Công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Mọi thông
tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn trung thực
và được ghi rõ nguồn gốc.
←

Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2017.


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập rèn luyện với cùng với sự giảng dạy, hướng dẫn
tận tình của Giảng viên bộ môn, tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi
làm một bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học.
Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, chúng tôi xin gửi đến Khoa Văn
thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho tôi được tiếp cận với
môn học mà theo chúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiên cứu,
thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận. Đó là môn học “Phương pháp nghiên cứu
khoa học”
Tiếp đế, tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đã tận tâm
hướng dẫn, tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò chuyện, trao
đổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này và cảm ơn các cán bộ Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III đã cung cấp những thông tin để tôi thực hiện tốt bài tiểu luận này. Nếu
không có sự hướng dẫn, giúp đỡ thì tôi khó có thể hoàn thành được bài tiểu luận
này.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 07 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................2
MỤC LỤC................................................................................................................3
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................6
MỞ ĐẦU...................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài:.................................................................................................................................1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:...................................................................................1
3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu....................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................................................2
5. Bố cục đề tài.........................................................................................................................................2

Chương 1..................................................................................................................3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG
TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III...........................................................................3
1.1.Một số khái niệm cơ bản....................................................................................................................3
1.1.1.Khái niệm tài liệu.............................................................................................................................3
1.1.2.Khái niệm tài liệu lưu trữ................................................................................................................3
1.1.3.Khái niệm công tác lưu trữ..............................................................................................................3
1.1.4.Khái niệm chỉnh lý...........................................................................................................................3
1.2. Vai trò công tác chỉnh lý.....................................................................................................................4
1.3. Nội dung công tác chỉnh lý................................................................................................................4
1.3.1. Giao nhận tài liệu...........................................................................................................................4

1.3.2. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý............4
1.3.3. Khảo sát tài liệu..............................................................................................................................5
1.3.3.1 Mục đích.......................................................................................................................................5
1.3.3.2 Yêu cầu của khảo sát tài liệu là phải xác định những vấn đề sau:..............................................5
1.3.4. Bổ sung tài liệu...............................................................................................................................6

1.3.5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý........................................................6
1.4. Thực hiện chỉnh lý..............................................................................................................................6
1.4.1. Phân loại tài liệu.............................................................................................................................6
1.4.2. Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ......................................................................7
1.4.3. Biên mục phiếu tin.........................................................................................................................7
1.4.4. Hệ thống hóa hồ sơ........................................................................................................................8
1.4.5. Biên mục hồ sơ...............................................................................................................................8
1.4.5.1 Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc:.....................................................................8
1.4.5.2 Biên mục bên ngoài....................................................................................................................10
1.4.6. Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu)...................10
1.4.7. Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị........................................11
1.4.7.1 Thống kê tài liệu hết giá trị........................................................................................................11
1.4.7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại................................................................................11
1.4.8. Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ........12
1.4.8.1 Đánh số chính thức....................................................................................................................12
1.4.8.2 Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp...................................................................................12
1.4.8.3 Viết và dán nhãn hộp.................................................................................................................12
1.4.8.4 Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ..........................................................................................................12
1.4.9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu....................................................................12
1.4.9.1 Lập mục lục hồ sơ.......................................................................................................................12
1.4.9.2 Đóng quyển mục lục...................................................................................................................13
1.4.9.3 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá..................................................13
1.5. Khái quoát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III...............................................................................13
Tiểu kết...................................................................................................................................................14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG
TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.........................................................................15
2.1. Nội dung công tác chỉnh lý..............................................................................................................15
2.1.1.Giao nhận tài liệu..........................................................................................................................15
2.1.2. Khảo sát tài liệu............................................................................................................................15

2.1.3. Bổ sung tài liệu.............................................................................................................................16
2.1.4. Lập kế hoạch biên soạn văn bản hướng dẫn...............................................................................16
2.1.4.1 Lập kế hoạch chỉnh lý.................................................................................................................16
2.1.4.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn.............................................................................................16
2.1.4.3 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ.........................................................................18
1.3.5.4 Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.....................................................................20
2.1.5. Thực hiện chỉnh lý........................................................................................................................21
2.1.5.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử thộc phông UBHC Khu tự Trị Việt Bắc Giai Đoạn
(1949-1975) :..........................................................................................................................................21
Tiểu kết...................................................................................................................................................29

