, lập hồ sơ , phải tôn
trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự
theo dõi, giải quyết công việc; sự liên
hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu;
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
phản ánh được hoạt động của cơ quan,
tổ chức hình thành tài liệu.
- Tài liệu của một phông phải


II. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ


Các bước
thực hiện

Trách nhiệm

1. Giao nhận tài liệu

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B1

BM-CLTLG-01

2. Vận chuyển tài liệu về địa
điểm chỉnh lý

Lưu trữ viên TC B1

Lưu 
đồ
Quy 
trình
chỉnh 
lý
tài 
liệu 
giấy

Tài liệu liên quan

3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Lưu trữ viên chính B2

4. Khảo sát và biên soạn các văn
bản hướng dẫn

BM-CLTLG-02
BM­CLTLG­03
BM­CLTLG­04
BM­CLTLG­05

Lưu trữ viên B4

5. Phân loại tài liệu theo

Hướng dẫn phân loại

BM-CLTLG-05

Lưu trữ viên B3

6. Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS
kết hợp XĐGTTL

BM­CLTLG­04
BM­CLTLG­05

Lưu trữ viên B3

7. Biên mục phiếu tin

(trtrườ
ường  sô 1, 2, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14)
ng  sô 1, 2, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14)
Lưu trữ viên chính B2

Chỉnh sửa,
Hồn chình

Chưa đạt

8. Kiểm tra, chỉnh sửa 
việc lập HS và 
việc biên muc 
phiếu tin

Đạt

BM-CLTLG-06

BM­CLTLG­05
BM-CLTLG-06
Hồ sơ


Các bước
thực hiện

Trách nhiệm

9. Hệ thống hóa phiếu tin theo
phương án đã chọn

Lưu trữ viên B4

Lưu trữ viên TC B4

Chỉnh sửa,
Hồn chình

Lưu trữ viên B5

BM­CLTLG­05
BM-CLTLG-06

10. Hệ thống hóa hồ sơ theo

phiếu tin

BM-CLTLG-06
Hồ sơ

11. Biên mục hồ sơ

Hồ sơ

Lưu trữ viên TC B1,
Lưu trữ  viên TC B1

Lưu 
đồ
Quy 
trình
chỉnh 
lý
tài 
liệu 
giấy

Tài liệu liên quan

Chưa đạt
12. Kiểm tra, chỉnh sửa 
việc biên muc 
Hồ sơ

Hồ sơ

Đạt

Lưu trữ viên TC B2

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B1

13. Đánh số chính thức cho hồ sơ

14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim
kẹp, làm phẳng, đưa tai liệu vào bìa
HS

15.Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

BM-CLTLG-06
Hồ sơ

Hồ sơ, bìa hố sơ

**


Các bước
thực hiện

Trách nhiệm

16. Viết nhãn hộp

BM-CLTLG-07

17. Vận chuyển tài liệu vào kho
và xếp lên giá

**

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B1

Lưu trữ viên TC B2

Lưu 
đồ
Quy 
trình
chỉnh 
lý
tài 
liệu 
giấy

18. Giao, nhận tài liệu

Lưu trữ viên chính B2

Lưu trữ viên B3

19. Nhập phiếu tin vào CSDL

Chỉnh sửa,
Hồn chình

Tài liệu liên quan

BM-CLTLG-01

BM-CLTLG-06

Chưa đạt
20. Kiểm tra, việc nhập 
Phiếu tin

CSDL
BM-CLTLG-06

Đạt

Lưu trữ viên chính B2,
Lưu trữ  viên TC B4

21. Lập mục lục hồ sơ

Lưu trữ viên chính B2,
Lưu trữ  viên TC B2

22. Xử lý tài liệu loại

Lưu trữ viên chính B2,
Lưu trữ  viên TC B2

23. Kết thúc chính lý

BM-CLTLG-08


Bước 1. Giao, nhận tài liệu
Biên  bản 
(BM­CLTLG­01)

giao 

nhận 

tài 

liệu 


Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho 
bảo quản về địa điểm chỉnh lý


Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu


Bước 4. Khảo sát và biên soạn 

các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
­  Mục  đích  của  khảo 
sát TL: Thu thập thơng tin 
cần  thiết  về  tình  hình  của 
phơng hoặc khối TL đưa ra 
chỉnh  lý,  làm  cơ  sở  cho 
việc  biên  soạn  các  văn 
bản hướng dẫn chỉnh lý. 


u
liệ
ài 
n t
hầ

Nộ
i d
tà ung
i li  c
ệu ủa
 
 

h p
àn
Th
 

 tài liệ

Khối 
lư
u đưa ợng
 ra ch
ỉnh lý
 

; 
g
n
 
ô
n
h
a
i
p
 
g
 
n
i
ê
ờ
T n th
ạ
h
 
i

giớ

­ Yêu cầu 
khảo sát 
tài liệu 

ặc
o
g h h lý 
n
hô hỉn
p
 
a ra c
ủ
c
g  đưa 
n
 trạ  liệu 
h
Tìn i tài
ố
 kh

Tình
 trạ
thốn ng cơng
g kê
, tra   cụ 
cứu 

­ Một số văn bản hướng dẫn chỉnh lý 
cần xây dựng:
+ Kế hoạch chỉnh lý (BM­CLTL­02);
+  Lịch  sử  đơn  vị  hình  thành  thành  phơng, 
lịch sử phơng (BM­CLTL­03);
+  Hướng  dẫn  xác  định  giá  trị  tài  liệu 
(BM­CLTL­04);
+  Hướng  dẫn  phân  loại,  lập  hồ  sơ 
(BM­CLTL­05).


­ Thu thập, bổ sung tài liệu
Nguồn thu thập

Thủ 
trưởng

Đơn vị

Cá nhân

Người chuyển công tác

Người 
về hưu


Bước 5. Phân loại tài liệu 

theo Hướng dẫn phân loại


Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, 
tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm 
theo trình tự sau:
Bước 1 Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn 

Bước 2

Bước 3

Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành 
các nhóm vừa  

Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành 
các nhóm nhỏ 


­ Đối với phương án Thời gian – 
Cơ cấu tổ chức 
+ Đầu tiên  tồn bộ TL 

của phơng được phân chia 
ra các nhóm lớn theo
 năm


Ví dụ: Tài liệu của Cơng ty truyền hình
cáp SaigonTourist (SCTV) phân loại theo

phương án TG-CCTC nhóm lớn đầu tiên sẽ
đước phân chia theo từng năm:
A. NĂM 2001
B. NĂM 2002
C. NĂM 2003
D. NĂM 2004
…


+  Tiếp  đó  TL 
trong  từng  năm 
được  phân  nhóm 
tiếp  tục  theo  đặc 
trưng  cơ  cấu  tổ 
chức.


D. NĂM 2004
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
  

  

I. Phịng Hành chính ­ Tổ chức
II. Phịng Tài Chính ­ Kế tốn 
III. Phịng Tổng Khống chế 
IV. Phịng Kinh doanh 
V. Phịng Kế hoạch Đầu tư 
VI. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 1
VII. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 2 
VIII. Phịng Truyền dẫn và Phát sĩng 
IX. Phịng Quảng cáo 
X.Phịng Kinh doanh Internet 
XI. Phịng Tạp chí và Website
XII. Phịng Cơng nghệ Thơng tin và Viễn thơng
XIII. Phịng Kỹ thuật