Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty cổ phần thương mại dầu khí – Petechim

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC KẾ TỐN
NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH LN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ
TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DẦU KHÍ –
PETECHIM
Lê Hoàng Mỹ Uyên, Phạm Thị Kim Hồng, Trương Thị Thu Hịa
Khoa Tài Chính Thương Mại, Trường Đại Học Cơng Nghệ TP. Hồ Chí Minh
GVHD: ThS. Thái Thị Nho

TĨM TẮT
Hiện nay, dựa vào tính đặc thù mà mỗi doanh nghiệp đều có quy trình ln chuyển chứng từ khác nhau: quy
trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình thanh tốn,... Các quy trình thường hình thành do thói quen, từ
những quy định rời rạc. Một doanh nghiệp có quy mơ nhỏ thì đây khơng phải là vấn đề gây cản trở. Cơng ty
Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim thuộc loại hình doanh nghiệp có quy mơ vừa nên các chứng từ cần
được luân chuyển nhanh chóng và lưu trữ rõ ràng vào đúng các danh mục phòng ban. Hiện tại, Cơng ty chưa
có phần mềm kế tốn hỗ trợ cho cơng tác kế tốn nhằm ngăn chặn những sai sót và gian lận nội bộ một cách
hiệu quả cũng như để việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ trở nên dễ dàng, tiếc kiệm thời gian và giúp bộ phận
quản lý kiểm soát các chứng từ được lưu trữ tại Công ty. Nhằm giúp việc luân chuyển chứng từ kế tốn trở nên
dễ dàng, nhóm chúng em thực hiện bài báo nghiên cứu về việc “Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác
kế tốn nhằm hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Thương mại Dầu khí –
Petechim”. Từ đó, nhóm sáng tạo ra sản phẩm cải thiện vấn đề có tên “Ứng dụng H.U.H kết hợp với chữ ký
điện tử Token”
Từ khóa: chứng từ kế tốn, chữ ký điện tử Token, hoàn thiện, luân chuyển, ứng dụng H.U.H.
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Chứng từ kế toán ra đời là kết quả của quá trình phát triển của kế toán. Vào thời kỳ La Mã cổ đại cho đến thế
kỉ XIX, trong luật thương mại của các nước vẫn chưa xuất hiện chứng từ kế toán, dường như khái niệm về
chứng từ kế toán bị pha trộn trong khái niệm về sổ sách kế toán. Cho tới thời của Nguyễn Việt, Võ Văn Nhị
(2006), I.F. Ser - Thụy Sĩ, S.M. Baras – Nga, Pali chính là những người đầu tiên nhận thức được sự khác nhau
giữa chứng từ kế tốn và sổ sách kế tốn. Chứng từ chính là tài liệu để ghi chép sổ sách kế toán, là bằng cớ
chứng minh trong kế tốn. Trong q trình hoạt động của các đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn
một cách thường xuyên. Do vậy việc lập chứng từ làm cơ sở chứng minh trạng thái và sự biến động của các
loại tài sản, các loại nguồn vốn, chi phí hoặc doanh thu cũng mang tính chất thường xuyên và là một yêu cầu

cần thiết khách quan.
2101


Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền vẫn chưa đồng bộ và cịn
nhiều khó khăn. Mục tiêu của kế tốn là cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng, mà khi muốn cung cấp
thơng tin hữu dụng thì phải bắt đầu từ các việc nhỏ nhất đó là các chứng từ kế toán. Một đơn vị muốn phát triển
hay muốn tồn tại vững mạnh thì khơng thể thiếu quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn hiệu quả. Để làm được
điều đó, các hóa đơn, chứng từ kế tốn phải được ln chuyển chính xác, đầy đủ và kịp thời. Cùng với sự phát
triển của khoa học, tin học khơng chỉ dừng ở phần mềm kế tốn mà còn bao trùm tất cả hoạt động ở các phòng
ban trong doanh nghiệp. Các quy trình phức tạp, chồng chéo, sẽ gây mất thời gian hoặc thậm chí tạo điều kiện
cho gian lận, thất thốt. Cơng ty nên sử dụng phần mềm quản lý kế toán để chứng từ kế toán luân chuyển một
cách trơn tru, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Trong quá trình thực tập cũng như tìm hiểu về sự luân chuyển và
lưu trữ chứng từ kế tốn tại Cơng ty Thương Mại Dầu Khí - Petechim, nhóm chúng em thấy được sự tồn tại và
những hạn chế mà Công ty hiện nay đang gặp phải và có mong muốn cải thiện những hạn chế mà Công ty gặp
phải.
2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
2.1 Mục tiêu tổng quát
Tìm hiểu quy trình và quy định về thủ tục luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán tại Cơng ty Cổ Phần Thương
Mại Dầu Khí – Petechim từ đó đưa ra những đề xuất và hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ tại Cơng ty
Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim và là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác.
2.2 Mục tiêu chi tiết
Tìm hiểu tình hình thực tế về quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế tốn trong Cơng ty Cổ Phần Thương
Mại Dầu Khí – Petechim. Từ đó đề xuất một số giải pháp để hồn thiện quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý,
hiệu quả và giảm thất thốt chi phí quản lý cho Cơng ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Quy trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế tốn tại Cơng ty Thương Mại Dầu Khí – Petechim.
3.2 Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Công ty Cổ Phần Thương Mại Dầu Khí – Petechim.