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG CÔNG
TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ
QUỐC GIA III.......................................................................................................30
3.1. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.. .30
3.1.1. Ưu điểm:.......................................................................................................................................30
3.1.2. Nhược điểm..................................................................................................................................31
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu...........................................................32
3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về công
tác chỉnh lý tài liệu..................................................................................................................................32
3.2.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu........................................................................32
3.2.3. Về tổ chức, cán bộ, kinh phí.........................................................................................................33
3.2.4. Về tuyên truyền, vận động...........................................................................................................34
3.2.5. Trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin:..........................................................................34
3.2.6. Việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật:.............................................................................................35

KẾT LUẬN............................................................................................................36
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................40

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
BCHTW
BNV
TCCP
VTLTNN
LTNN
NVTW
NVĐP
TT
QĐ
UBHC

Ban chấp hành Trung ương
Bộ Nội vụ
Tổ chức Chính phủ
Văn thư Lưu trữ nhà nước
Lưu trữ Nhà nước
Nghiệp vụ Trung ương
Nghiệp vụ Địa phương
Thông tư
Quyết định
Ủy Ban Hành Chính


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, là một mắt
xích quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức. Công tác Lưu

trữ là một nhiệm vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin, góp phần quan
trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia.
Tài liệu lưu trữ là vũ khí sắc bén, tài sản vô giá trong sự nghiệp phát triển của một
quốc gia và không thể thiếu trong quá trình hình thành, hoạt động của các cơ quan
Đảng và Nhà nước. Công tác Lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ: Sưu tầm tài liệu, thu
thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu…Để triển khai công tác Lưu trữ
được tốt và có hiệu quả, nhận thức được tầm quan trọng, giá trị to lớn của tài liệu
lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của tài liệu chính vì vậy công tác chỉnh lý tài liệu là một
trong những khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng đóng góp không nhỏ trong việc tổ
chức, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả và tạo tiền đề tốt cho các khâu nghiệp
vụ khác.
Hiện nay tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức trong quá trình hoạt động
đã sản sinh ra với khối lượng lớn nên việc chỉnh lý tài liệu theo phương án phân
loại khoa học cần phải được tiến hành thường xuyên và có hiệu quả. Làm tốt được
công tác chỉnh lý tài liệu sẽ góp phần không nhỏ vào hoạt động và sự phát triển của
cơ quan, tổ chức.
Có thể nói rằng công tác chỉnh lý tài liệu đóng vai trò hết sức quan trọng đối
với hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung. Nhận thức được tầm
quan trọng về công tác Lưu trữ tài liệu chính vì vậy em đã chọn đề tài “Công tác
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” cho Học phần
Phương pháp nghiên cứu khoa học.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
2.1 Mục đích
Tăng cường hiệu quả trong việc thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
2.2 Nhiệm vụ
Nghiên cứu thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu
1


trữ quốc gia III.

Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả trong việc
thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .
3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia III.
Về thời gian: Tài liệu chỉnh lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong giai
đoạn 2014 đến 2016.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
phù hợp với nội dung và yêu cầu. Gồm nhưng phương pháp sau:
Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn tại kho lưu trữ của Trung tâm lưu
trữ Quốc gia III;
Phương pháp thu thập xử lý thông tin;
Phương pháp phân tích tổng hợp thông tin tài liệu của Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III.
5. Bố cục đề tài
Ngoài Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia
làm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và khái quát về
Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III.
Chương 2: Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tài liệu tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc Gia III.
Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý lưu trữ
tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III.

2


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG

TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm tài liệu.
Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn
bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm
bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;
bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài
liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” [3, khoản 2, điều
2.]
1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ.
Theo Luật lưu trữ : “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động
thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ
bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp.”[3, khoản 3, điều 2, ]
1.1.3. Khái niệm công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học,
bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân[2.Tr.15].
1.1.4. Khái niệm chỉnh lý
Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị
tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý [1,Tr.92].

