Lecture Software process improvement: Lesson 21 - Dr. Ghulam Ahmad Farrukh

Implementing PSP
Lecture # 21

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PSP
• The Personal Software Process (PSP) 
provides engineers with a disciplined 
personal framework for doing software 
work
• The PSP process consists of a set of 
methods, forms, and scripts that show 
software engineers how to plan, measure, 
and manage their work
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PSP
• The PSP extends the improvement process 
to the people who actually do the work—
the practicing engineers
• The PSP concentrates on the work practices 
of the individual engineers
• The principle behind the PSP is that to 
produce quality software systems, every 
engineer who works on the system must do 
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quality work

PSP
• The PSP is designed to help software 
professionals consistently use sound 
engineering practices
• It shows them how to plan and track their 
work, use a defined and measured process, 
establish measurable goals, and track 
performance against these goals
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PSP
• The PSP shows engineers how to manage 
quality from the beginning of the job, how 
to analyze the results of each job, and how 
to use the results to improve the process for 
the next project

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Implementing
Personal Software Process
• Managing time
• Managing commitments

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Implementing

Personal Software Process
• Key part of implementing personal software 
process is managing time accurately
• Let’s talk about time management issues 
and learn ways to record and store time

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Logic of Time Management ­ 1
• You will likely spend your time this week 
much the way you spent it last week
• To make realistic plans, you have to track 
the way you spend time
• To check the accuracy of your time 
estimates and plans, you must document 
them and later compare them with what you 
actually do
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Logic of Time Management ­ 2
• To make more accurate plans, determine 
where your plans were in error and what 
you could have done better
• To manage your time, plan your time and 
then follow the plan

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Product Planning
• The size and important features of the 
product to be produced
• An estimate of the time required to do the 
work
• A projection of the schedule
• Relationship between product and period 
planning
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How Time is Spent?
• Categorize your major activities
• Record the time spent on each major 
activity
• Record time in a standard way
• Keep the time data in a convenient place
– Engineering Notebook
– Electronic hand­held devices
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Following slide to be inserted
Tracking Time in PSP

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Tracking Time in PSP

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Date
Start time
Stop time
Interruption time
Delta time
Activity
Comments
Completed (or not)?
Units

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Hints on Logging Your Time
• Keep the engineering notebook/hand­held 
device with you at all times
• When you occasionally forget to record the 
start time, stop time, or interrupt duration, 
make an estimate as soon as you remember
• You may use a stopwatch to track 

interruptions
• Summarize your time promptly
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Managing Your Time
• Decide how you want to spend your time
• Make a time budget
• Track the way you spend time against this 
budget
• Decide what changes to make to bring your 
actions into agreement with the budget

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Time Stealers ­ 1
• Interruptions
– Telephone
– Personal visitors

•
•
•
•

Meetings
Tasks you should have delegated
Procrastination and indecision
Acting with incomplete information

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Time Stealers ­ 2
•
•
•
•
•
•

Dealing with team members
Crisis management (fire fighting)
Unclear communication
Inadequate technical knowledge
Unclear objectives and priorities
Lack of planning
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Time Stealers ­ 3
• Stress and fatigue
• Inability to say ‘No’
• Desk management and personal 
disorganization

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Suggestion on Managing 

Variable Time
• What are your highest priority items?
• Are there some tasks that should be done at 
specific times?
• Are there activities you want to do as soon 
as you have time?

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Time Management Strategies ­ 1
• Always define your objectives as clearly as 
possible
– Written goals, which can be reviewed regularly
– Long term goals should impact daily activities
– Without a goal or object, people tend to just 
drift personally and professionally

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Time Management Strategies ­ 2
• Analyze your use of time
– ‘What is the most important use of my time, 
right now?’

• Have a plan
– Successful people make lists constantly
– Change priorities on a regular basis

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Time Management Strategies ­ 3
• Action plan analysis
– Problems will occur
– A good plan identifies them early and seek out 
solutions
– Good time management enables you to measure 
the progress towards your goals
– What you can measure, you can control
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• Let’s now talk about commitments 
management
• Keep discussion on commitments short and 
sweet and move to PSP process levels

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Defining Commitments
•
•
•
•
•

What will be done

The criteria for determining that it is done
Who will do it
When it will be done
The compensation or other consideration to 
be given in return
• Who will provide this compensation or 
consideration
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Responsibly Made Commitments
• Analyze the job before agreeing to the 
commitment
• Support the commitment with a plan
• Document the agreement
• If unable to meet the commitment, promptly 
tell the other party and try to minimize the 
impact on that party
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