4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Phương pháp định tính: Thu thập thơng tin tài liệu về quy trình ln chuyển chứng từ kế tốn.
Quan sát và phỏng vấn nhân viên ở các phòng ban như bộ phận quản lý doanh nghiệp, thương mại, dịch vụ, tài
chính kế tốn tại cơng ty về quy trình ln chuyển và lưu trữ chứng từ.
2102


Phuơng pháp thu thập thông tin: Là mỗi cá nhân chọn một vấn đề để thu thập thông tin sau đó đề xuất đề tài
dự án cá nhân trước khi đưa ra đề tài chính thức của cả nhóm. Thu thập những thơng tin có liên quan nhằm hỗ
trợ thêm thơng tin đến đề tài nhóm. Giúp nhóm em có nhiều lựa chọn hơn trong việc thực hiện các khảo sát
khác nhau.
Phuơng pháp thống kê và chọn lọc: Từ những thơng tin và số liệu thu thập đươc, nhóm em đã thống kê và chọn
lọc được số liệu liên quan đến bài báo cáo.
Phuơng pháp Brainstoming: Là dùng để phát triển nhiều giải pháp sáng tạo trong nhóm cho một vấn đề. Phương
pháp hoạt động bằng cách nêu các ý tưởng tập trung trên vấn đề, từ đó rút ra nhiều đáp án căn bản cho vấn đề
mà nhóm đang muốn hướng đến.
Phương pháp sử dụng phiếu câu hỏi khảo sát: Là thu thập dữ liệu thông qua các đáp án cho một chuỗi những
câu hỏi. Nhóm đặt nhiều câu hỏi trọng tâm liên quan đến đề tài mà nhóm đang nghiên cứu.
Phuơng pháp nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp: Là sử dụng biểu đồ xương cá hay còn gọi là biểu đồ nguyên
nhân - kết quả. Lấy đề tài chính của nhóm là vấn đề chính, sau đó chọn ra các vấn đề liên quan đến vấn đề
chính cần cải thiện. Từ những vấn đề cần cải thiện đó và đưa ra những giải pháp cụ thể hơn.
5. NỘI DUNG
5.1 Giới thiệu sơ lược về công ty cổ phần thương mại dầu khí - petechim
Cơng ty Thương mại Dầu khí, tên viết tắt là “Petechim”, được thành lập theo Quyết định số 1212/DK-TCNS
ngày 05/10/1994. Ngày 28/10/2008, Petechim Servimex chính thức đổi tên thành Cơng ty Cổ phần Thương
mại Dầu khí Petechim. Cơng ty Cổ phần Thương mại Dầu khí (Petechim JSC) là đơn vị kế thừa toàn bộ các
hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị và dịch vụ dầu khí cũng như thương hiệu của Tổng
cơng ty Thương mại Dầu khí (Petechim) trước đây. Công ty Petechim phát triển với chủ trương đa dạng hóa
các loại hình kinh doanh, mở rộng phân khúc thị trường từ lĩnh vực thượng nguồn sang lĩnh vực hạ nguồn của
nghành dầu khí và hướng đến phục vụ nghành công nghiệp khác. Nhằm định hướng phát triển Công ty tập

trung vào các lĩnh vực hoạt động gắn liền với chiến lược, định hướng phát triển của ngành Dầu khí và Tập đồn
Sovico Holdings với mục tiêu hàng đầu là bảo toàn vốn và thu được lợi nhuận, vừa lợi ích của cổ đơng, vừa
đảm bảo thu nhập cho người lao động, gắn kết quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân với sự phát triển bền
vững của Công ty. Để đạt được những kết quả đó Petechim đã đặt ra những nhiệm vụ cụ thể: Đầu tiên, trong
sản xuất kinh doanh, Cơng ty tích cực tham gia đấu thầu để ký kết nhiều hợp đồng mới bao gồm các mảng dịch
vụ hàng hải hàng không, logistics…, thắt chặt quan hệ hợp tác chiến lược với các đối tác lớn để ký kết các hợp
đồng trong và ngồi ngành dầu khí; Thứ hai là trong quản lý tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh, áp
dụng chính sách “thắt lưng buộc bụng” để chấm dứt tình trạng khơng đủ bù chi, đưa ra các phương án để duy
trì hạn mức tín dụng tại các ngân hàng để phục vụ cho hoạt động kinh doanh nâng cao chất lượng công tác
2103