3

1.2. Vai trò công tác chỉnh lý.
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong
phông một cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản
và khai thác sử dụng tài liệu;
- Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ
những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao.[ 1, Tr.92 ]
1.3. Nội dung công tác chỉnh lý.
Quá trình chuẩn bị chỉnh lý được tiến hành từng bước, theo thứ tự sau:
1.3.1. Giao nhận tài liệu
Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với
bộ phận chỉnh lý.
Đối với những lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành có bộ phận quản lý kho
riêng biệt với bộ phận chỉnh lý tài liệu thì khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý
phải tiến hành các thủ tục giao nhận tài liệu. Số lượng tài liệu được giao nhận tính
bằng mét giá; riêng đối với phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải
ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản. Việc giao nhận tài
liệu phải được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm do Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước ban hành trong hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu hành chính.
Tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, việc giao nhận tài liệu được diễn ra giữa
phòng bảo quản tài liệu và phòng chỉnh lý. Tại các lưu trữ hiện hành việc giao
nhận tài liệu thường diễn ra giữa phòng, kho lưu trữ và bộ phận làm công tác chỉnh
lý tài liệu[6,trích mục II tại phụ lục đính kèm].
1.3.2. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận tài liệu cần vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận
chuyển tài liệu về nơi tiến hành chỉnh lý. Bởi lẽ, có nhiều cơ quan, bộ phận chỉnh
lý và bộ phận bảo quản tài liệu không ở liền nhau hoặc việc chỉnh lý cần có một
diện tích rộng rãi cho nhiều người cùng tham gia nên được bố trí xa nơi bảo quản
tài liệu.
Để hạn chế tác hại do bụi bẩn gây ra đối với người thực hiện chỉnh lý, trước

khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loại chổi lông
4


thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng
tập tài liệu.
Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp
xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong
mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời không làm hư hại tài liệu.[ 1,Tr.95.]
1.3.3. Khảo sát tài liệu
1.3.3.1 Mục đích
- Khảo sát tài liệu là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị chỉnh lý tài
liệu. Khảo sát tài liệu nhằm mục đích:
- Khảo sát tài liệu nhằm nắm được tình hình thực tế tài liệu về số lượng,
thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của khối tài liệu đang chuẩn bị chỉnh lý,
làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các văn bản hướng dẫn
chỉnh lý; lập kế hoạch tiến hành thu thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện còn
thiếu sau khi khảo sát để bổ sung nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ.
1.3.3.2 Yêu cầu của khảo sát tài liệu là phải xác định những vấn đề sau:
- Tên phông; giới hạn thời gian tài liệu: là xác định thời gian sớm nhất và
thời gian muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý.
- Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá (đối với tài liệu chưa được
lập hồ sơ); số cặp, gói tài liệu hoặc số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài
liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ).
- Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy
tờ gì. Ngoài tài liệu hành chính ra còn loại tài liệu nào trong phông, trong khối tài
liệu chuẩn bị chỉnh lý không, số lượng của mỗi loại đó (nếu có) là bao nhiêu.
- Nội dung tài liệu: Quá trình khảo sát yêu cầu cán bộ cần đọc, tìm hiểu để
nắm được nội dung cơ bản của khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý. Tài liệu của phông
hay của đơn vị phản ánh lĩnh vực hoạt động nào, lĩnh vực chủ yếu trong hoạt động

của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.
- Tình trạng phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần phản ánh rõ: mức
độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu; mức độ xử lý về nghiệp vụ phân loại, lập
hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… tình trạng vật lý của phông, khối tài liệu; tình trạng
5


công cụ, thống kê tra cứu tài liệu.[ 1, Tr.95,96]
1.3.4. Bổ sung tài liệu
Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông còn
thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý. Phạm vi và
thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ vào các yếu tố sau:
- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ
của các cá nhân liên quan.
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).
Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân
được giao giải quyết công việc; những cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác; cơ
quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc…
1.3.5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Lập kế hoạch chỉnh lý.
- Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông.
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ.
- Hướng dẫn sác định giá trị tài liệu.[ 8 ]
1.4. Thực hiện chỉnh lý.
Đây là nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bước chuẩn
bị chỉnh lý. Thực hiện chỉnh lý gồm những bước cơ bản sau:

1.4.1. Phân loại tài liệu
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu
thành các nhóm theo trình tự sau:
Bước 1: Phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản;
Bước 2: Phân chia tài liệu trong các nhóm cơ bản thành các nhóm lớn;
Bước 3: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa;
Bước 4: Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các nhóm nhỏ…
6


Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy những
bản chính, bản gốc của những văn bản tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải
để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó.
Thực hiện việc phân loại tài liệu trong chỉnh lý những phông có khối tài liệu
lớn thường cần một diện tích nhất định. Vì vậy, trước khi tiến hành phân loại người
phụ trách chỉnh lý cần chú ý đến không gian làm việc để đảm bảo đưa tài liệu ra
phân loại.[ 1,Tr. 109,110]
1.4.2. Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
Đối với những phông tài liệu chưa được lập hồ sơ, trong chỉnh lý chúng ta
cần tiến hành lập hồ sơ.
- Tập hợp tài liệu theo đặc trương chủ yếu thành hồ sơ
- Biên soạn tiêu đề hồ sơ
- Xáp xếp tài liệu trong hồi sơ, loại bỏ tài liệu trúng thừa
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ
- Xác định tiêu đè lý do loại đối với tài liệu hết giá trị
Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông tài liệu đã được lập hồ sơ
sơ bộ.
Kiểm tra lập hồ sơ theo nội dung đã được quy định và tiến hành chỉnh sửa,
hoàn thiện đối với hồ sơ chưa đạt yêu cầu. [ 1, Tr.111 ]
1.4.3. Biên mục phiếu tin

Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm
hồ sơ, tài liệu một cách tự động hoá có thể tiến hành một cách độc lập đối với các
phông tài liệu đã được chỉnh lý. Đối với những phông tài liệu chưa được chỉnh lý
cần tiến hành kết hợp việc biên mục phiếu tin với quá trình lập hồ sơ, kiểm tra
hoàn chỉnh hồ sơ để rút bớt công đoạn, tiết kiệm nguyên vật liệu và nhân lực lao
động.
Phiếu tin là phiếu mô tả hồ sơ hay một biểu ghi tổng hợp các thông tin về
một hồ sơ hay một đơn vị bảo quản. Mỗi yếu tố thông tin của hồ sơ được phản ánh
trên một trường thông tin của phiếu tin. Phiếu tin được sử dụng thay thế cho thẻ
tạm trong quá trình hệ thống hoá các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại.
7


Phiếu tin còn được sử dụng để nhập cơ sở dữ liệu vào máy tiín phục vụ công tác
quản lý và tra tìm tài liệu.
Các thông tin cơ bản của một hồ sơ được biểu thị trên phiếu tin bao gồm:
Tên hoặc mã kho lưu trữ; Tên hoặc số phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin;
tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; chế độ sử dụng;
tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ; ngôn ngữ tài liệu; bút tích (nếu có).
Trong quá trình chỉnh lý, biên mục phiếu tin thay cho thẻ tạm những thông
tin chưa thể hiện được chúng ta có thể bỏ trống và hoàn chỉnh sau khi đã có những
thông tin đầy đủ, chính xác.[1, Tr.112]
1.4.4. Hệ thống hóa hồ sơ
Có thể tiến hành hệ thống hoá tài liệu bằng thẻ tạm hoặc phiếu tin.
Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ;
sắp xếp nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các
nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời
lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.
Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự
tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Khi tiến hành hệ thống hoá hồ sơ phải kết hợp với việc kiểm tra và chỉnh sửa
những hồ sơ được lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị tài liệu giữa
các cán bộ làm công tác lập hồ sơ chưa đồng nhất. Cần kiểm tra lần cuối cùng
trước khi đánh số chính thức cho hồ sơ.
1.4.5. Biên mục hồ sơ
Sau khi đã hệ thống hoá hồ sơ theo phương án phân loại cần tiến hành biên
mục hồ sơ. Biên mục hồ sơ gồm hai công đoạn chính là biên mục bên trong và biên
mục bên ngoài.
1.4.5.1 Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc:
* Đánh số tờ
Mục đích của việc đánh số tờ nhằm cố định vị trí các tờ tài liệu, các văn bản
trong hồ sơ theo trình tự logic đã được sắp xếp khi lập hồ cơ. Đánh số tờ còn tạo
điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.
8


Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ
tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Số tờ được đánh
bằng chứ số Ảrập và góc phải của phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm
số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì
đánh trùng với số từ trước đó và thêm vào các chức cái la tinh viết thường theo thứ
tự abc ở phía sau, ví dụ: có hai tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 10 có thể đánh
tiếp cho hai tờ đó là 10a, 10b. Mức độ sai sót không được vượt quá 5% số lượng tờ
trong hồ sơ. Trường hợp cán bộ lưu trữ đánh số nhầm hay bỏ sót nhiều phải đánh
số lại.
Số lượng tờ hồ sơ sau khi đánh số được bổ sung vào thẻ tạm hoặc phiếu tin
của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Đánh số tờ là công việc không khó song yêu cầu người làm công việc này
phải có tính cần thận, chu đáo.
* Viết mục lục văn bản

Mục lục văn bản là hệ thống văn bản, tài liệu có trong một hồ sơ. Việc viết
mục lục văn bản trên tờ mục lục còn gọi là biên mục bên trong hồ sơ. Viết mục lục
văn bản là ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ lên tờ mục
lục được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu
chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số
62/QĐ-LTVN ngày 07 tháng 5 năm 2002 của Cục Lưu trữ nhà nước.
Các thông tin thể hiện trên mục lục văn bản là: Số thứ tự, số ký hiệu văn
bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tác giả văn
bản, số tờ, ghi chú.
* Viết chứng từ kết thúc
Viết chứng từ kết thúc là ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn
bản (nếu không được ghi liền với bìa hồ sơ) và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ
hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc in sẵn trên bìa
hồ sơ ở trang thứ ba theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban
hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTVN ngày 07 tháng 5 năm 2002 của Cục
Lưu trữ nhà nước.
9


Việc viết chứng từ kết thúc được thực hiện sau khi thực hiện các công đoạn
kiểm tra hồ sơ, đánh số tờ và viết mục lục văn bản. Vì vậy, người viết chứng từ kết
thúc phải có cách nhìn khái quát và biết tóm tắt những thông tin cần thiết để thể
hiện lên chứng từ kết thúc một cách chính xác.
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng với
những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) hoặc bảo quản vĩnh
viễn.[ 1,Tr.114,115]
1.4.5.2 Biên mục bên ngoài
Biên mục bên ngoài hồ sơ là là viết ghi những thông tin cần thiết lên bìa hồ
sơ.
Căn cứ vào phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ

như: Tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và
thời gian kết thúc của tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục; số hồ
sơ (số hồ sơ tạm thời chỉ được viết bằng bút chì); thời hạn bảo quản của hồ sơ.
Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:
- Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với
những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản chức
năng, nhiệm vụ không thay đổi thì lấy tên phông là tên gọi cuối cùng của tên đơn
vị hình thành phông;
- Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính tả, không có
sự dập xoá, chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bằng chữ viết tắt;
- Mực viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu và viết nét đậm.
Trong chỉnh lý tài liệu, cần chọn những người chữ đẹp, cẩn thận để viết bìa
hồ sơ, thống nhất về cách viết tên kho, tên phông theo chữ viết hoa hay chữ viết
thường trong toàn bộ hồ sơ của phông.
1.4.6. Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm
phẳng tài liệu)
Ghim, kẹp tài liệu để lâu cũng là nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu. Khi
đánh số tờ tài liệu là đã cố định vị trí của các tài liệu trong hồ sơ. Vì vậy, có thể
tháo được ghim, kẹp tài liệu;
10


Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch tài liệu;
Dùng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim
kẹp tài liệu;
Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu.
Vệ sinh và tháo bỏ ghim, kẹp tài liệu là công đoạn góp phần kép dài tuổi thọ
tài liệu.
1.4.7. Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
1.4.7.1 Thống kê tài liệu hết giá trị

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tâp hợp thành
các nhóm theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị
theo mẫu đính kèm. Khi thống kê tài liệu loại cần chú ý:
- Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ
01 đến hết trong phạm vi toàn phông;
- Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, tờ 01 đến hết.
Việc thống kê tài liệu hết giá trị cần làm chính xác và cẩn thận, đặc biệt cần
thuyết minh cho lý do loại huỷ, tránh trường hợp sơ xuất.
1.4.7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại
Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được Hội đồng xác
định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.
Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải
được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ
tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ
đề nghị tiêu huỷ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu
huỷ theo đúng quy định của pháp luật.
Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm:
- Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức;
- Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.

