BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CÁN BỘ LỄ TÂN

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CÁN BỘ LỄ TÂN CÔNG TY CỔ PHẦN
I. Thông tin chung
Họ và Tên

: Nguyễn Văn A

Vị trí

: Cán bộ lễ tân

Phịng ban

: Hành chính nhân sự

Quản lý trực tiếp : Trưởng phịng Hành chính nhân sự
Địa điểm làm việc : 92C Lý Thường Kiệt, Cửa Nam, Hồn Kiếm, Hà Nội
II. Nhiệm vụ
ST
T
1

2

Cơng
việc
Thực
hiện
cơng
tác lễ
tân

Nội dung

- Thực hiện các công việc lễ tân, khánh tiết; Trực tại khu vực
bàn Lễ tân
- Thực hiện các phần việc được phân công khi tham gia các
sự kiện, các dự án (nếu có),…
- Nghe và chuyển điện thoại theo yêu cầu
- Đón tiếp, hướng dẫn, giới thiệu khách đến làm việc
- Tiếp nước các cuộc họp của Ban Lãnh đạo và đối tác khi
được yêu cầu
- Theo dõi, tổng hợp công làm việc hàng tháng cho tồn bộ
Cơng ty
- Hỗ trợ các cơng tác quản lý, bảo trì, sửa chữa Tịa nhà làm
việc của Công ty khi cần thiết
Quản - Nhận đề xuất mua từ các phòng ban, lên kế hoạch và lập
lý,
yêu cầu mua hàng
cấp
- Nhận hàng, theo dõi và cấp phát văn phịng phẩm, bảo hộ
phát
lao động, cơng cụ dụng cụ,… theo định mức mà Cơng ty quy
văn
định
phịng - Theo dõi tồn kho văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, công
phẩm, cụ dụng cụ,… Thực hiện kiểm kê và báo cáo cho quản lý
bảo
trực tiếp hàng tháng
hộ lao - Đề xuất mua (nếu cần thiết) đối với các loại văn phịng
động, phẩm, bảo hộ lao động, cơng cụ dụng cụ,… số lượng cịn ít
cơng nhưng có xu hướng cần sử dụng nhiều

cụ
dụng
cụ…


3

Quản
lý,
điều
phối
xe
văn
phịng

4

Hỗ
trợ
Văn
thư

5

Cơng
tác
hành
chính

- Tiếp nhận đề xuất sử dụng xe của các phòng ban và điều

phối xe cho phù hợp
- Theo dõi lịch trình đi - về của các xe, chốt số Km hàng
ngày
- Làm tạm ứng tiền xăng xe cho Lái xe và các thủ tục kèm
theo
- Xếp lịch trực ngày cuối tuần cho các Lái xe
- Theo dõi thời hạn bảo dưỡng của các xe văn phịng và đơn
đốc Lái xe về việc bảo dưỡng xe văn phòng
- Quản lý con dấu theo quy định của Công ty, kiểm tra thể
thức văn bản trước khi đóng dấu
- Thơng báo phát hành các văn bản, tài liệu của Công ty đến
người nhận
- Quản lý công văn, tài liệu đến - đi
- Lưu trữ, bảo quản, sắp xếp khoa học tài liệu của Công ty
được lưu tại Văn thư
- Cung cấp các tài liệu lưu tại Văn thư cho các cá nhân,
phòng ban khi có u cầu để phục vụ cơng việc
- Soạn thảo văn bản khi được yêu cầu
- Photo, scan tài liệu của Công ty khi được yêu cầu
- Các công việc khác của Văn thư được cấp trên yêu cầu
- Thực hiện các thủ tục hành chính phục vụ cho CBNV đi
công tác (điều xe, đặt vé máy bay, phòng ở, làm visa, viết
giấy giới thiệu…)
- Chuẩn bị phòng họp, cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho
việc họp