Lecture Software process improvement: Lesson 35 - Dr. Ghulam Ahmad Farrukh

Process Assurance
Lecture # 35

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Process Assurance
• Process assurance consists of the collective 
activities carried out while developing a 
product to ensure that the methods and 
techniques used are integrated, consistent, 
and correctly applied
• Emphasis is given to cost, time, technical 
requirements, testing measurements, and 
prototyping
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Process Assurance
• Process assurance involves the 
interrelationships of several different 
components
• Depending on how these are managed, they 
can have a major positive impact on the 
products

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Process Assurance
• Once an effective process assurance 

program is put in place and shown to be 
beneficial, then emphasis can be placed in 
making verification and validation 
strategies effective and in improving the 
quality of the products

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Process Assurance
• Successful process assurance is based on 
planning and organization
• There are several important components of 
planning and organization

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Following slide to be inserted
Components of Planning and 
Organization

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Components of Planning and 
Organization
Project
Team

Project
Standards

Schedule
Monitoring

Integrated
Technology

Project
Tracking

Planning & Organization
Measurement

Estimating

Project
Risks

Steering
Committee

Effective
Communication

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Project Team

• Project team is the project manager’s only 
means of reaching the project goals
• Selection of team members is a vital step to 
the success of the project
• Size of the team depends on the size and 
complexity of the project

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Project Team
• It is important to identify the blend of the 
technical knowledge and the experience 
required for the successful completion of 
the project
• Special attention should be paid to creating 
team composition that fosters mutual 
respect among team members and maintains 
good team morals
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Project Standards
• Before the project is started, the team 
should establish standards for activities 
such as requirements gathering, developing 
design, and conducting unit tests
• Standards or guidelines should also be 
established for quality control activities 
such as walk­throughs, reviews, and 

inspections
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Project Standards
• Many companies follow IEEE Software 
Engineering standards or they have their 
own internally developed standards
• The standards should be flexible enough  to 
be applied to large or small projects
• Any deviations from the standards should 
be approved by the project team and the 
reason for such deviation should be noted in 
the minutes of the project meetings 
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Schedule Monitoring
• Stringent deadlines for the project are 
frequently established by management, end 
users, a project sponsor, or a client with no 
regard to the reality of achievement. The 
project manager is then designated to meet 
unrealistic expectations of the project 
completion date
• For this reason, the project start date, 
milestones, and completion date should be 
negotiated upfront
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Schedule Monitoring
• If the unrealistic date is accepted and the 
project activities are then made to fit within 
this time frame, the quality of the project 
activities are then made to fit within this 
time frame, the quality of the project 
certainly will suffer

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Schedule Monitoring
• The key to an “on­time” completion of 
project lies in the ability to identify the 
critical path before starting the project
• The critical path of a project is where 
problems that may affect the overall 
schedule are faced

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Schedule Monitoring
• To define the critical path, you should 
develop systematic work breakdown 
structures which identify task groupings 
that consist of tasks that can be combined 
together, task sequences, and entrance/exit 
criteria for each task

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Schedule Monitoring
• The define tasks, follow the guidelines of 
the system development methodology used 
by your organization
• In the absence of a development 
methodology, obtain copies of task lists and 
task dependencies from other projects and 
customize them to suit your needs of 
current project
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Schedule Monitoring
• Clearly defined work breakdown structures 
will assist in selecting the correct skilled 
resources. At the same time, using the 
breakdown structures also ensures that no 
activity is forgotten
• The technique of breaking down activities 
into smaller tasks takes an impossibly 
complex project and reorganizes it into 
manageable pieces under the direction of 
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the project manager

Schedule Monitoring
• Once you have defined a critical path, 
review the tasks and schedule with the 
project team members and other 
significantly impacted individuals. Since 
these people are the stakeholders and are 
affected by the project in one or more of the 
following ways
– Their budget is charged for all or part of the 
project
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Schedule Monitoring
– The department’s resources are used by the 
project
– The department has either existing projects or 
ongoing projects that are affected by the new 
project

• Avoid the most common mistake of adding 
another resource to shorten or meet the 
schedule
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Schedule Monitoring
• This usually results in increasing the 
overhead of the project and reducing the 
efficiency of the team members since 

additional communication and guidance are 
required for the new added resources
• Overtime is often viewed as the alternative 
to meet the schedule. This can be effective 
for a short period
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Schedule Monitoring
• However, longer periods of overtime can 
exhaust the team, thus reducing the ability 
to function efficiently
• The cost of overtime should also be 
considered to finish the project within 
budget

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Schedule Monitoring
• It is possible to minimize the risk by how 
you manage your resources, especially your 
best programmers
• Never put your best programmers on the 
critical path

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Project Tracking

• There are several project­tracking tools 
available on the market which give project 
progress information and provide a view of 
the total project schedule at a glance
• Some of these tools have features to do task 
dependencies and estimations

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Project Tracking
• These features allow the project manager to 
evaluate the impact of a delay in the 
completion of any individual activity within 
the project
• Such tools are excellent vehicles in giving 
early warnings for project delays so there 
are no surprises at the end
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Estimation
• The project manager must be capable of 
understanding any assumptions in the 
project, what is possible, and what is 
financially desirable
• This will result in a fine­tuning of the 
schedule estimates, thus creating more 
realistic estimates
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