quản lý dự án; Thứ ba, trong tổ chức và quản lý nhân sự ln kiện tồn bộ máy tổ chức theo hướng tinh giản
và chú trọng về chất từ từng phòng ban để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, quy chế thưởng hấp dẫn; Cuối
cùng trong công tác giải quyết tồn đọng, Petechim giải quyết dứt điểm hết các tồn đọng cơng nợ, hàng hóa tồn
kho để thu hồi vốn và giảm thiểu tối đa các chi phí tài chính phát sinh hoặc giảm giá trị hàng hóa. Petechim
hoạt động với các nghành nghề kinh doanh chính bao gồm: mua bán thiết bị, vật tư, phụ tùng, hóa chất nghành
dầu khí, nghành xây dựng, nghành giao thơng vận tải, nông lâm ngư nghiệp; Mua bán trang thiết bị phịng cháy
chữa cháy, trang thiết bị bảo vệ mơi trường, trang thiết bị y tế, trang thiết bị dịch vụ đại lý tàu biển và cung ứng
tàu biển.
5.2 Thực trạng việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ kế tốn tại cơng ty
Vấn đề ln chuyển và lưu trữ chứng từ là vấn đề quan trọng trong công ty. Nếu chứng từ không được luân
chuyển kịp thời sẽ ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn của Cơng ty, khi đó đối với nghiệp vụ mua bán hàng hóa,
kế tốn cơng nợ khó theo dõi tài khoản kế tốn 131 và tài khoản 331. Ngồi ra, Cơng ty chưa áp dụng nhiều
công nghệ thông tin để hỗ trợ luân chuyển, sử dụng phương pháp thủ cơng, quy trình lưu trữ chứng từ chưa

Hình 12: Tình trạng chứng từ khi lưu trữ tại phịng Tài chính - Kế tốn
linh hoạt, chiếm phần lớn. Vì vậy khơng thể tránh những sai sót khi thực hiện và tốn nhiều thời gian khi thực
hiện từng bước trong quy trình luân chuyển.

2104


Lưu trữ chứng từ kế toán bằng phương pháp thủ cơng như bìa cịng mà khơng áp dụng lưu trữ chứng từ kế tốn
bằng cơng nghệ thơng tin thì hay xảy ra tình trạng kế tốn viên qn, khơng thường xun kiểm tra chứng từ
dẫn đến thiếu sót, việc khơng thường xuyên sàn lọc, sắp xếp và loại bỏ các chứng từ kế tốn khơng liên quan
sẽ làm mất nhiều cơng sức và thời gian tìm kiếm. Nếu làm mất chứng từ hoặc thiếu chứng từ phải trình báo lên
cấp trên và mất nhiều thời gian để tìm hiểu nguyên nhân và tìm kiếm chứng từ bị thất lạc. Tốn nhiều chi phí

Hình 13: Tình trạng ln chuyển và lưu trữ chứng từ kế toán
cho việc in ấn và vận chuyển chứng từ kế toán để lưu trữ.
Chứng từ được in không đạt chất lượng dễ phai màu, cũ, nhàu nát, dễ rách. Việc hiếu sót chứng từ, luân chuyển
chậm trễ, chứng từ được giữ tại các phịng ban khơng được chuyển đến phịng kế tốn ảnh hưởng đến việc kiểm
sốt cơng nợ, chi phí và doanh thu. Số lượng chứng từ lưu trữ tại phịng kế tốn phát sinh tương đối nhiều từ
500 đến 1000 chứng từ cho mỗi tháng. Đồng thời, tại phòng còn lưu trữ lại các năm gần nhất để theo dõi.
Vì vậy chứng từ kế tốn tại Cơng ty cần phải được quản lý chặt chẽ hơn, tránh không xảy ra trường hợp bị thất
lạc và quan trọng nhất việc luân chuyển nhanh chóng, hiệu quả, cập nhật tình hình và số liệu liên tục, dễ dàng
tìm được chứng từ khi cần và khơng tốn nhiều thời gian.
5.3