11


1.4.8. Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp
tài liệu lên giá, tủ
1.4.8.1 Đánh số chính thức
Số chính thức của hồ sơ là số cố định của hồ sơ trong các giá, kho lưu trữ.
Số chính thức là số lưu trữ và có thể sử dụng nó trong việc quản lý và tra tìm hồ sơ
khi cần thiết. Vì vậy, số chính thức trên bìa hồ sơ nhất thiết phải thống nhất với số

chính thức trên phiếu tin, mục lục hồ sơ và những công cụ tra tìm khác.
Số chính thức được đánh bằng chữ số Ảrập cho toàn bộ hồ sơ của phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý lên thẻ tạm hoặc phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Số hồ
sơ được đánh liên tục trong toàn phông.
1.4.8.2 Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp
Việc vào bìa hồ sơ đòi hỏi những cán bộ tham gia phải cẩn thận sao cho tiêu
đề hồ sơ và những thông tin trên bìa hồ sơ phải khớp với nội dung bên trong hồ sơ,
tránh những sai sót nhầm lẫn đáng tiếc sẽ kéo theo sai số của cả phông hoặc cả
khối tài liệu.
1.4.8.3 Viết và dán nhãn hộp
Khi viết nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải
rõ ràng, dễ đọc. Nhãn hộp có thể được in riêng hoặc in trực tiếp lên hộp. Nhãn hộp
in riêng có mẫu đính kèm.
1.4.8.4 Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ
Sau khi vào hộp, dán nhãn, tài liệu được sắp xếp lên giá, tủ theo nguyên tắc
từ trên trái qua phải trong một ngăn giá, từ trên xuống dưới trong một giá và từ
ngoài vào trong trong một phòng kho.
1.4.9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu
1.4.9.1 Lập mục lục hồ sơ
Mục lục hồ sơ là bảng thống kê có hệ thống toàn bộ hồ sơ của một phông
lưu trữ, một khối tài liệu. Việc lập mục lục hồ sơ được tiến hành sau khi hoàn tất
các công đoạn hệ thống hoá tài liệu, đưa lên giá tủ. Việc lập mục lục hồ sơ bao
gồm những công việc sau:
- Viết lời nói đầu: Trong đó giới thiệu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành
12


phông và lịch sử phông; phương án phân loại và kết cấu của mục lục hồ sơ.
- Viết bảng chỉ dẫn mục lục: bảng chỉ dẫn vấn đề, bảng chỉ dẫn tên người,
bẳng chỉ dẫn tên địa danh, bảng chữ viết tắt được sử dụng trong mục lục. Đặc biệt

cần hướng dẫn cách tra tìm tài liệu bằng mục lục hồ sơ.
- Phần thống kê các tiêu đề hồ sơ: căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ
tạm, đánh máy và in bảng thống kê của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy
và in bảng thống kê từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông.
1.4.9.2 Đóng quyển mục lục
Quyển mục lục có tác dụng phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng
tài liệu.
Quyển mục lục ít nhất được đóng thành 03 bản.
Mẫu trình bày mục lục hồ sơ được thực hiện theo Tiêu chuẩn ngành được
ban hành bởi Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02 tháng 8 năm 1997 của Cục
trưởng Cục Lưu trữ nhà nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.
Đối với các lưu trữ hiện hành, phần thống kê các hồ sơ cần có thêm một cột
“thời hạn bảo quản” sau cột “Số lượng tờ” để tiện cho việc lựa chọn những tài liệu
cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
1.4.9.3 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ một cách
tự động hoá được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước.
1.5. Khái quoát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III.
Để tài liệu lưu trữ thật sự phát huy những giá trị to lớn đó, ngày 10 tháng 6
năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)
ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Đây là một Trung tâm lưu trữ mở với chức năng thu thập, bảo quản an toàn và tổ
chức sử dụng có hiêụ quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ năm 1945 đến nay. Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III ra đời đã đánh dấu sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ cả về
tổ chức, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất. Từ khi thành lập cho đến nay Trung tâm
đã có nhiều cố gắng để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, đạt được nhiều
13

