Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình lưu trữ chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần (ITL Corp)

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC KẾ TỐN
NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TỐN
TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN
VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL CORP)
Nguyễn Thị Mỹ Linh, Trần Thái Lan Anh, Đồn Ngơ Phương Lan, Trần Thị Thảo
Ngun, Nguyễn Ngọc Thùy Trang
Khoa Tài Chính Thương Mại, Trường Đại Học Cơng Nghệ TP. Hồ Chí Minh

GVHD: ThS. Thái Thị Nho

TĨM TẮT
Chứng từ kế tốn ra đời là kết quả của q trình phát triển của kế toán. Vào thời kỳ La Mã cổ đại cho đến thế
kỉ XIX, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa xuất hiện chứng từ kế toán, dường như khái niệm về
chứng từ kế toán bị pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Cho tới thời của Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị
(2006), I.F. Ser - Thụy Sĩ, S.M. Baras – Nga, Pali chính là những người đầu tiên nhận thức được sự khác nhau
giữa chứng từ kế toán và sổ sách kế toán. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ
chứng minh trong kế toán. Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn
một cách thường xuyên, do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chúng minh trạng thái và sự biến động của các loại
tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu cần
thiết khách quan.
Mục tiêu của kế toán là cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng, mà khi muốn cung cấp thơng tin hữu
dụng thì phải bắt đầu từ các việc nhỏ nhất đó là các chứng từ kế tốn. Trong q trình thực tập cũng như tìm
hiểu về cơng tác kế tốn tại các cơng ty, nhóm chúng em thấy được những tồn tại hạn chế mà các công ty hiện
nay đang gặp phải và với mong muốn cải thiện một trong những vấn đề đó trở nên tốt hơn. Để lảm được điều
đó thì chứng từ kế toán phải được lưu trữ một cách hợp lý. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ hiện
nay, không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ chứng từ kế tốn theo phương pháp thủ cơng mà cịn có thể kết hợp với
khoa học cơng nghệ tiên tiến vào quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn, thì nhóm em đã tìm được các vấn đề liên
quan đến đề tài mà nhóm mong muốn hướng đến.
Từ khóa: chứng từ kế tốn, hồn thiện, lưu trữ, ln chuyển, ứng dụng Nami.
1. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUY TRÌNH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ
PHẦN GIAO NHẬN VÀ VẬN CHUYỂN INDO TRẦN (ITL CORP)

2109


Sau 17 năm kể từ ngày thành lập (1999), Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần (Indo Trans
Logistics Corporation - ITL Corp) đã không ngừng lớn mạnh để trở thành một trong những công ty dẫn đầu
trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Logistics. Từ 6 thành viên ban đầu, đến nay, ITL Corp đã có mặt tại 6 quốc
gia Đông Nam Á với hơn 1.000 nhân viên.
Tổ chức hệ thống chứng từ: Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần áp dụng các biểu mẫu chứng
từ kế tốn do Bộ Tài Chính và Nhà nước ban hành theo quy định tại TT200/2014/TT – BTC:
Các chính sách kế tốn tại cơng ty:
Chế độ kế tốn: Cơng ty áp dụng là chế độ kế tốn ban hành theo thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng
12 năm 2014 của Bộ Tài Chính.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng (VND)
Niên độ kế tốn đang áp dụng: Cơng ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng
năm.
Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
Khấu hao tài sản: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng
Phương pháp hạch tốn: Kê khai thường xun
Hình thức sổ kế tốn cơng ty: Sổ Nhật ký chung.
Kế toán sau khi tiếp nhận, tổng hợp chứng từ từ các phòng ban như phòng giao nhận, phòng kho bãi, phịng
vận tải sẽ viết chứng từ kế tốn bằng tay vào biểu mẫu có sẵn. Các chứng từ kế tốn sau khi được hạch toán sẽ
được lưu trữ vào các bìa cịng.
Thực trạng việc lưu trữ chứng từ kế tốn tại Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần:
Lưu trữ chứng từ kế toán bằng phương pháp thủ cơng như bìa cịng
Khơng áp dụng lưu trữ chứng từ kế tốn bằng cơng nghệ thơng tin
Kế tốn chưa đủ trình độ trong vấn đề lưu trữ chứng từ kế tốn.
Khơng thường xun kiểm kê lại chứng từ kế tốn.
Khơng sắp xếp, khơng sàn lọc và khơng loại bỏ những chứng từ kế tốn khơng liên quan.
Giữa các phịng ban khơng có sự liên kết về việc giao nhận chứng từ.