Sản phẩm “ Ứng dụng H.U.H kết hợp với chữ ký điện tử Token”
Sản phẩm có nhiều tính năng như luân chuyển, lưu trữ, hỗ trợ tìm kiếm chứng từ kế
tốn. Ngồi ra, sản phẩm kết hợp nhiều ứng dụng từ công nghệ thông tin mang lại
như: luân chuyển chứng từ kế tốn trong ứng dụng khơng cần các thiết bị hỗ trợ bên
ngồi; Tính năng qt dữ liệu từ file cứng sang file mềm. Tín năng đọc và phân tích
nhận diện dữ liệu trên bản Scan gốc đồng thời ứng dụng hỗ trợ tự cập nhật vào phần

mềm hạch tốn, theo dõi hợp đồng và cơng nợ. Đặc biệt, chức năng đóng băng theo chu kỳ, rà sốt chứng từ
hoặc thơng tin thiếu sót để can thiệp kịp thời kết hợp cùng chữ ký điện tử token được kích hoạt bằng bằng vân
tay của mỗi cá nhân để tăng tính bảo mật và độ chính xác.

2105


Mỗi cá nhân sẽ được bên hỗ trợ ứng dụng ghi nhận thông tin và cung
cấp tài khoản đăng nhập vào ứng dụng H.U.H kèm theo là chữ ký điện
tử cá nhân kích hoạt bằng vân tay tăng tính bảo mật. Mỗi phịng ban
sẽ có màn hình chính, mục chức năng khác nhau đúng theo chun
mơn của từng phịng ban để tăng tính bảo mật. Đặc biệt là phịng kế tốn.
Ứng dụng H.U.H có cấu tạo phân loại và tổ chức cơ cấu cho từng
bộ chứng từ kế toán nhằm nâng cao sự hiểu biết về luân chuyển
và lưu trữ chứng từ cần có. Quy trình ln chuyển chứng từ giữa
các phịng ban được hoạch định sẵn, giúp kế tốn viên dễ dàng
theo dõi tình trạng và vị trí của chứng từ. Hệ thống được trang bị
chức năng quét, đọc và phân tích dữ liệu, nhận diện chứng từ gốc
thơng qua các mã số, con dấu, chữ ký mới được phép luân chuyển và lưu trữ trên ứng dụng.
Theo nhu cầu cập nhật nhanh chóng, chính xác, đầy đủ, rõ ràng và minh bạch. Hệ thống sở hữu quy trình đóng
băng tự động. Trong thời gian này, hệ thống đóng cổng đăng nhập trên các máy tính cá nhân hay App dùng
trên điện thoại, nhân viên không thể thao tác hay sử dụng hệ thống. Đồng thời, chương trình sẽ thực hiện kiểm
tra, ra sốt tồn bộ các thao tác, nghiệp vụ mà nhân viên đã thực hiện trong tuần. Khi hồn thành quy trình kiểm
duyệt, H.U.H trả kết quả tự động vào Mục Thơng báo cho từng phịng ban. Nếu đầy đủ, đúng số liệu, kết quả
trả về là “quy trình hồn thành 100%”. Vậy nếu có vấn đề thiếu sót, kết quả hiện lên là “quy trình xảy ra lỗi”,
chương trình sẽ đẩy tồn bộ danh sách các khoản trống đề nghị nhân viên bổ sung ngay hoặc chọn lý do phù
hợp để có thể tắt hệ thống kiểm sốt quy trình H.U.H. Sau khi nhân viên kế tốn xác nhận lỗi, một bảng báo
cáo kết quả tình trạng sẽ được gửi đến ứng dụng trên máy kế tốn trưởng để tăng tính kiểm sốt tuyệt đối.
KẾT LUẬN
Ưu điểm của sản phẩm: Tiết kiệm thời gian luân chuyển chứng từ. Hạn chế chứng từ bị nhàu nát. Dễ dàng theo
dõi, tra cứu chứng từ lưu trữ thông qua sản phẩm. Rà sốt và thơng báo khi có sai sót xảy ra. Kiểm tra chứng
từ gốc trước khi lưu trữ. Hỗ trợ theo dõi cơng nợ. Có tính bảo mật cao. Nhập liệu tự động thông qua chức năng
quét và đọc dữ liệu.

Nhược điểm của sản phẩm: Có chi phí khá cao. Cần có kết nối Internet khi sử dụng điện thoại thơng minh hoặc
máy tính bảng. Cần có chuyên viên về sản phẩm để theo dõi cách vận hành tại công ty, hỗ trợ nhân viên khi
cần thiết.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Theo trang PVOIL Đường xa thêm gần (2018), Tổng quan về Công ty Dầu Việt Nam.
/>2106


[2] Theo trang Cafebiz (2018), Chứng từ kế toán sắp xếp không gọn gàng.
/>
2107