thành tích trong bước đường xây dựng và trưởng thành. Khi mới thành lập Trung
tâm đã tiếp nhận khoảng 4000 mét giá tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Năm 2002, kho A1 được xây dựng và đưa vào sử dụng, hằng năm Trung tâm thu
được 450 mét giá tài liệu từ các Bộ, ngành, các tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó đến
nay, sau hơn 15 năm Trung tâm đã thu thập thêm một khối tài liệu tương đối lớn,
trong đó tài liệu hành chính lên tới hơn 13.000m giá; tài liệu khoa học- kỹ thuật,
hơn 4000 cuộn băng và hàng ngàn tấm ảnh có giá trị và các tài liệu của các cá
nhân, gia đình, dòng họ. Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tích cực
từng bước cải tiến và xây dựng thêm cơ sở hạ tầng để bảo quản an toàn và phát huy
giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo
hướng đa dạng về hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và an toàn về tài
liệu, phán ánh đúng tính chất và ý nghĩa của.
- Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
Tiểu kết
←

Trong chương 1 nhóm chúng tôi đã trình bày một số vấn đề lí luận về

công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và tôi khái quát về Trung tâm Lưu trữ Quốc gai
III. Đây sẽ là cơ sở để nhóm chúng triển khai những vấn đề trong Chương 2 và
chương 3 một cách có hiệu quả hơn.

14


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG
TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
2.1. Nội dung công tác chỉnh lý.
2.1.1.Giao nhận tài liệu.

Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với
bộ phận chỉnh lý.
Đối với Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III lưu trữ hiện hành có bộ phận
quản lý kho riêng biệt với bộ phận chỉnh lý tài liệu thì khi xuất tài liệu ra khỏi kho
để chỉnh lý phải tiến hành các thủ tục giao nhận tài liệu. Số lượng tài liệu được
giao nhận tính bằng mét giá; riêng đối với phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ
sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản. Việc
giao nhận tài liệu được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm do Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước ban hành trong hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu hành chính.
Tại các Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III, việc giao nhận tài liệu được diễn ra
giữa phòng bảo quản tài liệu và phòng chỉnh lý trưởng phòng và phó trưởng phòng
sẽ là người nhận tài liệu với cá nhân bên giao tài liệu.
2.1.2. Khảo sát tài liệu.
Trình tự tiến hành
Bước 1: Trưởng phòng hoặc phó phòng bảo chỉnh lý tại Trung tâm III là
người Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân
vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu. Có thể phải đọc trực tiếp tài
liệu nếu biên bản và mục lục hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung khối tài liệu chuẩn
bị chỉnh lý hoặc trong trường hợp tài liệu đưa ra chỉnh lý còn trong tình trạng chưa
lập hồ sơ, rời lẻ, bó gói.
Bước 2: Phó phòng là ngườii trực tiếp xem xét khối tài liệu.Trong đó bao
gồm các thành viên trong phòng cùng tham gia sẽ được phân công mỗi người khảo
sát một phần.
Bước 3: Cuối cùng trưởng phòng hoặc phó phòng sẽ là người tổng hợp
thông tin và viết báo cáo kết quả đạt được trong quá trình khảo sát tài liệu.

15


2.1.3. Bổ sung tài liệu.

Trong quá trình khảo sát người đương các cá nhân nếu phát hiện thành phần
tài liệu của phông còn thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện
chỉnh lý. Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn
cứ vào các yếu tố sau:
- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ
của các cá nhân liên quan.
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).
Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân
được giao giải quyết công việc; những cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác; cơ
quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc…
2.1.4. Lập kế hoạch biên soạn văn bản hướng dẫn.
2.1.4.1 Lập kế hoạch chỉnh lý
Người lập kế hoạch chỉnh lý tại Trung tâm III là trưởng phong phòng
chỉnh lý hoặc người được giao nhiệm vụ đướng đầu trong quá trình khảo sát tài
liệu như phó trưởng phòng.
Trong đó kế hoạch bao gồm nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực
và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.
Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu lớn với các thành viên tham gia
thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể.
Kế hoạch chỉnh lý cần nêu rõ: số lượng cán bộ tham gia chỉnh Lý, thời gian
tiến hành chỉnh lý và mức độ đạt được trong mỗi khoảng thời gian nhất định.
2.1.4.2 Biên soạn các văn bản hướng dẫn.
Các văn bản cần biên soạn trong quá trình chỉnh lý bao gồm:
- Lịch sử đơn vị hình thành phông: Là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt
động của đơn vị hình thành phông và những biến động (nếu có) của đơn vị hình
16