Cơng ty vẫn chưa xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn hiệu quả nên khơng tránh khỏi những sai sót
Khảo sát ý kiến và nhu cầu giải quyết vấn đề của các bên liên quan:
2110


Việc điều tra khảo sát nhu cầu của các bên liên quan là một bước cơ bản trong quy trình thực hiện dự án. Từ
việc tập hợp các thông tin ý kiến và nhu cầu của các bên thì chúng ta có thể hiểu được họ mong muốn điều gì.
Bằng phương pháp khảo sát phỏng vấn và bảng câu hỏi online qua Google Form, nhóm đã khảo sát được kế
tốn viên tại Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần hiện nay cũng mong muốn giải quyết vấn đề
còn tồn tại này.
Với những tồn tại mà giải pháp cũ chưa giải quyết được nhu cầu cần thiết của nhân viên kế tốn tại Cơng ty
cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần. Mục tiêu nhóm hướng đến là đưa ra được giải pháp tối ưu nhất có
thể tận dụng lại những bìa hồ sơ cũ để lưu trữ chứng từ kế toán theo một hệ thống khoa học và hiệu quả, đáp
ứng nhu cầu tìm kiếm chứng từ kế toán để thanh toán cho NCC một cách nhanh nhất.
2. NGUYÊN NHÂN VÀ ĐỊNH HƯỚNG GIẢI PHÁP VẤN ĐỀ
2.1 Nguyên nhân
2.1.1 Các nguyên nhân cá nhân đưa ra:
Các giải pháp được các công ty khác áp dụng đều có những điểm mạnh, điểm yếu. Do đó, vấn đề chưa thực
sự được giải quyết triệt để và có hiệu quả nhất. Việc xác định đúng nguyên nhân của vấn đề chính là bước quan
trọng để có thể đưa ra giải pháp tối ưu nhất và mang lại hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề đó.
Từng cá nhân trong nhóm xác định các ngun nhân cịn tồn tại của vấn đề như sau:
Kế tốn chưa đủ trình độ chuyên nghiệp trong vấn đề lưu trữ chứng từ kế tốn.
Chưa áp dụng cơng nghệ thơng tin vào quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn tại cơng ty. Do chưa phân loại chứng
từ kế tốn theo từng loại.
Khơng sắp xếp, không sàn lọc và không loại bỏ những chứng từ kế tốn khơng liên quan.
Cơng tác lưu trữ chứng từ kế tốn lỏng lẻo.
Do sự cố khơng mong muốn, cháy, thiên tai,……
Giữa các phịng ban khơng có sự liên kết về việc giao nhận chứng từ, không làm việc rõ ràng.
Tốn chi phí cho lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán.
2.1.2 Tổng hợp các nguyên nhân

Nguyên nhân cốt lõi: có thể nhận thấy rất nhiều nguyên nhân dẫn đến cơng tác quản lý chứng từ kế tốn tại
Công ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần còn nhiều vấn đề tồn tại. Nguyên nhân chủ yếu là do
“Công ty chưa áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn; nhân viên kế toán chưa đủ

2111


trình độ chun nghiệp trong quy trình lưu trữ; cơng ty chưa có quy trình lưu trữ, kiểm sốt chứng từ rõ ràng,
cụ thể” nên vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán chưa đạt được hiệu quả như mong muốn.
Hướng giải pháp: Từ các nguyên nhân, mục tiêu chúng em hướng đến là ứng dụng công nghệ thông tin vào
quy trình lưu trữ chứng từ kế tốn tại Cơng ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần để cơng việc lưu trữ
chứng từ kế tốn trong cơng ty được thực hiện nhanh hơn và tiết kiệm thời gian.
Đối tượng nghiên cứu: Xây dựng một ứng dụng lưu trữ chứng từ kế toán: Ứng dụng Chứng từ kế tốn Nami
Phạm vi nghiên cứu: Cơng ty cổ phần giao nhận và vận chuyển Indo Trần.
Điều kiện ràng buộc: Mỗi doanh nghiệp nào khi đi vào hoạt động thì đều phải tuân thủ theo các chính sách và
quy định chung do nhà nước ban hành cụ thể cho từng nhóm ngành nghề khác nhau.
Bên cạnh đó, thì trong nội bộ cơng ty cũng sẽ có những quy định chung được xây dựng và bắt buộc các thành
viên phải tuân theo quy định đó
Vì vậy giải pháp được đưa ra khơng những cần giải quyết vấn đề đang tồn tại mà cịn đảm bảo khơng phá vỡ
những quy định chung do cơng ty ban hành.
Sau khi chúng em đã tìm hiểu và thảo luận với nhau, chúng em đưa ra những điều kiện ràng buộc để thỏa mãn
và hướng tới giải pháp hoàn thiện vấn đề lưu trữ chứng từ kế tốn. Từ đó tác giả đưa ra giải pháp: Ứng dụng
Chứng từ kế toán Nami: Kết hợp phương pháp lưu trữ chứng từ kế tốn bằng thủ cơng và thiết kế ứng dụng để
quản lý việc lưu trữ chứng từ kế toán
2.2 Định hướng giải pháp
2.2.1 Thiết kế giải pháp: Ứng dụng Chứng từ kế tốn NAMI
Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chứng từ kế tốn kết hợp phương pháp lưu trữ thủ cơng.
Cơng nghệ nhận diện thơng minh, ứng dụng xác nhận người tìm kiếm chứng từ kế tốn là ai, có đang làm việc
tại công ty hay không? Người đang xem các loại chứng từ kế tốn của cơng ty có hiện đang công tác tại công
ty hay không?

Cảnh báo nhắc nhở khi phát hiện người lạ đăng nhập vào ứng dụng hay truy cập vào quyền bảo mật.
Có thể xem lại lịch sử đăng nhập vào hệ thống trong ngày và quản lí quyền riêng tư.
Người dùng nhanh chóng đăng nhập và dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế tốn.
Phê duyệt nhanh chóng khi có người đăng nhập vào ứng dụng
2.2.2 Mô tả chi tiết giải pháp:

2112


Ứng dụng Chứng từ kế toán NAMI: Sản phẩm cuối cùng của nhóm có 5 tính năng làm cho ứng dụng hỗ trợ
việc tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế toán trở nên nổi bật hơn so với các ứng dụng khác trên thị trường gồm:
Tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế tốn nhanh chóng.
Hỗ trợ người dùng đăng nhập online và mỗi lúc khi cần.
Bảo mật thông tin, số liệu quan trọng của công ty.
Tránh xảy ra việc thất thốt các loại chứng từ kế tốn của cơng ty.
Bảo mật quyền truy cập vào ứng dụng.
3. KẾT LUẬN
Với việc sáng tạo giải pháp từ đề tài của nhóm em có thể hỗ trợ cơng tác kế tốn một cách tối đa, khơng giới
hạn loại hình kinh doanh và có tác dụng trực tiếp đến nghiệp vụ kế toán phát sinh của bất kì mọi loại hình
doanh nghiệp. Đề cơng tác kế toán trong doanh nghiệp đạt hiệu quả cao ứng dụng này được tạo ra để đáp ứng
việc tìm kiếm, lưu trữ chứng từ kế toán một cách tiện lợi và nhanh chóng, kịp thời. Các tính năng trong ứng
dụng giúp hỗ trợ tối đa đơn giản hóa các thao tác trong công việc cho người sử dụng giúp nâng cao hiệu quả
làm việc mà không bị giới hạn bởi thời gian. Bài viết này giới thiệu khái quát về sản phẩm cuối cùng về đề tài
của nhóm dựa trên những lý luận cơ bản, tình hình thực tế về cơng tác kế tốn và nhu cầu của doanh nghiệp và
nhân sự mà nhóm khảo sát được.
Qua đề tài này nhóm chúng em đã đạt được mục tiêu là xây dựng một sản phẩm ứng dụng công nghệ thời 4.0
sử dụng trên các thiết bị có kết nối mạng vào cơng tác kế tốn trên thị trường tạo thuận lợi trong công việc,
giúp các thao tác trong công tác lưu trữ chứng từ kế toán trở nên đơn giản và tiện lợi hơn, tránh thất thoát các
chứng từ kế tốn của cơng ty.
Do điều kiện thời gian có hạn đồng thời trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên sản

phẩm cuối cùng của nhóm chúng em về đề tài nhóm khơng thể tránh khỏi những sai sót, thiếu sót của sinh viên.
Rất mong quý Thầy/Cô bỏ qua, chúng em cũng mong nhận được những ý kiến đóng góp hữu ích của q
Thầy/Cơ để học thêm được nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm từ Thầy/Cơ và bổ sung những kiến thức kỹ
năng cịn thiếu sót để bản than có thể phát triển tốt hơn cho công việc trong thời gian sắp tới
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Tài liệu tham khảo của Công Ty Cổ Phần Giao Nhận Và Vận Chuyển Indo Trần.
[2]. Tài liệu hướng dẫn đồ án, báo cáo thực tập ngành kế tốn của Khoa Tài chính- Thương mại.
[3]. />2113


[4]. Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học
/>
2114