thành phông hoặc khối tài liệu.
- Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của việc hình thành
phông hoặc khối tài liệu, những biến động (nếu có).
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên soạn
chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ
sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành
phông và về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằm
mục đích:
+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;
+ Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể
trong chỉnh lý như: xây dựng phương án phân loại; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;
hướng dẫn xác định giá trị tài liệu…
+ Giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt một cách khái
quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hình cỉa phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảo tài liệu liên quan về lịch sử cơ
quan, đơn vị hình thành phông và về phông, bao gồm:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản khác về việc thành lập,
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những thay đổi
(nếu có); những văn bản về việc chia tách, sáp nhập đơn vị hình thành phông hoặc
các cơ quan chủ quản của đơn vị hình thành liên quan đến việc thay đổi vị trí, chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông (nếu
có);
+ Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn
thư của đơn vị hình thành phông; quy định về lề lối làm việc của các phòng, ban
chức năng và của cán bộ trong cơ quan.
+ Các biên bản giao nhận tài liệu: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách

thống kê tài liệu; sổ đăng ký văn bản đi đến;
+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
17


+ Các báo cáo thống kê (nếu có);
+ Các tư liệu khác có liên quan như: bài viết, hội thảo về công tác lưu trữ
của cơ quan…
Ngoài ra có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ lãnh đạo và nhân
viên làm việc trong cơ quan, đặc biệt là cá bộ làm việc tại văn phòng và phòng lưu
trữ.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có thể biên soạn riêng
hoặc gộp thành một bản.
2.1.4.3 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu không chỉ có nhưỡng nhân viên tại phòng
chỉnh lý tham gia mà còn có các nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ
cũng tham gia như (phòng thu thập, phòng bảo quản, phòng công bố) cùng tham
gia phân loại tài liệu, mỗi người có thể được giao nhiệm vụ phân loại một nhóm cơ
bản. Vì vậy, để việc phân loại được tiến hành theo đúng phương án phân loại đưa
ra cần có những văn bản hướng dẫn cụ là bản (hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ).
*Nội dung của bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ:
Bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ bao gồm hai phần chính: hướng dẫn
phân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ.
Phần 1: Hướng dẫn phân loại tài liệu
Nội dung của phần này bao gồm phương án phân loại tài liệu và những
hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa tài liệu vào các
nhóm thích hợp.
Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc,

phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc
khối tài liệu. Để xây dựng được một phương án phân loại khoa học cần lựa căn cứ
vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, báo cáo kết quả khảo sát
tài liệu đồng thời căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu
sau này. Tuỳ thuộc vào từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một
18


trong những phương án phân loại tài liệu sau:
- Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ
phận tương đối rõ ràng, ổn định;
- Phương án “thời gian – cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;
- Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi những chức năng, nhiệm vụ
tương đối ổn định;
- Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ
ràng hoặc đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;
Trong trường hợp phân loại khối tài liệu của một phông có thể áp dụng
phương án:
- Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”: áp dụng đối với tài
liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưu trữ cá
nhân hoặc sưu tập tài liệu lưu trữ.
Mỗi một phương án phân loại có những ưu điểm và hạn chế nhất định, người
xây dựng phương án phân loại cần phải hiểu về phông và biết vận dụng các
phương án một cách linh hoạt. Phần này xem thêm ở bài Phân loại tài liệu.
Phần 2: Hướng dẫn lập hồ sơ
Lập hồ sơ là nội dung quan trọng cần thực hiện tại văn thư cơ quan và các

phòng, ban, đơn vị trực thuộc trước khi đưa vào lưu trữ. Tuy nhiên, với thực tế ở
Việt Nam việc lập hồ sơ tại văn thư cơ quan còn rất yếu, hầu hết hồ sơ đưa vào lưu
trữ đều chưa hoàn chỉnh, thậm chí có những tài liệu vào đến lưu trữ vẫn chưa được
lập hồ sơ. Vì vậy, trong chỉnh lý tài liệu một nội dung chủ yếu là lập hồ sơ.
* Nội dung phần hướng dẫn lập hồ sơ bao gồm:
- Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu theo đặc trưng
chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa
danh… thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng
19